SOLUZIONE DI FACILITY MANAGEMENT PER GLI ENTI DELLA PA FACTOTUM MANUTENZIONI SCOLASTICA

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1 Pag. 1 di 11 Soluzione di Facility Management per gli enti della PA FactotuM MANUALE UTENTE

2 Pag. 2 di 11 INDICE Generalita... 2 Scopo del documento... 2 Campo di applicazione... 2 Browser consigliato... 3 Come si accede all applicativo... 4 Concetti generali... 8 Definizioni e significato dei termini... 8 Tipi di problemi... 8 Standard di nomenclatura... 8 Richiesta di servizio/ lavoro... 8 Ordine di lavoro... 8 Richiedente... 9 La posizione dove esiste il problema Il tipo di problema di sistema ricevute Generalita Scopo del documento Il presente documento rappresenta il manuale utente della parte di FactotuM che è stata pensata per: gestire le richieste di manutenzione su edifici da parte delle segreterie delle scuole permettere ai supervisori di Stimare le richieste pervenute, programmarle, sia scegliendo gli esecutori, sia definendo tempi e modalità. rendicontare a consuntivo e sospendere o chiudere l ordine dì lavoro. Chiudendo l ordine di lavoro il sistema archivia automaticamente l intervento. Campo di applicazione Tutte le scuole gestite dal comune di Torino.

3 Pag. 3 di 11 Browser consigliato Si consiglia di utilizzare Chrome il browser di Google. Per scaricare il browser si deve navigare sul sito sulla pagina che appare all indirizzo indicato sopra: Premere il pulsante Scarica Chrome per scaricare ed installare il browser.

4 Pag. 4 di 11 Come si accede all applicativo Per le scuola statali, si accede all applicativo Factotum tramite questo link La pagina che si presenta è questa: Vengono richiesti tre dati: Username che sarà il codice fiscale della persona che è autorizzata ad accedere all applicativo Password e PIN che verranno generati e vi saranno comunicati tramite mail come descritto in seguito. Riceverete due mail: Nella prima vi verrà segnalato lo username/userid che corrisponde la codice fiscale ed il PIN/cip. Es.: Oggetto: Creazione userid per l'utente XXXXX YYYYY (Cognome Nome) Questi sono lo userid e il cip di XXXXX YYYYY (Cognome Nome) userid= XXXYYY88B12L219G (Codice fiscale) cip= 9AB8CD note= utenza istituto comprensivo ZZZZZ ZZZZZ

5 Pag. 5 di 11 La seconda mail vi permetterà di creare la password per accedere al sistema. Riceverete una parola riservata (chiave di ripristino) da utilizzare sulla pagina in cui dovrete creare la vostra password. Es.: Oggetto: Creazione token per l'utente XXXXX YYYYY Questa e' la chiave di ripristino password per l'utente XXXXX YYYYY chiave di ripristino= La chiave comunicata con questa mail serve per ottenere una nuova password, si puo' usare solo sulla Extracom e solo per una volta. La prima volta che si accede alla extracom, bisogna selezionare il link 'Cambio password', effettuare la procedura di ripristino password, usando la chiave comunicata come chiave di ripristino e quindi scegliere una nuova password che diventera' quella da usare ogni volta. La url della extracom per il ripristino password e': In questa pagina dovrete inserire il codice fiscale (Username) la chiave di ripristino ricevuta e scegliere una password che da qual momento vi servirà per accedere al sistema. Questa procedura andrà fatta una sola volta per generare la password. Dopo di che avrete a disposizione Username Password e Pin per accedere al sistema Factotum

6 Pag. 6 di 11 Quindi ricapitolando la username è il codice fiscale dell utente che accede. La password la decide l utente usando questo indirizzo : ed inserendo username il codice fiscale come detto sopra, Chiave di ripristino ricevuta con la seconda mail descritta sopra Nuova password (scelta dall utente) Conferma password (uguale alla precedente per evitare errori) Si ricorda che la password deve contenere: - Almeno 8 caratteri - Almeno un carattere alfabetico minuscolo, - Almeno un carattere alfabetico maiuscolo, - Almeno una cifra o un simbolo o un carattere speciale, altrimenti non viene accettata. Si hanno a disposizione 3 tentativi per la creazione della password, dopo di che la chiave di ripristino (token) non è più utilizzabile ed è necessario richiederne una nuova ad hd@comune.torino.it specificando il codice fiscale associato all utenza. La password scelta scade dopo 3 mesi, il sistema avvisa in prossimità della scadenza della password. Per modificarla si può accedere al seguente link: Se la password scade è necessario richiedere una nuova chiave di ripristino (token) ad hd@comune.torino.it specificando il codice fiscale associato all utenza e ripetere la procedura per la creazione della password di cui sopra. Il pin o cip è quello ricevuto con la prima mail come descritto sopra

7 Pag. 7 di 11 Per le scuola comunali, si accede all applicativo Factotum tramite intracom comunale nella sezione applicazioni: Le credenziali da utilizzare sono quelle usate per le altre applicazioni già in possesso degli utenti, tuttavia per poter accedere all applicativo è necessario essere configurati all interno dello stesso, quindi il primo accesso sarà possibile solo dopo che l utente sarà individuato dal settore scolastica come il referente per la scuola o il plesso scolastico.

