Pianificazione della spesa complessiva del sistema PAT Formazione raccolta fabbisogni di spesa sull applicazione SAP BPC

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1 Pianificazione della spesa complessiva del sistema PAT Formazione raccolta di spesa sull applicazione SAP BPC Trento, Novembre 2012

2 Agenda sessione di formazione Introduzione UTENTI: - Servizi - Dip.PAT - Società - Centri di comp.merc Presentazione dell iniziativa di governo della spesa PAT (Dott.ssa Fulvia Deanesi) Il processo di raccolta dei di acquisto (Rag. Paolo Chiusole) Raccolta dei mediante SAP BPC La soluzione SAP BPC e l utilizzo di Excel Accesso all applicazione e modalità di avvio del processo di raccolta Inserimento per e Società Verifica ed aggiornamento dei inseriti ed invio al Dipartimento Fase di adeguamento interno dei a livello di Dipartimento Eventuali domande e risposte UTENTI: - Dip.PAT - Società - Centri di comp.merc Allineamento e validazione dei Analisi dei inseriti dalle singole strutture Controllo del processo di invio dei e gestione degli stati Analisi e revisione dei per Centro di Competenza merceologica Analisi e revisione dei a livello di Dipartimento Chiusura della fase di raccolta dei da parte dei singoli Dipartimenti Eventuali domande e risposte 2

3 Il conseguimento degli obiettivi di riduzione di spesa previsti dal piano di miglioramento richiede di porre in essere alcune azioni prioritarie. Linee guida di definizione del nuovo modello Obiettivo piano di miglioramento per il quinquennio Risparmi sull acquisto di beni e servizi pari a circa l 8% in relazione all attivazione delle iniziative sinergiche di acquisto e razionalizzazione della spesa nonché della riduzione dei connessa al processo di riorganizzazione. 3 Linee guida di intervento Attivazione di un processo integrato e centralizzato per la pianificazione, esecuzione e controllo degli acquisti per PAT, Enti locali e strumentali Rafforzamento del ruolo e dell ambito di operatività dell Agenzia Provinciale per gli appalti e i contratti (APAC), attraverso un'adeguata riorganizzazione Ampliamento delle tipologie di Beni e Servizi acquistabili mediante il rilancio del mercato elettronico e l attivazione di nuove convenzioni provinciali Azioni di intervento per la riduzione della spesa pubblica provinciale Definizione del nuovo modello operativo per pianificazione, esecuzione e controllo degli acquisti, finalizzato all'attivazione di un processo di governo della spesa pubblica Attivazione del processo integrato di pianificazione e raccolta dei d'acquisto per l anno 2013 per la PAT e gli Enti strumentali e avvio progressivo dell'operatività del nuovo modello sulle altre entità provinciali Utilizzo esteso delle piattaforme applicative Mercurio e Ciclo Passivo SAP

4 L iniziativa progettuale coinvolgerà preliminarmente Dipartimenti, Agenzie e Società strumentali e sarà esteso progressivamente a tutte le entità del Sistema PAT già a partire dal 2013 Approccio progettuale all'iniziativa Attivazione di un'iniziativa "pilota" finalizzata alla raccolta per il 2013 e alla predisposizione del piano gare per gli acquisti delegati ad APAC 2a Fase 3a Fase 1a Fase Musei Dipartimenti prov. APSS Dipartimenti Dipartimenti Agenzie Dipartimenti Scuole Società strumentali Dipartimenti Dipartimenti Parchi Fondazioni Dipartimenti Altri Dipartimenti enti Dipartimenti Comuni Comunità di Dipartimenti Valle Università Supporto applicativo 4

5 Il processo di raccolta e aggregazione dei e pianificazione delle iniziative d'acquisto può essere scomposto in 3 principali fasi. Principali fasi del processo di raccolta, aggregazione e pianificazione degli acquisti Analisi e Raccolta, e allineamento/revisione consolidamento della spesa Aggregazione della spesa ed elaborazione strategie d'acquisto Centri di Competenza Dip.to Affari finanz. e progr. Dip.to Affari finanz. e progr. Centri di competenza Dip.to Affari finanz. e progr. APAC Comunicazione linee guida di pianificazione della spesa Manifestazione e raccolta nei limiti degli stanziamenti previsti nel disegno di legge Bilancio 2013 Dipartimento Servizi Agenzie Società strumentali Analisi dei fabb. complessivi rispetto agli obiettivi di riduzione della spesa Richiesta di adeguamento per assicurare compatibilità finanziaria e recepire indicazioni specifiche della Giunta Dip. Società strum Allineamento a disponibilità finanziarie Aggregazione e definizione del piano di iniziative d'acquisto Piano Iniziative d'acquisto L'output finale di tale processo sarà preso in carico da APAC per la definizione del piano gare complessivo 5

