LA GESTIONE AMMINISTRATIVA E FINANZIARIA DEI PROGETTI EUROPEI

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1 Education, Audiovisual and Culture Executive Agency Financial Information Kit CORSO IN PROGETTAZIONE COMUNITARIA LA GESTIONE AMMINISTRATIVA E FINANZIARIA DEI PROGETTI EUROPEI A CURA DI: GIANLUCA COPPOLA dott. Commercialista Revisore Contabile esperto di progettazione europea it.linkedin.com/pub/gianluca-coppola/58/4b3/402/

2 Education, Audiovisual and Culture Executive Agency Financial Information Kit Disclaimer ll testo è stato tradotto da Gianluca Coppola dal manuale financial kit sviluppato dall EACEA R2Unit Finance, Accounting, Programming Nessuna modificazione è stata realizzata al testo originario EACEA R2 Unit non si assume nessuna responsabilità per il contenuto tradotto che è da ritenersi non ufficiale e non verificato dall Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA). Il testo originale in inglese, che potrebbe essere più aggiornato, è l unico ufficiale e può essere scaricato dallo spazio dei beneficiari a A tali condizioni l EACEA R2 Unit ha autorizzato l uso e la diffusione di tale versione tradotta

3 Education, Audiovisual and Culture Executive Agency Financial Information Kit

4 Education, Audiovisual and Culture Executive Agency Financial Information Kit Introduzione Questo kit informativo vi aiuterà ad evitare insidie nella gestione finanziaria del vostro progetto Questo Kit di Informazione Finanziaria è pensato per i beneficiari di sovvenzioni nell ambito dei diversi programmi gestiti dall Agenzia Esecutiva per l Educazione, l Audiovisivo e la Cultura (EACEA). L obiettivo del Kit di Informazione Finanziaria è di fornire una guida al finanziamento che sia pratica e di facile lettura, per aiutare i beneficiari ad evitare errori che li portino ad una riduzione del contributo della sovvenzione, a causa di spese inammissibili o non dimostrate. Evidenzia gli errori identificati frequentemente durante gli audit dei progetti. Questa guida non sostituisce alcun documento legale in merito ai diritti e agli obblighi legali e/o contrattuali. Per avere ulteriori informazioni riguardo ai diritti e agli obblighi legali e contrattuali, i beneficiari dovrebbero fare riferimento all Accordo di sovvenzione o Decisione, al Bando per la presentazione di proposte o alle guide/manuali del programma. La guida di questo Kit di Informazione Finanziaria comprende otto schede. Ogni scheda si confronta con un errore specifico, riassume le condizioni minime contrattuali e mette in guardia su che cosa potrebbe non funzionare. Le schede comprendono suggerimenti per evitare insidie nella gestione di un contributo. Coprono i seguenti argomenti: Contabilità, Gestione della liquidità e gestione bancaria, Documentazione, registrazione e scritture contabili, Modifiche all accordo di sovvenzione, No profit, Personale e Gestione del tempo, Viaggi e soggiorno, Visite di controllo e audit. Tutte e otto le schede sono applicabili a progetti basati sulla gestione a budget (sovvenzioni di azione e di funzionamento). Quattro delle 8 schede - cioè: Gestione della liquidità e gestione bancaria, Visite di controllo e audit, Documentazione, registrazione e scritture contabili e Modifiche all accordo di sovvenzione sono applicabili esclusivamente a progetti basati sulla gestione a forfait. L Agenzia è interessata a ricevere il parere delle persone che utilizzano il Kit di Informazione Finanziaria. Il Vostro parere potrà aiutare l Agenzia ad affinare i documenti per il beneficio di tutti. È possibile inviare la propria opinione al seguente indirizzo: EACEA-R2- AUDIT@ec.europa.eu.

5 Scheda 01 Education, Audiovisual and Culture Executive Agency Financial Information Kit Contabilità Una contabilità affidabile è vitale per una solida rendicontazione e gestione finanziaria La contabilità ha due obiettivi fondamentali: Dimostrare ricavi, costi, attività e passività del progetto ai fini della gestione finanziaria Fornire i dati necessari per redigere rapporti finanziari accurati. Per raggiungere questi obiettivi di fondo, la documentazione contabile dev essere: Aggiornata Accurata ed affidabile Redatta in linea con le corrette procedure, metodi, politiche e regole di rendicontazione. Perché? Rilevazioni contabili affidabili ed aggiornate sono essenziali per dimostrare come il progetto utilizzi le proprie risorse. Condizioni minime contrattuali: (Articoli: Costi ammissibili, Misure generali riguardanti pagamenti, controlli ed audit all interno delle condizioni generali) I conti e le spese devono essere facilmente identificabili e verificabili, soprattutto registrati tra le rilevazioni contabili del beneficiario. Devono essere determinati in rapporto alle regole di rendicontazione nazionali del paese di riferimento del beneficiario, nonché in base alle comuni pratiche del beneficiario di analisi dei conti. Le procedure contabili del beneficiario devono permettere una diretta riconciliazione tra costi e ricavi dichiarati rispetto al finanziamento europeo in oggetto, con i corrispondenti giustificativi e documentazioni di supporto (ad esempio chiari collegamenti tra i costi e lo specifico progetto europeo). Le condizioni generali degli accordi di sovvenzione comprendono le condizioni per cui i costi sono ammissibili o non ammissibili. Questa informazione dovrebbe permettere ai beneficiari di discernere spese ammissibili e non ammissibili tra le proprie rilevazioni contabili. Il beneficiario deve permettere all Agenzia e agli auditors di portare avanti controlli e audit, oltre che esaminare la documentazione di supporto, rilevazioni contabili e documentazione fiscale e qualsiasi altro documento importante per il finanziamento del progetto. Cosa potrebbe non funzionare? Il sistema contabile è inadeguato quando non garantisce la riconciliazione con i costi pertinenti. Per esempio, se non è un sistema a partita doppia. Non siano stati registrati tutti i costi nel sistema contabile. Le rilevazioni contabili non siano in linea con i regolamenti contabili generalmente accettati. Le rilevazioni contabili non siano registrate in linea con i regolamenti contabili del beneficiario. I metodi di conversione della valuta o i tassi di cambio usati siano scorretti.

