Guida Operativa all Archivio dei Rapporti Finanziari e alle Indagini Telematiche

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1 Guida Operativa all Archivio dei Rapporti Finanziari e alle Indagini Telematiche Aggiornata al Provvedimento AdE del 25 marzo 2013 Comunicazione dei Saldi e Movimenti e agli esiti della comunicazione integrativa annuale a cura di Luigi Stefanucci in collaborazione con SEFIN s.p.a.

2 A Enrico e Maria a cui devo tutto, ai miei fratelli Copyright 2014 SEFIN s.p.a., Milano Tutti i diritti riservati. Nessuna parte di questo libro può essere riprodotta e trasmessa in qualsiasi formato e con qualsiasi mezzo elettronico, meccanico o altro, senza il consenso di chi ne detiene i diritti. Guida operativa all Archivio dei Rapporti Finanziari e alle Indagini Telematiche 1 a Edizione, giugno 2014 ISBN A cura di: Luigi Stefanucci In collaborazione con: SEFIN s.p.a. Grafica e impaginazione: G&M Associated Sas Stampato da Color by Srl, Caponago (MB) Editore: G&M ASSOCIATED Sas Via Caracciolo, Milano Tel Fax info@gmassdiamante.com

3 Guida Operativa all Archivio dei Rapporti Finanziari e alle Indagini Telematiche Aggiornata al Provvedimento AdE del 25 marzo 2013 Comunicazione dei Saldi e Movimenti e agli esiti della comunicazione integrativa annuale A CURA DI LUIGI STEFANUCCI IN COLLABORAZIONE CON SEFIN s.p.a.

4 GUIDA OPERATIVA ALL ARCHIVIO DEI RAPPORTI FINANZIARI E ALLE INDAGINI TELEMATICHE L Autore Le considerazioni oggetto della presente trattazione sono frutto esclusivo del pensiero dell autore e non impegnano in alcun modo l Amministrazione di appartenenza. L elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare specifiche responsabilità per involontari errori o inesattezze. Luigi Stefanucci si laurea nel 2004 presso la facoltà di giurisprudenza dell Università di Roma La Sapienza con tesi in Scienza delle finanze sulla tassazione delle attività finanziarie. Nel è autore di alcuni articoli in materia pubblicati sulla Rivista della Scuola Superiore dell Economia e delle Finanze. Vincitore nel 2006 del concorso pubblico per funzionario tributario presso gli Uffici centrali dell Agenzia delle Entrate si occupa a tutt oggi di segnalazioni all Archivio dei rapporti e di indagini finanziarie. È relatore in numerosi convegni in materia nonché docente in materia di indagini finanziarie. Anteriormente al servizio in Agenzia ha svolto attività di consulenza e gestione di portafogli nel settore della cartolarizzazione dei crediti dal 2005 al 2006, anno in cui ha conseguito l abilitazione alla professione forense. Nel 2008 ha conseguito presso la facoltà di Giurisprudenza dell Università di Roma Tor Vergata il master di II livello in Diritto Tributario diretto dal Prof. Raffaello Lupi e nell ambito del medesimo master ha svolto nel 2010 una lezione in materia di indagini finanziarie. È coautore de Le nuove indagini finanziarie, ITAedizioni, Gli adempimenti previsti dall art. 7, sesto comma, del D.P.R. n. 605/ La rilevazione e tenuta in evidenza dei dati anagrafici e gli strumenti per la verifica del codice fiscale... Pag La bonifica dei codici fiscali e delle informazioni anagrafiche... Pag Gli obblighi di rilevazione, tenuta in evidenza e comunicazione delle informazioni finanziarie e dei soggetti collegati al rapporto e/o all operazione...pag Valorizzazione dei saldi in risposta alle indagini finanziarie e per la comunicazione annuale dei saldi e dei movimenti...pag L obbligo di rilevazione del codice fiscale per i soggetti non residenti - La richiesta di attribuzione del codice fiscale da parte dell operatore finanziario... Pag Casi particolari di esclusione dall obbligo di rilevazione del codice fiscale per i soggetti non residenti...pag Gli operatori finanziari interessati dalla normativa... Pag La definizione di cliente... Pag La definizione di rapporto continuativo e la tabella dei rapporti... Pag La tabella dei rapporti esplicata con le informazioni attese per le indagini finanziarie e per la comunicazione dei saldi e movimenti...pag Particolari tipologie di rapporti: i rapporti scudati e i casi di perdita della riservatezza, rapporti tra operatori finanziari e articolazioni estere di operatori residenti...pag La definizione di rapporto diverso da quello nella titolarità... Pag La definizione di operazione extra-conto... Pag Casi particolari di operazioni extra-conto escluse dalla rilevazione... Pag Suggerimenti per il corretto adempimento degli obblighi... Pag Gli adempimenti in materia di indagini finanziarie 2.1 Quadro normativo e prassi di riferimento... Pag Aspetti tecnici della procedura telematica... Pag L obbligo di comunicazione della PEC...Pag

