Comune di Viareggio Manuale di gestione e conservazione dei documenti

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1 Comune di Viareggio Manuale di gestione e conservazione dei documenti (artt. 3 e 5 DPCM 31 ottobre 2000) (Approvato con Delibera. G.C. n. 305 del 30/06/2011 Modificato con Delibera. Commissario Pref. n. 100 del 17/12/2012)

2 INDICE SEZIONE I - AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI Art. l - Ambito di applicazione Art. 2 - Definizioni SEZIONE II - DISPOSIZIONI GENERALI Art. 3 - Individuazione dell' area organizzativa omogenea (AOO) Art. 4 - Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi Art. 5 - Unicità del protocollo Art. 6 Protocollo come atto pubblico Art. 7 - Eliminazione dei protocolli interni Art. 8 - Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti SEZIONE III - FORMAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 9 - Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi Art.10 - Formato dei documenti informatici Art. l1 - Sottoscrizione dei documenti informatici SEZIONE IV - RICEZIONE DEI DOCUMENTI Art Ricezione dei documenti su supporto cartaceo Art Apertura della corrispondenza in arrivo Art Ricezione dei documenti informatici Art Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti SEZIONE V - REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Art Documenti soggetti a registrazione di protocollo Art Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Art Registrazione di protocollo dei documenti Art Registrazione documenti inerenti a gare d'appalto e domande di partecipazione a concorsi Art Lettere anonime, documenti con firma illeggibile e non firmati Art Registrazione documenti ricevuti via fax e successivamente in originale cartaceo Art Documenti di competenza di altri enti Art Oggetto Riservato Art Differimento dei termini di registrazione Art Segnatura di protocollo Art Annullamento delle registrazioni di protocollo Art. 27 Scansione dei documenti su supporto cartaceo Art Registro giornaliero di protocollo Art Registro di emergenza SEZIONE VI - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Art Piano di classificazione e di conservazione dell'archivio Art Classificazione dei documenti SEZIONE VII - ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI Art Procedimento di assegnazione Art Recapito e presa in carico dei documenti su supporto cartaceo agli uffici utente Art Recapito e presa in carico dei documenti informatici agli uffici utente Art Modifica delle assegnazioni SEZIONE VIII - FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Art Apertura ed identificazione dei fascicoli Art Modifica delle assegnazioni dei fascicoli SEZIONE IX - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI Art Spedizione dei documenti su supporto cartaceo Art Spedizione dei documenti su supporto informatico

3 SEZIONE X GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Art. 40- Flusso di lavorazione dei documenti interni Art Gestione dei flussi documentali interni SEZIONE XI - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI Art Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei Art Versamento dei fascicoli nell'archivio di deposito Art Archiviazione ottica Art Selezione e scarto archivistico SEZIONE XII - GESTIONE DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI Art Gestione dei procedimenti amministrativi SEZIONE XIII - PIANO DI SICUREZZA RELATIVO ALLA GESTIONE DEI DATI E DEI DOCUMENTI INFORMATICI Art Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all'area organizzativa Omogenea Art Livelli di riservatezza Art Forme particolari di riservatezza Art Accesso da parte di utenti esterni all amministrazione Art Sicurezza del sistema Art Archivi, salvataggi, disponibilità, immodificabilità, conservazione. SEZIONE XIV - NORME FINALI Art Modalità di approvazione del manuale Art Norme abrogate Art Pubblicità del Manuale ALLEGATI: ALLEGATO l- Elenco documenti esclusi dalla registrazione di protocollo ALLEGATO 2- Piano di classificazione d archivio ALLEGATO 3 - Piano di conservazione d'archivio ALLEGATO 4 - Documento programmatico sulla sicurezza ALLEGATO 5 - Manuale operativo della procedura di protocollo (AP.System)

4 SEZIONE I AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI Art. 1 AMBITO DI APPLICAZIONE 1. Il presente manuale di gestione e conservazione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico. Esso disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, assegnazione, fascicolazione ed archiviazione dei singoli documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi dell'amministrazione Comunale di Viareggio. Art. 2 DEFINIZIONI 1 Ai fini del presente manuale s'intende: a) per Amministrazione, l'amministrazione Comunale di Viareggio; b) per archivio corrente, la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente; c) per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrenti alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico; d) per archivio storico, il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico; e) per area organizzativa omogenea, un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall'amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato; f) per assegnazione, l'operazione d' individuazione dell'ufficio utente competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono; g) per classificazione, l'operazione finalizzata all'organizzazione dei documenti secondo un ordinamento logico in relazione alle competenze, alle funzioni e alle attività delle amministrazione; h) per codice dell amministrazione digitale, il d.lgs. 7 marzo 2005, n.82, recante il codice dell amministrazione digitale; i) per dispositivo di firma il programma informatico adeguatamente configurato (software) e l apparato strumentale (hardware) usati per la creazione della firma elettronica; l) per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni, o comunque prodotti e acquisiti ai fini dell'attività amministrativa; m) per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti e fatti o dati giuridicamente rilevanti; n) per fascicolo, l'unità archivistica che raccoglie i documenti relativi ad un procedimento amministrativo o ad un affare; insieme organico di documenti relativi ad una medesima persona fisica o giuridica; aggregazione di documenti relativi ad uno stesso

