Regolamento per la certificazione nell area di business Energia

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1 Regolamento per la certificazione nell area di business Energia 00 24/ Annulla e sostituisce il documento Regolamento per la certificazione nell area di business Energia in rev. 1 PIS DIR AD Rev. Data Descrizione Redatto Verificato Approvato IDENTIFICAZIONE: pag. 1 di 18

2 SOMMARIO 1.0 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI DEFINIZIONI CONDIZIONI GENERALI Iter Certificativo Pagamenti Libero accesso alle aree, alle informazioni ed alla documentazione Sicurezza PROCEDURA PER LA CERTIFICAZIONE DI PRODOTTO Presentazione della Domanda di Certificazione Esame della Domanda Visita di Ispezione Iniziale Prove Iniziali Rilascio della Certificazione ESTENSIONE DELLA CERTIFICAZIONE Estensione con medesima normativa ad altro prodotto realizzato nella stessa Unità Produttiva Certificazione con diversa normativa di altro prodotto realizzato nella stessa Unità Produttiva od estensione a diversa Unità Produttiva con medesima normativa VALIDITÀ DELLA CERTIFICAZIONE Durata della Certificazione Condizioni di validità della certificazione Rinnovo della Certificazione DIRITTI E DOVERI DELLE AZIENDE IN POSSESSO DI CERTIFICAZIONE SORVEGLIANZA DELL'AZIENDA IN POSSESSO DI CERTIFICAZIONE SCORRETTO USO DELLA CERTIFICAZIONE SOSPENSIONE O REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE Sospensione Revoca RINUNCIA ALLA CERTIFICAZIONE MODIFICHE DELLE CONDIZIONI DI VALIDITÀ DELLA CERTIFICAZIONE 15 pag. 2 di 18

3 13.1 Modifiche apportate da ICIM Modifiche apportate dall'azienda sul prodotto o sul servizio Altre modifiche RISERVATEZZA CONDIZIONI ECONOMICHE Tariffe Condizioni di pagamento RICORSI E RECLAMI CONTROVERSIE 18 pag. 3 di 18

4 1.0 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Il presente Regolamento definisce le modalità e le condizioni alle quali un'azienda si deve attenere per ottenere e mantenere le Certificazioni rilasciate dall Area ENERGIA (nel seguito denominata ENERGIA ) di ICIM S.p.A. (nel seguito denominata "ICIM") e per l'iscrizione nel Registro delle Aziende e dei Prodotti in possesso della Certificazione. Le certificazioni proposte da ENERGIA sono disponibili per qualsiasi Azienda che ne faccia richiesta in osservanza del presente Regolamento. Le certificazioni emesse da ENERGIA riguardano i Prodotti e i Servizi collegati alle filiere dei settori energetici (Solare, Biomasse, Eolico, Idroelettrico, Geotermico a bassa temperatura, Nucleare, Idrogeno, ecc.), le Efficienze energetiche di macchine, impianti ed edifici e quanto altro possa essere collegato direttamente e indirettamente al settore ENERGIA. Ulteriori dettagli di procedura per i diversi tipi di prodotto o di famiglia omogenea di prodotti sono contenuti nelle "Regole Particolari" relative alle singole tipologie; le Regole Particolari hanno come riferimento uno o più specifici documenti normativi. Tali documenti normativi, nel caso non si configurino in una specifica norma di riferimento a carattere nazionale, europeo o internazionale oppure a uno specifico disciplinare tecnico regolamentato da leggi nazionali, direttive o regolamenti europei, sono sviluppati da Gruppi di Lavoro, costituiti da tecnici dell Elenco degli Esperti Tecnici di ICIM e/o da tecnici esperti esterni e/o da tecnici esperti interni, nei quali sono rappresentate le parti interessate alla Certificazione. In alcuni casi collegati alle leggi nazionali, direttive o regolamenti europei le Regole Particolari sono sostituite da specifici documenti di verifica e controllo. Sull applicazione del presente Regolamento sorveglia un Comitato per la salvaguardia dell Imparzialità (CI), nel quale sono rappresentate le componenti interessate alla certificazione. L Azienda, non ICIM, ha la responsabilità della conformità ai requisiti per la Certificazione. La Certificazione rilasciata da ENERGIA conferisce all'azienda il diritto di applicare il Marchio ICIM, indicante il conseguimento della conformità del Prodotto o del Servizio alle norme di riferimento. 2.0 RIFERIMENTI La normativa di riferimento è quella indicata nel seguito ed è da ritenersi applicabile nella sua ultima edizione. UNI CEI UNI CEI EN ISO/IEC Guide 67:2004 ISO IEC draft 2/2008 UNI CEI EN ISO/IEC Regole generali per un sistema tipo di certificazione di prodotti da parte di un organismo indipendente. Requisiti generali relativi agli organismi che gestiscono sistemi di certificazione di prodotti Conformity assessment - Fundamentals of product certification Conformity assessment - Requirements for bodies providing certification of product (including services) and processes Valutazione della conformità. Requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione di sistemi di gestione UNI CEI EN ISO/IEC Valutazione della conformità - Vocabolario e principi generali pag. 4 di 18

