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1 BABEL Sistema di gestione integrata documentale Motivazioni e aspettative del progetto L Azienda USL di Bologna (AUSL) a decorrere dall anno 2009 haa avviato unn percorso di revisionee dei propri sistemi di gestione documentale che, a seguito di un attenta analisi dei prodotti offerti dal mercato, ha portato alla decisione di sviluppare in autonomia il sistema software denominato o BABEL. La progettazione si è concentrata sull obiettivo primario di gestire al meglio il processo di trasformazione verso una Amministrazione Digitale, come previstoo dal Codicee dell Amministrazione Digitale (CAD) (D.lgs.. 82/2005 e s.m.i.), il quale vede l informaticaa come strumento privilegiato nei rapporti tra la Pubblica Amministrazione, i cittadini e le imprese. La dematerializzazione rappresenta uno dei temi centrali del processo di innovazione. La revisionee e informatizzazione dei procedimenti e laa loro organizzazione in fascicoli digitali rappresentaa anzitutto l occasione di migliorare l efficienza e la qualità dei processi produttivi.. Peraltro costituisce il fattore abilitante perr un azione realmente trasparenza a. La ricerca dell efficienza del processo nonn ha potutoo prescindere dall importanza data al tema dell usabilità delle interfacce utente e della loro intuitività; caratteristiche indispensabili per favorire un coinvolgimento nei processi operativi di tutti gli attori necessari. Il percorsoo ha volutoo avviare un vero e proprio processo di crescita culturale per portare allaa diffusione di un interesse naturale all innovazione e alla semplificazione (nonché al miglioramentoo della propria attività quotidiana), rendendo questi aspetti un obiettivo comune e condiviso a tutti i livelli dell organizzazione. Cos è BABEL è una piattaforma composta da diversi moduli e applicazioni progettata e realizzata nel corso di diversi anni con l obiettivo di supportare il processo di completa c dematerializzazione dei flussi documentali all interno dell azienda AUSL di Bologna. L implementazione di BABEL ha favorito e supportato una profonda reingegnerizzazione dei processi di gestione documentalee Amministrativa dell Azienda. Il primo insieme di processi avviati all internoo di BABEL contiene: Protocollo; Determine; Delibere; A fianco dei verticali applicativi che implementano i suddetti processi, BABEL ospita un set di strumenti applicativi di supportoo (PEC web client, PEC gateway, Gestionee documentale GEDI, Gestione contatti, ). Oltre ai moduli nativi della piattaforma BABEL, grazie ad interfacce applicative aperte, è possibile integrare in essa moduli gestionali di terze parti. I principi guida che hanno caratterizzato la realizzazione della Piattaforma sono stati: forte modularità e flessibilità delle soluzioni; 1

2 apertura: specifiche interfacce applicative dedicate ai a diversi moduli semplificano l integrazione con sistemi esterni o il riuso anche di singolee componenti della piattaforma; interfacce utente web based, capaci di garantire una esperienza d usoo piacevolee e intuitiva: nonn è un sistema per specialisti dei procedimenti ma vocato all utilizzoo distribuito e diffuso; Risultato raggiunto BABEL è stato avviato nel Giugno La prima settimana il sistema è stato utilizzato da 995 persone. Ad A oggi gli utilizzatori del sistema sono più di 2000, con un accesso giornalieroo medio di circa 700 utenti. Tutti i documenti prodotti dall avvio di BABEL sono originali informatici, firmati digitalmente mentree la documentazione cartacea esterna, registrata nel sistema, viene digitalizzata. Tutta la documentazione amministrativaa viene gestita, condivisa, veicolata e conservata attraverso processi interamente digitali. 2

3 Moduli principali La piattaforma si compone di: una scrivania virtuale unica; un sistema evoluto di gestione delle caselle di posta elettronica certificata (PEC) un sistema di gestione documentale integrato con i flussi documentali; un applicativo integrato perr la gestionee del flusso documentale di Protocollo un applicativo integrato per la gestione del flusso documentale delle Determinazionii Dirigenziali un applicativo integrato per la gestione del flusso documentale delle Delibere della Direzionee Generale un sistema per la gestione dei fascicoli documentali informatici, un sistema per la gestione del Titolarioo di classificazione; un sistema per la gestione del Massimario di selezione; uno strumento di firma digitale semplificata; un sistema evoluto per la gestione di rubriche, che integra rubriche interne ed esternee all Ente; un sistema evoluto per la gestione del versamento in conservazionee al sistema regionalee PARER. 3

