Novità e modalità applicative

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1 LA NUOVA NORMA ISO 14001:2015 Novità e modalità applicative 1 1

2 14001:2015 La nuova versione della Norma è stata pubblicata da ISO il 15 settembre e in italiano da UNI il 18 settembre Lo scopo e l avvio della revisione di ISO sono stati concordati con ballottaggio da parte dei National Standard Bodies (NSB Enti Nazionali di Normazione) a fine Il lavoro di revisione è iniziato con il Lo scopo condiviso della revisione doveva: essere basato sui requisiti approvati da ISO/TMB (/Technical Management Board) e sulla guida applicativa relativi al lavoro del JTC (Joint technical Coordination Group on MSS) sull High Level Structure (HLS) per le norme sui Sistemi di Gestione (MSS) ed il loro identico testo, termini comuni e definizioni di base (richiamato come Annex SL Structure ) tenere in considerazione il rapporto finale del Gruppo di Studio ISO/TC 207 SC 1 "Future Challenges for EMS (Future sfide per il Sistema di gestione Ambientale) assicurare il mantenimento ed il miglioramento dei principi base dalla ISO 14001:2004 ed anche la conservazione ed il miglioramento dei requisiti esistenti. 2 2

3 14001:2015 High Level Structure 4 Contesto dell organizzazi one 5 Leadership 6 Pianificazione 7 Supporto 8 Attività operative 9 Valutazione delle prestazioni 10 Miglioramento 4.1 Comprendere il contesto 4.2 Parti interessare 4.3 Scopo e campo di applicazione del SGA 4.4 SGA 5.1 Leadership e impegno 5.2 Politica ambientale 5.3 Ruoli, responsabilità e autorità 6.1 Azioni per affrontare rischi ed opportunità Generalità Aspetti ambientali Obblighi di conformità Attività di pianificazione 6.2 Obiettivi ambientali e pianificazione per il loro raggiungimento 7.1 Risorse 7.2 Competenze 7.3 Consapevolezza 7.4 Comunicazione Generalità Comunicazione Interna comunicazione esterna 8.1 Pianificazione e controllo operativi 8.2 Preparazione e risposta alle emergenze 9.1 Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione Generalità Valutazione della conformità 9.2 Audit interno 9.3 Riesame di direzione 10.1 Nonconformità e azioni correttive 10.2 Miglioramento continuo Obiettivi ambientali 7.5 Informazioni documentate HLS Nuovo Attività di pianificazione per raggiungere gli obiettivi ambientale Generalità Creazione e aggiornamento HLS UNI EN ISO 14001: Controllo 3 3

4 14001:2015 La STRUTTURA UNI EN ISO Indice Premessa Introduzione 1 Scopo e campo di applicazione 2 Riferimenti Normativi 3 Termini e definizioni 4 Contesto dell organizzazione 5 Leadership 6 Pianificazione 7 Supporto 8 Attività operative 9 Valutazione delle prestazioni 10 Miglioramento Appendice A Guida all uso delle presente norma internazionale Appendice B Corrispondenza tra la ISO 14001:2015 and ISO 14001:2004 Bibliografia Indice Alfabetico dei termini 4 4

5 14001:2015 High Level Structure Altre normi conformi alla HLS: la ISO 30301:2011 (Management systems for records Requirements), la ISO 22301:2012 (Business continuity management systems Requirements), la ISO 20121:2012 (Event sustainability management systems Requirements), la ISO 39001:2012 (Road traffic safety management systems Requirements); la ISO 14298:2013 (Management of security printing processes); la ISO 22313:2012 (Business continuity management systems Guidance) la ISO 27001:2013 (Information security management systems). 5 5

6 14001:2015 High Level Structure Molte cose che «compaiono» nella ISO 14001:2015 come «apparenti» novità sono in realtà approcci e modalità gestionali non del tutto sconosciuti alle organizzazioni che fino ad oggi hanno applicato la ISO 14001:

7 14001:2015 High Level Structure L obiettivo della modifica della ISO è l esplicito passaggio dal concetto di prevenzione dell inquinamento a quello di protezione dell ambiente nel senso amplio che prevede non solo del concetto di prevenzione, ma anche di quelli di precauzione, mitigazione e ripristino. Si passa dalla «sostenibilità» alla «resilienza» 7 7

8 14001:2015 High Level Structure Tre elementi chiave su cui si sviluppa la nuova ISO: 1. Contesto 2. Prospettive del ciclo di vita 3. Rischio 8 8

9 14001: Contesto 14001: :2004 Ridisegnata la PDCA per cui si dà evidenza proprio al ruolo del contesto e agli input che esso fornisce alla strutturazione e all attuazione del SGA, nonché ai riflessi ed alle conseguenze che il raggiungimento degli obiettivi del SGA ha, come output, sullo stesso contesto

