DISCIPLINA della CONSERVAZIONE ELETTRONICA dei DOCUMENTI

Transcript

1 1 L Aquila, 23 giugno 2016 DISCIPLINA della CONSERVAZIONE ELETTRONICA dei DOCUMENTI prof. avv. Benedetto Santacroce 2 Agenda DOCUMENTI INFORMATICI QUADRO GENERALE CONTRATTI ELETTRONICI LIBRI, REGISTRI E SCRITTURE CONTABILI 1

2 3 FATTURA ELETTRONICA CONSERVAZIONE ELETTRONICA 4 DOCUMENTI INFORMATICI: QUADRO GENERALE 2

3 DOCUMENTI INFORMATICI E PP.AA. 5 D.LGS , n. 82 CAD CODICE DELL AMMINISTRAZIONE DIGITALE art. 40 FORMAZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI Le pubbliche amministrazioni FORMANO GLI ORIGINALI DEI PROPRI DOCUMENTI CON MEZZI INFORMATICI secondo le disposizioni del presente codiceeleregoletecnichedicuiall art. 71 D.P.C.M OBBLIGO DAL : FORMAZIONE DI DOCUMENTI CON MEZZI INFORMATICI Art.17,co.2: Le pubbliche amministrazioni adeguano i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre diciotto mesi dall entrata in vigore del presente decreto. 6 SCHEMA DI DLGS ATTUATIVO LEGGE MADIA RIFORMA PA L , n. 124 DELEGHE AL GOVERNO IN MATERIA DI RIORGANIZZAZIONE DELLE AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE art. 1 CARTA DELLA CITTADINANZA DIGITALE Modifiche al CAD Recepimento Reg. UE eidas adozione entro il 1 luglio 2016 SCHEMA DI DLGS ATTUATIVO richiamo definizioni eidas e abrogazione definizioni CAD di firma elettronica, firma elettronica avanzata e firma elettronica qualificata modifiche ad articoli CAD su documento informatico e copie 3

4 7 NUOVO CAD MODIFICHE ALL ART. 40 confermate le disposizioni ad oggi in vigore le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le regole tecniche di cui all articolo 71. abrogati i commi 3 e 4 che prevedono l adozione di un Regolamento per individuare le categorie di documenti che possono essere redatti in originale anche su supporto cartaceo in relazione al particolare valore storico e artistico (ad oggi non risulta essere stato ancora emanato alcun Regolamento). CARTA DELLA CITTADINANZA DIGITALE (art. 1, L. 124/2015) 8 1. AL FINE DI GARANTIRE AI CITTADINI E ALLE IMPRESE, anche attraverso l utilizzo delle tecnologie dell informazione e della comunicazione, il diritto di accedere a tutti i dati, i documenti e i servizi di loro interesse IN MODALITÀ DIGITALE, nonché al fine di garantire la semplificazione nell accesso ai servizi alla persona, riducendo la necessità dell accesso fisico agli uffici pubblici il Governo è delegato ad emanare uno o più decreti legislativi volti a modificare ed integrare il CAD secondo i seguenti principi e criteri direttivi: b) RIDEFINIRE E SEMPLIFICARE I PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI, in relazione alle esigenze di celerità, certezza dei tempi e trasparenza nei confronti dei cittadini e delle imprese, mediante una disciplina basata sulla LORO DIGITALIZZAZIONE E PER LA PIENA REALIZZAZIONE DEL PRINCIPIO «INNANZITUTTO DIGITALE» (DIGITAL FIRST), nonché l organizzazione e le procedure interne a ciascuna amministrazione; p) adeguare l ordinamento alla DISCIPLINA EUROPEA IN MATERIA DI IDENTIFICAZIONE ELETTRONICA E SERVIZI FIDUCIARI per le transazioni elettroniche; Reg. eidas q) prevedere che i PAGAMENTI DIGITALI ED ELETTRONICI effettuati con qualsiasi modalità di pagamento, ivi incluso l utilizzo per i micropagamenti del credito telefonico, COSTITUISCANO IL MEZZO PRINCIPALE per i pagamenti dovuti nei confronti della pubblica amministrazione e degli esercenti servizi di pubblica utilità 4

