GUIDA AL PRIMO ACCESSO A POLISWEB Revisione gennaio 2010

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1 Revisione gennaio 2010 Polisweb è un sistema che permette all avvocato di collegarsi ai registri di cancelleria di tutti i Tribunali di merito abilitati al servizio e vedere lo stato delle proprie pratiche personali senza accedere fisicamente alle cancellerie. E importante precisare che il sistema permette di verificare lo stato della causa (es. deposito di una memoria di controparte) ma ovviamente non di consultare il contenuto degli atti (questo avverrà con il processo civile telematico). Vista la sensibilità dei dati, la consultazione del sistema è riservato esclusivamente agli avvocati e l accesso avviene a mezzo di una identificazione univoca che si realizza tramite un certificato (certificato CNS) contenuto nel dispositivo Business Key o analoga smart card. Non è quindi possibile accedere al servizio senza tali strumenti. Di seguito vi spieghiamo i passaggi necessari per collegarsi al servizio e le principali funzionalità di Polisweb 1 Inserire la Business Key nell apposita porta USB del computer (fig.1)

2 Si aprirà sullo schermo la prima finestra che vedete sotto. Digitare OK sulla richiesta di avviare la Business Key con l apposito programma presente nel dispositivo. Qualora il computer non si apra automaticamente con la finestra citata, dovete andare in esplora risorse / risorse del computer (a seconda della versione di Windows), selezionare l unità su cui è installata la chiavetta (ad es F:) e fare doppio clik su autorun (vedi fig. 2): si aprirà il programma della Business Key NOTA Se usate per la prima volta la Business Key si aprirà una finestra con la richiesta di inserimento dei codici per l uso (codice PIN) e per l eventuale sblocco (codice PUK ). Aprite la busta grigia sigillata che vi è stata data con la cartellina (è una busta identica a quelle usate per i codici bancomat) inserite i due codici e digitate OK il sistema dovrebbe confermarvi che i codici sono stati attivati. 2 Avviato il programma della Business Key. posizionate il cursore del mouse sull icona internet: si apriranno sotto una serie di altre icone come sotto: cliccate su Browser con gestione sicura password e si aprirà il programma di navigazione internet (Mozilla Firefox). L apertura del navigatore potrebbe richiedere un certo tempo (fig. 3) 2

3 3 Aperto il programma di navigazione a questo punto digitate nell apposito spazio sulla barra l indirizzo : si tratta del portale d ingresso per il sistema d accesso al processo civile telematico e a Polisweb La pagina che troverete è la seguente (fig.4) Va evidenziato che al primo accesso Lextel (che è il gestore convenzionato dell accesso) chiede la registrazione dell utente: è opportuno precisare che l uso del servizio Polisweb è gratuito per tutti gli avvocati dell Ordine (sono gli Ordini che pagano il canone del servizio). Pertanto la registrazione (con cui si chiedono dati fiscali dell avvocato) per quanto imposta come necessaria dalla procedura per accedere al servizio non comporta alcuna adesione a servizi a pagamento di sorta. Il format che si apre quando si chiede la registrazione è simile al seguente (fig. 5) 3

4 Completata la procedura di registrazione e tornati alla pagina principale di accesso alla giustizia (vedi fig. 4) cliccate sul pulsante Accedi dentro il riquadro blu Servizi Polisweb. Comparirà due volte una maschera (fig. 6) con richiesta di inserire il proprio PIN (vedi nota punto 1 su dove reperirlo). Questo serve per l identificazione dell utente che si sta collegando. All esito potrà comparire anche una schermata con l indicazione del proprio certificato di autenticazione. Digitare OK. Fig. 6 Fig. 7 4 Completate queste operazioni preliminari si accede alla seguente pagina (fig. 8) che permette di entrare ai servizi Polisweb o alla Corte di Cassazione (entrambi abilitati 1 ) o al Polisweb del processo civile telematico (attualmente non abilitato per il nostro ordine) Cliccate sul pulsante entra nella sezione Polisweb Nazionale 1 Il servizio Polisweb consente l accesso anche alle cancellerie dei TAR in tal caso si deve cliccare sul pulsante accedi nella sezione altri servizi della pagina principale di (vedi fig. 4) 4

