La descrizione archivistica: esempi applicativi. Il Sistema Informativo Unificato delle Soprintendenze Archivistiche SIUSA:

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1 Istituto Centrale per gli Archivi La descrizione archivistica: esempi applicativi. Il Sistema Informativo Unificato delle Soprintendenze Archivistiche SIUSA: front end ( Elisabetta Reale (Direzione Generale Archivi) Roma

2 SIUSA Sistema informativo unificato delle Soprintendenze archivistiche SIUSA Principali funzionalità del front end Home page Progetti aderenti Ricerca semplice, guidata, avanzata Inventari on line Percorsi tematici e territoriali L integrazione nel SAN 2

3 archivistiche Obiettivi e caratteristiche principali SIUSA si propone come punto di accesso primario per l'intero patrimonio documentale vigilato dalle Soprintendenze archivistiche, e cioè per gli archivi non statali pubblici e privati, conservati fuori degli archivi di Stato. Nasce come sistema aperto, dal quale e verso il quale è possibile esportare e importare informazioni da e verso altri sistemi. Obiettivi: descrivere il patrimonio archivistico non statale, sul quale si esercita l attività di tutela dello Stato attraverso le Soprintendenze archivistiche; permettere a tutti gli utenti esterni tramite la rete di accedere alle informazioni su tale patrimonio; dotare le soprintendenze archivistiche di un sistema di gestione dell attività di vigilanza, che la faciliti e la renda più efficace ed efficiente (area gestionale).

4 archivistiche Home page 4

5 archivistiche - Home page Nel SIUSA sono presenti tre progetti aderenti realizzati a seguito specifici accordi e convenzioni tra Amministrazione archivistica e altri soggetti - Ecclesiae Venetae - Archivi Inquisizione - Archivi di personalità in Toscana I dati descrittivi di tali progetti costituiscono banche dati distinte dal SIUSA generale, ma sono comunque ricercabili, nelle varie modalità di ricerca del SIUSA attivando la spunta cerca anche nei progetti 5

6 archivistiche progetti aderenti 6

9 archivistiche Area descrittiva L area descrittiva, in linea con gli standard internazionali (ISAD e ISAAR/CPF), adotta il modello della descrizione separata di entità tra loro correlate Si basa su 4 principali oggetti complessi, tra loro relazionati: Complessi archivistici con le loro articolazioni Soggetti produttori i soggetti (enti, persone e famiglie) che hanno prodotto la documentazione nello svolgimento della loro attività; Soggetti conservatori che conservano gli archivi Strumenti di ricerca e bibliografici utilizzati per la redazione delle descrizioni 9

10 archivistiche - COMPLESSI ARCHIVISTICI Complessi archivistici: raggruppamenti organici di documentazione a diversi livelli (complesso di fondi, fondi, serie, sottoserie) Tutti i CA sono elencati nell indice di tutti i complessi, che comprende complessi archivistici di ogni livello: dai complessi di fondi, ai fondi, alle eventuali sezioni, alle serie, sottoserie e così via, a seconda della specifica articolazione della struttura degli archivi. Fondi: complessi documentari identificabili come complessi di fondi, fondi, collezioni o raccolte; Tutti i fondi sono elencati nell Indice dei fondi 10

11 archivistiche - COMPLESSI ARCHIVISTICI In linea con gli standard ISAD i CA sono rappresentati in modo gerarchico e multilivellare (struttura ad albero) Partizioni del CA: complesso di fondi/superfondo fondo sub-fondo/sezione serie sottoserie» sottosottoserie collezione / raccolta 11

12 archivistiche - SOGGETTI PRODUTTORI Istituzioni ed enti, persone e famiglie che nel corso della loro attività hanno prodotto la documentazione nello svolgimento della loro attività. Sono suddivisi in categorie (qualifiche): Enti Persone (viene indicata, genere e professione) Famiglie 12

13 archivistiche SOGGETTI PRODUTTORI enti Enti distinti per condizione giuridica: pubblico privato ecclesiastico tipologie settoriali preunitari Stato regione ente pubblico territoriale ente funzionale territoriale ente economico/impresa ente di credito, assicurativo, previdenziale ente di assistenza e beneficenza ente sanitario enti di istruzione e ricerca ente di cultura, ricreativo, sportivo, turistico partito politico, organizzazione sindacale ordine professionale, associazione di categoria ente e associazione della chiesa cattolica ente e associazione di culto acattolico 1

14 archivistiche Soggetti Conservatori - tipologie Stato regione ente pubblico territoriale ente funzionale territoriale ente economico/impresa ente di credito, assicurativo, previdenziale ente di assistenza e beneficenza ente sanitario enti di istruzione e ricerca ente di cultura, ricreativo, sportivo, turistico partito politico, organizzazione sindacale ordine professionale, associazione di categoria ente e associazione della chiesa cattolica ente e associazione di culto acattolico persona o famiglia 14