5 2.3.1 La struttura accentrata... Pag L aggiornamento e la variazione dei dati trasmessi al R.E.I... Pag La cancellazione dell indirizzo di posta elettronica certificata a seguito della cessazione dell attività o della perdita della qualifica di operatore finanziario... Pag Gli organi procedenti... Pag Operazioni per la redazione di una risposta corretta...pag Le informazioni da trasmettere per le diverse tipologie di richieste... Pag La risposta alla richiesta di tipo 1 relativa ai rapporti nella disponibilità e l autore materiale...pag L informativa al contribuente... Pag Termini per la risposta, il sistema di validazione delle risposte e la proroga telematica... Pag Gestione di eventuali criticità e suggerimenti operativi...pag Sanzioni in materia di indagini finanziarie e l accesso presso la sede dell operatore finanziario...pag Gli adempimenti all Archivio dei rapporti finanziari 3.1 Quadro normativo e prassi di riferimento... Pag Struttura dei tracciati e modalità di predisposizione delle comunicazioni... Pag La comunicazione dei rapporti, deleghe e procure di nuova costituzione e delle operazioni extra-conto... Pag La comunicazione di cessazione del rapporto e di revoca della delega o della procura... Pag La comunicazione di rettifica e cancellazione del rapporto... Pag Modalità di arricchimento del codice fiscale per i rapporti comunicati con tipo record 4... Pag Casistica particolare: rapporti in sofferenza, rapporti intestati a soggetti falliti ed esecutati, rapporti intestati al F.U.G... Pag Casi di segnalazione facoltativa delle deleghe e delle procure... Pag La segnalazione delle operazioni extra-conto e il delegato occasionale... Pag Segnalazioni degli operatori finanziari non bancari... Pag Segnalazioni delle Società di gestione del risparmio e delle SICAV... Pag Segnalazioni delle Società di assicurazione... Pag Segnalazioni delle Società fiduciarie... Pag Segnalazioni delle Holding... Pag Segnalazioni delle Società di recupero crediti... Pag Segnalazioni delle Società veicolo di cartolarizzazione (SPV) e degli operatori originator... Pag Segnalazioni dei Money Transfer e degli istituti di pagamento... Pag Segnalazioni delle Società di Factoring... Pag Segnalazioni delle Società di Leasing... Pag Segnalazioni dei consorzi di garanzia collettiva dei fidi (Confidi)... Pag Segnalazioni degli operatori professionali in oro... Pag Adempimenti in caso di operazioni straordinarie e cessione di sportelli/ramo d azienda... Pag Gli esiti delle trasmissioni mensili... Pag Gli esiti relativi al codice fiscale e modalità di gestione... Pag Gli esiti diversi da quelli relativi al codice fiscale e modalità di gestione... Pag La procedura di aggiornamento dei dati (reimpianto)... Pag Sanzioni in materia di Archivio dei rapporti... Pag La comunicazione integrativa annuale dei saldi e dei movimenti 4.1 Il provvedimento del 25 marzo Pag Le prescrizioni del Garante per la protezione dei dati personali e le deroghe per gli operatori finanziari di minore dimensione... Pag La conservazione e il trattamento dei dati: le liste selettive... Pag La struttura e le modalità di compilazione del tracciato record... Pag Struttura e formato dei dati... Pag Istruzioni tecniche per la predisposizione dei file... Pag Istruzioni per la compilazione dei campi relativi agli importi... Pag.222

