PROCEDURA. Formazione del personale

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1 Pag. 1 PROCEDURA Data di applicazione 27 maggio 2009 Redazione Verifica Data Funzione Nome Data Funzione Nome Responsabile SFR Dott. P. Sacchetti 22/05/2009 Responsabile UF Dott.ssa N. Valdinoci Dirigente UOQA Dott.ssa M. Medri 27/05/2009 Responsabile SFR Dott. P. Sacchetti DUO- QA Dott. E. Pistocchi Approvato il 27/05/2009 dalla dott.ssa M. Medri RD dell UO Qualità e Accreditamento

2 Pag. 2/12 SOMMARIO 1. OGGETTO E SCOPO 4 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 4 3. RESPONSABILITÀ 4 4. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 4 5. DEFINIZIONI 6 6. CONTENUTO INTRODUZIONE DEFINIZIONE DELLE ESIGENZE FORMATIVE E PIANIFICAZIONE Definizione del Piano Annuale di Formazione Modalità di aggiornamento del Piano formativo SCHEDA PERSONALE DI FORMAZIONE TAVOLA SINOTTICA DELLE COMPETENZE Modo di procedere ATTUAZIONE DELLA FORMAZIONE Modalità di fruizione della formazione a. Addestramento b. Formazione del Neoassunto e del personale di nuova assegnazione DOCUMENTI COLLEGATI 12

3 Pag. 3 MODIFICHE AL DOCUMENTO 1) Modifiche rispetto alla revisione precedente Paragrafi modificati 6.4 Tipo-natura della modifica Modificato titolo da Sintesi dello stato di formazione a Tavola sinottica delle competenze e relativo contenuto Aggiunto paragrafo Modo di procedere 7 Ufficializzata Rev.3 della Tabella T//01 Stato di formazione del personale 2) Modifiche della attuale revisione Data Paragrafi modificati Tipo-natura della modifica 09/11/2010 Tutto il documento 7 Documenti Collegati Sostituito il termine Piano Formativo con Dossier Formativo di Gruppo Ufficializzata revisione n. 5 del modulo M//02 Nome Verificatore _P. Sacchetti_ Nome Approvatore _M. Medri_

4 Pag OGGETTO E SCOPO Definire le modalità di pianificazione, attuazione, valutazione e registrazione della formazione nell Azienda USL di Cesena. Garantire che tutto il personale sia adeguatamente formato per svolgere le attività di competenza. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La formazione di tutto il personale dell Azienda, ovvero il personale: dipendente a tempo determinato e indeterminato, convenzionato, libero professionista, in contratto di Collaborazione Coordinata Continuativa, come previsto dai singoli contratti. La Formazione di professionisti dell Area Vasta Romagna della Regione Emilia Romagna e di altre Regioni. 3. RESPONSABILITÀ La Responsabilità dell applicazione della presente procedura è del Responsabile del Servizio Formazione e Ricerca, del Responsabile Ufficio Formazione, dei Direttori dei Dipartimento/Staff/Direzioni Tecniche, dei Direttori/Responsabili/Coordinatori delle strutture Organizzative e dei Referenti della Rete di formazione. 4. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO Documentazione presente nella Intranet Aziendale Accordo Aziendale con i Medici di Medicina Generale. Biennio Accordo Stato Regioni N 168/CSR del 1/08/2007 Riordino del Sistema di Formazione Continua in Medicina. Atto Aziendale di Organizzazione e Funzionamento dell Azienda U.S.L. di Cesena. Circolare 5 marzo 2002, N. Dirp. 3 agg. 448 Programma nazionale per la formazione continua- ECM GU serie generale n 110 del 13 maggio Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro per il personale del comparto e successive integrazioni e applicazioni locali (Articolo 20). Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro per la Dirigenza Medica e non Medica e successive integrazioni e applicazioni locali (Articolo 23). Delibera del Direttore Generale n 62 del 29 apr.2009 Composizione Collegio Aziendale delle Professioni Sanitarie. Delibera del Direttore Generale n 121 del 01 lug Determinazioni in ordine alla Organizzazione della Funzione di Innovazione e Ricerca nell Azienda USL di Cesena e nell Area Vasta Romagna ed istituzione del Board Aziendale per la Ricerca e l Innovazione. Delibera della Giunta Regionale n 327 del 23 feb. 2004: Applicazione del LR 34/98 in materia di autorizzazione e di accreditamento istituzionale delle strutture sanitarie e dei professionisti. Delibera Giunta Regionale n 1072 (anno 2002) e n (anno 2004). Documento Aziendale LINEE GUIDA BUDGET ultima revisione. Documento Regione Emilia Romagna L accreditamento di attività di formazione sul campo nei programmi di ECM ultima revisione. DS P09 Regolamento per il funzionamento dei Dipartimenti. DS P14 Regolamento del Collegio Aziendale delle Professioni Sanitarie. Formattati: Elenchi puntati e numerati