5 Eseguita l operazione si apre una nuova schermata (fig. 9) che ci chiede a quale server accedere: in sostanza sul server 2 sono consultabili Tribunale e Corte d Appello di Roma e Corti del Lazio; sul server 1 tutti i restanti Tribunali e Corti (lo sdoppiamento è avvenuto per ragioni gestionali). Pertanto, a meno di non dover consultare sentenze di Roma o del Lazio cliccate su Accedi a Polisweb server 1 e si entra finalmente dentro la schermata iniziaòe dio Polisweb Fig. 9 5 Le funzionalità di Polisweb Entrati nel servizio, la schermata che si presenta è la seguente (fig. 10) 5

6 Per la ricerca ci muoviamo con due barre di pulsanti: una barra verticale a sinistra che contiene alcuni comandi generali e altri per scegliere cosa cercare; una barra orizzontale in alto che contiene i comandi per che tipo di ricerca effettuare. Tramite la spiegazione dei comandi si possono capire facilmente anche le modalità di funzionamento del servizio Polisweb. 5.1 Tipi di ricerca e comandi generali Partiamo da una spiegazione dei pulsanti verticali (colonna a sinistra dello schermo) INFO AGGIORNAMENTI: l utente non si collega fisicamente alle singole cancellerie ma ad un server nazionale su cui i dati sono riversati dalle cancellerie. I dati sono scaricati di notte con cadenza di regola giornaliera. In sostanza, si possono vedere oggi i dati del giorno prima. Cliccando sul pulsante è comunque possibile verificare esattamente a che giorno e a che ora sono effettivamente aggiornati i dati che si vanno a consultare per ogni singolo Tribunale. RICERCA GIURISPRUDENZIALE: funzione non attiva. L idea è di implementare il sistema inserendo anche le sentenze creando una banca dati del merito. REGISTRI (CONTENZIOSO CIVILE, LAVORO, VOLONTARIA GIURISDIZIONE, ESECUZIONI) sono i registri consultabili e rappresentano il cuore del sistema. Va detto che l attivazione della consultazione di tutti o parte dei registri dipende dal singolo Tribunale. In particolare il registro esecuzioni è consultabile alo stato solo per un numero più ristretto di Tribunali. Selezionato il registro che interessa (premendo il relativo pulsante) si procede poi alla ricerca usando le opzioni dei comandi orizzontali. PREFERENZE: il menù di ricerca che si vede quando si entra nel programma presenta un elenco in ordine alfabetico per selezionare i Tribunali e Corti d Appello dove effettuare la ricerca. Visto che l elenco è ormai abbastanza esteso, premendo questo pulsante si apre un intuitivo menù per impostare il nostro Tribunale preferito su cui si aprirà automaticamente ad ogni sessione il sistema di ricerca. E consigliabile utilizzare questa opzione per risparmiare tempo. TERMINA SESSIONE E un comando importante: terminata la nostra sessione di lavoro dobbiamo infatti sempre disconnetterci premendo questo pulsante. Se usciamo usando le frecce del programma di navigazione internet o chiudiamo il programma di navigazione o in altro modo, il sistema ci considera ancora utenti attivi e, per motivi di sicurezza, non ci permetterà più di accedere nuovamente a Polisweb per 20 minuti. 5.2 Modalità di ricerca Veniamo ai pulsanti orizzontali (barra in alto nello schermo) che determinano le modalità di ricerca AGENDA AVVOCATO: è la modalità base di ricerca con cui si apre polisweb (fig. 11). In buona sostanza, selezionato dal menù a tendina il Tribunale cui ci interessa accedere (ricordandoci che possiamo impostarne uno di preferito su cui si apre già la ricerca, per non dover scorrere ogni volta la lista) e selezionato il registro che ci interessa (civile, lavoro, volontaria giurisdizione, mentre le esecuzioni hanno un sistema diverso), possiamo decidere di ricercare tutti gli eventi che riguardano nostre cause entro un certo arco di tempo. 6

