La gestione del rischio di riciclaggio: l esperienza di un Commercialista

Transcript

1 La gestione del rischio di riciclaggio: l esperienza di un Commercialista Milano, 15 maggio 2017 Excelsior Hotel Gallia Piazza Duca d Aosta, 9 Milano, 20124

2 INDICE I. Lo studio II. Gli obblighi dei professionisti III. Gli adempimenti antiriciclaggio: costo o opportunità? IV. L organizzazione dello studio professionale V. La gestione dell incarico professionale VI. La normativa antiriciclaggio e le verifiche della GDF 2

3 I. Lo studio 3

4 Lo studio Lo Studio opera nell area della consulenza per aziende, professionisti e privati, fornendo servizi ed assistenza nell ambito della: strategia aziendale, commerciale e industriale organizzazione, gestione e controllo delle risorse diversificazione ed ampliamento del business gestione contabile, finanziaria ed economica gestione del rischio (Risk management) e della crisi d impresa gestione e risoluzione delle più complesse problematiche fiscali (Tax& law compliance) 4

5 II. Gli obblighi per i professionisti 5

6 Gli obblighi per i professionisti La norma antiriciclaggio prevede, per i professionisti, i seguenti obblighi: Adeguata verifica della clientela Istituzione del fascicolo del cliente in cui vanno conservati i documenti utili ai fini della normativa antiriciclaggio Istituzione di un registro cartaceo o l Archivio Unico Informatico per la registrazione delle informazioni antiriciclaggio Segnalazione delle operazioni sospette di riciclaggio e finanziamento al terrorismo Comunicazione al MEF delle violazioni delle limitazioni dell uso del contante e dei titoli al portatore Formazione del personale 6

7 III. Gli adempimenti antiriciclaggio: costo o opportunità? 7

8 Gli adempimenti antiriciclaggio: costo o opportunità? CONTRO Procedura onerosa in termini di: PRO Procedura che se integrata nella gestione dello studio consente di: Tempo Impiego di risorse Senza ritorno economico Definire ruoli compiti responsabilità Monitorare le attività svolte all interno dello studio Monitorare le attività svolte da e per il cliente Formalizzare i rapporti con il cliente Condividere le informazioni all interno dello studio Verificare l avvenuta fatturazione di tutte le attività oggetto di mandato Strutturarsi per migliorare 8

9 Gli adempimenti antiriciclaggio: costo o opportunità? L opportunità nasce quindi integrando gli adempimenti antiriciclaggio con: - Il mandato professionale - La reportistica interna delle attività svolte dal professionista e dal collaboratore - Il planning relativo alla pianificazione delle attività dello studio - La fatturazione Ciò permette, oltre al rispetto della normativa: - Una gestione più efficiente dello studio - Una migliore pianificazione ed organizzazione del lavoro - Una più equa ripartizione dei carichi di lavoro - Una maggiore condivisione delle informazioni 9

10 Gli adempimenti antiriciclaggio: costo o opportunità? La strutturazione procedurale permette: - di uniformare la gestione del cliente tra i vari membri dello studio attraverso l istituzione ed il rispetto di procedure condivise - Di gestire gli eventi con meno incertezze sul piano del risultato - Una progressiva crescita in termini di professionalità e cura del cliente - Lavorare meglio ed in modo più sereno - Identificare delle regole base con cui migliorare la gestione delle attività dello studio 10

11 Gli adempimenti antiriciclaggio: costo o opportunità? PROCESSI OPERATIVI Cliente Mandato Organizzazione Agenda Rendiconti/parcellazione Pratiche Archivi studio Contabilità Antiriciclaggio 11

12 Individuazione dei compiti e responsabilità Gli adempimenti antiriciclaggio devono essere organizzati tenendo conto della struttura e delle caratteristiche dello studio professionale. E quindi opportuno predisporre: l organigramma dei soggetti interessati la nomina per iscritto degli incaricati e dei responsabili al trattamento dei dati ai fini antiriciclaggio le deleghe scritte dei professionisti ai dipendenti/collaboratori con specifico riferimento agli adempimenti delegati il piano di formazione dei soggetti interessati il piano di controllo interno per le verifiche di corretto adempimento dei vari obblighi 12

