PROCEDURA GESTIONALE PG 005 PROCEDURA PER LA PROGETTAZIONE DI NUOVI SERVIZI

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1 del 01/02/16 Pag. 1 di 7 INDICE DELLE EVISIONI Numero Data Descrizione Paragrafi Pagine Variati Variate 00 01/02/16 Prima emissione Tutti Tutte ESPONSABILITA ELABOAZIONE VEIFICA APPOVAZIONE DATA 01/02/16 01/02/16 01/02/16 FUNZIONE esponsabile Sistemi Gestione Aziendale Presidente / Amministratore Unico Presidente / Amministratore Unico FIMA

2 del 01/02/16 Pag. 2 di 7 1 SCOPO Definire le attività e le responsabilità identificate dalla A.S.S.O. Società Cooperativa Sociale per realizzare la progettazione del servizio in coerenza con i requisiti del paragrafo 7.3 della norma UNI EN ISO 9001 in corrispondenza del processo di preparazione dell offerta (vedi PG007) da presentare ad un Committente. In particolare vengono descritti i campi di applicazione della progettazione, vengono identificate le responsabilità e per ciascuna delle fasi della progettazione vengono fornite indicazioni di dettaglio. 2 CAMPO DI APPLICAZIONE La seguente procedura si applica ogni volta che nasce l esigenza di progettare un servizio non ancora definito dalla Cooperativa Sociale. 3 TEMINI E DEFINIZIONI Per la terminologia utilizzata fare riferimento al capitolo Termini e Definizioni del MANUALE DELLA QUALITÀ. L abbreviazione SGA identifica il Sistema di Gestione Aziendale. 4 DOCUMENTI 4.1 Collegati PG Di registrazione DQ001-G-005 Gestione degli appalti e delle convenzioni con ente committente Modulo 4.3 Allegati 5 ESPONSABILITA Il responsabile SGA ha la responsabilità di elaborare ed aggiornare la presente procedura.

3 Direttore Area sviluppo esp. Appalti& Convenzioni Direttore Area Amministrazio ne, finanza e controllo Ente Committente esp. Personale POCEDUA GESTIONALE PG 005 del 01/02/16 Pag. 3 di 7 6 MODALITA OPEATIVE egistrazioni Fase/ Funzione Pianificazione della progettazione ed Identificazione elementi in ingresso Elaborazione del Fasi di riesame Fasi di verifica Fase di validazione documentale Sperimentazione/er ogazione del servizio Validazione finale del (in caso di progetti complessi) S S S DQ001-G-005 Modulo Progetto del servizio DQ001-G-005 Modulo ; (eventuale) DQ001 Verbale di riunione DQ001-G-005 Modulo DQ001-G-005 Modulo DQ001-G-005 Modulo

4 del 01/02/16 Pag. 4 di 7 Fase isorse Esecuzione di: Pianificazione della progettazione e identificazione dati in ingresso al esp.appalti e convenzioni Indipendentemente dalla tipologia di Progetto, la pianificazione viene attuata in funzione della sequenza prevista dal modulo Pianificazione e Progettazione (DQ001-G-005); infatti mediante la progressiva compilazione del modulo in tutte le sue parti, si monitora l andamento del e lo stato di avanzamento del. Il modulo è qui riportato con l indicazione di cosa deve essere dettagliato in ogni parte: TABELLA 1. MODULO PIANIFICAZIONE E POGETTAZIONE Sequenza di Pianificazione Titolo del : Scadenza Committente/Servizio Eventuali partner Elementi di input Descrizione Il titolo deve esprimere, in modo conciso e comprensibile, le finalità del e gli obiettivi che si intende raggiungere con lo sviluppo di uno specifico servizio in campo socio-assistenziale, formativo, educativo e di consulenza Scadenza di presentazione Denominazione committente/servizio richiedente Potenziali partner per la presentazione del 1 - Situazione di partenza analisi del contesto Viene descritto il razionale del, cioè gli elementi interni o esterni che giustificano o consigliano o determinano l attività di progettazione (richieste della committenza, partecipazioni a gare d appalto, analisi del mercato, richieste interne del personale etc) 2 Normativa/vincoli Vengono evidenziati i requisiti cogenti, cioè i vincoli normativi che costituiscono requisiti non rinunciabili di ciò che deve essere progettato 3 - equisiti dei Clienti (committenti o Utenti finali) e delle parti interessate 4 Materiali realizzati dalle cooperative utilizzabili per la stesura del 5 - isorse umane necessarie alla stesura del 6 - isorse materiali necessarie alla stesura del Pianificazione del di servizio Devono essere evidenziati i Clienti all Azienda, siano essi Committenti che Utenti e tutte le altre parti interessate a qualunque titolo che sono coinvolte in ciò che viene progettato nonché le richieste implicite e/o evidenti di loro interesse Vengono elencati i materiali e le esperienze documentate prodotte o in possesso delle cooperative socie inerenti e/o analoghe ai contenuti del da redigere e utili per la stesura dello stesso. Deve essere fatta una stima, quanto più possibile realistica, dell impegno lavorativo (espresso in ore / persona) delle persone interne e esterne alla cooperativa necessarie per la stesura del Deve essere fatta una stima, quanto più possibile realistica, delle risorse economiche e strumentali necessarie alla realizzazione del Se il Progetto è complesso è bene suddividerlo in fasi, che possono essere fra loro contemporanee o sequenziali, ciascuna identificata con un titolo sintetico, da una sintesi delle attività previste e dai responsabili incaricati individuati dalla esp Appalti e convenzioni 1.Definizione dei componenti del gruppo del 2.Definizione del budget di spesa 3.Stesura del 4.Modalità e tempi di esecuzione dei iesami 5.Modalità e tempi di esecuzione delle Verifiche Il viene definito in modo formale I iesami sono svolti dal Direttore Sviluppo con tutte le persone coinvolte nel Progetto (Direttore Amministrazione, Finanza e Controllo, esponsabile Personale) e con le risorse che a qualunque titolo saranno coinvolte nella realizzazione pratica di quanto progettato e per valutare l allineamento della progettazione con i requisiti iniziali, lo stato di avanzamento del Progetto e identificare problemi che possano richiedere modifiche al. Le Verifiche sono svolte dal Direttore Sviluppo per verificare se specifici aspetti del servizio descritti sui documenti di sono compatibili con i requisiti iniziali specificati. Trattasi di un esame della documentazione realizzata in una specifica fase progettuale.

