GESTIONE DELLE RISORSE UMANE

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1 Pag. 1 a 11 INDICE 1 SCOPO CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI DEFINIZIONI RESPONSABILITA MODALITÀ OPERATIVE Fascicolo del Personale ANALISI DELLE COMPETENZE NECESSARIE e REQUISITI MINIMI VALUTAZIONE DELLE COMPETENZE Pianificazione dell addestramento Registrazione Modalità di addestramento Nuove assunzioni e cambio di ruolo DOCUMENTAZIONE...9 COPIA CONTROLLATA COPIA NON CONTOLLATA EMISSIONE FUNZIONE FUNZIONE NOME E COGNOME DATA FIRMA REDAZIONE CON/RGQ Dr.ssa Gabriela Gugliara/Dott.ssa Paola Romano 07/08/2017 VERIFICA RGQ Dr.ssa Paola Romano 07/08/2017 APPROVAZIONE RUO Dr. Francesco Spedale STATO DELLE REVISIONI REV. DATA MOTIVO 00 Prima 1

2 Pag. 2 a 11 SCOPO Scopo della presente procedura è quello di descrivere le responsabilità e le modalità operative per la corretta gestione delle risorse umane all interno dei tre SIMT dell ASP di Enna in conformità con quanto richiesto dall accreditamento regionale e dalla Norma ISO 9001:2015 e assicurare la massima trasparenza nella gestione delle risorse umane. La Presente procedura descrive la gestione delle risorse umane ed in particolare l attività di formazione ed addestramento interna all Unità Operativa e presso le UdR di riferimento. CAMPO DI APPLICAZIONE Tutto il personale, a qualsiasi livello, deve essere addestrato ed aggiornato sulle procedure, istruzioni operative di qualità specifiche della propria mansione, con appositi corsi di formazione che prevedono l utilizzo di sistemi e mezzi atti a raggiungere tali finalità (processo di qualificazione). RIFERIMENTI La presente procedura fa riferimento al Manuale della Qualità e riguarda il requisito Risorse umane. - Legge 21 ottobre 2005 n.219 Nuova disciplina delle attività trasfusionali e della produzione nazionale degli emoderivati - D.A. 3 Marzo 2005 Protocolli per l'accertamento della idoneità del donatore di sangue e di emocomponenti. (GU n. 85 del ) - Decreto Ministeriale 3 Marzo 2005 Caratteristiche modalità per la donazione di sangue ed emocomponenti - Ordinanza del Ministero della Salute, 10 giugno Misure precauzionali atte ad evitare il rischio di trasmissione di SARS attraverso la trasfusione di sangue e di emocomponenti - Decreto legislativo del 19 agosto 2005 n.191 Attuazione della direttiva 2002/98/CE che stabilisce norme di qualità e sicurezza per la raccolta, il controllo, la lavorazione, la conservazione e la distribuzione del sangue umano e dei suoi componenti; - Direttiva 2004/33/CE della Commissione del 22 marzo 2004 che applica la direttiva 2002/98/CE del parlamento europeo e del Consiglio relativa a taluni requisiti tecnici del 2

3 Pag. 3 a 11 sangue e degli emocomponenti - Ministero della salute, Decreto 21 dicembre 2007 Istituzione del sistema informativo dei servizi trasfusionali - Ministero della salute, Decreto del 27 marzo 2008 Modificazione all allegato 7 del decreto del 3 marzo 2005, in materia di esami obbligatori ad ogni donazione di sangue e controlli periodici; - D.A. 890/2002 Direttive per l accreditamento istituzionale delle strutture sanitarie della Regione Siciliana. - Accordo Stato Regioni 16/12/2010 requisiti minimi organizzativi, strutturali e tecnologici delle attività sanitarie dei servizi trasfusionali e delle unità di raccolta sul modello per le visite di verifica ; - D.A. 04 Marzo 2011 Requisiti strutturali, tecnologici e organizzativi minimi per l esercizio delle attività sanitarie dei servizi trasfusionali e delle unità di raccolta del sangue e degli emocomponenti nell ambito della Regione Siciliana ; - D.A. 15 Dicembre 2010 Interventi a supporto della plasmaproduzione e tariffe di trasferimento degli emoderivati ; - D.A. 28 Aprile 2010: Piano regionale sangue e plasma per il triennio 2010/2012 riassetto e rifunzionalizzazione della rete trasfusionale; - D.A. 11 Gennaio 2008 Approvazione degli standard per la gestione del rischio clinico per le Strutture Ospedaliere; - D.A. 3 Marzo 2005 Protocolli per l'accertamento della idoneità del donatore di sangue e di emocomponenti. (GU n. 85 del ) - D.A. 890/2002 Direttive per l accreditamento istituzionale delle strutture sanitarie della Regione Siciliana - D.M. 2/11/2015 Disposizioni relative ai requisiti di qualità e sicurezza del sangue e degli emocomponenti - 3

