Guida rapida utente finale

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1 Guida rapida utente finale Ultimo aggiornamento: 09/05 point, click, communicate.

2 Cos è skymeeting skymeeting è un servizio di videocomunicazione via web che permette agli utenti di: incontrarsi, collaborare e condividere documenti all interno di una riunione virtuale organizzare eventi, seminari e web meeting per gruppi fino a migliaia di partecipanti erogare assistenza e consulenza in modalit audio, video e chat di testo skymeeting è estremamente facile da usare, non richiede particolari conoscenze tecniche né dispositivi hardware dedicati (es. schede o monitor specifici); non necessita di alcuna preventiva installazione di software, sia lato cliente che lato amministratore; per funzionare correttamente è sufficiente disporre di un PC multimediale (dotato di webcam e cuffie con microfono integrato, in caso di utilizzo interattivo), un browser ed una connessione Internet. skymeeting è multipiattaforma: può essere utilizzato da qualunque PC sia in ambiente Windows che Mac. Le sessioni sono gestite da un conduttore, che può essere supportato durante i meeting da uno o più relatori. Qui di seguito troverai una guida rapida per iniziare a videocomunicare e scoprire come: accedere ad un meeting utilizzare le varie funzionalit collaborative richiedere la parola durante un meeting condividere un file durante un meeting installare webcam e cuffie Guida rapida utente finale Cos è skymeeting pag. 2 di 15

3 Come accedere ad un meeting online Per partecipare ad un meeting online devi ricevere una di invito dal conduttore, contenente URL di accesso al meeting, data, ora, titolo e chiavi di accesso (login e password). Fig. 1 Esempio di invito 1. alla data e orario prefissati, clicca sulla URL di accesso al meeting riportata nella di invito; 2. ti apparir la entry page di skymeeting, con la lista dei meeting online disponibili (1): seleziona la meeting room a cui sei stato invitato; 1 Fig. 2 Entry page di skymeeting 3. ti apparir la finestra di login: inserisci le chiavi di accesso che hai ricevuto via (login e password); Fig. 3 Maschera di login Guida rapida utente finale Come accedere a un meeting online pag. 3 di 15

4 4. non appena effettuato il login, prima di accedere all interfaccia utente il sistema ti proporr la seguente finestra di controllo, per verificare se ti è possibile ascoltare i flussi audio durante la videoconferenza; Fig. 4 Richiesta accessori audio 5. se disponi di almeno uno degli accessori richiesti, premi Sì; nel caso tu non disponga di né di cuffie né di casse, premi No: potrai comunque visualizzare il meeting e interagire via chat con gli altri partecipanti (non potrai ascoltare i messaggi audio). Per ottenere migliori prestazioni, ti raccomandiamo vivamente di utilizzare cuffie per PC con microfono integrato (vedi capitolo successivo a pag. 10 della presente guida); 6. a questo punto potrai visualizzare l interfaccia utente di skymeeting e comunicare in diretta con il conduttore e gli altri partecipanti. Fig. 5 Interfaccia utente Guida rapida utente finale Come accedere a un meeting online pag. 4 di 15

5 La meeting room: area video Fig. 6 Area video L area sinistra dell interfaccia utente è dedicata alle finestre video dei vari partecipanti. Nella parte superiore appare il conduttore (1) che gestisce la sessione di videoconferenza. Il conduttore può scegliere di visualizzare la propria immagine anche in formato supersize. I vari partecipanti (2) collegati via audio e video sono visibili nelle finestre inferiori. Quest area dell interfaccia resta attiva durante tutto il collegamento. Il conduttore può abilitare e disabilitare gli schermi video dei partecipanti; questo consente di gestire un numero pressoché illimitato di utenti, che possono vedere, ascoltare e intervenire in diretta. Come richiedere la parola durante un meeting Se desideri prendere la parola durante un meeting online, premi il tasto Chiedi la parola (3); il conduttore provveder ad abilitare il tuo microfono (nel momento più appropriato del meeting). In questa fase, il tasto riporter la dicitura in attesa. prima di essere abilitato a parlare, ti apparir la finestra di controllo di Macromedia Flash Player per autorizzare l accesso al tuo microfono ed alla tua webcam: clicca su Consenti (4). 5 4 Fig. 7 Consenso privacy N.B. Accertati che la casella Ricorda (5) sia selezionata solo se il tasto Consenti è stato premuto. A questo punto sei in trasmissione (il tasto riporter la dicitura in diretta live): tutti i partecipanti al meeting potranno vedere la tua webcam e ascoltare la tua voce. N.B. Potrai richiedere la parola anche se non disponi di una webcam ma solo di cuffie con microfono: in questo caso sarai collegato con gli altri partecipanti via audio. Guida rapida utente finale Come richiedere la parola durante un meeting pag. 5 di 15