7 Per evento si intende ogni attività segnata dalla cancelleria relativa al fascicolo: sono comprese oltre alle attività giudiziali ( es. fissazione udienza, scioglimento riserva, deposito di atti, di sentenze, ordinanze ecc.) anche quelle strettamente di cancelleria (come la trasmissione del fascicolo d ufficio ad altra autorità, il ritorno dall ufficio del registro ecc.). Il vantaggio della ricerca per eventi in un certo periodo è che non dobbiamo inserire i dati della singola causa per la ricerca e inoltre siamo sicuri di avere notizia sulle variazioni di tutte le nostre cause in un dato intervallo. Il menù propone al riguardo varie opzioni (ricerca in un certo arco di tempo, in periodi recenti o dall ultima ricerca). Scegliamo una di queste opzioni e premiamo esegui ricerca. Ci apparirà una schermata con tutti i nostri fascicoli per i quali si sono verificati eventi nel periodo richiesto. Se clicchiamo sull intestazione del fascicolo si aprirà l intero specifico fascicolo, la cui consultazione spiegheremo più avanti. Fig. 11 FASCICOLI PERSONALI E la modalità di ricerca che, in base ai dati specifici inseriti (R.G., numero della sentenza o nome delle parti) permette di andare direttamente ad individuare un particolare fascicolo che ci interessa. Tale metodo è preferibile quando si deve verificare una specifica causa. La maschera di ricerca, come potrete verificare, è molto semplice ed intuitiva. ARCHIVIO FASCICOLI: l accesso, come detto, è consentito agli avvocati solo ai fascicoli dove risultano legali di una parte. Può tuttavia succedere che vi sia interesse a conoscere dati di un fascicolo in cui non si è parte (ad es. il cliente porta un atto di citazione e, in vista della costituzione, si vuole sapere il nome del G.I.). Conoscendo i dati esatti delle parti e dell udienza, sul presupposto che la conoscenza di tali elementi qualificati derivi da una legittima fonte, il sistema permette di fare una ricerca ed accedere al fascicolo. Va in ogni caso ricordato che tutta la nostra navigazione 7

8 viene tracciata: l eventuale abuso di questo mezzo di consultazione con accesso a fascicoli a cui non abbiamo alcun interesse resta documentata con tutte le conseguenze del caso. 5.3 LA CONSULTAZIONE DEL FASCICOLO Individuato il fascicolo che ci interessa con uno dei vari modi di ricerca sopra visti, ciccando sulla intestazione del fascicolo medesimo si entra nella modalità di consultazione del medesimo. La schermata che si presenta è quella che segue Le funzioni sono 6 e sono poste sulla barra orizzontale come evidenziato nell immagine. Fig. 12 Quando si apre il fascicolo da una ricerca si entra sempre nella modalità del pulsante indicato con il numero 2 Profilo del fascicolo: si possono leggere i dati generali della causa e poi, scorrendo la schermata video (solo parziale nell immagine) i dati delle parti e dei legali e infine la scadenza dei termini: è evidente l utilità di poter fare tale verifica senza dover accedere in cancelleria. Se poi vogliamo avere l indicazione di tutti gli eventi del fascicolo premiamo il pulsante Storia (indicato con il numero 4): si aprirà la schermata con tutti gli eventi cronologici del fascicolo (udienza, atti depositati ecc.). Il pulsante indicato con il numero 3 (Documenti consultabili) è una funzione allo stato non attiva. Fatte le nostre verifiche sul fascicolo possiamo uscire premendo il pulsante Nuova ricerca (indicato con 1) che ci riporta alla schermata generale di ricerca. Se invece vogliamo tornare alla precedente ricerca già svolta usiamo il pulsante in giallo Ultima ricerca. Qualora il provvedimento sia un decreto ingiuntivo si può premere il pulsante Dettaglio decreto che ci informerà sulle somme ingiunte e la data di esecutività 8

