La qualità come leva per il miglioramento della competitività nella distribuzione intermedia del farmaco

Transcript

1 La qualità come leva per il miglioramento della competitività nella distribuzione intermedia del farmaco Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti

2 Agenda Vega SpA La piattaforma base per la gestione della qualità Un approccio pragmatico Nuovi strumenti La testimonianza di CTF Group Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti 2

3 Vega SpA Vega S.p.A. Logistica e Automazione Sistemi Informativi Reti e Comunicazio ne Informatica e Farmacia Consulenza Consulenza Consulenza Consulenza Progettazione Progettazione Progettazione Progettazione Project management Sviluppo progetti Reti Assistenza Farmacie Analisi performance DPF DPF/PL Siti e portali web Formazione ECM Sistemi di automazione Formazione Assistenza Outsourcing Cablaggi strutturati Assistenza Assistenza CRS - SISS Centri Tariffazione Assistenza impianti Data Center Vega spa capitale sociale Euro Sede Pavia 6 Filiali - Lallio (BG) - Bagnolo S.Vito (MN) - Padova - B.Vicentino (VI) - Parma - Massa 12 Mio Euro fatturato anno 70 professionisti Internet Data Center Banche Dati Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti 3

5 La piattaforma base per la gestione della qualità Architettura della soluzione DPF - Vega distribuzione prodotti farmaceutici soluzione verticale per la distribuzione intermedia finance e operations livello gruppo società sito logistico parametrica interattiva analitica governo processi operativi utilizza RF utilizza Voice governo sottosistemi di trasporto governo sottosistemi di automazione monitoraggio e controllo processi operativi per funzione e direzione alimenta i sottosistemi di business intelligence alimenta i sottosistemi di conservazione sostitutiva alimenta i sottosistemi di gestione documentale governa i sottosistemi di frontend e di backend Business Intelligence Cruscotti performance commerciali performance logistiche produttività, efficienza personale controllo di gestione KPI ciclo passivo magazzino ciclo attivo Qualità ISO Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti 5

7 Un approccio pragmatico Analisi e impostazione KPI ciclo passivo magazzino ciclo attivo Plan & Do DPF - Vega distribuzione prodotti farmaceutici Architettura della soluzione base dati elaborazione dati Business Intelligence importazione dati estrazione dati elaborazione dati processi e funzioni Definizione dei KPI più idoneo che monitorare l'andamento dei processo aziendale - indicatori generali: misurano il volume del lavoro del processo - indicatori di qualità: valutano la qualità dell'output di processo, in base a determinati standard (p.e. confronto con altri magazzini del gruppo) - indicatori di servizio, o di tempo: misurano il tempo di risposta, a partire dall'avvio del processo fino alla sua conclusione Monitoraggio - Benchmarking logistico - implementato a diversi livelli di controllo - tutti utilizzano il medesimo strumento - tutti hanno accesso alla stessa informazione, con differenti livelli di dettaglio e visibilità Diagnosi e azioni Check & ACT Facilitatore report Miglioramento Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti 7

8 Principali KPI monitorati Ciclo passivo ordini a fornitore referenze, pezzi, valore mese, anno precedente consegne fornitore errori, rotti, scaduti mese precedente ricevimento merci tempo e volumi di consegna, controllo, tendenza mese precedente messa a dimora tempo e volumi, tendenza mese precedente inventari magazzino invendibili causale, referenze, pezzi, valore mese precedente magazzino n del gruppo magazzino 2 del gruppo magazzino 1 del gruppo obsolescenza giorni di copertura, referenze, pezzi, valore mese precedente indici di rotazione tipo farmaco, referenze, pezzi, valore mese precedente Ciclo attivo livello di servizio righe, pezzi, rotture di stock, mancanti ordini ricevuti allestimento resi clienti mese precedente ordini, righe, pezzi, valore, tendenza mese precedente volumi, errori, efficienza dei moduli automatici mese precedente causale, reclami, referenze, pezzi, valore mese precedente Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti 8

9 KPI del Ciclo Passivo Processo / Funzione KPI monitorati / valori / periodo di riferimento ordini a fornitore ricevimento e controllo merci tipo farmaco pezzi ordinati e riscontrati in ricevimento merci valore dei pezzi ordinati e valore dei pezzi riscontrati in ricevimento merci numero giorni di consegna del fornitore giorni di attesa inizio lavorazione (da ricevimento merci ad inizio controllo) ore di controllo merci ore di messa a dimora della merce periodo mese n vs mese n-1 valori valori assoluti valori % tendenze % benchmarking tra i magazzini del gruppo qualità delle consegne del fornitore numero di ordini da definire per fornitore numero di righe da definire per fornitore Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti 9

10 KPI del Ciclo Attivo (1/3) Processo / Funzione KPI monitorati / valori / periodo di riferimento livello di servizio del magazzino a righe evase a pezzi evasi disponibili a magazzino righe non evase pezzi non evasi per rottura di stock attribuibile all ufficio acquisti righe non evase pezzi non evasi per rottura di stock del fornitore righe non evase pezzi non evasi per prodotti non gestiti righe non evase pezzi non evasi periodo mese n vs mese n-1 valori valori assoluti valori % tendenze % benchmarking tra i magazzini del gruppo Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti 10