4 Pag. 4 a 11 DEFINIZIONI RUOC: Responsabile dell Unità Operativa Complessa RUO: Responsabile Unità Operativa RGQ: Responsabile Gestione Qualità RFQ: Referente di Presidio del Sistema di gestione qualità DIR: Dirigente Medico INF: Infermiere Professionale AMM: Amministrativo OSS: Operatore socio sanitario PR: Persona Responsabile Associazione UdR: Unità di raccolta RESPONSABILITA MATRICE DELLE RESPONSABILITA Attività RUOC RUO RGQ RFQ PR (Udr) DIR INF AMM OSS Individuazione requisiti cogenti in materia di formazione del personale Individuazione eventi esterni di interesse per il simt Pianificazione dell attività di addestramento Approvazione del piano di addestramento Realizzazione Formazione e/o partecipazione a eventi Formativi R C C R C C R R C R C R C C C R C R C C C C C C C Verifica Efficacia Addestramento C R C R Mantenimento delle competenze R R C C R 4

5 Pag. 5 a 11 MODALITÀ OPERATIVE Il personale è individuato per le funzioni da svolgere in ragione di accertate capacità e conoscenze specifiche definite dalla Normativa Nazionale e Regionale sull Accreditamento delle Strutture Sanitarie per i servizi di medicina trasfusionale. Esso è incoraggiato a fornire un apporto costruttivo alla realizzazione ed applicazione del SGQ, con l obiettivo di un miglioramento continuo. IL RUOC è pienamente consapevole che il grado di formazione e di addestramento di ciascuno dei propri collaboratori ha una incidenza significativa sulla qualità finale delle prestazioni eseguite. ll RUOC pianifica l addestramento e la formazione continua del proprio personale in funzione delle necessità. Il personale dell Unità Operativa viene scelto sulla base dei requisiti ministeriali previsti per la figura da introdurre all interno della pianta Organica. Fascicolo del Personale Per ogni figura viene compilata e periodicamente aggiornata una scheda personale (modulo FOR- ADD) contenente il percorso professionale del collaboratore all interno dell organizzazione e l iter formativo della singola risorsa. La scheda personale (FOR- ADD), viene supervisionata e aggiornata dall'rgq o dall'rfq sulla base dei corsi e delle attività di aggiornamento professionale a cui il personale partecipa. La scheda personale (FOR- ADD) ha anche lo scopo di indicare: Il titolo di studio, le specializzazioni, le eventuali qualifiche le esperienze e le qualifiche precedenti all assunzione presso l azienda/struttura (da curriculum) il grado di professionalità e preparazione specifica in possesso (da curriculum ) le competenze necessarie allo svolgimento delle mansioni/attività affidate l adeguatezza tra le competenze richieste e quelle in possesso. La documentazione permette al RUOC/RUO di individuare le necessità di formazione integrativa, mirata a dotare il personale di tutti gli strumenti conoscitivi indispensabili per le prestazioni da 5

