PROCEDURA. Gestione degli eventi formativi

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1 Pag. 1/17 Data di applicazione: 29 aprile 2008 Redazione Verifica Data Funzione Nome Data Funzione Nome 29/04/2008 RSF RUF 29/04/2008 RSF RUF Dott. P. Sacchetti Dr.ssa N. Valdinoci Dott. P. Sacchetti Dr.ssa N. Valdinoci Approvato il 29 aprile 2008 da Fulvia Distefani RAQ del Servizio Formazione e Ricerca

2 Pag. 2/17 SOMMARIO 1. OGGETTO E SCOPO 4 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 4 3. RESPONSABILITÀ 4 4. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 4 5. DEFINIZIONI 5 6. CONTENUTO Programmazione degli Eventi Formativi Interni Aggiornamento Esterno Obbligatorio e Comando Finalizzato Partecipazione ad iniziative di aggiornamento con spese a carico di SPONSOR Aggiornamento Facoltativo Note DOCUMENTI COLLEGATI 17

3 Pag. 3/17 MODIFICHE AL DOCUMENTO 1) Modifiche rispetto alla revisione precedente Paragrafi modificati ) Modifiche della attuale revisione Tipo-natura della modifica Procedura che modifica la precedente FAP01 Reintestata integralmente con la dicitura del nuovo servizio Ampliata la procedura con l inserimento delle azioni relative agli incarichi di docenza Rivista tutta la documentazione collegata sia nel contenuto sia nella numerazione Data Paragrafi modificati Tipo-natura della modifica 8/07/ Modificato processo. 8/07/08 7 Eliminati i moduli FR M/P01/11 e FR M/P01/12 Ufficializzata la Revisione 2 del modulo FR M/P01/10 Nome Verificatore Nadia Valdinoci Nome Approvatore Nadia Valdinoci

4 Pag. 4/17 1. OGGETTO E SCOPO Descrivere le modalità di fruizione degli istituti dell Aggiornamento Professionale Obbligatorio, Comando Finalizzato e Aggiornamento Facoltativo. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE Il personale dipendente dell Azienda e con rapporto di convenzione (MMG, Pediatri di libera scelta e altri). 3. RESPONSABILITÀ La responsabilità dell applicazione del presente documento è di tutto il personale afferente al Servizio Formazione e Ricerca. 4. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Circolare 5 marzo 2002, n. DIRP 3 /AG/448 Programma nazionale per la formazione continua - ECM GU serie generale n 110 del 13 maggio Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro per la Dirigenza medica e non Medica (ultima versione). Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro per il personale del comparto (ultima versione). Contrattazione Decentrata AUSL Cesena per il personale del comparto. Delibera Aziendale n 23/2.1/mgc del 20 gennaio 1995 Provvedimenti inerenti alla identificazione del modello organizzativo della Azienda USL di Cesena e successive modifiche, Atto Aziendale di Organizzazione e Funzionamento dell Azienda U.S.L. di Cesena, (tutti i suddetti documenti sono reperibili in Direzione Generale all Ufficio Protocollo). Documento Aziendale LINEE GUIDA BUDGET (ultima revisione). Documento Aziendale sul progetto LA RETE DELLA FORMAZIONE. Documento Regione Emilia Romagna L accreditamento di attività di formazione sul campo nei programmi di ECM (ultima revisione). Nota prot. n 1189 del 28/04/1999 della Direzione Sanitaria del P.O.