13 IV. L organizzazione dello studio professionale 13

14 L organizzazione dello studio professionale un esempio di struttura organizzativa Responsabile Antiriciclaggio Professionista di riferimento del cliente Collaboratori e dipendenti dello Studio professionale 14

15 Incarichi del responsabile Antiriciclaggio Mantenere un archivio aggiornato delle disposizioni di natura legislativa e regolamentare Definire, formalizzare, aggiornare la procedura antiriciclaggio e monitorarne il rispetto Verificare la completezza e l accuratezza degli adempimenti antiriciclaggio con controlli periodici Coordinare e pianificare le attività di formazione e aggiornamento, sensibilizzando il personale Analizzare i dati e le informazioni segnalate da collaboratori / dipendenti al fine di individuare eventuali indizi di operazioni sospette Tenere i rapporti con le autorità di vigilanza (UIF) e investigative / inquirenti per quanto riguarda il ricevimento di comunicazioni e/o richieste Rappresentare lo studio in sede di ispezione ai fini antiriciclaggio 15

16 Incarichi del professionista di riferimento del cliente Accetta l incarico professionale e formalizza con il cliente il relativo mandato Esegue l adeguata verifica del cliente secondo l approccio basato sul rischio Verifica l esecuzione degli obblighi di registrazione e conservazione dei dati raccolti Esegue il controllo costante ai fini dell adeguata verifica della clientela Segnala eventuali operazioni sospette di riciclaggio Comunica le infrazioni all utilizzo del contante 16

17 Incarichi dei collaboratori e dipendenti dello studio professionale I collaboratori e dipendenti devono coadiuvare il Responsabile Antiriciclaggio e/o il Professionista nel monitoraggio costante delle operazioni svolte dal cliente, per verificare se queste possono essere riconducibili ad operazioni di riciclaggio o finanziamento al terrorismo, comunicando senza indugio eventuali fatti o situazioni sospette, nonché operazioni commesse in violazione alle norme sul contante 17

18 Incarichi dei collaboratori e dipendenti dello studio professionale Identifica cliente e titolare effettivo, raccogliendo i documenti di identità in corso di validità Verifica i documenti e, in caso di documentazione errata o incompleta, segnala immediatamente le difformità al professionista di riferimento Istituisce il fascicolo della clientela e raccoglie la documentazione necessaria Inserisce nell archivio /registro cartaceo i dati rilevanti dei nuovi incarichi, rispettando il termine fissato dalla normativa, ovvero registra variazioni e cessazione Aggiorna tempestivamente il fascicolo della clientela con le informazioni e i documenti raccolti in caso di mutamenti nei dati rilevanti Istituisce uno scadenziario al fine di avere documenti di identità sempre in corso di validità, nell ambito del fascicolo della clientela 18

19 Incarichi dei collaboratori e dipendenti dello studio professionale Partecipa al piano di formazione/aggiornamento proposto dal professionista in materia antiriciclaggio Collabora al piano di controllo interno attuato dal professionista Segnala tempestivamente al professionista qualsiasi genere di incongruenza con riferimento al rapporto con la clientela, anche avuto riguardo agli indici di anomalia ed agli schemi di comportamento anomalo emanati dall UIF Segnala tempestivamente al professionista i movimenti finanziari rilevanti al fine di individuare eventuali indizi di operazioni sospette Segnala tempestivamente al professionista infrazioni all uso del contante nello svolgimento della tenuta della contabilità del cliente 19

