DeliveRING: la nuova opportunità per smaterializzare il documento di trasporto

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1 Piergiorgio Licciardello DeliveRING: la nuova opportunità per smaterializzare il documento di trasporto Anzola, 20 novembre 2013

2 INDICE Oltre l EDI Quali processi e quali opportunità Le consegne digitali: DeliveRING L approccio progettuale Il circuito interno e quello esterno

3 OLTRE L EDI Il tema EDI ha conosciuto un importante diffusione su processi di tipo transazionale: Ordini e conferme d ordine Fatture Alcuni processi, però, non sono supportati da standard di tipo EDI oppure l EDI copre solo parzialmente le esigenze 4

4 OLTRE L EDI Gestione consegne Ad oggi tramite EDI alcune aziende si scambiano il documento DESADV Non è invece supportato alcun flusso di ritorno rispetto agli esiti delle consegne Il documento cartaceo DDT continua comunque a circolare Molte informazioni essenziali, quali, ad esempio, le annotazioni sulle difformità, continuano a viaggiare con il documento cartaceo 5

5 DELIVERING: COS E DeliveRING è un servizio finalizzato alla dematerializzazione totale dei documenti e delle informazioni legate alla consegna delle merci Su DeliveRING vengono registrati i diversi passaggi della catena di consegna Le informazioni e i documenti vengono memorizzati sul sistema in forma digitale, sia in formati human readable che in forma strutturata, per consentirne l importazione sui sistemi informativi dei diversi attori

6 IL PROCESSO OGGI: FASE 1 PRESA IN CARICO MERCE Firma di presa in carico FORNITORI Stampa DDT (3 copie minimo) OPERATORE LOGISTICO

7 PRESA IN CARICO MERCE Il DDT viene stampato in almeno 3 copie, generalmente su carta copiativa Una copia viene trattenuta dal mittente, con apposta la firma del trasportatore L atto della sottoscrizione sancisce la presa in carico della merce La carta copiativa, con 3 copie identiche per contenuto, compresa la firma di presa in carico, conferma che l atto di sottoscrizione è avvenuto contestualmente alla presa in carico della merce e non in fasi successive

8 IL PROCESSO OGGI: FASE 2 SCARICO MERCI Presa in carico merce e annotazioni FORNITORI OPERATORE LOGISTICO RETAILER

9 PRESA IN CARICO MERCE In fase di ricevimento le due copie del DDT sono soggette a firma del ricevente, per la presa in carico merci e di annotazione delle eventuali anomalie Una copia viene trattenuta dal destinatario, come documento tributario da allegare poi alla fattura Una copia rimane al trasportatore che dovrebbe poi restituirla al mittente La carta copiativa, con 2 copie identiche per contenuto, conferma la cessazione di responsabilità in carico al trasportatore nonché la contestazione dei vizi apparenti

10 VINCOLI GIURIDICI Il DDT, in regime di fatturazione differita, è obbligatorio. Non è obbligo che viaggi con la merce ma può essere inviato con altri mezzi, anche digitali se non XABD La firma del trasportatore all atto della presa in carico della merce sancisce il momento dell inizio della responsabilità dello stesso sulla merce. Avviene sul DDT in quanto è il documento che permette al soggetto stesso di prendere visione delle merci che dovrà trasportare La firma al ricevimento merci costituisce la POD (Proof Of Delivery). Sancisce il momento in cui la merce passa di mano

11 VINCOLI GIURIDICI Le firme apposte dai vari soggetti hanno valenza giuridica relativa, nel senso che solo di rado sono apposte da soggetti che abbiano potere di firma relativamente alle entità per le quali operano La cosa importante è la certificazione del fatto che un certo evento si sia verificato e certificarne i tempi Ad esempio è essenziale che si certifichi che la contestazione dei vizi apparenti sia avvenuta all atto dello scarico

12 Elevato numero di copie cartacee da stampare LIMITI DEL PROCESSO TRADIZIONALE

13 LIMITI DEL PROCESSO TRADIZIONALE Mancato feedback rispetto alle difettosità FORNITORI VETTORE RETAILER

14 Elevato data entry al ricevimento merci LIMITI DEL PROCESSO TRADIZIONALE

15 IL PROCESSO SECONDO DELIVERING Tutti gli adempimenti e i vincoli giuridici del processo analogico devono trovare omologhi nel processo digitale Le informazioni associate ai flussi in andata e in ritorno devono essere resi disponibili sia in forma strutturata che in forma human readable

16 DELIVERING: FASE 1 PRESA IN CARICO MERCE PDF + XML FORNITORI OPERATORE LOGISTICO

17 DELIVERING: FASE 1 PRESA IN CARICO MERCE Gli adempimenti previsti su carta vengono gestiti in forma elettronica Il DDT viene pubblicato sul sistema DeliveRING firmato dal mittente Sul DDT vengono indicati, dal committente del trasporto, i dati del trasportatore L atto di presa in carico della merce viene registrato sul sistema e notificato ai soggetti coinvolti È ipotizzabile anche di raccogliere una firma elettronica da parte del trasportatore, come ulteriore certificazione

