REGOLAMENTO FESTIVAL DELL'ORIENTE

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1 REGOLAMENTO FESTIVAL DELL'ORIENTE FIERA DI ROMA 30 MAGGIO 2 GIUGNO 2014 Gentili Espositori, con la presente vi mettiamo a conoscenza delle informazioni logistiche e delle regolamentazioni per la partecipazione al Festival dell'oriente, Fiera Roma, dal 30 maggio al 2 giugno 2014 ed il relativo regolamento esteso anche ai giorni di allestimento e disallestimento (27, 28 e 29 maggio e 2,3 e 4 giugno 2014). E' FATTO OBBLIGO AI SIGNORI ESPOSITORI DI PRENDERE ATTENTA VISIONE DEL CONTENUTO DEL PRESENTE DOCUMENTO, DI OSSERVARLO SCRUPOLOSAMENTE E DI RACCOMANDARNE IL RISPETTO E L'OSSERVAZA ANCHE ALLE IMPRESE E MAESTRANZE DA LORO INCARICATE DI OPERARE NEL QUARTIERE FIERA E DI APPORRE FIRMA DI PRESA VISIONE. ACCREDITAMENTO ESPOSITORI ALLA FIERA DI ROMA PER MONTAGGIO E SMONTAGGIO E' fatto obbligo agli espositori di accreditare il personale impiegato durante le fasi di montaggio/smontaggio alcuni giorni prima del loro arrivo, alla Fiera di Roma. Al fine dell'accreditamento bisogna espletare la procedura che Fiera di Roma ha preventivamente inviato a mezzo mail a tutti gli espositori. Il personale addetto alle fasi di montaggio/smontaggio deve essere in regola secondo le normative del lavoro vigenti. Nel caso in cui l'espositore non avesse ricevuto la comunicazione dalla Fiera di Roma, deve contattare urgentemente la Fiera di Roma al seguente numero sig. Maurizio Bonichini per farsi inviare la procedura di accreditamento. Le procedure di accreditamento e la loro scrupolosa osservanza hanno come obiettivo quello di semplificare le modalità di registrazione del personale impiegato e consentire l'accesso al quartiere fieristico di Roma Fiera. Una volta effettuato l'accreditamento riceverete da Fiera Roma al vostro indirizzo mail i codici a barre relativi ai pre-accrediti dei pass di accesso del personale impiegato. Al vostro arrivo, presentando all'ingresso EST (ingresso espositori) in Via Eiffel, di vostra competenza, l' che fiera di Roma vi avrà inviato, sarà possibile ritirare i pass. Senza accreditamento la Fiera di Roma non consentirà all'espositore ed al suo personale di accedere al quartiere fieristico. ARRIVO DEGLI ESPOSITORI ALLA FIERA ROMA COSA FARE Al vostro arrivo alla Fiera Roma recatevi esclusivamente all'ingresso EST (ingresso ESPOSITORI) in Via A.G. Eiffel. Qui troverete l'ufficio accettazione stand. È obbligatorio presentarsi muniti di modulo di adesione del Festival dell'oriente e copia del bonifico bancario effettuato e aver effettuato l'accredito presso la fiera di Roma. Il saldo dello spazio espositivo deve essere effettuato preferibilmente antecedentemente al giorno dell'accettazione a mezzo bonifico bancario la cui copia dovrà essere esibita al vostro arrivo all'ufficio accettazione, altrimenti deve essere effettuato improrogabilmente al vostro arrivo comunque prima di accedere all'interno complesso fieristico o con assegno, oppure per contanti (se la somma non è superiore a 999 euro). Al momento del saldo o del pagamento vi verranno consegnati i pass personali per gli espositori (2 pass a spazio stand) e pass auto. ALLESTIMENTO E DISALLESTIMENTO ALLESTIMENTO Per le fasi di allestimento il primo giorno utile è il martedì 27 maggio. Questi i giorni ed orari per l'allestimento delle aree: Martedì 27 maggio dalle 8.00 alle 17.30

