MANUALE TECNICO PER LA REGISTRAZIONI DELLE INFORMAZIONI RELATIVE

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1 DIREZIONE REGIONALE SALUTE E POLITICHE SOCIALI AREA SERVIZIO INFORMATIVO SOCIO SANITARIO MANUALE TECNICO PER LA REGISTRAZIONI DELLE INFORMAZIONI RELATIVE ALL ATTIVITÀ DEL SISTEMA INFORMATIVO DELLE RESIDENZE SANITARIE ASSISTENZIALI (S.I.R.A) ISTRUZIONI PER GLI OPERATORI DEI CAD OTTOBRE 2017

2 INDICE PRIMA PARTE - DESCRIZIONE DEL PERCORSO L ACCESSO IN RSA pag. 3 PROROGHE PER GLI OSPITI IN RSA pag. 4 SECONDA PARTE UTILIZZO DEL SISTEMA INFORMATIVO LOGIN pag VALUTAZIONI INIZIALI pag VALUTAZIONI PER PROROGA pag STAMPA CERTIFICATI pag UTILITA E DOCUMENTAZIONE pag. 12 2

3 DESCRIZIONE DEL PERCORSO - panoramica generale L ACCESSO in RSA Richiesta di valutazione La persona (o familiare/tutore, MMG, personale sanitario) presenta domanda per l ingresso in RSA rivolgendosi direttamente al proprio CAD di residenza. Il CAD di residenza inserisce i dati anagrafici nel sistema informativo insieme alle informazioni necessarie ad individuare la provenienza del richiedente e il luogo in cui avverrà la visita della persona. - Se la persona si trova nel territorio del proprio CAD di residenza, il nominativo comparirà nell elenco delle Valutazione Residenti con accanto le opzioni a disposizione delle U.V.M a supporto dello svolgimento della valutazione (ad es. scheda RUG in bianco da stampare e portare con sé nell attività di valutazione). - Se la persona non si trova nel territorio del CAD di residenza, il nominativo comparirà sempre nell elenco delle Valutazione Residenti ma per esso sarà possibile utilizzare le opzioni a disposizione delle U.V.M a supporto dello svolgimento della valutazione ovvero utilizzando l opzione delega CAD sarà possibile delegare la valutazione al CAD di competenza territoriale (cioè quello del distretto dove si trova, anche temporaneamente, la persona). L uso dell opzione funziona come notifica al CAD delegato. Il Sistema Informativo permetterà a ciascun CAD la visione della lista di persone da valutare, incluse quelle non residenti per cui si è ricevuta una delega. Valutazione Al momento della valutazione, il CAD compilerà la scheda RUG (la versione cartacea può essere scaricata direttamente dal portale) e provvederà ad inserire i dati nel sistema informativo (anche per i non idonei). - Qualora la valutazione sia positiva il CAD di residenza stamperà, attraverso il portale, il certificato di autorizzazione d ingresso in RSA e lo consegnerà alla persona (o familiari). Sul certificato sono riportati il codice fiscale, il codice SIRA, il livello assistenziale assegnato e la durata soggiorno. - Qualora la valutazione sia negativa, il CAD indicherà nel certificato l intervento assistenziale più appropriato e si attiverà per garantirne l attuazione. Il Sistema Informativo permetterà a ciascun CAD la visione della lista delle valutazioni effettuate per i propri residenti, incluse quelle effettuate in delega da altri CAD, e quelle effettuate per cui si è stati delegati. Inserimento nelle liste d attesa La persona in possesso di un certificato di autorizzazione all ingresso in RSA e codice identificativo SIRA, si potrà rivolgere agli uffici di ricovero (Aziendali/distrettuali), per essere inserita in lista d attesa. Quando un posto letto si rende disponibile l ufficio ricoveri convoca la persona e la indirizza verso l RSA prescelta. Inserimento del primo ricovero La persona si presenta in RSA provvista del certificato di autorizzazione (rilasciato dal CAD di residenza). Il personale della struttura inserisce il codice SIRA ed il codice fiscale nel portale e recupera i dati già inseriti. 3

