Avanade Codice etico aziendale Code of Business Ethics (CoBE) Enter

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1 Avanade Codice etico aziendale Code of Business Ethics (CoBE) Enter 1

2 In qualità di Chief Executive Officer, sono lieto di poter condividere con voi il Codice di etica aziendale Avanade aggiornato (in breve, CoBE ). Il nostro Codice di etica aziendale definisce gli standard che Avanade intende rispettare in tutte le sue operazioni, sia esterne che interne. Il codice riflette chiaramente i nostri Core Value e deve diventare la guida principale per le responsabilità etiche di ogni dipendente. La versione aggiornata del CoBE include alcune linee guida su nuovi argomenti, quali ad esempio l antiterrorismo o il riciclaggio di denaro, i social media, i pagamenti per facilitazioni, la diversità e l inclusione sociale. Mettere in pratica il CoBE in ogni nostra attività presso Avanade richiede un costante impegno da parte di tutti noi. Certo del vostro supporto, vi invito a leggere attentamente e ad adottare il CoBE mentre continuiamo a svolgere il nostro lavoro per la soddisfazione dei clienti. Adam Warby Chief Executive Officer 2

3 I. Le basi del nostro lavoro di squadra 1

4 I. Le basi del nostro lavoro di squadra I nostri Core Value sono alla base del nostro lavoro di squadra Per noi di Avanade, i Core Value rappresentano un forte legame che ci permette di agire come una sola squadra e di essere più agili, più forti e più competitivi. Grazie alla consapevolezza e all applicazione di questi valori nel nostro lavoro di ogni giorno: agiamo con integrità, dignità e rispetto; raggiungiamo i nostri obiettivi con un lavoro di squadra; ci dedichiamo ai nostri clienti; accogliamo il cambiamento; dimostriamo passione per la tecnologia; costruiamo l esperienza Avanade. Il Codice etico aziendale di Avanade, il CoBE, ci indica come mettere in pratica i nostri Core Value Il CoBE di Avanade espone specifiche regole di condotta che sono in linea con le nostre policy e prassi, nonché indispensabili ai fini degli obblighi di conformità legale e normativa della nostra azienda. Sempre di più, i clienti con cui intratteniamo rapporti di lavoro sono quelli che hanno adottato codici di condotta simili al nostro per i loro dipendenti e i loro fornitori. Il CoBE fornisce i riferimenti alle policy Avanade che sono alla base dei comportamenti indicati e che offrono una guida etica, legale e politica dettagliata e aggiornata. Questo codice non contiene i riferimenti a tutte le policy Avanade, ma mette in luce e consolida i punti chiave di condotta e comportamento personale etico e legale che sono fondamentali per le nostre attività e per il nostro spirito di squadra. Il CoBE deve essere osservato da tutte le persone che lavorano in Avanade, in tutti i Paesi Il CoBE deve essere osservato da tutti i funzionari, i membri del consiglio di amministrazione, i dipendenti e i fornitori, inclusi gli intermediari commerciali. Il General Counsel e CEO di Avanade, in consultazione con il Director of Regulatory Compliance, ha facoltà di derogare agli obblighi del CoBE, mentre per i membri del consiglio di amministrazione e del comitato esecutivo è necessaria l autorizzazione del consiglio di amministrazione. Noi tutti siamo responsabili dell applicazione dei principi del CoBE a ogni decisione riguardante il nostro personale, i nostri clienti e Avanade in generale, nonché del rispetto della legge nelle nostre relazioni di lavoro (quelle con i dipendenti, i clienti, i fornitori, gli intermediari commerciali e tutti gli altri). Caratterizzati da una forte diversità, operiamo in tutto il mondo, nell ambito di una molteplicità di culture nazionali e regionali. Ovunque ci troviamo restiamo fedeli ai nostri Core Value, senza violare le leggi o le nostre policy con la scusa di adattarci ai costumi commerciali locali. Inoltre, non chiediamo agli altri di fare cose che a noi è proibito fare. Il CoBE è il codice che dovete osservare e proteggere Per l applicazione del CoBE è indispensabile il contributo di ogni singola persona che lavora in Avanade. Dobbiamo conoscerlo e osservarlo tutti, come un unica squadra. L errore commesso da uno solo di noi può avere conseguenze su tutti gli altri. Certifichiamo