2 Mercoledì 28 maggio dalle ore alle ore Giovedì 29 maggio dalle 8.00 alle E' fatto obbligo ai signori espositori di rispettare gli orari suddetti ed uscire dal quartiere fieristico, pena multa di 350 euro applicata dalla Fiera di Roma a chi non osserva gli orari indicati. E rimozione forzata dei mezzi. DISALLESTIMENTO Le operazioni di disallestimento/smontaggio dovranno essere espletate o: Lunedì sera 2 giugno a termine manifestazione dalle ore alle ore con trasporto e carico merce solo a mano (no mezzi). Nessuna proroga eccezione è ammessa. Martedì 3 giugno dalle ore 8.00 alle con mezzi. Mercoledì 4 giugno dalle ore alle con mezzi. ATTENZIONE: È ASSOLUTAMENTE VIETATO INZIARE LE PRATICHE DI DISALLESTIMENTO/SMONTAGGIO MENTRE LA FIERA È ANCORA APERTA AL PUBBLICO. E' fatto obbligo ai signori espositori di rispettare gli orari suddetti ed uscire dal quartiere fieristico al'orario indicato pena multa di 350 euro applicata dalla Fiera di Roma a chi non osserva gli orari indicati. E rimozione forzata dei mezzi. ORARI FESTIVAL DELL'ORIENTE - APERTURA AL PUBBLICO E RELATIVI OBBLIGHI PER GLI ESPOSITORI. Dal venerdì 30 maggio a lunedì 2 giugno dalle ore alle ore Orario per pubblico. Pertanto gli espositori entro le ore devono obbligatoriamente essere in fiera e garantire l'apertura del proprio spazio espositivo. L'accesso in fiera è consentito dalle ore alle ore E la sera non devono chiudere i loro spazi espositivi fino a quando il pubblico si trova ancora all'interno del complesso fieristico. Ove tali inosservanze dovessero recare danno al Festival, il Comitato Organizzatore si riserva di adire le opportune sedi per richiedere i danni agli espositori che non osservino le suddette disposizioni. Ogni sera entro le ore tutti i mezzi devono uscire dal quartiere fieristico pena multa di 350 euro applicata dalla Fiera di Roma a chi non osserva gli orari indicati. E rimozione forzata dei mezzi. REGOLAMENTO ACCESSO PADIGLIONI FIERA ROMA Si comunica che non è consentito entrare all'interno degli spazi dei padiglioni con auto, furgoni, camper, camion o bilici per allestimento o disallestimento. PARCHEGGIO ESPOSITORI Si ricorda agli espositori che ogni stand ha diritto ad un pass e ad 1 posto mezzo gratuito (auto, furgone o camper) che vi verrà indicato al momento del vostro arrivo al punto ricezione espositori. NOTA BENE: durante i giorni di allestimento spazi i mezzi possono restare all'interno del quartiere fieristico fino e non oltre le ore il martedì ed i mercoledì, mentre il giovedì l'orario è prorogato fino alle ore Pertanto allo scadere delle il martedì ed il mercoledì, ed allo scadere delle il giovedì, tutti i mezzi devono assolutamente uscire dal quartiere espositivo. In caso contrario i mezzi verranno rimossi e le relative spese, più multa saranno addebitate al proprietario del mezzo. Durante i giorni del Festival, venerdì, sabato e domenica tutti i mezzi parcheggiati all'interno del quartiere fieristico devono uscire entro le ore Il lunedì entro le ore In caso contrario i mezzi verranno rimossi e le relative spese, più multa saranno addebitate al proprietario del mezzo da parte della Fiera di Roma (trattasi infatti di una loro regolamentazione, non del Festival). ARREDI A NOLEGGIO Tavoli, sedie, vetrine, faretti, pannelli. Per chi fosse interessato a noleggiare eventuali arredi per il proprio spazio

3 espositivo quali pannelli, sedie, tavoli, vetrine o faretti è pregato di contattare il personale della Fiera Roma al seguente numero sig. Luciano. NOLEGGIO MULETTO O CARRELLO Per noleggiare muletti o carrelli rivolgersi al personale della Fiera di Roma tel sig. Sileoni Manuele. CONNESSIONE INTERNET Gli espositori che hanno necessità di internet devono rivolgersi direttamente all'ufficio telecom che si trova presso il centro servizi del quartiere espositivo. BANCOMAT Fiera di Roma è dotata di vari punti bancomat presso i padiglioni. RIFIUTI È obbligo per gli espositori mantenere i propri spazi espositivi e le aree adiacenti