20 Il manuale interno delle procedure operative L art. 3 del D.lgs. 231/2007 prevede che i destinatari adottino idonei e appropriati sistemi e procedure in materia di obblighi di adeguata verifica, di segnalazione di operazioni sospette, di conservazione dei documenti, di controllo interno, di valutazione e gestione del rischio. Il comma 4 dell art. 3 ribadisce che le misure previste dal decreto devono essere proporzionate alle peculiarità delle varie professioni ed alle dimensioni dei destinatari La codifica delle procedure interne è suggerita dal Ministero della Giustizia nel D.M. 16/4/2010 (recante gli indicatori di anomalia), al fine di garantire omogeneità di comportamenti ed assicurare la pronta ricostruibilità a posteriori delle decisioni assunte Oltre a fornire alcuni suggerimenti operativi, il manuale può costituire un utile esempio per strutturare le procedure dello studio 20

21 Il manuale interno delle procedure operative (segue ) Pertanto, è indispensabile, all interno delle procedure amministrative e gestionali dello Studio integrare anche gli adempimenti Antiriciclaggio, così da poter agevolmente monitorare: L incarico professionale La valutazione del rischio Il controllo costante del cliente e delle prestazioni svolte La conservazione e registrazione dei dati e delle informazioni La formazione del personale Il controllo sulla correttezza dell operato svolto 21

22 Il manuale interno delle procedure operative (segue ) E, se del caso consentire: La tempestiva individuazione e segnalazione delle operazioni ritenute«sospette» Il monitoraggio e la comunicazione al MEF delle infrazioni all utilizzo del denaro contante 22

23 Il manuale interno delle procedure operative (segue ) Il manuale delle procedure è pertanto da intendersi: Come strumento operativo a supporto del professionista Da adattare e strutturare nella realtà dello studio secondo le caratteristiche dello stesso e della clientela Come strumento che si evolve nel tempo, soggetto a verifiche periodiche di adeguatezza ed eventuali implementazioni 23

24 V. La gestione dell incarico professionale 24

25 La gestione dell incarico professionale Conferimento del mandato Valutazione obbligo di astensione SI -Fine della prestazione professionale -Valutazione su possibile segnalazione operazione sospetta NO -Definizione del tipo di adeguata verifica - Istituzione del fascicolo del cliente 25

26 Il mandato professionale Il conferimento dell incarico professionale da parte del cliente è un momento fondamentale, oltre che nella gestione amministrativa dello studio, anche ai fini della normativa antiriciclaggio Il mandato professionale può essere conferito verbalmente o per iscritto Pur non essendo obbligatoria per legge la forma scritta, è consigliabile che lo studio adotti in via sistematica un «format» da far sottoscrivere alla clientela per regolare il rapporto contrattuale, fissando al contempo una datazione precisa della stipula 26

27 Il mandato professionale Deve contenere gli elementi rilevanti anche ai fini antiriciclaggio, con particolare riferimento: all oggetto(e quindi la tipologia) della prestazione alladatadellastipuladelcontrattoelasuadecorrenza al nominativo del professionista di riferimento (soprattutto nel caso di studio con più professionisti) Eventuali modifiche di incarichi già conferiti dovranno comportare una nuova formalizzazione ad integrazione ovvero in sostituzione del precedente mandato 27

28 L adeguata verifica della clientela (art. 18 d.lgs. 231/2007) L adeguata verifica consiste nello svolgimento di una serie di attività volte: 1. All identificazione del cliente 2. All identificazione del titolare effettivo 3. All ottenimento di informazioni su scopo e natura della prestazione professionale 4. Al controllo costante nel corso della prestazione professionale Nota bene: Il professionista deve acquisire le informazioni necessarie al corretto adempimento dell obbligo prima di eseguire la prestazione professionale o l operazione richiesta 28

29 L adeguata verifica della clientela Per le persone fisiche: nome e cognome; luogo e data di nascita; indirizzo della residenza o del domicilio; codice fiscale; estremi del documento di identificazione Per i soggetti diversi dalle persone fisiche: denominazione; sede legale; codice fiscale/partita iva; visura della società; dati relativi al legale rappresentate; dati relativi all eventuale titolare effettivo 29