5 Pag. 5 FR P01 Gestione degli eventi formativi. L. Reg. 29/2004 Norme generali sull'organizzazione ed il funzionamento del Servizio Sanitario Regionale.

6 Pag DEFINIZIONI Addestramento AF Aggiornamento Obbligatorio L addestramento è una tipologia di Formazione sul campo e può essere accreditato qualora rispetti i criteri ECM della Regione Emilia Romagna e corrisponde al periodo di affiancamento ad un operatore esperto per l apprendimento delle modalità di esecuzione di una particolare attività. Aggiornamento Facoltativo è una modalità di partecipazione ad iniziative formative interne o esterne in cui al dipendente viene riconosciuto il debito orario giornaliero. È una modalità di partecipazione ad iniziative formative interne o esterne in cui al dipendente vengono riconosciuti l intero ammontare di ore del corso, le ore di trasferta ed eventuali rimborso spese secondo criteri prefissati. Area organizzativa Azienda, Distretto, Dipartimento, UO, Servizio. Board Aziendale per la Ricerca e l Innovazione Organismo di supporto tecnico al Collegio di Direzione per l esercizio della funzione di Governo Aziendale delle attività di ricerca e innovazione. CCNL Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro. È l invio dei dipendenti presso altre Aziende, Centri, Enti, Università, Istituti, etc. Comando finalizzato per apprendere particolari tecniche professionali o modalità organizzative (master, stage ecc.) attuate nelle suddette realtà. C Coordinatore (Infermieristico, Ostetrico, Riabilitativo, Tecnico). DIT Direzione Infermieristica e Tecnica. Dossier Formativo di Gruppo: strumento di programmazione e rendicontazione DFG della formazione a livello di articolazione aziendale. DUO Direttore di Unità Operativa. Formazione Interna ECM Educazione Continua in Medicina. Formazione Esterna sono iniziative di vario genere: Corsi, Convegni, Congressi, FE Comando Finalizzato, svolte al di fuori dell Azienda. Sono iniziative organizzate da una o più UO/Servizi dell Azienda, per il proprio personale a cui possono partecipare anche operatori di altre aziende o liberi professionisti. Possono essere iniziative individuali o collettive, sia interne alle singole UO/Servizi che trasversali fra esse. FR Formazione e Ricerca. Inserimento Rete dei referenti di formazione Tipologia di rapporto di lavoro e o rapporto con l ente È la fase in cui il personale viene in contatto con l UO/Servizio di assegnazione e deve essere istruito sulla struttura, i meccanismi operativi e le relazioni ivi esistenti. Viene prevista sia per il personale di nuova assunzione che per il personale di nuova assegnazione. OS Organizzazione Sindacale. PAF Piano Annuale di Formazione. QA Qualità e Accreditamento. Sistema di governo della formazione composto da professionisti interni alla azienda, esperti sui processi organizzativi della formazione. SFR Servizio Formazione e Ricerca. SO Struttura Organizzativa. Dipendente di ruolo o incaricato, Libero professionista, Volontario, Tirocinante, Collaborazione Coordinata e Continuativa, Contratto di Formazione Lavoro, ecc.. UF Ufficio Formazione. UO Unità Operativa. USL Unità Sanitaria Locale.