pulite, nel rispetto del decoro e dei visitatori. È altresì fatto obbligo agli espositori di portare autonomamente i propri rifiuti ai bidoni della spazzatura e di mantenere pulite le aree durante tutta la giornata. Significa che i rifiuti devono essere costantemente portati presso i bidoni e non essere accumulati all'interno o esterno della fiera. Ciò anche per evitare eventuali multe applicate all'espositore responsabile dell'inosservanza di tale regolamento dalla Fiera di Roma. NOTA BENE: SMALTIMENTO RIFIUTI SPECIALI ED OLII DI RACCOLTA. L'espositore si obbliga a raccogliere e smaltire i rifiuti speciali e gli olii di raccolta secondo quanto previsto dalla legge vigente, e smaltendoli presso gli idonei centri di raccolta, assumendosi piena es esclusiva responsabilità nel caso in cui non ottemperi all'osservanza delle legge in materia di raccolta e smaltimento rifiuti speciali. NOTA RISERVATA AI RISTORATORI E STAND DI PRODOTTI ALIMENTARI: HACCP E RACCOLTA RIFIUTI DIFFERENZIATA Si ricorda che è obbligatorio essere in regola così come richiesto dalla legge vigente con l'haccp della ditta, dei dipendenti e delle attrezzature (frigo, celle frigo etc..). L'espositore si assume piena responsabilità in caso di inosservanza di tale normativa relativa all'haccp. E' altresì obbligatorio separare i rifiuti: una raccolta esclusivamente dedicata all'umido ed una raccolta per gli altri tipi di rifiuti. Ed una raccolta in contenitori speciali per gli olii residui, così come richiesto dalla legge. Si pregano altresì i ristoratori e coloro che trattano merceologia alimentare di mantenere le aree di somministrazione cibi e bevande pulite. INDIRIZZO DELLA FIERA ROMA ED EVENTUALE SPEDIZIONE DELLA MERCE A MEZZO CORRIERE/VETTORE Fiera Roma, via Portuense 1645/647, 00148, Roma ( INGRESSO ESPOSITORI E MERCI: VIA G. EIFFEL INGRESSO EST In caso di spedizione merce a mezzo di corrieri e/o vettori, gli stessi si devono presentare all'ingresso ESPOSITORI muniti di documento di identità in corso di validità e BOLLA DI SPEDIZIONE. SICUREZZA Gli Espositori sono responsabili del rispetto, all interno del proprio stand, delle norme in materia di sicurezza (D.L. 81/08). L inosservanza delle norme in tema di sicurezza e prevenzione incendi e infortuni e delle altre normative vigenti potrà comportare la chiusura immediata dello stand, nonché l esclusione dalle edizioni successive della manifestazione. L'espositore sarà garante della conformità dell allestimento dello stand e di ogni impianto ivi contenuto alla normativa vigente e in particolare, dovrà assicurare il rispetto delle prescrizioni contemplate dalla normativa antincendio e di quelle previste dalle disposizioni vigenti in materia di sicurezza. Tutto il materiale da impiegare per l allestimento (divisori, fondali, strutture varie, pedane, rivestimenti, tessuti,

4 tende, controsoffitti, cielinature, ecc.), se non incombustibile, deve essere ignifugo all origine o ignifugato a norma del Decreto del Ministero dell Interno del 26/6/84 e successive modifiche e integrazioni. E' fatto obbligo a ciascun Espositore di addestrare il proprio personale presente nello stand all'adeguato impiego dell'estintore. E' vietato effettuare in proprio o tramite terzi non autorizzati dal personale presposto dalla Fiera Roma, allacciamenti diretti ai servizi (acqua, energia elettrica, aria compressa, telefono). Per quanto riguarda gli impianti elettrici, durante le fasi di allestimento e disallestimento, si possono utilizzare le sole prese di servizio nei limiti di potenza ivi indicate. Nel loro utilizzo particolare attenzione dovrà essere posta nel posizionamento di eventuali prolunghe che non dovranno intralciare la