5 DAL 1 LUGLIO Reg eidas 910/2014 Documento elettronico DEFINIZIONI 35) documento elettronico, qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva; CAPO IV DOCUMENTI ELETTRONICI Articolo 46 Effetti giuridici dei documenti elettronici A un documento elettronico non sono negati gli effetti giuridici e l ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica. DAL 1 LUGLIO Reg eidas 910/2014 sez. 4 Firme elettroniche Articolo 25 Effetti giuridici delle firme elettroniche A una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per firme elettroniche qualificate. Una firma elettronica qualificata ha effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa. Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati membri. Articolo 26 Requisiti di una firma elettronica avanzata Una firma elettronica avanzata soddisfa i seguenti requisiti: è connessa unicamente al firmatario; è idonea a identificare il firmatario; è creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo; e è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l identificazione di ogni successiva modifica di tali dati. 5

6 11 CONTRATTI ELETTRONICI CONTRATTI ELETTRONICI 12 art. 6, D.L. 179/2012 TRASMISSIONE DI DOCUMENTI PER VIA TELEMATICA, CONTRATTI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE ACCORDI TRA PP.AA. CONTRATTI PUBBLICI Art. 6, co. 2 INTEGRAZIONE DELL ART. 15, L. 241/90 (norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi): co. 2-bis: A FARE DATA DAL 30 GIUGNO 2014 gli accordi di cui al comma 1 sono SOTTOSCRITTI CON FIRMA DIGITALE, ai sensi dell'articolo 24 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, CON FIRMA ELETTRONICA AVANZATA, ai sensi dell'articolo 1, comma 1, lettera q-bis) del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, O CON ALTRA FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA PENA LA NULLITÀ DEGLI STESSI. Anche al di fuori degli accordi in conferenza di servizi, le amministrazioni pubbliche possono sempre concludere tra loro accordi per disciplinare lo svolgimento in collaborazione di attività di interesse comune 6

7 CONTRATTI ELETTRONICI 13 art. 6, D.L. 179/2012 TRASMISSIONE DI DOCUMENTI PER VIA TELEMATICA, CONTRATTI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE ACCORDI TRA PP.AA. CONTRATTI PUBBLICI Art. 6, co. 3 MODIFICA DELL ART. 11, DLgs. 163/2006 (CODICE APPALTI) fasi della procedura di affidamento: co. 13: IL CONTRATTO E STIPULATO, A PENA DI NULLITA CON ATTO PUBBLICO NOTARILE INFORMATICO OVVERO IN MODALITA ELETTRONICA... IN FORMA PUBBLICA AMMINISTRATIVA a cura dell Ufficiale rogante O MEDIANTE SCRITTURA PRIVATA DAL , COMMA ABROGATO CON ENTRATA IN VIGORE NUOVO CODICE APPALTI D.LGS. N. 50/2016 CONTRATTI ELETTRONICI 14 DAL , NUOVO CODICE APPALTI D.LGS. N. 50/2016 Art Fasi delle procedure di affidamento co. 14: IL CONTRATTO E' STIPULATO, A PENA DI NULLITA', con atto pubblico notarile informatico, ovvero, IN MODALITA' ELETTRONICA secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, IN FORMA PUBBLICA AMMINISTRATIVA a cura dell'ufficiale rogante della stazione appaltante O MEDIANTE SCRITTURA PRIVATA in caso di procedura negoziata ovvero per gli affidamenti di importo non superiore a euro mediante corrispondenza secondo l'uso del commercio consistente in un apposito scambio di lettere, anche tramite posta elettronica certificata o strumenti analoghi negli altri Stati membri. 7