la conformità al CoBE quando registriamo i nostri fogli di presenza e anche periodicamente, quando ci viene richiesto di farlo. Dichiariamo di non avere alcun conflitto di interessi o di non essere a conoscenza di alcun caso di violazione del CoBE. Segnaliamo ogni violazione del CoBE, delle policy, ogni comportamento non etico, attività fraudolenta o criminale di cui siamo venuti a conoscenza. Avanade ha facoltà di chiedere ai membri del suo consiglio di amministrazione e alle terze parti che ingaggia di certificare la loro conformità al CoBE e ad altre policy specifiche. Vigilate su ogni possibile violazione del CoBE. L Avanade Ethics and Compliance Team è a vostra disposizione per rispondere a ogni domanda sul CoBE. Vi esortiamo a contattarlo in caso di dubbio per verificare la validità delle decisioni prese. 2

5 I. Le basi del nostro lavoro di squadra Come si segnala una violazione del CoBE? Per esprimere le vostre preoccupazioni o fare domande potete utilizzare i normali canali di segnalazione. Per prima cosa, parlate con il vostro supervisore, manager o responsabile delle risorse umane, che rappresentano il referente più immediato per questo tipo di situazioni. Se il fatto di parlare con loro vi mette a disagio, rivolgetevi al livello direttivo superiore, al vostro Career Manager o a un membro dell Ethics and Compliance Team o all Avanade Legal Group. Se non volete utilizzare nessuno di questi canali, potete segnalare una possibile violazione del CoBE o inoltrare una segnalazione, sempre ovviamente veritiera e in buona fede, relativamente ad affari finanziari, prassi contabili, controlli di contabilità interni, questioni di verifica dei conti, casi di corruzione o frode o altre questioni gravi che possono mettere a rischio gli interessi vitali di Avanade o l integrità morale o fisica dei suoi dipendenti utilizzando l Avanade Business Ethics Line, disponibile in tutto il mondo. I numeri telefonici nazionali sono reperibili qui qui e il servizio è attivo 24 ore al giorno, sette giorni alla settimana (potete addebitare i costi della chiamata) oppure potete visitare il sito Web crittografato ai seguenti indirizzi: per i Paesi dell Unione europea, https://www.financial-integrity.com/ avanadebusinesseuline.jsp oppure, per tutti gli altri Paesi, inclusi Stati Uniti e Canada, https://www.integrity-helpline.com/ avanade.jsp. Anche se potete mantenere l anonimato, vi invitiamo a fornire i dettagli di contatto in quanto, per la soluzione di alcuni casi, Avanade potrebbe richiedere ulteriori informazioni. L ambito della segnalazione e/o il requisito di anonimato della Avanade Business Ethics Line potrebbero essere soggetti a limitazioni in alcuni Paesi, come indicato sul sito Web della stessa Business Ethics Line. Qualora riceveste una lettera anonima o un altro tipo di comunicazione indicante una condotta in possibile violazione del CoBE, segnalate immediatamente il caso a un membro dell Ethics and Compliance Team o dell Avanade Legal Group. Evitate di indagare personalmente su queste accuse e non informate nessuno a parte i membri dell Ethics and Compliance Team o dell Avanade Legal Group. L Ethics and Compliance Team segue tutte le segnalazioni di violazioni del CoBE Qualora l Ethics and Compliance Team stabilisca che una segnalazione costituisce una potenziale violazione del CoBE, avvierà le dovute indagini. L Avanade Ethics and Compliance Team, assistito dall Accenture Corporate Investigations Team nei casi appropriati, ha come incarico primario quello di indagare sulle accuse di violazione del CoBE e delle policy Avanade. Anche se, naturalmente, le indagini variano a seconda delle circostanze, in genere implicano: revisione delle comunicazioni e dei documenti pertinenti, colloqui con le persone chiave ai fini dell indagine, analisi dello scenario legale e, quando richiesto, l espressione di raccomandazioni sulle azioni disciplinari o sulle azioni correttive da intraprendere. I leader più anziani o l Audit Committee possono anche richiedere una notifica se lo sviluppo delle indagini arriva a un punto significativo. Azioni disciplinari fino alla conclusione del rapporto di lavoro per chi viola il CoBE Qualsiasi dipendente Avanade che violi qualsiasi parte del CoBE, o