5 UNI EN ISO 9000 UNI EN ISO 9001 Sistemi di Gestione per la Qualità Fondamenti e vocabolario Sistemi di Gestione per la Qualità Requisiti 3.0 DEFINIZIONI Per la terminologia riguardante la Certificazione di Prodotto valgono in generale le definizioni riportate nella norma UNI CEI EN ISO/IEC e UNI EN ISO Ad alcuni termini, ricorrentemente usati nel testo, vengono attribuite le definizioni riportate nel seguito. Azienda Termine usato per indicare un'azienda che fornisce un prodotto o un servizio, collegata all'icim mediante accordi che prevedono il rispetto degli standard qualitativi indicati nel Regolamento. Certificato di Conformità con Autorizzazione all'uso del Marchio ICIM Documento mediante il quale ICIM dichiara che, con ragionevole attendibilità, un azienda, un prodotto o un servizio sono conformi ad una specifica norma o ad un altro documento normativo, imponendo l'uso del Marchio ICIM. Certificato di Conformità con Sorveglianza Documento mediante il quale ICIM dichiara che, con ragionevole attendibilità, un azienda, un prodotto o un servizio sono conformi ad una parte di norma o ad una specifica tecnica, escludendo l'applicazione del Marchio ICIM. Prodotto Risultato dell'attività dell'azienda, che deve essere conforme a specifiche prefissate, norme nazionali o internazionali, a requisiti elaborati da un Cliente o interni all'azienda o ad altri documenti identificati. Nel presente Regolamento, al termine "Prodotto" è attribuito il significato di prodotto o di famiglia omogenea di prodotti appartenenti allo Schema di Certificazione costituente oggetto della Domanda di Certificazione nei modelli e nelle varianti ivi definiti. Servizio Risultato delle attività di un soggetto (fornitore), che può essere un Azienda o una singola persona, che a proprio nome e sotto la propria responsabilità eroga attività proprie svolte a soddisfare le esigenze del cliente. Nel presente Regolamento, al termine "Servizio" è attribuito il significato di servizio appartenente allo Schema di Certificazione costituente oggetto della Domanda di Certificazione nei modi e nelle varianti ivi definiti. Prove Iniziali Processo mediante il quale ICIM, prima di concedere la Certificazione o di estenderla, determina la conformità del prodotto o del servizio ai requisiti delle norme relative. Nel presente Regolamento la Prova Iniziale è denominata "Prova di Tipo". Regole Particolari Documento che precisa per ciascun prodotto, famiglia omogenea di prodotti o servizio le condizioni alle quali è possibile ottenere e mantenere la Certificazione di Prodotto o di Servizio per lo Schema di Certificazione applicabile. pag. 5 di 18

6 Sorveglianza Attività mediante la quale ICIM verifica il mantenimento della conformità dell azienda o del prodotto o del servizio ai requisiti dello Schema di Certificazione applicabile. Unità Produttiva Sito in cui l'azienda realizza il prodotto oggetto della Domanda di Certificazione. Visita di Ispezione Iniziale Azione mediante la quale ICIM si accerta che l'azienda richiedente soddisfi i requisiti tecnicoorganizzativi stabiliti dallo Schema di Certificazione applicabile. Tale visita comprende la Valutazione del Sistema Qualità dell'unità Produttiva aziendale. 4.0 CONDIZIONI GENERALI 4.1 Iter Certificativo Perché venga attivato l'iter certificativo da parte di ICIM, l'azienda richiedente deve: accettare l offerta commerciale in tutte le sue parti, soddisfare i requisiti dello Schema di Certificazione relativo al prodotto oggetto della Domanda di Certificazione o della richiesta di certificazione (nel caso di prodotti del settore cogente), accettare le condizioni fissate dal presente Regolamento. 4.2 Pagamenti La concessione del Certificato di Conformità con Autorizzazione all'uso del Marchio ICIM o del Certificato di Conformità con Sorveglianza o del Certificato collegato a schemi di certificazione cogenti (nel seguito chiamati "Certificato") ed il loro mantenimento sono subordinati al pagamento degli importi tariffari indicati nell offerta. 4.3 Libero accesso alle aree, alle informazioni ed alla documentazione L'Azienda che abbia attivato l'iter certificativo con ICIM deve, durante la Visita di Ispezione Iniziale e le successive Visite di Sorveglianza, garantire agli Ispettori dell'icim il libero accesso alle aree, alle informazioni ed alla documentazione necessarie per svolgere il programma della visita, per l'identificazione e/o il prelievo dei campioni. Tale diritto di accesso è esteso, quando richiesto, agli auditor in accompagnamento a ICIM per l accreditamento e\o per accordi di mutuo riconoscimento, pena la mancata concessione della certificazione o sua sospensione in caso di successiva inadempienza all obbligo medesimo. 4.4 Sicurezza L Azienda deve assicurare che siano prese tutte le misure necessarie alla sicurezza delle condizioni di lavoro, dei luoghi e delle installazioni durante l esecuzione della Visita di Ispezione Iniziale e le successive Visite di Sorveglianza. Inoltre deve informare, ove sia necessario, ICIM circa ogni conosciuto pericolo o rischio, attuale e/o potenziale, che possa essere associato alla visita e ai campioni di prova, inclusa la presenza di rischi dovuti a radiazioni, tossicità o nocività ovvero elementi o materiali esplosivi, inquinanti e avvelenanti. pag. 6 di 18