5 oggetto di competenza del soggetto produttore; o) per fascicolazione, l'operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi; p) per firma digitale, un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici; q) per firma elettronica, l insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica r) per firma elettronica qualificata, la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al destinatario e la sua univoca autenticazione informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati; la firma elettronica basata su un certificato qualificato e generata mediante un dispositivo sicuro, s) per gestione documentale si intende l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall'amministrazione, nell'ambito del sistema di classificazione adottato; t) per indirizzo istituzionale, l indirizzo di posta elettronica certificata istituita in ciascuna area organizzativa omogenea e adibita alla protocollazione dei messaggi ricevuti. Tale indirizzo è riportato nell indice delle amministrazioni pubbliche; u) per impronta del documento informatico, una sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita, generata mediante l applicazione al documento di una funzione matematica di hash che assicura l univocità del risultato; v) per indice delle amministrazioni pubbliche, l indice destinato alla conservazione e alla pubblicazione dei dati di cui all art. 12, c.1, del dpcm 31 ottobre 2000, relativi alle pubbliche amministrazioni di cui al d.lgs n. 29/2003 ed alle loro aree organizzative omogenee, z) per marca temporale, un evidenza informatica che consente la validazione temporale; x) per massimario di scarto, lo strumento archivistico che indica, per ciascuna partizione del piano di classificazione, quali documenti debbono essere conservati permanentemente e quali invece possono essere destinati al macero dopo un periodo di conservazione di 5, 10, 15 o più anni; y) per piano di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell'analisi delle competenze dell'amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentire la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell' attività svolta; j) per piano di conservazione degli archivi, il piano, integrato con il sistema di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali; k) per posta elettronica certificata, ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici; w) per protocollo si intende l insieme delle procedure e degli elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati sotto il profilo giuridico-gestionale; kw) per protocollo informatico interno si intende il sistema di registrazione informatico, collegato al protocollo generale, con il quale i vari soggetti che nell ambito dell amministrazione comunale intervengono nel procedimento amministrativo, fanno

6 constare della loro attività, ai fini della definizione del procedimento nonché dell accesso e della partecipazione dello stesso; oo) per responsabile della conservazione, il soggetto responsabile della conservazione dei documenti digitali; op) per responsabile del servizio, il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, individuato nel responsabile dell Ufficio Protocollo; oq) per segnatura di protocollo, l'apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso; or) per servizio, il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi; os) per sistema di gestione informatica dei documenti, l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall'amministrazione per la gestione dei documenti ot) per supporto di memorizzazione, il mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale, su cui l'operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso; ou)per testo unico, il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, pubblicato con DPR 28 dicembre 2000, n. 44 5; oz) per ufficio utente, un ufficio dell' Amministrazione che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti; ow) per validazione temporale, il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data e un orario opponibili a terzi; SEZIONE II DISPOSIZIONI GENERALI Art. 3 INDIVIDUAZIONE DELL' AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA (AOO) l. Ai fini della gestione dei documenti l'amministrazione individua una sola area organizzativa omogenea denominata Comune di Viareggio e composta dall'insieme di tutte le sue unità organizzative. Art. 4 SERVIZIO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, LA GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI 1. Nell'ambito dell'area organizzativa omogenea è istituito il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, in seguito indicato come Servizio. Esso è funzionalmente individuato nell'ufficio Protocollo Generale. 2. Il Responsabile del Servizio, della gestione dei flussi documentali e degli archivi(rsp), è il Funzionario responsabile dell Ufficio Protocollo. Nei casi di vacanza, assenza o impedimento del Responsabile, la direzione del Servizio è affidata al Dirigente dell Area/Settore di appartenenza dell Ufficio stesso. 3. Al Servizio sono assegnati i seguenti compiti:

7 a) garantire che le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente; b) garantire la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; c) conservare le copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico in luoghi sicuri e differenti; d) garantire il buon funzionamento degli strumenti e l'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione dell'archivio; e) autorizzare le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo e le operazioni di registrazioni di protocollo sui registri di emergenza; f) organizzare la fase di versamento dei documenti dagli uffici all archivio generale, curare e garantire la conservazione dell archivio nella fase di deposito e predisporre il piano di conservazione dei documenti; g) mantenere aggiornato il manuale di gestione dei documenti, provvedendo alla sua pubblicazione, comunicazione e diffusione; h) vigilare sull'osservanza delle disposizioni contenute nel manuale. i) attribuire il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all inserimento e alla modifica delle informazioni; 4. La competenza sulla classificazione e fascicolazione dei documenti è demandata ai singoli responsabili dei procedimenti per i quali detti documenti vengono prodotti o ricevuti nel corso dell attività amministrativa dell Ente; 5. I singoli servizi emittenti ed autorizzati dal Responsabile del Servizio garantiscono che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo per i documenti in partenza, si svolgano nel rispetto della normativa vigente. Art. 5 UNICITÀ DEL PROTOCOLLO 1. La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e rigidamente progressiva. Essa è rinnovata ogni anno solare. 2. Il numero di protocollo è costituito da un numero intero progressivo di almeno sette cifre ed individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo. 3. Non è consentita in nessun caso la cosiddetta registrazione a fronte, cioè l utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza. 4 Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici. 5. E consentita la registrazione manuale di protocollo solo sui registri emergenza, qualora per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica, con le modalità indicate all art. 28. Art. 6 PROTOCOLLO COME ATTO PUBBLICO 1. Il registro di protocollo è un atto pubblico destinato a far fede della data di ricevimento o di spedizione dei documenti trattati da una pubblica amministrazione,

8 indipendentemente dalla regolarità del documento, prodotto o ricevuto da un amministrazione e da questa protocollato. Ciascun documento è univocamente identificato attraverso il numero di protocollo e la data di protocollazione. Art. 7 ELIMINAZIONE DEI PROTOCOLLI INTERNI 1. Sono eliminati tutti i sistemi di registrazione alternativi al protocollo generale. 2. Considerato che tutti gli uffici del Comune sono collegati al sistema di protocollo informatico e dei flussi documentali, il quale consente tutte le funzionalità operative necessarie, compresa anche la registrazione delle comunicazioni interne delle quali rimane traccia con l indicazione della data, dell oggetto, dell ufficio emittente e ricevente, non vi è la necessità di predisporre un piano attuativo per l eliminazione dei protocolli di settore e di reparto. Art. 8 MODELLO ORGANIZZATIVO ADOTTATO PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI 1. Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo di tipo decentrato che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utente, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza. In particolare si prevede che ogni ufficio si occupi della gestione dei documenti in partenza, mentre la gestione dei documenti in arrivo, spetta esclusivamente all Ufficio Protocollo o a quei servizi, eccezionalmente autorizzati. 2. Le abilitazioni all'utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti sono costantemente aggiornate a cura del Responsabile del Servizio. SEZIONE III FORMAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 9 MODALITÀ DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI E CONTENUTI MINIMI 1. I documenti sono di norma prodotti con sistemi informatici. 2. I documenti emessi dall Amministrazione riportano le seguenti informazioni: a) denominazione e logo dell'amministrazione secondo il modello approvato e valido per tutti i documenti dell Ente; b) indicazione dell'ufficio utente che ha prodotto il documento; c) numero di protocollo; d) oggetto del documento; e) indirizzo completo, con numero di telefono, fax (qualora l'ufficio produttore non ne fosse provvisto saranno indicati il numero di telefono del centralino dell' Amministrazione e il numero di fax ufficiale del Comune; f) indirizzo di posta elettronica certificata del comune; g) data completa; h) numero degli allegati, se presenti; i) destinatario;

9 l) sottoscrizione del Responsabile. Art. 10 FORMATO DEI DOCUMENTI INFORMATICI 1. I documenti informatici prodotti dall'amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma digitale, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di archiviazione al fine della immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. I formati ammessi durante la lavorazione sono i file del tipo.pdf,.tiff,.doc,.txt,.xml,.html, png, xls, ppt,mdb, jpg, zip, odt, ods, rtf, p7m, m7m, odb, dwg. Al termine della lavorazione, contestualmente alla firma digitale dei documenti, o comunque prima del loro invio o archiviazione, gli stessi vengono convertiti nel formato PDF versione A. I documenti acquisiti mediante le operazioni di digitalizzazione dei documenti cartacei vengono convertiti nel formato PDF versione A, per garantirne l inalterabilità e la leggibilità nel tempo. Il Centro Elaborazione Dati dell Amministrazione verifica la rispondenza alle specifiche tecniche degli apparati in uso e di quelli che verranno successivamente acquisiti. Art. 11 SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 1. La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni contenute nel testo unico ed alle relative regole tecniche di cui al DPCM 8 febbraio L'amministrazione si avvale dei servizi di una Certification Authority iscritta nell' elenco pubblico dei certificatori tenuto da DigitPA (Ente nazionale per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione). SEZIONE IV RICEZIONE DEI DOCUMENTI Art. 12 RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO 1. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all'area organizzativa omogenea attraverso: a) la consegna diretta all Ufficio Protocollo o di eventuali altri sportelli abilitati; b) il servizio postale; c) la consegna diretta agli uffici utente; d) gli apparecchi telefax 2. La corrispondenza ricevuta attraverso il servizio postale è recapitata all Ufficio Protocollo. 3. I documenti ricevuti direttamente dagli uffici utente, se sono soggetti a registrazione di protocollo, sono trasmessi, nell arco della stessa giornata, all Ufficio Protocollo 4. I documenti ricevuti al fax ufficiale del Comune sono gestiti con le stesse procedure previste per la ricezione e l inoltro agli uffici di competenza dei documenti informatici 5. La trasmissione dei documenti dall'ufficio Protocollo alle strutture competenti, avviene anche mediante la procedura di protocollo informatico se ed in quanto ritenuto opportuno

