SATER Sistema Acquisti Telematici dell Emilia-Romagna:

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1 SATER Sistema Acquisti Telematici dell Emilia-Romagna: manuali per le Pubbliche Amministrazioni Gestione codifiche macroprodotti per configurazione gare 1

2 Sommario 1. INTRODUZIONE GESTIONE CODIFICHE E CLASSIFICAZIONI Richieste Codifica di Macroprodotto... 4 Testata... 7 Macroprodotti... 9 Allegati Domande/Risposte Documenti Cronologia Conclusioni Funzione di invio informazioni aggiuntive Attivazione conversazione Visualizzazione Richiesta Integrazione Informazioni Invio Informazioni Aggiuntive Visualizzazione codifica Macroprodotto Elenco codifiche Macroprodotti Elenco codifiche Beni e Servizi INDICE DELLE FIGURE

3 1. INTRODUZIONE Il presente documento illustra le funzionalità a disposizione dei funzionari e dei RUP delle Pubbliche Amministrazioni per ricercare beni/servizi già codificati in anagrafica e per richiedere la codifica di Macroprodotti all Agenzia, prima dell indizione di una procedura di gara. Il Macroprodotto rappresenta la voce di dettaglio dell oggetto della gara. Nello specifico, questo manuale descrive le modalità operative per: Richiedere una codifica di un Macroprodotto; Visualizzare l elenco Codifiche Macroprodotti; Visualizzare l elenco Codifiche Beni e Servizi. Per effettuare una richiesta di codifica, è necessario innanzitutto accedere alla schermata di login della piattaforma di e-procurement di Intercent-ER, che può essere raggiunta dalla homepage del sito web dell Agenzia ( cliccando sul link Piattaforma acquisti presente nel box grigio Accesso Area Riservata in alto a destra, o direttamente dall indirizzo Il gruppo funzionale Gestione Codifiche e Classificazioni, collocato nel menu verticale a sinistra dell area riservata e visibile solo se l utente collegato ha assegnato il profilo Richieste Codifica di Prodotto, consente l accesso alle seguenti funzioni: Richieste Codifica di Macroprodotto; Elenco Codifiche Macroprodotti; Elenco Codifiche Beni e Servizi. 3

4 2. GESTIONE CODIFICHE E CLASSIFICAZIONI Richieste Codifica di Macroprodotto Le fasi di tale processo sono le seguenti: Richiesta di Codifica Macroprodotto/Servizio Valutazione Richiesta di Codifica dell Agenzia Richiesta integrazione informazioni da parte dell Agenzia (eventuale) Invio Informazioni aggiuntive (eventuale) Codifica Macroprodotto/servizio da parte dell Agenzia Per inserire una richiesta di codifica, dal menu di sinistra dell area riservata fare clic sul gruppo funzionale Gestione Codifiche e classificazioni e quindi sulla prima voce Richieste Codifica di Macroprodotto. Apparirà la seguente schermata: Figura 1: Gestione Codifiche - Richieste Codifica di Macroprodotto Nella parte alta della schermata, è presente un area di filtro che consente all utente di effettuare ricerche, in base ad uno o più criteri (es. Registro di Sistema, Titolo documento), tra le Richieste da lui predisposte. Al centro, sotto l area di ricerca, è riportata una toolbar in cui sono presenti i seguenti comandi: Nuova richiesta per inserire una nuova richiesta di codifica; Elimina per eliminare una richiesta il cui stato è in lavorazione; Stampa per stampare la lista delle richieste inserite; Esporta in xls per esportare la lista completa delle richieste inserite in formato xls. 4