8 ISTANZE, ATTI E PROVVEDIMENTI TRASMESSI IN VIA TELEMATICA art. 1, comma 596, L. 27 dicembre 2013, n. 147 (Stabilità 2014) Al fine di consentire a cittadini e imprese di assolvere per via telematica a tutti gli obblighi connessi all'invio di una istanza a una pubblica amministrazione o a qualsiasi ente o autorità competente, con provvedimento del direttore dell'agenzia delle entrate d'intesa con il capo del Dipartimento della funzione pubblica, da adottare entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore della presente legge, sono stabilite le modalità per il pagamento per via telematica dell'imposta di bollo dovuta per le istanze e per i relativi atti e provvedimenti, anche attraverso l'utilizzo di carte di credito, di debito o prepagate. 15 Provvedimento Agenzia Entrate Modalità di pagamento in via telematica dell'imposta di bollo dovuta per le istanze e per i relativi atti e provvedimenti trasmessi in via telematica ai sensi dell art. 1, comma 596, della legge 27 dicembre 2013, n. 147 servizio@e.bollo Documento AdE AgID BOLLO LINEE GUIDA PER PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI E PRESTATORI DI SERVIZI DI PAGAMENTO art. 6, comma 2, Provv. Dir. AdE del AgID PAGAMENTO ELETTRONICO DELLA MARCA DA BOLLO DIGITALE Versione 1.0 -febbraio 2015 ISTANZE, ATTI E PROVVEDIMENTI TRASMESSI IN VIA TELEMATICA 16 consente l acquisto della Marca da bollo digitale per l assolvimento dell imposta di bollo sulle richieste trasmesse in via telematica alla Pubblica Amministrazione e sui relativi atti rilasciati tramite canali telematici. L acquisto della Marca da bollo digitale, in una prima fase, sarà possibile esclusivamente sui siti internet delle Pubbliche Amministrazioni che offrono servizi interattivi di dialogo con gli utenti per la richiesta telematica e il rilascio dei documenti elettronici e che hanno aderito al Nodo dei Pagamenti dell'agenzia per l'italia Digitale (PagoPA). Successivamente, saranno attivate anche le procedure di pagamento della Marca da bollo digitale per le richieste e per i relativi atti scambiati via posta elettronica tra cittadini e Amministrazioni. Per l acquisto della Marca da bollo digitale, i cittadini potranno scegliere il prestatore di servizi di pagamento (cd. PSP) presso il quale effettuare il pagamento on line, tra coloro che hanno aderito al Nodo dei Servizi di Pagamento-SPC messo a disposizione dall Agenzia per l Italia Digitale(Nodo) e hanno stipulato un apposita convenzione con l Agenzia delle Entrate. ll Direttore dell Agenzia in data 30 dicembre 2015(prot ), ha sottoscritto digitalmente la Convenzione per adesione con i prestatori di servizi di pagamento per il La Convenzione prevede, in sintesi: le modalità di adesione e di gestione dell utenza dei singoli PSP le modalità di acquisto, acquisizione, pagamento e conservazione dei codici identificativi necessari alla predisposizione, a cura dei PSP, delle marche da bollo digitali le modalità di pagamento che il PSP mette a disposizione dei cittadini 8

9 17 art. 1, comma 591, L. 27 dicembre 2013, n. 147 (Stabilità 2014) MISURA BOLLO All'articolo 3 della tariffa, parte prima, annessa al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, dopo ilcomma1èinserito ilseguente: «1-bis. Istanze trasmesse per via telematica agli uffici e agli organi, anche collegiali, dell'amministrazione dello Stato, delle regioni, delle province, dei comuni, loro consorzi e associazioni, delle comunità montane e delle unità sanitarie locali, nonchè agli enti pubblici in relazione alla tenuta di pubblici registri, tendenti ad ottenere l'emanazione di un provvedimento amministrativo o il rilascio di certificati, estratti, copie e simili: euro 16,00». CONTRATTI ELETTRONICI 18 CONTRATTI STIPULATI ATTRAVERSO IL MEPA R.M. 96/E/2013 IMPOSTA DI BOLLO sui documenti di accettazione delle offerte di fornitura di beni e servizi scambiati tra Enti e fornitori all interno del MEPA - Mercato elettronico della pubblica amministrazione. Imposta di bollo dovuta sul documento di stipula sottoscritto digitalmente dall amministrazione che accetta l offerta. Non si tratterebbe quindi di un contratto concluso per corrispondenza che sconterebbe invece l imposta solamente in caso d uso. Il documento di stipula viene invece ritenuto sufficiente ad instaurare il rapporto contrattuale in quanto il fornitore non deve manifestare ulteriormente la propria volontà: la mera identificazione e abilitazione al MEPA da parte delle aziende fornitrici costituisce di per sé valida sottoscrizione delle offerte di volta in volta presentate. 9