10 14001: Life Cycle Prospective Identificare, valutare e gestire AAS adottando una Prospettiva del Ciclo di Vita significa non limitarsi a considerare i processi produttivi e il loro impatto sull ambiente in una prospettiva focalizzata sul sito produttivo (il luogo ove si svolge la produzione), ma prendere in considerazione tutte la fasi, a monte e a valle della produzione, dalla progettazione, alla distribuzione, al consumo, etc. fino al fine vita dei prodotti e servizi

11 14001: Life Cycle Prospective Questi prescindendo dai luoghi fisici in cui si svolgono le fasi e indipendentemente dai soggetti cui fa capo principalmente la responsabilità di conduzione di tali attività, che possono essere entità ben distinte dall organizzazione che si certifica

12 14001: Rischio AZIONI PER AFFRONTARE RISCHI E OPPORTUNITÀ Cosa significa rischio? Rischio = effetto dell incertezza Incertezza è una carenza di informazioni sulla comprensione o conoscenza di un evento, delle sue conseguenze o della loro probabilità di accadere. Il rischio rappresenta l insieme degli scenari che si possono presentare, in cui l incertezza può presentarsi all esito di un processo Quindi gestire il rischio vuol dire Comprendere quali sono gli elementi che compongono l incertezza nello sviluppo del mio processo, identificarne la loro natura Agire in modo da evitare che essi impattino in modo eccessivamente imprevedibile sul processo 12 12

13 14001: Rischio Nel SGA l organizzazione è chiamata a modalità di gestione del rischio finalizzate non solo a prevenire e a mitigare le potenziali conseguenze negative per il raggiungimento dei propri obiettivi, ma anche a cogliere e a valorizzare le opportunità che una gestione ambientale può comportare se correttamente integrata con le logiche tipicamente aziendali. Nella nuova ISO la gestione del rischio viene trattato in modo generico, senza porre limiti alla metodologia che una organizzazione può adottare Le linee fondamentali sono conformi a quanto stabilito dalla Linea Guida ISO 31000:2009 (ISO Guide 73:2009): Analisi del contesto Valutazione del rischio Identificazione di ruoli e responsabilità (titolari del rischio) Monitoraggio e riesame periodico del rischio 13 13

14 14001: Rischio Destinatari: L incertezza che dà origine al rischio si riferisce, infatti, alle possibili conseguenze di tali scostamenti non solo per l ambiente (in termini sia di modificazioni negative e di danni, sia di miglioramenti ed effetti positivi sullo stesso), ma anche per l organizzazione. In altri termini, il rischio va inteso non soltanto quale rischio per l ambiente associato alle possibili ripercussioni sull ambiente naturale ma anche quale rischio per l organizzazione, connesso all incertezza del soddisfacimento degli obiettivi che questa si è data nell ambito del proprio SGA. Organizzazione: rischio d immagine, di reputazione, implicazioni penali 14 14

15 14001: Rischio 15 15

16 14001:2015 Contesto Life Cycle Prospective Rischio 1.Capire chi siamo, cosa facciamo, come lo facciamo e per chi lo facciamo (contesto interno) 2.Capire in quale panorama ci muoviamo (contesto esterno sia di tipo naturalistico che non) 3.Analizzare le incertezze che impattano sull organizzazione e le conseguenze positive o negative che possono derivarne e capire se sono o meno accettabili (valutazione del rischio). Le incertezze vengono considerate prendendo spunto da ciò che è già accaduto in passato (poche o tante volte) e da ciò che potenzialmente potrebbe accadere in futuro in base al contesto 4.Decidere quale atteggiamento tenere rispetto ai rischi non accettabili (trattamento del rischio). 5.Valutare e migliorare costantemente la capacità dell organizzazione di realizzare quanto sopra (monitoraggio e miglioramento) 16 16

17 14001:2015 Rischio 17 17

18 14001:2015 Contesto CONTESTO DELL ORGANIZZAZIONE 18 18

19 14001:2015 Contesto COMPRENDERE L ORGANIZZAZIONE E IL SUO CONTESTO La nuova ISO richiede all organizzazione di determinare e analizzare i fattori esterni ed interni al fine di identificare quali sono le questioni rilevanti per i suoi scopi e che influenzano (rischio) la sua capacità di raggiungere i risultati attesi 19 19

20 14001:2015 Contesto COMPRENDERE L ORGANIZZAZIONE E IL SUO CONTESTO I risultati «minimi» attesi dalla 14001:2015 sono definiti nel punto 1 «Scopo e campo di applicazione» e nell Appendice A: 1. Miglioramento delle prestazioni ambientali 2. Soddisfacimento degli obblighi di conformità 3. Raggiungimento degli obiettivi ambientali «risultati attesi» non solo in termini di protezione ambientale, ma anche come produzione di consenso verso le parti interessate, risposta alle loro esigenze, e conseguente generazione di valore aggiunto per l organizzazione, quindi Sviluppo Sostenibile 20 20