6 La meeting room: pannello generale Fig. 8 Pannello generale Questa sezione propone le informazioni di caratttere generale del meeting: i riferimenti del conduttore (nome e foto) (1); l elenco degli utenti connessi (2); la funzione di invio al conduttore (3); i dettagli del meeting (titolo e descrizione) (4); l area advertising (5). La meeting room: pannello chat Fig. 9 Pannello chat Questa sezione è dedicata alla funzione di chat testuale, con cui potrai dialogare pubblicamente con tutti i partecipanti o privatamente con il conduttore. Questi può consentire la pubblicazione dei messaggi provenienti da tutti i partecipanti o pubblicare solo i messaggi che ritiene opportuno condividere. Per inviare un messaggio al conduttore, digita il messaggio nel box di input testo (1). Se desideri inviare un messaggio privato al conduttore, seleziona la casella Invia al conduttore (2): in questo caso il messaggio non sar visibile agli altri partecipanti. Tutti i messaggi pubblici verranno visualizzati in ordine cronologico nel box Cronologia messaggi (4). Guida rapida utente finale La meeting room: pannello chat pag. 6 di 15

7 Come condividere un file durante il meeting 1 Fig. 10 Condividi file Il tasto Condividi file (1) attiva la funzione di file sharing: durante la sessione di videoconferenza potrai caricare un file che gli altri partecipanti potranno scaricare e salvare sul proprio computer. Cliccando sul tasto Condividi file, apparir una nuova finestra che ti permetter di ricercare sul tuo PC il file da condividere. Il sistema accetta files in formato.doc,.xls,.ppt,.pdf,.jpg,.gif. Una volta selezionato il file, clicca sul tasto Upload (2): il documento sar visualizzabile da tutti i partecipanti, che potranno aprirlo in un altra finestra del browser e salvarlo sul loro hard disk. N.B. Per un corretto funzionamento della funzione di file sharing, è necessario verificare nelle impostazioni del tuo browser che il blocco dei pop-up sia disabilitato. 2 Fig. 11 Maschera upload Guida rapida utente finale Come condividere un file durante un meeting pag. 7 di 15

8 La meeting room: pannello presentazioni Fig. 12 Pannello presentazioni Questa sezione è riservata alle presentazioni predisposte dal conduttore in formato Power Point o Flash per supportare il meeting online. Il conduttore può passare a ciascun partecipante il controllo di scorrimento della sequenza delle slides. La modalit di presentazione costituisce una delle principali funzionalit collaborative di skymeeting. La meeting room: pannello lavagna interattiva Fig. 13 Pannello lavagna interattiva Questa sezione viene attivata quando il conduttore vuole annotare manualmente un grafico, un documento, una slide, inserire un testo o evidenziare un elemento. Il conduttore può abilitare la lavagna interattiva anche ai singoli partecipanti. Guida rapida utente finale La meeting room: pannello lavagna interattiva pag. 8 di 15

9 La meeting room: pannello immagini Fig. 14 Pannello immagini Selezionando il pannello Immagini nell interfaccia utente, appariranno 2 colonne: a sinistra Le tue immagini private, contenente le immagini caricate dall utente prima del login; a destra Le tue immagini condivise, contenente le immagini messe a disposizione dagli altri partecipanti. Questi potranno visualizzarle, modificarle e scaricarle sul loro PC. Per trasferire le immagini è disponibile la funzione drag & drop: è possibile selezionare l immagine che si vuole spostare e trascinarla con il mouse da una colonna all altra. Il pannello immagini presenta 4 tasti funzione tra le due colonne: Mostra Questa funzione consente di visualizzare immagini ad alta risoluzione, ricche di dettagli (es. mappe, cartine, radiografie, ecc.). Cliccando sul tasto Mostra apparir una finestra di visualizzazione immagine con funzioni di zoom in, zoom out e spostamento dell immagine. Download Questa funzione permette di scaricare l immagine selezionata direttamente sul proprio hard disk. Cliccando sul tasto Download si aprir una nuova finestra e sar possibile salvare il file sul proprio hard disk. Modifica Questa funzione permette di modificare le immagini, modificandone la luminosit, il contrasto, l orientamento e la rotazione. Cliccando sul tasto Modifica si abbandona il meeting in corso e si accede all area di login. Upload Questa funzione permette di caricare nuove immagini da condividere durante il meeting. Cliccando sul tasto Upload si abbandona il meeting in corso e si accede all area di login. Guida rapida utente finale La meeting room: pannello immagini pag. 9 di 15