5 del 01/02/16 Pag. 5 di 7 6.Validazione documentale 7.Fase di sperimentazione realizzazione del 8.Validazione sperimentale (dopo l erogazione del servizio ossia dopo l attuazione di quanto progettato) Modifiche apportate Firma del Direttore Sviluppo per approvazione formale se valutato positivamente Firma del Direttore Sviluppo per approvazione operativa se valutato positivamente Descrizione sintetica e rimando a documenti specifici in funzione delle modifiche/correzioni apportate al originale La pianificazione della progettazione e sviluppo può essere descritta in tre macrofasi: a. la descrizione ed analisi della situazione di partenza (analisi dei bisogni); b. la definizione della situazione che si vuole creare (obiettivi); c. l analisi delle strategie e la definizione delle azioni (attività). La prima fase definisce l ambito del con l identificazione degli elementi in ingresso alla progettazione, ovvero dati tecnici, leggi, regolamenti, specifiche di servizio, richieste dei committenti, informazioni da precedenti progettazioni e altri requisiti ritenuti essenziali. La seconda fase consiste nella definizione dei risultati attesi (elementi in uscita) in funzione del servizio che si vuole erogare, ossia: stabilire obiettivi misurabili generali, intermedi e specifici da raggiungere in tempi predefiniti a partire dagli elementi in ingresso e dall analisi della situazione di partenza; definire le specifiche delle singole attività comprese quelle di controllo che nel caso di progettazione di nuovo servizio diventano anche: specifiche del servizio (il COSA: ossia le prestazioni che devono essere garantite, compresi i criteri di accettabilità); specifiche del processo di erogazione del servizio (il COME: ossia i mezzi, i metodi, le apparecchiature, il personale, il materiale acquistato, la sicurezza, gli impianti); specifiche di controllo del servizio e del processo di erogazione (indicatori, momenti di controllo); definire i criteri di accettazione dei controlli; definire le necessità di approvvigionamento. La terza fase consiste nell identificare le strategie possibili di intervento e scegliere la migliore, esaminandone la fattibilità, i vincoli, le risorse, i costi e benefici; in pratica, trasformare gli elementi in ingresso in elementi in uscita in modo efficace ed efficiente. Il può essere suddiviso in pacchetti di lavoro che vengono assegnati a persone interne ed esterne alla Cooperativa Sociale in funzione di specifiche competenze/esperienze possedute; occorre, pertanto, prevedere momenti e modalità di comunicazione con il gruppo di, definire una calendarizzazione dei lavori per incontrarsi e verificare lo stato di avanzamento (fasi di riesame del ). Le informazioni raccolte e le modalità operative individuate vengono poi sottoposte alla Direzione Sviluppo per l approvazione (in caso di progetti complessi) o approvati direttamente dal responsabile appalti e convenzioni.

