Introduzione. Abbadia San Salvatore, 30/09/2011. Spett. Sindaco Comune di Abbadia San Salvatore Spett. Segretario Generale

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1 Monitoraggio II e III trimestre 2011 Abbadia San Salvatore, 30/09/2011 Spett. Sindaco Comune di Abbadia San Salvatore Spett. Segretario Generale Introduzione L obiettivo del presente Report è quello di descrivere lo stato di avanzamento delle attività poste in essere per il raggiungimento degli obiettivi definiti in sede di programmazione, approvati con deliberazione di Giunta n 56 del 08/04/2011 con una sintesi delle attività di monitoraggio al II trimestre (30/06/2011) ed un approfondimento al III trimestre ( ) con aggiornamento dei dati, da parte dei responsabili, al , richiesta effettuata con tale specifica, allo scopo di poter effettuare, da parte del Controllo di Gestione, una valutazione sullo stato di avanzamento dei programmi al 30 di settembre. Il documento si propone di evidenziare il grado di raggiungimento degli obiettivi approvati con il piano degli obiettivi (PdO), nonché di sottolineare i livelli di 1

2 performance realizzati dai Responsabili di Settore, titolari di Posizione Organizzativa, in itinere ovvero con la gestione. Con riferimento alla misurazione degli obiettivi previsti in sede di programmazione si sottolinea che la stessa si realizza mediante la rilevazione periodica a cadenza trimestrale degli scostamenti tra risultati attesi e risultati raggiunti, nonché del miglioramento inteso in termini di costante incremento dell efficacia rispetto all anno precedente. Al fine di realizzare tali intenti l attività di controllo utilizza indicatori all uopo definiti, il cui monitoraggio costituisce una base informativa preziosa ai fini di un eventuale riallineamento rispetto a quanto programmato. Articolazione e composizione del PdO 2011 Il PdO 2011 del Comune di Abbadia San Salvatore risulta strutturato in 39 progetti distribuiti tra i 5 settori aree di cui si compone la struttura organizzativa dell ente con questa ripartizione: 9 Progetti - Settore Amministrativo Finanziario 8 Progetti Corpo Polizia Municipale Associato 6 Progetti Settore Affari Generali e Segreteria 12 Progetti Settore Tecnico e Urbanistica 4 Progetti Settore Bonifica 2

3 Si evidenziano tre caratteristiche fondamentali che rappresentano le direttrici lungo le quali i responsabili, in fase di programmazione e definizione del PdO, sono invitati a negoziare e concordare gli obiettivi: 1) Presenza di un progetto di monitoraggio dell attività ordinaria, che non oggetto di valutazione ai fini della retribuzione di risultato, consente di monitorare l andamento del carico dell attività ordinaria nel Settore e confrontarlo nel tempo con le annualità precedenti 2) Presenza di progetti trasversali a più settori per consentire di ottenere risultati efficaci a livello di prestazione di Ente con punti di confronto ed interfaccia tra i responsabili; 3) Scelta di obiettivi sfidanti ovvero che comportino uno sforzo organizzativo e gestionale per raggiungere la prestazione. Monitoraggio II trimestre al 30/06/2011 In merito al monitoraggio al II trimestre 2011 si segnala che il PdO consuntivato al 30/06/2011 è arrivato in modo scomposto: alcuni settori non hanno inviato il monitoraggio del II trimestre, un settore ha inviato dati aggiornati oltre la cadenza trimestrale predefinita. 3

4 Nel dettaglio: PdO inoltrati nei tempi richiesti completi e con esatta consuntivazione dei dati al 30/06: Settore Amministrativo Finanziario Settore Affari Generali-Segreteria PdO inoltrati con dati di aggiornamento avanzati rispetto alla tempistica predefinita: Settore Tecnico e Urbanistica PdO non inoltrati: Settore Bonifica Corpo Polizia Municipale Associato Il Controllo di Gestione, non evidenziandosi situazioni di particolare criticità sui PdO consegnati, avendo un PEG-PdO complessivo di Ente parzialmente completo alla fine del mese di agosto ed avvicinandosi la data dello step di monitoraggio successivo-anticipato al 15/09 per consentire la valutazione dello stato di attuazione dei programmi- ha ritenuto opportuno approfondire l analisi al successivo trimestre di monitoraggio così come di seguito espresso. Monitoraggio III trimestre al 30/09/2011 con dati aggiornati al 15/09/2011 Fallani Giulio Responsabile Settore Amministrativo Finanziario. Il Peg 2011 prevede, per il Settore Amministrativo Finanziario, 9 progetti obiettivo. 4