6 Suggerimenti di base Use Usare prope tecniche appropriate di registrazione contabile. Alcuni principi di base di registrazione contabile: le rilevazioni contabili devono essere a partita doppia (debito/credito) le rilevazioni contabili devono essere fondate su un vero e proprio piano dei conti I metodi usati devono garantire che, una volta inserita una registrazione contabile, non possa più essere alterata. Il contabile di progetto deve essere competente, formato ed esperto di contabilità. É preferibile utilizzare software contabili. Le applicazioni di fogli di calcolo non sono create per rilevazioni contabili a partita doppia; i fogli di calcolo possono essere facilmente modificabili e quindi non rispondono al requisito per cui la partita contabile non possa essere modificata. I beneficiari possono optare per mantenere una contabilità separata specifica per il progetto, o per includere la contabilità di progetto all interno del loro sistema di contabilità. In questo secondo caso, dovrebbero comunque avere un metodo per provare che la contabilità di progetto sia sempre facilmente identificabile. 2. Le rilevazioni contabili e la relazione finanziaria devono coprire tutti i costi di progetto, indipendentemente dal fatto che siano stati sostenuti con i finanziamenti europei, con le risorse interne del beneficiario o con finanziamenti provenienti da terzi. Il contributo europeo è calcolato come una quota (co-finanziamento) dei costi ammissibili totali di progetto. L Agenzia ha il diritto di ispezionare tutte le spese e non solo la parte coperta dal finanziamento europeo. 3. All inizio del progetto, i beneficiari della sovvenzione dovrebbero prestare attenzione alle regole riguardanti il cambio di valuta e quindi controllare le condizioni contrattuali per: la valuta da utilizzare per stendere le relazioni finanziarie del progetto (obbligatoriamente Euro) le regole da seguire per il cambio della valuta. I beneficiari di solito registreranno le spese progettuali in valuta locale, ma per la relazione finanziaria le spese in valuta locale dovranno essere convertite in Euro, in linea con le condizioni contrattuali. Perdite dovute al cambio estero non sono costi ammissibili per gli accordi di sovvenzione. Guadagni per il cambio estero di per sé non saranno recuperati. Una contabilità affidabile è vitale per una solida rendicontazione e gestione finanziaria eacea.ec.europa.eu

7 Scheda 02 Agenzia Esecutiva per l Educazione, l Audiovisivo e la Cultura Kit difinancial Informazione FinanziariaKit Education, Audiovisual and Culture Executive Agency Information Gestione della liquidità e gestione bancaria La liquidità deve essere al sicuro e i trasferimenti elettronici di denaro usati in modo appropriato Il finanziamento europeo è di estrema importanza in quanto permette ai beneficiari di portare avanti il progetto. Perché? Una buona gestione finanziaria è un punto critico per i progetti sovvenzionati. L Agenzia vorrà essere messa al corrente delle modalità con cui i finanziamenti europei siano stati usati. Condizioni minime contrattuali: (Articoli: Misure generali sui pagamenti all interno delle condizioni generali e delle condizioni specifiche dei conti bancari) I beneficiari devono prendere in considerazione l uso di conti bancari specifici, dedicati al progetto. Un conto bancario dedicato permette al progetto di centralizzare l intero finanziamento del progetto in un unico conto bancario, usato esclusivamente per il progetto specifico. Cosa potrebbe non funzionare? Il contante non sia usato in modo appropriato I finanziamenti non siano ricevuti dal destinatario designato I finanziamenti europei erogati dall Agenzia siano utilizzati per pagare cose diverse dal progetto Siano redatti vouchers di pagamento non autorizzati Diventa impossibile affermare quanto interesse sia stato generato con il prefinanziamento.

8 Suggerimenti di base I beneficiari devono assolutamente prendere in considerazione l utilizzo di conti bancari specifici, dedicati al progetto. Un conto bancario dedicato permette al progetto di concentrare l intero finanziamento in un unico conto, utilizzato esclusivamente per il progetto specifico. Ciò può avere diversi vantaggi: permette di identificare in modo chiaro i finanziamenti, la loro provenienza ed il loro utilizzo permette ai finanziamenti europei di rimanere separati da altri finanziamenti e rende più agevole l identificazione dei (possibili) interessi generati dal prefinanziamento. agevola controlli ed eventuali riconciliazioni. minimizza il rischio che i fondi utilizzati per finanziare il progetto siano utilizzati per finanziare altre attività. in termini di co-finanziamento, aiuta a dimostrare che tutti i partner abbiano fornito il contributo concordato e che tale contributo sia stato utilizzato per il progetto. Ai beneficiari è fortemente raccomandato di ridurre al minimo indispensabile l uso di denaro di cassa e di transazioni con denaro contante e di pagare tramite bonifici bancari il più possibile per facilitarne la tracciabilità. I bonifici bancari offrono diversi vantaggi rispetto ad altri metodi di pagamento: Danno la possibilità di avere due firme per un pagamento (separazione di responsabilità) Riducono il rischio di furto Danno la sicurezza che il pagamento raggiunga il corretto destinatario, a fronte di un corretto controllo del conto bancario Assicurano la tracciabilità dei finanziamenti grazie agli estratti conto. La liquidità deve essere al sicuro e i trasferimenti elettronici di denaro usati in modo appropriato, altrimenti l intero progetto può essere a rischio! eacea.ec.europa.eu