5 Sotto la toolbar viene presentato l elenco in forma tabellare di tutte le richieste predisposte dall Ente con alcune informazioni di sintesi e per le quali è stata effettuata eventualmente una codifica da parte degli utenti dell Agenzia opportunamente profilati. Registro di Sistema : è l identificativo della richiesta; Titolo Documento: Nome assegnato alla richiesta dall utente; Oggetto : Breve descrizione della richiesta: Data Invio : è la data in cui l utente ha inviato la richiesta di codifica all Agenzia; Stato : lo stato in qui può trovarsi il documento di richiesta: In lavorazione - la richiesta è stata inserita a sistema ed è ancora salvata in bozza; Inviato - la richiesta è stata inoltrata all Agenzia; Evaso - l Agenzia ha effettuato le operazioni di codifica. Per inserire una nuova richiesta, cliccare sul comando Nuova richiesta, verrà mostrata la seguente schermata: Figura 2: Gestione Codifiche - Dettaglio Richiesta Codifica In particolare, sotto la toolbar con i comandi per gestire la richiesta in fase di creazione, il sistema mostrerà un documento composto da una serie di schede. Nella toolbar per gestire la richiesta in via di creazione sono presenti le seguenti funzioni: Salva per salvare il documento durante la fase di compilazione e completarlo successivamente. Il documento può essere ripreso in un secondo momento dalla lista delle richieste; Invia per inviare la richiesta di codifica alla struttura dell Agenzia preposta alla codifica dei prodotti/servizi; l Agenzia verrà allertata via per la presa in gestione della richiesta; Stampa per stampare il dettaglio della richiesta visualizzata; Esporta in xls per esportare il dettaglio della richiesta in formato xls; Chiudi per chiudere il dettaglio della richiesta di codifica e tornare alla schermata precedente. 5

6 Immediatamente sotto la toolbar sono visibili le informazioni generali identificative della richiesta di codifica, quali: Compilatore : chi ha creato la richiesta; Titolo documento : intestazione della richiesta (si consiglia di inserire un titolo che consenta successivamente di identificare immediatamente la richiesta di codifica); Fascicolo di Sistema : compilato automaticamente all atto dell invio; Registro di Sistema : compilato automaticamente all atto dell invio; Data invio : compilato automaticamente all atto dell invio; Fase : Fase in cui si trova la richiesta, che in questo caso è In Lavorazione. Nelle schede sottostanti, identificate da etichette grigio scuro, vengono riportate le diverse Sezioni di cui si compone la richiesta: Testata, Macroprodotti, Allegati, Domande/Risposte, Documenti, Cronologia. L utente verrà guidato nella compilazione di tutte le informazioni necessarie e, in caso di errore, verrà avvisato con un messaggio a video. Si consiglia di effettuare un salvataggio di scheda in scheda. Tramite il comando Salva presente sulla toolbar, infatti, è possibile salvare il documento e riprenderlo in qualsiasi momento per completarlo. Lo Stato di una richiesta salvata è In lavorazione : Figura 3: Richiesta salvata con stato In lavorazione Per eliminare una richiesta salvata, selezionare il check in corrispondenza del documento con stato In lavorazione e fare click sul comando Elimina. Un messaggio a video confermerà l operazione. Non è possibile eliminare un documento con stato diverso da In Lavorazione. Nel caso in cui si tentasse di eliminarlo, il Sistema risponderà: Cancellazione non possibile per lo stato del documento. 6

7 Testata Sulla scheda Testata vanno inserite le seguenti informazioni obbligatorie (indicate da etichette in grassetto): ambito ed oggetto della richiesta. Figura 4: Dettaglio Richiesta Codifica - Testata L ambito viene selezionato da un menu a tendina ed i valori disponibili sono: Farmaci Dispositivi medici Altri Beni Servizi. Ciascuna riga che compone il modello dell ambito selezionato è considerata un attributo e le sue caratteristiche vengo evidenziate nella colonna Macroprodotto ovvero: La dicitura Scrittura indica che, per quel determinato attributo, la compilazione da parte del richiedente è facoltativa. La dicitura Chiave vuol dire che quel determinato attributo verrà utilizzato in fase di codifica, Ciascun ambito prevede gli Attributi evidenziati in verde nelle immagini seguenti. (Si precisa che la colonna Prodotto non viene gestita nelle richieste di Codifica in-quanto la relativa codifica viene eseguita automaticamente dal sistema durante la fase di pubblicazione del listino attraverso la Convenzione). Ambito Servizi Figura 5: Ambito Servizi 7

