DIGITRONICA.IT. Photoguest Gestione Visitatori

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1 DIGITRONICA.IT Photoguest Gestione Visitatori

2 Photoguest Gestione Visitatori PhotoGuest è un prodotto specializzato per la gestione dei Visitatori che si presentano alla reception di un azienda e desiderano conferire con un dipendente per riunioni commerciali, incontri tecnici, per un colloquio di lavoro od altro. Il sistema consente di effettuare la registrazione del transito del visitatore associata al dipendente visitato creando così uno storico visite e produrre, ove previsto, un pass d ingresso da consegnare al visitatore stesso. La registrazione del visitatore è rapida e semplice e può essere eseguita presso una reception o utilizzando un chiosco di auto-registrazione. In entrambi i casi il sistema genera automaticamente, grazie ad una stampante ad esso collegata, il badge per l accesso ai locali aziendali a cui il visitatore è abilitato. Il badge potrà essere in pvc e quindi anonimo perché viene restituito al termine della visita; oppure in cartoncino e quindi personalizzabile perché usa e getta, naturalmente dotati della tecnologia richiesta (magnetica o rfid). L utilizzo del badge in cartoncino è consigliato ad aziende con un elevato flusso di visitatori; oltre al risparmio nel materiale, l aspetto più interessante della proposta Digitronica.IT è rappresentato dalla possibilità di usare il badge in cartoncino come veicolo commerciale, stampandovi sopra gli slogan della campagna pubblicitaria più attuale, il logo della società, i codici wi-fi da utilizzare mentre il visitatore si trova nell area aziendale, indicazioni inerenti il visitato (ad esempio stanza, piano, palazzina). PhotoGuest consente inoltre di gestire un archivio anagrafico dei visitatori, eventualmente completato dalla scansione del documento di identità e dalla ripresa della foto. La gestione di tale anagrafica elimina inutili digitazioni per i visitatori abituali, permette di registrare i visitatori occasionali per soddisfare esigenze legate alla sicurezza e al recupero di dati storici mediante estrazioni mirate alla persona visitata ed alla frequenza delle visite effettuate in un periodo. Tramite il modulo WEB ogni dipendente abilitato ha la possibilità di inserire le prenotazioni delle visite di proprio interesse in modo da accelerare la fase di accreditamento dei visitatori e di snellire le procedure di reception. Tale modulo permette inoltre di visionare lo storico delle proprie visite con possibilità di interrogazione per periodo, società, visitatore, colleghi partecipanti. Dal punto di vista della scalabilità PhotoGuest può essere utilizzato per gestire realtà con un unica reception fino ad arrivare a situazioni complesse organizzate in multi-reception e multisito. L esigenza di valorizzare l immagine della propria organizzazione nei confronti dei visitatori e dei dipendenti spesso porta alla rivisitazione dei processi che interessano l iterazione fra azienda e personale esterno. Uno di questi processi coincide con la gestione delle visite. I principali obiettivi nell informatizzazione della gestione dei Visitatori sono stati individuati da nei seguenti punti: In relazione alla Legge 626 sulla sicurezza, indicazione dei visitatori presenti in un determinato momento all interno degli edifici dell azienda. Riduzione delle procedure di accreditamento con relativo guadagno di immagine. Integrazione con sistemi di Sicurezza esistenti. Integrazione con sistemi Informativi di Gestione del Personale per l allineamento dell anagrafica dipendenti.

3 Caratteristiche principali del sistema Photoguest: Anagrafica Dipendenti Il sistema può gestire un anagrafica dipendenti presente sullo stesso database dell applicativo. Ogni dipendente può essere o meno abilitato all utilizzo del modulo WEB per la registrazione delle prenotazioni e per la consultazione delle visite storiche. Oltre alle abituali informazioni sono presenti i recapiti telefonici, per agevolare la fase di ricerca del dipendente, e logistici quali palazzina, piano stanza/ufficio da fornire al visitatore per facilitarlo nel raggiungimento del dipendente visitato o, in contesti di elevata sicurezza, per la produzione di un pass specifico e contestuale alla visita. Anagrafica Visitatori E possibile gestire sia visitatori occasionali che abituali registrando oltre che informazioni anagrafiche complete, anche informazioni accessorie quali società di appartenenza, accesso con auto, visitatore indesiderato od appartenente a società indesiderata. Possibilità di associare un referente abituale (presente nell anagrafica dipendenti) che verrà automaticamente proposto come dipendente visitato in fase di inserimento della visita. Durante la fase di accreditamento il sistema da la possibilità di acquisire la foto e di effettuare la digitalizzazione del documento (carta d identità, patente, etc.) associandoli ai dati anagrafici del visitatore inserito. Gestione Visite ed Appuntamenti E possibile gestire visite che coinvolgono più visitatori, anche di società diverse, e più dipendenti sia in fase di prenotazione che in fase di composizione della visita stessa. L applicativo permette di gestire realtà multi-reception distribuite su differenti sedi e quindi di monitorare in tempo reale lo stato delle visite in corso e di supervisionare l operato delle varie reception. La consultazione storica permette di analizzare la frequenza e la distribuzione temporale delle visite secondo i più svariati criteri Modulo per la Prenotazione delle visite Al fine di facilitare l operatività delle receptionist e di snellire le procedure di accreditamento è pubblicabile un modulo sviluppato in tecnologia WEB che permette ad ogni dipendente abilitato di inserire le prenotazioni relative alle visite programmate. Ogni dipendente ha inoltre la possibilità di consultare, sospendere ed annullare le proprie prenotazioni e di consultare lo storico delle visite selezionandole tramite opportuni criteri. Registrazione Visitatori Inizio Visita - Registrazione Visitatore Ricerca del dipendente richiesto dal visitatore Visualizzazione dell ubicazione e nr. di telefono relativa al dipendente richiesto Inserimento delle informazioni anagrafiche relative al visitatore (Cognome Nome, Società ) Acquisizione foto del visitatore Eventuale acquisizione di un documento di riconoscimento Stampa del badge personalizzato o consegna al Visitatore di un badge con associazione del numero badge