qualsiasi policy o procedura alla base di questo documento, o che sia responsabile di una segnalazione falsa o fuorviante fatta in cattiva fede alla Business Ethics Line, può essere soggetto a un azione disciplinare che può arrivare fino alla conclusione del rapporto di lavoro. Inoltre, Avanade potrebbe essere soggetta a obblighi legali o di altro tipo, o potrebbe altrimenti stabilire di dover segnalare le violazioni alle autorità competenti poiché, in alcuni casi, le violazioni del CoBE, delle policy o delle procedure possono rappresentare anche violazione delle leggi locali. Nessuna ritorsione per la segnalazione Avanade non tollera alcuna ritorsione nei confronti dei dipendenti che onestamente e in buona fede sollevano un dubbio o una preoccupazione o segnalano una sospetta cattiva condotta che riguardi l attività di Avanade o il comportamento dei suoi direttori, funzionari, dipendenti, clienti, fornitori, intermediari commerciali o subappaltatori. Chi minaccia o compie ritorsioni viola la policy di Avanade ed è soggetto ad azioni disciplinari che possono arrivare alla conclusione del rapporto di lavoro. 3

6 II. I nostri clienti possono essere certi della correttezza del nostro comportamento 4

7 II. I nostri clienti possono essere certi della correttezza del nostro comportamento Siamo contro la corruzione Avanade è contro qualsiasi forma di corruzione, incluse la corruzione vera e propria, praticamente proibita dalle leggi di tutti i Paesi del mondo, e una serie più ampia di attività vietate dal Foreign Corrupt Practices Act degli Stati Uniti e dal Bribery Act del Regno Unito. L osservanza di queste leggi e delle leggi anticorruzione locali è per noi un obbligo ovunque svolgiamo la nostra attività. I nostri standard possono essere più elevati rispetto ad alcuni costumi locali o alle prassi aziendali di altre imprese, ma in ogni caso Avanade non tollera alcuna condotta illegale o discutibile, anche se adottata da alcuni dei nostri concorrenti. Prestate attenzione ai segnali di pericolo. Tutti gli accordi con clienti, intermediari commerciali o altri partner commerciali che vi sembrano discutibili devono essere portati immediatamente all attenzione dell Avanade Legal Group. La rapidità nell individuare e segnalare questi casi può fare la differenza nella prevenzione dei comportamenti in grado di danneggiare Avanade o i suoi clienti. Niente tangenti, niente denaro contante e un severo controllo su omaggi e proposte di intrattenimento Non effettuiamo e non accettiamo pagamenti discutibili, indipendentemente dal fatto che rientrino o meno nel novero delle condotte corruttive. Non offriamo o doniamo beni di valore per ottenere nuovi contratti, conservare i contratti esistenti, velocizzare le azioni dei funzionari pubblici o assicurarci un vantaggio sleale. Non ci facciamo tentare dalla prassi illecita di mascherare le tangenti o altre attività vietate spacciandole per pagamenti legittimi come commissioni, parcelle per consulenza o donazioni benefiche. Non cerchiamo di aggirare i divieti facendo ricorso ad altre persone. Non offriamo mai denaro o disponibilità liquide a nessun cliente (ex, attuale o potenziale) e non accettiamo omaggi o denaro o strumenti equivalenti al denaro da fornitori (ex, attuali o potenziali) né direttamente, né tramite un nostro familiare o una qualsiasi altra persona. Per disponibilità liquide si intendono assegni, ordini di pagamento, azioni e titoli. Oltre a non accettare omaggi in contante o disponibilità liquide: non accettiamo prestiti da clienti o fornitori, a eccezione dei prestiti convenzionali ai tassi di mercato ottenuti dagli istituti di credito; non accettiamo offerte per utilizzare liberamente proprietà private quali, ad esempio, un appartamento nel residence di una località sciistica, una multiproprietà, ecc.; non consentiamo ai fornitori di effettuare per nostro conto pagamenti a terze parti, come ipoteche, rette scolastiche, pagamenti con carte di credito, ecc. Offerta/accettazione di omaggi a/da clienti e fornitori (ex, attuali o potenziali) Gli omaggi e le proposte di intrattenimento devono soddisfare i cinque criteri specifici esposti nella Policy 150. In base a tali criteri, l omaggio o l intrattenimento deve: avere uno