7 5.0 PROCEDURA PER LA CERTIFICAZIONE DI PRODOTTO 5.1 Presentazione della Domanda di Certificazione L'Azienda che intenda richiedere la certificazione deve presentare la Domanda di Certificazione o la richiesta di certificazione (di seguito denominata "Domanda") a ICIM utilizzando l'apposito modulo, ove possibile, ed allegando, ove richiesto, il/i questionario/i, compilato/i nelle parti applicabili, la documentazione tecnica relativa al prodotto e quanto altro necessario per ottemperare ai requisiti dello Schema di Certificazione come specificato nelle Regole Particolari. Il modulo deve essere compilato in ogni sua parte affinché la Domanda sia ritenuta valida. Le parti non applicabili devono essere barrate. La Domanda, presentata a ICIM, deve essere corredata dal documento attestante l'avvenuto pagamento dell'importo tariffario, indicato nell offerta, previsto per l'esame della domanda stessa. Per la certificazione richiesta da Aziende estere valgono tutte le condizioni che regolano la concessione alle Aziende nazionali, nel rispetto degli accordi presi da ICIM in campo internazionale. 5.2 Esame della Domanda Al ricevimento della Domanda, ICIM provvede a registrarla su apposito protocollo. ENERGIA, di norma, prende in carico la Domanda secondo il relativo ordine di registrazione. ENERGIA provvede quindi all'esame della Domanda al fine di: valutare se il prodotto oggetto della Domanda rientra nello Schema di Certificazione corrispondente al documento normativo di riferimento indicato dall'azienda nella Domanda; verificare la completezza e l'adeguatezza delle informazioni generali (es.: prodotti forniti, sedi, Unità Produttive, numero di addetti, etc.); verificare la completezza e l'adeguatezza della documentazione tecnica del prodotto oggetto della Domanda; valutare se l'azienda possiede i requisiti tecnico-organizzativi richiesti dallo Schema di Certificazione. Qualora la documentazione inviata risulti, a giudizio di ENERGIA, inadeguata e/o incompleta, oppure il prodotto/servizio non rientri nello Schema di Certificazione corrispondente alla normativa indicata, il corso della pratica viene sospeso finché l'azienda richiedente non abbia soddisfatte le richieste di ICIM comunicatele ufficialmente. In questa fase può eventualmente dover essere effettuata da ENERGIA una Visita Conoscitiva in Azienda, alle condizioni indicate nell offerta. L'Esame della pratica di certificazione è seguita da una verifica approfondita, da parte di ENERGIA, della documentazione costituente il fascicolo relativo alla Domanda, allo scopo di predisporre quanto necessario per la Visita di Ispezione Iniziale e per le successive Prove Iniziali. A seguito dell'esito positivo dell'esame, ENERGIA procede nell iter certificativo con i successivi passi descritti nel seguito del presente Regolamento, eventualmente concordando con l Azienda i tempi di effettuazione. Alla conclusione di questa fase, ove richiesto dallo schema certificativo attuato, ENERGIA invierà all Azienda copia vidimata e datata della documentazione tecnica. pag. 7 di 18

8 5.3 Visita di Ispezione Iniziale ENERGIA, verificata la disponibilità dell'azienda richiedente, comunica ufficialmente il programma e la data della Visita di Ispezione Iniziale precisando i nominativi degli Ispettori, eventualmente anche esterni a ICIM, che intende utilizzare per tale visita. La notifica della Visita di Ispezione Iniziale è normalmente effettuata almeno 15 (quindici) giorni prima della data concordata. ENERGIA effettua la scelta dei componenti il Gruppo di Ispezione tenendone presenti esperienze specifiche ed eventuali incompatibilità. Entro i 5 (cinque) giorni precedenti la Visita, l'azienda ha il diritto di chiedere la sostituzione di Ispettori qualora esistessero motivati conflitti di interesse. La Visita di Ispezione Iniziale ha lo scopo di valutare il sistema qualità ed i mezzi di produzione e prova dell'azienda (Piano di Fabbricazione e Controllo o Piano di Servizio e Controllo), atti a garantire il conseguimento ed il mantenimento della conformità del prodotto ai requisiti dello Schema di Certificazione applicabile. La disponibilità di una certificazione di Sistema Qualità adeguata allo Schema di Certificazione oggetto della Domanda, rilasciata da ICIM o da altro organismo accreditato e/o con il quale ICIM mantenga accordi di mutuo riconoscimento, può esimere ENERGIA dal valutare il Sistema Qualità dell'azienda. All'inizio della visita, il Gruppo di Ispezione effettua una riunione di apertura con l'azienda al fine di: chiarire le modalità dell'ispezione; stabilire un canale ufficiale per le comunicazioni fra il Gruppo di Ispezione e l'azienda; chiarire quanto altro necessario per l'effettuazione dell Ispezione stessa. Al termine della visita, in una riunione di chiusura con l'azienda, il Gruppo di Ispezione rende note le risultanze della valutazione effettuata in merito alla rispondenza del sistema qualità e dei mezzi di produzione e prova dell Azienda ai requisiti dello Schema di Certificazione, precisando gli eventuali scostamenti riscontrati. L'Azienda, in tale sede, ha l'opportunità di confrontarsi con il Gruppo di Ispezione, di chiarire la propria posizione su tali risultanze e di proporre le eventuali azioni correttive. L'esito della Visita di Ispezione Iniziale viene documentato dal Gruppo di Ispezione in un Rapporto, di cui una parte viene firmata dall Azienda e dal Responsabile del Gruppo di Ispezione, per accettazione, ed alla stessa Azienda consegnato in copia. Tale documento evidenzia gli eventuali scostamenti rispetto ai requisiti dello Schema di Certificazione. Il valore da dare a tali scostamenti definiti raccomandazioni o non conformità è il seguente: 1. Raccomandazione, si intende una indicazione data all Azienda, avendo come riferimento il documento normativo di riferimento, le Regole Particolari e/o il/i questionario/i, per meglio adeguare la conformità ai requisiti/elementi richiesti dallo Schema di Certificazione. Una o più raccomandazioni non comportano alcuna variazione al giudizio finale espresso dal Gruppo di Ispezione, né intervento di azione correttiva da parte dell Azienda. 2. Non Conformità Leggera o Critica, si intende una non conformità data all Azienda, avendo come riferimento il documento normativo di riferimento e/o le Regole Particolari, nel caso in cui alcuni requisiti/elementi dello Schema di Certificazione sono solo parzialmente soddisfatti. Inoltre, tali requisiti/elementi non conformi non devono pregiudicare la conformità dei prodotti oggetto di Certificazione e le misure correttive, proposte dall'azienda, devono essere considerate da parte del Responsabile del Gruppo di Ispezione facilmente realizzabili nelle modalità proposte e nei tempi previsti. Una o più non conformità leggere non bloccano la sequenza certificativa, ma comportano pag. 8 di 18