4 La persona viene così cancellata dalla lista dei pazienti valutati in attesa di ricovero e inserita nella lista degli ospiti della struttura. PROROGHE PER GLI OSPITI IN RSA Entro quindici giorni dalla scadenza di ogni proroga, il personale sanitario dell RSA provvede a effettuare una nuova valutazione con la scheda RUG (la versione cartacea può essere scaricata direttamente dal SI) e ad inserire i dati nel sistema informativo. Entro un mese dalla data di scadenza il personale del CAD deve prendere visione di tale valutazione, effettuare eventuali modifiche e convalidarla. Si ricorda che sino a convalida da parte del CAD la valutazione inserita dalla RSA è sottratta dall elenco e non visualizzabile dalla stessa. Il Sistema permetterà ad ogni CAD di visualizzare la lista delle persone residenti (anche se ricoverate in strutture esterne al distretto) e di quelle non residenti, ma presenti nelle proprie strutture con proroga in scadenza e valutazione effettuata dalle RSA. Inoltre il CAD può visualizzare anche la lista degli ospiti presso RSA per i quali pur essendo in scadenza la precedente valutazione la RSA non ha inserito alcuna nuova valutazione (Ospitalità in scadenza senza RUG-RSA) Il Sistema, sulla base delle informazioni caricate dall operatore CAD, calcola in automatico il livello assistenziale corrispondente alla valutazione inserita. Il Sistema consente comunque l inserimento di un livello diverso da quello generato in automatico in modo da tenere conto di eventuali ulteriori fattori non contemplati dalla scheda RUG. In quest ultimo caso si consiglia di indicare eventuali osservazioni e/o motivazioni nell apposita casella in cui inserire le note. Qualora rispetto alla precedente valutazione si registri una variazione del livello assistenziale, e qualora non vi siano nella struttura posti letto disponibili per il nuovo livello assegnato, la persona non può essere dimessa finché non risulta disponibile il nuovo percorso assistenziale. HELP DESK COMUNICA CON L AMMINISTRATORE È disponibile per gli operatori sia delle RSA che dei CAD un servizio di Help Desk dell Area Servizio Informativo Socio Sanitario della Regione Lazio. I recapiti telefonici sono disponibili sulla pagina iniziale del SIRA. 4

5 UTILIZZO DEL SISTEMA INFORMATIVO LOGIN Si accede al Sistema Informativo dal sito inserire il nome utente e la password (la password è nominativa per ogni singolo operatore che accede al sistema) Le pagine a disposizione degli operatori dei CAD sono contenute nel menù in alto a destra dello schermo. Il Sistema è suddiviso in 5 aree: 1. Valutazioni iniziali 2. Valutazioni per proroghe 3. Stampa certificati 4. Utilità, ricerca e messaggistica 5. Home A seguire sono fornite, per ciascuna voce del menù, i sottoelenchi e le istruzioni contenute in ogni area. 5

6 1. VALUTAZIONI INIZIALI La prima voce del menù principale contiene a sua volta 4 sezioni di seguito elencate, messe a disposizione dei CAD per l inserimento delle prime valutazioni degli utenti che si rivolgono alle Unità di Valutazione per accedere all assistenza in RSA. Le sezioni sono: a. Nuova anagrafica b. Valutazioni residenti c. Valutazioni in delega d. Autorizzazioni e certificazioni a. Nuova anagrafica: selezionare VALUTAZIONI INIZIALI > NUOVA ANAGRAFICA dal menù. La Scheda anagrafica è composta da tre sezioni: Sezione anagrafica (A1), Sezione Ammissione (A2), Sezione Contatto. Tutti i campi delle prime due sezioni sono obbligatori. La terza sezione consente di inserire i recapiti di una persona di riferimento. L intera scheda ospite si memorizza premendo il pulsante inserisci dati riportato in basso. La memorizzazione è possibile solo dopo aver inserito tutti i dati obbligatori e il Sistema abbia verificato la congruenza tra ASL e luogo della visita. Attualmente non è possibile modificare i dati già salvati nella scheda ospite. Qualora ci si accorga di errori nella scheda ospite, sarà sufficiente contattare il servizio di Help Desk presso la Regione Lazio per effettuare le opportune correzioni. Qualora ci siano incongruenze tra i dati anagrafici ed il codice fiscale, i dati non possono essere memorizzati e la scheda viene automaticamente annullata. Si raccomanda pertanto estrema attenzione nella digitazione del codice fiscale. Ogni volta che si deve inserire una data cliccare sul calendario a destra della casella e selezionare la data con l ausilio delle frecce. A partire dal 1 gennaio 2012 sarà obbligatorio compilare i campi Acronimo istituzione competente TEAM e Codice istituzione competente TEAM. L inserimento di anagrafiche nel SIRA è prerogativa dei CAD a cui è demandato il compito di registrare i residenti della regione Lazio che fanno richiesta di prestazioni residenziali. Per quanto riguarda gli eventuali assistiti provenienti da altre regioni sarà compito delle RSA inserire i loro dati anagrafici nel sistema al momento del ricovero in modo da consentire l adeguamento alla procedura di valutazione / rivalutazione a cura dei CAD tramite il Sistema. 6