15 archivistiche - Intestazioni d autorità L'indice di ciascuna tipologia di soggetti produttori si visualizza come lista di intestazioni di autorità (pertanto può presentare, per lo stesso soggetto, anche più intestazioni di autorità, ciascuna presente singolarmente nell'indice e collegata al medesimo record descrittivo) Le intestazioni di autorità sono compilate secondo le norme stabilite dal SIUSA Persona (cognome, nome, professione, luogo e data nascita, luogo e data morte): Calderini, Guglielmo, architetto, (Perugia Roma 1916), SIUSA Famiglia: (cognome, luogo, EC di esistenza): Badoni, Lecco, sec. XVIII - sec. XX, SIUSA Ente (denominazione, luogo, provincia, EC di esistenza): Accademia dei Riuniti di Volterra, Volterra (Pisa), , SIUSA 15

16 archivistiche - Complesso archivistico (fondo e serie) 16

17 archivistiche - Lo strumento di ricerca 17

18 archivistiche - Il Soggetto produttore (persona) 18

19 archivistiche - Il Soggetto conservatore 19

21 archivistiche soggetto produttore (famiglia) 21

24 archivistiche soggetto produttore (ente) 24

26 archivistiche Ricerca: le diverse modalità RICERCA ricerca semplice: restituisce le occorrenze nelle quali si trovi la parola o le parole prescelte (lette come stringa testuale) ricerca guidata consente di selezionare le informazioni a partire da indici generali dei complessi archivistici, dei soggetti che li hanno prodotti (soggetti produttori) e di quelli che li conservano (soggetti conservatori), con possibilità di raffinamento ricerca avanzata, pensata per coloro che possiedono chiavi di interrogazione precise e puntuali, permette di intrecciare dati relativi ai diversi elementi del sistema, e di scegliere la modalità di restituzione delle informazioni. 26

27 archivistiche - Ricerca semplice 27

28 archivistiche - Ricerca semplice Inserendo nell'apposito campo uno o più termini, letti dal come stringa, verrà effettuata la ricerca nei campi delle schede descritte di seguito: scheda complesso archivistico: denominazione; altre denominazioni; contenuto e storia archivistica; scheda soggetto conservatore: denominazione (o cognome nel caso di persona); altre denominazioni e note storiche; scheda soggetto produttore: denominazione (o cognome nel caso di persona); altre denominazione; e descrizione. La stringa ricercata potrà essere contenuta in varie posizioni del testo, ad esempio cercando "Comune di Belcampo" il sistema restituirà le schede in cui questa espressione è presente quindi sia "Comune di Belcampo" ma anche "Stato civile del comune di Belcampo", etc.. 28

29 archivistiche Ricerca guidata 29

30 archivistiche - Ricerca guidata Grazie al menù di navigazione della colonna di sinistra, è possibile accedere a tre distinte macroaree complessi archivistici; soggetti produttori; soggetti conservatori. L area complessi archivistici permette di accedere alle seguenti tipologie informative: Indice dei fondi attraverso cui è possibile accedere all'elenco dei fondi, dei complessi di fondi e delle raccolte/collezioni; Indice di tutti i complessi attraverso cui è possibile la ricerca guidata trasversale nei fondi, complessi di fondi, serie e sottoserie descritti nel sistema; Strumenti di ricerca; Tipologie documentarie. 0

31 archivistiche - Ricerca guidata Area Complessi archivistici Indice dei fondi: complessi di fondi, fondi, collezioni o raccolte Indice di tutti i complessi archivistici: complessi di fondi, fondi, collezioni o raccolte, subfondi, serie, sottoserie Strumenti di ricerca: elenco alfabetico di tutti gli inventari e le guide citati nelle schede delle banche dati. Tipologie documentarie: sintetica descrizione generale di una determinata tipologia dalle quali si può risalire alle schede dei complessi archivistici presenti nel sistema in cui sono presenti 1

32 archivistiche - Ricerca guidata (indice dei fondi) 2

33 archivistiche - Ricerca guidata (indice dei complessi)

34 archivistiche - Ricerca guidata (strumenti di ricerca) 4

35 archivistiche - Ricerca guidata (tipologie documentarie) 5

36 archivistiche Ricerca guidata (area SP e SC) L'area soggetti produttori permette di accedere alle seguenti tipologie informative: Enti; Famiglie; Persone; Contesti storico istituzionali; Profili istituzionali; Ambiti territoriali. L'area soggetti conservatori permette di accedere ai conservatori attraverso varie modalità Indice Per regioni Per tipologia 6