9 una variazione al giudizio finale espresso dal Gruppo di Ispezione. La verifica dell intervento di azione correttiva da parte di ICIM sull Azienda è effettuata durante la successiva visita di sorveglianza. 3. Non Conformità Pesante o Negativa, si intende una non conformità data all Azienda, avendo come riferimento il documento normativo di riferimento e/o le Regole Particolari, nel caso in cui alcuni requisiti/elementi dello Schema di Certificazione non sono soddisfatti. Una non conformità pesante blocca la sequenza certificativa in fase di visita di ispezione iniziale o comporta la sospensione dell uso del Marchio in sorveglianza, fino alla soddisfacente risoluzione della non conformità. La verifica dell intervento di azione correttiva da parte di ENERGIA potrebbe richiedere un ulteriore visita ispettiva sull Azienda. Successivamente, il Responsabile del Gruppo di Ispezione compila la seconda parte del Rapporto formulando un giudizio sull Azienda riguardo ai requisiti richiesti dallo Schema di Certificazione; tale documento è riservato. I due documenti vengono consegnati a ENERGIA, che li verifica e li approva; in caso di non accettazione di quanto descritto nei documenti ENERGIA entro 15 (quindici) giorni dall effettuazione della visita comunica all Azienda le eventuali modifiche allo stesso. L'Azienda deve informare ENERGIA, nei tempi concordati nella riunione di chiusura, di aver chiuso le azioni correttive stabilite, dandone evidenza documentata. 5.4 Prove Iniziali ENERGIA, ove richiesto dallo Schema di Certificazione, fa richiesta all'azienda dell'invio dei campioni, a cura e a spese di quest'ultima, per l'effettuazione delle Prove di Tipo; le modalità di identificazione e le caratteristiche di tali campioni devono soddisfare i requisiti delle Regole Particolari. Le Prove saranno eseguite da ENERGIA o da laboratori riconosciuti da ICIM. Nel caso di prove effettuate presso un laboratorio esterno, ENERGIA si riserva di partecipare alla preparazione ed all esecuzione delle prove, mentre nel caso di prove effettuate presso il laboratorio aziendale, ENERGIA partecipa alla preparazione ed all esecuzione delle prove. Nel caso di prove effettuate presso un laboratorio esterno, ENERGIA, contestualmente alla richiesta dell invio dei campioni, comunica il nominativo del Laboratorio. Entro i 15 (quindici) giorni precedenti le prove, l'azienda ha il diritto di ricusare, ove possibile, i laboratori esterni qualora esistessero motivati conflitti di interesse. Se l'esito delle Prove di Tipo non risulta conforme ai requisiti delle Regole Particolari, ENERGIA rende noti all'azienda i punti di difformità, precisando gli scostamenti riscontrati. L'Azienda, in tal caso, risottopone, nei tempi concordati con ENERGIA, nuovi campioni per la ripetizione di parte o dell'intero programma di prove secondo le modalità definite nelle Regole Particolari. L'onere delle campionature e di queste prove è interamente addebitato da ICIM all'azienda. L'esito delle Prove di Tipo deve essere documentato dal laboratorio con Rapporti di Prova, in accordo alle Regole Particolari. La presentazione di Rapporti di Prova di laboratori riconosciuti da ICIM può esimere, in tutto od in parte, l'azienda dall'esecuzione delle Prove di Tipo, a discrezione di ENERGIA. 5.5 Rilascio della Certificazione La documentazione relativa all'esame della Domanda, alla Visita di Ispezione Iniziale ed alle Prove Iniziali (ove richieste) viene raccolta e verificata da ENERGIA e successivamente sottoposta al Responsabile di ENERGIA. Il Responsabile di ENERGIA, eventualmente con l aiuto di uno o più esperti tecnici tratti dall Elenco degli Esperti Tecnici di ICIM, dopo aver accertato il completo soddisfacimento dei pag. 9 di 18

10 requisiti dello Schema di Certificazione delibera in merito alla certificazione dei prodotti oggetto dell iter su descritto Quando la Certificazione viene concessa, ICIM emette un Certificato che definisce: il/i prodotto/i o il/i servizio/i per il/i quale/i viene rilasciata la certificazione con l'indicazione della relativa Unità Produttiva; il documento normativo di riferimento Nel caso di non concessione della certificazione, vengono comunicate per iscritto all'azienda le ragioni di tale decisione, precisando gli scostamenti, rispetto ai requisiti dello Schema di Certificazione applicabile, che l'azienda si deve impegnare a correggere entro il termine di tempo stabilito da ENERGIA, che comunque non deve superare i 180 (centottanta) giorni. Allo scadere dei 180 (centottanta) giorni ENERGIA effettua una seconda visita di ispezione, qualora l'esito di tale visita non consenta la concessione della certificazione, la Domanda decade e l'azienda dovrà ricominciare dall'inizio tutto l'iter certificativo. ENERGIA, a sua discrezione, decide le azioni necessarie per la verifica del completamento e dell adeguatezza delle azioni correttive alle scadenze indicate e ne dà informazione all'azienda. Le spese sostenute da ICIM in questa fase sono a carico dell'azienda L'Azienda che non accetti la decisione presa da ENERGIA, può richiedere un supplemento di indagine, esponendo le ragioni del proprio dissenso, secondo le modalità indicate nell'art. 16 del presente Regolamento A seguito del rilascio della certificazione, ENERGIA iscrive l'azienda nel Registro delle Aziende e dei Prodotti in possesso di Certificazione ICIM e trasmette tali informazioni agli Organismi (nazionali ed internazionali) con i quali ICIM ha accordi di mutuo riconoscimento e/o ai quali tali informazioni sono dovute a termini di norma o legge. Tale Registro è aggiornato con frequenza almeno annuale ed è disponibile per chiunque ne faccia richiesta L'Azienda deve lasciare disponibili a ENERGIA e/o ai laboratori di prova i campioni o residui di campioni oggetto delle Prove Iniziali e delle eventuali riprove per tutta la durata della validità della certificazione, quando non altrimenti disposto dalle Regole Particolari, oppure custodirli, muniti di appositi contrassegni di identificazione e, ove possibile, in contenitori chiusi con sigillo di ICIM, mantenendoli a disposizione di ENERGIA in qualsiasi momento. Nel caso in cui il campione abbia un elevato valore intrinseco o sia di dimensioni tali da creare problemi di magazzinaggio, l'azienda può chiedere a ICIM di sostituirlo con opportuna documentazione tecnica (descrizione, disegni, fotografie del complesso e dei particolari). ENERGIA si riserva di giudicare l'idoneità di tale documentazione. Eventuali dettagli riguardo alla gestione dei campioni possono essere definiti dalle Regole Particolari. 6.0 ESTENSIONE DELLA CERTIFICAZIONE 6.1 Estensione con medesima normativa ad altro prodotto realizzato nella stessa Unità Produttiva L'Azienda che desideri estendere la certificazione ad altro prodotto realizzato nella stessa Unità Produttiva, secondo la medesima normativa di riferimento per la quale è già stata rilasciata la certificazione di cui è in possesso, deve presentare Domanda, con l'apposito modulo di cui all'art. 5.1 del presente Regolamento, allegando la documentazione tecnica del prodotto oggetto della domanda e completandola con eventuali informazioni integrative di quelle già riportate nel/i questionario/i, se inviati con la prima domanda. pag. 10 di 18