9 6 ALCUNE QUESTIONI FREQUENTI Cosa fare se: a) Voglio tornare indietro o terminare la ricerca. Se per qualsiasi motivo volete tornare indietro o uscire dalla ricerca che state effettuando evitate sempre di chiudere il programma usando le frecce del programma di navigazione: verrete disconnessi dal sistema e non potrete rientrare per venti minuti. Pertanto, per passare ad una nuova ricerca se siete nella schermata iniziale (come sopra) per iniziare una nuova ricerca premete uno dei tre pulsanti della barra orizzontale (agenda avvocato ecc.) Se invece siete in visualizzazione del fascicolo, premete il pulsante nuova ricerca (il primo della barra orizzontale). Se poi in qualunque momento volete uscire da Polisweb usate sempre il pulsante termina sessione b) Il programma segnala Troppi eventi selezionati restringere la ricerca Nella modalità di ricerca Agenda dell avvocato nel periodo prescelto vi sono troppi eventi rispetto a quelli che può visualizzare. Premete di nuovo uno dei pulsanti di ricerca sulla barra orizzontale e restringete la ricerca. c) Come faccio a cambiare registro per un'altra ricerca: premete il pulsante relativo al registro che interessa e il programma vi porterà automaticamente ad una nuova schermata di ricerca per il registro diverso. Se invece volte fare una nuova ricerca sul medesimo registro premete uno dei tre pulsanti orizzontali. Se infine siete già nella consultazione del singolo fascicolo premete il pulsante Nuova ricerca d) Non trovo un mio fascicolo! Il programma permette di accedere ai fascicoli dove la cancelleria ha inserito il vostro codice fiscale. Per i fascicoli più vecchi può capitare che i dati forniti al momento dell iscrizione fossero incompleti e quindi non è possibile la visualizzazione. Il problema più diffuso è tuttavia dato dall ipotesi di più difensori in mandato. Anche se correttamente inseriti con tutti i dati nella nota dì iscrizione tuttavia il sistema abilita uno solo come avvocato principale che può accedere alla consultazione di Polisweb. In questi casi non resta che segnalare alla Cancelleria quale deve essere l avvocato principale per l accesso al servizio. Si tratta di una limitazione importante 9

10 all utilizzo di Polisweb ma, nonostante le segnalazioni, non sembra che vi siano possibilità tecniche di modificazione. e) Scollegare la Business Key Terminato l uso dei programmi della Business Key (quindi questo vale in generale per qualsiasi applicazione usate: firma digitale, programmi di navigazione ecc.) evitate di togliere puramente e semplicemente la chiavetta dalla porta USB: c è infatti il rischio che si possano danneggiare i dati ed i programmi. La procedura corretta è la seguente: utilizzando Windows sul vostro schermo nella barra orizzontale inferiore (quella in sostanza che sta sempre fissa nella parte inferiore dello schermo), nella parte destra, vi sono una serie di piccole icone tra cui una che segnala tutti i dispositivi USB collegati (se vi sono molte icone potrebbe essere nascosta cliccate allora sulla icona con il segno < e vi verranno mostrate anche le icone nascoste): cliccate sopra con il tasto destro del mouse sull icone dei dispositivi USB e si aprirà una finestra di dialogo che vi chiederà i dispositivi USB che volete disattivare: selezionate e cliccate disattiva, date poi l OK a tutto quanto richiesto e alla fine comparirà un messaggio che segnala che è ora possibile la disconnettere in sicurezza il dispositivo. f) Il programma mi chiede in continuazione il PIN e non riesco ad andare avanti Il problema può presentarsi episodicamente in caso di errori di digitazione del PIN o di blocco di sessioni di navigazione. Se invece si presenta sempre la ragione può essere un cambiamento delle configurazioni del programma di navigazione Mozilla Firefox (il problema si è presentato a seguito di aggiornamenti dei programmi). Non ha pertanto attinenza con Polisweb 10

11 Per risolverlo, quando aprite il programma di navigazione andate sul comando Strumenti (parte alta orizzontale dei comandi e selezionate il comando Opzioni e poi Avanzate ). Si aprirà la seguente schermata (fig. 13): Verificate che sia selezionata la voce selezionane uno automaticamente e se è invece selezionato chiedi ogni volta cambiate la configurazione dando pi conferma con il pulsante OK E questo è tutto! 11