Lezione 2: Adeguata Verifica e Archivio Unico Informatico (Agenti)

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1 Lezione 2: Adeguata Verifica e Archivio Unico Informatico (Agenti)

2 Indice: Casi vietati di trasferimento di denaro... 4 Disciplina dell uso del contante... 5 Chiarimenti ANIA su nuove disposizioni... 6 Limitazioni nell uso di assegni... 7 Rispetto degli obblighi antiriciclaggio... 8 Comunicazioni tra agente e Compagnia assicurativa... 9 Trasferimento di denaro tra soggetti privati... 9 Operatività per cassa in banca Obblighi di adeguata verifica degli intermediari assicurativi Gli obblighi di adeguata verifica Estensione del contenuto degli obblighi di adeguata verifica Esistenza del potere di rappresentanza per società o enti Modalità di identificazione Identificazione dell eventuale delegato Modalità di identificazione di più persone Finalità dell identificazione Acquisizione delle informazioni

3 Documenti per l identificazione Quali documenti sono validi Verifica della correttezza dei dati L'acquisizione del codice fiscale Attività costante di verifica della clientela Obblighi degli intermediari di adeguata verifica Caso di impossibilità di adeguata verifica Casi di autorizzazione a non applicare gli obblighi Astensione ed eventuale restituzione Casi di obblighi semplificati Casi di misure rafforzate Caso di persone politicamente esposte Verifica in caso di Persona Esposta Politicamente Elenco PEP (Persone politicamente esposte) Familiari e persone vicine alle PEP Approccio basato sul rischio

4 Casi vietati di trasferimento di denaro Per la normativa antiriciclaggio il trasferimento di denaro contante o di libretti di deposito bancario postali al portatore o di titoli al portatore effettuato a qualsiasi titolo tra soggetti diversi è vietato quando il valore dell'operazione oggetto di trasferimento è complessivamente pari o superiore a euro. Il trasferimento è vietato anche quando effettuato con più pagamenti inferiori alla soglia ma che appaiono artificiosamente frazionati. Si ritiene infatti che il trasferimento di contanti senza traccia favorisca pagamenti illegittimi e quindi favorisca la criminalità. Il trasferimento può tuttavia essere eseguito tramite banche, istituti di moneta elettronica e Poste Italiane. 4

5 Disciplina dell uso del contante L'uso del contante per il pagamento dei premi assicurativi è disciplinato anche dall'ivass all articolo 47 del regolamento 5 del 2006 e all articolo 20 del provvedimento 2720 del Le prescrizioni della normativa antiriciclaggio sono assorbite per il ramo vita dalla normativa del settore assicurativo che, più rigida, arriva a vietare l'uso del contante piuttosto che a limitarne la quantità. Per i contratti di assicurazione contro i danni è contemplato un limite annuo di premio per ciascun contratto pari a 750 euro, ben al di sotto di quello previsto dall'antiriciclaggio. Per le coperture del ramo responsabilità civile auto e delle relative garanzie accessorie l'uso del contante è concesso entro il limite previsto dalle norme antiriciclaggio. 5

6 Chiarimenti ANIA su nuove disposizioni La legge di conversione del decreto-legge n. 201 del 6 dicembre 2011 (Legge 22 dicembre 2011, n. 214) ha mantenuto il nuovo limite per l'utilizzo del contante all'importo di 1000 euro. L ANIA ha fornito alcuni chiarimenti sull'applicazione pratica delle nuove disposizioni. nel caso di pagamento di premi assicurativi r.c. auto la soglia di euro per l'utilizzo del contante rileva solo con riferimento al singolo rapporto assicurativo. Pertanto nel caso di pagamento contemporaneo di più premi, ciascuno relativo ad un diverso rapporto contrattuale, può essere corrisposta una somma in contanti complessiva pari o superiore ai euro, purché per ognuno di tali contratti il premio in pagamento non sia pari o superiore a detta cifra (ad esempio, pagamento complessivo di euro relativo a due contratti, ciascuno con premio di 900 euro); nel caso di pagamenti di premi assicurativi r.c. auto contrattualizzati in forma rateizzata, la soglia di euro per l'utilizzo del contante rileva solo con riferimento a ciascuna rata, senza considerare l'importo dell'intero premio. Quanto descritto deve trovare esatto riscontro nella documentazione di polizza e nei singoli quietanzamenti. 6

