COMUNE DI PORDENONE Controllo di Gestione

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1 COMUNE DI PORDENONE Controllo di Gestione - Referto del Controllo di Gestione sull'esercizio GALLERIA DELLE ESPERIENZE Controllo di Gestione: Best Practices REFERTO DEL CONTROLLO DI GESTIONE - ESERCIZIO 2000 Il report è composto di otto sezioni: a) Attività del centro Una breve introduzione illustra le caratteristiche delle attività salienti del centro di costo evidenziando gli aspetti più interessanti dell'ultimo triennio, le eventuali modificazioni significative intervenute nella normativa. b) Risorse umane assegnate Vengono evidenziate le risorse umane effettivamente disponibili e le ore lavorate dal personale addetto al centro di costo nell'ultimo triennio. Il numero medio di addetti (anni-uomo) è calcolato tenendo conto del periodo di presenza effettiva nel centro di costo, della percentuale di assegnazione nel caso di personale multi centro, dei rapporti di lavoro a part-time. Vengono quindi esclusi i periodi di astensione dal lavoro per aspettativa sindacale, maternità, ecc., in modo da avere l'effettiva indicazione delle risorse a disposizione nel periodo. c) I dati finanziari Viene esposta una sintesi del bilancio finanziario 2000 per centro con l'evidenza dell'evoluzione delle entrate e delle spese (c) nel corso dell'esercizio: sono riportate le previsioni iniziali e finali di parte corrente e i dati di accertamento e impegno come risultano dal Conto consuntivo. Sono esposte le eventuali poste a destinazione vincolata (D.V.), per la maggior parte derivanti da trasferimenti o capitoli ove esiste un "vincolo" di destinazione tra entrata e spesa. Tali voci influenzate da variabili esterne non direttamente dipendenti dall'azione dei responsabili di servizio, vengono escluse dal calcolo dei primi tre indicatori finanziari (c1). Sono quindi indicati per la spesa e per l'entrata (corrente) lo stanziamento iniziale e finale dei residui con le eventuali maggiori - minori entrate o economie di spesa. Viene esposta, infine, una sintesi di attività della parte investimenti, per un maggior dettaglio si rinvia alla relazione predisposta dal Dipartimento Servizi Sviluppo Territoriale. I

2 c1) Indicatori finanziari Al fine di monitorare il grado di utilizzo delle risorse assegnate, si sono utilizzati una serie di indicatori, per mettere in evidenza quei valori che oltrepassano una certa soglia predefinita, focalizzando così l'attenzione solo sui punti che potrebbero presentare criticità. L'obiettivo generale è quello di predisporre degli indici base, da raffrontare con quelli degli esercizio successivi, puntando ad un continuo miglioramento delle performance, nell'ottica di una sempre maggior efficienza nell'utilizzo delle risorse. L'utilizzo di tali informazioni sarà utile già a partire dalla fase delle previsioni iniziali di bilancio, delle successive integrazioni, puntando ad anticipare l'utilizzo di parte delle economie di gestione, già in corso di esercizio, per finanziare nuovi o maggiori interventi. 1 La presenza di un indicatore con un parametro di tipo non deve essere considerato a priori come un segnale negativo nella gestione del centro, esso consente di focalizzare l'attenzione su un parametro critico. Solo la successiva più approfondita analisi dell'attività svolta consentirà di comprendere la reale valenza della segnalazione. La funzione del Controllo di Gestione, e in particolare questo report, è quella di controllo guida, quella di fornire un cruscotto di indicatori che misurano determinate dimensioni, rilevando gli scostamenti da quanto preventivato e i risultati nel medio periodo. Non spetta al C.d.G. esprimere valutazioni, ma fornire gli elementi perché Amministratori e Dirigenti possano valutare la gestione dei servizi. Per utilizzare un esempio didattico è possibile paragonare l'attività del C.d.G. a quella di un misuratore della pressione arteriosa: rilevato un valore (indicatore) "fuori norma" spetta al responsabile stesso comprendere il significato del parametro dandogli scarsa importanza, ad esempio, se il valore è stato misurato al termine di una corsa, o diversamente preoccupandosi di analizzare le cause della criticità emersa. Si tratta dunque di uno strumento di supporto all'attività dei responsabili. 1 Lia Brogiolo - Il nuovo ordinamento finanziario e contabile degli Enti Locali - Controllo di gestione e qualità totale. II