7 Pag CONTENUTO 6.1. INTRODUZIONE Il personale dell Azienda necessita di formazione continua nel rispetto delle normative di riferimento ed in seguito ai cambiamenti che si verificano all interno del contesto professionale, con l obiettivo di migliorare la qualità delle prestazioni, di favorire lo sviluppo professionale e di carriera e di ottenere una maggior integrazione nell Organizzazione. Tale formazione deve essere progettata nel rispetto degli obiettivi contenuti nei Piani Sanitari Nazionale, Regionale e Aziendale, nei CCNL della dirigenza medica, non medica e del comparto, negli accordi locali per i Medici di Medicina Generale, i Medici di Continuità Assistenziale, i Pediatri di Libera Scelta, i Medici Sumaisti, in accordo con i requisiti generali e specifici dell Accreditamento Istituzionale e in coerenza con la normativa del sistema ECM. Gli eventi formativi sono attivati in base a tematiche: di carattere tecnico-scientifico di tipo organizzativo e gestionale relative a innovazione e ricerca, attività o servizi. Il Responsabile del Servizio FR, con il Collegio di direzione, formulano le linee guida attuative della formazione sulla base delle linee guida budget. Il Responsabile del Servizio formazione e ricerca, in collaborazione con i Direttori di Dipartimento e di UO, il Responsabile dell Ufficio Formazione, Referenti dipartimentali di Formazione, coinvolgono il personale dell Azienda nell individuazione delle necessità formative e nella successiva pianificazione degli eventi formativi. È possibile trovare le informazioni sulle iniziative formative dell Azienda e sulle modalità di partecipazione presso il link del Servizio FR / UF nella Intranet / Internet Aziendale DEFINIZIONE DELLE ESIGENZE FORMATIVE E PIANIFICAZIONE Il percorso per la rilevazione delle esigenze formative e la loro pianificazione, che porterà alla definizione del PAF, sono presentate nel diagramma di flusso Tale percorso si realizza facendo riferimento alle Linee Guida del budget indicate dalla Direzione Strategica con cadenza annuale. Per la realizzazione delle attività formative ci si avvale degli istituti dell Aggiornamento Obbligatorio, Aggiornamento Facoltativo, Comando Finalizzato, 4 ore settimanali per la dirigenza e le forme previste dal CCNL 1998/2001 art. 29 comma 8 per il personale del comparto. Ogni Struttura Organizzativa nella pianificazione della formazione deve considerare lo Stato di formazione del personale (T//01).

8 Pag Definizione del Piano Annuale di Formazione Pubblicazione delle Linee Guida Budget (Direzione Strategica) Definizione linea guida aziendali per la formazione (Collegio di Direzione e Responsabile FR) nota 1 Formattato: Tipo di carattere: Grassetto Definizione degli obiettivi strategici per la formazione del Dipartimento (Direttore del Dipartimento/Staff/Direzioni Tecniche, Responsabili Dipartimentali DIT, con la consulenza dei rispettivi Referenti della Rete di formazione) Rilevazione delle esigenze formative di ogni Dipartimento/Staff/Direzioni Tecniche e registrazione sul modulo Dossier Formativo di Gruppo - SFR (M//02) (Direttore del Dipartimento/Staff/Direzioni Tecniche, Responsabili Dipartimentali DIT, con la consulenza dei rispettivi Referenti della Rete di formazione) Eliminato: Piano formativo Eliminato: - SFR Assegnazione delle priorità alle esigenze raccolte (Direttori di Dipartimento col Comitato del Dipartimento con la consulenza dei rispettivi Referenti della Rete di formazione/staff/ Direzioni Tecniche) Stesura bozza di pianificazione degli eventi formativi a livello di dipartimento, di Staff e Direzioni Tecniche (Direttore di Dipartimento/Staff/Direzioni Tecniche e i rispettivi Referenti della Rete di formazione) Discussione della pianificazione alla luce degli obiettivi accreditati in sede di negoziazione di budget (Direttore di Dipartimento/Staff/Direzioni Tecniche e il Responsabile del Servizio FR) Dossier Formativo di Gruppo - SFR (M//02) Formattato: Tipo di carattere: 8 pt Eliminato: Piano Formativo - SFR Raccolta dei Dossier Formativi di Gruppo per la realizzazione del PAF (Responsabile Servizio FR) Eliminato: Piani Formativi dei Dipartimenti

9 Pag. 9 Presentazione, discussione del PAF con il Collegio di Direzione ed acquisizione del parere favorevole. Presentazione PAF alle OO.SS e, alla Commissione Paritetica Formazione Aziendale (Responsabile Servizio FR) Piano Annuale di Formazione (PAF) Predisposizione della relazione annuale (Responsabile Servizio FR) Approvazione del PAF e invio in Regione (Direttore Generale) Invio dei Dossier Formativi di Gruppo alle segreterie di Dipartimento/Staff/Direzioni Tecniche (Segreteria Servizio FR) Eliminato: del Eliminato: PAF Attuazione del PAF (Ufficio Formazione) Aggiornamento del Dossier Formativo di Gruppo - SFR (M//02) rispetto ai corsi/eventi formativi pianificati e non (Referenti della Formazione) Eliminato: Piano Formativo SFR Verifica semestrale del PAF tramite incontri con i Referenti della Rete di formazione (Responsabile Servizio FR e Referenti della Rete di formazione) Nota 1: il Board Aziendale per la Ricerca e l Innovazione ha la funzione di supporto al Collegio di Direzione nel delineare le Linee Guida Aziendali della Formazione e il Collegio delle Professione Sanitarie collabora con il Collegio di Direzione per l elaborazione del programma per la formazione permanente. Formattato: Tipo di carattere: Grassetto