scopo congruo e non servire ad assicurarsi un vantaggio scorretto o comunque influenzare scorrettamente il destinatario; essere consentito dalla legge; essere consentito dalle nostre policy; essere consentito dalle policy del destinatario; essere appropriato e di valore ragionevole in ogni circostanza. Non offrite e non accettate mai omaggi oppure ospitalità senza avere prima controllato la procedura di approvazione di Avanade e, nel caso dell offerta di omaggi oppure ospitalità, prima di proporre l offerta. Programmi ed eventi di marketing Di quando in quando, previa la dovuta approvazione, il reparto Sales and Marketing può organizzare riunioni commerciali in occasione di determinati eventi oppure sponsorizzare eventi commerciali o di intrattenimento. Per decidere se è possibile invitare un cliente a questi eventi, è necessario attenersi alle disposizioni della Policy 150 di Avanade e alla relativa procedura. Le nostre policy relative ai rapporti con i clienti sono in linea con le leggi e le restrizioni locali. Comprendiamo e condividiamo le restrizioni in tutti i casi in cui il cliente sia un funzionario pubblico (sono inclusi anche i dipendenti delle aziende a partecipazione statale). Omaggi ai/dai dipendenti Tra i dipendenti è consentita l offerta reciproca di omaggi, ma sempre nei limiti del buon senso. Non dobbiamo mai ricorrere all offerta di un omaggio per influenzare qualcuno o per esprimere favoritismi. In generale, l omaggio deve avere un valore nominale e nessuno deve sentirsi obbligato a ricambiare in base al valore di un omaggio. In molte occasioni, noi di Avanade siamo lieti di premiare i successi reciproci con un omaggio o un premio speciale, soggetto ai requisiti fiscali applicabili. Occasionalmente, Avanade organizza per i dipendenti lotterie, concorsi, quiz ed eventi simili durante i quali i dipendenti ricevono il premio e questi eventi devono essere approvati anticipatamente. 5

8 II. I nostri clienti possono essere certi della correttezza del nostro comportamento Lotterie e premiazioni Generalmente, le vincite delle lotterie e i premi nell ambito di un attività aziendale non sono considerati omaggi. In ogni caso, prima di accettarli, è necessario ottenere l approvazione dell Avanade Legal Group o dell Avanade Ethics and Compliance Team. Adottate la massima cautela quando avete a che fare con clienti governativi e funzionari pubblici Avanade scoraggia fortemente l offerta di omaggi o intrattenimento ai funzionari pubblici (sono inclusi anche i dipendenti delle società a partecipazione statale) o l invito a partecipare agli eventi sponsorizzati da Avanade rivolto a tali soggetti. Controllate il processo di approvazione previsto da Avanade ai sensi della Policy 150 e utilizzate il Gifts and Entertainment Tool prima di offrire omaggi e intrattenimento a un funzionario pubblico. Per avere ulteriore assistenza nei casi che coinvolgono un funzionario pubblico, rivolgetevi all Avanade Legal Group o all Ethics and Compliance Team e fate riferimento alla Policy Intermediari commerciali etici e qualificati. Assumiamo gli intermediari commerciali che potranno vendere i servizi Avanade solo se hanno superato le nostre procedure di approvazione e due diligence. Tutti i nostri intermediari commerciali hanno l obbligo di osservare le nostre procedure e policy anticorruzione. Qualora osserviate uno qualsiasi dei seguenti segnali di pericolo, chiedete subito aiuto all Avanade Legal Group o all Ethics and Compliance Team: stiamo operando in un Paese conosciuto per i casi di corruzione; un intermediario commerciale fa richiesta di una parcella insolitamente cospicua o condizionata; un intermediario commerciale si rifiuta di fornire le informazioni necessarie a esercitare la due diligence; i referenti di un intermediario commerciale non forniscono le informazioni richieste per portare a termine la due diligence; la reputazione di un intermediario commerciale è discutibile sotto qualsiasi altro aspetto; ci viene chiesto di fare un pagamento a un altra persona, in un altro Paese, utilizzando un numero di conto bancario anonimo o di pagare una somma in contanti; un intermediario commerciale ha un rapporto di lavoro o di parentela con un funzionario pubblico; un cliente