10 CONTRATTI ELETTRONICI CONTRATTI STIPULATI ATTRAVERSO IL MEPA (1/2) 19 FAQ per le P.A. -Il Mercato Elettronico Gli ordini diretti e le Richieste di offerta del MePA sono esenti dall applicazione delle marche da bollo? L Agenzia delle Entrate, in risposta alle istanze di interpello formulate da Consip S.p.A., in riferimento alla Richiesta di offerta e all Ordine diretto d acquisto effettuati sul Mercato Elettronico della P.A., e attraverso la Risoluzione n. 96/E del16 dicembre 2013 disponibile sul sito dell Agenzia delle Entrate - ha precisato che: il documento di accettazione contiene tutti i dati essenziali del contratto: amministrazione aggiudicatrice, fornitore aggiudicatario, oggetto della fornitura, dati identificativi, tecnici ed economici dell'oggetto offerto, informazioni per la consegna e fatturazione ecc. e, pertanto tale documento di accettazione dell offerta deve essere assoggettato ad imposta di bollo ai sensi dell'articolo 2 della tariffa, Parte Prima allegata al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642; le offerte presentate dagli operatori che non sono seguite dall'accettazione da parte della Pubblica Amministrazione non sono, invece, rilevanti ai fini dell'applicazione dell'imposta di bollo. Si tratta, infatti, di mere proposte contrattuali che non producono effetti giuridici qualora non seguite dall'accettazione; le disposizioni di cui all art. 2 della Tariffa, Parte Prima, allegata al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, si applicano anche alle scritture private redatte per concludere contratti attraverso la procedura denominata Ordine diretto ; ai sensi dell art.8 del D.P.R.26 ottobre 1972, n. 642, nei rapporti con lo Stato l imposta di bollo, quando dovuta, è a carico dell altra parte, nonostante qualunque patto contrario. Pertanto, nel caso in cui il punto ordinante sia un Amministrazione dello Stato, l imposta di bollo è a carico esclusivamente dei fornitori; CONTRATTI ELETTRONICI CONTRATTI STIPULATI ATTRAVERSO IL MEPA (2/2) 20 FAQ per le P.A. -Il Mercato Elettronico l imposta di bollo sui documenti di accettazione e di ordine diretto per l approvvigionamento di beni e servizi scambiati tra enti e fornitori all interno del MePA può essere assolta con le modalità previste: -dall art. 15 D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642(pagamento imposta in maniera virtuale) -ovvero assolta in base alle modalità individuate dalla lettera a) dell art. 3 D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 E CIOÈ MEDIANTE VERSAMENTO ALL INTERMEDIARIO CONVENZIONATO CON L AGENZIA DELLE ENTRATE CHE RILASCIA APPOSITO CONTRASSEGNO (servizio e-bollo). IN ALTERNATIVA ALLE MODALITÀ DI CUI ALL ART. 15 D.P.R. 26 OTTOBRE 1972, N. 642 E AL PAGAMENTO PER MEZZO DEL CONTRASSEGNO È POSSIBILE UTILIZZARE LE MODALITÀ DI ASSOLVIMENTO DELL IMPOSTA DI BOLLO SUI DOCUMENTI INFORMATICI DI CUI ALL ART. 7 DEL DECRETO DEL MINISTRO DELL ECONOMIA E DELLE FINANZE DEL 23 GENNAIO

11 21 LIBRI, REGISTRI E SCRITTURE CONTABILI NORMATIVA CIVILISTICA MODALITA DI TENUTA (informatica ( informatica) 22 Art. 39 CAD Libri e scritture Art. 43 CAD Riproduzione e conservazione dei documenti I LIBRI, i repertori e le SCRITTURE di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere FORMATI e CONSERVATI su supporti informatici... secondo le regole tecniche di cui all art. 71 CAD I documenti degli archivi, le SCRITTURE CONTABILI, la CORRISPONDENZA ed ogni altro atto o documento di cui è prescritta la conservazione OVE RIPRODOTTI SU SUPPORTI INFORMATICI sono VALIDI E RILEVANTI A TUTTI GLI EFFETTI DI LEGGE se la riproduzione e la conservazione nel tempo garantiscono la conformità dei documenti agli originali... Art bis Cod. civ. Documentazione informatica I LIBRI, i repertori, le SCRITTURE e la DOCUMENTAZIONE la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell impresa possono essere FORMATI e TENUTI con STRUMENTI informatici... 11