4 Possibilità di associare un eventuale pass parcheggio per l accesso con auto Registrazione di Inizio Visita nella relativa tabella Fine Visita Ricerca della registrazione associata alla visita mediante digitazione del numero del badge consegnato Indicazione della chiusura della visita con registrazione dell evento sulla tabella visite per singolo visitatore o per l intera visita Registrazione dell uscita di un visitatore: L uscita del visitatore viene effettuata tramite la griglia dei visitatori presenti. Se si risponde affermativamente il visitatore viene registrato in uscita con la data e ora del sistema. Il sistema provvede inoltre ad aggiornare il numero dei presenti. Moduli Modulo WEB di Prenotazione delle Visite e consultazione visite Gestione anagrafica visitatori: Inserimento di nuovi visitatori nell archivio dati Acquisizione foto dei visitatori Acquisizione del documento personale Gestione anagrafica aziende/enti esterni Gestione registrazione Inizio/Fine visita e stampa pass di riconoscimento Visualizzazione giornaliera visite per dipendente/visitatore Visualizzazione visitatori presenti in azienda Ricerca referente interno da visitare Verifica presenza e localizzazione referente interno da visitare Aggiornamento anagrafica da procedure esterne Registrazione Ingresso/Uscita Visitatori Consultazione Archivi Storici A supporto della fase di registrazione visite a carico del personale di Reception, PhotoGuest offre la possibilità di auto-accreditamento del visitatore mediante l utilizzo dei chioschi multimediali.

5 Il sistema Photoguest può essere gestito in completa autonomia: Vantaggi del totem/sistema chiosco Infopoint: Il visitatore è completamente autonomo: si evita così di attendere la disponibilità da parte della receptionist; Evita errori di inserimento del nominativo (vale soprattutto per nomi esteri, spesso difficilmente comprensibili al primo impatto da parte del personale adibito alla registrazione del nominativo); Incrementa e valorizza la propria immagine aziendale utilizzando sistemi ad alto contenuto tecnologico. Infopoint: L infopoint è completamente personalizzabile, può essere da esterno o da interno e viene realizzato con i materiali adatti alle condizioni ambientali del luogo in cui viene installato. E realizzato in acciaio e può essere dipinto in colore RAL a scelta, anche le dimensioni vengono studiate appositamente in base al contesto in cui viene utilizzato. Il chiosco viene personalizzato con i componenti necessari alle esigenze di ogni cliente: - Schermo (LCD o touchscreen); - Tastiera; - Codificatori; - Disponibile in diverse altezze (per facilitare l utilizzo dell infopoint ai disabili); - Altre personalizzazioni vengono effettuate per rispondere a tutte le esigenze dei clienti; - Stampante e fessura nel chiosco per l emissione dei badge visitatori, i badge vengono emessi in automatico grazie al sistema Photoguest; Il totem/sistema chiosco Infopoint con funzionalità di richiesta credenziali WIFI: Il totem/sistema chiosco infopoint può essere implementato con un applicativo che prevede la funzionalità di richiesta credenziali WiFi in modalità self-service. Questa funzionalità fa sì che il sistema generi in automatico le credenziali WIFI associate al nome del visitatore inserito al momento della registrazione. In questa fase il visitatore interagisce con il sistema che: - espone le informative (norme d uso) inerenti le credenziali rilasciate; - richiede conferma/accettazione; - segnala eventuali errori/anomalie/esiti delle operazioni; Il sistema prevede inoltre la revoca delle credenziali WiFi, per cui è previsto l utilizzo di un Modulo Credenziali WiFi, che dovrà essere attivato su ogni postazione di reception che gestisce la chiusura delle visite e consentirà di: - visualizzare un elenco delle credenziali WiFi rilasciate ed attive; - revocare le credenziali mediante lettura badge; - interrogare lo storico delle credenziali rilasciate (per periodo, nr. badge, postazione rilascio, postazione revoca, ) con esposizione del risultato su elenco a video; Ogni postazione di reception designata alla Revoca delle Credenziali WiFi dovrà essere equipaggiata con un lettore di badge da tavolo. Le postazioni di reception e i totem dovranno condividere la stessa base dati che registrerà tutti gli eventi inerenti le credenziali WiFi rilasciate e revocate; questo consentirà ad ogni postazione di disporre di una lista credenziali attive aggiornata in tempo reale indipendentemente dalla location del totem di rilascio o di revoca.