21 14001:2015 Contesto Esempi di fattori interni ed esterni che possono essere pertinenti al contesto dell organizzazione comprendono: 1.Condizioni ambientali correlate al clima, alla qualità dell aria, dell acqua, all utilizzo del terreno, alla contaminazione esistente, alla disponibilità di risorse naturali e alla biodiversità che possono influenzare le finalità dell organizzazione o essere influenzate dai suoi aspetti ambientali; 2. Circostanze culturali esterne, sociali, politiche, legali, normative, finanziarie, tecnologiche, economiche, naturali e competitive, internazionali, nazionali, regionali, locali; 3. Caratteristiche o condizioni interne dell organizzazione, come le sue attività, prodotti e servizi, orientamento strategico, culturale e capacità (es. conoscenze processi, sistemi)

22 14001:2015 Contesto Immagine tratta da Assolombarda, dispensa4/

23 14001:2015 Contesto STRUMENTI PER LA DEFINIZIONE DEL CONTESTO ESTERNO: Piani di governo del territorio (piani regolatori) VAS dei piani Piani d azione per le Energie Sostenibili Piani sovracomunali Linee strategiche regionali su temi ambientali Linee strategiche locali, regionali, nazionali sulle politiche produttive STRUMENTI PER LA DEFINIZIONE DEL CONTESTO INTERNO: Analisi dei bisogni Piani strategici aziendali Vision e Mission Audit interni Customer satisfaction NB: non devo produrre «informazione documentata» 23 23

24 14001:2015 Contesto PARTI INTERESSATE RILEVANTI La nuova ISO non definisce criteri per identificare le parti «rilevanti» ogni organizzazione lo valuta in base alla propria attività e al contesto in cui si colloca. Secondo la ISO 26000:2010 le parti interessate da coinvolgere in una prospettiva di responsabilità sociale sono quelle: a) i cui interessi sono connessi con lo sviluppo sostenibile ; b)che subiscono,o che potrebbero subire, impatti dalle decisioni e attività dell organizzazione; c)più rappresentative degli interessi che esse esprimono, Le esigenze e aspettative pertinenti devono essere state espresse dall organizzazione. Esigenze e aspettative che divengono obblighi di conformità: criteri Esigenze e aspettative che divengono obblighi di conformità vanno esplicitati nell analisi del contesto 24 24

25 14001:2015 Contesto INFORMAZIONE DOCUMENTATA 4.3 «Il campo di applicazione deve essere mantenuto come informazione documentata ed essere disponibile alle parti interessate» 4.4 «L organizzazione deve considerare la conoscenza che deriva dai punti 4.1 e 4.2 (Comprendere l organizzazione e il suo contesto Comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate) quando stabilisce e mantiene il SGA» Documentazione: la tendenza è di snellire l apparato documentale del SGA, per cui il manuale di gestione ambientale NON è più prescritto e le procedure non sono più richieste, ma devo mantenere informazioni documentate (quello che prima veniva identificato come documenti e/o procedure) e di conservare informazione documentate (le vecchie registrazioni), oltre alla necessità di: stabilire procedure, implementare processi, determinare criteri, individuare metodi. No prevista periodicità di aggiornamento, ma va modificata ogni volta che varia il contesto

26 14001:2015 LEADERSHIP 26 26

27 14001:2015 Leadership OBIETTIVO DELLA NORMA: rafforzare la relazione tra gestione ambientale e core business dell organizzazione All alta direzione (Top management) la norma attribuisce il ruolo di creare l ambiente e la cultura ideali per lo sviluppo fattivo del SGA nella quotidianità dell operare dei singoli. L alta direzione deve saper incoraggiare le persone che rivestono formalmente o che esercitano di fatto ruoli di leadership, affinché lavorino attivamente per l attuazione dei requisiti del Sistema e per il raggiungimento dei suoi obiettivi ed esiti

28 14001:2015 Leadership COSA MI ASPETTO DI TROVARE ALL INTERNO DEL SGA CHE DIMOSTRI L IMPEGNO DELL AD? Punto norma 5.1 a. L alta direzione deve essere coinvolta direttamente nel SGA Riesame, audit, riunione di chiusura degli audit di parte terza, attività di sensibilizzazione 28 28

29 14001:2015 Leadership COSA MI ASPETTO DI TROVARE ALL INTERNO DEL SGA CHE DIMOSTRI L IMPEGNO DELL AD? Punto norma 5.1 b.assicurando che siano definiti la Politica Ambientale e gli obiettivi ambientali e che essi siano compatibili con l indirizzo strategico e con il contesto dell organizzazione. Il Top Management deve declinare nella PA e Obiettivi Ambientali quelle istanze e questioni che sono emersi come rilevanti nell analisi del contesto

