8 Servizio di protocollazione e di postalizzazione TRATTAMENTO DELLA CORRISPONDENZA CARTACEA IN ENTRATA TRATTAMENTO DELLA PEC IN

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1 CAPITOLATO TECNICO Appalto per la Conservazione e gestione degli archivi cartacei e attività di supporto alla gestione del flusso della corrispondenza in entrata ed in uscita 1

2 Sommario Sommario Premessa La situazione attuale Quadro generale della fornitura richiesta Servizio di presa in carico a inizio fornitura dell attuale archivio remoto IMBALLAGGIO E PREDISPOSIZIONE AL TRASFERIMENTO DELLA DOCUMENTAZIONE CHE COSTITUISCE L ARCHIVIO PREGRESSO TRASPORTO DELLA DOCUMENTAZIONE CHE COSTITUISCE L ARCHIVIO PREGRESSO RICEVIMENTO E RIORDINO PER SERIE DOCUMENTALE DELLE UNITÀ DOCUMENTALI CHE COSTITUISCONO L ARCHIVIO PREGRESSO REGISTRAZIONE INFORMATICA DELLE UNITÀ DOCUMENTALI CHE COSTITUISCONO L ARCHIVIO PREGRESSO ALLOCAZIONE SU SCAFFALATURA DELLE UNITÀ DOCUMENTALI PREGRESSE IMPORT DEI DATI E DELLE IMMAGINI GESTITE DAL FORNITORE USCENTE CONCLUSIONE DELL ATTIVITÀ DI PRESA IN CARICO DELL ARCHIVIO REMOTO Servizio di gestione e custodia dell archivio remoto nei locali del Fornitore Servizio di trasporto delle unità documentali TRASPORTO DELLE UNITÀ DOCUMENTALI DALLA SEDE CONSAP ALL ARCHIVIO REMOTO SERVIZIO DI NAVETTA PER RITIRO E TRASPORTO DELLE UNITÀ DOCUMENTALI DI NUOVA EMISSIONE, DELLE UNITÀ DOCUMENTALI IN CONSULTAZIONE E DEI DOCUMENTI DI AGGIORNAMENTO RICEVIMENTO, SMISTAMENTO, RIORDINO PER SERIE DOCUMENTALE DELLE UNITÀ DOCUMENTALI E DEGLI AGGIORNAMENTI DOCUMENTALI PROVENIENTI DA CONSAP TRASPORTO DELLE UNITÀ DOCUMENTALI DALL ARCHIVIO REMOTO ALLA SEDE CONSAP RICERCA ED ESTRAZIONE DI UNITÀ DOCUMENTALI RICHIESTE IN CONSULTAZIONE O AGGIORNAMENTO IN ORIGINALE CARTACEO RICERCA ED ESTRAZIONE DI UNITÀ DOCUMENTALI RICHIESTE IN FOTOCOPIA SERVIZIO DI NAVETTA DEDICATA ORDINARIA Servizio di trattamento documentale presso l archivio remoto GESTIONE FISICA ED INFORMATICA DEGLI AGGIORNAMENTI DOCUMENTALI CONSULTAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE PRESSO I LOCALI DELL ARCHIVIO REMOTO ACQUISIZIONE OTTICA DI UNITÀ DOCUMENTALI DI NUOVA EMISSIONE PERVENUTE IN ORIGINALE CARTACEO PRESSO L ARCHIVIO REMOTO APERTURA DELL UNITÀ DOCUMENTALE NORMALIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE SCANSIONE DELLA DOCUMENTAZIONE INDICIZZAZIONE DELLE IMMAGINI ACQUISITE PUBBLICAZIONE DEI DATI E DELLE IMMAGINI CHIUSURA DELL UNITÀ DOCUMENTALE CONTROLLO DI QUALITA DA PARTE DI CONSAP SUI DOCUMENTI LAVORATI ACQUISIZIONE OTTICA ON DEMAND DI DOCUMENTAZIONE IN ARCHIVIO REMOTO RICHIESTA IN CONSULTAZIONE

3 8 Servizio di protocollazione e di postalizzazione TRATTAMENTO DELLA CORRISPONDENZA CARTACEA IN ENTRATA TRATTAMENTO DELLA PEC IN INGRESSO CORRISPONDENZA CARTACEA IN USCITA TRATTAMENTO DELLA PEC IN USCITA Servizi di data entry e di trattamento documentale speciale SERVIZIO PRESSO LA SEDE CONSAP DI REGISTRAZIONE INFORMATICA DI DOCUMENTI CARTACEI ED ELETTRONICI PER SERVIZI E FONDI ISTITUZIONALI FONDO DI GARANZIA DELLE VITTIME DELLA STRADA DOMANDE BENE E MALE INDIRIZZATE RAPPORTI E POLIZZE DORMIENTI CINQUE PER MILLE SERVIZIO PRESSO LA SEDE DEL FORNITORE DI REGISTRAZIONE INFORMATICA DI DOCUMENTI CARTACEI ED ELETTRONICI PER SERVIZI E FONDI ISTITUZIONALI FONDO DI GARANZIA DELLE VITTIME DELLA STRADA RICHIESTE MALE INDIRIZZATE CENTRO INFORMAZIONI ITALIANO ORGANISMO DI INDENNIZZO Servizi informatici di corredo Dimensionamento di riferimento della fornitura Piano generale di esecuzione della fornitura I livelli di servizio richiesti L organizzazione richiesta per l esecuzione del progetto GRUPPO DI LAVORO DI PROGETTO I PROFILI PROFESSIONALI RICHIESTI Ciclo di pianificazione e controllo Durata del servizio, corrispettivo a base d'asta e facoltà di rinnovo Polizza assicurativa per la R.C Pagamenti e fatturazione Allegati