9 Scheda 03 Education, Agenzia Esecutiva Audiovisual per l Educazione, and Culture l Audiovisivo Executive e la Agency Cultura Kit Financial di Informazione Information Finanziaria Kit Documentazione, registrazione e scritture contabili Spesa non documentata, non è ammissibile! Per il beneficiario, è di vitale importanza mantenere una registrazione chiara della documentazione inerente al progetto. Una documentazione adeguata è necessaria per dimostrare che i costi dichiarati rientrino nelle condizioni dell accordo di sovvenzione. Approssimativamente, il 30-40% delle problematiche sollevate dall Agenzia durante audit, relative al finanziamento dei progetti, riguarda scritture contabili non adeguate. Perché? Se il beneficiario non può provare con adeguata documentazione che i finanziamenti siano stati utilizzati in linea con le disposizioni dell accordo di sovvenzione, l agenzia può richiedere indietro le spese non comprovate. Condizioni minime contrattuali per sovvenzioni basate sul budget: (Articoli: Costi ammissibili, controlli e audit e chiusura dell accordo dalle condizioni generali) per essere ammissibili, i costi devono essere identificabili e verificabili. Dovrebbero essere registrati nelle registrazioni contabili del beneficiario e determinati in linea con i regolamenti contabili applicabili rispetto al paese di appartenenza del beneficiario e con le comuni pratiche del beneficiario di analisi dei costi. Le procedure contabili dei beneficiari devono permettere una riconciliazione di costi ed entrate dichiarati per il progetto, che abbiano un esatta corrispondenza con i documenti contabili e altra documentazione di supporto. Il beneficiario deve permettere all Agenzia e agli auditors di portare avanti controlli ed audit, oltre che esaminare documentazione di supporto, rilevazioni contabili e documentazione fiscale e qualsiasi altro documento importante per il finanziamento del progetto. Documentazione di supporto e registri devono restare nella sede del beneficiario e devono essere disponibili per eventuali ispezioni dell Agenzia e/o di auditors esterni, per un periodo di 5 anni dopo il saldo finale del progetto. Condizioni minime contrattuali per sovvenzioni forfettarie: (Articoli: Determinazione della sovvenzione finale, controlli e audit e chiusura dell accordo dalle condizioni generali) I finanziamenti in forma di uno o più somme forfettarie è limitato agli importi riferiti nell accordo o nella decisione di sovvenzione. Il finanziamento forfettario, in termini proporzionali rispetto a costi unitari, è determinato dall applicazione di formule fornite nell accordo di sovvenzione, sulla base dell implementazione reale dell azione e dei massimali definiti. Se le condizioni specifiche o i motivi che stanno alla base della concessione del contributo (es: pagamenti forfettari in un unica o più soluzioni, in termini proporzionali rispetto a costi unitari) così come definiti nell accordo di sovvenzione/decisione non sono rispettati, o sono rispettati solo parzialmente, nel completamento dell azione, l Agenzia può ritirare o ridurre il

10 proprio contributo, nella misura in cui le condizioni e i presupposti per il contributo siano stati rispettati. Documentazione di supporto e registri devono restare nella sede del beneficiario e devono essere disponibili per eventuali ispezioni dell Agenzia e/o di auditors esterni, per un periodo di 5 anni dopo il saldo finale del progetto. Cosa potrebbe non funzionare? Alcuni documenti non siano redatti o registrati. I documenti registrati non offrano abbastanza evidenza del fatto che le condizioni contrattuali siano state soddisfatte. La documentazione di progetto registrata non sia recuperabile successivamente. La documentazione di progetto sia stata messa da parte troppo presto. Siano forniti documenti falsi. In questo caso, l Agenzia può terminare l accordo/ decisione con il beneficiario e richiedere all Ufficio Anti-Frode (OLAF) di portare avanti ulteriori investigazioni. Suggerimenti di base I beneficiari sono invitati a tenere un'ampia documentazione, ben al di sopra dei requisiti minimi definiti nell accordo di sovvenzione È obbligatorio mantenere gli originali. Un documento originale è più affidabile di una copia, in quanto è difficile da modificare e offre una migliore protezione contro la doppia registrazione della stessa spesa. Un documento ufficiale e formale è più affidabile rispetto ad uno non ufficiale. Per esempio, un estratto conto bancario ufficiale per un bonifico offre una prova più affidabile rispetto al giustificativo di un pagamento in contanti redatto dall ufficio contabile del beneficiario. I pagamenti in contanti dovrebbero essere limitati a piccole transazioni (es. fondo cassa per piccole spese). La documentazione di progetto deve provare che le spese siano state effettivamente sostenute. Per esempio, la fattura di un fornitore può dimostrare che fossero dovuti soldi del progetto al fornitore, ma non prova il fatto che il beneficiario abbia accettato le merci e pagato per i beni o i servizi in questione. Può essere necessario mantenere la fattura del fornitore e la bolla di consegna e la dichiarazione della banca (o ricevuta) che dimostrino che il pagamento sia stato effettuato Utilizzare un semplice sistema di riferimento e di numerazione che possano seguire facilmente anche le persone che non hanno familiarità con il progetto. Assicurarsi che il sistema consenta di trovare i documenti in modo facile e rapido. Raccogliere la documentazione durante l implementazione del progetto e non alla fine del progetto una volta concluso. Archiviare fisicamente la documentazione in modo ordinato Assicurarsi che i documenti siano fisicamente protetti e che non si possano deteriorare durante l archiviazione o il trasporto. Spesa non documentata, non è ammissibile! eacea.ec.europa.eu