8 Ambito Farmaci Figura 6: Ambito Farmaci Ambito Dispositivi Medici Figura 7: Ambito Dispositivi Medici 8

9 Ambito Altri Beni Figura 8: Ambito Altri Beni Macroprodotti Nella scheda Macroprodotti vanno indicati i beni o servizi oggetto della richiesta secondo il procedimento di seguito indicato. A seconda dell ambito prescelto, comparirà nella parte inferiore della schermata una tabella con gli attributi utili a specificare i beni/servizi oggetto della richiesta (es ambito servizi: Codice Regionale, Descrizione Codice Regionale, Target, CPV, Livello, Certificazioni, Caratteristiche Sociali/Ambientali, Altre Caratteristiche); Figura 9: Prodotti Modello Codifica Servizi 9

10 L Elenco Prodotti potrà essere compilato in uno dei due seguenti modi possibili: Compilazione dell Elenco macroprodotti direttamente a video (preferibile nel caso si debbano caricare pochi beni/servizi) Caricamento dell Elenco Macroprodotti tramite l xlsx (preferibile nel caso si debbano caricare numerosi beni/servizi) Di seguito verranno descritte le due procedure. Compilazione dell elenco macroprodotti direttamente a video Per inserire delle righe, cliccare sul comando Aggiungi tante volte quanti sono i macroprodotti/servizi da caricare. Figura 10: Elenco Prodotti Come si può notare dall immagine, la colonna Codice Regionale non sarà editabile dall utente, che dovrà compilare le informazioni in suo possesso quali la descrizione dell oggetto da codificare, il codice CPV presunto ed altre caratteristiche. Figura 11: Compilazione Macroprodotti 10

11 Terminata la compilazione delle righe, cliccare sul comando Verifica Informazioni per controllare che tutti i campi obbligatori siano stati compilati. In caso di anomalie il sistema ne darà evidenza nella colonna Esito Riga come l esempio riportato di seguito: Figura 12: Esito Verifica Informazioni L unico elemento obbligatorio è costituito dalla descrizione codice regionale, gli altri campi sono facoltativi e costituiscono un aiuto per la struttura deputata alla codifica dei macroprodotti/servizi. Alcune informazioni (es: CPV) sono necessarie per la codifica, ma non bloccanti per l invio della richiesta all Agenzia, pertanto il sistema evidenzia con l icona arancione questa anomalia. Correggere quindi le informazioni errate e cliccare sul comando Verifica Informazioni per sottomettere nuovamente la sezione macroprodotti ai controlli di sistema. Caricamento dell Elenco Macroprodotti tramite l xlsx Come anticipato, è possibile scaricare il template per la compilazione degli macroprodotti/servizi in Excel facendo click sull icona della lente, si potrà scaricare un modello.xlsx da compilare fuori piattaforma con la lista dei prodotti/servizi necessari come mostrato di seguito: Figura 13: Scarica Template Prodotti da compilare Dopo aver compilato la lista dei prodotti/servizi fuori piattaforma, è necessario ricaricare il file a sistema facendo clic sull icona, prestando attenzione all Esito importazione, indicato nell apposito campo. Nel caso in cui alcune righe non superino tali controlli di validazione, il sistema segnalerà un errore indicando la correzione da apportare. 11

12 In particolare, verrà mostrato il messaggio Informazione: il foglio Prodotti presenta anomalie e in corrispondenza della riga errata di ciascun prodotto/servizio caricato nella griglia Elenco Macroprodotti apparirà l icona o con il dettaglio sull errore riscontrato. È possibile correggere eventuali errori direttamente a video come descritto in precedenza. Si specifica che, nel caso di compilazione dell elenco prodotti in xslx e relativa importazione, è necessario compilare le informazioni richieste senza applicare formattazioni alle celle né aggiungere informazioni extra come titoli o colonne aggiuntive. In caso contrario, l applicazione riporterà l errore: Il Foglio Excel importato non coincide con il modello selezionato. Allegati Dopo aver compilato la scheda Macroprodotti, è possibile passare alla scheda Allegati, cliccando sulla omonima etichetta. Nella scheda Allegati potranno essere inserite eventuali specifiche, documenti descrittivi dell oggetto da codificare (scheda tecnica) attraverso il comando Aggiungi Allegato. Figura 14: Sezione Allegati Domande/Risposte Nella scheda Domande/Risposte verranno riportati eventuali messaggi scambiati tra il richiedente e l Agenzia durante la fase di codifica. Inizialmente la scheda è quindi vuota. 12