10 Pag Modalità di aggiornamento del Dossier Formativo di Gruppo Nel corso dell anno, il modulo Dossier Formativo di Gruppo Servizio Formazione e Ricerca (M//02) deve essere aggiornato in occasione di modifiche rispetto agli eventi formativi pianificati in fase di definizione del PAF. Le modifiche possono riguardare sia aggiunta di nuovi eventi formativi che integrazione di informazioni che non sono disponibili nella fase iniziale della pianificazione. In particolare, per la formazione interna residenziale e formazione sul campo ogni struttura organizzativa deve integrare il Dossier Formativo di Gruppo - SFR riportando anche gli eventi formativi organizzati da altre strutture, specificando i nominativi degli operatori che si intende far partecipare all evento. L aggiornamento del Dossier Formativo di Gruppo - SFR deve essere effettuato dal Referente della rete di formazione dipartimentale, in collaborazione con i Referenti della formazione delle singole strutture organizzative. Eliminato: Piano formativo Eliminato: Piano formativo Eliminato: Servizio Formazione e Ricerca Formattato: Tipo di carattere: 11 pt Eliminato: piano formativo Eliminato: piano formativo 6.3. SCHEDA PERSONALE DI FORMAZIONE Ogni operatore è responsabile della redazione e aggiornamento della propria Scheda personale di formazione (M//01). Tale scheda deve essere conservata in modo da garantire la consultazione da parte dei soggetti deputati alla Gestione della Formazione. In caso di trasferimento la Scheda personale di formazione segue il dipendente TAVOLA SINOTTICA DELLE COMPETENZE La tabella T//01 riporta lo Stato di relativo alle competenze che esso deve possedere nella propria Struttura Organizzativa. Sulla tabella si deve riportare: l elenco del personale che lavora nella struttura organizzativa; le competenze che l operatore deve possedere (se necessario differenziate per livello); lo stato di formazione di ciascun operatore per ognuna delle suddette competenze, rappresentato utilizzando possibilmente la seguente simbologia: X = Formato; O = Da formare; * = In formazione; // = Competenza non richiesta. La sezione Note della T//01 propone una griglia dove inserire, come promemoria per una rapida consultazione, le condizioni necessarie per l acquisizione ed il mantenimento delle competenze cliniche, come definite nei Requisiti Specifici per l Accreditamento o, in loro carenza, dalla Struttura Organizzativa che utilizza la tabella. Ogni Struttura Organizzativa deve definire le responsabilità della compilazione, aggiornamento e conservazione della T// Modo di procedere Le azioni da compiere e gli strumenti da utilizzare proposti dalla presente procedura sono di seguito rappresentati: N. Azione Strumento 1 Adottare o definire le competenze (cliniche, organizzative, tecnico-amministrative, ecc.) necessarie allo svolgimento delle attività nella Struttura e le condizioni necessarie per il mantenimento delle competenze cliniche. Tabella: Stato di formazione del personale (T//01).