30 L adeguata verifica della clientela: quali documenti acquisire? Documento (o anche dei riferimenti del documento) atto ad effettuare l identificazione (Es. passaporto, carta di identità, patente, etc.) Documento dal quale risulti l esistenza del potere di legale rappresentanza quando il cliente è una società(es. Visura) Acquisizione dichiarazione, sottoscritta dal cliente, contenente i dati necessari per l identificazione del titolare effettivo, le informazioni sullo scopo e sulla natura prevista della prestazione professionale(sulla base di un format standard proprio dello studio) 30

31 La valutazione del rischio (art. 20 D.lgs 231/2007) Gli obblighi di adeguata verifica della clientela sono assolti commisurandoli al rischio associato al tipo di cliente, rapporto continuativo, prestazione professionale, operazione, prodotto o transazione di cui trattasi I professionisti devono essere in grado di dimostrare che la portata delle misure adottate è adeguata all entità del rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo 31

32 La valutazione del rischio E opportuno predisporre e conservare nel fascicolo del cliente una valutazione del rischio basata: Sulla natura giuridica del cliente Sulla prevalente attività svolta Sul comportamento tenuto al momento del compimento dell operazione o dell instaurazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale Sull area geografica di residenza del cliente o della controparte Sulla tipologia dell operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale posti in essere Sulle modalità di svolgimento dell operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale 32

33 La valutazione del rischio Sull ammontare Sulla frequenza delle operazioni e durata del rapporto continuativo o della prestazione professionale Sulla ragionevolezza dell operazione, del rapporto continuativo o della prestazione professionale in rapporto all attività svolta dal cliente Sull area geografica di destinazione del prodotto, oggetto dell operazione o del rapporto continuativo E pertanto indispensabile che lo studio adotti al suo interno una modulistica standard per la formalizzazione della valutazione del rischio 33

34 Come valuto il rischio in studio? Cliente che affida allo studio la gestione degli adempimenti ordinari (bilancio contabilità dichiarazione): Rischio generalmente BASSO Cliente di studio che conferisce un incarico di porre in essere operazioni di carattere straordinario (riorganizzazioni aziendali, acquisizioni di aziende / partecipazioni): Rischio generalmente MEDIO/ BASSO Nuovo cliente che conferisce un incarico allo studio: Rischio generalmente MEDIO Nuovo cliente che conferisce un incarico allo studio e che non si dimostra pienamente collaborativo: Rischio generalmente MEDIO/ ALTO Il grado di rischio pertanto dipende dalla conoscenza del cliente, dalla tipologia di prestazione richiesta e sulla collaborazione del cliente 34

35 La valutazione del rischio: alcuni esempi. Cliente SRL operante in Italia, i soci sono persone fisiche ed amministratori della società, le prestazioni richieste hanno natura ordinaria: Rischio generalmente Basso Cliente SRL operante in Italia, facente parte di un gruppo multinazionale, le prestazioni richieste hanno natura ordinaria: Rischio Medio/ Basso Cliente SRL operante in Italia, avente sede nel Lazio, affida un incarico di natura ordinaria ad un consulente in Lombardia: Rischio Medio Cliente operante in Italia pone in essere operazioni che sembrano sproporzionate rispetto alla sua capacità economica: Rischio Medio/ Alto Cliente estero affida un incarico di seguire un investimento in Italia, i fondi provengono dall estero: Rischio Alto 35

36 Il controllo costante E opportuno istituire apposite procedure all interno di uno studio professionale finalizzate al controllo costante della clientela, ad esempio il professionista potrebbe: Effettuare una prima richiesta scritta con impegno del cliente a comunicare la variazione dei dati ivi indicati Programmare richieste periodiche di aggiornamento dei dati in archivio con una tempistica da definire sulla base della valutazione del rischio presente(ad esempio, per le prestazioni continuative, potrebbero essere collegate alla periodicità di fatturazione) Istituire degli automatismi per l aggiornamento dei dati ad esempio annotando: la scadenza dei documenti di identificazione il termine per il rinnovo delle cariche sociali eventuali termini connessi a contratti od atti altri elementi ritenuti utili dal professionista 36

