ATTIVITA' UFFICIO DELL ORDINE

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1 Ordine dei Farmacisti delle Province di Milano, Lodi, Monza Brianza ATTIVITA' UFFICIO DELL ORDINE Edizione Agosto - Dicembre 2015 Rif.: Ordine-Organizzazione- Mansionario.doc

2 DETERMINAZIONE DEI CARICHI DI LAVORO E DELLA DOTAZIONE DI PERSONALE RIPARTIZIONE ORE/ANNO DI LAVORO SULLE MACROATTIVITA DETERMINAZIONE del PARAMETRO La quantità di lavoro derivata dalle attività previste è stata calcolata in totale ore necessarie a svolgerle, pari a 5680 per anno, che costituisce uno dei parametri da considerare per la definizione del numero di dipendenti (O). O (ore annue calcolate per fare il lavoro definito) 5680 P (parametro di riferimento) = = = 0,862 T (totale ore mediamente lavorate) 6590 Il tempo medio lavorato da un singolo dipendente nel corso di un anno è calcolato come segue: Tm = 1872 (ore annue) 200 (assenze a qualsiasi titolo fatte) = 1672 (ore mediamente lavorate) Q (quantità di lavoro per dipendente) = P x Tm = 0,862 x 1672 = 1.441,3 D (dipendenti occorrenti) = O:Q = 5680:1441,3 = 3,94 Il personale occorrente è quindi pari a 3 dipendenti a tempo pieno e 1 dipendente part-time. 3

3 DETERMINAZIONE - DISTRIBUZIONE QUALIFICAZIONE DELLE ATTIVITA L Ordine dei Farmacisti delle Province di Milano, Lodi, Monza Brianza è organizzato in 2 settori operativi: 1. Settore Amministrativo Contabile e Rapporti con Direttivo dell Ordine: amministrazione, bilanci, contabilità, economato, archivio contabilità; attività collegate alla Presidenza, al Consiglio dell Ordine, alla Federazione Regionale e Nazionale degli Ordini. 2. Settore Attività Ordinistiche - Formazione e Comunicazione e Rapporti con il pubblico: gestione e tenuta dell archivio dell Albo, aggiornamento dell Albo, rapporti istituzionali con gli iscritti; attività di formazione ECM e di comunicazione rivolte agli iscritti; rapporti con il pubblico che accede all Ordine. con una pianta organica così costituita: - 1 Dirigente, con funzione di responsabile del settore amministrazione, contabilità e coordinamento delle attività dei settori dell Ordine; di responsabile dei rapporti con la Presidenza e il Consiglio Direttivo; - 2 Assistenti Amministrativi, (progressione nella categoria C) con funzione di responsabile dei settori: a. Attività Ordinistiche e Rapporti con il pubblico; b. Formazione e Comunicazione e Rapporti con il pubblico - 1 operatore di amministrazione (progressione nella categoria A) con funzione di pulizia e supporto alle attività dei settori dell Ordine. La valutazione ed il controllo delle attività svolte nell Ufficio è affidata all Ufficio di Presidenza sulla base della scheda di valutazione che viene compilata dal segretario dell Ordine per il funzionario e da quest ultimo per gli altri dipendenti. N.B. In caso di elezione del Consiglio dell Ordine; in occasione della festa annuale di consegna delle medaglie e in caso di attività straordinarie che riguardano l attività dell Ordine, tutti i dipendenti sono coinvolti nelle attività connesse. Passaggi Interni di Livello Attualmente l organico del personale prevede una presenza massima di 3 unità così ripartite: 1 unità di livello Dirigente 2 unità di livello C 1 unità di livello A Il ricorso al passaggio interno non comporta aumenti di organico e la procedura prevista dal contratto nazionale garantisce l accertamento delle qualità professionali richieste per la categoria. Attività Formativa L Ufficio di Presidenza, sentito il parere del Consiglio dell Ordine, promuoverà almeno tre corsi di formazione obbligatoria sui seguenti temi: - lingue straniere - organizzazione - diritto e amministrazione ordinistica La partecipazione sarà organizzata in modo da consentire il regolare svolgimento delle attività dell Ufficio dell Ordine e potrà prevedere il ricorso ad ore di lavoro straordinario, con recupero nel mese successivo. 4