6 1 2 3 Analisi e Raccolta, e allineamento/revisi consolidamento one della spesa Le informazioni necessarie alla raccolta dei prevedono l indicazione di alcuni dati di supporto Aggregazione della spesa ed elaborazione strategie d'acquisto Contenuti informativi gestiti nella raccolta dei (T) Entità richiedente: (P) Cat. Merc.: navigabile in funzione della struttura gerarchica dell albero di classificazione, con inserimento del fabbisogno al 3 livello della gerarchia (P) Descrizione del fabbisogno come nota di testo (P) Quantità (P) Unità di Misura: campo calcolato associato alla cat. merc. (P) Importo totale (*): spesa complessiva prevista per la soddisfazione del fabbisogno per la categoria merceologica ed il periodo indicato (P) Prezzo medio unitario: campo calcolato come rapporto tra importo totale e quantità (P) Periodo di disponibilità (OPZIONALE): mese di riferimento per la disponibilità del fabbisogno inserito (P) Autonomia spesa: attributo che indica la capacità di finanziare in maniera autonoma il fabbisogno dichiarato dall'entità richiedente Contenuto informativo raccolta (*) NOTA: Nel caso di riferiti ad esigenze pluriennali, sarà necessario imputare l'importo complessivo nel solo anno durante il quale si dovrà procedere alla stipula del contratto per l'aggiudicazione della fornitura. 6

7 La raccolta sarà attivata su tutte le categorie merceologiche rilevanti ai fini della pianificazione della spesa, sfruttando l'albero merc. SAP in uso Ambito di estensione merceologica Ambito di riferimento della raccolta Estensione della raccolta dei a tutte le categorie merceologiche di Beni/Servizi per garantire la visibilità completa sulla spesa previsionale Strutturazione gerarchica dell'albero di classificazione merceologica, con gestione dei al 3 livello ritenuto adeguato per l'obiettivo di raccolta ed aggregazione Esclusione dalla raccolta delle esigenze relative agli appalti per LLPP, ad eccezione delle prestazioni legate ai servizi (es. incarichi di progettazione) e di beni separati dall appalto Opportunità di revisione successiva dell'albero di classificazione merceologica in termini di razionalizzazione delle categorie e funzionalità rispetto agli obiettivi di pianificazione dei Circa 450 cat. merc. di 3 livello rilevanti per la raccolta Beni Servizi Circa 50 cat. merc. di 3 livello rilevanti per la raccolta Albero di classificazione merceologica Macro Cat. merc. LIVELLO 1 LIVELLO 2 LIVELLO 3 7 BENI SERVIZI Mobili Apparecchiature da ufficio, accessori e materiali Servizi vari Arredi per ufficio Arredi scolastici Apparecchiature informatiche Macchine, attrezzature, forniture ufficio, esclusi computer Utenze Servizi agli immobili Armadi, librerie ed espositori Tavoli e banconi Arredi scuole per l'infanzia Computer e server Monitor e display Calcolatrici Telefonia fissa Telefonia mobile Servizi di pulizia e vigilanza

8 1 2 3 Analisi e Raccolta, e allineamento/revisi consolidamento one della spesa Aggregazione della spesa ed elaborazione strategie d'acquisto In relazione all'attuale modello, si ritiene di demandare ai Servizi richiedenti l'inserimento dei previsionali, salvo alcuni casi specifici... Logiche di inserimento dei Tipologia di gestione della spesa per cat. merc. Spesa per cat. merc.con gest. in autonomia Spesa per cat. merc. gestita da Centro di Competenza Criterio di pianificazione dei Possibilità di identificare puntualmente i specifici per ciascuna entità richiedente Possibilità di identificare puntualmente i specifici per ciascuna entità richiedente Gest. su assegnazione "parametrica", non direttamente riconducibile all'entità richiedente Entità responsabile per l'inserimento richiedente richiedente Serv. "Centro di Competenza" Esempio cat. merc. di applicazione Consulenze/Incarichi Autovetture Fotocopiatori Energia Elettrica (*) (*) In relazione alle sole utenze gestite in autonomia dalle strutture PAT Energia Elettrica (**) (**) In relazione alle utenze gestite centralmente 8