11 ENERGIA può decidere di non effettuare la Visita di Ispezione Iniziale e di richiedere solo campioni del nuovo prodotto per determinare la conformità degli stessi alla normativa di riferimento. Nel caso di esito positivo delle Prove di Tipo, ICIM rilascia un nuovo Certificato. 6.2 Certificazione con diversa normativa di altro prodotto realizzato nella stessa Unità Produttiva od estensione a diversa Unità Produttiva con medesima normativa L'Azienda che desideri invece chiedere una nuova certificazione per altri prodotti fabbricati nella stessa Unità Produttiva ma riferentesi a normativa diversa da quella per la quale Le è già stata rilasciata da ICIM la certificazione oppure estendere ad altre Unità Produttive la Certificazione già acquisita deve ripetere integralmente la procedura di cui all'art. 5 del presente Regolamento. Alla conclusione di tale procedura, ICIM rilascia un nuovo Certificato. 7.0 VALIDITÀ DELLA CERTIFICAZIONE 7.1 Durata della Certificazione Il Certificato ha validità di 3 (tre) anni dalla data di emissione, se non indicato diversamente nelle Regole Particolari applicabili. 7.2 Condizioni di validità della certificazione La validità della Certificazione è subordinata al mantenimento da parte dell'azienda delle condizioni che ne hanno determinato la concessione. Tale mantenimento è oggetto di Sorveglianza da parte di ENERGIA secondo le modalità definite nell'art. 9 del presente Regolamento. Eventuali variazioni delle condizioni aziendali che hanno determinato la concessione della certificazione devono essere tempestivamente comunicate a ENERGIA, in accordo a quanto prescritto dall'art. 8.4 del presente Regolamento. 7.3 Rinnovo della Certificazione Nell anno precedente la scadenza del suddetto periodo di validità, ENERGIA, al posto dell ultima visita di sorveglianza, provvede ad effettuare una visita di valutazione delle capacità tecnico-gestionali dell'azienda (visita di rinnovo) secondo le modalità definite nell'art. 5.3 del presente Regolamento e, contestualmente a tale visita, fa richiesta all'azienda dell'invio dei campioni per l'effettuazione delle Prove del Tipo secondo le modalità definite nell'art.5.4, se non diversamente definito nelle Regole Particolari. Il nuovo certificato avrà validità di 3 (tre) anni, se non indicato diversamente, e sarà identificato con lo stesso numero del precedente seguito da una barra e da un numero progressivo che ne indichi i rinnovi. L'Azienda che non intende rinnovare il Certificato deve dare formale disdetta con un preavviso di 180 (centottanta) giorni. L'Azienda può rescindere il Contratto/Certificato quando ricorrano le condizioni previste all'art. 12 del presente Regolamento. 8.0 DIRITTI E DOVERI DELLE AZIENDE IN POSSESSO DI CERTIFICAZIONE 8.1 L'Azienda ha il diritto di dare pubblicità alla Certificazione nei modi che ritiene più opportuni, purché sia fatto sempre corretto riferimento al campo di applicazione ed ai limiti della certificazione ottenuta e/o al numero di certificato. Nelle informazioni destinate all'utilizzatore, pag. 11 di 18