11 Scheda 04 Agenzia Esecutiva per l Educazione, l Audiovisivo e la Cultura Kit inancial di Informazione Information Finanziaria Kit Modifiche all accordo di sovvenzione L Agenzia deve essere informata in tempo utile dei cambiamenti all accordo di sovvenzione L'Agenzia può accettare modifiche al progetto (durata, conto corrente bancario, etc.), nonché al budget iniziale, a condizione che siano debitamente giustificate. La possibilità di apportare modifiche al budget può essere fatto solo su progetti basati sul budget. Perché? Se il beneficiario non richiede una modifica in tempo utile e non riceve l accordo necessario da parte dell'agenzia, il progetto rischia di incorrere in costi che siano considerati inammissibili. Aspetti cruciali di modifiche comprendono: La necessità di presentare valide motivazioni per le modifiche Il fatto che l'agenzia possa approvare o respingere le modifiche richieste La decisione dell'agenzia sarà comunicata al beneficiario per iscritto. Condizioni minime contrattuali: (Articoli: Accordi supplementari delle condizioni generali e finanziamento dell azione dalle condizioni specifiche) Il beneficiario si impegna a fare domanda di modifica per iscritto in tempo utile prima di quando si preveda che questo entri in vigore. modifiche basilari al budget non saranno accettate in quanto ciò potrebbe rimettere in discussione la decisione di concedere la sovvenzione. Per le spese approvate nel bilancio di previsione, un certo margine percentuale della linea di bilancio specifica è accettata senza modifica scritta formale, a seconda del programma o azione in questione. Cosa potrebbe non funzionare? Il beneficiario della sovvenzione non mandi una richiesta scritta formale e continui a portare avanti il progetto pensando che si tratti solo di una piccolo modifica Modifiche di budget non siano state richieste prima che abbiano effetto. Costi al di fuori dei limiti di budget, senza aver ricevuto precedentemente approvazione.

12 Suggerimenti di base Assicurarsi che le modifiche al bilancio preventivo originariamente approvato siano state richieste per iscritto prima della loro attuazione e, in ogni caso, almeno un mese prima della fine del periodo di ammissibilità. Assicurarsi che i costi dichiarati nelle dichiarazioni di spesa e nelle relazioni finanziarie siano stati approvati dall'agenzia prima di essere sostenuti. I costi retroattivi non saranno accettati. L Agenzia non li considererà come costi ammissibili a meno che siano stati pianificati nel budget preventivo insieme alla proposta progettuale, e non siano stati debitamente accettati nell accordo di sovvenzione, inteso come l accordo iniziale e qualsiasi modifica/amendment successivo. L Agenzia deve essere informata dei cambiamenti all accordo di sovvenzione in tempo utile e per iscritto, in modo tale da acconsentire o meno ai cambiamenti, prima che questi abbiano effetto eacea.ec.europa.eu

13 Scheda 05 Education, Agenzia Esecutiva Audiovisual per l Educazione, and Culture l Audiovisivo Executive e la Agency Cultura Kit Financ di Informazione ial Information Finanziaria Kit No-profit Tutte le sovvenzioni sono limitate all ammontare necessario per bilanciare i costi e ricavi del progetto Il principio del no-profit si applica sia a sovvenzioni di azioni che di funzionamento. Tuttavia, si tratta di ben più di una semplice preoccupazione per le sovvenzioni di funzionamento. Questa guida si focalizza sull ambito del funzionamento. Perché? Un malinteso di questo principio potrebbe portare alla presentazione di una scorretta richiesta di pagamento del saldo. È essenziale sapere che, in caso di eccedenza delle entrate totali rispetto alle spese totali, l'agenzia riduce la concessione di un importo equivalente al surplus del budget. No-profit è un concetto critico nelle sovvenzioni di funzionamento. Condizioni minime contrattuali: (Articoli: Determinazione della sovvenzione finale dalle condizioni generali) Il saldo finale è erogato sulla base dei documenti inviati con la domanda di pagamento del saldo stesso. La sovvenzione è limitata all'importo necessario per equilibrare le entrate e le spese. La sovvenzione non può in alcun caso generare un surplus di entrate (profitto) per l'organizzazione. Cosa potrebbe non funzionare? Siano fornite informazioni finanziarie sulla base di conti annuali incompleti. La descrizione del profitto per le sovvenzioni di funzionamento è basata sul fatturato economico e/o sul conto economico. Nelle sovvenzioni di funzionamento il profitto è inteso come qualsiasi eccedenza tra il totale effettivo delle entrate confrontato con il totale dei costi effettivi. Se la contabilità annuale è troppo generica, è poi difficile collegare i costi alle attività specifiche e così si può dare origine al rifiuto di alcuni costi. La contabilità annuale non sia certificata da un auditor indipendente o da una figura equivalente per la pubblica amministrazione. La sovvenzione di funzionamento sia usata: Quale accantonamento per perdite o potenziali passività future Interamente o in parte per coprire debiti o perdite operative Per rispondere ad altri requisiti o implicazioni legali Per coprire le attività non permanenti non previste nel programma di lavoro.