9 Il processo di raccolta e aggregazione dei e pianificazione delle iniziative d'acquisto può essere scomposto in 3 principali fasi DIP. AFFARI FINANZIARI E PROG. STRUTTURE RICHIEDENTI CENTRI DI COMPETENZA ESPERTI MERCEOLOGICI APAC Raccolta, e consolid. Comunicano alle strutture le linee guida di pianificazione della spesa Manifestano i su SAP BPC (con validazione complessiva dei i DG dei Dip.ti) in coerenza con stanziamenti previsti Supportano le strutture in fase di definizione dei Aggregazione e consolidamento dei sulle categorie di propria competenza Supportano le strutture in fase di definizione dei Analisi dei e allineamento /revisione della spesa Analisi dei complessivi Verifica dei vincoli di bilancio e delle indicazioni della Giunta Comunicazione alle strutture esigenza di riallineamento Riallineano i sulla base di eventuali indicazione del Dip. Affari Fin. e/o dei Centri di Competenza Supportano il Dip. Affari Finanziari e Prog. nell analisi dei Si confrontano con le strutture per riallineare i sulla base delle disponibilità finanziarie Supportano il Dip. Affari Finanziari e Prog. nell analisi dei Aggreg. della spesa ed elab. strategie d'acquisto Validano i complessivi Verificano le azioni di adeguamento e contenimento della spesa Supportano la definizione delle strategie di acquisto Supportano APAC e Dip. Affari Fin. nella definizione delle strategie di acquisto Definiscono il piano di iniziative d'acquisto Definiscono il piano gare integrato 9

10 e coinvolgerà operativamente tutti i Dirigenti PAT (ai diversi livelli) e i DG delle società strumentali. Modalità di coinvolgimento strutture per raccolta Analisi e Raccolta, e allineamento/revisi consolidamento one della spesa Aggregazione della spesa ed elaborazione strategie d'acquisto PAT Dip.to Affari finanz. e progr. Consolidamento a livello di Provincia Società strum. Dipartimento La raccolta dei di strutture non coordinate da un Dirigente verrà gestito «extra sistema» Servizi Uffici Uffici Agenzie Servizi Progetto o ID Opereranno su SAP BPC tutti i dirigenti a capo di una struttura (Dip.,, Agenzia, Progetto o ID) Per le altre strutture, il processo di raccolta e consolidamento sarà gestito dal Dirigente a cui la struttura risponde (Uffici, IS ecc.) 10

11 I raccolti saranno poi aggregati a livello di Dip.to e consolidati mediante un flusso "differenziato" in funzione dell'autonomia di spesa Flusso di consolidamento dei Analisi e Raccolta, e allineamento/revisi consolidamento one della spesa Aggregazione della spesa ed elaborazione strategie d'acquisto Rivedono con le proprie strutture dei previsti, in coerenza con le linee guida del Dip.to Aff. finanz. e progr. e le risorse assegnate Dip.to X 3 2 PAT Dip.to Affari finanziari e progr. 2 3 Dip.to Definizione delle azioni di intervento rispetto agli obiettivi di governo della spesa e comunicazione delle richieste di adeguamento della spesa previsionale Visibilità sulle richieste complessive dei Dip.ti per i gestiti dal centro di competenza Serv. X1 Serv. X2 Centro di Competenza 3 1 Le entità richiedenti (Servizi/Agenzie PAT) effettuano la previsione di spesa per i relativi alle proprie esigenze complessive di funzionamento. I manifestati a livello di /Agenzia sono aggregati in prima istanza a livello di Dipartimento, che li analizza e li valida a sistema, chiedendo eventualmente alle entità richiedenti un riallineamento dei valori dichiarati 2 I complessivi a livello di Dipartimento vengono trasmessi al Dip.to Affari finanziari e programmazione consolidando al contempo i non in autonomia sui Centri di Competenza, ma mantenendo l'evidenza di ciascuno dei Dip.ti che hanno originato tali. 3 Il Dip.to Aff. finanz. e progr., dopo aver analizzato i complessivi, trasmette le richieste di adeguamento rispetto agli obiettivi di riduzione della spesa. I Centri di Competenza si confrontano con i Dip.ti destinatari le modifiche da apportare ai dichiarati per ciascuna entità richiedente, ed effettuano a sistema l'aggiornamento dei previsionali. 11

12 Sintesi sul processo di raccolta dei con evidenza delle attività sulla soluzione SAP BPC e degli attori coinvolti Processo Attività Dip. Aff. Finan. Dip. PAT Strutt. PAT Centro Comp. Soc. strum. Caricamento dei Verifica dei inseriti a sistema Raccolta Segnalazione a Dipartimento del completamento pianificazione dei Analisi inseriti e validazione n.a. Consolidamento Analisi inseriti Adeguamento a livello di Dipartimento n.a. Comunicazione a Dip.to Affari finanziari della conclusione della raccolta iniziale dei Analisi complessivi per Dipartimenti e Società strumentali Analisi complessivi per cat. merc. Revisione in autonomia Revisione Revisione Centri di Competenza e validazione Dipartimento responsabile Verifica revisioni effettuate 12