4 1 Premessa Il presente Capitolato tecnico definisce le modalità specifiche di esecuzione delle attività oggetto dell appalto, al fine di garantire gli obiettivi prefissati con l affidamento del servizio in oggetto. Le attività dovranno essere svolte a regola d arte, con garanzia della qualità del servizio nell esecuzione delle singole operazioni, nel rispetto dei tempi, delle procedure gestionali e della continuità del servizio. È tassativamente vietata qualsiasi lavorazione al di fuori del territorio nazionale. 2 La situazione attuale L archivio remoto cartaceo di Consap, attualmente ubicato a Monterotondo Scalo (RM) in locali dell attuale fornitore di servizi di gestione documentale, è costituito da circa unità archivistiche per una occupazione totale di metri lineari. Il patrimonio documentale oggetto del servizio è costituito dalle seguenti serie documentali: Serie documentale B - DOCUMENTAZIONE VARIA (a sua volta suddivisa in 30 sottocategorie) B3 - DIPARTIMENTO IMMOBILI CL - DOCUMENTI CATASTALI E LUCIDI Serie attiva SI SI NO tipologia di archiviazione SCATOLE FALDONI PRATICHE PRATICHE FALDONI CTZ - CONTENZIOSI NO PRATICHE campi di indicizzazione obbligatori - servizio - settore campi di indicizzazione (quando presenti) - descrizione faldone - da data - a data - oggetto - I descrizione contenuto - II descrizione contenuto - III descrizione contenuto - da numero - a numero - numero pratica - anno macero - anagrafica - n. identificativo Consap - città/nazione - barcode - descrizione barcode - progressivo - classificazione - collocazione - attività - immobile - città - numero faldone - servizio - ufficio - numero pratica - assicurazione - danneggiato - assicurato - servizio - tipo - oggetto - descrizione - indirizzo - amministrazione - gruppo contabile - data sinistro - note 4

5 Serie documentale Serie attiva tipologia di archiviazione EL - ELENCHI NO FALDONI FDZ - FONDO DAZIERI FSA - FONDO SOLIDARIETA' PER ACQUIRENTI BENI IMMOBILI FVM - FONDO VITTIME DI MAFIA ISV - SANZIONI ISVAP - FGVS LCA - LIQUIDAZIONE COATTA AMMINISTRATIVA LOC - CONTRATTI LOCAZIONI NO SI SI NO NO NO PRATICHE PRATICHE PRATICHE PRATICHE solo IMMAGINI PRATICHE MAN - MANDATI NO FALDONI ODI - ORGANISMO DI INDENNIZZO PDO - POLIZZE DORMIENTI PR - PRENOTAZIONI E ROGITI campi di indicizzazione obbligatori - numero elenco - numero atto - compagnia LCA - numero faldone - descrizione faldone - da numero - a numero - numero pratica - cognome - nome - numero pratica - cognome - nome - numero pratica - beneficiari - compagnia - numero protocollo - processo - data verbale - importo sanzione - spese di notifica - volume - pagine - numero insinuazione - creditore - tipo - importo - amministrazione - gr. Contabile - matricola - codice prova - progressivo - cognome - indirizzo - area - tipo - città - indirizzo - oggetto - gruppo contab. - amministrazione - n. faldone SI PRATICHE - numero pratica SI PRATICHE - numero pratica SI FALDONI - area - tipo - città - inrizzo - n. faldone campi di indicizzazione (quando presenti) - impresa cessionaria - descrizione - compagnia - note - I percipiente - II percipiente - sinistro - estensione - importo versato - valuta pagamento - trimestre - motivo - nome - cod.con.inveloc - scala - piano - interno - numero - mandatario - estensione pratica - n. pratica - anagrafica - data - descrizione - da numero - a numero 5

6 Serie documentale PRT - PRATICHE PERITI PVL - POSTA VARIA LEGALE RB - RICHIESTE di BENESTARE RDO - RAPPORTI DORMIENTI Serie attiva SI NO NO SI tipologia di archiviazione PRATICHE PRATICHE PRATICHE PRATICHE SE - SCHEMI NO PRATICHE SED - SINISTRI EDERA SIN - SINISTRI NO SI SCATOLE SINGOLI FOGLI IMMAGINI campi di indicizzazione obbligatori - n. iscr. Matricola Consap - cognome - nome - servizio - ufficio - cognome danneggiato - numero RB - compagnia campi di indicizzazione (quando presenti) - codice fiscale - data iscrizione - n. iscr. Matr. Vecchia - n. iscritto/matricola ISVAP - nome danneggiato - nome assicurato - cognome assicurato - data sinistro - note - cognome - nome - numero pratica - estensione pratica - compagnia - numero sinistro - tipo sinistro - anno - numero scatola - numero sinistro - avvocato - categoria - I danneggiato - II danneggiato - III danneggiato - data sinistro - assicurato - fondo 1 - id. sinistro - Tipologia - Compagnia LCA - Impresa - Numero elenco - Numero atto - Codice atto - Numero richiesta benestare - Tipo sinistro - Numero contenzioso - Codice impresa - Esercizio - Assicurato - Danneggiato - Percipiente - Data sinistro - Scatola - Timbro L unità d archivio minima oggetto di censimento (unità documentale) è rappresentata da documenti, da pratiche, da faldoni e da scatole. Al momento solo una parte della documentazione (circa il 30%) è condizionata in scatole aventi le misure di cm 47x36x40. Ogni unità documentale è individuata dalla serie documentale di appartenenza, dalla data di conferimento all archivio remoto e da chiavi di ricerca che variano da serie documentale a serie documentale A livello informatico, l attuale fornitore gestisce sui propri server la base di dati costituita dagli indici delle unità archivistiche e dalle immagini - circa ricevute dall esterno o ottenute a seguito dell acquisizione ottica di originali cartacei. 6

7 3 Quadro generale della fornitura richiesta La fornitura richiesta è costituita dai seguenti servizi: Un servizio di prelievo e di presa in carico dal fornitore uscente, a inizio fornitura, delle unità documentali, gli indici e le immagini elettroniche costituenti l attuale archivio remoto e la costituzione del nuovo archivio remoto nella nuova sede del Fornitore; Un servizio di gestione e custodia dell archivio remoto ospitante le unità documentali non di uso corrente; Un servizio di trasporto delle unità documentali fra la sede Consap e l archivio remoto; Un servizio di trattamento documentale presso l archivio remoto; Un servizio di protocollazione e di postalizzazione della corrispondenza Consap in ingresso e in uscita su canale postale, fax e di posta elettronica certificata PEC; Servizi di data entry e di trattamento documentale speciale presso la sede Consap e presso la sede del fornitore; Servizi informatici di consultazione di copie elettroniche di documenti presenti nell archivio remoto, di richiesta di trasporto di unità documentali da/verso l archivio remoto e di tracciamento di tutte le operazioni di trasferimento delle unità documentali da/verso l archivio remoto. La fornitura richiesta ha una durata di quattro anni, rinnovabile una volta sola per altri quattro anni, secondo quanto indicato al successivo paragrafo 15. Tutte le attività operative dovranno essere adeguatamente descritte nell Offerta Tecnica in conformità alle informazioni di seguito presentate. 4 Servizio di presa in carico a inizio fornitura dell attuale archivio remoto Nel presente Paragrafo sono descritte le attività che, in relazione alle attività di presa in carico dell'archivio remoto, verranno richieste al Fornitore del servizio oggetto della presente procedura. Al fine di garantire i necessari equilibri concorrenziali, le componenti di servizio di seguito descritte nei sottoparagrafi da 4.2 a 4.3 non saranno tuttavia oggetto di valutazione comparativa in sede di valorizzazione dell'offerta e verranno retribuite al Fornitore subentrante nel servizio in ragione di un importo prefissato - determinato secondo le migliori stime formulabili a riguardo - non soggetto a ribasso in sede di partecipazione alla procedura. Vedasi sul punto, il successivo paragrafo 15. Le altre componenti del servizio descritte nel presente paragrafo, in quanto da svolgersi dal 7

