DINAMIC - FULL Principali modifiche implementate nel corso dell anno 2012 e raggruppate e distribuite nella versione 4.76.

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1 DINAMIC - FULL Principali modifiche implementate nel corso dell anno 2012 e raggruppate e distribuite nella versione Gennaio Gestione DEFISCALIZZAZIONE in Anagrafica Macchine In seguito alla precisazione data dall Agenzia delle Entrate all inizio di Marzo 2011, è stata sancita l obbligatorietà dell invio trimestrale degli interventi di DEFISCALIZZAZIONE eseguiti dal laboratorio. Sulla base di questa indicazione, quindi, tutti gli interventi di questo tipo dovranno essere registrati nel programma. Poiché questa comunicazione non è stata seguita da alcuna variazione al tracciato record utilizzato per la comunicazione trimestrale delle V.P. all Agenzia delle Entrate, di fatto la trasmissione delle Defiscalizzazioni viene assimilata alla trasmissione di una Verifica Periodica (anche se di fatto questa operazione non viene eseguita) per la quale deve essere indicato un TIPO DI INTERVENTO che associ alla Verificazione un CODICE INTERVENTO PER A.E. = 2. A puro titolo esemplificativo illustriamo nella figura l esempio di codifica corretta di un TIPO DI INTERVENTO che determini la comunicazione all A.E. di una defiscalizzazione: 1

2 Approfittando di questa situazione, è stato introdotto un nuovo campo nella scheda anagrafica della macchina che indica se si tratta di MACCHINA DEFISCALIZZATA. Questa informazione viene gestita dal programma in modo AUTOMATICO: quando viene registrato un intervento che presenta un valore di CODICE INTERVENTO PER A.E. = 2 (che corrisponde alla scelta DEFISCALIZZAZIONE) il programma DINAMIC verifica se l intervento in esame è l ultimo eseguito e, in caso positivo, provvede a settare a VERO il flag che indica la MACCHINA DEFISCALIZZATA. In modo analogo, se il tipo di intervento che si sta registrando presenta un valore di CODICE INTERVENTO PER A.E. diverso da 2, il programma DINAMIC verifica se l intervento in esame è l ultimo eseguito e, in caso positivo, provvede a settare a FALSO il flag che indica la MACCHINA DEFISCALIZZATA, di fatto rendendo di nuovo attiva la matricola in esame. Sono stati introdotti anche i necessari controlli di coerenza di questo flag nelle fasi di modifica / eliminazione degli interventi, facendo in modo che lo stato della macchina corrisponda all insieme degli interventi che risultano associati alla stessa. 2

3 Per fare in modo che lo stato di MACCHINA DEFISCALIZZATA risulti evidente all operatore, il programma: evidenzia in colore ROSSO la scritta MACCHINA DEFISCALIZZATA (vedi fig. precedente) evidenzia in colore ROSSO la matricola della macchina (vedi fig. precedente) nella LISTA DELLA MACCHINE evidenzia in colore GIALLO (il colore rosso è già dedicato all evidenziazione delle macchina cancellate in modo logico) le macchine che risultino DEFISCALIZZATE (vedi fig. successiva). Lo stato di macchina DEFISCALIZZATA comporta anche: presentazione di un avviso in caso di registrazione di un intervento possibilità di escludere / includere nelle stampe l insieme delle macchine defiscalizzate (scelta 69 nelle Selezioni Macchina, disponibili in tutti i tabulati) 3