5 Pag. 5/17 5. DEFINIZIONI AF: Aggiornamento Facoltativo è una modalità di partecipazione ad iniziative formative interne o esterne in cui l Azienda riconosce al dipendente il debito orario giornaliero. AO: Aggiornamento Obbligatorio è una modalità di partecipazione ad iniziative formative interne o esterne in cui l Azienda rimborsa al dipendente le spese sostenute, nei limiti previsti dalla normativa vigente e riconosce il debito orario giornaliero ovvero le ore dichiarate sull attestato di partecipazione. AREA ORGANIZZATIVA: Azienda, Macroarea, Distretto, Dipartimento, UO, Servizio CF Comando Finalizzato: è la frequenza dei dipendenti presso altre Aziende, Centri, Enti, Università, Istituti, etc. per apprendere particolari tecniche professionali o modalità organizzative attuate nelle suddette realtà. Dal punto di vista amministrativo al dipendente viene riconosciuto tutto quanto previsto per l AO. COMPETENZA: applicazione di conoscenze, abilità e comportamenti nelle prestazioni DDIP: Direttore di Dipartimento DIT: Direzione Infermieristica e Tecnica ECM: Educazione Continua in Medicina. FE: Formazione Esterna: Corsi, Convegni, Congressi, Comandi Finalizzato, svolti al di fuori dell Azienda. FI: Formazione Interna: iniziative formative organizzate da una o più UU.OO/Servizi dell Azienda, per il proprio personale a cui possono partecipare anche operatori di altre aziende o liberi professionisti. Possono essere iniziative individuali e collettive sia interne alle singole UU.OO./Servizi, che trasversali fra esse. La formazione collettiva è finanziata con il budget dei Dipartimenti mentre quella trasversale con un capitolo di budget dedicato dall Azienda. Gli operatori possono partecipare alla Formazione collettiva e trasversale in AO o AF. FV: Fondi Vincolati ovvero risorse economiche dedicate al perseguimento di specifici obiettivi. IO: Istruzione Operativa. PI Partecipanti Interni: personale dipendente dell Azienda che partecipa ad un corso di formazione organizzato dall Azienda stessa. PE Partecipanti Esterni: libero-professionisti, dipendenti di altre Aziende U.S.L. o Amministrazioni che partecipano ad un corso di formazione organizzato da questa Azienda. RFR Responsabile Servizio Formazione e Ricerca RUF Responsabile Ufficio Formazione UCAP Ufficio Congedi Assenze e Presenze UF: Ufficio Formazione U.O: Unità Operativa.

6 Pag. 6/17 6. CONTENUTO 6.1. PROGRAMMAZIONE DEGLI EVENTI FORMATIVI INTERNI Preparazione del programma dettagliato (Responsabile del Corso) Nota 1 Preparazione dei moduli per la rilevazione giornaliera delle firme dei partecipanti (Responsabile del Corso) Nota 2 Prenotazione sedi e tecnologie audiovisive per il corso (Responsabile del Corso) Organizzazione delle docenze (logistica, pratiche amministrative, ecc) (Docenti e RUF) Si tratta di docenti interni? Compilazione modulo FR M/P01/04 (docente interno) Si tratta di docenti esterni/società/enti di formazione? Compilazione contratto modulo FR M/PO1/10 con firma del professionista/ legale Rappresentante della società/ente di formazione e del Responsabile del SFR (direttore corso)

7 Pag. 7/17 Invio richiesta e documentazione via al RUF (Nota 14) (direttore corso) Si devono richiedere i crediti ECM? Memorizzazione dei dati del corso nel software dell Ufficio Formazione Controllo completezza dei programmi e documenti per l'invio della richiesta di Accreditamento ECM in Regione (RUF) Memorizzazione dei dati dell evento nel software dell'ufficio Formazione (RUF) Software Compilazione Scheda Regionale (Piano dell evento) in formato elettronico (RUF) Nota 13 Invio programma del corso ai partecipanti (Responsabile del Corso) Attuazione dell iniziativa (Responsabile del Corso) Nota 2 e 3 Consegna all UF: - moduli con le firme dei partecipanti in originale (FR M/P01/13 e FR M/P01/14), - moduli pagamento docenze (FR M/P01/19), - questionario di valutazione del corso (FR M/P01/17), - test di apprendimento (FR M/P01/16), - breve relazione conclusiva (FR MP01/18) sull organizzazione, sull apprendimento dei discenti e sulla valutazione del corso, - richiesta certificato di docenza ECM (FR M/P01/20). (Responsabile del Corso)