8 Fornitore affidatario del contratto oggetto del presente Capitolato anche nell'ipotesi in cui si tratti del medesimo fornitore attualmente titolare del servizio, restano invece soggetto alla ordinaria disciplina di determinazione e valorizzazione delle offerte di gara. 4.1 IMBALLAGGIO E PREDISPOSIZIONE AL TRAFERIMENTO ( a c u r a d e l F o r n i t o r e u s c e n t e ) DELLA DOCUMENTAZIONE CHE COSTITUISCE L ARCHIVIO PREGRESSO La documentazione sarà resa disponibile dall attuale Fornitore a bocca del magazzino attuale, ubicato a Monterotondo Scalo (RM), entro 45 giorni dalla firma del contratto, in pallet cellophanati di dimensioni 80 cm x 120 cm con altezza massima di 150 cm. Ciascun pallet sarà identificato da un etichetta che riporterà le coordinate utili ad identificare la documentazione in esso inserita, ovvero le seguenti indicazioni: serie documentale; lista delle unità documentali contenute; numero progressivo del pallet. Prima di procedere al trasferimento, il Fornitore uscente firmerà e consegnerà al Fornitore subentrante, per ogni pallet cellophanato, la lista delle unità documentali in esso contenute. Il Fornitore subentrante controfirmerà la lista stessa, a titolo di presa in carico del pallet ai fini del trasporto. Le liste firmate dovranno essere consegnate, in copia cartacea, al Referente Consap e, successivamente all approvazione da parte di quest ultimo, costituiranno parte integrante del Documento di Trasporto del materiale oggetto di trasferimento. 4.2 TRASPORTO E RICEVIMENTO DELLA DOCUMENTAZIONE CHE COSTITUISCE L ARCHIVIO PREGRESSO Il trasporto dei pallet dovrà essere realizzato nel rispetto delle norme di sicurezza atte a garantire l integrità del materiale. Si intendono comprese nelle attività di ritiro le operazioni di facchinaggio, carico e scarico del materiale e quant altro necessario per l esecuzione del trasferimento, compresi tutti i materiali di consumo (es. pedane) ed i mezzi di sollevamento utili per effettuare il carico e lo scarico del materiale sugli automezzi. Il trasporto di tutta la documentazione dovrà essere portato a termine entro 90 giorni solari dalla data di sottoscrizione del contratto e comunque entro 45 giorni solari dalla conclusione delle attività di imballaggio e predisposizione al trasferimento di competenza del Fornitore uscente (come definite al precedente sottoparagrafo 4.1). Nella fase transitoria di lavorazione e di deposito il personale Consap potrebbe avere l esigenza di consultare le unità documentali in lavorazione, pertanto dovrà essere assicurata la disponibilità della documentazione trasferita, durante tutta la fase di presa in carico fino al termine delle attività. A tal fine il Fornitore dovrà prevedere in offerta apposita procedura temporanea, che deve essere debitamente descritta nell Offerta Tecnica. 8

9 Il Concorrente dovrà fornire ampia descrizione del centro di archiviazione e stoccaggio del materiale cartaceo, anche attraverso la produzione del documento programmatico sulla sicurezza, nonché con la specifica indicazione della sua distanza da Consap, degli estremi della copertura assicurativa contro rischi di furto, incendio e disastri naturali ovvero dell impegno di una Compagnia di Assicurazione a coprire tale rischio in caso di aggiudicazione del contratto (v.si, sul punto, le disposizioni del Disciplinare di gara, sezione relativa all'offerta tecnica). Consap si riserva la facoltà di effettuare un sopralluogo per verificare la corrispondenza delle caratteristiche del centro di archiviazione proposto rispetto a quelle dichiarate in sede di gara. L aggiudicatario del servizio dovrà comunque esibire, entro 10 giorni lavorativi dalla stipula del contratto, i seguenti documenti relativi all immobile: 1) certificato di agibilità rilasciato dall Ufficio Tecnico del Comune territorialmente competente o segnalazione certificata di agibilità presentata presentata al detto Ufficio, secondo i termini di cui all'art. 24 del DPR. n. 380 del 2001; 2) certificato di prevenzione incendi rilasciato dal Comando Provinciale dei Vigili del Fuoco, in corso di validità; L'affidatario del servizio dovrà comunque garantire la conformità dei locali e delle attrezzature a tutte le specifiche di legge, nonchè l adeguamento di locali ed attrezzature in funzione dell evoluzione normativa e tecnica del settore. Successivamente allo scarico presso la sede del Fornitore destinata a ospitare l archivio remoto, il Fornitore dovrà prevedere l esecuzione delle seguenti attività: ricevimento dei pallet cellophanati, apertura dei pallet, verifica del loro contenuto rispetto alle liste precedentemente ricevute dal fornitore uscente, firma delle liste stesse per presa in carico delle unità documentali effettivamente ricevute e consegna delle liste così firmate al Referente Consap, evidenziando eventuali difformità fra l effettivo contenuto riscontrato nei pallet e le liste di accompagnamento; riordino delle unità documentali per serie documentali e loro predisposizione alla successiva attività di registrazione informatica. 4.3 IMPORT DEI DATI E DELLE IMMAGINI GESTITE DAL FORNITORE USCENTE Il fornitore uscente gestisce sui propri server la base di dati costituita dalle immagini documentali - 9