37 Il controllo costante Prevedere eventuali incontri con il cliente quando si presentano situazioni di criticità Istruire il personale di studio in modo che possa fornire elementi utili alla valutazione del profilo di rischio Annotare le informazioni acquisite nel corso degli incontri preparatori e nello svolgimento delle diverse prestazioni Nota bene: E opportuno documentare quanto più possibile quello che viene fatto ai fini del monitoraggio e annotare nel fascicolo le considerazioni del professionista Occorre ricordare che l attività di controllo effettuata dal professionista deve avvenire sulla base degli elementi acquisiti nell ambito dell attività professionale prestata o a seguito del conferimento dell incarico, non esistendo alcun obbligo di effettuare ulteriori attività di accertamento 37

38 La conservazione e la registrazione dei dati Registrazione dei dati raccolti nell archivio o nel registro cartaceo Verifica dei documenti raccolti e segnalazione di eventuali difformità o incompletezze Istituzione di apposito fascicolo intestato al cliente curando l ordinata archiviazione dei documenti Aggiornamento del fascicolo della clientela con le informazioni raccolte in attuazione del controllo costante Verifica, all atto dell emissione delle parcelle, della congruità della descrizione delle prestazioni fatturate con l istruttoria e le registrazioni antiriciclaggio Annotazione della conclusione dell incarico professionale 38

39 In sintesi il professionista / responsabile antiriciclaggio Riceve i dati dal cliente Cura l accettazione del mandato Dispone la registrazione in archivio informatico / registro cartaceo 39

40 In sintesi il collaboratore / dipendente Acquisisce dal professionista / responsabile antiriciclaggio i documenti e le informazioni Verifica i dati raccolti Istituisce e aggiorna il fascicolo del cliente Inserisce i dati nell archivio /registro cartaceo 40

41 Il fascicolo del cliente: cosa conservare? Fotocopia del documento di riconoscimento del cliente valido alla data di identificazione Fotocopia del Codice Fiscale del cliente e della Partita Iva(ove attribuita) Visura camerale(obbligatorio per i soggetti diversi da persona fisica) Attestazione di avvenuta identificazione da parte di altro intermediario (ove disponibile ed ove non sia stato possibile procedere all identificazione diretta del cliente) Copia del mandato professionale sottoscritto dal cliente Dichiarazione da parte del cliente sullo scopo e sull'oggetto dell'attività o dell'operazione per la quale è chiesta la prestazione professionale Dichiarazione da parte del cliente sul titolare effettivo dell'operazione Eventuale documentazione richiesta dal professionista per individuare il titolare effettivo dell'operazione(atti, dichiarazioni, etc.) 41

42 Il fascicolo del cliente: cosa conservare (Segue )? Ogni documento (carta di identità, visura, etc.) utilizzato per l'identificazione del Titolare Effettivo Eventuali documenti/ note del professionista che sintetizzano le prestazioni professionali svolte SE NECESSARIO, ove vi sia incongruenza tra le informazioni fornite dal cliente e l entità dell operazione richiesta, dichiarazione da parte del cliente sui mezzi economici e finanziari per attuare l'operazione Scheda di analisi e valutazione iniziale del rischio del Cliente Documenti attestanti il controllo costante sul grado di rischio del Cliente Consenso del cliente al trattamento dei dati(privacy) Ogni altro documento che si ritenga opportuno conservare per meglio spiegare l attività svolta dal professionista 42

43 Quali altri documenti conservare? E altresì opportuno conservare, in un apposito raccoglitore: La normativa di riferimento(d. Lgs. 231/2007) ed eventuali documenti di prassi L organigramma antiriciclaggio e le lettere di incarico a dipendenti/ collaboratori Il manuale delle procedure di studio in materia di antiriciclaggio Il piano di formazione del professionista e del personale La modulistica di studio per la raccolta delle informazioni, per l identificazione del cliente e del titolare effettivo, per l analisi del rischio e per il controllo costante sul cliente I provvedimenti relativi ai diversi indicatori di anomalia Le istruzioni per effettuare le segnalazioni di operazioni sospette o delle infrazioni all utilizzo del contante Le credenziali di accesso per il sito dell UIF per la segnalazione delle operazioni sospette 43