3 LEGENDA DEGLI INDICATORI 1) Capacità di stare nelle previsioni (spesa corrente - titolo I) ,00% 105,01-110% >110,00% Evidenzia il grado di rispetto delle previsioni iniziali di spesa corrente (escluse D.V.) 2) Capacità di realizzazione delle previsioni (Entrata titoli I II III) 95,00-100,00% 90,0-94,99% <90,00% Evidenzia il grado di rispetto delle previsioni finali di entrata corrente (escluse D.V.) 3) Capacità di spesa 95,00-100,00% 90,00-94,99% <90,00% Evidenzia il rapporto tra risorse impegnate e previsioni finali (escluse D.V.) 4) Velocità di spesa 70,00-100,00% 40,00-69,99% <40,00% Evidenzia il rapporto tra pagamenti e risorse impegnate 5) Capacità di determinazione dei residui 90,00-100,00% 85,00-89,99% <85,00% L'indicatore rapporta i residui finali con gli iniziali evidenziando la capacità di determinazione dei residui passivi (effettuata l'anno precedente) 6) Smaltimento dei residui 70,00-100,00% 50,00-69,99% <50,00% Evidenzia il rapporto grado di smaltimento dei residui rapportando i pagamenti effettuati a residui con i residui finali Per tutti gli indicatori* se in valore assoluto l'importo è inferiore a 6 milioni viene considerato irrilevante *(esclusi gli indici 4 e 6) se superiore a 50 milioni rilevante III

4 Si rilevi che una quota ancora consistente delle risorse accantonate a residui passivi (debiti per l'amministrazione), di parte corrente, con il Conto consuntivo 1999, vengono dichiarate, con il Conto 2000, economie di spesa (1.496 milioni - paradossalmente superiori alle economie in conto competenza). Analizzando i dati di budget per centro di costo si avverte l'esigenza di migliorare la fase di determinazione dei residui passivi da parte dei responsabili. L'operazione consentirebbe di anticipare l'utilizzo di risorse che rimangono altrimenti a lungo giacenti nelle casse dell'ente. Anticipando l'utilizzo dei fattori produttivi la gestione può essere resa sicuramente più efficiente. Per monitorare il fenomeno sono stati esposti (c1) gli indici relativi alla capacità di spesa della gestione di competenza (degli esercizi ) e solo per gli esercizi 1999 e 2000 gli indici di capacità di spesa totale, tenendo conto anche della gestione residui. L'obiettivo a cui puntare è quello di ridurre al minimo, ai soli minori pagamenti, le economie in conto residui. Accanto alla tabella dei valori di spesa vengono inoltre indicate le economie sul budget di competenza e in conto residui in valore assoluto e percentuale. Il budget a disposizione del centro, viene quindi riepilogato per tipologia di spesa (c2) (con esclusione delle destinazioni vincolate) e per responsabile (c3). Viene quindi fornita una sintetica motivazione degli incrementi sul budget iniziale, delle minori o maggiori entrate di competenza o in conto residui, delle economie della gestione corrente o in conto residui. Per comprendere l'importanza del fenomeno, che può contribuire ad incrementare sensibilmente le somme a disposizione in un esercizio per spese di tipo discrezionale, si espone di seguito una scomposizione dell'avanzo di amministrazione 2000 per tipologia di provenienza: Scomposizione avanzo di amministrazione 2000 per milioni (26%) dal precedente avanzo non utilizzato per milioni (37%) da economie sui residui passivi (della gestione corrente - Tit. I) per 287 milioni ( 7%) da maggiori entrate in conto residui attivi e minori spese al Tit. II) per milioni (30%) da economie della gestione di competenza (corrente) per milioni totali Si rilevi come escludendo la quota derivante dal precedente avanzo le economie derivanti dalla gestione residui rappresentano circa il 50% delle economie totali. Economie spesa corrente 30% Maggiori entrate residui attivi 7% Residuo avanzo precedente 26% Economie su residui passivi 37% IV

