La procedura per definire gli appelli on-line è raggiungibile all indirizzo

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1 La procedura per definire gli appelli on-line è raggiungibile all indirizzo Dopo essersi connessi e aver premuto il link LOGIN, situato sulla parte sinistra della pagina, vanno inserite le ormai consuete credenziali UNICAM. Pag. 1 di 22

2 Il docente avrà accesso alla propria area riservata e utilizzando il link DIDATTICA, quindi quello CALENDARIO ESAMI, arriverà nella pagina di definizione degli appelli. In questa pagina troverà anche il LINK PER VERIFICARE LA DISPONIBILITÀ DELLA SEDE IN CUI INTENDE SVOLGERE L APPELLO E PRENOTARLA A differenza della versione precedente non è più presente la casella ma la pagina presenta l elenco di tutti gli insegnamenti per i quali è possibile gestire appelli di esame (o prove parziali); la lista può comprendere anche insegnamenti non più offerti o di cui non si è più titolari nell anno accademico corrente, in questo caso viene indicato l ultimo anno di offerta o di titolarità. Cliccando sull icona posta a destra degli insegnamenti, si entra nella pagina della definizione degli appelli. Qualora gli insegnamenti a sinistra di ogni icona siano più di uno la definizione dell appello riguarderà tutti gli insegnamenti elencati e potranno iscriversi tutti gli studenti che hanno nel proprio libretto elettronico uno qualsiasi di tali insegnamenti (ma non più di uno). Questa situazione può essere determinata direttamente in fase di definizione dell offerta didattica, qualora siano definite delle mutuazioni riguardanti intere attività didattiche (nel qual caso la situazione si presenterà come di seguito) Pag. 2 di 22

3 o mediante la procedura di abbinamento degli esami utilizzata dai docenti e disponibile all indirizzo L esempio seguente si riferisce a un abbinamento tra l insegnamento con codice ST0281 e quello con codice SIN023 Una volta entrati nella pagina degli appelli di un determinato insegname nto (o di un gruppo di insegnamenti o di un insegnamento mutuato da/con altri), vengono proposti un link per definire un nuovo appello (visibile solo per i titolari dell insegnamento o per i docenti abilitati ad hoc) un link per la definizione di una prova parziale (ovvero di una prova che non dà seguito a una verbalizzazione con esito che confluisce nella carriera dello studente, visibile per tutti i docenti abilitati) un link per stabilire quali appelli già definiti debbano essere visualizzati, le cui impostazioni saranno descritte in seguito l elenco degli appelli già definiti, in coerenza con l insegnamento o gruppo di insegnamenti selezionati in precedenza Pag. 3 di 22

4 Workflow degli stati dell appello Il processo è suddiviso in tre fasi: 1) iscrizione, che va dalla data di inizio iscrizione alla data di fine iscrizione 2) svolgimento dell esame, che va dalla data di inizio appello alla data di verbalizzazione 3) verbalizzazione (data di inizio e fine verbalizzazione, che nel caso di verbalizzazione on line coincideranno in una unica data) L avanzamento di fase è rappresentato nelle 3 colonne attraverso due indicazioni: 1) lo stato di avanzamento della fase stessa (icona) a. = attività NON ANCORA INIZIATA b. = attività IN CORSO DI SVOLGIMENTO c. = attività CONCLUSA 2) gli studenti in una determinata fase (numero) a. nella prima colonna, relativa allo stato di iscrizione, comparirà il numero di studenti già iscritti all'appello. b. nella seconda colonna relativa allo svolgimento dell esame, comparirà il numero di esiti significativi (che rappresenta in pratica il numero di studenti che hanno superato l'esame o hanno avuto un voto negativo). la terza colonna è relativa allo stato degli esiti inseriti per quell appello. Questo numero ovviamente tenderà a coincidere con il numero degli esiti pubblicati. Pag. 4 di 22