12 NORMATIVA CIVILISTICA TEMPISTICA DI CONSERVAZIONE Art Cod. civ. Le scritture DEVONO ESSERE CONSERVATE PER 10 ANNI dalla data dell ultima registrazione Per lo stesso periodo DEVONO CONSERVARSI le fatture, le lettere ed i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti 23 NORMATIVA FISCALE Art. 8, co. 5 L. 212/00 L obbligo di conservazione di atti e documenti, stabilito a soli fini tributari, NON PUO ECCEDERE IL TERMINE DI 10 ANNI DALLA LORO EMANAZIONE O DALLA LORO FORMAZIONE Art. 22, co. 2, D.P.R. 600/73 Le scritture contabili obbligatorie... DEVONO ESSERE CONSERVATE SINO A QUANDO NON SIANO DEFINITI GLI ACCERTAMENTI RELATIVI AL CORRISPONDENTE PERIODO DI IMPOSTA, anche oltre il termine stabilito dall art Cod. Civ. L Autorità adita in sede contenziosa PUO limitare l obbligo di conservazione alle scritture rilevanti per la risoluzione della controversia in corso TERMINI DI ACCERTAMENTO DA PERIODO DI IMPOSTA IN CORSO AL Accertamento II.DD. Art. 43 D.P.R. 600/73 TERMINE NOTIFICA DICHIARAZIONE OMESSA O NULLA RADDOPPIO TERMINI Entro il del 5 anno successivo alla presentazione della dichiarazione Entro il del 7 anno successivo alla presentazione della dichiarazione Eliminazione norma su raddoppio termini in caso di reato ex D.Lgs. 74/00 Accertamento IVA Art. 57 D.P.R. 600/73 RETTIFICHE ED ACCERTAMENTI INDUTTIVI DICHIARAZIONE OMESSA O NULLA RADDOPPIO TERMINI Entro il del 5 anno successivo alla presentazione della dichiarazione Entro il del 7 anno successivo alla presentazione della dichiarazione Eliminazione norma su raddoppio termini in caso di reato ex D.Lgs. 74/00 12

13 TEMPISTICA DI CONSERVAZIONE 25 CASSAZIONE, sent. n del (dep. Il ) Nell ambito dell attività accertativa tributaria resta fermo il principio per cui l obbligo di conservazione di atti e documenti contabili non può eccedere il termine di 10 anni dalla loro emanazione o dalla loro formazione, contenuto negli artt c.c. e 8, comma 5, della Legge n. 212/2000. Infatti, il disposto di cui al comma 2 dell art. 22 del D.P.R. n. 600/ per cui le scritture contabili obbligatorie devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta, anche oltre il termine decennaletrova applicazione solo quando l accertamento abbia avuto inizio prima del decorso del decennio e si protragga oltre tale periodo. Se così non fosse, infatti, il contribuente sarebbe costretto a conservare la documentazione probatoria per un tempo indefinito, in violazione della normativa citata nonché del diritto di difesa. (Oggetto della controversia: avviso di accertamento reddito di impresa, anno 2003: LA FATTISPECIE RIGUARDAVA IL RECUPERO DI COSTI PER AMMORTAMENTI ULTRADECENNALI, OPERATA SUL PRESUPPOSTO DELLA MANCATA PRODUZIONE DEI DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI DI SPESA) 26 FATTURA ELETTRONICA 13