14 Suggerimenti di base 1. Cose da ricordare prima di presentare la relazione finanziaria all'agenzia: Verificare che il finanziamento sia utilizzato esclusivamente per svolgere attività del programma di lavoro per cui è stata assegnata la sovvenzione di funzionamento (fedele aderenza al programma di lavoro). Verificare gli importi della spesa totale effettiva e delle entrate totali effettive. Questi devono corrispondere agli importi riportati nella contabilità annuale e rientrare nelle categorie indicate nel bilancio di previsione. Controllare se ci sia un surplus dell effettivo fatturato operativo totale (incasso lordo) oltre l effettiva spesa operativa totale. Controllare se l'organizzazione beneficiaria sia in perdita o abbia debiti. Tali costi devono essere coperti da altre fonti di reddito e non dalla sovvenzione. I costi non ammissibile devono essere sempre coperti da risorse esterne all Agenzia. 2. La sovvenzione di funzionamento non è destinata ad essere utilizzata per compensare una cattiva gestione finanziaria precedente, come compensazione delle perdite o debiti degli anni precedenti. Se ben comprovate, da parte del beneficiario della sovvenzione, le perdite di esercizi precedenti possono essere coperte da altre fonti di reddito rispetto alla sovvenzione di funzionamento. Tutte le sovvenzioni sono limitate all'importo necessario a bilanciare entrate e spese del progetto. Un contributo non può, in nessun caso, generare un profitto eacea.ec.europa.eu

15 Scheda 06 Education,Education, Agenzia Esecutiva Audiovisual per l Educazione, AudiovAudiovisualisual and Culture l Audiovisivo Executive andand e la Agency Cultura CultureCulture Kit Financial di Informazione ExecutiveExecutive Information Finanziaria Kit AgencyAgency FinancialFinancial InformationInformation KitKit Personale e Gestione del tempo Il personale è un costo significativo che deve essere controllato in modo appropriato Le risorse umane sono uno dei costi maggiori per molti progetti, è quindi essenziale controllare e contabilizzare tali costi in modo appropriato. Gli aspetti critici dei costi del personale comprendono: Un calcolo adeguato di pagamento e conformità alla regole nazionali relative alla previdenza sociale e ad essa correlate Adeguati contratti dello staff Adeguati sistemi di attribuzione ai progetti dei costi staff Adeguati controlli delle presenze Valide pratiche retributive. Condizioni minime contrattuali: (Articoli: Costi ammissibili delle Condizioni Generali) Le spese ammissibili per il personale sono definite come I costi diretti del personale assegnato all azione, compresi gli stipendi reali più i contributi previdenziali e altri oneri di legge compresi nella remunerazione, sempre che non eccedano dai valori medi in linea con le abituali pratiche remunerative del beneficiario. Per essere ammissibili, i costi devono essere in regola con le condizioni imposte dalla legislazione in termini di tassazione e di previdenza sociale. Per essere ammissibili, i costi devono essere ragionevoli, giustificati e devono essere in regola con i requisiti di un amministrazione finanziaria virtuosa, in particolare in termini di economicità ed efficienza. Cosa potrebbe non funzionare? É impossibile dimostrare quanto tempo lo staff abbia speso sul progetto. Il tempo dichiarato dal personale sui propri timesheet non è dimostrabile né affidabile I costi effettivi degli stipendi non siano stati definiti in modo corretto o l importo non sia stato sovvenzionato Le disposizioni rilevanti per la previdenza sociale e/o i regolamenti nazionali relativi all impiego o alla legislazione fiscale non siano stati rispettati. Siano caricate sul progetto diarie (giornaliere o altro), retribuite al personale, non dovute o non-giustificate.

16 Suggerimenti di base 1. I beneficiari sono invitati ad utilizzare timesheets per la gestione del tempo, anche se non richiesti dalle 1. Beneficiar condizioni contrattuali. if this is n Un sistema di timesheet efficiente può aiutare a raggiungere diversi obiettivi importanti: Distribuzione dei costi del personale sul progetto, in linea con la quantità di tempo speso effettivamente sul progetto. Assegnazione del lavoro all attività progettuale appropriata. Documentazione del lavoro del personale nel progetto. Misure appropriate per rendere più efficiente il sistema di timesheet comprendono: Organizzare i timesheets in modo tale che chi svolge il lavoro li compili direttamente e gli sia riconosciuta la responsabilità per il proprio apporto. Richiedere al personale di progetto di presentare i propri timesheets non più tardi di uno o due giorni dopo la fine del periodo indicato nei timesheet. Tenere monitorata questa scadenza, in modo tale da garantirne l affidabilità. Rendere la scadenza dei timesheet piuttosto frequente (al massimo mensile). Stabilire un format standardizzato dei timeshetts, che sia usato da tutto il personale. Avere revisioni ed approvazioni dei timesheets dai diretti superiori. Una volta che il timesheet sia stato compilato ed approvato, il personale dovrebbe non essere più in grado di apportare modifiche. Se una persona lavora su diversi progetti contemporaneamente, mantenere una supervisione del tempo speso da ogni persona sui diversi progetti, che dovrebbe avere corrispondenza con il tempo totale da lei lavorato. Tale pratica dovrebbe assicurare che lo stesso tempo non sia caricato due volte. 2. Il pagamento di spese, oneri e remunerazioni dovrebbe essere commisurato con rimborsi ragionevoli I beneficiari devono prendere in considerazione i seguenti punti: Per viaggio e soggiorno, ricordarsi che le quote pubblicate dalla Commissione Europea corrispondo ai massimi ammontari ammissibili. I beneficiari possono pagare importi minori, per esempio per viaggiare in parti del paese più economiche, o se i costi effettivi sono più bassi. Per la diaria di formazione, fissare il valore della diaria ad un livello compatibile con un ragionevole rimborso spese. Documentare la base per fissare la diaria. Evitare il pagamento di remunerazioni per partecipare a corsi di formazione. 3. I beneficiari dovrebbero informare il personale della data di inizio e di fine del periodo di implementazione del progetto, che è l'unico periodo durante cui questi possono lavorare al progetto. 4. I beneficiari sono incoraggiati a tenere traccia con una sufficiente documentazione, che dimostri la conformità con le normative nazionali previdenziali e fiscali, ad esempio: Contratti d impiego redatti correttamente Libri paga che dimostrino che gli importio lordi e netti abbiano corrispondenza individualmente per il personale e per l ente nel suo complesso. Resi presentati alle autorità nazionali, riguardanti tasse previdenziali ed accantonamenti, riconciliati con i libri paga, e prove di pagamenti fatti alle autorità. Il personale è un costo seacea.ec.europa.eu