37 archivistiche - Ricerca guidata (Soggetti produttori enti) 7

38 archivistiche Ricerca guidata (Soggetti produttori persone) 8

39 archivistiche Ricerca guidata (Soggetti produttori famiglie) 9

40 archivistiche Ricerca guidata raffinata 40

41 archivistiche - Schede di carattere generale Nell area dei Soggetti produttori, la ricerca guidata si estende a schede di carattere generale che forniscono informazioni storiche, istituzionali ed archivistiche utili per la comprensione del contesto degli oggetti descritti: - contesti storico istituzionali all'interno dei quali essi hanno operato; - profili istituzionali generali contenenti notizie comuni alle istituzioni riconducibili a una singola tipologia (ad es. Comuni, enti comunali di assistenza, istituzioni scolastiche); - ambiti territoriali interessati dall'attività dei soggetti che hanno prodotto la documentazione 41

42 archivistiche ricerca guidata (contesti storico istituzionali) 42

43 archivistiche ricerca guidata (profili istituzionali) 4

44 archivistiche- ricerca guidata (ambiti territoriali) 44

45 archivistiche ricerca guidata (Soggetti Conservatori Indice 45

46 archivistiche ricerca guidata (Soggetti conservatori per regione) 46

47 archivistiche ricerca guidata (Soggetti conservatori per tipologia) 47

48 archivistiche - Ricerca avanzata Il sistema permette di fare ricerche avanzate su alcune schede: complesso archivistico; soggetto produttore; soggetto conservatore. Per ogni scheda indicata è presente una maschera di ricerca con determinati campi, in cui è possibile inserire delle condizioni per effettuare la ricerca. Nella scheda complesso archivistico è possibile fare ricerche sui seguenti campi: - denominazione e altre denominazioni; - qualifica del complesso è possibile selezionare contemporaneamente più voci presenti fra quelle proposte nel vocabolario (scelta multipla); - storia archivistica; - contenuto; - data iniziale e/o data finale Nella scheda soggetto conservatore è possibile ricercare nei seguenti campi: - tipologia del conservatore campo a vocabolario controllato in cui scegliere un voce fra quelle proposte; - denominazione e altre denominazioni; - regione, campo a vocabolario; - provincia, campo a vocabolario; - comune; - note storiche descrittive; 48

49 archivistiche - Ricerca avanzata Nella scheda soggetto produttore è possibile ricercare nei seguenti campi: - qualifica del soggetto produttore, (ente, famiglia o persona). Se non si seleziona una specifica qualifica il sistema cerca su tutte le schede presenti; - denominazione/cognome; - intestazione; - sede/luogo; - descrizione; - data iniziale e/o data finale Il sistema permette di intersecare condizioni di ricerca diverse sulle schede presenti 49

50 archivistiche - Ricerca avanzata 50

51 archivistiche ricerca avanzata 51

52 archivistiche - ricerca avanzata 52

53 archivistiche - Inventari on line In SIUSA, oltre agli strumenti di ricerca, è presente la sezione degli inventari on line, che costituiscono una banca dati specifica collegata con i CA Dal pulsante inventari on line si accede alla lista degli inventari in rete, comprendenti descrizioni inventariali presenti sia in SIUSA (redatti con il software Sesamo o in formato pdf),sia in altri siti on line esterni al sistema stesso raggiungibili dall URL presente nella scheda strumento di ricerca Nell'indice, gli inventari interni al SIUSA sono caratterizzati dalla presenza del simbolo ; sono elencati il titolo e la tipologia del singolo inventario. Quando viene selezionato un inventario si visualizza la scheda Strumento di ricerca, che contiene informazioni quali titolo, autore se presente, tipologia etc.; da essa è poi possibile accedere all'inventario presente in SIUSA oppure al sito esterno in cui l'inventario è consultabile. 5

54 archivistiche - Inventari on line 54

55 archivistiche - Inventari on line (indice) 55

56 archivistiche - inventari on line (sesamo) 56

57 archivistiche inventari on line (file pdf) 57

58 archivistiche inventari on line (collegamento a sito esterno) 58

59 archivistiche - PERCORSI TEMATICI e REGIONALI In SIUSA sono presenti 2 tipologie di percorsi percorsi regionali che valorizzano le descrizioni archivistiche e di contesto realizzate dalle singole Soprintendenze archivistiche. percorsi tematici che valorizzano particolari progetti e censimenti varati dalla Direzione generale sull'intero territorio nazionale e realizzati con criteri di uniformità dalle Soprintendenze archivistiche e propongono all'utente un approccio guidato a descrizioni relative ad uno specifico ambito tematico. I percorsi tematici costituiscono le risorse archivistiche dei rispettivi Portali del SAN; nel futuro sarà possibile crearne agevolmente altri grazie ai tematismi I dati dei percorsi sono gli stessi presenti nel SIUSA nazionale. 59

