PROCEDURA GESTIONALE PG 006 PROCEDURA PER LA PROGETTAZIONE DI PIANI ASSISTENZIALI O PROGETTI EDUCATIVI INDIVIDUALI

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1 del 01/02/16 Pag. 1 di 8 INDICE DELLE REVISIONI Numero Data Descrizione Paragrafi Pagine Variati Variate 00 01/02/16 Prima emissione Tutti Tutte RESPONSABILITA ELABORAZIONE VERIFICA APPROVAZIONE DATA 01/02/16 01/02/16 01/02/16 FUNZIONE Responsabile Sistemi Gestione Aziendale Responsabile Sistemi Gestione Aziendale Presidente / Amministratore Unico FIRMA

2 del 01/02/16 Pag. 2 di 8 1 SCOPO Definire le attività e le responsabilità identificate dal Consorzio Obiettivo Sociale per la stesura del piano assistenziale individuale e progetti educativi individuali, da concordare eventualmente con il Servizio Inviante. Il piano si articola nell individuazione di una serie di fasi operative che, coinvolgendo Il /Direttore del Servizio/Direttore e gli Operatori, consentono di formulare, sulla base del materiale raccolto, un ipotesi di intervento mirato sul singolo individuo. 2 CAMPO DI APPLICAZIONE La seguente procedura si applica a tutti i servizi erogati dal Consorzio Obiettivo Sociale che prevedono una progettazione di un intervento assistenziale o educativo individuale per l utente del servizio (residenze per anziani, comunità minori) al fine di perseguire gli obbiettivi di: Individuare, in base alla valutazione psicoanalitica e al materiale di anamnesi raccolto, gli interventi educativi efficaci, l iter di assistenza più adeguato secondo gli esperti che operano presso le strutture dell Impresa oppure gli esperti dell ente inviante. Elaborare una condotta assistenziale/educativa comune e condivisa dagli operatori coinvolti. Monitorare l efficacia del PAI e del predisposto e promuovere interventi di modifica efficaci e tempestivi qualora quanto strutturato si rivelasse non adatto all individuo. 3 TERMINI E DEFINIZIONI Per la terminologia utilizzata fare riferimento al capitolo Termini e Definizioni del MANUALE DELLA QUALITÀ. L abbreviazione SGA identifica il Sistema di Gestione Aziendale. PAI_ =Piano assistenziale individuale _ =Progetto educativo individuale Operatore di riferimento: educatore oppure OSS incaricato dal coordinatore o direttore del servizio. 4 DOCUMENTI. 4.1 Collegati.

3 del 01/02/16 Pag. 3 di Di registrazione. DRQ003 DRQ001-G-006 DRQ002-G-006 DRQ003-G-006 DRQ004-G-006 DRQ005-G-006 Verbale di riunione Pianificazione dei PAI Piano assistenziale individuale Relazione periodica Programmazione PAI Assegnazione tutor 4.3 Allegati. RELAZIONI SERVIZI INVIANTI RELAZIONI DI MEDICI SPECIALISTI 5 RESPONSABILITA. Il Responsabile SGA ha il compito di elaborare con i Direttori la presente procedura ed e di mantenerla aggiornata nel tempo. Tutti gli operatori hanno il compito di applicare la presente procedura. Il direttore, Il /Direttore del Servizio/Direttore, il Direttore gestione servizi hanno la responsabilità hanno il compito di collaborare alla realizzazione della presente procedura. 6 MODALITA OPERATIVE Premessa: Per ciascun individuo a seguito di segnalazione dei servizi sociali o altri enti preposti, viene pianificato un percorso educativo e/o assistenziale, che prima di essere attivato viene sottoposto quando possibile per approvazione ai servizi invianti e parti interessante. Si è cercato di individuare, pur nella diversità delle modalità e della durata del o PAI che varia da persona a persona e nella diversità dei servizi erogati (vedi procedure operative collegate), una sequenza fissa di attività operative. La progettazione è un processo in continuo sviluppo e cambiamento, gestito e tenuto sotto controllo mediante un monitoraggio sistematico da parte dei Coordinatori e degli Operatori coinvolti che richiede flessibilità e capacità di adattamento alle nuove esigenze espresse dall utente o individuate dall équipe o segnalate dai servizi invianti/enti esterni preposti.