4 2. Gestione Scadenziario In seguito alla richiesta di comunicazione delle DEFISCALIZZAZIONI, gestite in tutto e per tutto come se si trattasse di VERIFICAZIONI PERIODICHE, in quanto non sono state apportate modifiche al tracciato record con cui i dati trimestrali devono essere inviati, occorre mantenere in archivio anche i dati della macchina DEFISCALIZZATA, generando, se necessario, una nuova macchina con la stessa matricola (sarà il programma DINAMIC a gestire in modo corretto questa situazione), associata ad un nuovo cliente, nell eventualità che la stessa macchina cambi proprietario. Se l operazione di MESSA IN SERVIZIO della macchina precedentemente defiscalizzata avviene SENZA VERIFICAZIONE PERIODICA, trattandosi una nuova scheda anagrafica, questa macchina si troverebbe a non avere alcuna indicazione relativa alla data di ULTIMA VERIFICA (poiché questa resta associata al cliente precedente), e quindi a non comparire in alcuna stampa di scadenziario (facendo riferimento alla versione LIGHT PLUS del programma). Situazione analoga si viene a creare in caso di MESSA IN SERVIZIO di una nuova matricola (anche non derivante da precedente defiscalizzazione) SENZA VERIFICAZIONE PERIODICA (alcuni produttori forniscono i misuratori fiscali già dotati di targhetta verde ). Quindi, per completare in modo corretto la registrazione dei dati relativi a queste matricole fiscali, occorre registrare sulle loro schede anagrafiche gli estremi di esecuzione dell ultima V.P. che le riguarda. Si tratta, però, di V.P. registrate solo a scopo gestionale, in quanto l effettiva V.P. resta quella già registrata e associata al cliente (p.iva) al quale era 4

5 precedentemente associata la matricola fiscale prima della sua defiscalizzazione, oppure quella eseguita direttamente dal produttore, prima della messa in servizio dell apparecchio fiscale. Per risolvere queste situazioni, a partire dalla versione 4.75 del programma DINAMIC, in fase di registrazione dell intervento di VERIFICAZIONE PERIODICA è possibile indicare in modo esplicito se questo intervento DOVRA ESSERE INVIATO ALL AGENZIA DELLE ENTRATE nel trimestre di competenza. oppure, nel caso di gestione estesa della registrazione dell intervento: 5

6 Utilizzando questa informazione è possibile completare la scheda anagrafica della macchina con le informazioni che servono per avere un estrazione corretta dei dati per lo scadenziario delle VP, senza alterare l insieme delle informazioni che devono essere contenute nel file trimestrale per l A.E. Affinché gli interventi di questo tipo siano immediatamente e facilmente individuabili nell insieme di tutti gli interventi registrati, il programma DINAMIC provvede ad evidenziarli in colore GIALLO nell elenco degli interventi: 3. Gestione CONTATORI Restano valide tutte le nuove caratteristiche inserite già nella versione 4.74 Novembre 2010, e per le quali si rimanda alla documentazione relativa. Dalla versione 4.75 Maggio 2011 è stato aumentato il numero dei contatori disponibili, ed è stato portato da 5 a 10. Di conseguenza sono modificati gli schermi relativi alla gestione di queste nuove informazioni: 6

7 SCHERMO TABELLA CATEGORIE: SCHERMO PARAMETRI GENERALI: 7

8 SCHERMO DATI AGGIUNTIVI DELLA MACCHINA: Come si vede dalla figura precedente, il programma presenta per ognuno dei contatori gestiti per la categoria di appartenenza della macchina, una serie di informazioni calcolate in modo dinamico: per ogni contatore viene data all operatore la possibilità di impostare un numero che rappresenta l INCREMENTO MEDIO SETTIMANALE che per quella particolare installazione (cioè per quella matricola) il contatore stesso dovrebbe avere; per ogni contatore viene visualizzato un numero (non modificabile) che rappresenta l INCREMENTO MEDIO SETTIMANALE che a default (cioè in mancanza di indicazioni specifiche legate alla matricola) deve essere considerato per quel contatore; per ogni contatore viene visualizzato un numero (non modificabile) che rappresenta il VALORE MASSIMO ammissibile per il contatore (derivante o dalle impostazione generiche inserite nei parametri del programma, o dalle impostazioni specifiche impostate per il modello di appartenenza della macchina); per ogni contatore, sulla base dei tre valori precedenti, della data di partenza del conteggio (che può essere la DATA DI ACQUISTO, o la DATA DI CONSEGNA, nelle quali il valore di partenza del contatore verrebbe considerato zero, oppure il valore impostato per il contatore ad una data definita e indicata nella scheda anagrafica della macchina), il programma calcola automaticamente: 8