30 14001:2015 Leadership COSA MI ASPETTO DI TROVARE ALL INTERNO DEL SGA CHE DIMOSTRI L IMPEGNO DELL AD? Punto norma 5.1 c.assicurando l integrazione dei requisiti del SGA nei processi di business dell organizzazione. La nuova ISO richiede di integrare il SGA nel proprio business, ricomprendendo esplicitamente nel concetto di business tutte quelle attività (produttive, di approvvigionamento, di distribuzione, etc.) fondamentali per raggiungere gli scopi dell azienda, indipendentemente dal luogo ove queste materialmente si svolgono e dai soggetti (personale, fornitori, outsourcer, etc.) da cui sono attuate. Coinvolgimento necessario dell outsourcing nel SGA, nella definizione di impegni e obiettivi. (Prospettiva del Ciclo di Vita) L analisi del contesto deve essere in grado di fornire al top management input per definire sia gli obiettivi ma anche le figure di riferimento dell organizzazione in grado di aiutare la realizzazione di tali obiettivi 30 30

31 14001:2015 Leadership COSA MI ASPETTO DI TROVARE ALL INTERNO DEL SGA CHE DIMOSTRI L IMPEGNO DELL AD? Punto norma 5.1 d.assicurando la disponibilità delle risorse necessarie al SGA. umane, economiche, tecnologiche Piani formativi, bilanci, previsioni di sviluppo e.comunicando l importanza di una gestione ambientale efficace della conformità ai requisiti del SGA Comunicazione viene rafforzata nella nuova ISO avvicinandosi ad EMAS. Qui trattata come «comunicazione interna» e 31 31

32 14001:2015 Leadership COSA MI ASPETTO DI TROVARE ALL INTERNO DEL SGA CHE DIMOSTRI L IMPEGNO DELL AD? Punto norma 5.1 f.assicurando che il SGA consegua gli esiti attesi. Gli esiti del SGA sono una responsabilità diretta dell AD anche se il come raggiungerli viene portato avanti da altri soggetti delegati. Non solo riesame. g.guidando e supportando le persone affinché contribuiscano all efficacia del SGA Dipendenti, fornitori, persone che operano per conto dell azienda: come? Principi, valori, l esempio, le modalità di lavoro h.promuovendo il miglioramento continuo Deve farsi parte attiva nella promozione del miglioramento continuo, non solo assicurare che sia perseguito. ES. Trovare modalità per incentivare chi propone migliorie, valorizzare il concetto di MC con gli interlocutori, comunicazione interna sull argomento, fissare sempre nuovi obiettivi. Stimolare 32 32

33 14001:2015 Leadership COSA MI ASPETTO DI TROVARE ALL INTERNO DEL SGA CHE DIMOSTRI L IMPEGNO DELL AD? Punto norma 5.1 i.fornendo sostegno agli altri pertinenti ruoli gestionali per dimostrare la loro leadership come essa si applica nelle rispettive aree di responsabilità. Es. formazione specifica ambientale ai dirigenti, incentivare nei sistemi obiettivi personali, inserendo nel mansionario la responsabilità ambientale (evitare che ci sia la singola figura del RA e sviluppare un gruppo che svolge tale ruolo), dotare i dirigenti di budget specifico per iniziative ambientali, affiancando i dirigenti nelle attività di sensibilizzazione dei dipendenti

34 14001:2015 Leadership Politica Ambientale, qualcosa cambia? La Politica ambientale deve: 1)essere appropriata allo scopo e al contesto dell organizzazione, inclusi la natura, la scala e gli impatti ambientali delle sue attività, prodotti e servizi; 2)Includere l impegno alla protezione dell ambiente, inclusa la prevenzione dell inquinamento e altri impegni specifici rilevanti per il suo contesto; Utilizzo di risorse sostenibili, mitigazione, adattamento ai cambiamenti climatici, protezione della biodiversità e ecosistemi. 3)includere l impegno al soddisfacimento delle esigenze e aspettative delle parti interessate. Suggerimento: esigenze e aspettative che divengono obblighi di conformità vanno nell analisi del contesto e conviene esplicitare quindi anche in Politica Ambientale esplicitati 34 34

35 14001:2015 Leadership RUOLI, RESPONSABILITA E AUTORITA NELL ORGANIZZAZIONE Non c è più il RAD classico, si enfatizza la funzione di leadership nell ottenimento degli obiettivi della Politica Ambientale. Responsabilità ambientali che vanno rintracciate nei «ruoli» dell organizzazione. Chi fa cosa?: Sviluppare la PA Sviluppare obiettivi e programmi ambientali Integrare gli aspetti ambientali nella progettazione Monitorare il SGA Assicurare la conformità alle esigenze delle parti interessate Identificare i requisiti dei fornitori Identificare le aspettative dei clienti Sviluppare e mantenere sistemi di contabilità ambientale Assicurare la conformità ai requisiti del SGA 35 35