14 NOVITA FATTURA ELETTRONICA P.A. 27 DAL 9 MAGGIO 2016 introdotti NUOVI CONTROLLI sui file trasmessi al Sistema di Interscambio. VERIFICA DI CONFORMITA SUL FORMATO FATTURA VERIFICA DI UNICITA DELLA FATTURA SINO AL 31 LUGLIO 2016ilmancato superamento di uno o più di questi nuovi controlli non comporterà lo scarto del file ma solo una segnalazione che verrà riportata all interno della Ricevuta di consegna o della Notifica di mancata consegna DAL 1 AGOSTO 2016 i file che non dovessero superare uno o più di questi controlli verranno scartati FATTURA ELETTRONICA P.A. 28 VERIFICA DI CONFORMITA SUL FORMATO FATTURA introduzione di nuovi controlli con i seguenti codice di errore Codice La data del documento Nota di Credito (campo <Data>) non può essere antecedente alla data della fattura collegata (campo <Data>), riferita nello stesso file Codice È presente nel documento un aliquota IVA per la quale non esiste il relativo blocco DatiRiepilogo Codice Nel blocco DatiRiepilogo con EsigibilitaIVA uguale a S (scissione pagamenti), il campo Natura non può assumere valore N6(inversione contabile) Codice Il valore del campo Imposta non risulta calcolato secondo le regole definite nelle specifiche tecniche Codice Il valore del campo ImponibileImporto non risulta calcolato secondo le regole definite nelle specifiche tecniche Codice Il valore del campo PrezzoTotale non risulta calcolato secondo le regole definite nelle specifiche tecniche Codice L aliquota IVA deve essere indicata in termini percentuali Codice Il numero della fattura (campo <Numero>) deve contenere almeno un carattere numerico. 14

15 FATTURA ELETTRONICA P.A. VERIFICA DI UNICITA DELLA FATTURA 29 La verifica viene eseguita al fine di intercettare un accidentale reinvio della stessa fattura;ilsdicontrollachelafatturachestaesaminando nonsiastata già trasmessaed elaborata; in quest ottica, qualora i dati contenuti all interno della fattura e relativi a: - identificativo cedente/prestatore; -annodella datafattura; - numero fattura; coincidano con quelli di una fattura precedentemente trasmessa e per la quale non sia stata inviata al soggetto trasmittente una notifica di scarto oppure di rifiuto da parte del destinatario (Amministrazione o terzo ricevente), il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni: -Codice Fattura duplicata -Codice Fattura duplicata nel lotto Nel caso in cui il documento trasmesso sia una nota di credito (TipoDocumento = TD04), la verifica tiene conto anche della tipologia di documento; pertanto è ammessa la presenza di due documenti aventi stesso cedente/prestatore, stesso anno e stesso numerosoloqualoraunodeiduesiaditipotd CONSERVAZIONE ELETTRONICA 15

16 CONSERVAZIONE ELETTRONICA 31 DOCUMENTI DEGLI ARCHIVI SCRITTURE CONTABILI CORRISPONDENZA, OGNI DATO, ATTO O DOCUMENTO di cui e prescritta conservazione art. 43 D.Lgs.82/ CAD sono VALIDI E RILEVANTI SE RIPRODOTTI SU SUPPORTO INFORMATICO CONDIZIONE SE RIPRODUZIONE EFFETTUATA IN MODO TALE DA GARANTIRE CONFORMITA A ORIGINALI E CONSERVAZIONE NEL TEMPO NEL RISPETTO DELLE REGOLE TECNICHE ex art. 71 CAD CONSERVAZIONE ELETTRONICA D.P.C.M CONSERVAZIONE ELETTRONICA OGGETTO DOCUMENTI INFORMATICI NOTE AUTENTICITÀ, INTEGRITÀ, AFFIDABILITÀ, LEGGIBILITÀ E CONSULTABILITÀ devono essere garantire da PRESA IN CARICO sino a eventuale scarto INTERNO soggetto produttore dei documenti informatici organizza all interno della propria struttura un sistema di conservazione elettronica MODELLI ORGANIZZATIVI ESTERNO soggetto produttore esternalizza in outsourcing il sistema di conservazione: -necessaria nomina formale del responsabile della conservazione delegandogli anche il ruolo di responsabile del trattamento dei dati -sottoscrizione di contratto o convenzione di servizio, con espresso obbligo contrattuale di rispettare il manuale di conservazione 16

