Coadiuvare il responsabile nelle attività connesse alla programmazione e organizzazione delle mostre.

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1 Servizio Mostre Coadiuvare il responsabile nelle attività connesse alla programmazione e organizzazione delle mostre. Coadiuva il Responsabile nel rendere attuativi e operativi i progetti messi a punto dai curatori delle mostre; Coadiuva il Responsabile nello stabilire e perfezionare tutti i contatti con i prestatori, collezioni pubbliche e private nazionali e internazionali, necessari per l ottenimento delle opere in prestito; Coadiuva il Responsabile nelle procedure autorizzative con i diversi Ministeri e Autorità: Soprintendenze, Ministeri ai Beni Culturali, Esteri, Interni, Ufficio Dogane, Regione, ecc. Coadiuva il Responsabile nella realizzazione dei cataloghi attraverso i rapporti con gli autori e gli editori, l acquisizione fotografie e diritti fotografici, cura redazionale, redazione testi; Coadiuva il Responsabile nella gestione dei rapporti con le compagnie di assicurazione italiane e straniere incaricate da Palazzo Ducale e dai diversi prestatori: Coadiuva il Responsabile nell organizzazione di tutte le operazioni di trasporto delle opere, accoglienza ed assistenza degli accompagnatori inviati dai Musei, allestimento e collocazione in mostra delle opere, collabora con l accompagnatore e il conservatore per identificare e ripristinare eventuali danni dovuti al trasporto; Coadiuva il Responsabile nell organizzazione di tutte le operazioni di trasporto delle opere, accoglienza ed assistenza degli accompagnatori inviati dai Musei, seguenti al disallestimento della mostra, verificando con l accompagnatore lo stato di conservazione; Supporta la curatela scientifica ed il progettista degli allestimenti per quanto di competenza in ogni momento del processo di realizzazione delle mostre; Coadiuva il Responsabile nella realizzazione, gestione e aggiornamento di un tabulato di tipo informatico in cui vengo riportati tutti i dati relativi ai documenti legali, allo stato di prestito, di conservazione e pubblicazione; E responsabile della verifica dei diritti di riproduzione, per ogni tipo di media, delle opere, fotografie, etc oggetto dell esibizione; Diffonde informazioni relative alla mostra necessarie ad altri settori; Rendere attuativi e operativi i progetti messi a punto dai curatori delle mostre; Stabilire e perfezionare tutti i contatti con i prestatori, collezioni pubbliche e private nazionali e internazionali, necessari per l ottenimento delle opere in prestito; Seguire tutte le procedure autorizzative con i diversi Ministeri e Autorità: Soprintendenze, Ministeri ai Beni Culturali, Esteri, Interni, Ufficio Dogane, Regione, ecc. Seguire la realizzazione dei cataloghi attraverso i rapporti con gli autori e gli editori, acquisizione fotografie e diritti fotografici, cura redazionale, redazione testi; Gestire i rapporti con le compagnie di assicurazione italiane e straniere incaricate da Palazzo Ducale e dai diversi prestatori: Organizzare tutte le operazioni di trasporto delle opere, accoglienza ed assistenza degli accompagnatori inviati dai Musei, allestimento e collocazione in mostra delle opere; Organizzare, in coordinamento con il Responsabile delle Attività Culturali e di supporto alle mostre, iniziative di promozione per le mostre. Fornisce accurate, tempestive e corrette informazioni al pubblico per telefono e di presenza; Effettua visite guidate alle mostre e al Palazzo;

