L esperienza della Fatturazione Elettronica nella Regione Lazio. Roma, settembre 2010

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1 L esperienza della Fatturazione Elettronica nella Regione Lazio Roma, settembre 2010

2 Cosa ha fatto la Regione Lazio. La Regione Lazio ha costituito la struttura della Centrale Acquisti rivolta oltre che alla razionalizzazione degli acquisti anche all ottimizzazione dei processi di pagamento in grado di consentire un controllo dei tempi di liquidazione e di garantire puntualità, trasparenza ed omogeneità nel pagamento dei fornitori del SSR attraverso 2 attività principali 1.Avvio degli Accordi di Pagamento con possibilità di adesione da parte di tutti i soggetti che intrattengono rapporti di fornitura con il SSR in attuazione della DGR n.689/2008 e sue successive integrazioni DGR n. 813/2008 e DGR n. 58/ Introduzione di un Sistema di Fatturazione Telematica per la gestione del pagamento centralizzato dei fornitori di beni e servizi, la digitalizzazione del processo e il monitoraggio dell intero ciclo passivo: dall emissione dell ordine fino al pagamento delle relative fatture, integrato con i sistemi gestionali delle Aziende Sanitarie. Nell ambito di questi macro obiettivi la Centrale Acquisti nel 2009 ha avviato una partnership con il Consorzio DAFNE attraverso la sottoscrizione di un protocollo che prevede l interfacciamento dei Sistemi Informativi della Regione Lazio con l infrastruttura tecnologica utilizzata dal Consorzio DAFNE per lo scambio in formato digitale di ordini, bolle e fatture relative alle forniture di prodotti farmaceutici delle Aziende Sanitarie del territorio regionale 2

3 Soggetti coinvolti e Durata L attuale Accordo di Pagamento vede coinvolti i seguenti soggetti: Case di Cura e altre Strutture Sanitarie che erogano prestazioni per acuti, di riabilitazione post-acuzie, lungodegenza,neuropsichiatriche, residenze sanitarie assistenziali, terapeutiche riabilitative, socio -riabilitative,soggetti che esercitano l attività di Hospice,centri diurni e in genere quelle provvisoriamente accreditate nelle varie tipologie di prestazioni erogate comprese le case di cura ex pio istituto incluse le strutture erogatrici di prestazioni ex art.26 L.833/78. Fornitori di beni e servizi: che hanno contratti e/o rapporti di fornitura in essere con le Aziende Sanitarie; Cessionari: che hanno acquistato i crediti di fornitori di beni e servizi che intrattengono rapporti con le Aziende Sanitarie; Aziende Sanitarie: che ricevono le fatture relative a forniture di beni o servizi ed hanno il compito di effettuare l istruttoria contabile per verificarne la pagabilità. Oggetto dell Accordo sono tutti i crediti derivanti da fatture emesse dal giorno di sottoscrizione dell Accordo fino alla data di scadenza. 3

4 ALCUNE DEFINIZIONI DATA DI IMMISSIONE DELLA FATTURA: il giorno lavorativo di effettiva immissione delle fatture nel portale regionale che rappresenta la data di ricezione della fattura da parte delle Aziende Sanitarie. LIQUIDAZIONE: le procedure con cui gli uffici competenti delle Aziende Sanitarie verificano internamente il Credito richiesto in fattura autorizzando l emissione della relativa Certificazione. CERTIFICAZIONE: la visualizzazione dell importo liquidato sul portale web, nell area dedicata al relativo creditore, attraverso un report definito Atto di Certificazione che verrà generato periodicamente e consentirà di definire il credito relativo alle fatture in stato liquidato come certo, liquido ed esigibile, tale report sarà accessibile dal Sistema in formato PDF.