7 Qualora si voglia delegare la valutazione iniziale ad un CAD territorialmente diverso perché il richiedente vi risulta temporaneamente presente, griffare la casella Delega valutazione al CAD di competenza collocata nella Sezione anagrafica, al momento dell inserimento della richiesta di valutazione. Il CAD competente (specificato attraverso i campi ASL visita e Distretto visita) riceverà la notifica della delega attraverso il Sistema. E possibile effettuare la delega anche in secondo momento ma solo qualora l indirizzo di visita sia al di fuori del distretto di residenza. Nel momento in cui si inizia l inserimento di una scheda RUG per una persona, non è più possibile effettuare la delega. b. Valutazione residenti: selezionare VALUTAZIONI INIZIALI > VALUTAZIONI RESIDENTI dal menù. Nella pagina sono presenti 4 liste: Valutazioni da effettuare: utenti per cui si è solo inserita la scheda anagrafica. Le opzioni a disposizione degli operatori sono: delega CAD (solo in caso di luogo di visita in altro CAD), PDF per visita, Inserisci RUG e annulla visita. Valutazioni in delega restituite: utenti per i quali si era disposta una delega ad altro CAD ed è stata restituita. Le opzioni a disposizione degli operatori sono: delega CAD, PDF per visita, Inserisci RUG e annulla visita. RUG da completare: utenti per cui si è la compilazione della scheda RUG è da completare. Le opzioni a disposizione degli operatori sono: completa RUG. Pazienti in attesa di valutazione da altro CAD (senza RUG inseriti). L opzione a disposizione degli operatori è: annulla delega. Pazienti in attesa di valutazione da altro CAD (con RUG incompleti). L opzione a disposizione degli operatori è: completa RUG. Nelle prime due aree elencate sopra è possibile scaricare e stampare una scheda RUG vuota o già completa dei dati anagrafici (cliccando su PDF x visita). Una volta completata la scheda RUG sul cartaceo, per inserirla nel S.I.: selezionare inserisci RUG: inserire i dati nelle diverse sezioni della pagina (da A a P); passando da una sezione all altra i dati restano memorizzati. Per interrompere l inserimento dei dati e salvare la scheda per completarla in un altro momento: selezionare: salva scheda temporaneamente Per salvare e chiudere definitivamente una scheda RUG che si ritiene completa: selezionare: completa e chiudi scheda (se ci sono campi con dati mancanti il programma li elenca per permetterne il completamento, i campi scompaiono dall elenco mano a mano che sono completati) Qualora si voglia salvare la scheda lasciando dei campi con dati mancanti selezionare la voce Oppure qui per inserire comunque la scheda RUG > selezionare OK 7