5 d) Rendiconto della contabilità analitica - Referto del Controllo di Gestione sull'esercizio La sezione relativa alla Contabilità analitica, la più innovativa e importante del report, è stata arricchita quest'anno con l'esposizione per tutti i centri anche della posta relativa ai ricavi diretti. Con l'ausilio della contabilità analitica si è in grado di monitorare i costi e i proventi suddividendoli per centro di costo (e per attività svolta), è ciò ci consente di comprendere come sono state effettivamente impiegate le risorse e quante ne servono realmente, senza appesantire con eccessive frammentazioni la contabilità finanziaria, ed azzerando quella dose di incertezza che è comunque legata all'impegno di spesa a consuntivo. L'utilizzo della Contabilità analitica, fortemente voluta e da sempre coordinata dal Controllo di gestione, come metodologia per misurare l'efficacia e l'efficienza dell'azione amministrativa, è un'esperienza importante che ha dotato l'amministrazione comunale di un ulteriore prezioso strumento di lettura e di governo delle attività dell'ente osservate da una prospettiva abituale alle aziende private qual' è quella dei costi. L'utilizzo di tale metodologia non è obbligatorio per gli enti locali, ma il Comune di Pordenone ha utilizzato le possibilità offerte dall'art. 232 del T.U. che afferma: "gli enti locali, adottano il sistema di contabilità che più ritengono idoneo per le proprie esigenze". Duplice la valenza del report di analitica: una valenza interna al fine di governare con ulteriori basi conoscitive i processi decisionali, una valenza esterna per dotare i titolari delle funzioni di indirizzo e controllo (il Consiglio comunale e la Giunta comunale innanzitutto e i cittadini più in generale), di una batteria di dati organizzati secondo logiche di rigore e trasparenza. Le occasioni di utilizzo delle informazioni provenienti dalla contabilità analitica sono infatti molteplici: a) rende possibile una lettura dei conti dell'ente con una maggiore chiarezza e trasparenza; b) affrontando problemi e scelte di esternalizzazione dei servizi pubblici; c) nelle analisi di convenienza e valutazioni di tipo make or buy per determinate attività; d) in sede di determinazione delle tariffe; e) nella misurazione dei risultati e dell'economicità dei servizi e della loro evoluzione nel tempo. Quantificare le risorse utilizzate con un valore economico ci aiuta a definire il costo di un attività o di un prodotto e dunque a programmare con miglior cognizione l'attività futura. Un ulteriore beneficio indiretto non marginale è offerto dalla possibilità di effettuare l'opzione IRAP per i servizi commerciali in sede di dichiarazione. L'opzione comporta il passaggio dal regime normale, nel quale si applica il metodo retributivo, alla determinazione della base imponibile secondo il criterio della produzione netta, così come avviene per le imprese. Data la tipologia V

6 di attività commerciali gestite dall'ente, generalmente non orientata al profitto, il Comune ha recuperato oltre 150 milioni di imposta per l'esercizio 1999 e oltre 180 milioni per l'esercizio 2000 (i centri interessati sono Casa Serena, il Servizio Asili nido, il Servizio trasporti scolastici e il Servizio impianti sportivi). Nella sezione d) viene quindi esposto, per ogni centro di costo, il dettaglio dei costi e i ricavi diretti del triennio , per i servizi commerciali vengono esposti anche i risultati di gestione. Nella lettura dei risultati di gestione si tenga presente che rimangono esclusi i costi indiretti generati dal centro, variabile non irrilevante nell'ipotesi, ad esempio, di esternalizzazione del servizio. e) Rendiconto analitico attività La sezione della scheda presenta una sintesi dei dati delle principali attività svolte dal centro di costo (Es. attività di progettazione, di assistenza al Consiglio Comunale, ecc.): in alcuni casi è stato anche indicato il costo complessivo dell'attività svolta, in altri casi viene indicata la percentuale di tempo dedicato all'attività. Viene esposto inoltre lo scostamento registrato con i valori relativi all'esercizio precedente. Sono inoltre forniti i principali indicatori di produzione delle medesime attività (Es. n. di iscritti all'asilo nido, n. di progettazioni, n. di impegni di spesa). f) Indicatori diversi La sezione degli indicatori è stata personalizzata per centro di costo individuando l'indicatore più appropriato per monitorare in sintesi l'attività del centro di costo. Come per la sezione precedente questa parte del report verrà implementata e affinata nel tempo in collaborazione con i Direttori di Settore e i Responsabili di centro, correggendo eventuali anomalie. Nella lettura di questi indicatori risulta indispensabile comprendere come gli stessi non devono essere considerati in via assoluta, (i risultati cambiano, infatti, al variare del criterio di calcolo impostato), ma vanno utilizzati per comprendere le dimensioni dei fenomeni monitorati e il trend, nello spirito di un continuo miglioramento dell'attività dell'ente. Per i servizi a domanda individuale viene inoltre esposta una sintesi del grado di soddisfacimento della domanda. g) Dati informativi generali La sezione è compilata solo per i centri per i quali esistono dei dati informativi di tipo generale attinenti l'attività del servizio. VI

7 h) Grado di raggiungimento degli obiettivi Referto del Controllo di Gestione sull'esercizio Viene esposta una sintesi del grado di raggiungimento degli obiettivi assegnati nel Appendice In appendice si espone una sintesi generale dei dati della Contabilità analitica raffrontati con quelli dell'esercizio precedente, della spesa corrente complessiva per tipologia, delle risorse di parte corrente e in conto residui per Direttore responsabile. Studio progettazione e elaborazione report a cura di: xxxxx yyyyy xxxxx yyyyy xxxxx yyyyy - xxxxx yyyyy del Controllo di Gestione VII