10 o necessario. I documenti in arrivo sono trasmessi in originale all'unità organizzativa competente. 6. Qualora un documento interessi più procedimenti amministrativi, sono inviate copie dello stesso agli ulteriori uffici competenti Art. 13 APERTURA DELLA CORRISPONDENZA IN ARRIVO 1. Tutta la corrispondenza in arrivo, che perviene presso l Ufficio Protocollo, viene aperta tranne che nei seguenti casi: a) corrispondenza riportante l indicazione offerta, gara d appalto, concorso o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara; b) corrispondenza indirizzata nominativamente oppure riportante l indicazione riservata, personale, confidenziale, S.P.M. o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata; c) lettere indirizzate all Ufficio Legale da avvocati o altri soggetti che a qualunque titolo assumano la difesa di terzi nei procedimenti giudiziari, amministrativi, disciplinari, ecc.. 2. Le persone/uffici destinatari della corrispondenza non aperta provvedono a trasmetterla al Protocollo Generale per la sua registrazione quando accertino che essa inerisce a procedimenti amministrativi o affari di competenza dell Amministrazione Comunale. Art. 14 RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 1. Il sistema di protocollo informatico è in grado di: a) ricevere documenti informatici b) controllarne la validità c) acquisirne, se disponibili e in arrivo da altra amministrazione pubblica, le informazioni relative alla registrazione di protocollo del mittente in maniera automatica. 2 La casella di posta elettronica certificata istituzionale ha come indirizzo postacert.toscana.it. ed è accessibile all Ufficio Protocollo Generale. 3. Il Responsabile del Servizio provvede a rendere pubblico tale indirizzo, pubblicandolo sul sito del Comune, utilizzando ogni ulteriore possibile mezzo di comunicazione e a trasmetterlo all IPA (Indice Nazionale delle Amministrazioni Pubbliche), in modo che chiunque possa individuare in questo indice l indirizzo al quale inoltrare la corrispondenza. 4. I documenti che dovessero pervenire direttamente agli uffici utenti tramite posta elettronica, vengono da questi valutati e, se soggetti a registrazione di protocollo o ad altra forma di registrazione, immediatamente inoltrati all indirizzo elettronico istituzionale dell area organizzativa omogenea. 5. Il Comune si riserva la facoltà di acquisire e trattare tutti i documenti informatici ricevuti su supporto rimovibile che riesca a decodificare e interpretare con le tecnologie a sua disposizione. Superata questa fase il documento viene inserito nel flusso di lavorazione e sottoposto a tutti i controlli e gli adempimenti del caso. 6. Nell operazione di ricezione è compresa la fase di autenticazione dei documenti informatici, ovvero il processo finalizzato alla verifica della validità, provenienza ed integrità del documento ricevuto.

11 Art. 15 RILASCIO DI RICEVUTA ATTESTANTE LA RICEZIONE DEI DOCUMENTI- 1 Nel caso di ricezione dei documenti per posta elettronica certificata la notifica al mittente dell' avvenuta ricezione è assicurata dal sistema di posta elettronica istituzionale utilizzato dall' Amministrazione. 2. Nel caso di documenti cartacei la ricevuta è costituita dall etichetta di segnatura (di cui al successivo art. 19, apposta sulla copia del documento presentato. 3. In assenza di copia del documento la ricevuta è rilasciata su supporto cartaceo prodotto dal sistema informatico, su modello predefinito, firmato dall operatore. SEZIONE V REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 16 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO l. Tutti i documenti ricevuti e spediti dall Amministrazione Comunale, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo 17, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo. 2. I documenti ricevuti sono protocollati a cura dell Ufficio Protocollo o di altri uffici abilitati. I documenti, affinché siano soggetti a registrazione di protocollo, devono essere classificabili come corrispondenza. Devono cioè contenere l indicazione del mittente, del destinatario e la finalità dell invio. Altrimenti, i documenti, se presentati allo sportello debbono essere accompagnati da lettera contenente gli elementi indicati, anche su modello messo a disposizione dall ufficio. In caso di ricezione di tali documenti con modalità diverse, quali servizio postale, corriere ecc, vengono considerati mittenti e destinatari quelli indicati sulla busta. 3. I documenti in partenza sono protocollati dai singoli uffici utente attraverso l utilizzo della relativa casella postale della procedura di protocollo informatico. 4. I documenti interni sono registrati al protocollo generale se hanno rilevanza amministrativa a carattere giuridico-probatorio, redatti dal personale nell esercizio delle proprie funzioni ed al fine di documentare fatti inerenti l attività svolta e la regolarità dell azione amministrativa o qualsiasi altro documento dal quale possono nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi. Art.17 DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo, le tipologie di documenti riportati nell allegato n.1 Art. 18 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI 1. Le registrazioni di protocollo in entrata sono effettuate dall Ufficio Protocollo e