5 All interno è il Programma di Monitoraggio finalizzato a monitorare l andamento dell attività ordinaria del settore che prevede la rilevazione a cadenza trimestrale delle attività gestionali, regolarmente consuntivato negli step intermedi. Per quanto riguarda gli altri progetti il prospetto di seguito esprime per singolo progetto la sintesi dello stato di avanzamento del PdO. 5

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7 Si sottolinea in questa sede: - un ottimo livello di tenuta sotto controllo dei progetti e delle azioni in particolare per quanto riguarda i processi trasversali di cui è capofila (process owner) che, per il settore di cui è titolare risultano sensibili e strategici e richiedono la capacità di interfacciarsi con tutti i settori; - Vi sono progetti in cui lo stato di attuazione è molto avanzato rispetto alla tempistica ed al target atteso; - la valutazione complessiva sullo stato di attuazione del PdO è penalizzata da progetti trasversali per i quali il Responsabile non è capofila che, nel caso di mancata attivazione da parte dei process owner responsabile, penalizzano il risultato complessivo. Nello specifico, il Progetto Flussi documentali del Settore Affari Generali ed il Progetto Impianti sportivi subordinato al Settore Tecnico. Muzio Avanzati Corpo Polizia Municipale Associato Con riferimento al Peg 2011 si rilevano 8 progetti obiettivo. Il progetto Monitoraggio pone l obiettivo di monitorare l andamento dell attività ordinaria del Settore prevedendo la rilevazione a cadenza trimestrale delle attività gestionali. 7

8 Con riferimento agli altri progetti si segnala: - la conclusione del Progetto n. 3 CIG ; - leggeri ritardi sul progetto 2 Viabilità e Segnaletica per il Centro Storico e Piazzale Michelangelo e sul progetto 1 Revisione contrassegni diversamente abili ; - infine sul progetto 4 Sperimentazione Esso si evidenzia che lo stesso andrebbe rimodulato nelle azioni, in quanto si è snodato nella fase gestionale in modalità diverse da quelle programmate. 8

9 Infine si evidenzia che il progetto n. 5 Sicurezza in lato destro Via Gorizia è stato portato a conclusione prima dell approvazione del PdO è pertanto è stato segnalato come non valutabile rimandando all amministrazione la considerazione della eventuale sostituzione o se, nello sfasamento tra definizione del PdO ed approvazione, lo stesso non sia considerabile altresì valutabile. Giulio Nardi Affari Generali e Segreteria Con riferimento al Peg 2011 si rilevano 6 progetti obiettivo. Il Progetto di Monitoraggio è presente e pone l'obiettivo di monitorare l attività del settore e verificare la variazione (incrementi/decrementi) di attività rispetto l anno precedente. Relativamente agli altri progetti che compongono il PdO si evidenzia: 9

10 - due progetti in linea, vale a dire il progetto n. 1 Implementazione Piano delle Prestazioni e il progetto 5 Tempestività dei pagamenti. - due progetti in ritardo con una programmazione delle azioni ridefinite allungate, vale a dire il progetto n. 2 Sistema delle Relazioni Sindacali e contrattazione decentrata integrativa ed il progetto n. 3 Collaborazione attività regolamentare con gli organi istituzionali. - Infine si evidenzia la mancata attivazione del progetto n 4 Flussi documentali, progetto trasversale con il Settore Amministrativo Finanziario. Antonio Petrucci Settore Tecnico ed Urbanistica Con riferimento al Peg 2011 si rilevano 12 progetti obiettivo. Il Progetto di Monitoraggio dell attività ordinaria, analogamente ai progetti presenti negli altri settori, si pone l'obiettivo di monitorare l'andamento dell'attività ordinaria dell'area mediante la rilevazione a cadenza trimestrale delle attività gestionali misurate tramite appositi indicatori è regolarmente documentato. 10