6 del 01/02/16 Pag. 6 di 7 Elaborazione del iesami del Area appalti e convenzioni Direttore sviluppo Area appalti e convenzioni Direttore amministra zione, finanza e controllo L area di competenza provvede alla stesura del con il supporto del gruppo di progettazione, seguendo quanto previsto dal modulo pianificazione della progettazione dei servizi. Il risultato della progettazione è un documento ( Progetto di servizio ) che descrive in breve, partendo dall input che l ha generato: - la presentazione della A.S.S.O. Società Cooperativa Sociale - la presentazione del - i bisogni/i requisiti del committente e dell utente del servizio; - le condizioni vincolanti - le modalità di erogazione del servizio (organizzazione, attività, la pianificazione temporale) le responsabilità e le risorse e quanto ritenuto importante, per erogare un servizio di qualità. Allo scopo di assicurare l allineamento del processo di progettazione e la rispondenza del servizio ai requisiti specificati e ai dati della progettazione in ingresso, sono previste attività di riesame, registrate nell apposito spazio del modulo DQ001-G-005 (esito del riesame con considerazioni) e se necessario in modo più esaustivo su appositi verbali di riunione (DQ003), che vedono la partecipazione di tutti coloro coinvolti nella stesura del e se possibile delle risorse coinvolte nella futura attuazione del. In genere si effettuano un riesame preliminare una volta definita la situazione di partenza (elementi di input al ), per verificare la fattibilità del, uno intermedio work in progress ed uno finale per valutare quanto è stato progettato. Verifiche di Validazione del esp. personale Direttore sviluppo Presidente Le Verifiche sono svolte dal Direttore sviluppo per verificare se specifici aspetti del servizio descritti sui documenti di sono compatibili con i requisiti iniziali specificati. Trattasi di un esame della documentazione realizzata in una specifica fase progettuale. egistrazione dell esito del momento di verifica viene fatta sul Mod. DQ001- G-005 Pianificazione del. Se ok vengono considerati approvati i documenti esaminati. Il una volta redatto è presentato alla Direzione Sviluppo per valutare il documento ed esprimere una valutazione con un semplice parere registrato sul DQ001-G-005 Modulo. Se la valutazione è positiva si ha la Validazione Documentale di quanto progettato e dei documenti correlati da parte della Direzione attraverso l apposizione di una firma sui documenti stessi da parte della Direzione e si passa alla fase successiva ovvero la presentazione del al Committente. La validazione documentale mette a confronto il modello di servizio pensato con i requisiti in ingresso mentre la successiva validazione sperimentale, viene svolta dopo l implementazione operativa del servizio così come pianificato. Nel caso in cui la valutazione non fosse positiva, si verifica la necessità di attuare delle modifiche o addirittura una nuova progettazione per ottemperare in tal modo ai requisiti non rispettati; in questo caso si segue quanto descritto nel paragrafo Gestione delle modifiche

7 del 01/02/16 Pag. 7 di 7 Sperimentazione /erogazione del servizio Dopo l avvenuta Validazione Documentale si ha la fase di Validazione del servizio (Sperimentazione sul campo del servizio) in quanto la progettazione non deve considerarsi esaurita con l emissione degli elaborati necessari all erogazione del servizio ed il positivo riscontro a tavolino (valutazione registrata sul DQ001- G-005 Modulo ) La necessità di assicurare che il servizio soddisfi definite esigenze e/o requisiti dell utilizzatore richiede una fase conclusiva di implementazione operativa del servizio al termine della quale, se si concluderà con il raggiungimento dei risultati attesi, la Direzione provvede alla definitiva approvazione di quanto progettato che diventa formalmente attività di routine per la Cooperativa/Consorzio (valutazione registrata sul DQ001-G-005 Modulo ). Nel momento in cui il servizio entra nella prassi operativa, la Direzione favorisce l attuazione di tutti i provvedimenti necessari a garantire il continuo monitoraggio e l efficace e regolare erogazione del servizio anche attraverso la puntuale predisposizione di moduli e/o procedure operative. Gestione eventuali modifiche e validazione finale del Presidente Area sviluppo Nel caso si verifichino delle necessità di integrare o modificare il approvato solo in modo documentale si procede come indicato nelle note successive. Le modifiche apportate alla progettazione nelle varie fasi della stessa devono essere esaminate ed approvate e rese note a tutti gli operatori coinvolti. Se, a seguito di momenti di riesame o di controllo pianificato, il Gruppo di Progetto o il suo esponsabile ravvisano la necessità di modifiche al servizio, il esponsabile del Progetto sottopone a chi ha autorizzato e validato il documentale (Direzione o Committente) una revisione del Progetto per una nuova approvazione scritta. La necessità di modifiche possono essere richieste: da chiunque partecipi alla fase di progettazione prima della approvazione documentale da chiunque partecipi all implementazione del servizio dopo l approvazione documentale ma prima della validazione del servizio dalla Direzione Sviluppo /committente incaricata della Validazione Documentale e/o Validazione del servizio da funzioni coinvolte nelle verifiche interne/esterne La necessità di modifiche e le decisioni conseguenti vengono formalizzate nella modulistica predisposta Azione Correttiva o Azione Preventiva e nelle registrazioni ad esse correlate che vengono gestite dal esponsabile Area Progetto con il supporto di eventuali operatori in funzione delle specifiche competenze. In caso di riprogettazione, di norma viene incaricato il esponsabile che ha seguito la stesura del originario. NB: Le singole procedure operative relative ai vari servizi erogati possono indicare moduli supplementari specifici da utilizzare nelle fasi sopra indicate.