9 - DATA NELLA QUALE DOVREBBE ESSERE RAGGIUNTO IL VALORE MASSIMO - VALORE CHE OGNI CONTATORE DOVREBBE ASSUMERE ALLA DATA DI OGGI - Questa funzione si aggiunge al tabulato denominato SIMULAZIONE VALORE DEI CONTATORI, presente già dalla versione 4.74 Novembre 2010 nel sottomenu della Stampe, per la cui descrizione dettagliata si rimanda alla documentazione relativa alle nuove funzionalità della versione Gestione NOLEGGI CON COSTO COPIA Il programma DINAMIC, nella sua versione FULL (completa del modulo RIPRO) consente la gestione completa di questi tipi di cessione, permettendo all operatore di ottenere il calcolo degli importi derivanti dai contratti di noleggio con COSTO COPIA (per le licenze che non abbiano attivato il modulo di FATTURAZIONE) o anche la generazione automatica delle fatture relative a questa tipologia di contratto (per le licenze che abbiano attivato il modulo FATTURAZIONE). E stata modificata la tabella degli abbonamenti, come da figura seguente: Quindi è possibile definire tipologie diverse di abbonamento per ogni specifico accordo stipulato con il cliente, evidenziando: COSTO UNITARIO COPIA B/N O COLORE 9

10 EVENTUALE NUMERO DI COPIE B/N O COLORE COMPRESE NEL CANONE BASE (Queste impostazioni possono essere ulteriormente personalizzate a livello di singola macchina, consentendo quindi una gestione molto flessibile degli accordi economici che possono stare alla base del contratto di noleggio) COMBINAZIONE DEI CONTATORI CHE DETERMINA IL NUMERO DELLE COPIE DA FATTURARE NEL PERIODO DI OSSERVAZIONE (Queste impostazioni sono disponibili anche nei parametri generali legati alla FATTURAZIONE AUTOMATICA DEGLI ABBONAMENTI). INDICAZIONE DEI MESI IN CUI LO SPECIFICO CONTRATTO DI NOLEGGIO DOVRA ESSERE OGGETTO DI FATTURAZIONE E, PARALLELAMENTE, LA SELEZIONE TRA QUESTI MESI DI QUELLI NEI QUALI IL PROGRAMMA DOVRA CONSIDERARE AI FINI DEL CALCOLO DEGLI IMPORTI DA FATTURARE ANCHE GLI EVENTUALI ESUBERI DI COPIE ESEGUITE INDICAZIONE DEI MESI IN CUI SI DOVRA PROCEDERE AD UNA RILEVAZIONE DEI VALORI DEI CONTATORI DELLE COPIE, AI FINI DEL CALCOLO DEGLI EVENTUALI ESUBERI DI COPIE ESEGUITE (questa indicazione consente di ottenere un vero e proprio SCADENZIARIO delle letture dei contatori, con gli ovvi benefici che possono derivare da questa importante informazione) Operativamente, per ogni matricola l utente potrà inserire negli specifici CONTATORI, configurati per questa funzione, i valori risultanti dalle letture degli indicatori delle copie eseguite. Questo aggiornamento dei dati può avvenire in modo diretto, nella scheda anagrafica della macchina, oppure attraverso l inserimento di questi dati in fase di registrazione degli interventi. E allo studio l implementazione di una funzione che consenta, per i marchi principali presenti sul mercato, un aggiornamento automatico di queste informazioni attraverso la lettura delle comunicazioni che le apparecchiature più tecnologicamente avanzate possono inviare in modo autonomo (per esempio attraverso e_mail). Sulla base di quesi dati il programma DINAMIC rende disponibile la scelta SIMULAZIONE CALCOLO PER COSTO COPIE, nel menu delle stampe, come evidenziato nella figura seguente. Con questa opzione è possibile selezionare l insieme delle macchine da analizzare con i soliti strumenti messi a disposizione dal programma, ottenendo un tabulato in cui vengono evidenziati, per ogni tipo di abbonamento definito, per ogni matricola a cui sia associato quel tipo di abbonamento: numero copie b/n da fatturare (con i dettagli che portano a tale numero) e importo relativo in base ai parametri inseriti in tabella abbonamenti numero copie colori da fatturare (con i dettagli che portano a tale numero) e importo relativo in base ai parametri inseriti in tabella abbonamenti totale da fattura per la matricola 10