12 dagli altri uffici specificamente abilitati dal Responsabile del Servizio. 2. Le registrazioni di protocollo in uscita sono soggette alla responsabilità dei singoli servizi mittenti. 3. La registrazione è eseguita in un'unica operazione, senza possibilità per l'operatore di inserire le informazioni in più fasi successive. 4. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati opzionali. I dati obbligatori sono: A. numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile. Il numero progressivo di protocollo è un numero ordinale costituito da sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare; B. data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; C. mittente per i documenti ricevuti o destinatario/i per quelli spediti, registrati in forma non modificabile. Qualora i destinatari siano più di due, la registrazione a protocollo potrà riportare il destinatario primo nominato ed il numero degli ulteriori destinatari. In caso di petizioni o documenti simili, il mittente sarà indicato con il nome del primo firmatario e della dicitura" più altri". D. oggetto del documento, registrato in forma non modificabile. L'oggetto deve essere indicato in modo tale da rendere il documento distinguibile da altri e che permetta l'individuazione della specifica pratica cui si riferisce o di cui ne costituisce il presupposto per la creazione; E. classificazione d archivio; F. data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili G. impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrata in forma non modificabile; I dati opzionali sono: a) numero e natura degli allegati, se presenti, e descrizione sintetica; b) ufficio assegnatario per i documenti in arrivo; c) data di arrivo; d) luogo di provenienza o di destinazione del documento; e) estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione, se emanato; f) mezzo di ricezione; g) tipo di documento. h) indicazione se trattasi di comunicazione diretta o per conoscenza. I dati opzionali devono essere indicati quando ciò è opportuno per fini di ricerca e per l importanza del documento. 5. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati. 6. I documenti pervenuti per posta elettronica non certificata inviati da privati si protocollano se il loro contenuto ha attinenza con l attività del Comune. 7. Il documento informatico firmato digitalmente con certificato scaduto viene protocollato. L ufficio utente ne dà notificazione al mittente se ed in quanto la sottoscrizione con firma digitale costituisce presupposto essenziale per il procedimento. 8. Il documento informatico con testo illeggibile non viene protocollato. Viene inviato all ufficio utente che provvede a notificare al mittente, se indicato, tale anomalia e la mancata presa in carico.

13 Art. 19 REGISTRAZIONE DOCUMENTI INERENTI A GARE D'APPALTO E DOMANDE DI PARTECIPAZIONE A CONCORSI 1 La corrispondenza riportante l'indicazione "offerta", "gara d'appalto", "concorso" o simili o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non viene aperta ma viene protocollata in arrivo con l'apposizione dell etichetta di segnatura direttamente sulla busta (plico o simili). È compito dell ufficio che ha indetto la gara provvedere alla custodia delle buste o dei contenitori protocollati, con mezzi idonei, sino all espletamento della gara stessa. Per motivi organizzativi tutti gli uffici sono tenuti ad informare preventivamente l ufficio protocollo in merito alle scadenze di concorsi, gare, bandi di ogni genere. 2 Dopo l'apertura delle buste sarà cura dell'ufficio utente che gestisce la gara d'appalto, od il concorso, riportare gli estremi di protocollo su tutti i documenti in esse contenuti. 3 I documenti relativi alla partecipazione a bandi, concorsi, gare di vario genere per i quali è prevista una scadenza, presentati oltre i termini stabiliti, vengono regolarmente accettati, protocollati, con indicazione della data e ora di consegna e assegnati all ufficio utente di competenza. Art. 20 LETTERE ANONIME, DOCUMENTI CON FIRMA ILLEGGIBILE E NON FIRMATI 1- Le lettere anonime vengono protocollate se il Responsabile del Servizio di protocollo rileva in esse un interesse da parte della Pubblica Amministrazione. Nella registrazione di protocollo il mittente viene indicato come ANONIMO. 2 -Le lettere con firma illeggibile vengono protocollate con la dicitura FIRMA ILLEGGIBILE quale mittente. 3 -Le lettere non firmate, per le quali la sottoscrizione è prescritta, vengono comunque inoltrate al servizio di competenza per le successive fasi del procedimento, con regolare registrazione di protocollo. 4 -I documenti non completi o palesemente errati vengono comunque ritirati dall Ufficio Protocollo ed inoltrati al servizio competente previa registrazione. Sarà compito del servizio competente provvedere ai necessari controlli ed eventuali richieste di integrazioni. Art. 21 REGISTRAZIONE DOCUMENTI RICEVUTI VIA FAX E SUCCESSIVAMENTE IN ORIGINALE CARTACEO 1 I documenti pervenuti per mezzo di fax sono soggetti alla stessa procedura di registrazione di protocollo degli altri documenti. 2 Qualora successivamente pervengano per posta tradizionale gli originali, che rechino la scritta ANTICIPATO FAX, ad essi saranno attribuiti lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax. 3 Se ricevuti su documento cartaceo l etichetta di segnatura va posta sul documento e non sulla copertina di trasmissione del fax. 4 L addetto alla protocollazione deve comunque accertare che si tratti del medesimo documento; qualora vi fosse qualche correzione, anche minima, si tratterebbe di un documento diverso e quindi andrà registrato con un nuovo numero di protocollo.

