SUPPORTO TECNICO SERVIZIO DI ASSISTENZA CLIENTI AI PRODOTTI: PROCEDURA INTEGRATA GESTIONE CONDOMINIO RENT MANAGER

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1 SUPPORTO TECNICO AI PRODOTTI: PROCEDURA INTEGRATA GESTIONE CONDOMINIO RENT MANAGER SERVIZIO DI ASSISTENZA CLIENTI GESTIONE INTEGRATA CONVOCAZIONI E VERBALI Il pacchetto PIGC prevede una sofisticata gestione convocazioni e verbali che permette di automatizzare totalmente la gestione delle convocazioni. La gestione integrata convocazioni e verbali si interfaccia con Microsoft Office o OpenOffice garantendo così stampe molto professionali ed un ambiente di wordprocessing familiare. L automazione della gestione convocazioni è totale, prevediamo infatti: 1) la possibilità di creare dei modelli di convocazione e verbali totalmente personalizzabili dall utente a seconda delle esigenze; 2) la gestione delle presenze assembleari con la stampa dei partecipanti all assemblea e la registrazione presenze che può avvenire manualmente, con codice a barre o con codifica numerica. Il programma vi avvisa in tempo reale dei soggetti presenti e dei valori millesimali per la validità dell assemblea; 3) la gestione delle delibere che permette di inserire i punti all ordine del giorno specificando la tabella da utilizzare e la percentuale di favorevoli necessaria per l approvazione della delibera. 4) La gestione delle delibere si collega automaticamente con lo scadenzario interventi, quindi se la delibera prevede l esecuzione di lavori, potete immediatamente collegarla allo scadenzario con un semplice click di mouse; 5) La gestione delle votazioni delle delibere con la possibilità di stampare un tabulato per le votazioni oppure schede singole. La registrazione delle votazioni può avvenire manualmente, con codice a barre o con codifica numerica. Il programma Vi avvisa in tempo reale se la delibera è approvata o meno in base al. 6) La stampa della distinta consegna convocazioni e verbali 7) La distinta di spedizione raccomandate con filtri di stampa per condomini,inquilini, comproprietari, usufruttuari, soggetti residenti o meno nel condominio, soggetti presenti o assenti in assemblea. CREAZIONE DI UNA NUOVA CONVOCAZIONE Per creare una nuova convocazione dobbiamo semplicemente cliccare sull icona della barre dei bottoni o chiamare Utilità/Modulistica giuridico amministrativa/gestione integrata convocazioni e verbali. Selezioniamo il condominio, ci apparirà quindi una finestra che riporta l elenco delle convocazioni effettuate per quel condominio. Per creare una nuova convocazione clicchiamo sulla riga vuota che inizia con... Da questa schermata, cliccando sul pulsante Elimina, possiamo cancellare convocazioni già inserite oppure cliccando sulla sezione Modelli possiamo personalizzare i

2 modelli da utilizzare per la redezione della convocazione e del verbale. Quando creiamo una nuova convocazione ci verrà richiesto di specificare la denominazione (per esempio ORDINARIA) ed alcuni dati (data ed ora, luogo ecc.). Il campo Note è a disposizione dell utente per eventuali annotazioni e non verrà riportato sulla convocazione. Nella sezione Unità immobiliari da convocare, selezioniamo i soggetti da convocare. Una volta selezionati i soggetti non sarà necessario riselezionarli in futuro per le stampe relative a questa convocazione (partecipanti assemblea, distinte di spedizione, distinte di votazioni ecc.) Terminato l inserimento ci apparirà la schermata sottostante che riporta i dati della convocazione e nella parte destra: 1) La sezione Punti all ordine del giorno per inserire le delibere. 2) La sezione Gestione presente per l inserimento delle presenze. 3) La sezione Gestione votazioni per l inserimento delle votazioni dei singoli punti all ordine del giorno. 4) La sezione stampe per tutte le stampe correlate. Nel caso in cui invece di inserire una nuova convocazione ne avessimo richiamata una già inserita, questa schermata ci sarebbe apparsa immediatamente.

