SCHEDA OPERATIVA. Introduzione

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1 SCHEDA OPERATIVA Area: Titolo: Altri software - OS1BoxFiscale Applicazione: OS1BoxFiscale Revisione: 2 Del: 28 Gennaio 2015 Contenuto: Impostazioni e modalità di utilizzo di OS1BoxFiscale per la comunicazione degli acquisti da operatori della Repubblica di San Marino Introduzione L articolo 21 del DL 78/2010 ha introdotto l obbligo di comunicazione delle operazioni rilevanti ai fini dell Imposta sul Valore Aggiunto. Il provvedimento 2013/94908 del direttore dell Agenzia delle Entrate del 02 Agosto 2013, aggiornato con la comunicazione del 10 Ottobre 2013, ha definito l ambito di applicazione, il modello ed i tracciati record per l invio della Comunicazione operazioni Iva. La normativa è stata profondamente rivista rispetto alla precedente formulazione (istituita dall articolo 21 del DL 78/2010). Soggetti ed operazioni interessate Nella comunicazione sono confluite: 1. Cessioni di beni e prestazioni di servizi rese e ricevute per le quali è stata emessa la fattura (di qualsiasi importo) 2. Cessioni di beni e prestazioni di servizi rese e ricevute per le quali non è stata emessa la fattura (solo se di importo maggiore o uguale a Euro al lordo dell imposta). Oltre a queste operazioni all interno della comunicazione saranno contenute: 3. Le operazioni in contanti legate al turismo (le operazioni di importo superiore a 1000 Euro effettuate con privati cittadini stranieri non appartenenti alla Comunità Europea) 4. Le operazioni relative all attività di leasing, locazione e/o noleggio di autovetture, caravan, altri veicoli, unità da diporto e aeromobili. 5. La comunicazione relativa agli acquisti da San Marino (definita dall art. 16, lettera c, del DM ), per le operazioni registrate dal Le operazioni nei confronti di soggetti residenti in paesi a fiscalità privilegiata (cd Black List), effettuate dal Di fatto la nuova comunicazione incorpora alcuni adempimenti che venivano realizzati manualmente (acquisti da San Marino) o separatamente (operazioni con paesi Black List). Tempi e modalità di comunicazione: Per quanto riguarda la comunicazione degli acquisti da operatori della Repubblica di San Marino deve essere trasmessa in modalità analitica entro l ultimo giorno del mese successivo a quello di annotazione. Informazione da comunicare Il contenuto del documento è protetto dai diritti d'autore. Tutti i diritti sono riservati. Il Partner OSItalia è autorizzato a utilizzare il documento a condizione che la comunicazione di copyright sia presente in tutte le copie, che il documento sia utilizzato nella sua forma originale ed a soli scopi informativi e non commerciali.

2 Gli elementi informativi da comunicare, per ciascun acquisto di beni e prestazioni di servizi ricevute per le quali è stata emessa la fattura (di qualsiasi importo), sono: anno di riferimento; la partita IVA o, in mancanza, il codice fiscale del cedente o prestatore e del cessionario o committente; per ciascuna fattura passiva, la data di registrazione, il corrispettivo al netto dell IVA e l imposta o la specificazione che trattasi di operazioni non imponibili o esenti e la data del documento. Modalità operative La gestione è stata integrata totalmente in OS1BoxFiscale. Eseguendo la procedura è presente la scelta che prevede sia l impostazione delle configurazioni e delle tabelle, sia la gestione periodica della comunicazione. Effettuando la scelta viene richiesto l anno e il mese per cui effettuare la comunicazione. Viene proposto il mese precedente a quello corrente, nel nostro esempio andiamo ad effettuare l elaborazione per il mese 10 dell anno Confermando il mese viene visualizzata la maschera della comunicazione dalla quale è possibile sia configurare parametri e tabelle, sia procedere alle elaborazioni della comunicazione. Al primo utilizzo è necessario impostare correttamente i parametri. Pagina 2 di 15

3 Sia le tabelle che i parametri sono gli stessi presenti nella comunicazione delle operazioni Spesometro, quindi qualsiasi modifica qui apportata viene riportata anche sullo Spesometro e viceversa. Parametri Tramite il bottone configurazione. viene richiamata la maschera di inserimento dei parametri di Pagina 3 di 15