10 e dai relativi indici - ricevute dall esterno o ottenute a seguito dell acquisizione ottica di originali cartacei. Il Fornitore subentrante dovrà effettuare il trasferimento delle immagini e della base di dati sui propri server, al fine di renderli disponibili agli utenti Consap tramite pubblicazione sul Portale web di cui al successivo cap REGISTRAZIONE INFORMATICA DELLE UNITÀ DOCUMENTALI CHE COSTITUISCONO L ARCHIVIO PREGRESSO Il Fornitore dovrà prevedere l esecuzione delle seguenti attività: realizzazione delle maschere informatiche in condivisione con Consap al fine di individuare la corretta meta-datazione delle unità documentali sia per le attività di registrazione sia per le attività di ricerca; rilevazione informatica delle chiavi di ricerca delle singole unità di archivio (pratica, fascicolo, faldone, scatola); registrazione dell ubicazione dell unità documentale nell archivio remoto; verifica e controllo dei dati rilevati. Il fornitore uscente metterà a disposizione un file contenente l elenco analitico informatico delle unità documentali presenti in archivio. Le unità di archivio non riportano al momento alcun codice a barre ad eccezione di una minima parte quantificabile in circa il 3%. Si precisa che per sopravvenute necessità di Consap di implementare le chiavi di ricerca della serie documentali ed in considerazione della necessità di apporre su ciascuna unità documentale una segnatura archivistica univoca di tipo codice a barre, è da prevedere la rilevazione informatica di tutte le unità di archivio. A tal fine potrà essere utilizzata la banca dati dell attuale fornitore a titolo di verifica e controllo. A conclusione della suddetta attività l aggiudicatario dovrà fornire a Consap un dettagliato report attestante le differenze tra la banca dati rilevata e quella fornita dal fornitore uscente. Ciascuna unità documentale è identificata da chiavi di ricerca, differenti e specifiche per ciascuna tipologia documentale, per una media di 60 caratteri alfanumerici per ciascuna unità documentale. Il Fornitore dovrà effettuare la registrazione informatica delle chiavi di ricerca utili all identificazione delle singole unità documentali nonché delle nuove coordinate di ubicazione fisica nelle strutture di deposito, ai fini della produzione dell inventario del patrimonio documentale su supporto informatico e della successiva gestione della documentazione. 4.5 INSCATOLAMENTO ED ALLOCAZIONE SU SCAFFALATURA DELLE UNITÀ DOCUMENTALI PREGRESSE 10

11 Successivamente alla fase di registrazione ed etichettatura, il Fornitore dovrà provvedere all'inserimento della documentazione precedentemente registrata in apposite scatole da fornirsi da parte del Fornitore stesso (per la quantità che risulterà necessaria, stimabile in circa 2 scatole per metro lineare, corrispondente ad un totale di circa scatole). Più precisamente, tutte le unità documentali dovranno essere confezionate in appositi contenitori chiusi di uguale dimensione, con caratteristiche atte a garantire la corretta conservazione del materiale cartaceo (antipolvere ed idrorepellenti) e predisposti nel rispetto delle norme poste a tutela della sicurezza dei luoghi di lavoro (D.Lgs. 81/2008 e s.m.i.). Il Fornitore dovrà quindi provvedere alla collocazione delle scatole dette sulla scaffalatura d archivio. 4.6 CONCLUSIONE DELL ATTIVITÀ DI PRESA IN CARICO DELL ARCHIVIO REMOTO Al termine dell attività di presa in carico, il Fornitore dovrà rilasciare al Referente Consap copia della base di dati, in formato aperto da concordare in sede di avvio del progetto con Consap. Al termine delle operazioni di trasferimento e presa in carico, il Fornitore dovrà predisporre inoltre un apposito documento, con funzione di Verbale di chiusura lavori, attestante la corretta e completa esecuzione delle stesse, siglato dal Responsabile incaricato del Fornitore e dal Referente Consap. Ai fini dell emissione di tale Verbale, Consap effettuerà un sopralluogo con controlli a campione presso l archivio remoto del Fornitore per verificare: la corrispondenza tra i dati presenti nel sistema informatico di gestione dell archivio e la effettiva presenza ed ubicazione fisica della documentazione in archivio; la corrispondenza tra il database di dati e immagini del fornitore uscente ed il database costituito per la messa a dimora delle unità archivistiche. Saranno valutate con maggior favore, nell'ambito dei criteri di valutazione previsti nel Disciplinare di gara, le proposte dei partecipanti che indicheranno i metodi più sicuri da adottarsi nella fase di classificazione e indicizzazione dei documenti oggetto della gara; analogamente saranno valutate favorevolmente le metodologie di sicurezza e di salvaguardia dei dati rilevati. 5 Servizio di gestione e custodia dell archivio remoto nei locali del Fornitore L Offerta tecnica dovrà descrivere dettagliatamente l ubicazione, la planimetria e l organizzazione dei locali che ospiteranno il materiale archivistico tenendo in particolare considerazione la sicurezza fisica della documentazione in deposito nonché le misure: di sicurezza igienico-sanitario, di sicurezza strutturale ed ambientale (D.Lgs. 81/2008 e s.m.i.), di tutela della salute e sicurezza dei lavoratori sui luoghi di lavoro (D.Lgs. 81/2008 e s.m.i.), 11

12 dirette a non alterarne le condizioni di conservazione e a non pregiudicarne l integrità. Il Fornitore dovrà fornire l evidenza, attraverso una specifica analisi dei rischi, che i servizi informatici richiesti saranno erogati in sicurezza attraverso: misure di protezione da accessi non autorizzati (accidentali e/o intenzionali). Allo scopo è necessario che la proposta tecnica dia evidenza della conformità alla normativa vigente in materia di sicurezza e riservatezza nel trattamento dei dati personali (D.Lgs. n. 196/2003); misure di prevenzione dei rischi attraverso servizi e strategie di Disaster Recovery; soluzioni di Business Continuity. Consap potrà effettuare in qualunque momento visite di ispezione del deposito remoto, allo scopo di verificare l adozione delle misure di sicurezza ed il rispetto dei parametri di prestazione dei servizi descritti ed articolati. Le unità archivistiche dovranno essere allocate negli impianti di scaffalatura precedentemente assegnati. 6 Servizio di trasporto delle unità documentali 6.1 TRASPORTO DELLE UNITÀ DOCUMENTALI DALLA SEDE CONSAP ALL ARCHIVIO REMOTO Le attività richieste sono descritte nei paragrafi seguenti. SERVIZIO DI NAVETTA PER RITIRO E TRASPORTO DELLE UNITÀ DOCUMENTALI DI NUOVA EMISSIONE, DELLE UNITÀ DOCUMENTALI IN CONSULTAZIONE E DEI DOCUMENTI DI AGGIORNAMENTO Su specifica richiesta di Consap formulata mediante apposita funzione informatica messa a disposizione dal portale web di cui al cap. 10, il Fornitore dovrà provvedere al ritiro giornaliero, presso la sede Consap in Via Yser 14, Roma, delle unità documentali di nuova emissione (in uscita dalla sede Consap), delle unità documentali in consultazione e dei documenti di aggiornamento, mediante il servizio di navetta ordinario per il quale si rimanda al par Per le unità documentali di nuova emissione, la richiesta predisposta da Consap conterrà l elenco delle stesse riportando, per ognuna di esse: Numero identificativo univoco attribuito automaticamente dal sistema informatico del Fornitore e rappresentato anche da un corrispondente codice a barre; Serie documentale di appartenenza; Classificazione e collocazione in accordo al Titolario Consap; Servizio Consap conferente; Anno di conferimento; Periodo di riferimento; 12