11 come si può vedere dalla figura seguente: Per i dettagli di questa funzionalità si rimando al nostro sito dal quale è possibile accedere ad una serie di tutorial video che illustrano nel dettaglio questa nuova funzionalità. 11

12 5. Scadenziario FATTURAZIONE ABBONAMENTI Il programma DINAMIC, nella sua versione FULL, sulla base delle impostazioni disponibili nella tabella degli ABBONAMENTI, relative all indicazione del mese di FATTURAZIONE, mette a disposizione dell operatore una funzione che consente di avere un elenco delle matricole che dovrebbero rientrare nella fatturazione del mese selezionato. La schermata operativa è quella riportata sopra. 6. Scadenziario LETTURE CONTATORI Il programma DINAMIC, nella sua versione FULL, sulla base delle impostazioni disponibili nella tabella degli ABBONAMENTI, relative all indicazione del mese di RILEVAZIONE DEI CONTATORI DELLE COPIE, mette a disposizione dell operatore una funzione che consente di avere un elenco delle matricole per le quali è necessario procedere a questa operazione. La schermata operativa è quella riportata sotto. 12

13 A partire dalla versione 4.76 il programma consente di associare a questa estrazione di dati anche l invio di una comunicazione ad ognuno dei clienti/macchine interessati da questa selezione. In questa comunicazione si richiede al cliente la comunicazione dei valori dei contatori, in modo da facilitare questa operazione di raccolta dati che spesso comporta un notevole dispendio di tempo e di risorse. Per i dettagli di questa funzionalità si rimando al nostro sito dal quale è possibile accedere ad una serie di tutorial video che illustrano nel dettaglio questa nuova funzionalità. 7. Ricerca in anagrafica Clienti / Macchine Dalla versione il programma consente di ricercare la scheda anagrafica di un cliente e/o di una macchina utilizzando non solo il primo numero di telefono, ma indifferentemente uno qualunque dei numeri di telefono/fax compresi nella scheda anagrafica. Il modo operativo resta lo stesso: l utente si posiziona sul campo PRIMO TELEFONO e inserisce la chiave di ricerca. Il programma provvede automaticamente a cercare anche se il numero di telefono indicato non si presenta nel campo specifico, ma anche se si presenta nel camp relativo al secondo telefono o relativo al numero di fax. 13

14 8. Gestione tempi di intervento Dalla versione il programma consente ottenere un calcolo dei tempi che trascorrono dal momento del ricevimento della chiamata al momento di inizio dell intervento volto a risolvere la chiamata stessa. Questa funzione si basa sulle seguenti informazioni: Orario standard di lavoro Max ritardo ammissibile impostabili nei parametri generali (per quanto riguarda il massimo ritardo, anche nella tabella delle categorie, nella tabella dei modelli e nella tabella dei tipi di abbonamento, con priorità crescente nell ordine indicato): Tabella degli orari per GIORNI FESTIVI/PARTICOLARI, nella quale è possibile indicare eccezioni al normale orario di lavoro altrimenti considerato valido sempre (per esempio: Natale, Pasqua,. ) Sulla base di queste informazioni, nel momento della registrazione dell intervento il sistema chiede: data inizio intervento ora inizio intervento data fine intervento ora fine intervento 14

15 e provvede a calcolare il tempo di lavoro e il tempo trascorso tra il momento della chiamata e l inizio dell intervento: Confrontando il risultato di questo calcolo, il tempo di intervento viene evidenziato in colore VERDE quando rientra nei limiti impostati, in colore ROSSO quando non vi rientra. Queste informazioni vengono evidenziate anche nel tabulato LISTA INTERVENTI. 9. Inserimento V.P. La fase di registrazione delle V.P. è stata completata da alcuni controlli di coerenza dei dati, per ridurre al minimo le possibilità di eseguire la registrazione di un intervento di V.P. incompleto e/o contenente informazioni non adeguate: Non può essere lasciata in bianco la DATA DI INTERVENTO Non può essere indicato il codice di un TECNICO che non abbia una corrispondenza in tabella Tecnici Non può essere lasciato bianco in codice del TIPO DI INTERVENTO Non può essere indicato un TIPO DI INTERVENTO che non abbia una corrispondenza in tabella Tipi di Intervento Non può essere indicato un TIPO DI INTERVENTO che non contenga indicazioni valide per i campi CODICE INTERVENTO PER A.E. e ESITO INTERVENTO PER A.E. 15