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12 Nel settore in oggetto, come ovvio e solitamente riscontrabile nei settori/aree tecniche anche di altre amministrazioni vi sono progetti con stati di avanzamento disomogenei, si osservano progetti conclusi e progetti con dei ritardi. Slittamenti temporali e dei ritardi in questo settore sono considerabili quasi fisiologici e dall analisi puntuale nei dettagli di indicatori e target non si rilevano criticità. In questa sede di evidenzia: - Ritardi nel progetto n. 7 Approvazione Regolamento Urbanistico, progetto n. 2 Miglioramento, conservazione e manutenzione della viabilità e sul progetto n.3 Realizzazione di opere come da Programma Pluriennale. - Progetti su cui è necessario fare una riflessione sono: il Progetto n. 4 Piano Operativo di Intervento settore sgombra neve non attivato per carenza di risorse umane e il Progetto n. 11 trasversale con il Corpo di Polizia Municipale Associato, per le motivazioni espresse in quella sede, cioè andamento diverso dagli step pianificati in sede di programmazione. Daniele Rappuoli Settore Bonifica Con riferimento al Peg 2011 si rilevano 4 progetti obiettivo. Con riferimento al progetto Monitoraggio attività ordinaria si fa presente che non è stato inserito il presente progetto all interno del PdO. Fatto salvo che non vi siano motivazioni che allo stato attuale sfuggono alla presente funzione si rende opportuno nella successiva pianificazione omogeneizzare la composizione dei PdO per quanto espresso in premessa. 12

13 In merito alla valutazione sullo stato complessivo di avanzamento dei progetti si evidenzia che il progetto n. 1 è piuttosto in linea ma per lo stesso se ne chiede l esplicitazione, per il successivo anno, in azioni maggiormente dettagliate di quanto non sia stato fatto nel presente PdO ed anche forse delle fasi di pianificazione presenti nel GANTT allo scopo di monitorare in maniera più puntuale lo stato di avanzamento: per l ampiezza delle fasi risulta difficilmente valutabile situazioni che possano pregiudicare il raggiungimento degli obiettivi LA stessa cosa è espressa per i progetti n. 12 Bonifica Laghetto Muraglione e progetto n. 3 Proposte di bonifica del Lotto 6 che vedono azioni così ampie che ritardi, quali ad oggi si attestano su una delle due azioni possono pregiudicare il raggiungimento degli obiettivi finali. Quindi si richiede un maggior sforzo in fase programmatorio. 13

14 Si evidenzia inoltre che il PdO 2011 del settore inoltrato al III trimestre era mancante di una scheda progetto, il progetto trasversale sulla Tempestività dei pagamenti. Nel caso il target dell indicatore risulta, al III trimestre sotto controllo. Si evidenzia comunque questa circostanza per invitare il Responsabile a tenere sotto controllo e presidiare tutti i progetti assegnati al settore, così come concordati in fase di programmazione e deliberati formalmente. Il mancato monitoraggio di un obiettivo, indipendentemente dal risultato, induce a pensare che non vi sia stata la necessaria attenzione sull andamento della prestazione rispetto al target posto. Conclusioni La composizione complessiva del PdO 2011 evidenzia una certa variabilità della numerosità di progetti assegnati ai settori. Si invita pertanto l Ente a valutare, nella definizione del PDO successivo, l opportunità di definire una numerosità minima e massima di progetti che debbano essere presenti nel PdO dei singoli settori per omogeneizzare la composizione. Le risultanze derivanti dall attività di controllo di gestione con riferimento al II e III trim. 2011, con aggiornamento dei dati al 15 settembre 2011, evidenziano nel complesso un buon grado di allineamento tra quanto programmato in sede di definizione del PdO e quanto effettivamente realizzato con alcune situazioni di disallineamento che non attestano particolari criticità. In particolare tali dati consentono di affermare che è stato profuso da parte dell ente e dei suoi responsabili un adeguato impegno teso al raggiungimento degli obiettivi concordati. Con riferimento ai ritardi segnalati nella prosecuzione di alcune attività rispetto all avanzamento temporale inizialmente previsto si ricorda che la valutazione infrannuale ha l obiettivo di fornire evidenze ed informazioni in grado di colmare 14

15 tempestivamente i gap e riallineare gli stessi alla programmazione iniziale tenendo conto dei problemi verificatesi nel corso dell anno. A tal fine si invita l Ente, nella persona del Segretario, ad effettuare una attività di ricognizione con i responsabili nei casi evidenziati di mancato allineamento allo scopo di ridefinire i contenuti o target di riferimento. Si riepiloga in sintesi lo stato di avanzamento complessivo, espresso in termini percentuali, del PdO per singolo settore. 15