3 PREPARAZIONE DELLA CONVOCAZIONE E SPEDIZIONE O CONSEGNA Per creare la convocazione e spedirla, procediamo nel seguente modo: 1) Inseriamo i punti all ordine del giorno specificando eventualmente anche il quorum richiesto per l approvazione. Specifichiamo inoltre nella sezione Gestione votazioni la tabella millesimale che sarà richiesta per la votazione di ciascun punto all ordine del giorno. 2) Clicchiamo quindi sul pulsante Crea/Vedi la convocazione ; verrà creato (se non già presente) il documento contenente la convocazione di assemblea redatto sulla base del modello di convocazione presente. I campi contenuti tra le parentesi quadre verranno sostituiti in fase di stampa con i dati specificati per l assemblea, si consiglia quindi di non modificarli ma di cambiare semplicemente il corpo della convocazione. I punti all ordine del giorno non devono essere inseriti manualmente, sarà il programma che in automatico li inserirà in fase di stampa nella casella [PuntiOrdineDelGiorno]. 3) Modificata la convocazione, la salviamo cliccando su File/Salva e chiudiamo Word. 4) Clicchiamo sul pulsante Stampa convocazione ; ci apparirà questa schermata. A questo punto se preferiamo stampare una sola copia non intestata da fotocopiare selezioniamo Stampa una copia generica, se vogliamo invece stampare la convocazione già preintestata per tutti i soggetti convocati clicchiamo su Stampa intestata di tutte le copie. La stampa apparirà in anteprima su Word (o sul word processor impostato nel programma). Per stampare la distinta di spedizione delle raccomandate o la distinta consegna a mano cliccate sulla sezione Stampe e selezionate la stampa corrispondente. APERTURA DELL ASSEMBLEA E REGISTRAZIONE PRESENZE Il giorno dell assemblea dobbiamo stampare anzitutto i partecipanti assemblea (cliccate sulla sezione Stampe). Questa stampa prevede i campi per la firma del presente e delegato e prevede anche un codice a barre per la registrazione rapida della presenza. Se non possedete un lettore di codici a barre potete anche attivare in alternativa la codifica numerica (Utilità/Configurazione/Codice a barre. Se le delibere da votare riguardano solo i proprietari allora verranno riportati nella stampa dei partecipanti assemblea solo i proprietari altrimenti

4 proprietari ed inquilini se ci sono delibere che richiedono il voto del soggetto residente nell appartamento. Inseriamo i nomi del presidente e segretario tra i dati dell assemblea. Clicchiamo quindi sulla sezione Gestione presenze ed inseriamo quindi le presenze. Per farlo possiamo: - fare un doppio click sul soggetto che risulta presente come riportato dal tabulato partecipanti assemblea stampato in precedente - oppure cliccare sulla casella Registrazione presenze tramite codice a barre e passare il lettore sul codice del soggetto presente o delegato riportato sul tabulato dei partecipanti assemblea. Nel riquadro in alto nella sezione apparirà in tempo reale la situazione delle presenze e validità assemblea dopo ogni inserimento ed in funzione della tabella millesimale selezionata. VOTAZIONE PUNTI ALL ORDINE DEL GIORNO Iniziamo la votazione dei punti all ordine del giorno. A seconda delle circostanze, questo può avvenire: - per alzata di mano - utilizzando un tabulato di votazioni generale stampabile dalla sezione Stampe e relativo alla delibera in questione; - utilizzando una scheda votazioni stampabile dalla sezione Stampe e relativa alla delibera in questione. La registrazione della votazione può essere effettuata manualmente facendo un doppio click sul soggetto oppure automaticamente con il codice a barre cliccando nella casella Registrazione votazioni tramite codice a barre e passando il lettore sul bar code stampato sul tabulato o sulla scheda votazioni. Nella parte superiore della sezione Gestione votazioni viene riportato in tempo reale la situazione delle votazioni e se il punto è approvato o meno. L approvazione della delibera viene fatta in base al quorum specificato per il punto in questione nella sezione Punti all ordine del giorno. Se il punto approvato riguarda dei lavori o interventi si consiglia di cliccare sul pulsante Scadenzario in modo da collegarlo immediatamente allo scadenzario interventi. TERMINE ASSEMBLEA, REDAZIONE E SPEDIZIONE VERBALE Terminata l assemblea, inseriamo l ora di chiusura tra i dati della convocazione. Clicchiamo quindi su Crea/Vedi il verbale per redarre il verbale. Il documento contenente il verbale verrà redatto in base al modello di documento previsto, fate le eventuali modifiche necessarie (ricordate che i punti all ordine del giorno, le presenze, le votazioni delle delibere verranno inserite automaticamente dal programma in fase di stampa e quindi non devono essere inseriti a mano). Salvate il verbale e chiudete Word. Per stampare il verbale cliccate quindi su Stampa verbale.