13 Documenti Nella scheda Documenti verrà riportato l elenco dei documenti legati alla richiesta creati durante la fase di codifica. Inizialmente la scheda è quindi vuota. Figura 15: Sezione Documenti È possibile accedere al dettaglio di un documento facendo clic sull icona della lente presente nella colonna Apri. Cronologia Nella scheda Cronologia è possibile visualizzare lo storico delle operazioni eseguite in ordine cronologico dagli utenti sulla richiesta (es. compilazione, prendi in carico, evasione, ecc.). Figura 16: Sezione Cronologia Conclusioni Si specifica che la compilazione della richiesta di codifica non richiede necessariamente una sequenzialità nella compilazione delle sezioni/schede. In qualsiasi momento è possibile uscire dalla fase di inserimento mediante il link Chiudi, in alto a destra, dopo aver salvato il documento. Compilate tutte le informazioni richieste e inserita eventuale documentazione, si può procedere con la trasmissione della richiesta alla struttura deputata alla codifica attraverso il comando Invia. All atto dell invio, il sistema valorizza in automatico i campi Registro di sistema e Fascicolo di sistema. Il sistema aggiorna quindi il campo stato da In lavorazione a 13

14 Inviato e invia una notifica agli utenti con il profilo Gestore richieste codifiche prodotti per informarli della presenza di una nuova richiesta da gestire. 2.2.Funzione di invio informazioni aggiuntive Una volta Inviata, la richiesta di codifica verrà resa disponibile agli utenti dell Agenzia per permettere loro di codificare i prodotti/servizi. Per visualizzare il dettaglio della richiesta inviata, accedere alla cartella Gestione Codifiche e classificazioni e quindi Richieste Codifica di Macroprodotto e cliccare l icona della lente nella colonna Apri in corrispondenza del documento di interesse. Dal dettaglio della richiesta è possibile: Visualizzare il messaggio di richiesta integrazione informazioni Attivare un messaggio per inviare informazioni aggiuntive Attivazione conversazione Una volta inviata la richiesta di codifica, il referente, allertato via posta elettronica, prende in carico la richiesta di codifica (questa operazione genera un aggiornamento della sezione Cronologia della richiesta Presa in carico documento ) ed eventualmente può richiedere l integrazione di alcune informazioni mediante la funzione Nuovo Messaggio presente nella sezione Domande/Risposte. 14

15 Visualizzazione Richiesta Integrazione Informazioni Il richiedente riceve una notifica via e_mail che lo informa della richiesta di integrazione e, una volta aperta la stessa nella piattaforma, procede a redigere una risposta (che consiste sempre in un campo descrittivo) inviandola al referente di codifica. Questa interazione (richiesta integrazione invio informazioni aggiuntive) può essere eseguita più volte fino al raggiungimento dello scopo ovvero la codifica del bene/servizio. Figura 17: Mail inviata al richiedente quando la struttura di codifica attiva una richiesta di integrazione informazioni 15

16 Per visualizzare la conversazione è necessario aprire la richiesta di codifica ed accedere alla scheda Domande/Risposte. Verrà mostrata la seguente schermata: Figura 18: Messaggio di richiesta di integrazione informazioni 16

17 Invio Informazioni Aggiuntive Per inviare informazioni aggiuntive è necessario aprire la richiesta di codifica di interesse ed accedere alla scheda Domande/Risposte. Attraverso il comando Nuovo Messaggio verrà mostrata la seguente schermata in cui inserire una risposta ed eventualmente un allegato: Figura 19: Conversazione sulla richiesta - informazioni Aggiuntive 17