8 (si ricorda che la presenza di dati mancanti potrebbe produrre un punteggio RUG non corretto o non calcolabile) Una volta chiusa definitivamente la scheda RUG, la valutazione non è più visibile e la persona scompare dalla lista. Per riprendere l inserimento dei dati di una scheda già iniziata cliccare il pulsante completa RUG c. Valutazioni in delega: selezionare VALUTAZIONI INIZIALI > VALUTAZIONI IN DELEGA dal menù. Nella sezione c. sono accolti gli utenti che il CAD dovrà procedere a valutare per conto di un altro CAD, da cui ha ricevuto la delega. La pagina contiene 2 liste: Valutazioni in delega da effettuare. Le opzioni a disposizione degli operatori sono: PDF per visita, inserisci RUG e annulla visita. Valutazioni in delega effettuate RUG da completare. L opzione a disposizione degli operatori è: completa RUG. procedere come descritto nella sezione precedente. d. Autorizzazioni e certificazioni: selezionare VALUTAZIONI INIZIALI > AUTORIZZAZIONI E CERTIFICAZIONI dal menù. La pagina contiene 4 sezioni: i. Validazione valutazioni altro CAD ii. Autorizzazioni in sospeso iii. Stampa autorizzazioni iv. Stampa duplicati autorizzazioni Nella sezione i. (Validazione valutazioni altro CAD) sono accolti gli utenti residenti nel territorio che al momento della prima registrazione sono stati delegati per la valutazione ad un altro CAD. Il CAD delegato ha proceduto ad effettuare la valutazione ed ora la stessa è qui inserita per essere validata dal CAD di residenza tramite l uso del pulsante Selezionando il tasto della validazione il sistema consente di visualizzare la scheda RUG inserita dal CAD delegato, il livello attribuito e le eventuali note segnalate 8

9 Nella ii. Sezione (Autorizzazioni in sospeso) sono elencati gli utenti la cui valutazione deve ancora essere autorizzata. cliccare su vai all autorizzazione e selezionare sì o no a seconda della scelta dell operatore. Se si autorizza il ricovero: - seleziona sì il Sistema mostra automaticamente il livello assistenziale assegnato dal CAD delegato, che può essere modificato. Inserire la durata del soggiorno in giorni e cliccare su salva. se non si autorizza il ricovero: - selezionare no Il Sistema consente in questo caso di indicare il regime assistenziale appropriato (la voce altro permette una risposta aperta) e specificare la motivazione del rifiuto (la voce altro permette una risposta aperta) La iii Sezione (Stampa autorizzazione) è ulteriormente suddivisa in 4 sottosezioni: le autorizzazioni concesse, i pareri negati espressi, le valutazioni annullate e le valutazioni in delega annullate. La sezione consente di ottenere i documenti in formato da stampa relativi agli utenti a cui è rilasciata autorizzazione all ingresso in RSA e codice SIRA e quelli per i quali invece non è stato rilasciato. Nella iv Sezione (Stampa duplicati autorizzazione) sono elencati gli utenti per i quali è stata rilasciata l autorizzazione al ricovero. La sezione consente di produrre un duplicato di un certificato già emesso. 9

10 2. VALUTAZIONI PER PROROGHE La seconda voce del menù principale è suddivisa in 4 aree, di seguito elencate, messe a disposizione dei CAD per l inserimento delle proroghe alle valutazioni degli ospiti già ricoverati presso le RSA. Le sottosezioni sono: a. Valutazioni in RSA utenti residenti b. Valutazioni in RSA utenti non residenti c. Ospitalità in scadenza senza RUG-RSA d. Autorizzazioni e certificazioni Entro 15 giorni precedenti la scadenza di una valutazione, il personale sanitario dell RSA dovrebbe provvedere ad inserire la proroga della valutazione RUG nel sistema informativo per i propri ospiti. A tale scopo il Sistema, entro questo tempo, inserisce il nominativo dell ospite nella lista degli aggiornamenti RUG per scadenza. a. Valutazioni in RSA utenti residenti selezionare VALUTAZIONI PER PROROGHE > VALUTAZIONI IN RSA UTENTI RESIDENTI dal menù Nella pagina sono presenti 2 liste: valutazioni in RSA (RUG da inserire) valutazioni in RSA (RUG da completare) In entrambe i casi si tratta di valutazioni già inserite dalla RSA in attesa di inserimento o completamento da parte del CAD visualizzante. b. Valutazioni in RSA utenti non residenti selezionare VALUTAZIONI PER PROROGHE > VALUTAZIONI IN RSA UTENTI RESIDENTI dal menù Nella pagina sono presenti 2 liste: valutazioni in delega in RSA (RUG da inserire) valutazioni in delega in RSA (RUG da completare) c. Ospitalità in scadenza senza RUG inserita dalla RSA: selezionare VALUTAZIONI PER PROROGHE > OSPITALITÀ IN SCADENZA SENZA RUG RSA nel caso in cui la RSA non provvede per tempo a compilare la scheda RUG in proroga, gli operatori CAD possono visualizzare e selezionare sia la lista degli ospiti residenti nel territorio del CAD con proroga in scadenza, sia la lista degli pazienti non residenti ma ospitati nelle RSA territorio del CAD privi della proroga accedendo a questa sezione. 10