13 Oggetto; Numero pratica nel caso di unità documentali riferibili a singole pratiche; Altre eventuali chiavi di ricerca; Eventuale richiesta di acquisizione ottica completa dell unità documentale Ciascuna unità documentale è identificata da differenti e specifiche chiavi di ricerca, per una media di 60 caratteri alfanumerici per ciascuna unità documentale. Le unità documentali verranno predisposte da Consap opportunamente etichettate, con etichette prodotte dal sistema informatico del Fornitore, chiuse, confezionate in apposite scatole messe a disposizione dal Fornitore e con caratteristiche atte a garantire la corretta conservazione del materiale cartaceo e predisposte nel rispetto delle norme poste a tutela della sicurezza dei luoghi di lavoro (D.Lgs. 81/2008 e s.m.i.). In tale fase, il sistema informatico del Fornitore registrerà le unità documentali associate alle richieste di trasporto come in partenza dalla sede Consap. Relativamente i documenti di aggiornamento di unità documentali già presenti in archivio remoto, la richiesta riporterà il codice a barre attribuito dal Fornitore all unità documentale stessa in fase di prima presa in carico; i documenti saranno predisposti da Consap in buste opportunamente etichettate con dizione AGGIORNAMENTO UNITÀ DOCUMENTALE, con etichette prodotte dal sistema informatico del Fornitore, chiuse e confezionate in apposite scatole messe a disposizione dal Fornitore. In tale fase, il sistema informatico del Fornitore registrerà gli aggiornamenti documentali associati alle richieste di trasporto come in partenza dalla sede Consap. Per le unità documentali in consultazione (cioè per le unità documentali richiamate precedentemente dall archivio remoto), la richiesta riporterà il codice a barre attribuito dal Fornitore all unità documentale stessa in fase di prima presa in carico. Il Fornitore riceverà dall incaricato Consap l insieme delle unità documentali e degli aggiornamenti documentali da trasportare, verificherà assieme all incaricato Consap la rispondenza delle unità documentali da trasportare e degli aggiornamenti documentali alle richieste pervenute sul portale web, registrerà sul sistema informatico del Fornitore, mediante lettura dei codici a barre, la presa in carico di ognuna delle unità documentali e degli aggiornamenti documentali, produrrà e stamperà in doppia copia, con il sistema stesso, la lista delle unità documentali e degli aggiornamenti documentali presi in carico. La lista verrà firmata dal Fornitore e dall incaricato Consap e costituirà documentazione di accompagnamento al trasporto delle unità documentali e degli aggiornamenti documentali dalla sede Consap all archivio remoto. In tale fase, il sistema informatico del Fornitore registrerà le unità documentali e gli aggiornamenti documentali interessati dal trasporto come in transito dalla sede Consap all archivio remoto. RICEVIMENTO, SMISTAMENTO, RIORDINO PER SERIE DOCUMENTALE DELLE UNITÀ DOCUMENTALI E DEGLI AGGIORNAMENTI DOCUMENTALI PROVENIENTI DA CONSAP 13

14 Il Fornitore dovrà prevedere l esecuzione delle seguenti attività: Ricevimento delle unità documentali e degli aggiornamenti documentali dopo lo scarico presso la sede del Fornitore stesso; Registrazione dell arrivo delle unità documentali e degli aggiornamenti documentali nell archivio remoto mediante lettura del loro codice a barre e spunta delle liste di trasporto: il sistema informatico del Fornitore registrerà le unità documentali e gli aggiornamenti documentali pervenuti come arrivati in archivio remoto ; Smistamento delle unità documentali per linee di lavorazione (nuove unità documentali, nuove unità documentali da acquisire otticamente, rientri da consultazione, aggiornamenti documentali, lavorazioni speciali da svolgere presso la sede del Fornitore); Riordino fisico di tutte le unità documentali per serie documentali; Allocazione delle unità documentali su scaffalatura e registrazione nel sistema delle coordinate di ubicazione fisica delle unità documentali nell archivio remoto: il sistema informatico del Fornitore registrerà le unità documentali pervenute come collocate in scaffalatura dell archivio remoto. Tale attività dovrà essere completata entro 8 ore lavorative dall avvenuto ricevimento della documentazione fino ad un limite massimo di unità documentali a giorno. L evidenza della lavorazione e del rispetto delle tempistiche previste dovrà essere verificabile su specifica funzionalità del portale web di cui al cap. 10. Copia del data base contenente la collocazione fisica delle unità documentali, in formato aperto da concordare in sede di avvio del progetto con Consap, dovrà essere rilasciata al Referente Consap con periodicità da concordare e, comunque, su semplice richiesta del Committente in qualsiasi momento dello svolgimento del contratto. 6.2 TRASPORTO DELLE UNITÀ DOCUMENTALI DALL ARCHIVIO REMOTO ALLA SEDE CONSAP La gestione delle movimentazioni in uscita delle unità documentali nel periodo di affidamento è costituita dalle attività descritte nei paragrafi che seguono. RICERCA ED ESTRAZIONE DI UNITÀ DOCUMENTALI RICHIESTE IN CONSULTAZIONE O AGGIORNAMENTO IN ORIGINALE CARTACEO Su specifica richiesta di Consap formulata mediante apposita funzione informatica messa a disposizione dal portale web di cui al cap. 10, il Fornitore dovrà provvedere alla ricerca e all estrazione dall archivio remoto di unità documentali specifiche per il trasporto in Consap dell unità documentale originale per consultazione o aggiornamento. La richiesta predisposta da Consap conterrà il Servizio Consap richiedente, l elenco delle unità 14