5 Definizione dei dati dell appello Dopo aver utilizzato l apposito link per la definizione di un appello, viene proposta questa maschera: Una premessa di carattere generale: le date possono essere impostate con l ausilio dell apposita icona posta a destra delle caselle. La casella Carica modello consente di definire un appello a partire da un determinato modello che il docente può impostare come riferimento; la definizione dei modelli verrà descritta in seguito. La data appello indica il primo giorno in cui possono essere sostenuti gli esami. L ora appello indica l ora di inizio dell appello. La verbalizzazione riguarda il tipo di verbalizzazione, per gli appelli sempre uguale a Appello online. Il tipo di esame determina con quale modalità l esame viene sostenuto. La data inizio iscrizione e la data fine iscrizione stabiliscono la finestra temporale in cui gli studenti possono iscriversi on-line all appello (il docente può iscrivere lo studente anche dopo la data di fine iscrizione). Lo studente per potersi iscrivere on-line deve avere l insegnamento nella propria carriera ed essere in regola con il pagamento delle tasse, mentre l iscrizione diretta del docente non verifica la regolarità del pagamento delle tasse. La descrizione dell appello può includere, ad esempio, anche la descrizione della sede dell appello (Camerino, Ascoli, San Benedetto, Narni, ) Il flag appello riservato al docente consente, se avvalorato, di non rendere visibile l appello agli studenti per l iscrizione. Pag. 5 di 22

6 I campi disponibili nella zona dettagli organizzativi permettono al docente di impostare i dati relativi al turno dell appello, che COSÌ ORA VIENE DEFINITO CONTESTUALMENTE ALL APPELLO STESSO. L edificio e l aula dove si svolgono il turno possono essere selezionati da appositi elenchi a discesa. Il partizionamento serve essenzialmente qualora l appello sia distribuito su più turni e, in collaborazione con il parametro scelta turno impostato in fase di definizione dell appello, definisce la modalità di collocazione dell iscrizione dello studente. Le impostazioni possibili sono: Se l appello è definito su un unico turno, in genere va usato nessun partizionamento. Il campo numero max. posti può essere utilizzato per fissare il numero massimo di studenti che possono prenotarsi per il turno. Per gestire ciò che viene definito appello aperto (esiste una data di appello, ma agli studenti è concesso di sostenere gli esami anche in giorni successivi) non è necessario definire più turni, perché in ogni caso l esame può essere registrato anche in data posteriore a quella dell appello. Infine, a prescindere da come lo studente viene collocato nei turni, il docente può comunque spostarlo secondo necessità. Quando si è terminato l inserimento dei dati, l apposito pulsante SALVA consente di memorizzare la definizione dell appello. Una volta effettuata questa operazione, il sistema proporrà nel box sessioni le sessioni a cui l appello può essere collegato in base alla data di inizio impostata. In genere la sessione disponibile sarà solo una salvo il caso di appelli il cui inizio sia compreso tra il 1 gennaio e il 15 aprile. In questo periodo la sessione anticipata dell ultimo anno accademico va a sovrapporsi fino al 31 gennaio con la seconda sessione dell anno accademico precedente e dal 1 febbraio al 15 aprile con la terza sessione dell anno accademico precedente. Per fare degli esempi pratici, qualora uno studente abbia conseguito nell'a.a. 2009/2010 la frequenza per l insegnamento previsto dall appello non potrà naturalmente iscriversi a un appello fissato esclusivamente per la seconda o terza sessione 2008/2009; allo stesso modo uno studente che presume di laurearsi entro aprile 2010 (quindi nell'a.a. 2008/2009) con ogni probabilità non Pag. 6 di 22

7 rinnoverà l'iscrizione per l'a.a. 2009/2010 e quindi non potrà iscriversi agli appelli fissati esclusivamente per la sessione anticipata 2009/2010. Qualora non si intenda appositamente definire un appello specifico per consentire l iscrizione solo a una delle casistiche precedenti, l appello può essere associato a entrambe le sessioni così che entrambe le tipologie di studente saranno "incanalate" da ESSE3 nelle sessioni più opportune (in pratica ESSE3 attribuisce allo studente la prima sessione utile raggiungibile). Per associare più sessioni a un appello va selezionata una sessione e quindi le seguenti premendo il tasto CTRL nel momento in cui si clicca su una sessione. Sempre dopo aver salvato per la prima volta i dati dell appello sarà disponibile il link per aggiungere eventuali ulteriori turni all appello. La cancellazione di un turno può essere effettuata, se non vi sono studenti iscritti, mediante il pulsante, collocato sulla parte destra della riga di intestazione del turno. Naturalmente tutte le modifiche successive all ultimo salvataggio (sessioni, turni, dati dell appello, ecc.) che si ritiene vadano mantenute, dovranno sempre essere memorizzate con il pulsante SALVA. I dati relativi a un appello possono essere modificati sia cliccando direttamente sulla descrizione dell appello, sia sull icona, disponibile nella colonna Azioni. Un appello può essere eliminato, se non ci sono studenti prenotati, agendo sull icona nella colonna Azioni. disponibile Pag. 7 di 22