10 Come installare le cuffie con microfono integrato Esistono 2 modelli di cuffie per PC: con collegamento tramite gli appositi spinotti e con collegamento tramite porta USB. Nel primo caso, sugli spinotti è riportato un simbolo (microfono o cuffia) che corrisponde ai simboli riportati sulle prese. Nei modelli con porta USB è sufficiente collegare le cuffie ad una porta USB del PC. Fig. 15 Cuffie con porta USB e con spinotti Regolazione del volume/1 Tutti i modelli di cuffie dispongono di un comando manuale del volume. Effettua una prima regolazione del microfono selezionando il cursore. Fig. 16 Cursore di regolazione volume Regolazione del volume/2 Se non riesci a trasmettere o ricevere alcun suono, assicurati che il microfono sia in funzione. Sulla barra menu del tuo desktop fai doppio click sull icona del volume: ti apparir la finestra di selezione del volume di Windows: potrai attivare e disattivare l audio per il microfono e regolarne il volume. Fig. 16 Pannello di controllo volume di Windows Guida rapida utente finale Come installare le cuffie con microfono integrato pag. 10 di 15

11 Regolazione del volume/3 Un ulteriore selezione del volume può essere effettuata direttamente all interno della sessione di videoconferenza. Clicca con il tasto destro del mouse in una qualunque area dell interfaccia e seleziona dal menù la voce Impostazioni. Ti apparir la seguente finestra di controllo di Macromedia Flash Player: 1 Clicca sull icona del microfono (1): ti apparir la seguente finestra di controllo Fig. 17 Consenso privacy seleziona il modello tra quelli proposti nel menu a tendina (2). Fig. 18 Regolazione microfono Test del microfono Per testare il microfono selezionato, parla con un tono di voce normale e guarda l indicatore sul lato sinistro della finestra (3); quando la barra colorata indica giallo, il microfono è sufficientemente sensibile. Per aumentare o diminuire la sensibilit del microfono, muovi il cursore della barra (4) rispettivamente a destra o a sinistra. Se Macromedia Flash Player non riuscisse ad identificare nessun microfono o altre periferiche audio installate sul tuo PC, verr visualizzato automaticamente il messaggio Nessun Microfono Rilevato. In questo caso fai riferimento alle istruzioni del tuo PC o delle cuffie, per verificare che tutto sia installato correttamente. N.B. Le impostazioni del microfono tramite Macromedia Flash Player sono subordinate alle impostazioni di Windows; effettua una verifica preliminare accedendo al pannello di controllo del volume di Windows. Riduzione dell eco Se la riproduzione audio è accompagnata da un eco, puoi intervenire per ridurla direttamente all interno di una sessione di videoconferenza, mediante le impostazioni di Macromedia Flash Player. Clicca con il tasto destro del mouse in una qualunque area dell interfaccia e seleziona dal menù la voce Impostazioni. Clicca sull icona del microfono (1) e seleziona il modello in uso sul tuo PC (2). 5 Fig. 19 Riduzione eco Seleziona la casella Riduci Eco (5) e regola il volume finchè l effetto eco non sar scomparso o ridotto sensibilmente. Guida rapida utente finale Come installare le cuffie con microfono integrato pag. 11 di 15