7 Limitazioni nell uso di assegni Lezione 2: Adeguata Verifica e Archivio Unico Informatico (Agenti) L'intermediario assicurativo deve fare i conti anche con alcune limitazioni che riguardano gli assegni come strumento di pagamento dei premi. La normativa antiriciclaggio stabilisce infatti che gli assegni di importo uguale o superiore a euro sono obbligatoriamente non trasferibili e devono indicare il nome e la ragione sociale del beneficiario. Tutti i nuovi libretti bancari distribuiti dopo il 30 aprile 2008 hanno la clausola non trasferibile già presente. I titoli al di sotto di euro possono essere richiesti in forma libera ma a precise condizioni. Il richiedente deve pagare un'imposta di bollo per assegno bancario o per ogni assegno circolare richiesto e fornire il suo nominativo completo di codice fiscale che viene inserito in una lista a disposizione dell'amministrazione finanziaria. 7

8 Rispetto degli obblighi antiriciclaggio Il rispetto e l'assolvimento degli obblighi antiriciclaggio è previsto espressamente tanto per la Compagnia quanto per l'agente, anche in termini contrattuali. L'agente che ha proceduto alla Adeguata Verifica della Clientela dovrà seguire le istruzioni fornite dalla Compagnia, anche garantendo di individuare chi abbia provveduto a raccogliere i dati e le informazioni utili ai fini antiriciclaggio. Tutto il personale dell'agenzia deve essere consapevole dell importanza del rispetto della normativa antiriciclaggio nonché in grado di assolverla correttamente. 8

9 Comunicazioni tra agente e Compagnia assicurativa L'agente provvede alla trasmissione tempestiva delle informazioni e comunque non oltre il 30mo giorno, al fine di consentire alla Compagnia di poter effettuare le registrazioni nei termini di legge. Trasferimento di denaro tra soggetti privati La normativa antiriciclaggio inoltre prevede il divieto del trasferimento di denaro contante e di titoli al portatore in euro o in valuta estera, effettuato a qualsiasi titolo tra soggetti privati diversi, quando il valore oggetto di trasferimento è complessivamente pari o superiore a euro Il trasferimento è comunque vietato anche quando viene effettuato con più pagamenti inferiori alla soglia che appaiono artificiosamente frazionati. 9

10 Operatività per cassa in banca In ogni caso è possibile il prelevamento e/o versamento per cassa in banca di denaro contante di importo superiore a euro, poiché non esiste alcun limite dal proprio conto corrente in quanto tale operatività non si configura come un trasferimento tra soggetti diversi. Ovviamente, in questo caso deve sussistere la coincidenza tra l'intestatario del conto e l'esecutore: infatti, è necessario fare attenzione, qualora in presenza di deleghe rilasciate a terzi, se l'operazione è fatta coerentemente con la stessa o meno. Per l'operatività sugli assegni, infatti, è previsto che questi siano resi obbligatoriamente NON TRASFERIBILI quando l'importo è pari o superiore alla soglia. Attenzione perchè le sanzioni sono molto elevate, sia per chi movimenta ma anche per chi non procede alla relativa comunicazione obbligatoria in caso di infrazione. 10

11 Obblighi di adeguata verifica degli intermediari assicurativi Gli intermediari assicurativi devono osservare gli obblighi della clientela in relazione ai rapporti e alle operazioni inerenti allo svolgimento della loro attività e in particolare nei seguenti casi: Instaurazione di un rapporto continuativo Esecuzione di operazioni occasionali con trasmissione o movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a euro indipendentemente dal fatto che siano effettuate con una operazione unica o con più operazioni tra di loro collegate. Sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo indipendentemente da qualsiasi deroga o esenzione o soglia applicabile. Dubbi sulla veridicità o sull'adeguatezza dei dati ottenuti in precedenza per l'identificazione di un cliente. 11

12 Gli obblighi di adeguata verifica Gli obblighi di adeguata verifica della clientela consistono in: Identificare il cliente e la sua identità. Individuare l eventuale Titolare effettivo e verificarne l identità. Ottenere informazioni sullo scopo o sulla natura prevista dal rapporto continuativo. Svolgere un controllo costante nel corso del rapporto continuativo. Gli obblighi si attuano nei confronti di tutti i nuovi clienti. Per la clientela già acquisita gli obblighi si applicano al primo contatto utile, fatta salva la valutazione del rischio presente. 12