4 La comunicazione può essere presentata in via telematica direttamente dal contribuente oppure tramite intermediario. Nel caso di comunicazione presentata direttamente dal contribuente, come nel nostro esempio, deve essere impostato nel campo Tipo fornitore il valore Soggetto che invia in proprio. Nel caso di comunicazione presentata tramite intermediario devono essere impostati il codice fiscale dell intermediario, il numero di iscrizione all albo (nel caso di CAF), nel Tipo fornitore deve essere impostato il valore Intermediario, nel campo Preparazione comunicazione deve essere indicato se l elaborazione dei dati del modello è stata effettuata dal contribuente o dall intermediario che effettua l invio. Nel N. righe file telematico deve essere indicato il numero massimo delle righe (clienti/fornitori) che deve contenere il file per la comunicazione telematica, in fase di generazione del file se il numero delle righe da generare è maggiore del numero impostato vengono generati più files. Attivando il campo Dati in forma aggregata viene effettuato l invio dei dati in forma aggregata, altrimenti viene effettuato l invio dei dati in forma analitica. Come già detto l opzione esercitata, tramite il modello allegato, è vincolante per l intero contenuto della comunicazione, anche in caso di invio sostitutivo. Questo campo è valido solo per la gestione dello Spesometro, nel caso di comunicazione degli acquisti da San Marino l invio viene effettuato in forma analitica, anche nel caso in cui sia attivo l invio dei dati in forma aggregata. Attenzione: la sezione Soggetto tenuto alla comunicazione deve essere utilizzata solo nel caso in cui sia effettivamente necessario (verificare il paragrafo Dati del soggetto tenuto alla comunicazione delle istruzioni di compilazione del modello); se compilato il campo Codice fiscale i dati indicati in questa sezione vengono riportati sia in stampa che nel file, nell apposita sezione. Pagina 4 di 15

5 Configurazioni tabelle E possibile escludere determinati documenti dall elaborazione tramite la configurazione delle causali contabili, dei codici Iva, delle nazioni Black List e dei clienti/fornitori esclusi dalla comunicazione, a cui si accede utilizzando il bottone manutenzione. Causali contabili che ne permette la Le causali contabili che riguardano movimenti da includere nella comunicazione sono quelle per cui risulta attivo il check Includi in elenco. In fase di primo accesso al programma vengono importate le causali contabili aziendali, se era già stata utilizzata la procedura per l adempimento relativo agli elenchi clienti/fornitori del 2008 le causali vengono impostate con la stessa configurazione, altrimenti vengono impostate tutte come incluse ed il flag nota debito non spuntato. Ad esempio escludiamo le causali contabili relative ad operazioni CEE disattivando il check Includi in elenco. Il flag Nota di debito indica se i movimenti inseriti con la causale contabile in questione si riferiscono a note di debito. Il campi Operazione regime turismo, Noleggio/Leasing e Autofattura non sono significativi per la comunicazione acquisti San Marino. Pagina 5 di 15

6 Codici Iva Le aliquote Iva che devono essere escluse dalla comunicazione sono quelle per cui risulta attivo il check Escludi da elaborazione. In fase di primo accesso al programma vengono importate le aliquote Iva con il flag disattivo. Nei campi Tipo trattamento vendite e Tipo trattamento acquisti è possibile indicare il tipo di trattamento iva relativo ai movimenti di vendita e di acquisto registrati con tale aliquota, il tipo può essere impostato a: Nessuna operazione; Operazioni imponibili, non imponibili, esenti; Operazioni imponibili Iva non esposta. Nazioni Black List La tabella non è significativa per la comunicazione acquisti San Marino. Pagina 6 di 15

7 Clienti/fornitori I clienti e fornitori che devono essere esclusi dalla comunicazione possono essere inseriti in questa tabella spuntando il campo escluso. Tramite il tipo selezione è possibile visualizzare tutti i clienti/fornitori, solo gli esclusi o solo gli inclusi. Il campo Noleggio/Leasing non è significativo per la comunicazione acquisti San Marino. In fase di primo accesso i clienti/fornitori vengono importati come inclusi e con il tipo di noleggio a Nessuna gestione. Vediamo adesso quali sono le principali operazioni da effettuare per la presentazione degli elenchi: Elaborazione movimenti Verifica movimenti Generazione file Stampa dati Elaborazione movimenti La procedura attivabile tramite il bottone elabora i documenti di acquisto registrati nel periodo selezionato con una causale contabile che prevede la gestione del reverse charge (campo Reverse charge della causale contabile diverso da Nessuna gestione ), presenti nei movimenti Iva, intestati a fornitori con nazione San Marino. Nel caso di fatture con imponibile e/o imposta negativi il movimento viene generato impostando il tipo documento a Nota di credito e con gli importi cambiati di segno. L elaborazione crea, oltre ai movimenti, anche le anagrafiche dei fornitori movimentati per la prima volta nella comunicazione. Eseguendo l elaborazione viene indicato il numero di record elaborati e vengono visualizzate le note contenenti i criteri utilizzati per l elaborazione. Pagina 7 di 15