8 Associazione dei docenti all appello Per ogni appello definito vanno indicati i docenti che faranno parte della commissione. Benchè sia opportuno farlo dopo la definizione dell appello, questa operazione può essere svolta in qualsiasi momento, ma è comunque necessario CHE PRIMA DI EFFETTUARE LA STAMPA DEL VERBALE ALL APPELLO SIANO ASSOCIATI ALMENO DUE DOCENTI. Il primo docente definisce l appello viene automaticamente associato e gli viene attribuita la carica di presidente della commissione. Al primo salvataggio dei dati dell appello risulterà disponibile il link che riporterà appunto il nome del docente che ha definito l appello. Cliccando il link si avrà accesso a una pagina che conterrà gli strumenti per gestire le attività inerenti all associazione dei docenti all appello Il link Aggiungi Docente permette di aggiungere un docente all appello Dopo aver inserito (anche parzialmente) il nome del docente da associare e aver premuto il pulsante RICERCA, dall elenco a discesa Selezionare docente si potranno visualizzare i nominativi dei docenti corrispondenti: Causa le stratificazioni di informazioni derivanti da diverse procedure che hanno gestito gli archivi di Segreteria Studenti, un docente può apparire più volte; per cortesia utilizzare il nominativo che a destra ha un numero di matricola composto da 6 caratteri. Pag. 8 di 22

9 Il link in genere va lasciato invariato, qualora l appello abbia più di un turno e si intenda associare un docente solo a un turno specifico l operazione va effettuata usando il precedente link posizionato però all interno dei dati riservati al turno. Una volta individuato il docente e premuto il pulsante INSERISCI, il docente viene associato all appello (o al turno) L elenco a discesa ruolo permette di attribuire/variare il ruolo del docente all interno della commissione, mentre il pulsante permette di eliminare un docente associato all appello (o turno). Pag. 9 di 22

10 Gestione degli studenti iscritti A questo punto sono state eseguite tutte le operazioni indispensabili perché uno studente possa iscriversi all appello on-line o possa venire iscritto dal docente titolare dell insegnamento. Gli studenti possono iscriversi all appello mediante le funzionalità web disponibili nella propria area riservata (metodo da pubblicizzare e incentivare). Il presupposto fondamentale per consentire l iscrizione diretta dello studente o l iscrizione effettuata dal docente è che l insegnamento (o uno degli insegnamenti, in caso di abbinamenti di esami) cui si riferisce l appello sia compreso nel libretto elettronico dello studente. Lo studente può consultare il proprio libretto elettronico all interno della propria area riservata del sito ESSE3, usando il link CARRIERA; se l insegnamento non è compreso nel libretto, può esservi incluso in due maniere: se è un esame compreso in una regola di scelta, lo studente può applicare tale regola modificando il proprio piano di studio nell area riservata del sito ESSE3 così da aggiornare il libretto elettronico; può chiedere alla Segreteria Studenti di aggiungerlo al proprio libretto elettronico. Se l insegnamento non è compreso nel libretto elettronico di un determinato studente, per quello studente non può essere eseguita la verbalizzazione on-line, ma dovrà essere usata la tradizionale verbalizzazione cartacea. Lo studente può prenotarsi a un appello solo se in regola con il pagamento delle tasse, mentre il docente invece può iscriverlo anche se non in regola con il pagamento delle tasse; se al momento della stampa del verbale, operazione che comporta il caricamento in carriera dell esame, la posizione dello studente non è ancora regolarizzata, il caricamento dello specifico esame non avrà luogo. La Segreteria Studenti ha modo di verificare queste situazioni e di caricare in carriera l esame nel momento in cui lo studente regolarizza la propria posizione. Infine, il docente può iscrivere lo studente all appello anche al di fuori del periodo di validità delle iscrizioni, quindi anche il giorno stesso dell appello. Finchè nessuno studente risulta iscritto all appello, il numero degli Studenti Iscritti è nullo e la colonna Azioni accanto ai dati riepilogativi dell appello si presenta così: Nello specifico l icona indica appunto che nessuno studente è iscritto all appello. Se il docente clicca sull icona, l unica operazione che può svolgere è quella di iscrivere uno studente: Pag. 10 di 22