13 Estensione del contenuto degli obblighi di adeguata verifica Con il decreto legislativo 231 del 2007 è stata inserita un estensione del contenuto degli obblighi di adeguata verifica della clientela con l identificazione del titolare effettivo e cioè la persona fisica per conto della quale è realizzata un'operazione o un'attività. In caso di società, i Titolari Effettivi sono la o le persone fisiche che possiedono o controllano un entità giuridica, attraverso il possesso o il controllo diretto o indiretto di una percentuale sufficiente (individuata nel 25%+1) delle partecipazioni al capitale sociale o dei diritti di voto. 13

14 Esistenza del potere di rappresentanza per società o enti Qualora il cliente sia una società o un ente, è verificata l'effettiva esistenza del potere di rappresentanza. Sono acquisite le informazioni necessarie per individuare e verificare l'identità dei relativi rappresentanti delegati alla firma per l'operazione da svolgere. Al fine dell adeguata verifica, è consentito il ricorso a pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, contenenti informazioni sui titolari effettivi. 14

15 Modalità di identificazione Lezione 2: Adeguata Verifica e Archivio Unico Informatico (Agenti) L'identificazione del cliente persona fisica deve avvenire in sua presenza (se questo è diverso da persona fisica il riferimento è il delegato/esecutore) a mezzo rilevazione delle informazioni da un documento valido prima dell'esecuzione dell'operazione che viene richiesta e/o posta in essere, ovvero all'apertura del Rapporto Continuativo. Identificazione dell eventuale delegato Nel caso di cliente diverso da persona fisica (ad esempio, società), l identificazione va fatta nei confronti del delegato ad operare (per il quale sarà necessario anche verificare i poteri di rappresentanza ). 15

16 Modalità di identificazione di più persone L'identificazione del cliente e dell esecutore (persone fisiche) avviene effettuando il riscontro su un documento d identità originale non scaduto, e se ne acquisisce una copia. Nel caso in cui, le persone di cui verificare l'identità siano più di una (a titolo esemplificativo, nel caso di cointestatari, e/o di più esecutori) le verifiche dei dati possono avvenire in momenti diversi, a condizione che ciò avvenga prima di rendere operativi la cointestazione o i poteri di delega o comunque di rappresentanza. 16

17 Finalità dell identificazione Si evidenzia in generale - che il processo di identificazione non è la mera trascrizione meccanica di dati ed informazioni da un documento ad un modulo di raccolta. Per identificazione di un soggetto, quindi, s intende l accertamento della sua identità, ovvero raggiungere la certezza che è proprio quella determinata persona e non un altra. Risulta di primaria importanza, durante l identificazione dell individuo, attribuirgli le sue generalità. 17

18 Acquisizione delle informazioni In ambito antiriciclaggio, la modalità prevista di conoscere ed effettuare tale operazione, è l'acquisizione dei dati da un documento di identità (di identificazione o di riconoscimento), mediante la comparazione con la persona effigiata nella fotografia, cui corrispondono specifiche generalità. 18

19 Documenti per l identificazione I documenti per l identificazione sono ogni documento munito di fotografia rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una Pubblica Amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, purché abbia come finalità prevalente quella di dimostrare l identità personale del suo titolare. Si ricorda che in Italia i documenti, validi hanno 3 requisiti: essere rilasciati da pubblica amministrazione centrale o periferica, la fotografia, e rientrare tra quelli indicati dal Decreto del Presidente della Repubblica, 28 Dicembre 2000, n. 445, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione. 19

20 Quali documenti sono validi In termini pratici: la carta di identità, il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, il porto d armi, le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente e rilasciate da un amministrazione dello Stato. Verifica della correttezza dei dati Nell'acquisizione degli indirizzi (residenza, domicilio, sede legale, sede operativa) deve essere anche verificata la loro correttezza: ad esempio, in una carta di identità l'indirizzo di residenza potrebbe non essere più valido, poiché questo documento resta valido anche nel caso di cambio di residenza. In questo caso è il cliente che dichiara la nuova residenza. 20

21 L'acquisizione del codice fiscale L'acquisizione del codice fiscale, sia per le persone fisiche che quelle giuridiche è sempre obbligatorio. Per le persone fisiche è il codice alfanumerico contenuto anche (ad esempio) nel tesserino sanitario. Attenzione a non elaborarlo, poiché non avremmo la certezza se quello risultante è realmente stato attribuito alla persona che abbiamo davanti, oppure è stato modificato nei casi di omocodia. Per le persone diverse da quelle fisiche (società, associazioni, fondazioni, etc.) è un codice numerico: ATTENZIONE NON sempre coincide con la partita iva. L'acquisizione del Codice Fiscale è obbligatoria in caso di persone fisiche e/o giuridiche residenti in Italia. Non è obbligatorio chiaramente, nel caso di non residenti in Italia, salvo i casi previsti dalle vigenti disposizioni in materia. 21

