RENDICONTAZIONE ON-LINE LOGIN MANUALE OPERATIVO

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1 RENDICONTAZIONE ON-LINE LOGIN MANUALE OPERATIVO Informazioni generali: La funzione di rendicontazione on-line, è messa a disposizione per consentire a tutte le aziende iscritte di comunicare tempestivamente ogni variazione anagrafica e contabile della situazione dei Quadri in forza. Tali variazioni provocano di riflesso un tempestivo aggiornamento della situazione anagrafica / contributiva della posizione aziendale. Come è noto infatti il perseguimento dell obbiettivo di mantenere sempre aggiornato il rapporto tra quadri iscritti ed i relativi versamenti contributivi costituisce uno snodo funzionale e contabile irrinunciabile, al quale è legata la tempestiva erogazione delle prestazioni sanitarie da parte degli Enti convenzionati ed il più veloce rimborso di quelle fruite in forma indiretta. Ciò significa, quindi, che ogni Azienda potrà determinare in automatico l importo dei contributi dovuti nel rispetto della normativa vigente, ed avrà modo pertanto di provvedere al pagamento delle eventuali integrazioni dovute in conseguenza dell assunzione dei nuovi Quadri in corso d anno. La procedura può anche essere utilizzata tutte le volte che sia stato effettuato il versamento del contributo annuale per tutti i quadri iscritti attraverso bonifico, senza attendere il Mav emesso dalla Cassa (adempimento che avviene entro il primo trimestre dopo aver provveduto ad aggiornare i dati anagrafici trasmessi dalle aziende). Anche in questo caso gli estremi contabili del versamento effettuato devono essere riportati nella sezione Pagamenti. L accesso al servizio di consultazione e variazione dei dati è regolato dalle credenziali nome utente e password che risultano personalizzate per ciascuna Azienda: - il nome utente (login) è costituito dal numero di codice azienda. - la password da un minino di 6 ad un massimo di 10 campi alfanumerici (lettere e numeri) viene comunicata dalla QuAS con messaggio di dopo che l azienda avrà compilato ed inviata la Richiesta di password provvisoria, mostrato nella figura che segue:

2 L accesso alla pagina di richiesta password provvisoria avviene tramite un collegamento presente nella pagina iniziale di Login come mostrato nella figura che segue: Al primo collegamento, per consentire l iniziale utilizzo della procedura è consigliabile modificare la propria password (già assegnata in automatico dalla Quas). Si suggerisce, inoltre, di adottare l abitudine di modificarla periodicamente come peraltro richiesto nei contesti in cui vada garantita la sicurezza dei dati personali. Come accedere al servizio ( vedi figura n. 1): Per accedere al servizio, si può passare attraverso il sito Quas ( oppure digitando direttamente sul proprio browser l indirizzo diretto: La pagina che appare è quella di riconoscimento o login. Vengono richieste in questo contesto le seguenti due informazioni: Nome utente (digitare il proprio nome utente) Password (digitare la propria password) Voglio cambiare la password. L opzione va attivata ogni volta che si desidera modificare la propria password Se si vuole procedere al solo collegamento, non utilizzare la casella Voglio modificare la password, e digitare solo le proprie credenziali (nome utente e password), quindi fare un click sul tasto ENTRA. Se invece si decide di modificare la propria password (buona norma almeno al primo collegamento ed almeno una volta al mese), fare click sulla casella Voglio modificare la password e digitare nome utente e password vecchi, poi di seguito negli appositi spazi, digitare per due volte la nuova password prescelta. Infine fare click sul tasto ENTRA. La nuova password sarà attiva dal collegamento successivo (vedi figura n. 2). Se si verrà riconosciuti dal sistema (quindi se la coppia utente/password è stata digitata in modo corretto), dopo aver fatto click su ENTRA si arriverà alla pagina principale dell anagrafica Azienda, da dove potranno essere ottenuti aiuti su come proseguire ( vedi figura 3). In caso di problemi di collegamento: In genere se qualcosa non funzionare correttamente, il sistema mostra gli opportuni messaggi di errore o di avvertimento. Si sottolinea di prestare attenzione alle lettere che dovranno essere tutte di carattere minuscolo nel caso in cui nome utente o password siano composte da lettere. Nel caso di modifica della password (min 6 max 10 caratteri), accertarsi di inserire una nuova password evitando di usare caratteri difficilmente rintracciabili sulle tastiere, come gli apici, gli asterischi o lettere accentate. In casi estremi dopo aver tentato alcune volte il collegamento prestando le dovute attenzioni, si prega contattare la Cassa per eventuali verifiche.

3 Come ottenere aiuti dalla pagina principale: Dopo aver correttamente esaurita la procedura di accesso il sistema propone un maschera principale, contenente i dati anagrafici aziendali, che offre la possibilità di ottenere rapidamente una guida in due modi usando i tasti di aiuto contestuale, che sono rappresentati con un punto interrogativo con sfondo azzurro, oppure tramite la scritta HELP su sfondo scuro, che appare insieme alle altre opzioni sulla parte superiore di ogni pagina. Figure: Figura 1 : collegamento o login