36 14001:2015 PIANIFICAZIONE 36 36

37 14001:2015 Pianificazione La Pianificazione rappresenta il cuore della nuova ISO, nel quale i tre concetti chiave CONTESTO, LIFE CYCLE PROSPECTIVE e RISCHIO si connetto fra loro e nel quale si assiste al raccordo tra vecchia e nuova norma. I modelli usati con la ISO 14001:2004 per l analisi degli aspetti ambientali è ancora valida, ma va rivisto il complessivo impianto della pianificazione perché integrato con voci prima assenti = Contesto 37 37

38 14001:2015 Pianificazione CONTESTO Identificazione attività, servizi svolti dall organizzazione e se svolti direttamente dalla stessa o con il coinvolgimento di altri soggetti (es. fornitori esterni) Particolare attenzione a: Approvvigionamenti Logistica e trasporti in entrata e in uscita Acquisto di servizi ausiliari Vendita e svolgimento dei servizi Smaltimento e gestione fine vita Life Cycle Prospective 38 38

39 14001:2015 Pianificazione Associare ai servizi identificati i diversi aspetti ambientali e i relativi impatti Life Cycle Prospective anche le emergenze capacità di influenza più che aspetti diretti e indiretti Analisi fattori interni ed esterni del contesto Analisi delle esigenze delle parti interessate che diventano obblighi di conformità e loro inquadramento all interno del SGA (Registro normativo, Programma di miglioramento, Politica Ambientale, etc) Analisi del rischio Pianificare azioni per affrontare AAS, obblighi di conformità, rischi e opportunità. Pianificare il modo in cui integrare le azioni nei processi aziendali e valutarne l efficacia

40 14001:2015 Pianificazione Definire nel «programma di miglioramento» 1. Obiettivi ambientali a) Coerenti con la PA b) Misurabili (se praticabile) c) Monitorati d) Comunicati e) Aggiornati per quanto appropriato 2. Cosa sarà fatto per raggiungere gli obiettivi (azioni) 3. Quali risorse saranno richieste 4. Chi ne sarà responsabile 5. Quando sarà completato 6. Come saranno valutati i risultati, compresi gli indicatori per il monitoraggio del progresso verso il conseguimento degli obiettivi

41 14001:2015 Pianificazione La norma richiede che sia mantenuta informazione documentata dei: Rischi ed opportunità che devono essere gestiti I processi necessari da a 6.1.4, nella forma e misura necessaria per dimostrarne la loro corretta pianificazione Documentazione di rischi ed opportunità, procedure e criteri di valutazione di rischi ed opportunità, criteri di valutazione della significatività degli aspetti ambientali, registro degli aspetti significativi, documentazione dei processi necessari a garantire la pianificazione, procedure di pianificazione del SGA, registro normativo e altre prescrizioni, documentazione sulle parti interessate, piani di mitigazione/eliminazione dei rischi o di sviluppo di opportunità, registro indicatori. I cambiamenti di pianificazione dovrebbero essere output del riesame. Verificare e valutare la coerenza tra il contesto determinato dall Organizzazione, l analisi dei rischi e 41 delle opportunità e la pianificazione per l ambiente. 41

42 14001:2015 SUPPORTO 42 42

43 14001:2015 Supporto Gli elementi di supporto al SGA inteso come l insieme dei mezzi e delle risorse, materiali ed immateriali, che rendono possibile la vita del Sistema ed il raggiungimento dei suoi obiettivi sono individuati, dalla ISO 14001:2015, in cinque tipologie essenziali: 1. le risorse, materiali ed immateriali (7.1); a) AD deve renderle disponibili e ne va dato conto nel riesame 2. le competenze delle persone (7.2); a) NOVITA Capacità di adempiere agli obblighi di conformità b) NOVITA Capacità di valutazione delle azioni intraprese per garantire efficacia al SGA 3. la loro consapevolezza (7.3); 1. Della PAm 2. Degli Aspetti Ambientali Significativi nella quotidianità del lavoro di ciascuno 3. Del contributo di ognuno al SGA e al miglioramento continuo 4. Delle conseguenze della mancata conformità ai requisiti del SGA e obblighi di conformità 4. i processi di comunicazione, interna ed esterna (7.4); 5. la documentazione del Sistema (7.5)

44 14001:2015 Supporto COMUNICAZIONE Diventa un processo vero e proprio che deve esserci per ottenere la certificazione. L organizzazione è chiamata esplicitamente a definire: 1. Cosa comunicare (PAm, AAS, prestazioni ambientali, obblighi di conformità, raccomandazioni per il miglioramento continuo) 2. Quando comunicare (occorre dichiarare le tempistiche) 3. con Chi comunicare (interna ed esterna) 4. Come comunicare (scelta dei vari mezzi multimediali es. bilancio sociale, faceboook, etc.) Comunicazione deve essere: trasparente, appropriata, veritiera, accurata e basata sui fatti, non escludere informazioni pertinenti, comprensibile. Superamento di EMAS 44 44