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5 Riuso e Licenza BABEL è un progettoo software interamente sviluppato da AUSLL di Bologna, che integra al suo interno varie tecnologie open-source. La soluzione è di proprietà di AUSL di Bologna e vienee messa a riuso (inserire link a c, comma 1 dell art. 68 del CAD. Non prevede alcun onere di licenza a terzi per essere acquisita e messa in esercizio. Link a licenza Se c è, link a agid su nostra scheda ) della Pubblica Amministrazione italiana in conformità a quanto previsto dalla lett. Organizzazione del progetto Il processo di revisione dei flussi documentali svolto nell AUSL ha seguito un percorsoo metodologico suddiviso in diverse fasi. Con la costituzione del Gruppo di Progetto, nel 2010, la prima fase si è concentrata sull analisi del contesto normativo e organizzativo, sulla definizione dei bisogni, con particolare attenzione allaa valutazione dell impatto e alla gestione del cambiamento. Conclusa l analisi dell AS IS e formulate lee prime ipotesi del divenire, la seconda fase è iniziataa con un analisi di mercato alla ricerca di unaa soluzione software soddisfacente. A seguito di questa analisi, valutando insufficienti le proposte dii mercato, si è deciso di d procederee con la progettazionee di un sistema informativo nuovo e completoo per la gestione documentale. L ipotesi di sviluppo (TOO BE) è stataa progressivamente confermata dal confrontoo con i vari livelli aziendali e i futuri utenti. Nella terza fase, durata oltre un anno, si è cercato di attivare un u meccanismo di confronto e di coinvolgimento degli utenti sistematico, in modo da migliorare la progettazione e favorire l accoglienza del sistema in creazione. A questo scopoo a fine 2011 è stato istituito formalmente il Network di Progetto: un gruppo che con specifica formazione e condivisione degli obiettivi, nel corso del 2012 ha supportato le attività di analisi e di sviluppo, oltre che svolgeree il compitoo fondamentale di preparare l azienda al cambiamento; la formazione e l estensione all azienda ha mantenuto questa struttura su più livelli. Gli appartenenti al Network di progetto sono stati gli attori principali della formazione ai proprio colleghi. 5

6 Figura 1 Il percorso progettuale La comunicazione è stata un elemento fondamentale per la riuscita del progetto. Da questo punto di vista, oltre le informazioni distribuite in modo puntuale al Network e da esso convogliato alle diverse articolazioni, di forte impatto è stato l uso della Intranet Aziendale attraverso la creazione di un appositaa area che ha accompagnato tuttoo il percorso di crescitaa del Network, l avvio del sistema e la sua stabilizzazione. Prospettive di evoluzione A quasi un anno dall avvio BABEL è utilizzato da più di 1800 persone p con un trend di crescita ancora positivo. Essendo nato con l obiettivo di seguire la PA nei suoi cambiamenti, il sistema continua a evolvere. 6

7 I progetti per il prossimo anno vedono la realizzazione di un nuovo modulo per la gestione dei procedimenti amministrativi che possa rispondere alle esigenze di d un loro completo monitoraggioo quindi al miglioramento delle performance aziendali, e di un portale Amministrazione Trasparente alimentato in manieraa dinamica e automatica dai sistemi di flussi documentalid i. Anche in virtù della diffusa tendenza all accorpamento e unificazione dei servizi delle Aziendee Sanitarie e Ospedaliere, un obiettivo strategico evolutivo per la piattaforma p è quello di consentiree un agevolee e corretta gestione di più enti, entrambe supportate da BABEL, che scambiano dati, informazioni e documenti tra loroo (BABEL Multiazienda). L evoluzione del sistema non è tuttavia limitata al solo aspetto informatico. Già nei primi mesi dall avvio di BABEL, ad esempio, è iniziata la seconda fase di revisione del Titolario, con l obiettivoo di integrarlo con il Massimario di selezione e scarto, in modo da d implementare la gestione dei tempi di conservazione in GEDI (e( di conseguenza, trasmetterli al ParER). 7