60 archivistiche - Percorsi tematici 60

61 archivistiche - Percorsi tematici 61

62 archivistiche - percorsi regionali 62

63 archivistiche - percorsi regionali 6

64 archivistiche - Conclusioni Il SIUSA permette di raccogliere in un sistema organizzato e coerente il patrimonio di conoscenze creato grazie all attività svolta dalle Soprintendenze archivistiche sul territorio; si tratta quindi di informazioni di fonte privilegiata provenienti dai soggetti istituzionali più autorevoli a garantirne l affidabilità, che vengono così messi a disposizione della comunità di studiosi ed utenti vari Rappresenta uno strumento di tutela, informazione e valorizzazione delle fonti archivistiche descritte; la conoscenza è il presupposto necessario e primario sia per tutelare sia per valorizzare i beni archivistici. E il punto di approdo in cui confluiscono i risultati delle attività poste in essere dagli Istituti, con l inserimento di nuovi dati, con l aggiornamento di quelli già presenti, in modo che le risorse di SIUSA siano per quanto possibile pubblicate e fruibili L implementazione del sistema richiede un notevole impegno per cercare di assicurare la correttezza dei dati e la loro coerenza alle norme stabilite, in modo da garantire l aggiornamento costante del sistema, impegno che va sostenuto con adeguate risorse. 64

65 archivistiche integrazione in SAN Dal 2011 i dati del SIUSA sono periodicamente esportati nel Sistema archivistico nazionale - SAN. 65

66 Bibliografia SIUSA Sistema informativo unificato delle Soprintendenze archivistiche Riprogettare Anagrafe : elementi per un nuovo sistema archivistico nazionale. Relazione del Gruppo di lavoro per la revisione e la reingegnerizzazione del sistema informativo nazionale Anagrafe informatizzata degli archivi italiani. Rassegna degli Archivi di Stato, LX (2000), Maddalena Taglioli. Sistema Informativo Unificato delle Soprintendenze Archivistiche: osservazioni sulla metodologia di recupero dei dati di Anagrafe. In "Centro di Ricerche Informatiche per i Beni Culturali. Bollettino d'informazioni", XI (2001), n. 2, pp Daniela Bondielli, SIUSA -Sistema informativo unificato per le soprintendenze archivistiche. Genesi e sviluppi di un progetto, in Centro di Ricerche Informatiche per i Beni culturali, XI (2001), 2. Giuseppe Mesoraca. Il recupero delle banche dati di Anagrafe in SIUSA Brunella Argelli. Sistema Informativo Unificato delle Soprintendenze Archivistiche e sistemi archivistici locali: un intesa tra Coordinamento delle Regioni e Ministero per il patrimonio archivistico. "Bollettino del Centro di ricerche Informatiche per le discipline umanistiche della Scuola Normale Superiore", XI (2001), n. 2, pp Francesca Cavazzana Romanelli. Il Sistema Informativo Unificato delle Soprintendenze Archivistiche: suggestioni e opportunità per il lavoro di descrizione archivistica. Bollettino del Centro di ricerche Informatiche per le discipline umanistiche della Scuola Normale Superiore, XI (2001), n. 1, pp Euride Fregni. Il "Sistema Informativo Unificato delle Soprintendenze archivistiche" come strumento di tutela e di informazione. Bollettino del Centro di ricerche Informatiche per le discipline umanistiche della Scuola Normale Superiore, XI (2001), n. 1, pp Maria Grazia Pastura, Daniela Iozzia, Diana Spano, Maddalena Taglioli, Il Sistema informativo unificato per le soprintendenze archivistiche, in "Archivi e Computer", XIV, 2, Stefano Vitali, Verso un Sistema Archivistico Nazionale? Un' introduzione. "Archivi e Computer", (2004), n. 2, pp Antonella Mulè, Per tracciare il viale d ingresso al sistema: primi spunti di riflessione in merito alla restituzione dei dati archivistici in SIUSA a partire dall esperienza cartacea della Guida generale Francesca Cavazzana Romanelli. Sistemi informativi archivistici. Quale messa in forma della memoria documentaria?. "Scrinia", II (2005), n. 2- pp MG Pastura Il Sistema Informativo Unificato delle Soprintendenze Archivistiche in Archivi e Computer /2006 pp

67 Contatti Grazie per l attenzione! Elisabetta Reale elisabetta.reale@beniculturali.it ICAR (Istituto Centrale per gli Archivi) Direttore: Marina Giannetto via di Castro Pretorio 105, Roma ic-a@beniculturali.it; mbac-ic-a@mailcert.beniculturali.it; (+9) (+9) (+9)