45 14001:2015 Supporto INFORMAZIONI DOCUMENTATE In questa accezione, la documentazione richiesta dallo standard interessa quindi: 1. il campo di applicazione del Sistema, che deve essere reso disponibile alle parti interessate; 2. la Politica ambientale; 3. l intero processo di pianificazione (e, in particolare, i criteri utilizzati per identificare e valutare gli aspetti ambientali significativi, la definizione dei rischi e delle opportunità, la definizione degli obblighi di conformità, la fissazione degli obiettivi ambientali); 4. l evidenza delle competenze possedute e delle attività svolte per acquisirle e mantenerle; 5. l evidenza inerente i processi e le attività di comunicazione pianificate e svolte; 6. l evidenza dei processi inerenti la pianificazione e lo svolgimento del controllo operativo; 7. l evidenza dei processi inerenti la preparazione e risposta alle emergenze; 8. l evidenza dei processi inerenti la misurazione e il monitoraggio e le correlate analisi e valutazioni (inclusa la valutazione della capacità di soddisfare gli obblighi di conformità); 9. l audit, il cui processo che deve essere documentato; 10. il Riesame della direzione; 11. non conformità e azioni correttive intraprese, e relativi risultati

46 14001:2015 Supporto Nel creare e aggiornare le informazionidocumentate l organizzazione deve assicurare appropriata: identificazione e descrizione (titolo, data, autore, indice di revisione, ecc.) formato (lingua, versione dei sw utilizzati, impaginazione, ecc.) opportuna verifica dei contenuti ed approvazione ai fini dell adeguatezza e della idoneità Mantenere = documento Conservare = registrazione 46 46

47 14001:2015 ATTIVITA OPERATIVE 47 47

48 14001:2015 Attività Operative CONTROLLO OPERATIVO OUTSOURCING espressamente previsto ma flessibile: le modalità concrete con cui esercitare tale controllo dipenderanno, operativamente, dal tipo e dall entità di influenza e del controllo che l organizzazione è in grado di esercitare. COSA POSSO FARE? 1. Definizione di regole e clausole contrattuali in base alle quali definire specifiche modalità di lavoro o requisiti nella lavorazione (uso di particolari sostanze/prodotti) 2. Controllo e sorveglianza dell azienda outsourcer per verificare il rispetto delle regole/requisiti audit, controlli periodici, richiesta di relazione su gestione CDR 3. Formazione del personale dell outsourcer quale garanzia delle competenze e stessi capacità su aspetti ambientali e la consapevolezza sugli 48 48

49 14001:2015 Attività Operative LIFE CYCLE PROSPECTIVE Coerentemente con una prospettiva del ciclo di vita, l organizzazione deve: a)stabilire controlli adeguati per assicurare che i requisiti ambientali definiti dall organizzazione siano presi in considerazione e attuati in ogni fase del processo, considerando ogni fase del Ciclo di Vita; b)definire propri requisiti ambientali per l approvvigionamento di beni e servizi; (green procurement) c)comunicare i propri requisiti ambientali ai fornitori esterni, compresi gli appaltatori (funzionale alla gestione es. amianto, ma anche come sensibilizzazione) d)considerare la necessità di fornire informazioni su potenziali impatti ambientali significativi durante il trasporto o la consegna dei prodotti o servizi e durante l uso, il trattamento di fine vita e lo smaltimento finale del prodotto. Sviluppo di partnership con distributori e rivenditori per la gestione degli imballaggi. Trattamento, riciclo, smaltimento, assistenza nello smaltimento rifiuti 49 49

50 14001:2015 VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI 50 50

51 14001:2015 Valutazione prestazioni MONITORAGGIO, MISURAZIONE, ANALISI E VALUTAZIONE Ex «Sorveglianza e misurazione» 1.la misurazione, intesa come processo finalizzato a determinare un valore strumenti tarati e monitorati periodicamente; 2.il monitoraggio, attività finalizzata a determinare lo stato di un sistema, di un processo o di una attività, quindi l impiego di valori misurabili e cioè indicatori; 3.l analisi vera e propria, cioè il risultato del monitoraggio la sua presa in carico; 4.la valutazione, quindi le considerazioni sull analisi come output del SGA che vanno a chiudere il cerchio e alimentare il SGA stesso Riesame

52 14001:2015 Valutazione prestazioni MONITORAGGIO MISURAZIONE, ANALISI E VALUTAZIONE Il processo di misurazione e di valutazione è richiesto che sia più strutturato e articolato rispetto alla ISO precedente. Deve essere definito chiaramente: 1. Cosa è necessario misurare e monitorare; 2.Come misurare e monitorare, indicano in modo esplicito: i metodi di misurazione, monitoraggio, analisi e valutazione, che devono essere in grado di assicurare risultati validi; i criteri di valutazione delle prestazioni adottati, nonché appropriati indicatori (non solo parametri fisici su consumi, ma anche la prestazione del sistema); 1. Quando misurare e monitorare; 2.Quando analizzare e valutare i risultati delle misurazioni e dei monitoraggi