22 Attività costante di verifica della clientela Il controllo costante nel corso del rapporto continuativo si attua analizzando le transazioni concluse durante tutta la durata di tale rapporto in modo da verificare che tali transazioni siano compatibili con la conoscenza che la compagnia o l'intermediario hanno del proprio cliente, delle sue attività commerciali, del suo profilo di rischio e dell origine dei fondi. È inoltre richiesto di tenere aggiornati i documenti, i dati e le informazioni detenute. L'attività di verifica della clientela non si esaurisce quindi al primo contatto ma è destinata a protrarsi nel tempo. 22

23 Obblighi degli intermediari di adeguata verifica I soggetti tenuti ad osservare la normativa antiriciclaggio per la valutazione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, devono seguire le istruzioni dell'autorità di vigilanza IVASS e del MEF. I criteri generali fanno riferimento alle informazioni sul cliente, sul tipo di operazione o di rapporto continuativo. Per consentire agli intermediari di adempiere agli obblighi di adeguata verifica della clientela i clienti a loro volta sono tenuti a fornire sotto la propria responsabilità tutte le informazioni necessarie e aggiornate ai fini dell'identificazione del titolare effettivo. Inoltre i clienti devono fornire per iscritto tutte le informazioni necessarie e aggiornate delle quali siano a conoscenza. Sono previste sanzioni penali per il cliente che omette di indicare le generalità del soggetto per conto del quale effettua l'operazione o le indica false o non fornisce informazioni sullo scopo del rapporto continuativo. 23

24 Caso di impossibilità di adeguata verifica Quando gli intermediari assicurativi non sono in grado di rispettare gli obblighi di adeguata verifica della clientela non possono instaurare il rapporto continuativo, né eseguire operazioni (obbligo di astensione). Devono quindi porre fine al rapporto continuativo già in essere e valutare se effettuare una segnalazione all UIF (Unità Informazione Finanziaria). Quest'ultima attività è riservata alle imprese assicuratrici per le quali operano. Gli stessi intermediari si devono astenere dall'eseguire operazioni per le quali sospettino vi sia una relazione con il riciclaggio o con il finanziamento del terrorismo. 24

25 Casi di autorizzazione a non applicare gli obblighi Gli intermediari assicurativi sono invece autorizzati a non applicare gli obblighi di adeguata verifica della clientela nei seguenti casi: Contratti di assicurazione vita il cui premio annuale non ecceda i euro o il cui premio unico sia di importo non superiore a euro. Forme di previdenza obbligatoria e forme di previdenza complementare aventi determinate caratteristiche; Nei suddetti casi si è esonerati dall adeguata verifica della clientela, sempre che non vi sia sospetto di riciclaggio e finanziamento del terrorismo. 25

26 Astensione ed eventuale restituzione Per la clientela già acquisita alla data dell'entrata in vigore del Decreto Legislativo 231/2007 (29 dicembre 2007) e per i quali non è stato possibile, anche successivamente alla prima occasione utile dopo tale data, effettuare l'adeguata Verifica della Clientela, si applicano le disposizioni del nuovo art. 23 comma 1-bis. Qualora ancora ad oggi, non si riesca ad effettuare l'adeguata Verifica della Clientela di tali rapporti a saldo attivo, nel rispetto delle procedure della Compagnia e delle previsioni di legge, è necessario bloccare la disponibilità e procedere secondo i seguenti principi: a) Richiede al cliente gli estremi di un conto corrente (IBAN) di Istituto italiano o di Paese a normativa Antiriciclaggio equivalente a quella Italiana, sul quale bonificare gli importi derivanti dalla liquidazione delle polizze per le quali non è stato possibile effettuare l Adeguata Verifica. Detto bonifico sarà accompagnato da un apposito messaggio a motivazione dell operazione stessa. b) Se il cliente non dovesse fornire gli estremi per perfezionare il bonifico, con quanto previsto al punto preceddnte, la compagnia procederà all apertura di un conto, infruttifero, sul quale depositare le somme derivanti dalla liquidazione. 26