14 Art. 22 DOCUMENTI DI COMPETENZA DI ALTRI ENTI. 1. Qualora pervenga un documento relativo a materie non di competenza del Comune, esso viene inviato all ente di pertinenza se individuabile, oppure reso al mittente con la dicitura Documento pervenuto per errore - non di competenza di questo Ente. 2. Nel caso di protocollazione di un documento che, sebbene intestato al Comune di Viareggio o con intestazione generica, solo successivamente risulta l incompetenza del Comune di Viareggio, la registrazione non viene annullata ed il documento viene inoltrato all ente competente dopo essere stato protocollato in partenza. 3. Nel caso di erronea apertura di busta indirizzata ad altra amministrazione essa viene reimbustata ed inviata all ente di pertinenza se individuabile, oppure reso al mittente, con la dicitura Busta non di competenza di questo Ente ed aperta per errore.. Art. 23 OGGETTO RISERVATO 1. Qualora l oggetto del documento contenga dati sensibili o giudiziari, la registrazione di protocollo avviene con modalità tali da renderlo visibile solo all ufficio o alla persona destinatarie. 2. Altre misure adottate per la tutela della riservatezza dei dati sono previste nella successiva Sezione XIV. Art. 24 DIFFERIMENTO DEI TERMINI DI REGISTRAZIONE 1. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate nello stesso giorno di ricezione e comunque non oltre il giorno lavorativo successivo. 2. Eccezionalmente, in presenza di elevati carichi di lavoro, il Responsabile del Servizio può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando comunque un limite temporale. 3. Nei casi di scadenza predeterminata nella presentazione dei documenti, l autorizzazione di differimento costituisce legittimo atto giustificativo dell avvenuta registrazione dopo la scadenza. Nel provvedimento è indicata la data di effettivo ricevimento dei documenti. Art. 25 SEGNATURA DI PROTOCOLLO 1. L'operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all' operazione di registrazione di protocollo. 2. In caso di registrazione di un documento cartaceo in arrivo la segnatura è realizzata attraverso l apposizione su di esso di una etichetta inamovibile e indelebile prodotta dal sistema di protocollo sul quale sono riportate le seguenti informazioni: a) denominazione Comune di Viareggio ; b) codice identificativo dell'amministrazione; c) data, ora e numero di protocollo generale;

15 d) indice di classificazione, se effettuata. 3. Ad ogni registrazione di un documento informatico, sia in arrivo che in partenza, sono associate le seguenti informazioni relative alla segnatura di protocollo: a) codice identificativo dell'amministrazione; b) data di protocollazione; c) numero di protocollo generale. Art. 26 ANNULLAMENTO DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO l. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e su autorizzazione del Responsabile del Servizio. Al tal fine è istituito un registro (informatico o cartaceo) per le autorizzazioni all annullamento e alle modifiche delle registrazioni. Il registro riporta i motivi dell annullamento e, se il documento è stato protocollato nuovamente, il nuovo numero di protocollo assegnato. 2. L'apposizione della dicitura "annullato" deve essere effettuata in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni originarie, nonché la data, l'identificativo dell' operatore e gli estremi del provvedimento di autorizzazione. 3. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate e sono evidenziate dal sistema con un simbolo o una dicitura. Art. 27 SCANSIONE DEI DOCUMENTI IN ARRIVO SU SUPPORTO CARTACEO 1. I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, possono essere acquisiti in formato immagine mediante un processo di scansione. 2. La scansione avviene tramite apposita funzione del sistema di protocollo informatico a disposizione degli operatori addetti alla registrazione di protocollo. Il Responsabile del Servizio individua, in accordo con i responsabili dei procedimenti, i documenti da scansionare indicando per essi le modalità ed i tempi con cui si procederà, se si procederà, alla loro digitalizzazione. Art. 28 REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO l. Il Servizio provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno. 2. Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo è riversato, al termine della giornata lavorativa, su supporti di memorizzazione non riscrivibili i quali sono conservati a cura dell Ufficio Protocollo. 3. Nel mese di febbraio dell anno successivo a quello di riferimento, si provvede alla produzione del registro di protocollo dell anno precedente.