ci chiede di erogare un contributo per una causa politica o benefica o di avvalerci di un particolare intermediario commerciale; un intermediario commerciale chiede un aumento dei compensi concordati per concludere un affare. Vigiliamo sul pericolo di riciclaggio di denaro Il riciclaggio di denaro consiste nel celare fondi illeciti o nel fare apparire leciti tali fondi movimentandoli attraverso attività commerciali legittime. Le leggi antiriciclaggio ci vietano di partecipare a transazioni in cui siano coinvolti fondi derivanti da attività illegali, incluse le transazioni ideate per promuovere o celare attività illegali. È possibile che persone implicate in attività criminali, quali traffico di droga, corruzione o attività terroristiche, provino a riciclare i loro fondi con l acquisto di servizi Avanade. Noi stabiliamo rapporti commerciali solo con parti rispettabili, impegnate in attività commerciali legittime, con fondi derivanti da fonti legittime. Avanade non accetterà in nessun caso fondi noti per provenire da attività illegali. Esercitiamo la due diligence su tutti i nuovi clienti per accertare la natura e l integrità dei nostri business partner. Impegni nei confronti dei clienti Prima di accettare un nuovo incarico, esercitiamo la dovuta due diligence. A questo scopo, svolgiamo le ricerche necessarie ad accertare la natura e l integrità di qualsiasi potenziale nuovo cliente. Ci atteniamo alla nostra Policy 110, che espone le approvazioni e le revisioni interne necessarie per poter accettare un nuovo cliente o un nuovo progetto di lavoro. Controlli sulle esportazioni e altri controlli correlati alla sicurezza nazionale Le leggi sulla sicurezza nazionale e i controlli sulle esportazioni degli Stati Uniti e degli altri Paesi regolano la distribuzione di tecnologie sensibili, come quelle che impiegano una potente crittografia per scopi militari e nucleari o altri scopi che presentano un elevato profilo di rischio per la sicurezza e/o per la politica estera. Queste leggi cercano anche di impedire che Paesi nemici, terroristi o altri attori ostili possano ottenere tecnologie (inclusi software e know-how) utilizzabili per scopi illegittimi. Oltre a limitare e controllare la fornitura del nostro software e del nostro know-how, tali leggi limitano e controllano il flusso di alcuni prodotti costruiti all estero con l ausilio di tecnologia o software di Avanade. Tali limitazioni includono il trasferimento di tecnologia controllata a determinati cittadini stranieri, sia nel loro Paese che all estero. In alcuni casi, queste leggi limitano in assoluto la nostra possibilità di operare in determinate zone o di fornire in queste zone servizi quali l outsourcing dei processi aziendali. In molti Paesi sono previste sanzioni economiche e commerciali per chi intrattiene rapporti con alcuni Paesi, terroristi, organizzazioni di sostegno al terrorismo, entità coinvolte nella proliferazione delle armi di distruzione di massa e nel traffico internazionale di sostanze stupefacenti, tanto che a volte sono addirittura vietate le collaborazioni e agevolazioni indirette. La Policy 1283 di 6

9 II. I nostri clienti possono essere certi della correttezza del nostro comportamento Leggi e norme antiboicottaggio Le leggi antiboicottaggio vietano ad Avanade di accordarsi con altri soggetti per non intrattenere rapporti commerciali con alcuni Paesi o con alcune aziende e di fornire informazioni su tali rapporti commerciali. Queste leggi possono anche impedire ad Avanade qualsiasi forma di discriminazione nei confronti di persone o società sulla base di razza, religione, genere, Paese di origine o nazionalità e la divulgazione di informazioni concernenti questi soggetti. Avanade potrebbe essere obbligata a segnalare agli enti pubblici preposti eventuali inviti a partecipare a tali attività. Dall altro lato, diversi governi hanno stabilito delle sanzioni nei confronti di determinati Paesi e gruppi accusati di sostenere il terrorismo o il traffico di sostanze stupefacenti e Avanade è tenuta a rispettare queste leggi. Anche in questo caso, non possiamo chiedere a un subappaltatore di fare ciò che non possiamo fare direttamente, dal momento che anche una collaborazione o agevolazione indiretta di una