44 La conservazione e la registrazione dei dati Le informazioni richieste dalla normativa devono essere registrate tempestivamente e comunque, non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell'operazione ovvero all'apertura, alla variazione e alla chiusura del rapporto continuativo ovvero all'accettazione dell'incarico professionale, all'eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni, o al termine della prestazione professionale Secondo l interpretazione avallata dal MEF, il termine di 30 gg decorre: dall accettazione dell incarico professionale dall eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni (per le variazioni) dal termine della prestazione professionale (per la fine o la cessazione della prestazione professionale) 44

45 Il fascicolo del cliente: i controlli interni Periodicamente si ritiene opportuno operare le seguenti verifiche interne: Verificare che per ciascun Cliente / operazione iscritta nel registro antiriciclaggio sia stato istituito il fascicolo del cliente Verificare che il fascicolo del cliente contenga dati ed informazioni aggiornate (visura aggiornata, documento di riconoscimento in corso di validità, etc.) Verificare che le informazioni contenute nel fascicolo del cliente corrispondano alle informazioni riportate nel registro antiriciclaggio e, se del caso, aggiornare le informazioni / documenti del fascicolo del cliente Verificare che il fascicolo del cliente contenga l autorizzazione al trattamento dei dati personali(privacy) 45

46 Il fascicolo del cliente: i controlli interni Periodicamente si ritiene opportuno operare le seguenti verifiche interne: Verificare la corretta identificazione del titolare effettivo, ad esempio a seguito di operazioni societarie intervenute, ed eventualmente aggiornare il fascicolo del cliente Verificare la correttezza dei soggetti iscritti nel registro della clientela e per i quali è stata operata l identificazione con la fatturazione di studio Verificare che il fascicolo del cliente contenga copia del mandato professionale Verificare che il fascicolo del cliente contenga copia della scheda relativa all analisi del grado di rischio del cliente, da sottoporre ad aggiornamento periodico Se si ritiene necessario per particolari prestazioni predisporre una breve nota concernente le attività svolte dal professionista per il cliente 46

47 Le operazioni sospette Il sospetto è desunto da: 1. Aspetti oggettivi dell operazione CARATTERISTICHE ENTITÀ NATURA 2. Qualsiasi circostanza conosciuta dal professionista in ragione delle prestazioni effettuate 3. Aspetti soggettivi dell operazione CAPACITÀ ECONOMICA ATTIVITÀ SVOLTA DAL CLIENTE 47

48 Le operazioni sospette Il sospetto si delinea sulla base degli elementi a disposizione del segnalante, acquisiti nell ambito delle attività svolte ovvero a seguito del conferimento dell incarico, e pertanto sulla base di: - colloquio con il cliente - acquisizione di documenti presso pubblici registri - richiesta di esibizione di atti e documenti dal cliente Il professionista NON deve svolgere alcuna attività investigativa 48

49 Gli indicatori di anomalia alcuni esempi Rifiuto o riluttanza nel fornire informazioni occorrenti per l esecuzione della prestazione professionale (Il cliente non dà giustificazioni in merito a determinate operazioni poste in essere; es. acquisti di materiali sproporzionati rispetto alla dimensione dell attività) Indicazione, da parte dei clienti, di dati inesatti o incompleti (Il cliente che si rifiuta di dichiarare il beneficiario economico della prestazione ovvero non ne fornisce le complete generalità; le informazioni fornite dal cliente non corrispondono a quanto desumibile dalla visura camerale) Esistenza di discrasie ingiustificate rispetto alle caratteristiche soggettive del cliente e alla sua normale operatività (Es. il piccolo commerciante che intende acquistare una villa di elevato valore senza precisare la provenienza dei fondi necessari) 49