percorribilità del quartiere ed essere adeguatamente protette. Nell utilizzo di prese multiple si dovrà garantire, nel rispetto delle specifiche norme antinfortunistiche, l impossibilità, senza l uso di mezzi speciali, di venire in contatto con le parti in tensione. Nelle fasi di disallestimento bisognerà avere cura di verificare che si sia proceduto preventivamente al distacco della tensione dell impianto elettrico; - è vietato manomettere i sigilli o le chiusure a chiave delle cassette di alimentazione dell'energia elettrica; - è vietato lasciare attivata l alimentazione dell energia elettrica dell impianto servente lo stand, nelle ore di chiusura del quartiere fieristico, anche in fase di allestimento e di disallestimento; - è vietato introdurre nella sede fieristica materiali esplosivi, detonanti, asfissianti o comunque pericolosi nonché introdurre od usare bombole di gas compressi o liquefatti ed innalzare palloni aerostatici; - è vietato l uso di fiamme libere ( candele, camini, t-light,ecc ). DIVIETO OCCUPAZIONE SPAZI AREE LIMITROFE AGLI SPAZI ASSEGNATI I signori espositori e le loro maestranze non possono occupare per nessuna ragione spazi nei corridoi o nelle zone limitrofe ai loro spazi con nessun tipo di oggetto e/o merce creando pericolo per i visitatori e gli altri espositori e loro maestranze e per il personale staff e vario della fiera. Ogni oggetto o merce deve rimanere all'interno degli spazi di loro pertinenza. CONDIZIONI DI PARTECIPAZIONE L'espositore si dichiara personalmente responsabile circa l ottemperanza di tutte le norme di legge vigenti sulla posizione fiscale propria, della propria e/o della propria ditta e del personale impiegato e con le norme sul lavoro vigenti per quanto riguarda la propria ditta ed il personale presente presso il proprio spazio espositivo, e si assume altresì ogni responsabilità civile, penale e amministrativa (multe e sanzioni amministrative) circa il rispetto delle norme sulla sicurezza derivanti dalla normativa vigente e si assume la completa ed univoca responsabilità civile e penale ed amministrativa in caso di eventuali danni causati a cose e/o persone, da lui medesimo o dal personale presente nel suo spazio espositivo o dal materiale presente nel suo spazio espositivo o dalla sua struttura espositiva. L'espositore dichiara di essere in possesso di idonea polizza assicurativa di responsabilità civile per il proprio stand per tutto il periodo di svolgimento della mostra estesa ai giorni di allestimento e disallestimento e smobilitazione, manlevando da ogni responsabilità civile e penale gli organizzatori del Festival dell'oriente, Idee in Fiera Srl e l'associazione culturale Amici del Mondo e la Fiera di Roma. L'espositore si dichiara altresì in regola con la normativa vigente e responsabile circa eventuali danni causati a persone o cose derivanti dallo svolgimento della propria attività o azioni ad essa connesse per tutta la durata della manifestazione comprese le fasi di allestimento a disallestimento (movimenti con mezzi in fase di allestimento, disallestimento, all'interno ed all'esterno del complesso fieristico etc..), dalla somministrazione di cibi e/o bevande per i quali si dichiara di essere in regola ed aver ottemperato a tutte le normative di legge vigenti e si dichiara responsabile civilmente, penalmente ed amministrativamente per eventuali trattamenti della persona sia fisici che di altra natura, quali massaggi, workshop, terapie alternative, trattamenti alternativi etc.. declinando da ogni tipo di responsabilità gli organizzatori del Festival dell'oriente, Idee in Fiera Srl e Asd Amici del Mondo, e la Fiera Roma. L'espositore si assume inoltre la piena