53 14001:2015 Valutazione prestazioni VALUTAZIONE DELLA CONFORMITA Valutazione del rispetto delle prescrizioni e altre prescrizioni Valutazione della conformità comprende anche gli obblighi di conformità Verifica da svolgere con periodicità che l'organizzazione deve definire (ALL: può essere pianificato con frequenze differenti in base all importanza del requisito, alla variazione delle condizioni operative, a cambiamenti degli obblighi di conformità e a precedenti prestazioni dell organizzazione) ES. analisi dell acqua o emissioni Aggiornamento legislativo Verifica dei libretti degli impianti Attuazione degli strumenti di controllo operativo e loro efficacia L esito delle valutazione deve dar luogo ad azioni per il raggiungimento/mantenimento della conformità 53 53

54 14001:2015 Valutazione prestazioni AUDIT INTERNO Non vi sono variazioni significative rispetto alla ISO 14001:2004 in termini di modalità, tecniche e caratteristiche degli auditor, ma in coerenza con le modifiche dell impianto generale della nuova ISO dovrà essere data maggior attenzione a certi processi nell ottica del Life Cycle Prospective (audit di seconda parte) e al rischio (audit su processi più rischiosi) PROGRAMMA AUDIT INTERNI Nel stabilire il programma audit vanno tenuti in considerazioni i precedenti audit, l importanza ambientale dei processi coinvolti, i cambiamenti intercorsi

55 14001:2015 Valutazione prestazioni RIESAME DI DIREZIONE Diviene elemento di maggior rilievo centrale rispetto a prima, diviene momento dell efficacia del SGA (anche se in continuità con la norma del 2004) Si amplia però l oggetto del Riesame comprendendo l evoluzione del Contesto e istanze da questo provenienti. chiave delle 4.6 cambiamenti di situazioni circostanti, 9.3 cambiamenti nelle questioni interne ed esterne, nei bisogni e nelle aspettative delle parti interessate, negli aspetti ambientali significativi, negli obblighi di conformità, nei rischi e nelle opportunità; SGA Idoneo: cioè adatto all organizzazione, alla sua operatività e ai suoi sistemi aziendali; SGA adeguato: è in grado di soddisfare i requisiti della norma; SGA efficace: è in grado di raggiungere i risultati attesi Non necessario specifico verbale, non deve essere un attività separata dalle altre 55 55

56 14001:2015 MIGLIORAMENTO 56 56

57 14001:2015 Miglioramento Miglioramento come strumento di realizzazione degli «esiti» del SGA. Vista l attività di valutazione e analisi svolta si definiscono dei miglioramenti ulteriori: es. azioni correttive, miglioramento continuo, cambiamento decisivo, innovazione e riorganizzazione

58 14001:2015 Miglioramento NON CONFORMITA E AZIONI CORRETTIVE Venuto meno il riferimento alle azioni preventive (coerente con impostazione norma basata sulla prevenzione del rischio) della Collocazione nella voce «Miglioramento» è significativo NC = miglioramento va vissuta come momento positivo, costruttivo funzionale all efficace del SGA In questa prospettiva proattiva delle NC, con riferimento all utilizzo degli indicatori per la valutazione delle prestazioni del SGA, un indicatore interessante può essere quello dato dal rapporto fra il numero di NC segnalate dall interno e il numero di NC segnalate dal verificatore esterno: maggiore è questo rapporto, tanto più il SGA si dimostra in grado di rispondere ad una fra le sue principali finalità quella del costante presidio della norma, registrando tempestivamente eventuali variazioni e mostrarsi conforme alle norme di riferimento in sede di verifica di terza parte. Ribadita l importanza di rilevare NC non solo durante gli audit periodici ma in qualunque momento della vita quotidiana dell organizzazione

59 14001:2015 Miglioramento MIGLIORAMENTO CONTINUO Miglioramento della prestazione ambientale. Non deve rilevarsi un continuo miglioramento in tutti i settori del SGA, ma anche solo in uno o alcuni 59 59