17 CONSERVAZIONE ELETTRONICA NUOVE REGOLE TECNICHE (1/3) 33 PRODUTTORE: PF o PG responsabile del contenuto del pacchetto di versamento (se PA: è il responsabile della gestione documentale) ATTORI DEL PROCESSO RESPONSABILE CONSERVAZIONE: soggetto responsabile delle attività di conservazione UTENTE: persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di gestione informatica o di conservazione al fine di fruire delle informazioni di interesse MANUALE DI CONSERVAZIONE STRUMENTO che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici: -illustra dettagliatamente organizzazione, soggetti coinvolti e ruoli, modello di funzionamento, descrizione del processo, di architetture e infrastrutture utilizzate, misure di sicurezza - obbligatoria la redazione come documento informatico CONSERVAZIONE ELETTRONICA NUOVE REGOLE TECNICHE (2/3) 34 ATTORI DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE RUOLI E COMPITI PRODUTTORE UTENTE RESPONSABILE della CONSERVAZIONE - è l AUTORE DEL DOCUMENTO INFORMATICO, cioè il soggetto che ha l autorità e la competenza per produrre il documento che formerà oggetto di conservazione ELETTRONICA; - per le PP.AA., coincide con il responsabile della gestione documentale - SOGGETTO CHE UTILIZZA il sistema di conservazione (nella maggior parte dei casi coincide con il produttore) - DEFINISCE E ATTUA le politiche complessive del processo di conservazione - GESTISCE secondo il modello organizzativo, interno o esterno, adottato - REDIGE E AGGIORNA il manuale di conservazione - GENERA IL RAPPORTO DI VERSAMENTO E IL PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE (che sottoscrive con firma digitale o firma qualificata quando previsto dal manuale) - RICHIEDE la presenza di un PUBBLICO UFFICIALE, se previsto l intervento - MONITORA LA CORRETTA FUNZIONALITÀ del sistema e assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, l integrità e la leggibilità degli archivi - possibile DELEGA delle attività a uno o più soggetti terzi 17

18 CONSERVAZIONE ELETTRONICA NUOVE REGOLE TECNICHE (3/3) 35 PACCHETTO INFORMATIVO: contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare PACCHETTO DI VERSAMENTO: Pacchetto informativo inviato dal PRODUTTORE al sistema di conservazione secondo formato predefinito e concordato descritto nel manuale di CS OGGETTI DEL PROCESSO PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE: Pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo specifiche contenute in all. 4 alle regole tecniche e secondo le modalità descritte nel manuale PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE: Pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all utente in risposta a sua richiesta CONSERVAZIONE ELETTRONICA PROCESSO DI CONSERVAZIONE (1/2) 36 PACCHETTO DI VERSAMENTO SISTEMA DI CONSERVAZIONE PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE VERIFICA DELLA COERENZA di PACCHETTO DI VERSAMENTO e OGGETTI CONTENUTI CON MODALITA DESCRITTE NEL MANUALE E CON FORMATI SCELTI esito KO SCARTO IDENTIFICATO univocamente dal sistema di CS contiene RIFERIMENTO TEMPORALE e 1 O PIU IMPRONTE calcolate su intero pacchetto esito OK GENERAZIONE, anche in modo automatico, del RAPPORTO DI VERSAMENTO possibile SOTTOSCRIZIONE con FIRMA DIGITALE O FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA da parte del RC ove prevista dal manuale 18

19 CONSERVAZIONE ELETTRONICA PROCESSO DI CONSERVAZIONE (2/2) 37 SISTEMA DI CONSERVAZIONE esito OK PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE Preparazione e gestione sulla base delle specifiche della struttura dati di cui all. 4 delle regole tecniche e secondo modalità del manuale PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE Preparazione e sottoscrizione con FIRMA DIGITALE O FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATAse previste dal manuale serve ai fini dell esibizione richiesta da UTENTE Per interoperabilità dei sistemi di CS, la produzione dei pacchetti di distribuzione coincide con quelli di archiviazione SISTEMA DI CONSERVAZIONE deve permettere ai soggetti autorizzati l ACCESSO DIRETTO, ANCHE DA REMOTO, al documento informatico conservato attraverso la produzione di un pacchetto di distribuzione prof. avv. Benedetto Santacroce Via Giambattista Vico, Roma (RM) segreteria@studiosantacroce.eu / Fax