50 Gli indicatori di anomalia alcuni esempi Coinvolgimento di controparti insediate in Paesi noti come centri off-shore o caratterizzati da regimi privilegiati sotto l aspetto fiscale o del segreto bancario, ovvero indicati come non cooperativi dal GAFI non giustificato dall attività economica del cliente e da altre circostanze (Es. come mai per operazioni tra due soggetti italiani i pagamenti arrivano sempre dalla Svizzera?) Impiego ingiustificato di contante o di mezzi di pagamento anomali rispetto alla prassi comune e alla natura dell operazione (Es. come mai il cliente, che non effettua vendite al dettaglio, ha frequenti incassi in contanti?) Effettuazione di operazioni a condizioni o valori palesemente diversi da quelli di mercato (Es.comemaiilclienteèdispostoadacquistarebenioserviziavalorifuorimercato?) 50

51 Gli indicatori di anomalia alcuni esempi Ricorso ingiustificato al frazionamento delle operazioni (Es. come mai il cliente è solito concedere, nei confronti di un determinato soggetto, dilazioni di pagamento per forniture anche limitate?) Ingiustificata interposizione di soggetti terzi (Es. come mai il cliente, amministratore di fatto della società, nomina quale legale rappresentante della stessa un soggetto terzo?) Impiego di strumenti societari e fiduciari in modo da limitare la trasparenza della proprietà e della gestione (Es. perché il cliente detiene la partecipazione di una società per il tramite di fiduciaria?) 51

52 La segnalazione delle operazioni sospette I dottori commercialisti e gli esperti contabili ATTUALMENTE trasmettono la segnalazione dell operazione sospetta di riciclaggio esclusivamente in via telematica all UIF secondo le modalità descritte in apposito provvedimento emanato dalla Banca d Italia La segnalazione delle operazioni sospette, se effettuata ai sensi di legge, NON costituisce violazione: - del segreto professionale - di altri obblighi di segretezza - di restrizioni imposte per legge o in sede contrattuale 52

53 La segnalazione delle operazioni sospette Le finalità principali che la procedura deve perseguire sono le seguenti: definizione di una visione organica delle attività svolte dal professionista per adempiere alla normativa antiriciclaggio/contrasto al finanziamento del terrorismo individuazione degli strumenti utilizzati e delle responsabilità nel processo identificazione delle operazioni a rischio di riciclaggio predisposizione di meccanismi di monitoraggio delle attività a rischio al fine di intervenire per prevenire o contrastare la commissione dei reati previsione di flussi di informazione nei confronti del professionista deputato a vigilare sul funzionamento e sull osservanza delle disposizioni contenute nella procedura 53

54 La segnalazione delle operazioni sospette Operazione Presenza di eventuali elementi anomali Condivisione delle informazioni con il Professionista responsabile Valutazione delle informazioni da parte del Professionista 54

55 La segnalazione delle operazioni sospette L operazione è da considerarsi sospetta? SI NO Inoltrare la segnalazione all UIF Archiviare la ricevuta della pratica Rispondere ad eventuali richieste di integrazione da parte dell UIF Inserire nel fascicolo del cliente una nota precisando le ragioni che hanno indotto il professionista a non operare la segnalazione 55

56 Le violazioni ai limiti di utilizzo del contante Occorre istituire una procedura interna atta ad individuare eventuali violazioni ai limiti di utilizzo del contante La procedura deve essere osservata da tutti i professionisti, collaboratori e dipendenti dello studio durante lo svolgimento delle loro attività Lo scopo è quello di definire ed individuare le attività e le modalità operative con cui comunicare le infrazioni relative all utilizzo del denaro contante al MEF, uniformando il comportamento degli operatori al fine di minimizzare le possibilità di errore Il cliente dovrà essere informato sia dei divieti posti dalla legge che dell obbligo di comunicazione delle infrazioni I dipendenti e collaboratori sono obbligati a fornire al professionista le evidenze in relazione ai loro compiti di servizio e nei limiti delle loro attribuzioni 56

57 La normativa antiriciclaggio e le verifiche della GDF L esperienza di un commercialista 57