4 Settore Amministrativo Contabile e Rapporti con Direttivo dell Ordine Riferisce al Segretario del Consiglio dell Ordine Le funzioni attribuite a questo settore riguardano principalmente: Gestione Amministrazione e Contabilità Bilancio Attività di collaborazione con il segretario e con il presidente per la formazione del bilancio di previsione e di quello consuntivo. Gestione delle Spese - Pagamenti preparazione e ritiro in banca bonifici bancari e assegni circolari per i pagamenti - pagamenti di piccola cassa - effettuazione pagamenti, da protocollo a stesura lettera d accompagnamento e registrazione spedizione postale - registrazione dei compensi soggetti a ritenuta d acconto e invio relativa certificazione annuale - preparazione documentazione mensile per la controllo dei revisori dei conti - preparazione ratifica spese relativa a n. 12 mesi Paghe e Contributi - cartellini mensili corredati di documentazione su assenze per ferie, malattia, permessi, scioperi - fornitura notizie circa eventuali variazioni sugli stipendi o contributi - fornitura documentazione al fine della preparazione della dichiarazione su modello unico e mod contatti con consulente Ruoli Esattoriali: verifica della corretta gestione al fine amministrativo contabile. Rapporti con Direttivo dell Ordine Rapporti con la Presidenza - preparazione Consigli Direttivi - convocazioni ed esplicazione di tutte le pratiche relative in caso di esposti, denunce, ecc - gestione degli appuntamenti della Presidenza - tenuta di tutte le scadenze in merito a revisioni di piante organiche Designazioni terne esami di Stato - Contatto con tutti i designati. Commissioni Enti Vari (ispettive, concorsi..ecc.). Referente Commissioni di Studio Coordinamento delle attività dei settori Aggiornamento Legislativo N.B. per tutte le attività si avvale della collaborazione dei due operatori amministrativi 5

5 Settore Attività Ordinistiche - Formazione e Comunicazione - Rapporti con il pubblico Riferisce al Dirigente A) Attività Ordinistiche Rapporti con il pubblico: Le funzioni attribuite riguardano principalmente: Gestione e Tenuta dell Albo Professionale - iscrizioni - cancellazioni - trasferimenti - variazioni - inserimento dati nel database di ogni iscrizione, cancellazione, trasferimento, variazione - comunicazioni all'iscritto e/o agli Ordini dell'avvenuta cancellazione, iscrizione, trasferimento - preparazione tesserini iscrizione Albo Professionale - comunicazione agli Enti di Legge delle avvenute variazioni all'albo professionale ad ogni Consiglio Direttivo. - comunicazioni all'anagrafe Tributaria delle variazioni avvenute all'albo nell'anno precedente. - comunicazioni annuali agli Enti di Legge dell'albo professionale. - accertamenti d'ufficio (alle Università, Procure, Comuni, ecc.) sulle dichiarazioni sostitutive di certificazione ad ogni Consiglio direttivo - richieste di pareri al Ministero della Salute per l'iscrizione degli extracomunitari - gestione pratiche relative al riconoscimento dei titoli di studio conseguiti all estero. Ruoli Esattoriali - controllo dei versamenti delle quote all Ordine e degli stampati dei ruoli inviati per verifica; - riconsegna dei ruoli destinati ai concessionari per la riscossione; - stampa e controllo dell elenco iscritti da consegnare per emissione avvisi di pagamento esattoriali; - elenchi di scarico delle quote non dovute e controllo della situazione d emissione e pagamenti dei singoli iscritti. Presidenza Consiglio dei Ministri: comunicazioni annuali delle assenze e permessi sindacali elativi al personale. Gestione archivio Farmacie Aggiornamento Legislativo Attività di sportello aperto al pubblico e di comunicazioni telefoniche per pratiche connesse a informazioni, rilascio di documenti e di altre prestazioni connesse all attività dell Ordine. 6

6 B) Formazione e Comunicazione Rapporti con il pubblico: Le funzioni attribuite riguardano principalmente: Gestione Tirocinio Professionale - attività informativa agli studenti e farmacisti sulla pratica professionale - rilascio della modulistica agli studenti e alle farmacie - inserimento dati farmacie autorizzate alla pratica professionale a seguito di delibera di Consiglio - comunicazione all Università delle Farmacie autorizzate ad ogni Consiglio Direttivo. - rilascio dei libretti e dei tesserini agli studenti per la pratica professionale Gestione Pratiche ECM - predisposizione delle pratiche connesse alla registrazione degli eventi formativi presso il sito del Ministero della Salute - registrazione delle iscrizioni ai corsi formativi e predisposizione degli elenchi dei partecipanti - predisposizione dei certificati di formazione con i crediti assegnati - rapporti con altri provider - gestione della sala riunioni e attività connesse - tenuta dei fascicoli dei certificati formativi - aggiornamento del sito dell Ordine sui corsi offerti agli iscritti - rapporti con gli iscritti sugli eventi formativi Comunicazione agli e con gli Iscritti - notiziario cartaceo e informatico - circolari - sito Ordine (compreso cerco/offro lavoro) Contratti di Formazione - verifica su progetti di formazione Gestione FarmaLavoro Tenuta e aggiornamento del sito Attività di sportello aperto al pubblico e di comunicazioni telefoniche per pratiche connesse a informazioni, rilascio di documenti e di altre prestazioni connesse all attività dell Ordine. 7