15 documentali richieste, identificate dal loro codice identificativo (codice a barre). La richiesta specificherà se la consegna dovrà avvenire in modalità programmata ordinaria o in modalità urgente: modalità programmata ordinaria: la consegna dovrà essere effettuata entro le ore 9:30 del giorno lavorativo successivo alla ricezione della richiesta inoltrata entro le ore 15:00; per la consegna si farà uso del servizio navetta meglio specificato al par. 6.3; modalità urgente: la consegna dovrà essere effettuata entro 2 ore lavorative indipendentemente dall orario di inoltro della richiesta; per rispettare i requisiti richiesti la consegna dovrà essere erogata in modalità specifica e dedicata, pertanto non rientrerà nel servizio navetta ordinario illustrato nel par La documentazione dovrà essere trasportata presso la sede Consap in Roma, Via Yser 14. La distanza dell archivio remoto dalla sede Consap non potrà in alcun modo rappresentare motivo giustificativo dell eventuale mancato rispetto dei termini di consegna ordinaria o urgente della documentazione entro i termini sopra indicati. A seguito di ricevimento della richiesta, il Fornitore dovrà effettuare le seguenti attività: Prelievo dall archivio remoto delle unità documentali richieste e registrazione del prelievo mediante lettura del suo codice a barre: il sistema informatico del Fornitore registrerà le unità documentali in partenza come in uscita dall archivio remoto ; Generazione, stampa in doppia copia, verifica e firma della lista delle unità documentali in uscita, che costituirà parte integrante del documento di trasporto; Trasporto delle unità documentali richieste a Consap; Consegna all incaricato Consap dell insieme delle unità documentali trasportate alla sede Consap, verifica con l incaricato Consap della rispondenza delle unità documentali trasportate alle richieste fatte dai Servizi, registrazione sul sistema informatico, mediante lettura dei codici a barre, della consegna di ognuna delle unità documentali, firma per avvenuta consegna della lista delle unità documentali trasportate da parte del Fornitore e dell incaricato Consap. In tale fase, il sistema informatico del Fornitore registrerà le unità documentali consegnate come in sede Consap. Le richieste di consultazione di documentazione cartacea saranno ordinariamente inoltrate tramite il portale web; eccezionalmente potranno essere inoltrate tramite i canali ufficiali istituiti (fax e mail). Si stima un ammontare annuo di circa unità documentali richieste. RICERCA ED ESTRAZIONE DI UNITÀ DOCUMENTALI RICHIESTE IN FOTOCOPIA Su specifica richiesta di Consap formulata mediante apposita funzione informatica messa a 15

16 disposizione dal portale web di cui al cap. 10, il Fornitore dovrà provvedere alla ricerca e all estrazione dall archivio remoto di unità documentali specifiche per il trasporto in Consap di fotocopia parziale o totale dell unità documentale originale. La richiesta predisposta da Consap conterrà il Servizio Consap richiedente, l elenco delle unità documentali richieste, identificate dal loro codice identificativo (codice a barre) e indicante, per ognuna di esse, se si richiede la fotocopiatura totale o parziale dell unità documentale: nei casi di fotocopia parziale, la richiesta Consap riporterà le istruzioni necessarie per l individuazione dei documenti, all interno dell unità documentale, da fotocopiare. Il Fornitore dovrà effettuare le seguenti attività: Prelievo dall archivio remoto delle unità documentali richieste e registrazione del prelievo mediante lettura del loro codice a barre: il sistema informatico del Fornitore registrerà le unità documentali prelevate come in fotocopiatura ; Apertura dell unità documentale, individuazione e preparazione per la fotocopiatura dei documenti di interesse; Fotocopiatura dei documenti di interesse, fino al formato A3; Ricostituzione dell unità documentale originaria e sua chiusura; Ricollocazione dell unità documentale originale nella scaffalatura dell archivio remoto e registrazione del completamento della fotocopiatura mediante lettura del codice a barre: il sistema informatico del Fornitore registrerà le unità documentali come collocate in scaffalatura dell archivio remoto ; Inscatolamento ed etichettatura delle fotocopie di unità documentali: l etichetta di ogni unità documentale in fotocopia dovrà avere un proprio codice a barre e dovrà riportare la dicitura FOTOCOPIA: il sistema informatico del Fornitore registrerà le fotocopie di unità documentali come fotocopia in trasporto ; Generazione, stampa in doppia copia, verifica e firma della lista delle fotocopie di unità documentali in uscita, che costituirà parte integrante del documento di trasporto; Trasporto delle fotocopie richieste a Consap, come indicato nel successivo par. 6.3; Consegna all incaricato Consap dell insieme delle unità documentali fotocopiate trasportate alla sede Consap, verifica con l incaricato Consap della rispondenza delle unità documentali fotocopiate trasportate alle richieste fatte dai Servizi, registrazione sul sistema informatico, mediante lettura dei codici a barre, della consegna di ognuna delle unità documentali fotocopiate, firma per avvenuta consegna della lista delle unità documentali fotocopiate trasportate da parte del Fornitore e dell incaricato Consap; n tale fase, il sistema informatico del Fornitore registrerà le unità documentali fotocopiate consegnate come fotocopia in sede Consap. 6.3 SERVIZIO DI NAVETTA DEDICATA ORDINARIA Il servizio richiesto consiste nell esecuzione delle seguenti operatività: 16

17 Prelievo e trasporto di unità documentali; Prelievo e trasporto dei rientri di unità documentali precedentemente estratte per la consultazione; Consegna delle unità documentali richieste in consultazione entro le ore 9:30 del giorno successivo alla richiesta inoltrata entro le ore 15:00; Prelievo, trasporto e successiva riconsegna della documentazione oggetto di attività di backoffice presso l archivio remoto. Si richiede un servizio di navetta dedicata operante tutti i giorni lavorativi dell anno. 7 Servizio di trattamento documentale presso l archivio remoto 7.1 GESTIONE FISICA ED INFORMATICA DEGLI AGGIORNAMENTI DOCUMENTALI Il Fornitore, per ogni aggiornamento documentale pervenuto da Consap, ovvero i documenti che vengono prodotti da Consap che costituiscono un aggiornamento delle unità documentali già presenti in archivio, laddove essi dovessero pervenire successivamente alla presa in carico della pratica madre, dovrà effettuare le seguenti attività: il sistema informatico del Fornitore registrerà il nuovo stato dell unità documentale in aggiornamento ; apertura della busta contenente la documentazione di aggiornamento e verifica degli elementi informativi riportati sul documento di aggiornamento rispetto ai dati precedentemente rilevati per l unità di archivio corrispondente; verifica congruità aggiornamento; tracciatura mediante lettura del codice a barre della busta con il documento di aggiornamento lavorato: il sistema informatico del Fornitore registrerà il nuovo stato dell aggiornamento documentale come aggiornamento effettuato contestualmente registrerà informaticamente il documento di aggiornamento; inserimento del documento di aggiornamento nella unità di archivio corrispondente, in occasione della prima richiesta di consultazione della stessa con nuova etichettatura dell unità documentale aggiornata con nuovo anno di conferimento aggiornato all anno dell ultimo aggiornamento, chiusura dell unità documentale. Tale attività dovrà essere completata entro 8 ore lavorative dall avvenuto ricevimento della documentazione di aggiornamento fino ad un limite massimo di 200 unità documentali a giorno. L evidenza della lavorazione e del rispetto delle tempistiche previste dovrà essere verificabile su specifica funzionalità del portale successivamente descritto. 7.2 CONSULTAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE PRESSO I LOCALI DELL ARCHIVIO REMOTO 17