6 4.4.4 Istruzioni per la corretta valorizzazione dei rapporti finanziari (rinvio)... Pag Gestione delle operazioni straordinarie... Pag Invio ordinario, sostitutivo e annullamento... Pag Il canale informativo: il sistema di interscambio dei dati (S.I.D.)... Pag Iter di accreditamento al S.I.D. e la fase di controllo del file... Pag Aspetti tecnici del canale FTP... Pag Aspetti tecnici del canale PEC e fase di trasmissione dei file... Pag Processo di creazione e di spedizione dei flussi senza intermediazione... Pag Processo di creazione e di spedizione dei flussi con intermediazione... Pag La fase di trasmissione dei dati: le ricevute di accettazione e di scarto... Pag Attività preliminari alla comunicazione integrativa e gestione di eventuali disallineamenti con le comunicazioni mensili all Archivio dei rapporti: la messa a disposizione delle terne... Pag Gli esiti della comunicazione annuale e loro modalità di gestione... Pag.256 Schede di approfondimento Istruzioni tecniche per la correzione degli esiti... Pag.179 Schema riepilogativo della gestione degli esiti di tipo 111 relativi al codice fiscale... Pag.182 Tabella dei codici esito con note operative... Pag.184 Come verificare se un rapporto è stato acquisito in fase di invio ordinario... Pag.186 Fac-simile di istanza di reimpianto... Pag.189 Schema delle comunicazioni mensili e annuali all Archivio dei rapporti... Pag.199 Esempio di compilazione del tracciato record della comunicazione dei saldi e dei movimenti... Pag.212 Differenze logiche di segnalazione di uno stesso rapporto all Archivio mensile e nella comunicazione annuale dei saldi e movimenti... Pag.213 Modalità di segnalazione delle operazioni extra-conto nella comunicazione dei saldi e dei movimenti... Pag.214 L iter per l abilitazione ad Entratel e Fisconline... Pag.239 Modalità di gestione delle terne per l analisi preventiva dei disallineamenti tra comunicazione mensile e annuale... Pag.254 Schema riepilogativo degli adempimenti per gli operatori neo costituiti... Pag.269 Schema riepilogativo degli adempimenti in caso di cessazione dell attività finanziaria... Pag.270 La norma chiave: il sesto comma dell articolo 7 del D.P.R. n. 605/ Pag.13 Approfondimento: il codice fiscale delle persone fisiche... Pag.19 Holding: i parametri da considerare per la sussistenza degli obblighi in materia di Archivio e indagini finanziarie... Pag.37 Casi di perdita della riservatezza del rapporto scudato... Pag.89 Adempimenti in caso di rapporti scudati... Pag.90 Campi da valorizzare nel tracciato record per comunicare la cessazione della PEC... Pag.121 Operazioni per la redazione di una risposta valida... Pag.137 Soggetti che accedono all Archivio dei rapporti per finalità non fiscali... Pag.146 Modalità di segnalazione delle operazioni extra-conto alla luce delle recenti istruzioni dell Agenzia delle Entrate... Pag