4 Fase/ Funzione Presidente/ Direttore Direttore/Coord inatore del Servizio/Diretto re / consulenti Operatore di riferimento Figure professionali Servizio inviante Utente Tutore Famiglia Registrazioni PROCEDURA GESTIONALE PG 006 del 01/02/16 Pag. 4 di 8 Proposta di inserimento Valutazione del caso Inserimento/ osservazione Stesura del PAI- Condivisione del PAI- con le parti interessate (verifica e riesame) Approvazione del PAI- (validazione) R S DRQ001-G-006 -; DRQ001-O-001 Domanda di ammissione o similare; documentazione inviata dal servizio inviante R S DRQ vari (vedi PO001) DRQ003 verbale riunione DRQ005-G-006 Assegnazione Tutor R S DRQ vari (vedi PO001) R S S S DRQ004-G-006 Programmazione PAI DRQ001-G-006 DRQ003-G-006 RELAZIONI SERV.INV. E RELAZIONI PERIODICHE DRQ001-G-006 R S S S S DRQ001-G-006 DRQ002-G-006 PAI R S S S S DRQ001-G-006 DRQ002-G-006 PAI Verifiche sull attuazione del PAI- e modifiche S S S S DRQ001-G-006 DRQ002-G-006 PAI Modifiche e R DRQ001-G-006

5 del 01/02/16 Pag. 5 di 8 variazioni al PAI- Dimissione utente R S S S S S DRQ002-G-006 PAI Le stesse fasi, completate con l indicazione dei responsabili, la pianificazione temporale, l ente inviante, la data di avvio e la persona cui si riferisce, sono riportate nel modulo DRQ001-G-006, che consente di gestire l avanzamento dell iter di progettazione e rimandare a ciascuno dei documenti e delle registrazioni necessarie per il completamento del PAI, il tutto poi contenuto in un apposito dossier. Fase Risorse Esecuzione di: Proposta di inserimento/presa in carico Coord servizio, Direttore di struttura La proposta di inserimento di un nuovo individuo avviene attraverso un primo contatto, generalmente telefonico, con i servizi sociali invianti o altro ente preposto oppure direttamente con la famiglia per le strutture per anziani. In quel momento il Direttore di struttura o Il /Direttore richiede ai Servizi invianti una relazione sul caso e una scheda personale di presentazione della persona che deve entrare nella struttura ospitante (vedi documenti indicati sulla PO-001 relativa al servizio erogato). Valutazione del caso, / Direttore /operatore Il /Direttore, sulla base della relazione/documentazione pervenuta o delle informazioni raccolte, verifica con il supporto dell equipe e del Direttore gestione servizi, che la persona risulti idonea all inserimento nel servizio valutando le motivazioni e le necessità per l ingresso. In caso di valutazione positiva, gli Operatori del servizio inviante/famigliari che propongono il caso accompagnano la persona presso la struttura dell Impresa Sociale deputata al suo inserimento. Nel caso dei servizi territoriali la risposta è sempre positiva e la valutazione riguarda solamente la pianificazione temporale dell intervento in funzione della disponibilità di personale qualificato al momento della richiesta. L ospite e quando risultata possibile i famigliari, vengono accolti dal e dall equipe del servizio, che accompagnano la persona entrante per una visita della struttura. Nel caso dei servizi territoriali avviene un incontro di conoscenza alla presenza dei servizi invianti e del referente dell Impresa Sociale. La finalità di questo primo incontro è duplice: A) In relazione agli Operatori dei servizi sociali conoscenza reciproca e primo confronto operativo verifica delle motivazioni/aspettative degli Operatori esterni rispetto all individuo e al suo inserimento ragioni per la scelta dell Impresa Sociale. B) In relazione all utente:

6 del 01/02/16 Pag. 6 di 8 Inserimento Stesura del progetto /Direttore /Direttore conoscenza reciproca e prime osservazioni delle modalità relazionali e comportamentali valutazione della volontà/disponibilità della persona di seguire/condividere un progetto educativo assistenziale (quando possibile) valutazione della possibilità del servizio di formulare, condividere e applicare un progetto individuale efficace. Se l incontro risulta positivo ed emergono effettive possibilità di un soddisfacente inserimento, gli Operatori dei servizi sociali e del servizio concordano il procedere delle fasi successive. Tutto quanto raccolto a livello di informazioni viene e discusso nel corso delle riunioni di équipe, nella quale viene individuato l educatore - l OSS Tutor di riferimento per il nuovo ospite e registrato sul DRQ005-G-006 Assegnazione Tutor. Tutte le informazioni vengono riportate sul DRQ003 Verbale riunione. Al termine di questa fase, con il supporto dell équipe, Il /Direttore del Servizio organizza l inserimento; si definisce la data di inserimento e i successivi contatti per la condivisione del progetto che verrà formulato. Viene richiesta la documentazione necessaria per l inserimento. Il /Direttore o l operatore di turno lo riceve e guida la sua sistemazione nella camera preparata e quindi l Utente viene poi supportato rispetto alle prime interazioni con gli altri. La Programmazione relativamente alla progettazione individuale e il relativo monitoraggio dei tempi di verifica stabiliti avviene utilizzando il DRQ004-G-006 Programmazione PAI-. Al momento della stesura del PAI- si individuano quattro fasi riportate anche nel modulo DRQ001-G-006 : osservazione e definizione degli elementi di ingresso specifici del caso stesura del Piano/Progetto con definizione dei risultati attesi in termini di obiettivi. approvazione e condivisione del PAI- con il servizio inviante e le parti interessate controlli, verifiche, modifiche e validazioni del progetto sono condotti in accordo con il Servizio inviante e quando possibile con l Utente. Ciascuna fase viene descritta nei punti successivi. Osservazione Operatore di riferimento., /Direttore Questa fase dura circa da uno a tre mesi (vedere singole Procedure Operative PO001) e si articola, quando possibile, nelle seguenti aree di ricerca: raccolta della storia dell Utente valutazione delle modalità relazionali e comportamentali attraverso osservazioni nei diversi momenti di vita comunitaria e di interazione con gli

7 del 01/02/16 Pag. 7 di 8 Stesura del piano Condivisione del - PAI (riesame e verifica) Approvazione del piano (validazione) Direttore di struttura, Figure professionali equipe Direttore struttura, Servizio inviante, Famiglia, Direttore del Servizio/Direttore, Direttore gestione servizi, Servizio inviante, quando possibile famiglia utente altri individui e con gli Operatori valutazione delle capacità relazionali sociali e motorie, delle abilità operative e del grado di autonomia. L osservazione è finalizzata ad una maggiore conoscenza dell Utente e all individuazione di un Operatore di riferimento da parte del /direttore che, acquisendo un ruolo specifico nella rete relazionale dell individuo, possa assumere funzioni di referente sia per l équipe che per la famiglia o per il Servizio inviante. Il materiale raccolto (elementi in ingresso alla progettazione) viene discusso nelle riunioni di equipe per le comunità. A conclusione della fase di osservazione, definiti e raccolti tutti gli elementi in ingresso, si può procedere con l analisi del caso specifico al fine di definire il progetto educativo o piano assistenziale in funzione dei risultati attesi (elementi in uscita). Per quanto riguarda i o PAI la figura responsabile è il /Direttore del Servizio che riceve il supporto delle figure professionali (es.infermiere), l operatore OSS in turno. I dati in ingresso raccolti in fase di osservazione, insieme al Diario giornaliero o Scheda personale (o documenti similare), fungono da input per la progettazione del Piano Individuale e vengono riportati sul modulo di pianificazione dei PAI- (DRQ 061). Il risultato della progettazione è la stesura del DRQ063 Piano assistenziale individuale (PAI) con il quale vengono definiti: vincoli e risorse gli obiettivi educativi assistenziali da raggiungere; le modalità di realizzazione del progetto/piano; i tempi e le verifiche programmate. Nella definizione di questi punti si tiene conto sia delle aspettative e disponibilità dell Utente sia delle indicazioni date dagli Operatori del servizio inviante. Il Piano viene discusso nella riunione di équipe, ed eventuali modifiche e/o integrazioni vengono apportate in base agli elementi emersi nella discussione e nel confronto tra gli Operatori del servizio, in tal modo si procede alla condivisione delle iniziative previste. Momenti di riesame su bozze del progetto possono essere svolte anche con l ente inviante o le parti interessate. Queste riunioni coincidono con quanto la norma UNI EN ISO 9001 indica come riesame e verifica del progetto. La registrazione avviene sul modulo DRQ001-G-006. Una volta condiviso e approvato il piano viene sottoscritto dal Direttore di struttura dopo averlo verificato insieme al Direttore gestione servizi ; questo è la fase che la norma UNI EN ISO 9001 indica come validazione del Piano, cioè il momento nel quale, in condizioni non soltanto ipotetiche ma già operative, il Piano viene considerato definitivo ed applicabile. Quando possibile la validazione avviene di concerto con l ente inviante e le parti interessate (es. famiglia dell ospite per anziani) e di seguito