2 Può svolgere il ruolo di Capo Progetto di mostre, garantendo il coordinamento complessivo delle diverse unità organizzative e delle diverse figure e assicurando il rispetto dei tempi, dei costi e delle specifiche del progetto in accordo con la Direzione. Ufficio Promozione Coadiuvare il responsabile nella realizzazione e progettazione de gli strumenti di promozione del Palazzo, delle attività e delle Mostre, massimizzando l'impatto delle campagne pubblicitarie attraverso l'uso di una vasta gamma di supporti. Supporta il Responsabile nell elaborazione del piano di comunicazione annuale e per ogni singola attività o mostra per cui viene richiesto. Nel piano sono riportate: - le iniziative di comunicazione istituzionale; - le iniziative di comunicazione legate alle singole mostre e agli eventi previsti dalla programmazione; Nella fase preparatoria supporta il responsabile nella definizione delle strategie e delle campagne mediatiche, nella fase attuativa: - raccomanda i mezzi da utilizzare più appropriati, la tempistica e i luoghi; - mantiene buoni contatti con i media, giornali, riviste e siti web; - valuta il risultato delle campagne. Collabora alla produzione di materiale promozionale; Organizza e attua la distribuzione dei materiali promozionali; Aggiorna e mantiene le mailing list dell ufficio; Realizzare le etichette; Mantiene i contatti con i fornitori. È responsabile di tutta la produzione e distribuzione del materiale promozionale, anche di tipo informatico, relativo a Palazzo Ducale, in collaborazione con i soggetti interni ed esterni coinvolti; Grafico Produrre soluzioni di design grafico per la comunicazione per una grande varietà di prodotti (segnaletica, grafica per depliant, locandine, inviti, brochures, modulistica) sulla base delle indicazioni fornite da altri Uffici e/o da fornitori esterni interpreta le esigenze comunicative; sviluppa un pensiero creativo per la produzione di nuove idee e concetti; lavora con una vasta gamma di supporti, tra cui la fotografia, pellicole, scanner ed altri; corregge le bozze per la produzione di elaborati accurati e di alta qualità; continuo aggiornamento sulle tecnologie emergenti nei nuovi media, in particolare i programmi di progettazione, come Quark Xpress, FreeHand, Illustrator, Photoshop, Acrobat; Mantiene i contatti con i fornitori.

3 Ufficio stampa Contribuisce alla promozione dell immagine complessiva di Genova Palazzo Ducale Fondazione per la Cultura attraverso continui rapporti con il mondo dell informazione. Coadiuva il responsabile nella realizzazione delle attività dell ufficio: Organizzazione di conferenze stampa, delle anteprime delle mostre e dell accoglienza dei giornalisti; Aggiornamento della mailing list della stampa specialistica e non; Preparazione e diffusione dei comunicati stampa e del materiale analogo in coordinamento con la Direzione; Predisposizione delle rassegne stampa mensili e specifiche per le singole mostre; Fornitura di accurate, tempestive e corrette informazioni al pubblico. Servizio Eventi Culturali non Espositivi e Didattica Assicura la programmazione, la gestione e il monitoraggio e promuove lo sviluppo delle attività di accoglienza e di valorizzazione, in particolare relative alla fruizione degli spazi e degli eventi promossi da Palazzo Ducale: le attività didattiche, le attività culturali e collaterali alle mostre, l accoglienza dei visitatori e la biglietteria. Sviluppa attività culturali per la promozione delle mostre e del Palazzo, e ne cura il relativo budget assegnato. Eventi Culturali non espositivi Organizzare e gestire gli eventi culturali non espositivi, in coordinamento con la presidenza e direzione. stabilisce e mantiene i contatti con i relatori/organizzatori esterni determina i servizi necessari allo svolgimento dell evento collabora con l ufficio comunicazione e stampa per la pianificazione della promozione concorda con i servizi comunicazione, eventi e biglietteria le modalità di partecipazione del pubblico concorda le richieste tecniche e logistiche al servizio eventi congressuali è responsabile del ricevimento e dell accoglienza dei relatori (aeroporto, ristoranti, pagamento rimborsi, ecc.), anche attraverso la collaborazione di altre persone degli uffici presenzia, se necessario, all evento Sviluppa e coordina attività e progetti speciali per il miglioramento e la valorizzazione dell immagine del Palazzo; Propone e gestisce il budget delle attività afferenti al proprio Servizio;

