CIRCOLARE SPECIALE -

Transcript

1 VIA Torino, 3 febbraio 2014 A tutti i Clienti CIRCOLARE SPECIALE - REGOLE TENUTA DELLE SCRITTURE CONTABILI PRESSO LO STUDIO NARDINI DOCUMENTO RISERVATO AI CLIENTI DI CUI SIAMO TENUTARI DELLE SCRITTURE CONTABILI Per consentire allo Studio una corretta tenuta della Vostra contabilità Vi invitiamo a voler rispettare le seguenti tempistiche e modalità nella gestione e consegna dei documenti. TEMPI DI CONSEGNA DEI DOCUMENTI Le fatture e tutta la documentazione per la tenuta delle scritture contabili come sotto elencata, deve essere consegnata allo Studio: ogni mese (indipendentemente dal regime Iva Mensile o Trimestrale) in unica soluzione ( con consegna quindicinale) in ogni caso, entro il giorno 8 di ogni mese Lo Studio si riserva di non accettare i documenti inviati in modo casuale e frammentario o con modalità diversa da quelle infra indicate. SOLLECITO DELLA CONSEGNA DEI DOCUMENTI Lo Studio non è tenuto a sollecitare la consegna delle fatture e degli altri documenti contabili e non provvederà quindi ad alcuna richiesta in tal senso. 1

2 DOCUMENTI DA CONSEGNARE Tutti i clienti devono consegnare allo Studio, mensilmente: 1. fatture emesse e ricevute 2. altri documenti di spesa 3. documentazione rimborsi spese dipendenti ed amministratori 4. contabili bancarie recanti liquidazione interessi (attivi e /o passivi), addebito spese e competenze 5. prospetti paga (note contabili) fornite dal consulente del lavoro (escluse paghe elaborate dallo Studio) 6. F24 ed F23 quietanzati, pagati nel mese precedente (esclusi pagamenti telematici gestiti dallo Studio) 7. bolle doganali, D.A.U., ed altri documenti relativi operazioni doganali 8. lettere d intento IVA ricevute da esportatori abituali 9. lettere di intento IVA emesse in qualità di esportatori abituali 10. fogli corrispettivi 11. schede carburante 12. piano di ammortamento mutui (al momento della sottoscrizione del contratto) e contabile che riporti la suddivisione tra quota capitale e interessi (all atto del pagamento delle rate) 13. copia contratti di locazione e leasing sottoscritti 14. copia del libretto di circolazione delle auto e autocarri compravenduti (unitamente alla fattura) 15. ogni altro documento contabile o fiscale utile o necessario per una corretta tenuta della contabilità (nel dubbio si prega di chiedere). Per le importazioni (extra UE) occorre tenere abbinate, fattura di acquisto, bolla doganale, e fattura spedizioniere da consegnare allo Studio nello stesso momento. I clienti in contabilità ordinaria devono inoltre consegnare allo Studio mensilmente: 1. prima nota cassa e banca 2. estratti conto bancari mensili 3. estratti conto carte di credito/debito/paypal etc. 4. giustificativi di cassa. 2

3 MODALITA DI CONSEGNA DEI DOCUMENTI I documenti devono essere trasmessi con le seguenti modalità: FATTURE ACQUISTI Numerate progressivamente (protocollo) Su carta in originale o fotocopia In formato elettronico PDF FATTURE VENDITA In formato elettronico PDF (---scelta consigliata---) In originale o fotocopia PRIMA NOTA CASSA E BANCA (per la contabilità ordinaria) In formato elettronico su file EXCEL fornito dallo studio (--scelta consigliata--) In formato elettronico scelto dal cliente In formato cartaceo (--scelta non consigliata--) 3

4 ULTERIORI DISPOSIZIONI GENERALI sulla TENUTA E COMPILAZIONE DEI DOCUMENTI Per TUTTI I CLIENTI 1. numerare progressivamente le fatture di acquisto (la numerazione inizia al 1.1 e termina al 31.12) 2. verificare di aver compilato il foglio corrispettivi (se esiste), sia nelle colonne delle aliquote sia in quella dei totali, compresi i totali finali a fondo pagina 3. verificare che ricevute e scontrini (non allegati a fattura) - es. alberghi, ristoranti - siano correttamente intestati e compilati (sin dall origine) dal soggetto che li emette. 4. verificare la completa compilazione delle carte carburante in tutti i loro campi Per i PROFESSIONISTI Tutti i documenti emessi e di spesa devono indicare: 1. la data di incasso o pagamento 2. la modalità (es. contante, bonifico, assegno, carta di credito, bancomat, paypal, etc.) 3. devono essere accompagnati da una prima nota cassa e banca ONORARI SUPPLEMENTARI per DIRITTI DI URGENZA e SCARICO DI RESPONSABILITA Lo Studio si riserva di non accettare e o contabilizzare i documenti: non numerati progressivamente (numero protocollo) consegnati con modalità non univoche o comunque in modo confusionario (ad es. parte cartaceo originale, parte fotocopia, parte fax, etc) trasmessi ad indirizzi di posta elettronica diversi da fatture@studionardini.com 4

5 Lo studio non può garantire la contabilizzazione immediata o comunque in tempo utile per la liquidazione iva del mese, dei documenti: ricevuti dopo i termini sopra indicati trasmessi con modalità non conformi a quelle indicate nel presente documento Lo studio, quindi, a propria insindacabile discrezione si riserva di: registrare i documenti ricevuti dopo il giorno 8 di ciascun mese ed addebitare un diritto di urgenza pari a 50% dell onorario mensile dovuto; rinviare la registrazione di detti documenti nei termini utili per la prima liquidazione IVA successiva, con pieno scarico di responsabilità; e comunque addebitare il diretto di urgenza di cui sopra, in tutti gli altri casi in cui la documentazione venga consegnata allo Studio con modalità difformi da quelle indicate, indipendentemente dalla data di consegna. Cordiali saluti. Studio Nardini 5