8 Per proseguire è necessario spuntare il campo Confermo di avere letto le informazioni sopra riportate, proseguendo nell elaborazione vengono visualizzati i movimenti generati. La procedura può essere eseguita più volte, nelle elaborazioni successive alla prima viene richiesta la conferma per procedere a cancellare i dati già elaborati ed effettuare nuovamente l elaborazione: Se sono presenti fornitori esclusi dalla comunicazione viene richiesto se considerare nell elaborazione anche i documenti relativi a tali anagrafiche. Lo stato dell anagrafica rimane escluso. Pagina 8 di 15

9 Se i documenti elaborati risultano modificati manualmente viene richiesto anche se recuperare le modifiche apportate. Se nell elaborazione sono presenti movimenti inseriti manualmente viene richiesto anche se si intende ripristinarli. La finestra contiene 3 sezioni video. Pagina 9 di 15

10 La prima sezione riporta la griglia dove vengono visualizzati i dati manutenibili nel pannello sottostante: Il codice cliente/fornitore: sul campo è attiva la funzione "Vai a codice" (richiamabile tramite Ctrl+F9) che consente di selezionare un codice e posizionarsi a tale codice. La data e il luogo di nascita: nel caso di persone fisiche (imprese individuali o professionisti) vengono proposti i dati presenti in anagrafica, i dati sono comunque manutenibili e vengono salvati e riproposti nelle successive elaborazioni. Escluso da comunicazione: il check permette di escludere un fornitore elaborato dalle comunicazioni. Nel caso in cui i movimenti siano già stati elaborati, in fase di verifica vengono impostati ad esclusi dalla comunicazione, nei periodi successivi verranno elaborati solo se esplicitamente richiesto. Società estera senza personalità giuridica: per tali società è necessario indicare i dati del legale rappresentante, tramite il bottone. Sulla griglia, tramite la pressione del tasto destro del mouse sono attive le funzioni: Includi tutti i documenti, che imposta lo stato a Verificato (incluso) per tutti i documenti del codice corrente; Escludi tutti i documenti, che imposta lo stato a Verificato (escluso) per tutti i documenti del codice corrente. La seconda sezione riporta la griglia dove vengono visualizzati i dati manutenibili nel pannello sottostante dove è riportato il dettaglio del movimento relativo al rigo su cui siamo posizionati Pagina 10 di 15

11 nella sezione superiore. In particolare viene visualizzato lo stato del rigo che indica in quale fase è stato assegnato l importo e può essere Da elaborazione o Modificato manualmente. Sulla sinistra sono presenti i seguenti bottoni: permette di includere i documenti selezionati nella generazione del file, impostando automaticamente lo stato verifica a Verificato (incluso) permette di escludere i documenti selezionati dalla generazione del file, impostando automaticamente lo stato verifica a Verificato (escluso) Nella terza sezione è possibile impostare lo stato della verifica utilizzato per filtrare la visualizzazione dei movimenti, il campo può essere impostato a: tutti, da verificare, verificati (inclusi in elenco), verificati (esclusi da elenco). Il colore della scritta e lo sfondo indicano la situazione del documento, in particolare: le righe con scritta nera su sfondo bianco si riferiscono ad operazioni non modificate manualmente; le righe con scritta nera su sfondo giallo si riferiscono ad operazioni modificate manualmente; le righe con scritta argento su sfondo bianco si riferiscono ad operazioni escluse; le righe con scritta rossa su sfondo bianco si riferiscono ad operazioni che contengono dei campi non compilati correttamente e da modificare manualmente. Vediamo adesso nel dettaglio come vengono compilati i campi presenti: Tipo documento: il campo può assumere i seguenti valori: o Fattura, viene impostato dal tipo documento della causale contabile o Nota credito, viene impostato dal tipo documento della causale contabile o Nota di debito, viene impostato per i documenti con causale che nella tabella di configurazione del BoxFiscale delle Causali contabili hanno attivo il flag Nota debito o Operazioni turismo, il campo non è significativo per la comunicazione acquisti San Marino. Numero documento: è il numero del documento; Data documento: è la data del documento; Tipo registro: compilato in base alla causale contabile, nella presente gestione il tipo di registro viene impostato ad acquisti; Data registrazione: corrisponde alla data di registrazione del movimento Iva; questa data viene testata per i documenti di acquisto e deve essere compresa nell anno di riferimento; Segno: gestito automaticamente in base al tipo documento (+ per fatture e note debito, - per le note di credito); Imponibile: imponibile del documento (considera solo i codici Iva non esclusi); Imposta: imposta del documento (considera solo i codici Iva non esclusi); Tipo trattamento Iva: viene impostato in base ai parametri impostati nei campi Tipo trattamento vendite e Tipo trattamento acquisti previsto nella tabella di configurazione del BoxFiscale dei Codici Iva ; nel caso in cui nel documento siano presenti codici Iva che danno luogo a valori diversi (ad esempio operazione imponibile ed operazione con Iva non esposta) viene impostato a Non assegnato e deve essere impostato manualmente; Noleggio/Leasing il campo non è significativo per la comunicazione acquisti San Marino; Codice fiscale: il campo non è significativo per la comunicazione acquisti San Marino; Flag reverse charge: viene impostato a 1 per le fatture di acquisto nel caso in cui la causale contabile abbia il campo Reverse charge diverso da Nessuna gestione e il campo Autofattura art. 17 non spuntato; Flag autofattura: viene impostato a 1: Pagina 11 di 15