16 Art. 29 REGISTRO DI EMERGENZA 1 Il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema. 2 Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema. 3 Qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, il responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. Per ogni giornata di registrazione manuale è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. 4 Nel registro di emergenza sono protocollati in via prioritaria i documenti per i quali riveste rilevanza l'effettiva data di ricevimento o di partenza. Per gli altri documenti, il Responsabile del Servizio ne può autorizzare il differimento delle operazioni di registrazione, facendo constare ciò in apposito verbale. 5 La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l identificazione univoca dei documenti registrati nell ambito del sistema documentario dell area organizzativa omogenea. 6 Al ripristino della piena funzionalità del sistema, il responsabile del servizio provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando il numero delle registrazioni effettuate, la data e l ora di chiusura. 7 Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente in emergenza sono inserite nel sistema informatico utilizzando una apposita funzione di recupero dei dati, entro dieci giorni dal ripristino della funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascuno documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. 8 Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare; inizia pertanto il 1 gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Il Responsabile del Servizio deve annotare i periodi di attivazione del registro di emergenza; qualora nel corso di un anno non si sia fatto ricorso allo stesso ne annota il mancato uso. SEZIONE VI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 30 PIANO DI CLASSIFICAZIONE E DI CONSERVAZIONE DELL'ARCHIVIO 1. Il piano di classificazione d archivio, di cui all allegato n.2, detta i criteri per l organizzazione dell archivio. Il piano di conservazione d archivio, di cui all allegato n. 3, detta i tempi, i criteri e le regole di selezione e conservazione dei documenti. 2. La proposta di aggiornamento del piano di classificazione, quando se ne presenta la necessità, compete al Responsabile del Servizio, che provvede osservando quanto disposto in materia di formazione e conservazione degli archivi degli enti pubblici.

17 Art. 31 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI l. La classificazione è l operazione finalizzata all organizzazione dei documenti secondo un ordinamento logico in relazione alle competenze, alle funzioni e alle attività dell Amministrazione. Essa è eseguita sulla base del piano di classificazione, allegato al presente manuale. 2. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli uffici utente, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al piano di classificazione. 3. Ai sensi dell art. 4 del presente manuale, la classificazione è demandata ai responsabili dei singoli procedimenti, tuttavia al momento della registrazione dei documenti in ingresso il servizio protocollo può apporre una prima classificazione, limitandosi alla categoria ed alla classe. 4. Per effettuare la prima classificazione di un documento il servizio protocollo fa riferimento all oggetto del documento stesso, oppure, qualora questo sia mancante o troppo generico, al contenuto del documento. 5.Qualora il responsabile del procedimento verifichi una errata indicazione della classificazione da parte del servizio di protocollo, procede alla variazione della stessa ed all inserimento del documento nel fascicolo. Il sistema informatico garantisce la coerenza della classificazione degli eventuali documenti correlati al procedimento/fascicolo anche in caso di variazione della classificazione attribuendo ai medesimi la stessa classificazione. SEZIONE VII ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 32 PROCEDIMENTO DI ASSEGNAZIONE 1.Per assegnazione di un documento si intende l individuazione dell Unità Organizzativa competente per la sua trattazione. 2. L assegnazione agli uffici competenti, dei documenti ricevuti, è effettuata dall Ufficio Protocollo o da altri uffici specificamente abilitati. Art. 33 RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO AGLI UFFICI UTENTE 1. Nell ambito degli uffici di competenza, il personale abilitato alla ricezione dei documenti in arrivo, al momento della loro effettiva acquisizione, esegue l operazione di presa in carico con una funzione del sistema di protocollo informatico. Essa determina la data d ingresso dei documenti nelle strutture preposte alla loro trattazione. 2. Quando i documenti raggiungono l ufficio di competenza, il personale ivi abilitato è tenuto ad eseguire l operazione di classificazione (se mancante o erroneamente effettuata) e di fascicolazione con le modalità di cui all art.36.

18 Art. 34 RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI INFORMATICI AGLI UFFICI UTENTE 1. I documenti ricevuti per via telematica, o comunque su supporto informatico, sono trasmessi agli uffici utente di competenza attraverso il sistema di protocollo informatico. 2. La data di arrivo dei documenti informatici negli uffici di competenza, coincide con la data di assegnazione degli stessi e quindi con la loro ricezione sulla casella di posta della procedura di protocollo informatico. 3. Gli uffici utente sono tenuti alla verifica giornaliera dei documenti in arrivo sulla propria casella postale della procedura di protocollo informatico, al fine del rispetto dei termini eventualmente previsti per i relativi procedimenti o per le eventuali prescrizioni. 4. La presa in carico dei documenti informatici corrisponde al momento in cui l ufficio utente accede al documento pervenuto sulla propria casella di posta della procedura di protocollo informatico. Tale operazione viene registrata dal sistema in modo automatico. 5. Alla presa in carico, può seguire, ad opera del personale abilitato, un altra operazione di assegnazione interna verso l ufficio di più specifica competenza. Art. 35 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI 1. Nel caso di assegnazione erronea, l ufficio utente che riceve il documento lo inoltra al corretto ufficio di competenza nel più breve tempo possibile. Nel caso questo non fosse conosciuto dallo stesso, il documento verrà restituito all Ufficio Protocollo che provvederà poi ad inoltrare il documento al nuovo destinatario. 2 Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di questi passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l identificativo dell operatore che effettua la modifica con la data e l ora di esecuzione. SEZIONE VIII FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 36 APERTURA ED IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI 1 Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono forniti, devono essere riuniti in fascicoli attraverso l opportuna funzione del sistema di protocollo informatico. 2. Il fascicolo è l unità archivistica di base indivisibile dell archivio. In linea di massima i fascicolo possono essere: a) raccoglitori di documenti relativi ad un procedimento amministrativo o affare; b) raccoglitori di documenti relativi ad una persona fisica o giuridica; c) raccoglitori di documenti afferenti ad uno stesso oggetto di competenza del soggetto produttore. 3. La formazione di un nuovo fascicolo avviene con l'operazione di apertura ed è effettuata dal responsabile del procedimento; essa comporta, al minimo, la registrazione delle seguenti informazioni: a) data di apertura;