8 Pag. 8 di 11 Concetti generali Definizioni e significato dei termini Tipi di problemi Per compilare una richiesta di lavoro è necessario scegliere per quale tipo di problema si richiede l intervento. I tipi di problemi individuati sono i seguenti: SCOLASTICA AMIANTO FAV SCOLASTICA ANTINCENDIO SCOLASTICA ATTREZ LUDICHE SCOLASTICA ATTREZ LUDICHE SIPARI SCOLASTICA EDILIZIA FABBRO SCOLASTICA EDILIZIA IDRAULICO SCOLASTICA EDILIZIA VARIE SCOLASTICA EDILIZIA VETRAIO SCOLASTICA PORTE EI-USCITE SICUR (Amianto Fav) (Rete idrica Antincendio) (Attrezzature Ludiche e aree gioco esterne) (Attrezz. ludiche sipari motorizzati palestre) (Edilizia Fabbro) (Edilizia Idraulico) (Edilizia VARIE) (Edilizia Vetraio) (Uscite Sicurezza - Porte EI) Standard di nomenclatura Per poter individuare le scuole visto che la descrizione a disposizione è di 32 caratteri, risulta necessario usare acronimi standard per individuare i tipi di scuole: NI NIDO D INFANZIA SIs SCUOLA D INFANZIA STATALE SIm SCUOLA D INFANZIA MUNICIPALE SP SCUOLA PRIMARIA SSP SCUOLA SECONDARIA PRIMO GRADO Richiesta di servizio/ lavoro Ogni richiesta di manutenzione si apre con una richiesta di servizio, questo perché il sistema è pensato per ricevere vari tipi di richiesta tra le quali, quelle di manutenzione sono solo un tipo di queste. Per le richieste di servizio di manutenzione il sistema crea automaticamente una richiesta di lavoro che dovrà essere gestita dai supervisori configurati nel sistema, quindi stimata, programmata ed eventualmente emessa oppure annullata (in questo ultimo caso verrà archiviata come annullata). Ordine di lavoro Una richiesta di lavoro emessa, genera un ordine di lavoro nei confronti di un fornitore, che riceverà una mail di informazione. L ordine di lavoro verrà rendicontato a consuntivo. L ordine di lavoro si può sospendere o concludere. Quando esso viene concluso, il sistema archivia automaticamente tutta la storia della pratica.

9 Pag. 9 di 11 Richiedente Il richiedente quando si autentica al servizio avrà a disposizione la funzionalità: Crea richiesta di sevizio manutenzione Visualizza richieste I dati necessari per creare un servizio manutenzione sono: 1. Il numero di telefono del richiedente 2. la posizione dove esiste il problema 3. il tipo di problema 4. una descrizione del problema, che deve cominciare con il nome della scuola e il locale dove è situato il problema, successivamente una descrizione dettagliata

10 Pag. 10 di 11 La posizione dove esiste il problema Per quel che riguarda la posizione, ogni segreteria vedrà solo gli edifici di propria competenza. Compilando dal primo campo disponibile, si ricerca il sito (porzione di territorio su cui risiede l edificio scolastico) L edificio scolastico L unità immobiliare (su questo campo si vede l elenco delle unità immobiliari censite dal settore inventario nell edificio scelto precedentemente, se ci sono più scuole all interno dello stesso stabile, scegliendo un valore di questo campo si definisce per quale scuola si effettua la richiesta ATTENZIONE: è necessario che la richiesta contenga le tre informazioni sopra elencate, pena la nullità della domanda. Definendo l unità immobiliare il sistema compila automaticamente i campi Codice Edificio, Codice Sito e Codice piano. Infine allo stesso modo si compila il campo Tipo di problema, scegliendo dalla lista proposta dal sistema e la Descrizione, che è un campo libero. Il tipo di problema ATTENZIONE: Quando si richiede la lista dei tipi di problemi il sistema propone due titoli: Per scegliere un tipo di problema è necessario esplodere la voce SCOLASTICA, cliaccando sul triangolino bianco, ottenendo la lista rappresentata sotto: Il tipo di problema è uno della lista, questo serve per permettere al sistema di ingaggiare il team di lavoro corretto a seconda del problema per il quale si fa la richiesta di manutenzione.

11 Pag. 11 di 11 Se il richiedente volesse corredare la richiesta con foto del problema o documenti, è possibile caricarli e associarli alla richiesta navigando sulla successiva videata raggiungibile con il pulsante Avanti. Come si vede dalla figura sopra è possibile associare alla richiesta fino a 4 documenti o immagini. A questo punto la richiesta ha tutte le informazioni minime per essere inviata, quindi premendo il pulsante Invia, questa va al gruppo di competenza definito dal tipo di problema. Inviando la richiesta di servizio, il richiedente riceve immediatamente una mail nella quale il sistema avvisa che la richiesta è stata inoltrata correttamente. di sistema ricevute Appena la segreteria invia la richiesta, se l invio è andato a buon fine, riceverà una mail. Oggetto Stato della richiesta di servizio con ID xxxxxx modificato in APPROVATO Il testo della mail: La richiesta di servizio per SERVICE DESK - MAINTENANCE con ID xxxxxx è stata aggiornata. Per visualizzare i dettagli collegarsi al servizio. Successivamente per ogni step che supera la richiesta il sistema provvederà ad inviare una mail al richiedente. Gli step che la richiesta può passare è: 1. Intervento approvato/rifiutato 2. Lavoro in corso (quando si è pianificato e si è informata la ditta di effettuare il lavoro in un certo giorno) 3. Lavoro completato 4. Intervento chiuso (quando si archivia la richiesta) Visiona richieste Usando la funzionalità Visiona richieste, ogni segreteria scolastica vedrà solo l elenco delle richieste che si riferiscono agli edifici di competenza. Per ogni richiesta è possibile vedere i dettagli e nel tempo verificare l iter di ogni richiesta.