17 Scheda 07 Education, Agenzia Esecutiva Audiovisual per l Educazione, and Culture l Audiovisivo Executive e la Agency Cultura Kit Financial di Informazione Information Finanziaria Kit Viaggi e soggiorno Assicurarsi che viaggi e soggiorno siano adeguatamente documentati Le spese di viaggio possono costituire un costo importante. E 'essenziale verificare e giustificare i costi collegati. Perché? È essenziale mantenere la documentazione di supporto relativa a spese di viaggio e di soggiorno. Senza un'adeguata documentazione di supporto, i costi possono essere considerati inammissibili. Condizioni minime contrattuali: (Articoli: Costi ammissibili delle Condizioni Generali) I costi sono sostenuti durante il periodo di ammissibilità specificato nell Accordo di sovvenzione / decisione. Sono indicati nel bilancio complessivo stimato del progetto. Sono necessari, verificabili ed identificabili dai corrispondenti rendiconti finanziari e dalle scritture contabili. Sono ragionevoli, giustificati e prudenti. Sono in linea con le pratiche abituali del beneficiario per le spese di viaggio e di soggiorno o non superano le tabelle approvate annualmente dall'agenzia. Cosa potrebbe non funzionare? La segnalazione di spese di viaggio e di soggiorno che non si riferiscano e/o non siano necessari per il progetto. Una non sufficiente documentazione a supporto. Utilizzo di tabelle non corrette (importante prestare attenzione e verificare le line guida appropriate per la linea di finanziamento specifica) o di diarie per viaggio e soggiorno più alte dei massimali concessi dalla Commissione Europea. Dovrebbe essere utilizzata l abituale politica di retribuzione. Rendicontazione di costi di viaggio e soggiorno dei subappaltatori (tali costi dovrebbero rientrare nell importo totale della parcella di subappalto). Costi non registrati nel sistema contabile. Uso improprio o uso antieconomico dei trasporti (ad esempio tariffe di prima classe).

18 Suggerimenti di base 1. Beneficiari 1. I beneficiari sono caldamente invitati a tenere un'ampia documentazione di supporto: a. Travel: Viaggio: or Biglietti aerei originali o fatture degli agenti di viaggio e carte d'imbarco, biglietti bus / treno e ricevute di taxi b. Soggiorno: I dettagli delle diarie dichiarate (comprese le date e le finalità delle visite effettuate ) Oltre alla documentazione di supporto, misure appropriate per mantenere efficacemente il controllo sulle spese di viaggio e soggiorno comprendono: La creazione di un modulo di richiesta di viaggio che comprenda le informazioni sul motivo del viaggio e il budget che deve essere approvato da un responsabile che dia l autorizzazione prima che il viaggio abbia luogo. Creazione di un modello di documentazione del viaggio comprensivo dei dettagli del viaggio come date, orari e motivi del viaggio (es: relatore ad una conferenza, riunione di coordinamento con i partner di progetto, etc.). Creazione di un modulo di rimborso spese di viaggio per la dichiarazione di tutte le spese di viaggio effettivamente sostenute; es biglietti originali di viaggio e ricevute, carte di imbarco, fatture di alberghi, ricevute dei pasti, etc. Le note spese devono essere approvate da una persona autorizzata all'interno dell'organizzazione del beneficiario.. 2. I beneficiari dovrebbero anche prendere in considerazione quanto segue: Chiarire le pratiche interne per il pagamento/rimborso delle spese di viaggio e di soggiorno, che siano in linea con la politica abituale di remunerazione. Allinearsi coerentemente con le pratiche abituali dell organizzazione, che gestisca i costi/rimborsi di viaggio e soggiorno, dal momento che non si possono creare nuove regole appositamente per la gestione di progetti europei. Per le indennità di viaggio e di soggiorno, ricordarsi che gli importi pubblicati dalla Commissione Europea sono i massimali. I beneficiari possono sempre pagare importi inferiori, per esempio se i viaggi sono in parti più economiche del paese, o quando i costi effettivi sono più bassi e in linea con la politica di retribuzione normale. Nel caso in cui le indennità reali siano superiori ai valori pubblicati dai massimali, la parte eccedente sarà considerata da parte dell'agenzia come un costo inammissibile. Conservare tutte le fatture e i giustificativi, ricevute di pagamento e di rimborso, anche nel caso di rimborso su base forfettaria. Per le indennità di viaggio, conservare la documentazione necessaria a dimostrazione dell avvenuto viaggio (ordini di viaggio, relazioni, fatture di agenzia di viaggio, carte d'imbarco per viaggi internazionali, copie delle fatture d'albergo che mostrino le date di arrivo e partenza, etc.). Tenere raccolta la documentazione di supporto, rilevante per dimostrare che il viaggio si sia svolto, in linea con un piano di lavoro iniziale, e nell'interesse del progetto. Assicurarsi che viaggi e soggiorno siano adeguatamente documentati eacea.ec.europa.eu