5 CAMPI DEL MAIL MERGE Sono elencati qui i campi che verranno sostituiti con i dati della convocazione e del verbale in fase di stampa. Questi campi sono spostabili a piacimento dell utente nel modello di convocazione/verbale. [NomeCondominio] [IndirizzoCondominio] [CodiceFiscaleCondominio] [NomeStudio] [IndirizzoStudio] [RecapitiStudio] Il nome del condominio L indirizzo del condominio Il codice fiscale del condominio Il nome dello studio di amministrazione L indirizzo dello studio di amministrazione I recapiti dello studio di amministrazionb [OraPrima] L ora della prima convocazione [OraSeconda] L ora della seconda convocazione [GiornoPrima] Il giorno della prima convocazione [GiornoSeconda] Il giorno della seconda convocazione [LocalitaPrima] Il luogo di svolgimento della prima convocazione [LocalitaSeconda] Il luogo di svolgimento della seconda convocazione [Amministratore] Il nome dell amministratore [TipoDiConvocazione] Il tipo di convocazione (ordinaria/straordinaria) [Presidente] Il nome del presidente [Segretario] Il nome del segretario [OraFineAssemblea] L ora alla quale si è conclusa la convocazione [TotaleUnita] Il totale dei proprietari convocati [ElencoDeiPresenti] La lista dei presenti, dei delegati e le quote millesimali [StatistichePresenze] Il totale presenti e il totale convocati e i quorum richiesti per ciascun punto all O.d.g. [StatistichePresenzeSintetica] Il totale presenti e il totale convocati [RisultatoVotazioni] Elenco dei risultati delle votazioni dei punti all O.d.g. [RisultatoVotazioniAnalitico] Elenco dei risultati delle votazioni dei punti all O.d.g. con il dettaglio del voto per ciascuna unità immobiliare [RisultatoVotazionix] Elenco dei risultati delle votazioni del punto all ordine del giorno numero x [PuntiOrdineDelGiorno] Elenco dei punti all ordine del giorno [PuntoNumerox] Riporta il punto all ordine del giorno numero x [TitoloDestinarario] Il titolo del soggetto al quale spedire la convocazione/verbale [NomeDestinarario] Il nome del soggetto al quale spedire la convocazione/verbale [ViaDestinatario] L indirizzo del soggetto al quale spedire la convocazione/verbale [CAPeCittaDestinatario] Il CAP e la città del soggetto al quale spedire la convocazione/verbale [QuotaMillesimi] Il valore millesimale del soggetto al quale spedire la convocazione/verbale (da riportare sulla delega) [ReperibilePresso] L indirizzo di reperibilità del soggetto al quale spedire la convocazione/verbale [ScalaInterno] Scala ed interno (generalmente si inserisce questo campo sulla delega) * [PresentePersonalmente] Codice a barre per lettura presenza del soggetto convocato * [PresentePerDelega] Codice a barre per lettura presenza del delegato del soggetto convoca zio (*) Questi campi debbono essere inseriti con carattere di dimensione 20 e font Code39Extended (Suggeriamo di aggiungere i campi utilizzando un carattere leggibile, tipo Arial per esempio e poi selezionarli e cambiare il font in Code39Extended; attenzione a cancellare lo spazio dopo la scritta che viene automaticamente aggiunto da Word). SUPPORT CENTER