4 Sviluppa e/o approva i programmi delle attività del servizio, ne coordina le risorse e controlla lo stato di avanzamento; Organizza e coordina le visite guidate alle mostre e alle strutture del Palazzo; Propone, in collaborazione con l Ufficio Promozione, politiche di prezzo e modalità di offerta/vendita degli eventi e dei servizi proposti da Palazzo Ducale; Organizza e supervisiona le attività di ascolto del Cliente (rilevazione Customer Satisfaction); Predispone e verifica gli ordini di acquisto relativi alle attività del Servizio; È responsabile della corrispondenza del Servizio e della sua corretta archiviazione (protocollo generale, registrazioni della qualità, ecc); Fornisce accurate, tempestive e corrette informazioni al pubblico. Attività Didattiche Organizza l attività rivolta al mondo della scuola, attraverso informative, workshop e laboratori didattici; Redige testi a supporto delle attività didattiche pianificate; Coordina gli operatori esterni chiamati alla realizzazione delle attività didattiche progettate; Gestisce i rapporti con il mondo della scuola (aggiornamento e gestione della mailing list specifica, incontri di promozione delle attività, definizione del calendario delle attività); Predispone e gestisce i contratti di fornitura con gli operatori chiamati alla realizzazione delle attività didattiche, previa verifica con il Responsabile di Servizio; Predispone gli ordini di acquisto dei materiali necessari alla realizzazione delle attività, previa verifica con il Responsabile di Servizio; Fornisce accurate, tempestive e corrette informazioni al pubblico; Effettua visite guidate alle mostre ed al Palazzo Attività Culturali di supporto alle mostre Gestisce ed assicura lo svolgimento delle attività approvate, eventualmente coordinando e supportando gli operatori esterni contrattualizzati; In coordinamento con il Servizio Mostre, organizza conferenze relative alle mostre in corso; In coordinamento con l Ufficio Promozione collabora alla redazione di testi, depliant e pubblicazioni divulgative; Predispone gli ordini di acquisto dei materiali necessari alla realizzazione delle attività, previa verifica con il Responsabile di Servizio; Fornisce accurate, tempestive e corrette informazioni al pubblico, per telefono e di presenza; Effettua visite guidate alle mostre e al Palazzo. Servizio Commerciale Convegni ed Eventi Promuove, gestisce e vende gli spazi e i servizi destinati alla realizzazione di eventi socio-culturali (Mostre mercato e fiere, Festival, Conferenze, Congressi, Convegni, Promozioni e lanci di prodotto, Cene di gala, Convention aziendali ecc.) in accordo con le politiche di sviluppo e valorizzazione del Palazzo espresse della Direzione. Gestore di eventi

5 Responsabili della produzione di eventi, dal concepimento fino al suo completamento all interno di Palazzo Ducale. Gli eventi possono essere: Mostre mercato e fiere, Festival, Conferenze, Congressi, Convegni, Promozioni e lanci di prodotto, Cene di gala, Convention aziendali Il ruolo di gestore di eventi varia a seconda dell'organizzazione e del tipo di evento in questione. Attività tipiche comprendono: Contatti ed eventuali sopraluoghi con i clienti per verificare le loro esigenze; Produzione di proposte dettagliate per ogni tipo di evento (ad esempio, tempi, luoghi, forniture di servizi,..); Gestione del coordinamento del catering, della progettazione di stand, della progettazione del layout di allestimento delle sale, del noleggio di apparecchiature tecniche ; Coordinamento delle esigenze di personale; Coordinamento dei fornitori, gestione e risoluzione dei problemi il giorno della manifestazione al fine di garantire che tutto funzioni al meglio; Sorveglianza del disallestimento e ripristino del luogo; Valutazione post-evento (tra cui l'immissione dei dati, l'analisi e la produzione di report per le parti interessate all'evento, per la qualità ed altro ). Predispone e gestisce il budget annuale dell attività; Tiene i rapporti con i potenziali clienti nella fase di trattativa commerciale per la vendita di spazi e servizi, individuando le soluzioni ottimali in funzione delle richieste del Cliente e di caratteristiche e disponibilità degli spazi; Stipula e gestisce i contratti con i clienti; Monitora l attività e predispone resoconti sui risultati ottenuti per verificare ed eventualmente correggere le politiche intraprese; Coordina i fornitori eventualmente chiamati alla realizzazione dell evento (catering, servizio di interpretariato e traduzione, ecc.); Predispone e gestisce i contratti di fornitura per beni e servizi necessari alla realizzazione degli eventi; Gestisce e controlla l attività del fornitore di housekeeping in relazione all attività svolta, coordinandosi con il Servizio Tecnico; Fornisce accurate, tempestive e corrette informazioni al pubblico e ai clienti, per telefono e di presenza; Coordina l attività delle risorse dell ufficio, pianifica gli orari di lavoro; Gestisce i reclami, i commenti, le domande dei clienti; Garantisce il corretto svolgimento di tutti gli eventi; È responsabile della corrispondenza dell ufficio e della sua corretta archiviazione (protocollo generale, registrazioni della qualità, ecc);

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