19 Scheda 08 Education, Agenzia Esecutiva Audiovisual per l Educazione, and Culture l Audiovisivo Executive e la Agency Cultura Kit Financial di Informazione Information Finanziaria Kit Visite di controllo & audit Raccogliere e mantenere un appropriata ed esaustiva documentazione finanziaria del progetto I progetti finanziati dall'ue possono essere verificati e/o controllati finanziariamente nei seguenti modi: Controlli in remoto/revisioni da parte dell'agenzia Monitoraggio e visite di controllo in loco da parte dell'agenzia Audit da parte di auditors esterni all'agenzia Audit da parte della Corte dei conti europea (CCE). Aspetti critici delle visite di controllo comprendono: Verifica che il finanziamento sia stato utilizzato solo per attività collegate al progetto. Controllo che i costi siano ammissibili, sostenuti e registrati in conformità con le norme e gli obblighi pertinenti (conformità con le norme finanziarie, con le condizioni generali e specifiche dell accordo di sovvenzione/decisioni). Verifica che i costi siano supportati da un adeguata documentazione giustificativa e che gli importi possano essere ricondotti ai conti e ai sistemi contabili dell'organizzazione. Controllo che i costi riportati siano corretti. Verifica che le attività abbiano avuto luogo e/o i risultati siano stati prodotti. Condizioni minime contrattuali: (Articoli: Controlli e audit dalle Condizioni Generali) Il beneficiario si impegna a fornire ogni informazione dettagliata richiesta da parte dell'agenzia, o da qualsiasi altro ente autorizzato (auditors esterni o Corte dei conti) in qualsiasi momento durante il periodo di attuazione e fino a 5 anni dalla data del pagamento finale. Il beneficiario conserva i documenti originali o, in casi eccezionali e motivati, copie certificate dei documenti originali, relative all accordo di sovvenzione/decisione per un periodo di 5 anni dalla data del pagamento finale. Cosa potrebbe non funzionare? Sia impossibile dimostrare quanto tempo il personale abbia lavorato al progetto. Il tempo riportato dal personale sui timesheet non sia affidabile. I costi effettivi non siano supportati correttamente con idonea documentazione. Le norme contabili pertinenti non siano rispettate. Siano state seguite norme non corrette relative ai subappalti. Siano state pagate al personale e imputate al progetto indebite e ingiustificate indennità (per diem e altre)..

20 Suggerimenti di base 1. Beneficiar 1. I beneficiari sono informati con largo anticipo per iscritto sulle relating to pratiche dei sistemi di controllo e di audit. I beneficiari devono, to start pr quindi, preparare per la visita: Mettere insieme e raccogliere un file finanziario completo con tutta la documentazione di supporto pertinente in originale, come : contratti, rettifiche, fatture, giustificativi, contratti di impiego, timesheets, gare d'appalto, contratti di subappalto, estratti conto bancari, registri contabili e altri documenti a sostegno dei costi dichiarati. Tenere anche dettagli dello status giuridico, certificazione IVA, norme e procedure interne e informazioni sulla struttura organizzativa. Presentare all auditor la dichiarazione dettagliata dei costi e/o relazione finanziaria che sia coerente con il budget e con i documenti contabili originali. Assicurarsi che tutte le fonti di finanziamento (entrate) siano incluse nel file Per ulteriori informazioni, vedere la checklist Documentazione richiesta dagli auditors in allegato. 2. I beneficiari sono informati per iscritto riguardo ai risultati dopo le visite di controllo e di audit: I beneficiari sono invitati a commentare le osservazioni presentate in una relazione di audit o di controllo (cosiddetta procedura avversa). Dopo la scadenza dell tempo stabilito, l'agenzia conclude il processo di audit con: un pagamento supplementare al beneficiario una richiesta di rimborso dei fondi già erogati formulazione di raccomandazioni di miglioramento per la gestione del progetto conclusione dell audit senza la necessità di alcuna azione ulteriore. Se i fondi sono rimborsate, il beneficiario riceverà una nota di addebito. La nota di addebito contiene informazioni su : l'importo da rimborsare, le coordinate bancarie e il termine per il pagamento. Se il pagamento non sarà effettuato entro la scadenza, si aggiungeranno interessi di mora alla somma dovuta. L' importo da ripagare potrebbe essere compensato con un pagamento nell'ambito di altri progetti europei in corso, dello stesso beneficiario.. Più il beneficiario investe nel mantenere una documentazione finanziaria di progetto esaustiva ed appropriata, meglio è preparato per affrontare visite di controllo e audit eacea.ec.europa.eu

21 Allegato 1 Scheda 08 Education, Agenzia Esecutiva Audiovisual per l Educazione, and Culture l Audiovisivo Executive e la Agency Cultura Kit FinancialFinancial di Informazione Information Finanziaria Kit InformationInformation KitKit Check list Questa lista indica i documenti che gli auditors potrebbero richiedere all organizzazione durante la visita di controllo. A seconda del tipo di organizzazione e del tipo di accordo, è possibile che non tutti i documenti siano richiesti. DOCUMENTI RICHIESTI DAGLI AUDITORS Al fine di agevolare il completamento dell audit sarà richiesto di raccogliere la seguente documentazione prima della riunione di inizio: 1. Copia dell accordo di sovvenzione/decisione, più eventuali clausole condizionali/aggiunte all'accordo/decisione (se del caso). 2. Tutte le relazioni finanziarie presentate all Agenzia insieme a qualsiasi documento di supporto in formato cartaceo ed elettronico (se posseduti in formato Excel o Word devono essere inviati via prima dell audit). 3. Tutte le relazioni di attività presentate all'agenzia. 4. Documenti di candidatura per la richiesta di sovvenzione all'agenzia, ad esempio moduli di domanda e richiesta di sovvenzione. 5. Dettagli dello status legale dell'organizzazione. 6. Dettagli della struttura organizzativa del proprio ente (ad esempio Organigramma) più una breve descrizione del lavoro svolto da tutte le persone che lavorano sul progetto. 7. Un elenco dei firmatari del conto bancario utilizzato per il progetto. 8. Chiarimento della posizione IVA dell'ente e se l'iva sia caricata sulle spese di progetto. 9. Storico delle revisioni chiaro legame tra la somma degli importi richiesti per voce di costo nei Rapporti Finanziari richiesti all Agenzia, la contabilità e la documentazione di supporto. Non è compito degli auditors far amalgamare uno storico delle revisioni che non abbia corrispondenza con i Rapporti Finanziari mandati all Agenzia. 10. Libro mastro per tutta la durata del progetto e nome del software usato per la contabilità. 11. Qualsiasi valutazione o relazione di audit esterni relativi al progetto. 12. Una spiegazione delle procedure in atto per gestire le spese del progetto (es. bolla di acquisto, ricevuta o fattura, autorizzazione di pagamento, registrazione dell importo nei libri contabili) si prega di fornire stampe di qualsiasi altro centro di costo utilizzato per il progetto. 13. Corrispondenza relativa all accordo di sovvenzione/decisione e pertinente per l audit finanziario. 14. Estratti conto usati per il pagamento delle spese di progetto e la ricevuta di finanziamenti UE ricevuti da parte dell'agenzia. Ci sarà bisogno di tracciare un campione delle spese dichiarate, attraverso gli estratti conto, per dimostrare che i pagamenti siano stati effettuati. 15. Dettagli dei tassi di cambio utilizzati per la conversione delle spese in Euro. 16. Dettagli di interessi bancari maturati sui fondi versati dall'agenzia.