12 l'azienda deve astenersi dal dare a quest'ultimo informazioni che possono fargli erroneamente ritenere che siano coperte dalla Certificazione prestazioni non previste dallo Schema di Certificazione applicabile. L Azienda ha comunque il dovere di sorvegliare e bloccare, ove possibile, l utilizzo di informazioni scorrette anche da parte di rivenditori del proprio prodotto certificato; in caso contrario ICIM riterrà l Azienda responsabile di tali abusi. Le istruzioni e le informazioni che accompagnano il prodotto (manuale e/o istruzioni d'uso, ecc.) e che si riferiscono ad un particolare Schema di Certificazione, devono essere approvate da ENERGIA, quando ciò sia previsto dallo Schema di Certificazione Nel caso di Certificato di Conformità con Autorizzazione all'uso del Marchio ICIM, l'azienda può inoltre utilizzare il Marchio ICIM su documentazione tecnica, commerciale e pubblicitaria purché vengano soddisfatti i requisiti richiesti da ICIM per l'uso del Marchio ICIM, così come definiti nel documento ICIM 0010CR o nelle Regole Particolari. Il Marchio ICIM non deve essere apposto su un prodotto diverso da quello oggetto del Certificato di Conformità con Autorizzazione all'uso del Marchio ICIM o comunque essere utilizzato in modo da generare confusione tra prodotti certificati e non certificati. L Azienda ha comunque il dovere di sorvegliare e bloccare, ove possibile, l utilizzo non autorizzato del Marchio ICIM, anche da parte di rivenditori del proprio prodotto certificato; in caso contrario ICIM riterrà l Azienda responsabile di tali abusi. 8.2 La Certificazione di Prodotto non è trasferibile ad Unità Produttiva diversa da quella menzionata nel Certificato. 8.3 L'Azienda in possesso della certificazione si deve impegnare a: mantenere inalterate tutte le condizioni che hanno permesso la concessione della certificazione; fabbricare il prodotto conformemente ai requisiti fissati dalle norme e dal presente Regolamento e dalle Regole Particolari dello Schema di Certificazione ed ai documenti normativi usati per la fabbricazione del/i campione/i approvato/i da ICIM; garantire l'accesso agli Ispettori di ENERGIA nelle circostanze previste dal presente Regolamento, conservare la registrazione di ogni reclamo relativo ai prodotti compresi nel Certificato e delle azioni intraprese per porvi rimedio consentendone la consultazione agli Ispettori di ENERGIA nelle Visite di Sorveglianza. 8.4 L'Azienda che desideri modificare le condizioni che hanno portato al rilascio della certificazione deve farne richiesta a ICIM, che provvede ad avviare una pratica per le azioni del caso, come indicato negli art e del presente Regolamento. 8.5 L'Azienda in possesso di certificazione si impegna ad assistere gli Ispettori di ENERGIA o i suoi rappresentanti autorizzati durante le Visite di Ispezione, di Sorveglianza e le Prove di Tipo, a garantire loro in qualsiasi momento l'accesso ai propri locali durante l'orario di lavoro, per quanto pertinente, e ad attuare eventuali interventi correttivi a seguito degli scostamenti rilevati. 8.6 L'Azienda si impegna a non utilizzare la certificazione concessa qualora sospesa, revocata o scaduta. pag. 12 di 18

13 8.7 La Certificazione non assolve l'azienda dagli obblighi e dalle responsabilità contrattuali verso i propri Clienti e da quelli di legge che le derivano dai prodotti forniti. ICIM è responsabile per danni verso terzi solo quando ne sia dimostrabile univocamente la riconducibilità all'attività certificativa. 9.0 SORVEGLIANZA DELL'AZIENDA IN POSSESSO DI CERTIFICAZIONE ENERGIA attua una Sorveglianza dell'azienda in possesso di certificazione al fine di verificare la permanenza delle condizioni che ne hanno permesso la concessione. Tale Sorveglianza avviene mediante ispezioni nella Unità Produttiva e/o prove sul prodotto, con le modalità e le frequenze stabilite dalle Regole Particolari. ENERGIA, con la Sorveglianza, attua anche un appropriato controllo del corretto uso, da parte dell'azienda, della Certificazione. Sorveglianze non programmate possono pure venire effettuate qualora ICIM (ENERGIA) venga a conoscenza di carenze nelle condizioni che hanno permesso la concessione della certificazione. Le Sorveglianze sono normalmente notificate con un preavviso minimo di 15 (quindici) giorni solari. Qualora, a seguito delle Sorveglianze (programmate e non), vengano riscontrati scostamenti dai requisiti prefissati, ENERGIA ne informa per iscritto l'azienda, invitandola ad eliminare le carenze riscontrate. In caso di gravi carenze o del perdurare di scostamenti dopo il termine concordato per la loro eliminazione, ICIM (ENERGIA) può, a suo insindacabile giudizio, sospendere o revocare la certificazione, come previsto all'art. 11 del presente Regolamento SCORRETTO USO DELLA CERTIFICAZIONE È giudicato scorretto l'uso del Certificato qualora questo possa trarre in inganno i destinatari dell'informazione sia tecnica, che commerciale, che pubblicitaria. In particolare, tale uso è considerato scorretto nei casi seguenti, enunciati a titolo indicativo e non limitativo: l Azienda abusi dei diritti di cui all art. 8 del presente Regolamento; la certificazione non sia stata ancora concessa oppure sia stata sospesa o revocata; l'azienda apporti al prodotto una modifica non accettata da ICIM; l'azienda ometta di recepire una modifica delle condizioni di rilascio della certificazione emanata da ICIM; sussistano circostanze suscettibili di influire negativamente sulle condizioni che hanno permesso la concessione della certificazione, l'azienda abbia fatto rinuncia alla certificazione. ICIM, accertato l'uso scorretto della certificazione, prenderà le misure atte ad impedirlo ed a salvaguardare i propri interessi. pag. 13 di 18

14 11.0 SOSPENSIONE O REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE 11.1 Sospensione La sospensione della Certificazione viene decisa da ICIM a seguito di inosservanze dei requisiti dello Schema di Certificazione messe in luce dalla attività di Sorveglianza o delle quali ICIM venga comunque a conoscenza, o per inosservanze al presente Regolamento. La sospensione viene comunicata da ICIM all'azienda per mezzo di lettera raccomandata, indicando le condizioni alle quali essa può essere revocata. La sospensione preclude all'azienda l'uso, in qualsiasi forma, del Certificato. La sospensione è annullata solo quando ENERGIA abbia accertato il ripristino della conformità ai requisiti certificati. Qualora la sospensione non possa essere annullata entro 180 (centottanta) giorni, l'icim procederà alla revoca della certificazione. Le spese sostenute da ICIM, per istruttoria e/o verifiche, originate da provvedimenti di sospensione, sono a carico dell'azienda certificata Revoca La revoca della certificazione di prodotto viene decisa da ICIM a seguito di: inosservanza grave dei requisiti derivanti dall'applicazione degli art. 7, 8, 9 e 10 del presente Regolamento; non ripristino delle condizioni che hanno determinato un'eventuale sospensione allo scadere dei 180 (centottanta) giorni previsti dall'art.11.1 del presente Regolamento; ripetuta inosservanza degli impegni assunti con ICIM per porre rimedio agli scostamenti dai requisiti riscontrati e segnalati nelle attività di Sorveglianza; persistere della condizione di morosità per oltre un mese dal ricevimento della diffida inviata dall'icim per lettera raccomandata; altre violazioni gravi del Regolamento; fallimento o liquidazione dell'azienda; non accettazione da parte dell'icim delle modifiche di cui agli art e 13.3 del presente Regolamento. La decisione della revoca della certificazione viene comunicata da ICIM mediante lettera raccomandata A.R. A seguito della revoca, l'azienda deve: restituire l'originale del certificato; non utilizzare le eventuali copie e riproduzioni del certificato; eliminare da documentazione tecnica e pubblicitaria ogni riferimento o simbolo alla/della Certificazione; nel caso di Certificato di Conformità con Autorizzazione all'uso del Marchio ICIM, cessare l'utilizzazione del Marchio ICIM; esaurire nelle proprie Unità Produttive o magazzini il prodotto in questione entro il termine, successivo alla scadenza, indicato da ICIM. pag. 14 di 18