18 Cliccare quindi sul comando Invia per inoltrare la risposta di richiesta informazioni al referente di codifica. Un messaggio a video confermerà il corretto invio del messaggio. All atto dell invio verrà aggiornata la lista conversazione disponibile nella griglia in basso e compilato automaticamente il campo Data Invio. Contestualmente verrà aggiornato il contenuto della scheda Domande/Risposte della richiesta di codifica. Figura 20: Aggiornamento scheda Domande/Risposte 18

19 2.3.Visualizzazione codifica Macroprodotto Al termine del referente, il richiedente riceve un documento di codifica prodotto che chiude il processo e lo informa del codice assegnato al Macroprodotto. Tale codice può essere frutto sia di un nuovo inserimento sia della individuazione di un codice presente nella base dati che risponde a tutti i requisiti richiesti. Per visualizzare la codifica è necessario aprire la richiesta di codifica ed accedere alla scheda Documenti ; per visualizzare il dettaglio del documento di codifica occorre fare clic sull icona della lente presente nella colonna Apri. Verrà mostrata la seguente schermata: Figura 21: Documento di Codifica Prodotti/Servizi Lo stato della richiesta di codifica viene aggiornato automaticamente dal sistema da Inviato a Evaso. Analogamente viene aggiornata la scheda Cronologia del documento di richiesta. 19

20 Elenco codifiche Macroprodotti Dalla cartella Elenco codifiche Macroprodotti è possibile ricercare e visualizzare i Macroprodotti già codificati. Come di consueto nella piattaforma, la visualizzazione è distinta in due aree: Filtro e Lista dei risultati. Nella sezione di filtro è possibile impostare valori specifici di ricerca per i diversi attributi presenti. È possibile in questa sezione selezionare e consultare le diverse categorie merceologiche: CND (Classificazione Nazionale dei Dispostivi Medici), ATC (sistema di classificazione Anatomico Terapeutico e Chimico, utilizzato per i prodotti farmaceutici), CPV (Common Procurement Vocabulary per altri beni e servizi). Ogni categoria è strutturata in un alberatura espandibile ad ogni livello. L espansione di ogni livello è possibile semplicemente cliccando sul simbolo + che si trova accanto al codice della singola categoria, che si trasformerà nel simbolo - che permette la compressione. Per selezionare la/le categoria/e merceologica/e, fare clic sul comando, che consentirà di accedere all area di ricerca e selezione. Figura 22: Esempio navigazione Codice CND 20

21 Navigando nella struttura ad albero, selezionare quella di interesse (è possibile seguire le indicazioni riportate nella sezione Suggerimenti presente su sfondo grigio nella parte alta della schermata) e fare clic sul comando Conferma. Figura 23: Elenco codifiche Macroprodotto - Area Filtro Tutti i campi di filtro possono essere compilati parzialmente consentendo l estrazione di tutte le occorrenze che contengono quanto impostato. Ad esempio, se nella Descrizione Codice Regionale si inserisce il testo cerotti verranno estratti tutti i macroprodotti che iniziano, finiscono e contengono tale parola ovvero insieme di parole. La lista dei risultati contiene tutti e soli i macroprodotti che soddisfano il filtro impostato. Le informazioni visualizzate sono Stato (Codificato, cancellato), codice regionale, descrizione codice regionale e tutti gli attributi definiti nel modello di codifica secondo il seguente ordine: chiavi, obbligatorie, opzionali. Figura 24: Elenco codifiche Macroprodotto Risultato della ricerca 21

22 Al centro, sotto l area di ricerca, è riportata una toolbar in cui sono presenti i seguenti comandi: Stampa per stampare la lista dei macroprodotti; Esporta in xls per esportare la lista dei macroprodotti in formato xls; È possibile accedere in sola consultazione alla scheda del macroprodotto facendo clic sull icona della lente presente nella colonna Apri. Figura 25: Scheda di dettaglio Macroprodotto Nella sezione Storico vengono tracciate tutte le operazioni eseguite dal gestore delle codifiche sul macroprodotto (es: modifica, elimina, ripristina). 22