transazione di questo tipo può costituire un reato. La Policy 1254 descrive la procedura da seguire per ottemperare alle leggi che regolano sanzioni ed embargo. Proteggete le informazioni riservate: le nostre, quelle delle nostre società di controllo e quelle dei nostri clienti Abbiamo l obbligo di proteggere le nostre informazioni riservate, quelle delle nostre società di controllo (Accenture e Microsoft) e quelle dei clienti da divulgazione e usi impropri. Adottiamo tutte le misure necessarie a proteggere anche le informazioni riservate di terze parti che non sono nostri clienti, come i fornitori e i business partner. I nostri obblighi relativi alla protezione delle informazioni riservate sono riportati nella Policy 69. Per informazioni riservate si intendono tutte le informazioni non disponibili pubblicamente che un azienda o una persona possono generare, raccogliere o utilizzare in merito alla loro attività, attività di ricerca e sviluppo, personale, clienti o business partner. Nei casi in cui non siamo certi che le informazioni debbano essere considerate riservate, le trattiamo come se lo fossero. Possiamo divulgare le informazioni riservate solo se disponiamo della dovuta autorità e, anche in questo caso, solo a coloro che hanno effettiva necessità di conoscerle per motivi aziendali legittimi. Dobbiamo adottare le misure adeguate per prevenire la divulgazione non autorizzata delle informazioni riservate, inclusa la stretta osservanza delle policy Avanade sulla sicurezza delle informazioni, le policy sulle comunicazioni e gli accordi con i clienti che regolano l uso corretto e la divulgazione corretta dei dati. Il nostro obbligo a proteggere le informazioni riservate vale sia quando lavoriamo presso una sede Avanade, sia quando lavoriamo fuori sede, presso un cliente, in un altro ufficio o a casa. Divulgate le informazioni riservate solo per obbligo di legge e solo dopo avere ricevuto l approvazione e l assistenza dell Avanade Legal Group. Non utilizzate mai le informazioni riservate di Avanade, delle nostre società di controllo, dei nostri clienti o di terze parti per ottenere un vantaggio o un beneficio personale. Non condividete mai le informazioni finanziarie di Avanade con terze parti, a meno che: le informazioni non siano già state rese pubbliche il Chief Financial Officer di Avanade abbia fornito il suo previo ed espresso consenso scritto alla divulgazione Riconoscere ed evitare l insider trading Ogni dipendente di Avanade potrebbe potenzialmente entrare in possesso di informazioni su Avanade, Accenture, Microsoft, un cliente o un altra terza parte che sono considerate informazioni rilevanti, ovvero informazioni che un investitore ragionevole potrebbe considerare importanti nel decidere se comprare, conservare o vendere i titoli delle suddette aziende. Le informazioni rilevanti che non sono state rese disponibili per il pubblico sono definite informazioni interne e l acquisto o la vendita di titoli sulla base di queste informazioni interne, o la divulgazione di queste ultime, ci è vietata. Non indicate ad altre persone (inclusi familiari, amici o soci) di comprare o vendere titoli e non elargite consigli, né in forma di dettagli, né in forma di commenti generali, basati su informazioni interne. In caso di dubbio, non comprate o non vendete titoli di aziende di cui disponiamo delle informazioni interne e non parlate ad altri di queste informazioni. La Policy 1216 stabilisce una guida dettagliata per riconoscere ed evitare l insider trading. La nostra concorrenza è aggressiva ma corretta Siamo a favore della concorrenza e ci piace competere. Abbiamo fiducia nella nostra capacità di essere vincenti e pensiamo che la concorrenza ci aiuti a migliorare rendendoci più mirati, rafforzando il nostro senso della disciplina e motivandoci a innovare continuamente. In ultima analisi, tutto questo va a vantaggio dei nostri clienti e del mercato. Non ci impegniamo in nessuna attività che possa avere l effetto di frenare la concorrenza. La vera concorrenza significa giocare alla pari. Come esposto nella Policy 1322, competiamo in modo leale e rispettoso, e ci aspettiamo 7