8 Pag. 8/17 Invio documentazione per il pagamento di docenze all U.O. AA. Economico Finanziari e all Area Risorse Umane. Invio firme per attribuzione orario all Area Risorse Umane Nota 4 Archivio del materiale cartaceo inviato dal Responsabile del Corso presso l UF Si sono chiesti i crediti ECM? Preparazione attestati ed invio ai partecipanti. Codifica dell evento accreditato e archiviazione Registrazione dei crediti attribuiti all evento e a ciascun partecipante nel software dell UF Preparazione degli attestati con relativi crediti ECM e invio ai partecipanti

9 Pag. 9/ AGGIORNAMENTO ESTER OBBLIGATORIO E COMANDO FINALIZZATO Per il CF consegna all UF della nota del Responsabile di UO (con indicazione di sede e durata) Per l AO consegna all UF degli estremi dell iniziativa Nota 5 Consegna al dipendente del modulo FR M/P01/01 per la presentazione al Direttore di U.O. Valutazione dell iniziativa. (Responsabile di U.O.) Si autorizza? Rinuncia alla partecipazione all iniziativa in A.O Compilazione modulo FR M/P01/01 Firma modulo FR M/P01/01 per autorizzazione (Responsabile di U.O.) Consegna all UF del FR M/P01/01 con la locandina della iniziativa Compilazione della previsione di spesa (Dipendente o UF e Dipendente) Nota 6 FR M/P01/05 Consegna al DDIP o Macroarea della locandina dell iniziativa e della previsione di spesa per l autorizzazione (Dipendente o UF)

10 Pag. 10/17 Valutazione dell iniziativa. (DDIP o Macroarea) Si autorizza? Rinuncia alla partecipazione all iniziativa in A.O. o C.F. Firma del modulo FR M/P01/01 (DDIP o Macroarea) Consegna del modulo FR M/P01/01 firmato e della locandina all UF Valutazione dell attinenza e della congruità dell iniziativa rispetto agli obiettivi formativi. Verifica della compatibilità economica rispetto al budget (RFR) Si autorizza? Comunicazione al dipendente Adozione della Determinazione come atto formale di autorizzazione alla spesa (RUF) Nota 7 Determinazione Spedizione della Determinazione a: Collegio sindacale, Responsabile U.O. affari Economico finanziari, Responsabile U.O. Personale Responsabile Servizio Formazione e Ricerca Segreteria Generale

11 Pag. 11/17 C è una iscrizione da fare? Invio fax alla Società organizzatrice o Ente per l iscrizione del dipendente con estremi dell Azienda per la compilazione della fattura Nota 8 Viene accettato il tempo di pagamento Aziendale dalla Società? Richiesta emissione fattura della tassa d iscrizione Compilazione richiesta di anticipo della tassa d iscrizione e/o del 75% delle spese con il modello FR M/P01/02 (UF e Dipendente) Nota 9 Emissione fattura della tassa d iscrizione e invio all Azienda oppure al dipendente che la consegneranno all UF (Società Organizzatrice) Invio modello FR M/P01/02 all U.O. Affari Economico Finanziari Liquidazione della fattura (RUF) Nota 10 Bonifico bancario sul conto corrente del dipendente dell importo della tassa d iscrizione e/o del 75% delle spese previste (U.O. Affari Economico Finanziari) Invio fattura liquidata all U.O. Affari Economico Finanziari per pagamento alla Società Nota 11 Effettuazione pagamento tassa d iscrizione Partecipazione all iniziativa

12 Pag. 12/17 Consegna copia attestato e tutti i giustificativi di spesa all UF Compilazione modello FR M/P01/03 per rimborso (UF e Dipendente) Imputazione spese all U.O. per aggiornamento del Budget dedicato alla formazione Invio modello FR M/P01/03 all Ufficio Stipendi per rimborso spese e la copia dell attestato di partecipazione all UCAP per riconoscimento orario Registrazione crediti ECM

