PROGETTO SAILPOST Volume 4-quater. Ad uso delle Agenzie Sailpost GESTIONE PACCHI SOGETRAS SU SAILNET

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1 PROGETTO SAILPOST Volume 4-quater Ad uso delle Agenzie Sailpost GESTIONE PACCHI SOGETRAS SU SAILNET

2 Sommario CAPITOLO 1 DATA ENTRY DI UN PACCO INSERIMENTO IN SAILNET... 3 CAPITOLO 2 MOVIMENTAZIONE DEI PACCHI LA CONSEGNA AL CORRIERE... 8 Pag 2

3 CAPITOLO 1 DATA ENTRY DI UN PACCO 1.1 INSERIMENTO IN SAILNET La lavorazione su Sailnet per i pacchi non si discosta molto dalla classica lavorazione per gli altri prodotti tracciati, come raccomandate, assicurate e altro, come visto nel Volume 4 manuale operativo ; soprattutto per quanto riguarda la fase di inserimento. Di seguito si descrivono i passi previsti per l inserimento in Sailnet dei pacchi, con quelle che sono le novità introdotte per la gestione di questi prodotti: INSERIMENTO DELLE ANAGRAFICHE DEL MITTENTE E DEI DESTINATARI COLLEGATI La fase di creazione in SailNet delle anagrafiche del mittente non varia con l introduzione di questo prodotto. Per una descrizione dettagliata di questa procedura, si rimanda a quanto previsto nel Volume 4 manuale operativo capitolo 2 pag. 8 CREAZIONE DELLA DISTINTA DI ACCETTAZIONE La distinta di accettazione è il documento riepilogativo di ogni lavorazione effettuata in Agenzia: il documento riporta, per ogni prodotto gestito, il codice SailNet, la descrizione, del prodotto, le quantità ed i dettagli degli indirizzi così come sono inseriti in fase di data entry. Come si può vedere nella Figura 1. La procedura per la creazione della distinta di accettazione non varia con l introduzione dei Pacchi. Dopo aver selezionato il campo Codice e aver cliccato su Zoom, si possono selezionare i codici relativi ai pacchi. In questa finestra sarà possibile selezionare il prodotto adatto in base allo scaglione di peso (ci sono diversi tipi di pacchi e diverse fasce di peso: 0-1Kg, 1-4Kg, 4-10Kg, 10-20Kg), oltre ai Pag 3

4 nuovi servizi accessori collegati a questo prodotto. Per individuare il Pacco Sogetras nell elenco degli Articoli su SailNet basta posizionarsi nella casella di ricerca in corrispondenza della colonna Codice e scrivere SGT* ; in questo modo troveremo tutti gli scaglioni di peso del pacco in questione (Figura 1). Una volta scelto lo scaglione desiderato, inserire la quantità, salvare e Generare Tracer. Figura 1 Finestra distinta di accettazione GENERAZIONE E ASSEGNAZIONE DEI TRACER AI DESTINATARI IL DATA ENTRY Dopo aver creato la distinta di accettazione, si passa alla fase di data entry ed assegnazione dei tracer ai destinatari. Anche in questa fase non vengono introdotti grossi cambiamenti rispetto alla lavorazione degli altri prodotti tracciati che gestiamo. Le principali novità a cui prestare attenzioni sono le seguenti: Appena viene aperta la maschera del TRACER, per inserire i dati del destinatario, noterete che il vettore è già selezionato sulla voce Sailpost SO.GE.TRAS. Questo perché, indipendentemente dall indirizzo, è questo il vettore che si occuperà della consegna del pacco. Lo zonario quindi, aiuterà nell inserimento e compilazione dell indirizzo, seguendo le classiche regole, ma non farà nessuna selezione del vettore. Pag 4

5 Figura 2 Data Entry Pacco L inserimento dei dati, inizialmente seguirà la stessa logica degli altri prodotti. Si procederà quindi all inserimento del destinatario e l indirizzo (completo di toponimo, civico, cap, località ecc ). NB: Per questa nuova versione di SailNet (vale sia per il data entry dei Pacchi sia per quello delle raccomandate) è attiva la funzione di AUTOCOMPLETE, questo significa che se scrivete nel campo CAP, ad esempio 55100, e poi inserite nel campo località LU e premete su INVIO della tastiera, automaticamente il sistema aggancerà la località che per quel CAP inizia per LU ; questa stessa logica verrà seguita anche per quanto riguarda l inserimento del nome della via e, un caso di ambiguità, viene segnalato con un messaggio. Una volta inseriti i dati del destinatario ed eventualmente modificati, se necessario, i dati del mittente della spedizione nella sezione Mittente nella parte destra della maschera Tracer, dobbiamo inserire il peso del pacco nella sezione in alto indicata con Kg. (PS: il sistema fa un controllo sul peso che viene inserito in questa casella confrontandolo con lo scaglione di peso indicato nell articolo scelto). Altro Valore nuovo che potrà essere inserito è il Valore Assicurato. Infatti nel caso in cui si tratti di un pacco Pag 5