18 Consap si riserva la facoltà di consultare la propria documentazione anche presso i locali del Fornitore ospitanti l archivio remoto, previa individuazione delle persone autorizzate. A tal fine il Fornitore dovrà rendere disponibile un apposita sala di consultazione debitamente attrezzata. Il Fornitore dovrà garantire, inoltre, la presenza in archivio di proprio personale addetto alla gestione della documentazione negli orari di attività degli uffici di Consap. Tutte le procedure di ricerca dovranno essere effettuate dal Fornitore nel rispetto delle norme poste dal legislatore a tutela della riservatezza dei dati personali contenute nei documenti con Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003 e s.m.i ACQUISIZIONE OTTICA DI UNITÀ DOCUMENTALI DI NUOVA EMISSIONE PERVENUTE IN ORIGINALE CARTACEO PRESSO L ARCHIVIO REMOTO APERTURA DELL UNITÀ DOCUMENTALE Il Fornitore dovrà effettuare le seguenti attività: Presa in carico dell unità documentale e relativa registrazione mediante lettura del loro codice a barre: il sistema informatico del Fornitore registrerà le unità documentali prese in carico come in scansione ; Apertura dell unità documentale, individuazione e preparazione per la scansione dei documenti di interesse. NORMALIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE IL Fornitore dovrà effettuare le attività di preparazione della documentazione per il successivo inserimento nelle apparecchiature scanner. Si richiede il riconoscimento di almeno 6 tipi documento all interno del singolo fascicolo. SCANSIONE DELLA DOCUMENTAZIONE L attività di scansione dovrà essere effettuata dal Fornitore impiegando apparecchiature (server, PC di elaborazione, scanner, materiale specifico di lavorazione, ecc.) proprie e a cura di proprio personale dipendente. Le attività richieste sono le seguenti: acquisizione su supporto ottico dei documenti che compongono l incarto, così come precedentemente normalizzati, ai fini della creazione del data base di immagini elettroniche (200 dpi, bianco/nero); controllo sulla qualità delle immagini acquisite; rilascio delle immagini in formato PDF per la successiva visualizzazione sul Portale web. Ciascun foglio oggetto di scansione dovrà essere identificato da un progressivo univoco che ne definisca la posizione all interno della scatola nella quale esso verrà inserito al termine dell attività 18

19 di acquisizione ottica per la successiva conservazione in archivio (es. S , S , dove i primi 5 caratteri dovranno identificare la scatola e i successivi 4 la posizione del foglio all interno della scatola). Il numero progressivo (testapacco) dovrà essere stampato sul foglio in fase di scansione (timbro digitale). L Offerta Tecnica deve: descrivere il metodo e gli strumenti utilizzati in fase di Document Capture; evidenziare, qualora siano presenti, gli accorgimenti o strumenti adottati per garantire la corretta digitalizzazione del documento. Eventuali rescan dovuti a scarsa qualità delle immagini saranno a carico della ditta aggiudicataria. Si stimano circa acquisizioni di immagini all anno. INDICIZZAZIONE DELLE IMMAGINI ACQUISITE Il Fornitore dovrà effettuare la registrazione informatica degli elementi identificativi della singola unità documentale, specifici per ciascun tipo di sotto-fascicolo che compone il fascicolo. Si ipotizzano 10 digit per singola immagine prodotta. PUBBLICAZIONE DEI DATI E DELLE IMMAGINI Il Fornitore dovrà provvedere alla pubblicazione dei dati e delle immagini sul portale web entro 16 ore lavorative dal ricevimento della documentazione fino ad un limite massimo di immagini al giorno. CHIUSURA DELL UNITÀ DOCUMENTALE Il Fornitore dovrà effettuare le seguenti attività: Ricostituzione dell unità documentale originaria e sua chiusura; Collocazione dell unità documentale originale nella scaffalatura dell archivio remoto e registrazione del completamento dell acquisizione ottica mediante lettura del codice a barre: il sistema informatico del Fornitore registrerà le unità documentali come collocate in scaffalatura dell archivio remoto. CONTROLLO DI QUALITA DA PARTE DI CONSAP SUI DOCUMENTI LAVORATI Consap intende effettuare controlli di qualità sui dati (scansioni e indici) ottenuti dalla lavorazione dei documenti oggetto della presente sezione. Il Fornitore, in sede di offerta, dovrà descrivere il processo di controllo di qualità messo a disposizione dei funzionari incaricati da Consap per controllare, verificare e validare i documenti elettronici oggetto di digitazione, considerando che in questa fase, in presenza di contestazioni o controlli di confronto e validazione, potrebbe essere necessario consultare i documenti in originale. 19