11 d. Autorizzazioni e certificazioni: selezionare VALUTAZIONI PER PROROGHE > AUTORIZZAZIONI E CERTIFICAZIONI dal menù. La pagina contiene 3 sezioni: i. Proroghe in sospeso ii. Stampa proroga ospitalità iii. Stampa duplicati proroghe La sezione i. consente agli operatori CAD di visualizzare la lista degli utenti ricoverati per i quali la RSA ha già compilato la proroga della RUG in scadenza e in attesa di una autorizzazione da parte del CAD. La sezione ii. contiene la lista delle proroghe in formato per la stampa e la lista dei pareri negativi rilasciati dal CAD. La sezione iii. elenca i duplicati in formato per la stampa delle proroghe rilasciate. 3. STAMPA CERTIFICATI La terza voce del menù principale è suddivisa in 4 aree, di seguito elencate, messe a disposizione dei CAD per la visualizzazione e la stampa dei documenti visualizzabili nel sistema per gli ospiti. Le sottosezioni sono: a. Stampa autorizzazioni b. Stampa duplicati autorizzazioni c. Stampa proroghe ospitalità d. Stampa duplicati proroghe La sezione raggruppa le opzioni di stampa già incontrate sia nella Sezione 1 che nella Sezione 2 del menù principale. Nelle sottosezioni a. e b. è possibile visualizzare e stampare le prime autorizzazioni rilasciate, i pareri negativi, le deleghe annullate e i duplicati delle autorizzazioni rilasciate. Nelle sottosezioni c. e d. è possibile visualizzare e stampare le autorizzazioni per proroga rilasciate e i duplicati delle autorizzazioni per proroga rilasciate. 11

12 4. UTILITA E DOCUMENTAZIONE La Sezione 5. è suddivisa in 4 aree contenenti strumenti di ausilio per gli operatori CAD: a. Funzioni di ricerca b. Documentazione c. Materiale formazione d. Modulistica a. Funzioni di ricerca: selezionare UTILITÀ, RICERCA E MESSAGGISTICA > FUNZIONI DI RICERCA dal menù L area consente di accedere a due tipi di ricerca: Cerca struttura, Cerca valutazione e Ospiti fuori distretto. b. Documentazione: selezionare UTILITÀ, RICERCA E MESSAGGISTICA > DOCUMENTAZIONE dal menù contiene una serie di documenti di ausilio al lavoro degli operatori tra cui le istruzioni e il manuale RUG in formato pdf. c. Materiale formazione: selezionare UTILITÀ, RICERCA E MESSAGGISTICA > MATERIALE FORMAZIONE dal menù, consente di accedere ad una serie di documenti in formato pdf prodotti, nel corso degli anni, per le sessioni di formazione con gli operatori. d. Modulistica: selezionare UTILITÀ E RICERCA > MODULISTICA dal menù La sezione contiene la versione pdf della scheda RUG. Si ricorda che per supportare gli operatori nello svolgimento del loro lavoro come ad esempio richiedere delle modifiche ai dati trasmessi è disponibile un servizio di help desk dedicato raggiungibile via telefono ai numeri pubblicati sulla pagina iniziale all indirizzo ****************************************************************************** 12