60 14001:2015 COSA FARE 60 60

61 14001:2015 Per i SGA già vigenti i passaggi da compiere, essenzialmente, sono i seguenti: Analisi ambientale deve estendere il suo orizzonte, prendendo in considerazione il contesto dell organizzazione, le aspettative delle parti interessate e gli impatti ambientali legati alle fasi a monte e valle del prodotto/servizio (Life Cycle Prospective) (es: progettazione, acquisto, confezionamento, utilizzo, smaltimento finale); Valutazione della significatività degli aspetti ambientali corretta facendo riferimento sia a rischi (impatti negativi) che ad opportunità (impatti positivi) e correlata agli obblighi di conformità; Leadership, l Alta Direzione deve essere realmente coinvolta nel SGA, nelle varie parti del SGA, promuovere una reale consapevolezza ed un coinvolgimento diretto; Gestione fornitori/appaltatori, l Alta Direzione deve far sì che il processo di collaborazione e partnership con questi soggetti diventi più pregnante mediante l impiego o la richiesta di requisiti specifici; Outsourcing, per quanto applicabile in relazione al potere contrattuale delle organizzazioni stesse, vanno predisposti momenti di controllo dell attuazione dei requisiti richiesti; Miglioramento continuo delle prestazioni del SGA nel rispetto degli obiettivi definiti dall organizzazione stessa (Riesame) 61 61

62 14001:2015 La norma è stata pubblicata il 15 Settembre La transizione è definita nel documento IAF ID10:2015 Transition Planning Guidance for ISO 14001:2015 del Gli audit di transizione potranno essere condotti sulla base della programmazione in essere (durante audit di sorveglianza o di ricertificazione), con l unico accorgimento di aumentare i tempi di audit in maniera opportuna per verificare i requisiti della vecchia e nuova ISO Dalla data di pubblicazione è iniziato il periodo di transizione di tre anni per tutte le organizzazioni certificate (15/09/ /09/2018), senza vincoli temporali per il rilascio di certificazioni secondo il vecchio standard. Occorre infine ricordare che i requisiti aggiuntivi della UNI TR 11331:2009 e del RT 09 ACCREDIA restano in vigore fino a disposizione contraria

63 14001:2015 Confronto 14001:2015 vs 14001: Comprendere l'organizzazione e il suo contesto ISO 14001:2015 ISO 14001:2004 Contesto dell organizzazione (solo titolo) 4 4 Requisiti del sistema di gestione ambientale (solo titolo) Comprendere l'organizzazione e il suo contesto Comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate Determinare il campo di applicazione del sistema di gestione ambientale Requisiti generali Sistema di gestione ambientale Requisiti generali 63 63

64 14001:2015 Confronto 14001:2015 vs 14001: Leadership ISO 14001:2015 ISO 14001:2004 Leadership (solo titolo) 5 Leadership e impegno 5.1 Politica ambientale Politica ambientale Ruoli, responsabilità e autorità nell'organizzazione Risorse, ruoli, responsabilità e autorità 64 64

65 14001:2015 Confronto 14001:2015 vs 14001: Pianificazione ISO 14001:2015 ISO 14001:2004 Pianificazione (solo titolo) Pianificazione (solo titolo) Azioni per affrontare rischi e opportunità (solo titolo) 6.1 Generalità Aspetti ambientali Aspetti ambientali Obblighi di conformità Prescrizioni legali e altre prescrizioni Attività di pianificazione Obiettivi ambientali e pianificazione per il loro raggiungimento (solo titolo) 6.2 Obiettivi ambientali Obiettivi, traguardi e programma(i) Attività di pianificazione per raggiungere gli obiettivi ambientali

66 7 Supporto 14001:2015 Confronto 14001:2015 vs 14001:2004 ISO 14001:2015 ISO 14001:2004 Supporto (solo titolo) Attuazione e funzionamento (solo titolo) Risorse Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Competenza 7.2 Consapevolezza Competenza, formazione e consapevolezza Comunicazione (solo titolo) 7.4 Generalità Comunicazione interna Comunicazione esterna Informazioni documentate (solo titolo) 7.5 Generalità Creazione e aggiornamento Controllo delle informazioni documentate Comunicazione Documentazione Controllo dei documenti Controllo delle registrazioni Controllo dei documenti Controllo delle registrazioni 66 66

67 14001:2015 Confronto 14001:2015 vs 14001: Attività operative ISO 14001:2015 ISO 14001:2004 Attività operative (solo titolo) Attuazione e funzionamento (solo titolo) Pianificazione e controllo operativi Controllo operativo Preparazione e risposta alle emergenze Preparazione e risposta alle emergenze 67 67

68 14001:2015 Confronto 14001:2015 vs 14001: Valutazione delle prestazioni ISO 14001:2015 ISO 14001:2004 Valutazione delle prestazioni (solo titolo) Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione (solo titolo) Verifica (solo titolo) 9.1 Generalità Valutazione della conformità Audit interno (solo titolo) 9.2 Generalità Programma di audit interno Sorveglianza e misurazioni Valutazione del rispetto delle prescrizioni Audit interno Riesame di direzione Riesame della direzione 68 68

69 14001:2015 Confronto 14001:2015 vs 14001: Miglioramento ISO 14001:2015 ISO 14001:2004 Miglioramento (solo titolo) 10 Generalità 10.1 Non conformità e azioni correttive 10.2 Miglioramento continuo Non conformità, azioni correttive e azioni preventive 69 69