4 Figura 2 : richiesta di modifica della password Figura 3 : punti di ingresso per l aiuto dalla pagina principale

5 Introduzione: GUIDA OPERATIVA La procedura si avvia con una prima maschera (vedi figura 3) dalla quale è possibile raggiungere tutte le altre opzioni, che sono: le informazioni anagrafiche aziendali, la situazione contabile (Q01), la lista quadri (Q02), i pagamenti, le modifiche, ed il Logout. Come già accennato nella premessa, per avere informazioni su argomenti normativi specifici si può ricorrere alla funzione HELP tramite le varie icone rappresentate dal segno: che compaiono in varie zone "nevralgiche". Nella parte superiore del video, appare invece il seguente menù: Il menù generale sarà sempre presente in ogni sezione consultata, e consente come si vede dal tasto HELP (primo a sinistra) di accedere ad informazioni generiche sul funzionamento della procedura. Le opzioni sono quindi: Help: si arriva a questa pagina di aiuti generale, Azienda: E' la pagina che consente di modificare gli estremi della propria azienda in termini anagrafici Contabile (QU01): Mostra i quadri in forza anno per anno, fornendo i dati contributivi calcolati in base alle norme vigenti. E' possibile da questa sezione effettuare delle modifiche sui dati che influenzano i calcoli della quota dovuta, come ad esempio la data di nomina o la data di cessazione. Lista Quadri (QU02): Mostra i quadri in forza evidenziando le informazioni anagrafiche. Da qui è possibile effettuare nuove nomine oppure cessare dipendenti non più in forza presso l'azienda Pagamenti: E' una lista suddivisa per anno, nella quale sono mostrati i pagamenti percepiti e registrati contabilmente dalla Cassa in base alle informazioni pervenute dalle banche. Sono mostrati sia i MAV emessi e/o pagati, sia i bonifici. In questa sezione si devono immettere gli estremi di eventuali bonifici effettuati prima della emissione dei bollettini di pagamento da parte della Cassa. Modifiche: Questa sezione mostra un elenco di riepilogo delle modifiche apportate alle anagrafiche dei Quadri. Sono mostrate le sole modifiche non ancora acquisite dalla Cassa. Non appena la Cassa eseguirà tale operazione, la lista dovrà apparire vuota. Logout: Tramite questa opzione, si chiude il collegamento con il server della Cassa.

6 Come si fa per: Visualizzare i Quadri iscritti ed apportare eventuali rettifiche anagrafiche Si apre la sezione Lista quadri Q02 ed appare l elenco dei quadri iscritti; facendo click sul codice del quadro si apre una finestra con i dati anagrafici del quadro che verrà utilizzata per apportare eventuali modifiche anagrafiche. Si fa rilevare che tali variazioni anagrafiche pervengono alla Quas in automatico al momento del salvataggio di tutte le modifiche apportate. "Cessare un dipendente che è andato in pensione o che si è licenziato o che è stato licenziato" Entrare nella sezione "Lista Quadri QU02", quindi individuare dall'elenco dei quadri in forza quello voluto. Fare un click sul "codice quadro", in questo modo si aprirà una finestra con tutti i dati del quadro... immettere quindi la data di cessazione ed infine fare un click sul tasto salva. (maggiori dettagli sono presenti negli aiuti in quella sezione) Iscrivere un nuovo quadro" Dopo aver aperto la maschera Lista quadri Q02, fare click sul pulsante giallo (NUOVA NOMINA) per aprire una finestra operativa che consente la immissione dei dati del nuovo quadro. Inserire in prima fase soltanto il cognome, nome, codice fiscale e data di nomina/assunsione con la qualifica di quadro presso l Azienda. Premere quindi il tasto ricerca che permette di verificare se il quadro risulta già iscritto in precedenza alla Quas. In tale ipotesi i dati vengono riportati automaticamente tramite l apposito pulsante (con la scritta riporta questi dati). Qualora siano variati i dati relativi alla residenza del quadro già iscritto, gli stessi devono essere modificati prima di procedere al salvataggio Qualora invece il quadro non fosse già iscritto alla Quas si deve procedere al completamento degli altri campi. Al termine: premere salva. La procedura calcola in automatico l importo da versare i cui estremi devono essere riportati nell apposito quadro della sezione pagamenti. "Vedere una situazione contabile di un anno diverso da quello corrente" Appena si entra nella sezione "Contabile (QU01)", individuare nella parte bassa della pagina il riquadro di ricerca simile a quello mostrato nella seguente figura: quindi modificare l'anno immettendo quello voluto e fare un click sul tasto "ricerca".

7 Pagamenti: E' una lista suddivisa per anno, nella quale sono mostrati i pagamenti percepiti e registrati contabilmente dalla Cassa in base alle informazioni pervenute dalle banche. Sono mostrati sia i MAV emessi e/o pagati, sia i bonifici. Si precisa che la comunicazione del versamento effettuato e dei relativi estremi contabili (vedi figura n. 4 ) Figura 4 dettaglio dei pagamenti è condizione essenziale per l inoltro delle comunicazioni di nuova nomina. Pertanto la trasmissione dei dati di nuove nomine non è consentita dalla procedura qualora siano mancanti le informazioni relative al pagamento. Si ricorda, a tale proposito, che ai sensi dell art. 2 comma 2 del regolamento vigente un quadro si intende regolarmente iscritto quando l Azienda risulti in regola con il versamento delle quote contributive. Analogamente la funzione di comunicazione dei versamenti deve essere usata in tutte le ipotesi in cui l azienda versi un bonifico, sia per effettuare una regolarizzazione sia quando decida di versare il contributo senza attendere il Mav emesso dalla Cassa. Si sottolinea, tuttavia, che l erogazione dei rimborsi e l autorizzazione alla fruizione delle prestazioni in convenzione hanno come presupposto la verifica bancaria del buon fine del versamento comunicato.

8 Visualizzazione pagamenti e regolarizzazioni: La schermata (Figura 4) permette anche all Azienda di verificare la situazione contributiva nel corso degli anni, Per la visualizzazione dei dati e' sufficiente entrare nella apposita sezione "Pagamenti", da li, occorre fare un click sulla scadenza di riferimento la quale presenta tutti i versamenti effettuati nell anno richiesto.