10 II. I nostri clienti possono essere certi della correttezza del nostro comportamento che i nostri concorrenti facciano lo stesso. Rispettiamo tutte le leggi e le norme che promuovono la concorrenza aperta e leale tra le aziende, incluse le leggi antitrust degli Stati Uniti, le leggi sulla concorrenza dell Unione europea e le leggi analoghe degli altri Paesi. Assicuratevi di conoscere le regole sulle comunicazioni con i concorrenti prima di entrare in contatto con loro. Non importa quanto innocua possa sembrare una comunicazione (incluse quelle in occasione di tavole rotonde o incontri delle associazioni di settore), nell evenienza di un RFP (Request for Proposal Process), un ente pubblico potrebbe fraintendere l intenzione o estrapolarla dal contesto e accusarci di comportamento anticompetitivo. In particolare: non discutete i prezzi o i termini della nostra offerta con la concorrenza; non accordatevi con un concorrente per puntare a determinati clienti, prodotti, servizi o aree geografiche; non prendete accordi per boicottare un cliente, un fornitore, un titolare di licenza o un licenziatario; non accordatevi con un fornitore o un cliente sui prezzi di rivendita a una terza parte; non avvaletevi di metodi ingannevoli e non approfittate di un vantaggio disonesto, ad esempio cambiando, nascondendo o mistificando i fatti oggettivi. Richiedete e ottenete la revisione dell Avanade Legal Group prima di: stabilire un alleanza con un concorrente; siglare un accordo di offerta o fornitura congiunta o formare una joint venture; acquistare beni o titoli di un concorrente; accettare un contratto contenente clausole di esclusiva. Conoscere i nostri concorrenti e la loro attività è una componente critica della nostra capacità di competere con loro. Il modo in cui raccogliamo le informazioni, tuttavia, è importante ai fini del rispetto sia della legge, sia della nostra idea di trattamento equo. In particolare, noi: (i) non otteniamo informazioni sui concorrenti utilizzando mezzi illegali o non etici, come falsa dichiarazione, inganno, furto, spionaggio, tangenti o richieste fatte ai loro dipendenti, fornitori o clienti; (ii) non chiediamo ad altri di raccogliere informazioni sui concorrenti in modo illecito o non etico; o (iii) non chiediamo a dipendenti che hanno precedentemente lavorato per un concorrente di fornirci informazioni riservate o proprietarie. La raccolta o l uso impropri delle informazioni sui concorrenti, indipendentemente da valore di queste ultime, possono esporre Avanade e voi al rischio di responsabilità penali e civili. In caso di dubbio, chiedete informazioni ai gruppi addetti alle vendite o al marketing, che hanno il compito di ottenere queste informazioni nel modo corretto. 8

11 III. Contiamo l uno sull altro per proteggere le risorse della nostra azienda 9

12 III. Contiamo l uno sull altro per proteggere le risorse della nostra azienda Dobbiamo proteggere le risorse di Avanade per assicurare la crescita continua della nostra attività Le risorse chiave di Avanade sono ciò che ci differenzia dai concorrenti e la base dei servizi che offriamo oggi e di quelli che svilupperemo in futuro. Queste risorse sono costituite da entità che potreste non avere mai considerato come tali: il nostro personale, il nostro marchio, la nostra reputazione e la nostra proprietà intellettuale, inclusi metodologie, software e know-how. Contiamo l uno sull altro per salvaguardare, proteggere e migliorare le risorse di Avanade e utilizzarle solo per scopi aziendali legittimi. Il nostro comportamento personale ci permette di realizzare i nostri valori Il nostro personale è la nostra risorsa più preziosa. In larga misura, in quanto azienda di servizi, il nostro personale è il nostro marchio. Questo significa che la condotta di ognuno di noi (le nostre parole e le nostre azioni) permette di rafforzare e migliorare il nome, l identità del marchio, il posizionamento del marchio di Avanade e la personalità della nostra azienda. Il nostro comportamento e le nostre decisioni individuali, così come le decisioni che prendiamo come azienda, contribuiscono a migliorare l immagine del nostro marchio nel mondo. La condotta professionale è parte integrante dell immagine e dell impatto di Avanade come azienda. Il nostro comportamento è teso a promuovere il nome e la reputazione di Avanade. Rappresentiamo