22 17. Elenco dei progetti finanziati dall'ue per gli ultimi cinque anni. Education, Audiovisual and Culture Executive Agency FinancialFinancial Information Kit 18. Dettagli di eventuali problemi noti insorti nel progetto, rilevanti InformationInformation per l audit finanziario. KitKit 19. Regolamenti interni (se presenti) su viaggi e soggiorno. DOCUMENTAZIONE A SUPPORTO DEI COSTI SOSTENUTI 20. Personale e Assistenza Personale a. Timesheets autorizzati per ciascun membro del personale/esperto per il lavoro svolto sul progetto b. Calcolo della tariffa giornaliera o oraria per i dipendenti secondo quanto dichiarato nella Relazione finanziaria c. Accesso ai libri paga per poter confrontare i costi unitari rendicontati con gli stipendi effettivi, usando documenti come le buste paga e i contratti d impiego d. Descrizioni del lavoro svolto da ogni persona e. Dichiarazione fiscale dello stipendio annuale, se applicabile f. Registro del personale g. Prove dell abituale politica di remunerazione. Se il beneficiario non è in grado di fornire timesheets o giustificativi equivalenti del tempo lavorato sul progetto, l'intero importo richiesto per il dipendente può essere dichiarato inammissibile. Sub-fornitura h. Fatture originali a supporto degli onorari richiesti i. Le descrizioni del lavoro svolto dal personale per conto terzi j. Contratti con i subappaltatori, documentazione relativa ai bandi di gara. Onorari k. Fatture in originale, a supporto delle spese legali e professionali dichiarate. 21. Costi specifici settoriali Oneri per opzione/diritti a. Contratti firmati con i proprietari originali dei diritti di pellicola b. Fatture originali a supporto dei pagamenti effettuati per garantire i diritti di script/cinematografici. Altro c. Fatture di supporto per gli importi richiesti. 22. Viaggi e soggiorno Viaggi a. Biglietti aerei originali o fatture di agenzie di viaggio, carte d'imbarco b. Ricevute di biglietti di autobus/treno e di taxi c. Prova dell abituale pratica di remunerazione. Soggiorno d. Dettagli di diarie sostenute (comprese le date e le finalità delle visite effettuate) e. Prova dell abituale pratica di remunerazione. Continued on next page Agenzia Esecutiva per l Educazione, l Audiovisivo e la Cultura Kit di Informazione Finanziaria 08

23 Check list 23. Costi indiretti amministrativi Locali e spese relative a. Contratti di locazione a supporto della richiesta di spazi ad uso ufficio b. Fatture telefoniche dichiarate (compresi, laddove applicabili, i dettagli di come le spese telefoniche siano ripartiti sui progetti) c. Fatture originali a supporto dei costi di fornitura d ufficio dichiarati (compresi, laddove applicabili, i dettagli di come questi costi siano ripartiti sui progetti). Costi di Assicurazione/Bancari d. Fatture e accordi a sostegno dei costi di assicurazione dichiarati e. Informazioni e prove (estratti conto bancari) a supporto di qualsiasi eventuale spesa bancaria dichiarata. Materiali di consumo f. Fatture e calcoli a supporto delle spese dichiarate. 24. Attrezzatura a. Fatture originali a supporto dei costi dichiarati b. Calcoli dei costi delle attrezzature dichiarati sulla base dell'ammortamento c. Dettagli della posizione fisica dei componenti delle attrezzature (Registro di Beni Fissi). 25. Fonti di reddito (Co - finanziamento e reddito generato dal progetto) a. Un'analisi dei ricavi co -finanziati (in contanti e / o conferimento in natura) ricevuti, insieme con i giustificativi bancari per le entrate di cassa ricevute. b. Un'analisi degli utili del progetto (es da biglietti d ingresso, vendite di media) insieme con ricevute bancarie ed altra documentazione di supporto. Note aggiuntive Si prega di notare che se il progetto ha avuto dei partners, sarà ispezionata la documentazione di supporto di tutti i partner del progetto. È responsabilità del beneficiario ottenere la documentazione da tutti i partner del progetto. Si consiglia che ogni partner mantenga le proprie copie originali e registri le operazioni nella propria contabilità e che una serie completa di copie autenticate di tutti i documenti giustificativi sia consegnata dai partners al leader beneficiario/coordinatore. eacea.ec.europa.eu