6 assicurato, in questa casella potrà essere inserito il valore effettivo per cui viene assicurato. Come potrete notare anche dalla Figura 2, fino a che non immettiamo il peso del Pacco il tasto ldv risulta disabilitato. Una volta inserito il peso premendo il tasto ldv (posizionato alla sinistra della scritta Vettore) il sistema si collegherà a SO.GE.TRAS (Figura 3) Figura 3 Collegamento a SO.GE.TRAS e verrà generato il codice della lettera di vettura come indicato nella Figura 4. Figura 4 Generazione Lettera di Vettura Dal momento in cui verrà generata la lettera di vettura, la maschera Tracer non sarà più editabile, cioè non si potrannopiù modificare i dati, a meno che non si clicchi sul tasto Elimina ldv, in questo modo la lettera di vettura viene eliminata, potremo modificare i dati della maschera e dovremo rigenerare il codice, prima di uscire dalla schermata. La generazione della lettera di vettura è ritenuta un passaggio indispensabile, tanto che, se non viene effettuato tale passaggio, viene generato un messaggio automatico di avvertimento come quello in Figura 5: Figura 5 Warning mancata generazione ldv STAMPE DA EFFETTUARE In questa tipologia di lavorazione, finito il data entry per la distinta, si potrà procedere alle stampe. Oltre alle classiche Pag 6

7 stampe (la Distinta, prezzata o meno, a seconda delle proprie esigenze; i cedolini di raccomandate se nella stessa distinta fossero presenti, eventuali ricevute prezzate ecc ) si renderà necessaria, vista la presenza di pacchi, una nuova stampa. Figura 6 Stampa ricevuta Pacchi Andrà stampata quella che chiameremo Cedolini Pacchi. Un esempio di questa stampa è presente nella Figura 6 (qui sono riportati solo 2 ricevute per problemi di spazio ma in realtà verranno stampate 3 ricevute per ogni pacco). In questa stampa sono riepilogati tutti i campi necessari a fornire le corrette informazioni della spedizione. Troviamo infatti i dati del destinatario e del mittente; i dati dell agenzia origine; la data e il tipo di spedizione e altre informazioni, come il peso, il numero di colli, il barcode della lettera di vettura SO.GE.TRAS. Le 3 ricevute (che verranno stampate su foglio apposito con 2 perforature orizzontali fornite da Citypost) dovranno essere piegate e inserite (senza essere divise una dall altra) nella tasca trasparente, fornita da Citypost, che dovrà essere attaccata sul pacco. Pag 7

8 Dopo le stampe, è in pratica terminata la fase di accettazione/inserimento/preparazione del prodotto pacco. Sempre in questo stesso momento, se si trattasse di un cliente privato, o comunque secondo accordi in agenzia, potrà essere effettuata una fattura immediata da lasciare al mittente contestualmente alla lavorazione avvenuta. Per questa procedura comunque basta seguire la normale procedura di SailNet per la creazione e stampa di fatture, di un qualsiasi prodotto. CAPITOLO 2 MOVIMENTAZIONE DEI PACCHI 2.1 LA CONSEGNA AL CORRIERE Dopo aver preso in carico il pacco dal mittente, l agenzia non deve far altro che raccogliere tutti i pacchi della giornata, in attesa del passaggio del corriere SO.GE.TRAS (che avverrà, per ogni agenzia, ad un orario prestabilito, l importante è che avvenga il giorno stesso), per consegnare al corriere tutti pacchi raccolti nella giornata. Per tener traccia di questa operazione sul software è stata fatta una nuova modifica, per seguire la nuova procedura di consegna del pacco. In pratica, per preparare i pacchi da spedire, l agenzia non dovrà fare altro che accedere al classico menù delle movimentazioni, dove già accede per fare i vari invii (tipo invio al CSR, l invio al mittente, invio a poste ecc ) tramite appunto le voci di menù Tracer -> Movimentazioni. A questo punto non resta che selezionare la causale Consegnato al Corriere, posizionarsi nella casella Codice Corriere, cliccare su Zoom ( o F6) e scegliere SO.GE.TRAS. SPA. Apparirà quindi la classica griglia in cui elencare (sparare) i codici dei pacchi che verranno consegnati al passaggio del corriere. Invece di spararli possiamo posizionarci nella casella Tracer e fare di nuovo Zoom, in questo modo verranno elencati tutti i pacchi che sono in procinto di essere inviati. Basterà selezionare tutti quelli che vogliamo inviare e, solo quando siamo sicuri che i pacchi siano quelli, possiamo cliccare su SALVA (o F5). Questo eccesso di zelo nel chiedere la conferma sulla correttezza dei Pag 8

9 pacchi da inviare è dovuto al fatto che dal momento in cui viene premuto salva nella fase di Consegnato al Corriere, verranno trasmessi automaticamente i dati della spedizione a SO.GE.TRAS e la spedizione non potrà in nessun modo essere cancellata. Contestualmente al salvataggio si aprirà automaticamente la stampa del documento di presa in carico del Pacco, potremo selezionare il numero delle copie (necessiteremo di 2 copie, una per noi firmata dal corriere e una per il corriere stesso) e automaticamente salverà il Borderò in una cartella contenuta nella cartella principale di SailNet chiamata appunto Bordero, che conterrà una sottocartella per ogni giorno in cui è stata effettuata una spedizione di pacchi, in modo da poter ritrovare semplicemente il documento desiderato qualora ci fosse necessità di ristamparlo. Sottolineiamo l importanza di questa operazione, fondamentale per documentare il passaggio dei pacchi dall agenzia al corriere, per poter così avviare il classico iter per la gestione della spedizione del pacco. Figura 1 Documento di Consegna al Corriere Pag 9