Avanade e agiamo sempre in modo professionale quando siamo al lavoro o in viaggio per affari oppure partecipiamo a eventi sociali o di formazione con colleghi e clienti. Il nostro comportamento in queste circostanze si riflette sull immagine di Avanade. Quando prendete parte come volontari a eventi o attività benefiche non organizzate da Avanade o se vi iscrivete a un organizzazione civile o religiosa, siete pregati di farlo a titolo personale, come privati cittadini, e non a titolo di rappresentanti di Avanade. Uso responsabile e professionale dei social media Utilizzate responsabilmente i social media, ovvero blog, social network, wiki, siti di community e siti di video sharing. Proteggete sempre le informazioni riservate e la proprietà intellettuale dell azienda. Comunicate in modo rispettoso e professionale, non utilizzate mai un linguaggio profano o denigratorio per motivi etnici, religiosi o di genere ed evitate qualsiasi atto di molestia, bullismo o discriminazione. Attenetevi alle policy Avanade applicabili: Policy 5002 Social Media; Policy 5007 Uso accettabile di informazioni, dispositivi e tecnologia; Policy 1431 Trattamento e conservazione dei dati; e Policy 0069 Riservatezza. Ognuno di voi è personalmente responsabile dei contenuti che pubblica online. Se pubblicate commenti su Avanade, assicuratevi di rendere ben chiaro che siete dipendenti di Avanade e che le opinioni espresse sono le vostre opinioni personali e non coincidono necessariamente con le opinioni o le posizioni dell azienda. Il nome e il marchio Avanade sono il nostro biglietto da visita per i nostri clienti e per il mondo Il nome e il marchio Avanade sono risorse potenti e preziose in cui investiamo in modo continuo e consistente. Sono loro a dare l impressione di chi siamo e a differenziarci dai concorrenti. L uso del nome e del marchio Avanade in tutte le attività e transazioni deve essere coerente a livello mondiale. Nessuna terza parte può utilizzare il nostro nome e il nostro marchio senza la previa autorizzazione scritta di Avanade. Nessuno può fornire tale approvazione se non nel pieno rispetto dei requisiti stabiliti dalle nostre policy sull uso dei nomi e dei marchi. Analogamente, noi non siamo autorizzati a utilizzare i nomi e i marchi degli altri senza la loro approvazione. Prevenzione dei conflitti di interesse Noi evitiamo anche la semplice parvenza di un conflitto di interessi. Un conflitto di interessi si verifica quando i nostri interessi privati interferiscono, o sembrano interferire, con gli interessi di Avanade. Questa situazione può danneggiare la nostra integrità come individui e, in alcuni casi, persino compromettere il margine competitivo di Avanade e la sua reputazione. Dobbiamo sempre basare le nostre decisioni commerciali sulle esigenze di Avanade e non sui nostri interessi personali, quelli dei nostri familiari e amici o il nostro desiderio di vantaggio personale. Non permettete a interessi, investimenti o attività personali (ad esempio un altra occupazione o gli interessi dei vostri familiari) di entrare in conflitto con il vostro lavoro o i nostri rapporti con i clienti. Evitate di impiegare l orario lavorativo o le risorse di Avanade per motivi personali o attività esterne. Non utilizzate mai la vostra posizione, i vostri contatti o la vostra conoscenza di Avanade per ottenere un vantaggio personale. Le opportunità potenziali legate alle attività di Avanade appartengono a quest ultima che le utilizzerà a suo vantaggio e a vantaggio di tutti i suoi dipendenti. Se individuate o create un opportunità commerciale utilizzando la proprietà, le informazioni, i rapporti o la posizione di Avanade, mettete al corrente l azienda di questa opportunità senza avvantaggiarvene personalmente. Non utilizzate mai le informazioni riservate di Avanade per fini personali e non divulgatele mai a persone esterne alla nostra azienda. Noi non accettiamo né offriamo omaggi o proposte di intrattenimento inappropriati. Non possiamo offrire o ricevere beni di valore, direttamente o indirettamente, se ciò può comportare un conflitto tra interessi personali e obblighi professionali o creare la parvenza di un tale conflitto. 10

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