27 Casi di obblighi semplificati Lezione 2: Adeguata Verifica e Archivio Unico Informatico (Agenti) Gli obblighi sono semplificati nel caso il cliente sia un ufficio della pubblica amministrazione, un'istituzione o un organismo che svolge funzioni pubbliche. L identificazione e la verifica non sono richieste se il cliente è un intermediario bancario e/o finanziario, un ufficio della Pubblica Amministrazione ovvero un'istituzione o un organismo che svolge funzioni pubbliche. Casi di misure rafforzate In presenza di un rischio più elevato di riciclaggio o finanziamento del terrorismo, le imprese assicuratrici ed i loro intermediari adottano invece misure rafforzate di adeguata verifica della clientela e comunque quando il cliente non è fisicamente presente applicano, per compensare il rischio, una o più fra le misure seguenti: Accertare l identità tramite documenti e dati supplementari. Adottare misure supplementari per la verifica o la certificazione dei documenti forniti o richiedere una certificazione di conferma di un ente creditizio o finanziario. Assicurarsi che il primo pagamento relativo all operazione sia effettuato tramite un conto intestato al Cliente presso un ente creditizio. 27

28 Caso di persone politicamente esposte Per quanto riguarda le operazioni e i rapporti continuativi con persone politicamente esposte, le imprese assicuratrici devono adottare cautele particolari: Stabilire adeguate procedure per determinare se il cliente è PPE Ottenere l autorizzazione del proprio direttore generale o persona equivalente Adottare ogni misura adeguata per stabilire l origine del patrimonio e dei fondi impiegati Assicurare un controllo continuo e rafforzato del rapporto continuativo 28

29 Verifica in caso di Persona Esposta Politicamente La verifica se il cliente o il delegato è una Persona Esposta Politicamente si effettua chiedendo direttamente al cliente o consultando fonti attendibili (vedi elenco). Si tratta di persone fisiche (clienti, delegati, rappresentanti, ecc.) residenti all'estero che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche, nonché dei loro familiari diretti o di coloro con i quali tali persone intrattengono notoriamente stretti legami. La Persona Politicamente Esposta è considerata a più elevato rischio di riciclaggio, poiché proprio in relazione alla carica potrebbe essere potenzialmente coinvolta nella commissione di reati presupposto contro la Pubblica Amministrazione, ovvero nella corruzione, concussione, abuso d ufficio, ecc. Per tale ragione, nel caso in cui ci si trovi in tale condizione, sarà necessario adottare la modalità rafforzata di adeguata verifica della clientela. 29

30 Elenco PEP (Persone politicamente esposte) 1. Per persone fisiche che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche s'intendono: a) i capi di Stato, i capi di Governo, i Ministri e i Vice Ministri o Sottosegretari b) i parlamentari c) i membri delle corti supreme, delle corti costituzionali e di altri organi giudiziari di alto livello le cui decisioni non sono generalmente soggette a ulteriore appello, salvo in circostanze eccezionali d) i membri delle Corti dei conti e dei consigli di amministrazione delle banche centrali e) gli ambasciatori, gli incaricati d'affari e gli ufficiali di alto livello delle forze armate f) i membri degli organi di amministrazione, direzione o vigilanza delle imprese possedute dallo Stato In nessuna delle categorie sopra specificate rientrano i funzionari di livello medio o inferiore. Le categorie di cui alle lettere da a) ad e) comprendono, laddove applicabili, le posizioni a livello europeo e internazionale. 30

31 Familiari e persone vicine alle PEP 2. Per familiari diretti s'intendono: il coniuge i figli e i loro coniugi coloro che nell'ultimo quinquennio hanno convissuto con i soggetti di cui alle precedenti lettere i genitori 3. Ai fini dell'individuazione dei soggetti con i quali le persone di cui al punto 1 intrattengono notoriamente stretti legami si fa riferimento a: qualsiasi persona fisica che ha notoriamente la titolarità effettiva congiunta di entità giuridiche o qualsiasi altra stretta relazione d'affari con una persona di cui al punto 1 qualsiasi persona fisica che sia unica titolare effettiva di entità giuridiche o soggetti giuridici notoriamente creati di fatto a beneficio della persona di cui al punto 1 31

32 Approccio basato sul rischio Una verifica adeguata prevede il rispetto di precise modalità e necessita di un approccio basato sul rischio. Quest'ultimo segue criteri generali che si riferiscono sia al cliente che all'operazione. Nel rapporto continuativo sono previsti obblighi anche per il cliente. Nel caso sia impossibile procedere alla verifica devono essere applicate le disposizioni inerenti l'obbligo di Astensione. 32