15 Inoltre ICIM provvede a indicare i prodotti dell Azienda come non più certificati dalla data di revoca nel Registro di cui all'art del presente Regolamento ed alle azioni di pubblicizzazione che ritiene opportune, nonché alla definizione delle azioni di salvaguardia da intraprendere quali, ad esempio: il rilascio all'azienda di una autorizzazione di breve durata per lo smaltimento dei prodotti marchiati; nel caso di Certificato di Conformità con Autorizzazione all'uso del Marchio ICIM, la rimozione del Marchio ICIM da tutti i prodotti a magazzino e, ove possibile, anche da quelli giacenti presso rivenditori/concessionari; altri interventi adeguati alla specificità della revoca. L'Azienda nei cui confronti sia stato preso da ICIM un provvedimento di revoca può ripresentare una nuova Domanda solo dopo 1 (uno) anno dalla data di revoca e ciò soltanto a seguito della dimostrazione che sono stati presi, nel frattempo, i provvedimenti che ICIM ritiene atti ad evitare il ripetersi delle inadempienze che avevano dato luogo al provvedimento RINUNCIA ALLA CERTIFICAZIONE L'Azienda può rinunciare alla Certificazione in suo possesso: per cessazione della produzione del/i prodotto/i certificato/i nella/e Unità Produttiva/e o del/i servizio/i indicato/i nella domanda di cui all'art. 5.1 del presente Regolamento; alla scadenza della validità del Certificato, dandone formale disdetta con le modalità di cui all'art. 7.3 del presente Regolamento; per non accettazione delle modifiche di cui all'art del presente Regolamento. Nell'ultimo caso la rinuncia diventa effettiva 90 (novanta) giorni dopo la data di ricevimento della comunicazione di non accettazione inviata dall'azienda. Tale comunicazione deve essere inviata dall'azienda entro 30 (trenta) giorni dalla data di ricevimento della notifica di ICIM delle modifiche delle condizioni di rilascio della certificazione o della comunicazione dell'azienda delle variazioni proposte. Nel caso di cessata produzione, la rinuncia ha effetto immediato dalla data in cui l'azienda ne ha dato comunicazione scritta a mezzo lettera raccomandata A.R. La rinuncia obbliga l'azienda ad attuare tutte le azioni previste dall'art del presente Regolamento. ICIM, a seguito della rinuncia dell'azienda può decidere azioni relative al prodotto oggetto di certificazione, analoghe a quelle previste all'art del presente Regolamento. La rinuncia dell'azienda comporta inoltre: l indicazione nel Registro di cui all'art del presente Regolamento che i prodotti dell Azienda non sono più certificati dalla data di rinuncia; il non accoglimento della Domanda presentata dalla stessa Azienda se non dopo 2 (due) anni dalla data di risoluzione del Certificato MODIFICHE DELLE CONDIZIONI DI VALIDITÀ DELLA CERTIFICAZIONE 13.1 Modifiche apportate da ICIM Qualora vengano apportate da ICIM modifiche alle condizioni di rilascio della certificazione conseguenti a variazioni: del documento normativo di riferimento per il prodotto e/o delle Regole Particolari; pag. 15 di 18

16 del presente Regolamento; delle tariffe. ENERGIA ne dà tempestiva comunicazione alle Aziende iscritte nel Registro delle Aziende e dei Prodotti in possesso di Certificazione ICIM o con Domanda presentata, utilizzando mezzo idoneo ad evidenziare la corretta trasmissione. Le Aziende sono tenute a adeguarsi alle nuove prescrizioni entro il termine indicato e giudicato più opportuno da ICIM in base all'entità delle variazioni apportate. Le Aziende, in caso di non accettazione della/e variazione/i, possono rinunciare alla certificazione purché ne diano comunicazione a ENERGIA secondo le modalità indicate all'art. 12 del presente Regolamento. ENERGIA si riserva il diritto di verificare la conformità dell'adeguatezza del prodotto certificato alle nuove prescrizioni di normativa, mediante la ripetizione di Visite di Ispezione e/o di Prove di Tipo sui nuovi campioni o la richiesta di nuovi disegni e/o modelli. Le spese per le eventuali azioni di verifica sono a carico dell'azienda Modifiche apportate dall'azienda sul prodotto o sul servizio L'Azienda che intenda apportare modifiche: al prodotto o al servizio certificato; al processo di produzione, ai mezzi di produzione e prova; al Sistema Qualità, suscettibili di influire sulla conformità del prodotto allo Schema di Certificazione applicabile, ne deve dare immediata comunicazione a ICIM. ENERGIA provvede a: valutare la conformità delle modifiche ai requisiti delle Regole Particolari; comunicare all'azienda, per iscritto, entro 30 (trenta) giorni dal ricevimento della notifica effettuata dalla stessa, la eventuale necessità della ripetizione, completa o parziale, degli accertamenti di cui agli art. 5.2, 5.3 e 5.4 del presente Regolamento. Nel caso di Certificato di Conformità con Autorizzazione all'uso del Marchio ICIM, l'azienda si impegna a non utilizzare il Marchio ICIM per i prodotti fabbricati secondo tali condizioni modificate, fintantoché ENERGIA non abbia preso decisioni in merito alla necessità di emissione di una nuova certificazione o ad una estensione della esistente e l'abbia concessa; notificare la non accettazione di tali modifiche, secondo quanto definito nell'art L'Azienda, in caso di non accettazione delle decisioni di ICIM, può rinunciare alla certificazione, purché ne dia comunicazione, secondo le modalità indicate all'art. 12 del presente Regolamento. Le spese per i nuovi accertamenti sono a carico dell'azienda Altre modifiche Modifiche organizzative e/o di ragione sociale o cambi di proprietà dell'azienda consentono il mantenimento della certificazione purché: ne venga tempestivamente informato per iscritto ICIM; ENERGIA abbia verificato che le modifiche siano conformi allo Schema di Certificazione applicabile. I costi connessi alle verifiche effettuate da ICIM sono a carico dell'azienda. pag. 16 di 18