responsabilità civile e/o penale per ogni comportamento illecito tenuto durante l'esposizione e da cui dovessero derivare altresì sanzioni amministrative e/o penali ed eventuali richieste di risarcimento danni. Gli organizzatori, Idee in Fiera Srl e Asd Amici del Mondo e la Fiera Roma declinano ogni responsabilità per eventuali furti. E con la presente pertanto gli organizzatori, Idee in Fiera Srl e Asd Amici del Mondo e la Fiera Roma vengono manlevati da qualsiasi tipo di responsabilità da parte degli espositori, in caso di eventuali ammanchi e/o furti di danari e/o merci e/o prodotti che dovessero avvenire durante i giorni di svolgimento della manifestazione, e durante i i giorni di allestimento e disallestimento, sia nelle zone interne che in quelle esterne della Fiera Roma. L'espositore esprime il proprio consenso affinché i propri dati personali e/o quelli della ditta forniti siano trattati nel rispetto del D.lgs. n.196/2003, per gli adempimenti connessi all organizzazione del Festival e per comunicazioni inerenti le attività dello stesso ed è a conoscenza che il trattamento dei dati sarà effettuato in maniera informatizzata. L'espositore dichiara di aver preso visione dei regolamenti, di averli capiti e di accettare quindi le modalità e le condizioni di partecipazione alla manifestazione.

5 NOTA BENE: Alla esclusiva attenzione degli espositori di prodotti alimentari e bevande L'espositore che somministra bevande e/o alimenti dovrà provvedere per proprio conto a richiedere ed ottenere i relativi permessi richiesti dalle normative vigenti a carattere nazionale e territoriale manlevando gli organizzatori, Idee in Fiera Srl e Asd Amici del Mondo e la Fiera di Roma rivolgendosi direttamente ai preposti uffici competenti. Si ricorda altresì che è obbligatorio che l'espositore sia in regola così come richiesto dalla legge vigente con l'haccp della ditta, dei dipendenti e delle attrezzature (frigo, celle frigo etc..). L'espositore si assume piena responsabilità in caso di inosservanza di tale normativa relativa all'haccp e di tutte le altre normative vigenti in materia di permessi ed obbligazioni in materia di somministrazione e vendita e trattamento di generi alimentari e bevande. NORMATIVA SIAE La normativa SIAE in merito alla radio/video/audio diffusione prevede una tassa per chi utilizza apparecchi radio/televisione/chiavetta/computer presso il proprio spazio espositivo. Queste le tariffe previste da SIAE: Radio semplice: euro 75,27 (settantacinque euro e ventisette centesimi) IVA inclusa; CD o chiavetta computer: euro 140,18 (centoquaranta euro e 18 centesimi) IVA inclusa; Televisione con volume: euro 190,08 (centonovanta euro e otto centesimi) IVA inclusa; Televisione senza audio: ESENTE Si mettono a conoscenza gli espositori che utilizzano tali apparecchi nei loro spazi espositivi che tale tassa deve essere pagata a SIAE con bonifico bancario prima dell'arrivo a Fiera Roma. Questo il conto corrente SIAE su cui effettuare il versamento: INTESTATARIO: SIAE ROMA IBAN: IT56F CODICE BIC: PASCITMMROM Una volta effettuato il pagamento portate con voi in Fiera copia del pagamento effettuato. Io sottoscritto, dichiaro di aver preso visione del contenuto del regolamento sopra riportato, e di accettarne in toto i contenuti e le disposizioni, e di attenermi scrupolosamente al rispetto dello stesso. E di manlevare Fiera di Roma, Idee in Fiera Srl, l'associzione Culturale Amici del Mondo ed il Comitato Organizzatore da ogni provvedimento civile, penale ed amministrativo (multe e sanzioni amministrative) derivanti dall'inosservanza mia e/o del mio personale e/o personale della ditta del regolamento stesso. Roma lì Per accettazione