18 DELIVERING: FASE 2 SCARICO MERCI PDF + XML Presa in carico merce e annotazioni FORNITORI OPERATORE LOGISTICO RETAILER

19 DELIVERING: FASE 2 SCARICO MERCI In fase di ricevimento, il retailer trasferisce al sistema, firmati, gli esiti della consegna (nota di contestazione) Tale nota viene pubblicata sia in forma documentale che strutturata La notifica delle contestazioni, per ragioni legate al diritto dei trasporti, può avvenire in due fasi distinte, la prima sommaria e la seconda di dettaglio Tutti i soggetti della catena del trasporto (mittente, 3PL, Trasportatore, retailer) vengono notificati in tempo reale dell avvenuta consegna (POD) e delle contestazioni

20 DELIVERING: VANTAGGI PER IL FORNITORE No stampa DDT: possibilità di integrazione diretta con i sistemi di conservazione Feedback in tempo reale sull esito delle consegne: maggior precisione in fatturazione e maggior controllo sul processo di consegna e reverse logisitcs

21 DELIVERING: VANTAGGI PER L OPERATORE LOGISTICO No stampa DDT: possibilità di integrazione diretta con i sistemi di conservazione Feedback in tempo reale sull esito delle consegne: monitoraggio dei padroncini e acquisizione in automatico di informazioni utili per l accounting del trasporto

22 DELIVERING: VANTAGGI PER IL RETAILER Automatizzazione delle fasi di ricevimento merci: carico di quantità, codici pallet, lotti, scadenze..etc senza manualità Feedback in tempo reale sull esito delle consegne: snellimento delle procedure amministrative grazie alla riduzione dei contenziosi Maggior facilità di coinvolgimento dei fornitori su processi di invio telematico dei dati grazie ai benefici offerti al partner

23 DELIVERING: BENEFICI

24 IL SERVIZIO DELIVERING Il servizio Delivering è realizzato in collaborazione da quattro aziende: Di.Tech Tesi TopKey CredemTel Per ottenere il massimo del valore il servizio base va integrato con gli opportuni task applicativi delle soluzioni gestionali 25

25 CONSEGNE: IL TEMA Il tema delle consegne è presente in più momenti del processo di distribuzione al dettaglio: Il fornitore consegna al cedi Il fornitore consegna in punto vendita (rifatturazione) Il Ce.Di. Consegna al punto vendita In ognuno di questi momenti del processo l azienda investe risorse, attrezzature e tempo per svolgere: Controlli qualitativi e quantitativi I necessari adempimenti amministrativi 26

26 CONSEGNE: IL TEMA Il tema delle consegne si può suddividere in due gradi aggregati: Il circuito esterno, che vede il rapporto tra Produttore e Retailer nel ruolo di destinatario delle consegne, sul Ce.Di. e sui punti vendita per le consegne dirette (rifatturazione) Il circuito interno, che vede il Retailer nel doppio ruolo di mittente e destinatario del consegne, ipotizzando che anche i punti vendita associati vengano assimilati a punti vendita di proprietà 27

27 CONSEGNE: IL CIRCUITO ESTERNO Un eventuale processo di digitalizzazione delle consegne coinvolge una moltitudine di fornitori per il circuito esterno L approccio deve essere progressivo per magazzino per dimensione di fornitore Se il processo di adozione del DesAdv generava vantaggi quasi esclusivamente sul fronte destinatario, la digitalizzazione inverte questo rapporto 28

28 CONSEGNE: IL CIRCUITO ESTERNO La prima area di intervento sono i ricevimenti a Ce.Di. che opportunamente rivisti possono massimizzare l utilizzo delle informazioni presenti sul DesAdv rimodellando il catalogo e la modalità dei controlli in fase di ricevimento merci La seconda area di intervento è quella del ricevimento dei fornitori esterni in punto vendita che impatta sulle operazioni di negozio e sui flussi di integrazione e controllo amministrativo nel Ce.Di. 29

29 CONSEGNE: IL CIRCUITO INTERNO Il circuito interno è quasi completamente nelle mani del Retailer Di fatto oggi la trasmissione elettronica delle consegne è già operativa seppur non in una forma compatibile con i criteri di digitalizzazione Il processo di adeguamento non è complesso Si innescano diverse sinergie applicative 30

30 CONSEGNE: IL CIRCUITO INTERNO La prima area di intervento sono le procedure di spedizione merce dal cedi ai punti vendita e la generazione dei flussi elettronici La seconda area di intervento è costituita dall opportunità di ottemperare agli obblighi della normativa R.E. 931 con costi praticamente azzerati, garantendo al punto di vendita un servizio preziosissimo Una terza area di intervento, che impatta maggiormente sul back office di negozio, è la gestione del reso merce da negozio a cedi/fornitore 31

31 Grazie per l attenzione piergiorgio.licciardello@ditechspa.it