13 Pag. 13/ PARTECIPAZIONE AD INIZIATIVE DI AGGIORNAMENTO CON SPESE A CARICO DI SPONSOR Invio alla DG Aziendale della richiesta di autorizzazione alla partecipazione di un dipendente ad una specifica iniziativa (Ditta sponsorizzatrice) Nota 12 Presa visione della richiesta e invio della stessa in originale al SFR (Segreteria Generale DG) Invio della richiesta per autorizzazione e verifica della non sussistenza del conflitto di interessi da parte dei DDIP/DIT/DS/DA/Posizioni Organizzative (SFR) Successivo invio della richiesta autorizzata al Servizio Formazione Ricerca per lettera di risposta (Segreteria DDIP/Segreteria DIT/Segreterie DA e DS) Invio al DDIP/ DIT/DA/DS della risposta con parere favorevole e con eventuale nominativo del dipendente prescelto se non presente nella lettera della Ditta o se diverso (SFR) Invio alla Ditta sponsorizzatrice della lettera di autorizzazione alla partecipazione del dipendente (in originale o mezzo fax) e per conoscenza al Direttore di UO (in copia) (SFR) Registrazione ed archiviazione dell autorizzazione (Segreteria SFR) Attivazione A.F./A.O a discrezione del DDIP/DIT/DA/DS/Posizioni Organizzative

14 Pag. 14/ AGGIORNAMENTO FACOLTATIVO Fa pervenire gli estremi dell iniziativa all UF (tramite posta, posta mail, cartaceo, telefono) Nota 5 Invia al dipendente il modulo FR M/P01/01 o fornisce le informazioni per scaricarlo da Intranet Invio mdulo FR M/P01/01 al Direttore di U.O./Responsabile di Struttura/Posizione Organizzativa DIT Si autorizza? Rinuncia alla partecipazione all iniziativa in A.F. Compilazione Modulo FR M/P01/01 Firma Modulo FR M/P01/01 (Direttore di U.O/Responsabile di Struttura./ Posizione Organizzativa DIT Partecipazione all iniziativa Invio fotocopia attestato di partecipazione all UCAP per il riconoscimento orario Registrazione crediti ECM

15 Pag. 15/ TE Nota 1: il modulo da compilare è quello proposto dalla Regione ER per l accreditamento ECM. definizione progetto: titolo proposta formativa tipologia proposta formativa nome del responsabile del progetto formativo raccolta del curriculum del responsabile del progetto formativo descrizione dei destinatari (nome, cognome, funzione) impegno orario, tempi metodologia di insegnamento (lezione frontale, dimostrazione, role playing, lavoro di gruppo, discussione di casi studio individuale), modalità di valutazione (colloqui, dimostrazioni pratiche, questionari, altro ) ed esito (idoneo/non idoneo), per i formatori si richiedono i curriculum che devono restare agli atti Nota 2: i moduli di rilevazione delle firme devono riportare, per ciascun partecipante, i seguenti dati: nome, cognome, numero di matricola, Servizio/UO e Dipartimento di appartenenza. Nota 3: durante lo svolgimento del corso ad ogni partecipante va fatto firmare la presenza (Nota 2). Ad ogni docente esterno va fatto compilare il modulo di pagamento delle docenze Mod. 35. Ogni docente dipendente dell AUSL di Cesena deve compilare il modulo FR M/P01/19 specificando in o fuori l orario di servizio. Nota 4: i moduli per il pagamento delle docenze interne FR M/P01/19 vengono inviati all UF il quale redige una determinazione e la invia all Area Risorse Umane che provvede a liquidare le competenze sullo stipendio del dipendente. Le note o le fatture per il rimborso dei docenti che non sono dipendenti dell Azienda, vengono liquidate dall UF e inoltrate all U.O. AA. Economico Finanziari Il pagamento dei docenti esterni avviene 90 giorni dopo la protocollazione del documento contabile da parte della U.O. AA. Economico Finanziari. Nota 5: per estremi si intendono: locandine, articoli di giornali, documenti vari in cui sia descritta l iniziativa per tipo, per sede, per durata e con il costo di una eventuale iscrizione. Nota 6: la previsione di spesa comprende l eventuale Tassa di Iscrizione, vitto, pernottamento, viaggio. Per il viaggio si autorizzano preferibilmente i mezzi pubblici. In relazione alla difficoltà di raggiungimento della sede e al budget disponibile per la UO può essere autorizzato l utilizzo del mezzo proprio (auto) o aereo FR M/P01/04. Nota 7: la determinazione è un atto che formalizza la partecipazione dei dipendenti alle iniziative formative in AO e CF, prevede la spesa e la comunica alle seguenti articolazioni organizzative dell Azienda: - alle UUOO Personale e Affari Economico Finanziari, per le attività di competenza, - alla Segreteria della DG al Responsabile Servizio Formazione e Ricerca e al Collegio Sindacale per conoscenza. Le Determine del Responsabile UF sono visionabili presso l UF.