20 7.4 ACQUISIZIONE OTTICA ON DEMAND DI DOCUMENTAZIONE IN ARCHIVIO REMOTO RICHIESTA IN CONSULTAZIONE Su specifica richiesta di Consap formulata mediante apposita funzione informatica messa a disposizione dal portale web di cui al cap. 10, il Fornitore dovrà provvedere alla ricerca e all estrazione dall archivio remoto di unità documentali specifiche per l acquisizione ottica on demand parziale o totale dell unità documentale originale. La richiesta predisposta da Consap conterrà il Servizio Consap richiedente, l elenco delle unità documentali richieste, identificate dal loro codice identificativo (codice a barre) e indicante, per ognuna di esse, se deve essere effettuata l acquisizione ottica on demand parziale o totale dell unità documentale originale. Nei casi di acquisizione ottica on demand parziale, la richiesta Consap riporterà le istruzioni necessarie per l individuazione dei documenti, all interno dell unità documentale, da sottoporre ad acquisizione ottica. Il Fornitore dovrà effettuare le seguenti attività: Prelievo dall archivio remoto delle unità documentali richieste e registrazione del prelievo mediante lettura del loro codice a barre: il sistema informatico del Fornitore registrerà le unità documentali prelevate come in acquisizione ottica on demand ; Apertura dell unità documentale, individuazione e normalizzazione dei documenti di interesse per l acquisizione ottica, da svolgere con le modalità indicate al par. 7.30; Acquisizione ottica dei documenti di interesse con le modalità indicate al par. 7.30; Indicizzazione informatica delle immagini acquisite con le modalità indicate al par. 7.30; Pubblicazione dei dati e delle immagini acquisite con le modalità indicate al par. 7.30; Ricostituzione dell unità documentale originaria e sua chiusura; Ricollocazione dell unità documentale originale nella scaffalatura dell archivio remoto e registrazione del completamento dell acquisizione ottica mediante lettura del codice a barre: il sistema informatico del Fornitore registrerà le unità documentali come collocate in scaffalatura dell archivio remoto. Le attività di controllo delle immagini dei documenti richiesti in consultazione tramite acquisizione ottica on demand potranno essere svolte da Consap con le modalità indicate al par Si stimano circa acquisizioni di immagini on demand all anno. 8 Servizio di protocollazione e di postalizzazione Il servizio di protocollazione e postalizzazione (denominato nel seguito Ufficio Posta e Protocollo) dovrà essere svolto dal Fornitore presso la sede Consap in Via Yser, 14 Roma, in locali che saranno messi a disposizione dalla stessa in comodato d uso gratuito. Consap concederà in 20

21 comodato d uso gratuito le seguenti strumentazioni ed attrezzature, in quantità tale da consentire il regolare svolgimento delle attività necessarie ad assicurare il rispetto dei livelli di servizio richiesti: arredi (es. scrivanie, sedie, etc.) postazioni PC software di protocollazione stampanti etichettatrici imbustatrice fotocopiatrice macchina affrancatrice scanner materiale di cancelleria e di consumo in genere (es. toner stampanti, etichette, etc.) lettori ottici di codice a barre materiali necessari per la spedizione della posta in uscita (es. buste, carta da imballaggio, nastro adesivo, etc.). La manutenzione di tutta la strumentazione concessa in comodato d uso (postazioni PC, stampanti, etichettatrici, scanner, software, lettori ottici, ) è a carico di Consap. Per lo svolgimento del servizio sopra indicato, Consap chiede il rispetto dei seguenti livelli di servizio: protocollazione della corrispondenza in entrata: entro la stessa giornata nella quale la corrispondenza è stata presa in carico dall Ufficio Posta e Protocollo (la corrispondenza viene generalmente consegnata all Ufficio Posta e Protocollo di Consap dal lunedì al venerdì entro le ore 13:00); preparazione alla consegna della corrispondenza in entrata ai destinatari Consap: entro il giorno lavorativo seguente alla data di protocollazione, eccezion fatta per gli atti giudiziari che dovranno essere consegnati ai destinatari nello stesso giorno di protocollazione; protocollazione della corrispondenza in uscita: entro la giornata di consegna della documentazione al protocollo; predisposizione del materiale per la consegna della corrispondenza in uscita all Ufficio P.T. di via Yser: entro e non oltre le ore 12:00 del giorno seguente alla data di protocollazione. L Ufficio Posta e Protocollo dovrà assicurare il proprio servizio nei seguenti orari: dal lunedì al giovedì: dalle ore 8:00 alle ore 17:00. Dalle ore 17:00 alle ore 18:00 si richiede il presidio dell ufficio da parte di almeno una unità di personale. il venerdì: dalle ore 8:00 alle ore 13:00. Dalle ore 13:00 alle ore 17:00 si richiede il presidio da parte di almeno una unità di personale. Si precisa quanto segue: il coordinamento del servizio è interamente a carico del Fornitore, che dovrà garantire per tale attività risorse specifiche. Il profilo delle suddette risorse dovrà essere adeguatamente dettagliato nell offerta tecnica così come specificato nel cap. 14 del presente Capitolato; 21

22 il personale utilizzato, del cui operato il Fornitore sarà pienamente responsabile, dovrà essere in regola con tutti gli adempimenti previsti dalla vigente normativa in materia previdenziale, contributiva, assicurativa; il servizio non sarà richiesto né in giorni festivi né in orario notturno né in orari diversi da quelli sopra indicati, ad eccezione di casi particolari per i quali Consap chiederà un presidio oltre l orario sopra indicato; per consentire il corretto svolgimento del servizio, Consap metterà a disposizione del Fornitore locali di dimensioni adeguate e a norma, nel rispetto delle prescrizioni della legislazione vigente in tema di sicurezza dei luoghi di lavoro (D.Lgs. 81/2008 e s.m.i.). Si riportano di seguito i volumi di corrispondenza gestiti da Consap nell anno 2016: Numero registrazioni di protocollo Numero pagine medie per documento protocollato Protocollo in entrata Protocollo in uscita Per lo svolgimento di tali attività è ipotizzabile, alla partenza del progetto, un gruppo di lavoro costituito da circa 10 risorse FTE, compresa una figura di archivista che svolge attività di coordinamento dei gruppi di lavoro e di interfaccia tra la società aggiudicatrice ed i riferimenti Consap. Il gruppo di lavoro dovrà potersi rimodulare, nel corso della fornitura, in funzione del variare del numero di documenti da trattare. Di seguito si descrivono le attività richieste. 8.1 TRATTAMENTO DELLA CORRISPONDENZA CARTACEA IN ENTRATA La corrispondenza in entrata viene consegnata all Ufficio Posta e Protocollo dal lunedì al venerdì generalmente entro le ore 13:00. Il Fornitore dovrà eseguire le seguenti attività: 1. Firma e timbratura della cartolina di avviso di ricevimento con indicazione della data di ricezione (per raccomandate, assicurate e corrispondenza corrieri); 2. Scansione della cartolina di avviso di ricevimento o cedolino del corriere (per raccomandate, assicurate e corrispondenza corrieri); 3. Apertura della busta ed estrapolazione del contenuto; 4. Timbratura del documento con indicazione della data di ricezione; 5. Individuazione del codice di classificazione e fascicolazione secondo il Titolario Consap (Classificazione e Collocazione) in essere; 6. Smistamento della corrispondenza per l attività di protocollazione; 7. Protocollazione del documento in ingresso tramite utilizzo del software di gestione del 22