17 14.0 RISERVATEZZA Gli atti (documentazione, lettere, comunicazioni, ecc.) e le informazioni, relativi alle attività di certificazione, a partire dalla presentazione della Domanda, sono considerati riservati e quindi l'accesso ad essi è regolamentato da apposita procedura. Il personale interno di ICIM, a tutti i livelli della sua organizzazione, e quello esterno coinvolto nelle attività di ispezione, sorveglianza, prova e certificazione che, nel corso dell'espletamento delle proprie funzioni, venga a conoscenza dei contenuti di tali atti e di ogni altra informazione attinente alle Aziende con le quali ICIM mantenga un rapporto certificativo, è tenuto al segreto professionale. Nel caso in cui la legge preveda che determinate informazioni siano rese note ad Autorità Preposte, ICIM informerà l Azienda circa le informazioni fornite. Qualora istruita dall Azienda, ICIM si considera irrevocabilmente autorizzata a trasmettere i verbali, i rapporti di prova, il certificato od ogni altra informazione ad una terza parte secondo l attuale vigente legislazione sulla privacy CONDIZIONI ECONOMICHE 15.1 Tariffe Gli importi delle prestazioni di ICIM vengono definiti con tariffe specifiche per ogni Schema di Certificazione. L'Azienda ha il diritto di rinunciare alla certificazione secondo le modalità indicate all'art. 12 del presente Regolamento; in assenza di rinuncia da parte dell'azienda le variazioni tariffarie vengono applicate da ICIM. Nel periodo di preavviso previsto all'art. 12 del presente Regolamento, all'azienda che si avvalga del diritto di rinuncia vengono praticate le tariffe, indicate nell offerta, antecedenti le variazioni. Ogni richiesta di riemissione del Certificato, compreso il rinnovo, comporta il pagamento di un supplemento di tariffa, indicato nell offerta. Gli importi rimangono invariati sino alla conclusione dell intervento, salvo particolari condizioni (prove aggiuntive, ecc.); nel caso di sorveglianze annuali tali importi possono subire aggiornamenti periodici Condizioni di pagamento Le tariffe relative alle attività inerenti la certificazione devono essere versate a ICIM nei modi e tempi definiti nell offerta. Gli importi previsti nell offerta, ad eccezione della Domanda il cui importo deve essere versato alla presentazione della Domanda, devono essere versati da parte dell Azienda secondo quanto stabilito nell offerta stessa. Nel caso del Ricorso l'importo deve essere versato contestualmente all'inoltro del ricorso. Inoltre, nel caso di inadempienze e/o ritardi nei pagamenti da parte dell Azienda avvenuti nel corso del rapporto contrattuale in corso, ICIM è autorizzata a emettere fatture con modalità di pagamento a rimessa diretta, prima di effettuare l attività di sorveglianza prevista dal contratto medesimo. Le fatture dovranno essere saldate integralmente entro l inizio delle singole attività di sorveglianza. Il mancato adempimento dei suddetti obblighi comporta l'invio, da parte di ICIM, di una lettera di diffida e quindi la sanzione di revoca della certificazione secondo quanto previsto all'art del presente Regolamento. La fattura sarà emessa a conclusione delle singole attività, salvo altri accordi indicati nell offerta. pag. 17 di 18

18 Al 31 dicembre saranno in ogni caso fatturate, tenendo conto del progressivo dell intervento, tutte le attività ancora in corso dell anno RICORSI E RECLAMI L'Azienda richiedente o già in possesso della certificazione può presentare ricorso contro le decisioni di ICIM, esponendo le ragioni del proprio dissenso entro 30 (trenta) giorni dalla comunicazione della decisione. ICIM esamina il ricorso ed esprime il proprio parere entro 90 (novanta) giorni dalla relativa data di ricezione. Reclami possono essere presentati ad ICIM dall Azienda in possesso della certificazione ICIM o dai clienti dell Azienda in possesso della certificazione ICIM, da organismi di accreditamento e/o da ciascuna delle parti interessate alla certificazione. Nel caso di reclami scritti, ICIM conferma per iscritto il ricevimento degli stessi e si impegna a rispondere entro 60 (sessanta) giorni dall avvenuta ricezione CONTROVERSIE La risoluzione di ogni o qualsiasi controversia insorta tra le parti direttamente o indirettamente per l'applicazione o per l'interpretazione del Regolamento di ICIM che non potesse essere risolta amichevolmente dalle parti, è devoluta esclusivamente alla competenza dell Autorità giudiziaria di MILANO. pag. 18 di 18