5 SCADENZE Strutture Sanitarie provvisoriamente accreditate: Liquidazione: entro 60 giorni dalla data immissione della fattura nel Sistema Accordo Pagamenti Pagamento: il 20 giorno del mese in cui è caduto il 180 giorno dalla data di immissione della fattura nel Sistema Accordo Pagamenti. Fornitori di beni e servizi non sanitari: Liquidazione: entro 120 giorni dalla data immissione della fattura nel Sistema Accordo Pagamenti Pagamento: l ultimo giorno del mese in cui cade il 180 giorno dalla data di immissione della fattura nel Sistema Accordo Pagamenti

6 CESSIONI Fornitori di beni e servizi non sanitari: le cessioni e i mandati all incasso saranno opponibili all'azienda Sanitaria esclusivamente a seguito dell indicazione del Cessionario e/o Mandatario all Incasso per ciascuna fattura all interno del Sistema Accordo Pagamenti, ancorchè notificate ai sensi dell art. 69 del R.D. n.2440/1923 Strutture Sanitarie provvisoriamente accreditate: le cessioni e i mandati all incasso dovranno avere ad oggetto inderogabilmente la totalità dei Crediti relativi alle prestazioni da rendere in regime di accreditamento dal 01 gennaio 2009 e dovrà essere effettuata a favore di un unico cessionario o mandatario all incasso

7 RISOLUZIONE E RECESSO L Accordo si intenderà risolto ex art.1456 cod. civ. qualora una sola fattura non venga pagata entro un anno dalla data di emissione, salvo che il mancato pagamento dipenda da una contestazione in atto su tale fattura. L Impresa (e/o l eventuale Cessionario e/o Mandatario all Incasso) avrà il diritto di recedere in qualsiasi momento dall Accordo, dandone comunicazione alle Aziende Sanitarie e in copia alla Regione Lazio a mezzo lettera inviata via posta elettronica e lettera raccomandata con avviso di ricevimento. Il recesso avrà validità trascorsi 30 giorni dalla data di ricezione della suddetta comunicazione.

8 IL PROCESSO Azioni Fornitore Azione del Sistema Accordo Pagamenti Azione ASL Azione Struttura Regionale di Azione del Sistema Supporto Accordo Pagamenti REGISTRAZIONE SISTEMA ACCORDO PAGAMENTI SOTTOSCRIZI ONE ACCORDO PRESSO UFFICI REGIONE IMMISSIONE FATTAURE/NO TE CREDITO NEL SISTEMA ACCORDO PAGAMENTI INVIO FATTURE/NO TE CREDITO ALLA AZIENDA SANITARIA COMPETENT REGISTRAZION E E LIQUIDAZIONE FATTURA/NOT A CREDITO PRODUZION E AUTOMATIC A DELL ATTO CERTIFICAZI ONE DA SISTEMA PAGAMENT O FATTURE LIQUIDATE LAZIO E SCAMBIO GIORNALIERO DEI DATI RELATIVI ALLE FATTURE TRA I SISTEMI GESTIONALI DELLE ASL E IL SISTEMA ACCORDO PAGAMENTI

9 AZIONI DELLE AZIENDE SANITARIE Azione dell Ufficio Bilancio Azione dell Ufficio liquidazione REGIONE Azione dell Ufficio Bilancio REGISTRA ZIONE E LIQUIDAZI ONE FATTURA REGISTRA ZIONE FATTURA/ NOTA CREDITO Inseriment o codice ordine IINDICAZION INVIO E FATTURA/ BLOCCHI NOTA OSTATIVI CREDITO ALL UFFI ALLA CIO LIQUIDAZION LIQUIDAZIONE LIQUIDAZ E DELLA IONE FATTURA OPPURE ENTRO 60/120 GIORNI DALLA DATA IMMISSIONE PAGAMENTO CHIUSURA CONTABILE DELLE FATTURE PAGATE

