PROVINCIA DI VERONA Servizio gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati

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Gastone Righi
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1 PROVINCIA DI VERONA Servizio gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati Registro provinciale dei contratti Guida operativa Registro istituito con determinazione organizzativa n. 76 del 25 marzo 2013

C O S È Il registro provinciale dei contratti, denominato Registro Contratti, è uno dei registri presenti nel sistema di protocollo informatico, Folium, istituito con l'obiettivo di assicurare la

2 C O S È Il registro provinciale dei contratti, denominato Registro Contratti, è uno dei registri presenti nel sistema di protocollo informatico, Folium, istituito con l'obiettivo di assicurare la registrazione di tutti i contratti dell'ente, garantendo, nel contempo, la consultabilità, la validità, l'integrità e l'immodificabilità dei documenti informatici ivi registrati, firmati digitalmente, nonché la loro conservazione nel tempo. Il Registro Contratti è annuale. L'apertura e chiusura sono curate dal servizio gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati. Il Registro Contratti è attivo solo per registrazioni effettuate in ingresso. D O V E SI T R O V A Il registro è inserito nel sistema di protocollo informatico, Folium, tra i registri attivi. Per utilizzarlo basta seguire le indicazioni di seguito riportate. A C H I E' R I V O L T O Agli operatori di protocollo abilitati, indicati da parte di ciascun dirigente. M O D A L I T A' D I A C C E S S O Si accede al Registro Contratti utilizzano le credenziali di Folium (userid e password e password personali e segrete) e con il ruolo Operatore di protocollo.

3 Entrare nel menù Registri, disponibile dalla barra arancione delle funzioni, e selezionare il Registro Contratti, disponibile solo in modalità di registrazione in Ingresso. Cliccare sul menù Registri Registro Contratti

uscire dal sistema, è sufficiente modificare il registro selezionando il

4 Selezionare la modalità di registrazione in Ingresso Se si sta già protocollando, per cambiare registro e accedere al Registro contratti, senza uscire dal sistema, è sufficiente modificare il registro selezionando il Regitro Contratti PER CAMBIARE REGISTRO Selezionare la modalità di registrazione in Ingresso

5 Una volta selezionato il Registro Contratti, per procedere alla registrazione del contratto in Ingresso, si seleziona dal menu Protocollazione, Nuovo. Selezionare nuovo C O M E E S E G U I R E L A R E G I S T R A R E Z I O N E D I U N C O N T R A T T O Le modalità di registrazione di un contratto sono del tutto analoghe a quelle di una normale registrazione di protocollo in ingresso, con una compilazione guidata dei campi obbligatori, come segue: Oggetto: è necessario scegliere dall'oggettario uno dei seguenti codici, a seconda della tipologia contrattuale: Codice oggettario Tipologia atto Definizione Campo oggetto Folium da completare con i dati mancanti REG_Contratti1 Atto pubblico amministrativo Atto rogato dal segretario generale da inserire nell anagrafe (se appalto, somministrazione o trasporto di importo pari o superiore a ,14 IVA compresa) Atto pubblico amministrativo del n. di repertorio provinciale Oggetto: - Importo: - CIG:

6 REG_Contratti2 Atto pubblico amministrativo NON REG_Contratti3 Scrittura privata non autenticata Atto rogato dal segretario generale da non inserire nell anagrafe (importo inferiore a ,14 IVA compresa) Atto sottoscritto dalle parti e non autenticato, da inserire nell anagrafe (se appalto, somministrazione o trasporto di importo pari o superiore a ,14 IVA compresa) Atto pubblico amministrativo del n. di repertorio provinciale Oggetto: - Importo: - CIG: Scrittura privata non autenticata del Oggetto: - Importo: - CIG: REG_Contratti4 REG_Contratti5 REG_Contratti6 REG_Contratti7 REG_Contratti8 Scrittura privata non autenticata ivi comprese convenzioni, accordi di programma, intese NON Scrittura privata autenticata Scrittura privata autenticata NON Lettera commerciale soggetto a Lettera commerciale NON Atto sottoscritto dalle parti e non autenticato, da non inserire nell anagrafe (per contratti di appalto, somministrazione e trasporto, di importo inferiore a ,14, IVA compresa, e convenzioni, accordi di programma, intese) Atto sottoscritto dalle parti ed autenticato dal notaio o segretario da inserire nell anagrafe (se appalto, somministrazione o trasporto di importo pari o superiore a ,14 IVA compresa) Atto sottoscritto dalle parti ed autenticato dal notaio o segretario da non inserire nell anagrafe (per contratti di appalto, somministrazione e trasporto, di importo inferiore a ,14, IVA compresa, e convenzioni, accordi di programma, intese) Atto sottoscritto dalle parti da inserire nell anagrafe (se appalto, somministrazione o trasporto di importo pari o superiore a ,14 IVA compresa) Atto sottoscritto dalle parti da non inserire nell anagrafe (importo inferiore a ,14 IVA compresa) Scrittura privata non autenticata del Oggetto: - Importo: - CIG: Scrittura privata autenticata del Oggetto: - Importo: - CIG: Scrittura privata autenticata del Oggetto: - Importo: - CIG: Lettera commerciale Oggetto: - Importo: - CIG: Lettera commerciale Oggetto: - Importo: - CIG: REG_Contratti9 Decreto di accorpamento al demanio stradale Atto dirigenziale di acquisizione gratuita al demanio stradale Decreto di accorpamento al demanio stradale dei terreni sulla strada provinciale n. REG_Contratti10 Decreto di espropriazione Atto dirigenziale di espropriazione di beni immobili Decreto di espropriazione Una volta selezionato il codice oggetto di riferimento, occorre completare il campo oggetto con i dati del contratto che si sta registrando.

7 Devono, inoltre, essere riportati i seguenti dati: per intero l'oggetto del contratto/lettera commerciale; nel caso di atto pubblico anche il numero di repertorio provinciale; il C.I.G. il valore del contratto. Data di documento: data di sottoscrizione del contratto Data di ricezione: da compilare in caso di scrittura privata o lettera commerciale Mittente: inserire i dati dei contraenti, ovvero: per la ditta affidataria: tutti i dati previsti nella maschera per l'inserimento libero, selezionando la modalità Dati estesi, che consente di caricare il codice fiscale, partita Iva, ecc; per la Provincia di Verona: il nominativo del dirigente/funzionario che sottoscrive l'atto. CUP Tipologia contrattuale: per i contratti rilevanti ai fini dell'anagrafe, indicare obbligatoriamente una delle seguenti tipologie: Appalto Somministrazione Trasporto Classificazione: inserire la classificazione afferente alla tipologia di lavori/servizi/ forniture oggetto di affidamento. Cliccare su Protocolla per salvare i dati di registrazione ed ottenere il numero di contratto. Stampare l'etichetta e apporla sull'angolo in alto a destra A S S E G N A Z I O N I L'assegnazione dovrà essere effettuata con le seguenti modalità: competenza: all'ufficio responsabile del procedimento; conoscenza: 1) al servizio contratti pubblici; 2) al servizio gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati.

8 Assegnazione del contratto A C Q U I S I Z I O N E / S C A N S I O N E Acquisire il contratto da scanner (se originale cartaceo) o da file, se trattasi di documento informatico sottoscritto digitalmente. In questo caso il sistema verifica automaticamente la validità della o delle firma digitali apposte al contratto. L'esito positivo della verifica delle firme viene subito visualizzato nel sistema e attestato nell'apposito campo Info in modo modificabile. Se invece si rilevano errori (es. segnalazione di firma scaduta o non valida), contattare il servizio gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati e il RUP. LA G E S T I O N E D E I D O C U M E N T I L'operatore di protocollo, conclusa la registrazione, trasmette l'originale cartaceo al servizio gestione informatizzata dei flussi documentali, che ne cura la conservazione. Se l'originale è informatico, non occorre trasmettere nulla. LA P R E S A I N C A R I C O L'utente appartenente all'ufficio assegnatario del contratto prende in carico il documento e lo mette nella pratica relativa all'affidamento con le consuete modalità.

9 Presa in carico del contratto C O N T A T T I E N U M E R I U T I L I Per informazioni: Servizio contratti pubblici tel Servizio gestione informatizzata dei flussi documentali tel

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