8 del 01/02/16 Pag. 8 di 8 Verifiche attuazione PAI, equipe Direttore struttura, viene inviata copia ai servizi invianti. (evidenza della validazione sono le firme sul PAI) Verifiche interne: Le riunioni di equipe in cui è presente Il /Direttore sono da considerarsi come vere e proprie attività di controllo del livello qualitativo del servizio erogato e dell identificazione di eventuali necessità di modifiche o variazioni. Nel rispetto dei tempi indicati sui singoli -PAI le riunioni di equipe (in queste riunioni in cui si verifica l attuazione del -PAI sono anche i momenti durante i quali viene verificata la messa in atto del piano, il raggiungimento degli obiettivi ed individuate necessità di modifica al piano. Queste attività di verifica in itinere vengono registrate sul -PAI a cura del della struttura. Il /Direttore è responsabile dell archiviazione, conservazione dei verbali delle riunioni che coinvolgono gli operatori dello specifico servizio in merito all attuazione del progetto/piano individuale. Verifiche programmate con servizi invianti o parti interessate: Periodicamente, se e come previsto da accordi contrattuali con il Committente, Il /Direttore provvede ad inviare copia del -PAI al fine di mantenere aggiornati i servizi invianti. Su richiesta del servizio inviante il /Direttore redige una relazione utilizzando il DRQ003-G-006 Relazione Periodica firmata dal Direttore di struttura. Modifiche e variazioni al PAI Dimissioni dell utente Direttore struttura, Figure professionali Direttore di struttura, Servizio Inviante Famiglia Sulla base dello stato di avanzamento e di eventuali necessità di confronto si valuta con i servizi invianti le necessità di eventuali incontri per valutare il progredire del piano e la sua adeguatezza in termini di bisogni e efficacia delle azioni intraprese. In aggiunta alle modifiche e variazioni possibili nelle differenti fasi della progettazione che precedono la definitiva Approvazione del PAI-, possono verificarsi casi nei quali è necessario operare modifiche al progetto approvato, in relazione a tutti gli elementi precedentemente definiti (obiettivi educativi, modalità di realizzazione del Progetto/Piano, tempi, verifiche programmate). In tali casi le variazioni vengono regolarmente annotate sul DRQ002- G-006 a cura del Direttore di struttura, le cui informazioni costituiscono quindi un indispensabile completamento del PAI. La naturale conclusione del piano assistenziale Individuale è determinata dalla dimissione dell Utente o dalla perdita naturale dello stesso.