10 VANTAGGI Efficienza del processo controllo e riduzione tempi lavorazione delle fatture disponibilità delle informazioni ampia e tempestiva standardizzazione dei processi e delle codifiche tra i diversi dipartimenti integrazione dei flussi informativi puntualità delle tempistiche per il rispetto delle scadenze previste Efficacia del processo riduzione dei carichi di attività delle risorse impiegate alla gestione dei documenti contabili riduzione errori nel processo di registrazione delle fatture riduzione errori nel processo di liquidazione (riconciliazione automatica ordini, bolle e fatture) riduzione dei tempi per la predisposizione dei pagamenti secondo le scadenze programmate trasparenza del processo amministrativo contabile omogeneità di trattamento delle diverse categorie di fornitori digitalizzazione dei processo Economici riduzione dei costi (razionalizzando tempi si possono chiedere sconti alle imprese fornitrici) controllo generazione dei costi per beni e servizi diminuzione contenzioso de-materializzazione dei flussi di pagamento delle fatture Snellimento delle procedure e sburocratizzazione dei processi, grazie alla standardizzazione e all automazione, con effetti positivi in termini di tempi e costi di gestione

11 Alcuni dati 1/2 Accordi firmati dal febbraio 2009 di cui 285 Case di Cura e Fornitori Fatture inviate alle Aziende Sanitarie: per un importo pari a ,85 Fatture immesse in un solo giorno: 982 per un valore pari a ,54 DATI DEL 15 SETTEMBRE

12 Alcuni dati 2/2 PAGAMENTI AD OGGI EFFETTUATI IMPORTI N FATTURE ,

13 Reportistica Stato di Lavorazione Fatture Attraverso le informazioni gestite dal Sistema è possibile monitorare i tempi ed i processi di lavoro messi in atto dalle Aziende Sanitarie. Di seguito vengono riportati alcuni esempi di reportistica, Dettaglio stato di lavorazione fatture in relazione alle Scadenze di Liquidazione e Pagamento previste dall Accordo Pagamenti Suddiviso per Tipologia di fornitura e Azienda Sanitaria 13

14 EVOLUZIONI Si prevedere di estendere il Sistema Accordo Pagamenti alla totalità di soggetti che intrattengono rapporti di fornitura con il Sistema Sanitario del Lazio, al fine di poter controllare l intero processo del ciclo passivo : Ordine Fattura - DDT- Pagamento. Parallelamente si prevede di implementare le seguenti funzionalità del Sistema di Fatturazione Telematica: Completamento del collegamento Fattura Ordine DDT- Pagamento Inserimento dell indicazione del sottoconto Connessione con il Sistema ASP per il controllo budget Integrazione con altri sistemi esterni come ad esempio l Applicazione DCR Online (Farmaceutica), il Sistema di Interscambio SOGEI Integrazione con i sistemi gestionali delle ASL e dei fornitori attraverso Web-Services Implementazione di un sistema di reportistica avanzata per permettere l analisi dei dati storici e correnti Gestione dei pagamenti integrata con il Sistema Informativo di Contabilità Regionale e con il Sistema Informativo utilizzato dall Ente Tesoriere Gestione documentazione allegata alle fatture al fine della completa dematerializzazione dei documenti in transito verso le Aziende Sanitarie Implementazione di un sistema di auditing che tenga traccia delle operazioni invocate dagli attori del sistema Accesso Portale Fornitori Inserimento Fatture Associazione Ordine/Fattura Liquidazione Fatture Pagamento Fatture 14

15 OBIETTIVO FINALE. è quello di collegare automaticamente Ordine DDT Fattura al fine di consentire una pre-liquidazione automatica delle forniture.

16 Processo di dematerializzazione Ordini Azienda Sanitaria Ordine Tramite Sistema Regionale Fornitore Spedizione merce e DDT Riconciliazione Ordine - DDT/Notifica ricezione merci Riconciliazione Ordine DDT - Fattura Inserimento Fatture nel Portale Regionale ed invio alle Aziende Sanitarie 16

17 17 Processo di Dematerializzazione Ordini

18 Processo di Dematerializzazione Ordini: vantaggi