19 b) indice di classificazione (categoria, classe e sottoclasse) c) numero del fascicolo, che è un numero progressivo nell'ambito dell'indice di classificazione; d) oggetto del fascicolo; e) ufficio produttore; f) livello di riservatezza. 4. I fascicoli vengono numerati con una numerazione riferita all anno solare dell apertura del fascicolo e dall indice di classificazione composto da titolo, classe e sotto-classe. Nel corso dell anno non è possibile assegnare, nella medesima classificazione, numeri di fascicoli già assegnati. 5. Il sistema di protocollo informatico consente la fascicolazione dei documenti attraverso le seguenti modalità: a) fascicolo già presente: il responsabile del procedimento effettua una ricerca in base ai procedimenti ed alle classificazioni d archivio assegnate alla sua responsabilità ed individua il fascicolo in cui inserire il documento. Il sistema provvede a legare ed a registrare il documento nel fascicolo; b) nuovo fascicolo: il responsabile del procedimento crea un nuovo fascicolo con la classificazione e le informazioni obbligatorie di cui al precedente comma I documenti, gestiti in forma cartacea, vengono inseriti in un fascicolo cartaceo avente le medesime informazioni riportate nella fascicolazione informatica. Art. 37 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONE DEI FASCICOLI 1. Nel caso di un'assegnazione errata di un fascicolo o di una sua successiva riassegnazione, l'ufficio abilitato all'operazione di fascicolazione provvede a correggere le informazioni inserite nel sistema informatico e ad inviare il fascicolo all'ufficio utente di competenza. - H U SEZIONE IX SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI Art. 38 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO 1. I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi all'ufficio Protocollo dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione, classificazione, fascicolazione e confezionamento del plico da parte dell ufficio utente. 2. Per la spedizione di raccomandate o altre tipologie particolari di corrispondenza gli uffici utente provvedono alla compilazione dei prescritti moduli e distinte. 3. La minuta del documento spedito è inserita nel relativo fascicolo a cura dell ufficio produttore. Art. 39 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO INFORMATICO 1. I documenti informatici sono trasmessi all'indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari. 2. Per la spedizione dei documenti informatici l'amministrazione si avvale di un servizio

20 di posta elettronica certificata conforme alla normativa vigente gestito dall Ufficio Protocollo. 3.Gli uffici utente inviano i documenti informatici in partenza, attraverso la procedura di protocollo informatico, dopo aver eseguito le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione. 4 L Ufficio Protocollo quotidianamente provvede alla effettiva spedizione dei documenti informatici, previa verifica delle corrette operazioni effettuate dall ufficio utente. 5 Le ricevute delle spedizioni effettuate per posta elettronica certificata sono reperibili da parte del mittente, direttamente dalla propria casella postale. SEZIONE X GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Art. 40 FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI INTERNI l. Le fasi della gestione dei documenti interni sono: a) formazione b) classificazione c) fascicolazione d) registrazione e) firma elettronica (se prevista) f) spedizione elettronica. Le operazioni di cui alle lettere da b) a f) sono effettuate attraverso la funzione Casella Postale del sistema di protocollo informatico. Questo garantisce la consegna dei documenti spediti e ne registra la data di lettura da parte del destinatario. Art. 41 GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI INTERNI 1. Per comunicazione ufficiale tra uffici utente si intende una comunicazione di natura giuridica probatoria, o comunque di rilevanza amministrativa. 2. Tutte le comunicazioni ufficiali tra uffici utente devono essere effettuate mediante l utilizzo della procedura di protocollo informatico. 3. Ogni comunicazione deve contenere in allegato il documento cui si riferisce. 4. Il sistema di protocollo informatico garantisce ed attesta l invio e la consegna dei messaggi tra gli uffici comunali, nonché l integrità dei documenti allegati, con le modalità ed i sistemi di sicurezza così come previsti nel manuale operativo della procedura di protocollo Hypersic, riportato nell allegato n.5 del presente manuale. SEZIONE XI ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 42 MEMORIZZAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI E DELLE RAPPRESENTAZIONI DIGITALI DEI DOCUMENTI CARTACEI