16 10. Generazione Stampe in FORMATO ELETTRONICO Dalla versione il programma DINAMIC mette a disposizione dell operatore la possibilità di ottenere tutte le stampe oltre che in modo tradizionale anche in formato elettronico. I formati disponibili sono: PDF DOC (formato Microsoft Word richiede che sul PC sia installato il programma Microsoft Word) XLS (formato Microsoft Excel richiede che sul PC sia installato il programma Microsoft Excel) HTML Questa funzionalità è automaticamente attiva: nella schermata di selezione del dispositivo di OUTPUT vengono presentati anche i pulsanti che permettono di gestire la creazione di questo tipo di risultato. I file che contengono le stampe vengono automaticamente archiviati nei percorsi: PDFHD\TAB\ PDFHD\RAPPORT\ PDFHD\GEN\ all interno della cartella di installazione del programma DINAMIC, e qui, per alcune tipologie di stampa, vengono separati per operatore. Per i dettagli di questa funzionalità si rimando al nostro sito dal quale è possibile accedere ad una serie di tutorial video che illustrano nel dettaglio questa nuova funzionalità. 11. Invio automatico documenti a mezzo E_MAIL Dalla versione il programma DINAMIC mette a disposizione dell operatore la possibilità di utilizzare gli indirizzo di posta elettronica registrabili nelle schede anagrafiche di Clienti e di Macchine per un invio automatico di documenti elettronici generati dal programma o, anche, generati in modo indipendente dal programma. Per i dettagli di questa funzionalità si rimando al nostro sito dal quale è possibile accedere ad una serie di tutorial video che illustrano nel dettaglio questa nuova funzionalità. A puro titolo di esempio, vogliamo ricordare che questa nuova funzione permette: agli utenti della versione LIGHT PLUS o SUPERIORE di associare alla stampa dello scadenziario anche un invio automatico di una comunicazione ad ognuna della macchine (o dei clienti) che si trovano ad essere compresi nell elenco delle 16

17 matricole da verificare, nella quale si rammenta la scadenza imminente e si preavvisa la visita del personale tecnico per l esecuzione dell intervento di V.P. agli utenti della versione FULL di associare alla stampa dello scadenziario delle letture dei contatori anche un invio automatico di una comunicazione ad ognuna della macchine (o dei clienti) che si trovano ad essere compresi nell elenco delle matricole interessate alla stampa, nella quale si rammenta la scadenza imminente e si richiede la comunicazione dei valori dei contatori. agli utenti della versione FULL in abbinamento con il modulo FATTURAZIONE/MAGAZZINO di inviare copia delle fatture generate direttamente al cliente a mezzo e_mail 12. Fatturazione automatica ABBONAMENTI/NOLEGGI Dalla versione il programma DINAMIC consente di personalizzare il corpo fattura, per quelle fatture generate in modo automatico per i contratti di abbonamento e/o di noleggio, modificando le righe descrittive rispetto a quelle standard che vengono inserite nei parametri generali della procedura. Questa nuova impostazione è prioritaria rispetto a quella generale, e può essere inserita nella tabella dei TIPI DI ABBONAMENTO: Qualora queste righe siano NON VUOTE verranno utilizzate al posto delle corrispondenti righe impostate nei parametri del programma (parametri FATTURE ABBONAMENTI). 17

18 13. Dilazioni di pagamento Dalla versione il programma DINAMIC consente di indicare per ogni dilazione di pagamento fino a tre righe descrittive che verranno inserite nel corpo di ogni fattura che presenterà quella specifica dilazione di pagamento: In questo modo è possibile, per esempio, riportare nelle fatture che prevedano un pagamento a mezzo bonifico bancario gli estremi per l esecuzione del pagamento. 18