11 Pag. 11 N. Azione Strumento 2 Per ciascuna competenza va adottato o definito il percorso formativo e/o l attività professionale da svolgere per il suo conseguimento e mantenimento. 3 Incrociando le competenze individuate coi nomi dei professionisti, valutare chi possiede già le competenze richieste e chi, in funzione delle necessità organizzative, le deve acquisire. 4 Pianificare la formazione necessaria e svolgerla Pianificare le attività lavorative coerentemente con le necessità di mantenimento della competenza. Valutare l effettiva acquisizione delle competenze da parte di chi è stato inserito in formazione e registrarla. Valutare, sulla base degli indicatori definiti dai Requisiti Specifici per l Accreditamento o dalla Struttura, il mantenimento delle competenze da parte di chi già le possiede. Modulo Gestione dell'addestramento (M//03) o altro documento preparato ad hoc. Tabella: Stato di formazione del personale (T//01). Modulo Dossier Formativo di Gruppo - SFR (M//02). Tutti gli strumenti di pianificazione usualmente utilizzati nella prassi lavorativa (turni di lavoro, guardie, reperibilità, presenze in sala operatoria, ecc.). Modulo Gestione dell'addestramento (M//03) o altro documento preparato ad hoc. Una riunione di Riesame da parte della Direzione (RdD), con registrazione delle conclusioni sul verbale del RdD e trasferimento delle stesse nella Tabella: Stato di formazione del personale (T//01) per il suo aggiornamento. Eliminato: Piano Formativo - Servizio Formazione e Ricerca 6.5. ATTUAZIONE DELLA FORMAZIONE Modalità di fruizione della formazione L attuazione della formazione avviene attraverso: 1. Formazione Interna 2. Formazione Esterna 3. Formazione a Distanza ( FAD) 4. Comando Finalizzato 5. Alta Formazione/Master 6. Formazione sul campo (es: addestramento, audit, gruppi di miglioramento, gruppi di discussione ecc. vedi paragrafi a e b). Le modalità per fruire della formazione ai punti 1, 2 e 4 sono descritte nella procedura FR P01 Gestione degli eventi formativi, i punti 3 e 5 sono disciplinati da accordi con le Organizzazioni Sindacali e il punto 6 dalla specifica delibera regionale. Le modalità sopradescritte sono autorizzate nel rispetto del Sistema ECM Regionale e Ministeriale. Al termine delle attività formative il dipendente dovrà aggiornare la Scheda personale di formazione (M//01), confrontandosi con il Responsabile della propria struttura organizzativa, per valutare se e come estendere le competenze apprese ad altri operatori a. Addestramento Preparazione dell evento Il Direttore/Responsabile della Struttura Organizzativa e/o il C devono, di volta in volta, individuare: l operatore da addestrare

12 Pag. 12 l attività di formazione le modalità didattiche da seguire tutors dell attività formativa i criteri di valutazione gli argomenti da trattare e registrare tali informazioni sul modulo Gestione dell addestramento (M//03), se necessario è opportuno avvalersi di check list, da allegare al modulo, che riportino il programma di addestramento. Attuazione L attuazione dell addestramento prevede due fasi: istruzione e attività pratica: l operatore esperto deve trasmettere al personale in addestramento tutte le informazioni teoriche ed operative necessarie per lo svolgimento dell attività specifica e sovrainterderlo nell esecuzione delle stesse, esperienza: in questa fase il personale in addestramento dovrà lavorare con il tutoraggio dell operatore esperto, solo in caso di problemi. La durata di queste due fasi deve essere tale da consentire all operatore di essere autonomo nelle attività di normale routine. Valutazione La valutazione avviene con le modalità indicate nel modulo Gestione dell addestramento (M//03), e il risultato di tale valutazione è registrato sullo stesso modulo e nella Scheda personale di formazione b. Formazione del Neoassunto e del personale di nuova assegnazione Per ogni nuovo assunto e per ogni operatore di nuova assegnazione si deve programmare un opportuna formazione in termini di addestramento e di formazione interna ed esterna. Come prima fase formativa è importante dare le seguenti istruzioni: la conoscenza della struttura: organigramma, funzioni, politica e obiettivi di Dipartimento e UO, la rete dei collegamenti funzionali con le UO/Servizi, i meccanismi operativi in merito ai flussi di governo della U.O. e passaggio delle consegne operative. Le informazioni vengono date dai Direttori/Responsabili delle Strutture Organizzative o loro delegati e dal C. Queste informazioni devono essere date fin dal momento dell ingresso e, se necessario, in opportuni incontri. Evidenza di ciò deve essere riportata nel modulo M//03 Gestione dell addestramento. Per una parte del personale afferente alla DIT, assegnato a particolari strutture, viene effettuata una formazione finalizzata all inserimento professionale che prevede l acquisizione di competenze specifiche mediante programmi chiaramente identificati e valutazioni intermedie e finali, come definito nella procedura della DIT. 7. DOCUMENTI COLLEGATI 1) M//01 (Scheda Personale di Formazione) 2) M//02 (Dossier Formativo di Gruppo Servizio Formazione Ricerca) 3) M//03 (Gestione addestramento) 4) T//01 (Stato di ) Eliminato: Piano Formativo Servizio Formazione e Ricerca