6 Pag. 6 a 11 eseguire raggiungendo i livelli di qualità prefissati, in funzione della politica della qualità e degli eventuali cambiamenti organizzativi e di processo. ANALISI DELLE COMPETENZE NECESSARIE e REQUISITI MINIMI In funzione delle singole mansioni e in relazione agli sviluppi tecnico/scientifici ed organizzativi dell azienda, è necessario individuare in prima istanza le competenze e le professionalità richieste assicurandosi di rispettare i requisiti richiesti. Per ciascuna delle figure presenti presso i tre SIMT dell ASP di Enna l' RGQ/ RFQ predispone una Job Description all interno delle quale vengono definiti: Ruoli e responsabilità ; Mansioni e compiti specifici; Per ciascuna figura viene compilato il modulo FOR-SQP Qualifica Personale al fine di verificare la presenza dei requisiti minimi presenti nella relativa JOB DESCRIPTION. Tale modulo oltre ad essere verificato dall RGQ, viene firmato ed approvato dal RUO del SIMT di riferimento e dal RUOC (Responsabile dell Unità Operativa Complessa). Nel caso specifico delle UdR le schede di qualificazione del personale verranno verificate dalla Persona Responsabile e approvate dal RUOC. (Responsabile dell Unità Operativa Complessa). VALUTAZIONE DELLE COMPETENZE Per mantenimento delle competenze e dei requisiti sopra indicati, si intendono le attività minime necessarie che ogni figura professionale deve svolgere annualmente per mantenere l'efficienza delle proprie prestazioni/attivita'. La direzione del SIMT stabilisce le competenze necessarie per il personale che svolge attività critiche ai fini della qualità dei processi, dei prodotti realizzati e dei servizi erogati. Il RUOC/RUO definisce ed applica piani di inserimento del personale di nuova acquisizione o per il quale e' previsto un cambio di ruolo nell ambito della Organizzazione, al fine di garantire un addestramento adeguato per l acquisizione della totale autonomia. Attiva i sistemi di valutazione periodica annuale delle competenze del personale, al fine di verificarne il mantenimento nel tempo. Le competenze specifiche sono definite per ogni funzione 6

7 Pag. 7 a 11 nella Job Descritpion. Annualmente il RUOC/RUO insieme all' RGQ/RFQ, esegue una valutazione dei requisiti minimi richiesti e una valutazione globale delle competenze. Tale valutazione viene registrata annualmente sul modulo FOR-VAL valutazione delle competenze. Il modulo di registrazione viene archiviato dal RGQ/RFQ nell apposito fascicolo del personale. Le valutazioni delle competenze nelle UdR vengono eseguite dalla Persona Responsabile. Anche per le UdR tale valutazione viene registrata annualmente sul modulo FOR-VAL valutazione delle competenze verificata dal PR e approvata dal RUOC /RUO. Parametri essenziali senza i quali non potrà essere mantenuta la qualifica del Personale (INF/MED/DIR) sono : - Raggiungimento delle 200 procedure anno per la raccolta di sangue intero; - Raggiungimento delle 50 procedure anno in caso di raccolta di emocomponenti in aferesi; - Certificazioni e aggiornamento del corso BLS e/o BLSD Le UdR per dare evidenza dell esecuzione delle 200 procedure di sangue intero e 50 procedure di aferesi allegano al fascicolo del personale il modulo FOR-RDA Registro donazioni annue. Il personale medico e infermieristico delle UDR nel caso in cui non riuscisse a raggiungere il numero minimo di procedure presso la propria sede deve completarle presso gli altri SIMT di riferimento oppure presso altre UdR accreditate per potere mantenere la propria qualificazione periodica annuale. Pianificazione dell addestramento L attività di formazione aziendale viene integrata all interno delle unità operativa, da attività di addestramento e formazione interna all unità operativa sui temi della qualità, sicurezza, gestione delle attrezzature presenti. RUOC, RUO, RGQ, RFQ e PR (nel caso specifico delle UdR), esaminano le informazioni circa le necessità di formazione relative alle diverse mansioni. 7

8 Pag. 8 a 11 Alcuni bisogni formativi possono essere segnalati anche dal personale dei SIMT che può richiedere all Azienda di attivare corsi di formazione per approfondire e integrare le proprie competenze in aree dove si rileva un gap negativo di formazione. L accertamento della necessità di un attività formativa può avere origine da distinti canali: Audit interni, o verifiche promosse dalla Direzione; Obiettivi e azioni formative da intraprendere in seguito al Riesame della direzione; Neoassunzioni; Carenze formative individuate dai responsabili di settore; Mantenimento delle competenze Sulla base della predetta analisi, il RGQ elabora su base annuale il Piano di Addestramento (cod. FOR- PAD) sottoposto alla approvazione del RUOC/RUO nei SIMT e dalla PR nelle UdR. Ogni corso svolto nell unita operativa deve essere tenuto da personale di provata conoscenza ed esperienza sull argomento e seguire le seguenti fasi: convocazione dei partecipanti con comunicazione anche verbale distribuzione ai partecipanti del materiale ritenuto necessario allo svolgimento del corso, introduzione sullo scopo del corso, su come si intende procedere e sui contenuti, svolgimento del corso, osservazioni e discussione (se previste dai contenuti del corso) conclusioni. Per posizioni funzionali specifiche possono essere previste anche sessioni di addestramento sul campo, con affiancamento ad altro personale già addestrato per un periodo di almeno 4 mesi. Registrazione Al termine di ogni corso deve essere effettuata la registrazione degli estremi del corso sul modulo FOR-VER Verbale di addestramento e, successivamente, sulla scheda di ciascun personale che ha frequentato la sessione di addestramento modulo FOR-ADD. 8