12 Casse L utilizzo delle casse deve essere assolutamente limitato alle sessioni di videoconferenza in sola ricezione, in cui per interagire con gli altri partecipanti non devi utilizzare audio e video (es. web meeting, seminari, corsi di formazione) ma esclusivamente la funzione di chat di testo; in tutti gli altri casi, per evitare fastidiosi ritorni di audio agli altri partecipanti (effetto Larsen), le casse devono essere scollegate e sostituite da cuffie per PC con microfono integrato. Disturbi dell audio Può accadere che la trasmissione audio sia rallentata o subisca interruzioni: il problema è dovuto ad una velocit di trasmissione troppo bassa o instabile. E raro che l interruzione possa essere di lunga durata; in tal caso è sufficiente aggiornare la finestra del browser con l apposita icona sul menù o con il tasto F5. Delay audio/video Talvolta può accadere che durante la trasmissione il segnale audio/video arrivi con un leggero ritardo agli altri partecipanti, o che il segnale audio non sia perfettamente sincronizzato con il video: questo fenomeno è generalmente collegato ad una connessione internet insufficiente o instabile dei partecipanti; le stesse condizioni di traffico della Rete possono generare un delay, che si considera fisiologico fino a 1-1,5. E buona norma di comportamento durante un meeting online parlare a turno senza interrompere, attendendo alcuni secondi prima di intervenire: in tal modo si riduce notevolmente la percezione del delay. Guida rapida utente finale Come installare le cuffie con microfono integrato pag. 12 di 15

13 Come installare la webcam Per installare una webcam sul PC, ti invitiamo a seguire le istruzioni di set-up. L installazione è facile e veloce; tieni conto che, per procedere all installazione, dovrai eventualmente disporre dei diritti di amministratore. Fig. 20 Logitech Quickcam zoom 1. per prima cosa, installa il software e segui le istruzioni 2. durante l installazione ti verr richiesto di collegare il cavo della webcam ad una delle porte USB del tuo computer 3. posiziona la webcam sulla base d appoggio 4. collega la webcam alla porta USB 5. termina l installazione del software e dell hardware Controllo delle funzioni della webcam Se disponi di una webcam Logitech, dal menu di avvio di Windows seleziona la voce Programmi\Logitech \Galleria Immagini Logitech; clicca quindi sul tasto Crea Nuova Immagine o Video. Fig. 21 Pannello di controllo Logitech Fig. 22 Registrazione video Logitech Scatta una foto o registra un video per testare la nitidezza dell immagine e la qualit audio. Guida rapida utente finale Come installare la webcam pag. 13 di 15

14 Driver di installazione della webcam Per installare la webcam è necessario un driver, che di norma viene installato automaticamente insieme al software della webcam. E possibile inoltre scaricare gratuitamente da internet il driver specifico e aggiornato per ogni tipo di webcam in circolazione. Selezione della webcam E possibile che Macromedia Flash Player non selezioni automaticamente la webcam che hai installato. Per una corretta selezione, posizionati all interno di una sessione di videoconferenza, clicca con il tasto destro del mouse in una qualunque area dell interfaccia e seleziona dal menù la voce Impostazioni. Apparir la seguente finestra di controllo: 1 Fig. 23 Accesso webcam Clicca sull icona della webcam (1): ti apparir la seguente finestra di controllo: 2 seleziona il modello tra quelli proposti nel menu a tendina (2). Fig. 24 Selezione webcam Accesso di altri programmi alla webcam Può accadere che l audio funzioni perfettamente ma che non venga trasmessa alcuna immagine dalla tua webcam. Questo significa che è stata rilevata dal sistema un altra applicazione attiva che ha accesso alla tua webcam. Chiudi tutti i programmi in esecuzione - anche quelli con cui è stata installata la webcam - e ripeti la procedura di accesso a skymeeting. Disturbi dell immagine Può accadere che la trasmissione dell immagine sia rallentata: di solito il problema è dovuto ad una velocit di trasmissione troppo bassa o instabile. E raro che l immagine si possa bloccare del tutto; in tal caso è sufficiente aggiornare la finestra del browser con l apposita icona sulla barra del menù o con il tasto F5. Durante la sessione online, ti consigliamo di non muoverti frequentemente o rapidamente, cercando di mantenere una posizione costante: eviterai di trasmettere la tua immagine distorta. Guida rapida utente finale Come installare la webcam pag. 14 di 15

15 Requisiti minimi richiesti Computer Intel Pentium III 800 Mhz MB RAM Windows 2000/XP e succ./mac OSX e succ. Scheda audio full duplex Risoluzione 1024x768 Flash Player Versione e succ. Browser Internet Explorer 5.x e succ. Netscape 7.x e succ. Opera 6.x e succ. Accessori multimediali Webcam Cuffie per PC con microfono integrato Connessione internet Videoconferenza interattiva (utilizzo webcam e cuffie): 512 kb download kb upload (consigliata linea DSL/Fibra) Guida rapida utente finale Requisiti minimi richiesti pag. 15 di 15