23 2.5.Elenco codifiche Beni e Servizi Agenzia per lo sviluppo Dalla cartella Elenco codifiche Beni e Servizi è possibile ricercare e visualizzare i beni/servizi già codificati. Analogamente a quanto descritto al paragrafo precedente, la visualizzazione è distinta in due aree: Filtro e Lista dei risultati. Nella sezione di filtro è possibile impostare valori specifici di ricerca per i diversi attributi presenti. Figura 26: Elenco codifiche Beni/Servizi - Area Filtro Tutti i campi di filtro possono essere compilati parzialmente consentendo l estrazione di tutte le occorrenze che contengono quanto impostato. Ad esempio, se nella Descrizione Codice Regionale si inserisce il testo carrello verranno estratti tutti i beni/servizi che iniziano, finiscono e contengono tale parola ovvero insieme di parole. La lista dei risultati contiene tutti e soli i beni/servizi che soddisfano il filtro impostano. Le informazioni visualizzate sono Stato (Codificato, cancellato), codice regionale, descrizione codice regionale e tutti gli attributi definiti nel modello di codifica secondo il seguente ordine: chiavi, obbligatorie, opzionali. 23

24 Figura 27: Elenco codifiche Beni/Servizi - Risultato della ricerca Al centro, sotto l area di ricerca, è riportata una toolbar in cui sono presenti i seguenti comandi: Stampa per stampare la lista dei Beni/servizi; Esporta in xls per esportare la lista dei Beni/servizi in formato xls; È possibile accedere in sola consultazione alla scheda del bene/servizio facendo clic sull icona della lente presente nella colonna Apri. 24

25 Figura 28: Scheda di dettaglio Prodotto Nella sezione Storico vengono tracciate tutte le operazioni eseguite dal gestore delle codifiche sul Macroprodotto (es: modifica, elimina, ripristina). 25

26 3. INDICE DELLE FIGURE Le immagini sono puramente indicative e possono subire variazioni Figura 1: Gestione Codifiche - Richieste Codifica di Macroprodotto... 4 Figura 2: Gestione Codifiche - Dettaglio Richiesta Codifica... 5 Figura 3: Richiesta salvata con stato In lavorazione... 6 Figura 4: Dettaglio Richiesta Codifica - Testata... 7 Figura 5: Ambito Servizi... 7 Figura 6: Ambito Farmaci... 8 Figura 7: Ambito Dispositivi Medici... 8 Figura 8: Ambito Altri Beni... 9 Figura 9: Prodotti Modello Codifica Servizi... 9 Figura 10: Elenco Prodotti Figura 11: Compilazione Macroprodotti Figura 12: Esito Verifica Informazioni Figura 13: Scarica Template Prodotti da compilare Figura 14: Sezione Allegati Figura 15: Sezione Documenti Figura 16: Sezione Cronologia Figura 17: Mail inviata al richiedente quando la struttura di codifica attiva una richiesta di integrazione informazioni Figura 18: Messaggio di richiesta di integrazione informazioni Figura 19: Conversazione sulla richiesta - informazioni Aggiuntive Figura 20: Aggiornamento scheda Domande/Risposte Figura 21: Documento di Codifica Prodotti/Servizi Figura 22: Esempio navigazione Codice CND Figura 23: Elenco codifiche Macroprodotto - Area Filtro Figura 24: Elenco codifiche Macroprodotto Risultato della ricerca Figura 25: Scheda di dettaglio Macroprodotto Figura 26: Elenco codifiche Beni/Servizi - Area Filtro Figura 27: Elenco codifiche Beni/Servizi - Risultato della ricerca Figura 28: Scheda di dettaglio Prodotto

27 Intercent-ER Agenzia per lo sviluppo Via dei Mille, Bologna Tel.: / Fax: intercenter@regione.emilia-romagna.it Call Center: numero verde info.intercenter@regione.emilia-romagna.it 27