9 Pag. 9 a 11 Al termine dell incontro deve essere verificata l'efficacia dell'apprendimento da parte dei partecipanti attraverso colloqui sulle tematiche discusse e gli esiti positivi o negativi registrati sul modulo FOR-VER. La documentazione di ogni incontro deve essere conservata in apposito archivio, con allegato l elenco del personale sottoposto ad addestramento e le valutazioni sul livello di comprensione raggiunto; devono anche essere conservate le eventuali proposte per modifiche o miglioramenti al contenuto e alle modalità di svolgimento dell incontro. Modalità di addestramento Un corso di addestramento interno deve essere svolto: all assunzione, prima dell introduzione di novità nel campo della qualità e della sicurezza operativa prima dell introduzione di nuovi servizi da realizzare prima dell introduzione di nuove attrezzature per cambio di mansioni. Come addestramento sono da considerare anche: le comunicazioni di qualità e sicurezza; la partecipazione del personale a riunioni di sensibilizzazione; la pubblicazione di alcuni argomenti specifici trattati nelle riunioni del Riesame Direzione; la pubblicazione dei contenuti delle Politiche aziendali, in particolare di quella di qualità, trattamento dei dati e sicurezza sul luogo di lavoro la pubblicazione di obiettivi stabiliti in materia di qualità e gestione di sicurezza. Le tematiche e la programmazione degli incontri vengono stabiliti e pianificati annualmente mediante il modulo FOR-PAD secondo quanto descritto in precedenza. Inoltre durante il periodo di attività lavorativa tutti i dipendenti possono essere sottoposti a dei corsi di formazione. 6.5 Nuove assunzioni e cambio di ruolo Il RUOC/RUO nei SIMT e la PR nelle UdR devono stabilire le competenze minime che ogni 9

10 Pag. 10 a 11 categoria professionale operante nell ambito della Struttura deve possedere, in riferimento a quanto definito dalle competenze professionali del personale sanitario. Il RUOC/RUO definisce prima dell inserimento del personale di nuova assunzione o per il quale sia previsto un cambio di ruolo nell ambito della organizzazione le competenze minime attraverso la registrazione del modulo FOR-VIC.( Valutazione iniziale delle competenze). Il RUOC/RUO o la PR, verificate le competenze iniziali, stabilisce la tipologia e i tempi di addestramento tramite un Piano di Addestramento nuovo personale FOR-PAN. Successivamente all attività di addestramento,registrata sul modulo FOR-INS, viene verificata l efficacia dell addestramento ai fini dell inserimento. L esito finale dell efficacia viene registrato sul modulo FOR-VIC Valutazione iniziale delle competenze. Le attività di addestramento svolte ai fini dell inserimento e la verifica della loro efficacia devono essere documentate e costituiscono parte del fascicolo personale di ogni operatore del SIMT e delle UdR. DOCUMENTAZIONE TIPO DOCUMENTO RESPONSABILE REGISTRAZIONE LUOGO DI CONSERVAZIONE TEMPO DI CONSERVAZIONE FOR-ADD Scheda di Addestramento RGQ/RFQ Fascicolo del personale 30 anni FOR-JOB Description RGQ/RFQ Fascicolo del personale 30 anni FOR-QPE Qualificazione del personale RUOC/PR Fascicolo del personale 30 anni FOR-VAL Valutazione delle competenze RUOC/PR Fascicolo del personale 30 anni FOR-PAD Piano di Addestramento RGQ Fascicolo del personale 30 anni FOR-VER Verbale di addestramento RGQ Fascicolo del personale 30 anni FOR-RDA Registro donazioni annue RGQ UdR Fascicolo del personale 30 anni FOR-VIC Valutazioni iniziali competenze RUO/PR Fascicolo del personale 30 anni FOR-PAN Piano di addestramento nuovo personale RUO/PR Fascicolo del personale 30 anni 10

11 Pag. 11 a 11 TIPO DOCUMENTO FOR-INS Verbale di inserimento RESPONSABILE REGISTRAZIONE LUOGO DI CONSERVAZIONE TEMPO DI CONSERVAZIONE RUO/PR Fascicolo del personale 30 anni 11