7 Premessa Il 2006 è l anno zero delle indagini telematiche e dell Archivio dei rapporti. Un vero e proprio big bang che cambia radicalmente le modalità di colloquio tra l Amministrazione fiscale e gli operatori finanziari, prima di allora fatto di carte bollate e raccomandate. Dal 1 settembre 2006 si viaggia quindi a velocità telematica: posta elettronica certificata, firma digitale e formato XML, in poche parole sburocratizzazione e riduzione dei costi per entrambi gli attori della procedura ma con le stesse garanzie di prima. Del resto,come per ogni gita fuori porta è buona abitudine non andare all avventura, era opportuno dotare l Amministrazione di un navigatore affidabile. È il 4 luglio 2006 quando vede la luce l Archivio dei rapporti finanziari nato per indirizzare, appunto, le indagini verso la giusta direzione. L Archivio dei rapporti e le indagini finanziarie sono quindi due materie gemelle, ma eterozigote, nate per svolgere funzioni tra loro complementari, tant è vero che hanno in comune le medesime norme di riferimento (art. 7 sesto comma del D.P.R. n. 605/1973 e art. 10 del decreto legislativo n. 471/1997 per gli aspetti sanzionatori). L Archivio, infatti, è un vero e proprio indirizzario delle richieste di indagine, che tendenzialmente sono inviate agli intermediari finanziari per acquisire tutte le informazioni di dettaglio dei rapporti. È importante, quindi, in termini di compliance e di corretta pianificazione degli adempimenti, che le segnalazioni all Archivio siano effettuate con il maggior grado di accuratezza possibile perché detta attività va a riflettersi direttamente (anche per gli eventuali profili sanzionatori) sulle risposte alle indagini finanziarie. Per fare un esempio, un rapporto di cui sia omessa la comunicazione impedisce all organo procedente di inviare la richiesta telematica, causando un grave ostacolo all attività di indagine. impattare direttamente sulle segnalazioni mensili con la conseguenza che eventuali carenze di detti invii si riflettono in via immediata sulla trasmissione dei dati contabili, generando esiti che comunque dovranno essere gestiti e corretti in un secondo momento. Nella parte dedicata alla comunicazione prevista dal provvedimento del 25 marzo 2013 sono proposte alcune attività e accorgimenti propedeutici all invio dei dati contabili relativi ai rapporti e alle operazioni finanziarie al fine di aumentare la compliance e prevenire eventuali esiti negativi relativi alle informazioni trasmesse. Con l intento, forse un po ambizioso, di semplificare e raccontare in maniera semplice e da un punto di osservazione unitario una materia per molti aspetti complessa e articolata, la Guida si rivolge a tutti coloro che per curiosità intellettuale o per professione hanno necessità di approfondire l argomento sia per esigenze di compliance aziendale sia perché preposti a svolgere il delicato compito di adempiere agli obblighi previsti dalla normativa. Compito sovente svolto con dedizione e meticolosità, a conferma dello spirito di collaborazione che ha sempre contraddistinto gli operatori finanziari e le rispettive associazioni di categoria. Operatori che hanno visto accrescere sempre più nel tempo la propria importanza per l Amministrazione finanziaria nella lotta all evasione fiscale. Nel medesimo spirito, l input principale che mi ha spinto a redigere la Guida non è l aspirazione ad un successo editoriale (incerto) bensì quello di aumentare la compliance presso gli operatori finanziari: anche un solo operatore compliant in più sarebbe già un ottimo risultato. Tra l altro con l emanazione del provvedimento del 20 dicembre 2010 è adesso possibile per gli operatori avere evidenza di eventuali errori logici commessi nelle comunicazioni mensili, al fine di intervenire tempestivamente per la correzione degli stessi. Dette comunicazioni rappresentano quindi la quadratura del cerchio e un supporto al miglioramento della qualità dei dati dell Archivio. Maggiore è, inoltre, la qualità delle comunicazioni all Archivio, migliore sarà la qualità delle informazioni integrative, che gli operatori hanno inviato per la prima volta il 31 gennaio La comunicazione in parola, infatti, va a 11 12