16 Pag. 16/17 Nota 8: gli estremi dell Azienda per la fatturazione sono i seguenti: AZIENDA U.S.L. DI CESENA, Piazza Sciascia 111 int. 2, Cesena (FC), CODICE FISCALE n , PARTITA IVA n con la precisazione che l Azienda è esente IVA ai sensi della Legge n 537 del24/12/1993 art 14 comma 10. Nota 9: l anticipo comprende la tassa d iscrizione per l intero importo, e/o il 75% delle spese di viaggio, vitto e pernottamento come previsto dalla normativa delle missioni ( L. 836/73, L. 513/78, L. 417/78) e Regolamento Aziendale. Nota 10: viene apposto un timbro sulla fattura con l indicazione del bilancio, il numero di determinazione a cui si deve fare riferimento, la CO. GE (contabilità generale), il C.D.C. (centro di costo), il F.P. (fattore produttivo) e l eventuale FV (Fondo Vincolato) o FS (fondo Sperimentazione) a cui fare riferimento per l imputazione delle spese. Il RUF firma la liquidazione. Nota 11: Nel caso in cui le segreterie Organizzative non accettino il pagamento della tassa di iscrizione a 90 giorni dal ricevimento fattura, è possibile attivare una procedura d urgenza per il pagamento con una nota scritta all U.O. Affari Economico Finanziari. Nota 12: :l invito deve contenere una dichiarazione di finanziamento (totale o parziale) da parte dello sponsor. L eventuale nominativo può essere segnalato dal direttore di UO oppure può essere già indicato sulla richiesta da parte dello sponsor, ma può essere variato su segnalazione Direttore U.O.. Nota 13: scaricare il modulo FR M/P01/07 e/o FR M/P01/08 e/o FR MP01/09 dalla intranet aziendale ed inviarli all indirizzo di posta elettronica: nvaldinoci@ausl-cesena.emr.it o ufform@ausl-cesena.emr.it Nota 14: il progetto e il programma vanno inviati all ufficio competente almeno 45 giorni prima che abbia corso l evento (se viene richiesto un accreditamento regionale), almeno 70 giorni prima (se viene richiesto un accreditamento ministeriale)

17 Pag. 17/17 7. DOCUMENTI COLLEGATI FR M/P01/01 (Autorizzazione alla partecipazione ad iniziative formative esterne) FR M/P01/02 (Richiesta di anticipo Tassa di Iscrizione e 75%) FR M/P01/03 (Richiesta rimborso spese per Aggiornamento Obbligatorio e Comando Finalizzato) FR M/P01/04 (Autorizzazione all uso del mezzo proprio FR M/P01/05 (Preventivo di spesa) FR M/P01/06 (Modulo scheda iscrizione partecipanti a pagamento non dipendenti dell AUSL di Cesena) FR M/P01/07 (Griglia per strutturare eventi di formazione sul campo) FR M/P01/08 (Griglia per progetti di formazione residenziale) FR M/P01/09 (Griglia per progetti di formazione a distanza FAD) FR MP/01/10 (Contratto con Professionista/Società/Ente) FR M/P01/13 (Raccolta firme partecipanti interni) FR M/P01/14 (Raccolta firme partecipanti esterni ) FR M/P01/15 (Raccolta firme di presenza docenti ) FR M/P01/16 (Test di apprendimento) FR M/P01/17 (Questionario di valutazione del corso) FR M/P01/18 (Relazione finale corso di formazione) FR M/P01/19 (Richiesta di pagamento docenze del personale dipendente dell Azienda) FR M/P01/20 (Richiesta di certificato docenza ECM)