12 o per le fatture di acquisto da fornitori estero nel caso in cui la causale contabile abbia il campo Reverse charge diverso da Nessuna gestione e il campo Autofattura art. 17 spuntato; tali fatture vengono registrate sia per il fornitore intestatario del documento che per il cliente indicato nella configurazione codici fissi come Cliente autofattura, i movimenti vengono registrati con il flag Autofattura attivo; o per le fatture di acquisto da fornitori Italia nel caso in cui il la causale contabile abbia il campo Reverse charge diverso da Nessuna gestione e il campo Autofattura art. 17 spuntato; o per le fatture di acquisto nel caso in cui la causale nella tabella di configurazione del BoxFiscale delle Causali contabili abbia attivo il flag Autofattura ; o per le fatture di acquisto in cui la partita Iva dell intestatario del documento è la stessa della ditta. Stato verifica: indica lo stato di verifica del documento. Verifica movimenti La procedura, attivabile tramite il bottone, verifica la correttezza dei dati elaborati. In particolare sono controllati la presenza del codice UIC della nazione, e la presenza e correttezza della partita Iva e del codice fiscale. In questa fase vengono automaticamente esclusi: i movimenti relativi a note di credito e di debito In caso di errore viene visualizzato per ogni fornitore il motivo dell errore e dalla finestra (come da esempio riportato sotto) è possibile: forzare l invio dei codici selezionati anche se i dati non sono corretti, tramite il bottone, i movimenti vengono impostati a Verificato (incluso). escludere i codici dalla generazione del file del periodo richiesto, tramite il bottone, in questo caso i movimenti vengono impostati a Verificato (escluso). uscire dal controllo, tramite il bottone, per procedere alla correzione degli errori ed effettuare nuovamente la verifica. I movimenti dei codici che risultano corretti al momento della verifica vengono impostati a Verificato (incluso), dopo aver verificato tutti i movimenti è possibile proseguire con la creazione del file. Pagina 12 di 15

13 Generazione file La procedura, attivabile tramite il bottone, controlla che tutti i movimenti siano stati verificati e in caso affermativo effettua la generazione del file, compilando il quadro SE sia nella stampa del modello che nel file da generare, secondo l apposito tracciato record. In fase di generazione vengono visualizzate le note contenenti i criteri utilizzati per la generazione del file. Per proseguire nell elaborazione è necessario spuntare il campo Confermo di avere letto le informazioni sopra riportate. Proseguendo viene richiesta la cartella in cui generare il file, viene proposta la cartella impostata nel campo Cartella esportazione presente nelle Impostazioni OS1 Box Fiscale, manutenibili dalla maschera iniziale del Box Fiscale. Viene inoltre richiesta la tipologia di invio che può essere ordinaria, sostitutiva e di annullamento, nel caso di invio sostitutivo o di annullamento deve essere indicato il protocollo telematico da sostituire o annullare. Proseguendo viene visualizzato il numero di codici esportati, viene richiesto se effettuare la stampa del modello ministeriale e viene infine visualizzato l elenco dei files generati. Pagina 13 di 15

14 Se per l anno per cui si sta effettuando la generazione del file sono presenti dei movimenti non verificati viene visualizzato il seguente messaggio: Stampa dati La procedura, attivabile tramite il bottone interno della comunicazione., permette di effettuare la stampa ad uso Pagina 14 di 15

15 La stampa viene effettuata per l anno e per il mese impostati a video, vengono proposti l anno e il mese richiesti all accesso del programma, e può essere effettuata selezionando i fornitori. Tra i criteri di selezione sono presenti il tipo selezione (tutti i codici, solo i codici inclusi in elenco, solo i codici esclusi in elenco) e lo stato della verifica (tutti, da verificare, verificati inclusi, verificati esclusi), è inoltre possibile stampare gli importi arrotondati o non arrotondati. Pagina 15 di 15