11 KPI del Ciclo Attivo (2/3) Processo / Funzione KPI monitorati / valori / periodo di riferimento numero ordini ricevuti da data entry automatico manuali data entry ordini clienti numero righe ordine ricevute da data entry manuale automatico numero pezzi ricevuti da data entry automatico manuale rapporto pezzi ricevuti / righe ricevute da data entry automatico manuale periodo mese n vs mese n-1 valori valori assoluti valori % tendenze % benchmarking tra i magazzini del gruppo Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti 11

12 KPI del Ciclo Attivo (3/3) Processo / Funzione KPI monitorati / valori / periodo di riferimento resi clienti resi clienti errori di allestimento causale di accettazione del reso numero clienti numero reclami numero pezzi accettati valore pezzi accettati numero pezzi resi per merce eccedente numero pezzi resi per merce mancante con richiesta di reintegro numero di pezzi resi per merce mancante con richiesta di accredito periodo mese n vs mese n-1 valori valori assoluti valori % tendenze % benchmarking tra i magazzini del gruppo resi clienti merce rotta e/o scaduta numero pezzi rotti o avariati numero pezzi in scadenza breve Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti 12

13 KPI della gestione del magazzino (1/2) Processo / Funzione KPI monitorati / valori / periodo di riferimento rettifiche inventariali obsolescenza di magazzino indice di rotazione numero di inventari effettuati causale della rettifica numero referenze inventariate numero pezzi inventariati valore del numero di pezzi inventariati tipo farmaco aggregazione per giorni di copertura numero referenze numero di pezzi valore dei pezzi a giacenza tipo farmaco numero pezzi venduti numero pezzi di giacenza valore dell indice di rotazione del magazzino periodo mese n vs mese n-1 valori valori assoluti valori % tendenze % benchmarking tra i magazzini del gruppo Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti 13

14 KPI della gestione del magazzino (2/2) Processo / Funzione KPI monitorati / valori / periodo di riferimento movimentazione referenze da magazzino vendibili a magazzino invendibili movimentazione referenze da resi clienti a magazzino invendibili causale di movimentazione numero referenze movimentate numero pezzi movimentati valore del numero di pezzi causale di movimentazione numero referenze movimentate numero pezzi movimentati valore del numero di pezzi periodo mese n vs mese n-1 valori valori assoluti valori % tendenze % benchmarking tra i magazzini del gruppo Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti 14

15 KPI alcuni esempi (ciclo attivo livello di servizio) id KPI settembre 2011 ottobre 2011 confronto andamento 1 Livello di servizio a Righe 92,33% 91,76% - 0,62% 2 Livello di servizio a Pezzi 86,08% 89,05% 3,45% 3 Cancellature in magazzino a Righe ,2% 4 Cancellature in magazzino a Pezzi ,5% 5 Rottura di stock a Righe ,0% 6 Rottura di stock a Pezzi ,8% 7 Fornitore sprovvisto a Righe ,6% 8 Fornitore sprovvisto a Pezzi ,9% 9 Non Gestiti a Righe ,9% 10 Non Gestiti a Pezzi ,8% ,81 93,09 94,1 91,75 91,39 92,03 91,85 92,33 91,76 85 Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti 15

16 KPI alcuni esempi (ciclo attivo resi clienti) Agosto Settembre Macro Causale Descrizione Clienti Reclami Pezzi Valore Clienti Reclami Pezzi Valore 1 X Non Specificata Totale ,66% AV Avariati CA Conf.avariata CD Conf.difettosa CF Conf.macchiata CI Conf.incompleta CV Conf.vuota DA Conf.dannegg IN Conf.non integr RT Confez. rotta SN Scad.non leggi Totale ,63% BI Invend.Farmacia ES Esaur. scorta Totale ,18% MS Merce scaduta SB Scadenza breve Totale ,83% 6 SF Senza fustello Totale ,66% Totale complessivo ,81% Prezzo Medio 9,05 Prezzo Medio 9,17 Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti 16

17 KPI alcuni esempi (ciclo passivo ricevimento e controllo merci da fornitore) KPI monitorati Magazzino 1 Magazzino 2 Magazzino 3 Magazzino 4 giorni di consegna 5,5 5,0 5,2 5,8 giorni di attesa inizio lavorazione 0,2 0,9 0,4 1,3 ore di controllo 1,0 0,9 1,3 1,0 ore di carico 5,1 6,5 5,8 4,0 totale ore di lavorazione interna : 6,1 7,4 7,1 5,5 Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti 17

19 Nuovi strumenti Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti 19

21 La testimonianza CTF Group Alfredo Sassi Direttore Generale Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti 21

22 IL 4 GRUPPO DISTRIBUTIVO ITALIANO PRESENTE IN 29 PROVINCE DEL NORD ITALIA LE AREE STRATEGICHE DI CTF: la capacità di gestire una realtà complessa in modo uniforme, interfunzionale ed organizzato GRUPPO CTF Anno di fondazione 1943 Numero Farmacie servite Unità logistiche 5 N. Dipendenti 282 Province raggiunte 29 Voci direttamente gestite* Media righe evase giorno* Fatturato 2010 (milioni ) 585 * Le voci gestite si riferiscono a tutti i magazzini del Gruppo A. Sassi CTF La qualità GROUP SCRL: come COMPANY leva per PROFILE il miglioramento della competitività nella distribuzione intermedia del farmaco Milano Hotel Michelangelo, 9 Novembre 2011 L. Penuti 22