11 Inserendo anche parzialmente il cognome dello studente e premendo il pulsante RICERCA, verrà proposta una lista di nominativi tra cui scegliere lo studente; se viene inserita la matricola (in formato ) verrà visualizzato solo lo studente corrispondente. L esito positivo della ricerca, come detto in precedenza, presuppone che l insegnamento (o uno degli insegnamenti, in caso di abbinamenti di esami) cui si riferisce l appello sia compreso nel libretto elettronico dello studente, altrimenti lo studente non verrà individuato. Il docente può iscrivere lo studente cliccando sull icona della colonna Iscrivi. A questo punto al docente, oltre all elenco degli studenti iscritti, vengono rese disponibili altre funzioni, Pag. 11 di 22

12 la colonna degli Studenti iscritti diviene significativa e quella delle Azioni si modifica in Non è più possibile eliminare l appello in quanto ci sono degli studenti iscritti (se nell appello ci fossero SOLO studenti iscritti dal docente in realtà le iscrizioni potrebbero essere cancellate e l appello eliminato) e l icona su cui agire per le ulteriori iscrizioni o per le altre funzioni diventa. Come anticipato, il docente può cancellare SOLO le iscrizioni degli studenti che ha provveduto a iscrivere personalmente E NON quelle degli studenti che si sono iscritti autonomamente con le apposite funzionalità web della propria area riservata. Pag. 12 di 22

13 Quindi, una volta che all appello sia iscritto almeno uno studente cliccando sull icona accesso alle funzioni disponibili per gestire le varie attività: si ha I testi che descrivono ogni funzione sono sufficientemente esplicativi. I link relativi all inserimento esiti e all importazione esiti saranno visibili solo a partire dalla data di inizio dell appello. Va ricordato che il link stampa lista iscritti produce una stampa che va utilizzata in fase di sostenimento della prova di esame per far apporre la firma di accettazione del voto allo studente; allo stato attuale è l unico documento che deve pervenire alla Segreteria Studenti come documentazione dell appello, come indicato nella lettera del Prorettore alla Didattica inviata l 11 settembre 2009 ai Presidi di Facoltà e ai Presidenti di Classe: A partire dal 21 settembre 2009 non appena il verbale cumulativo di esame verrà stampato in maniera definitiva i crediti acquisiti dagli studenti verranno immediatamente caricati sul libretto dello stesso senza aspettare che l'ageprof verifichi il cartaceo. Il presidente della commissione d'esame è l'unico responsabile dell'affidabilità dei dati trasmessi anche se la commissione d'esame deve essere sempre composta dal presidente e da un altro membro della commissione. I verbali cartacei ufficiali non dovranno essere trasmessi in segreteria, mentre rimane obbligatoria la spedizione in segreteria della lista degli studenti che si sono presentati agli esami, Pag. 13 di 22

14 con il voto conseguito e firma del presidente di commissione e dello studente. (Nell'esito dell'esame si può riportare la dicitura ASS (assente) o la dicitura (RIT) ritirato). A partire dal giorno che coincide con la data di inizio appello, nella pagina relativa all elenco degli studenti iscritti diventa disponibile il link INSERIMENTO ESITI Si provvede ad impostare il criterio di valutazione della prova quindi si può passare a inserire gli esiti veri e propri Se lo studente non si presenta all esame NON E NECESSARIO INSERIRE ALCUNA VALUTAZIONE. In caso di esito negativo il docente può scegliere se registrare l esito negativo oppure non inserire nessuna valutazione. Pag. 14 di 22

15 Le valutazioni descrittive sono disponibili al termine inferiore della scala della valutazione L icona posta a destra della casella riservata alla valutazione, permette di inserire le domande oggetto di effettuazione della prova e la data di sostenimento della stessa, che va indicata solo se diversa da quella dell appello. Il pulsante SALVA provvede alla registrazione dei dati. Pag. 15 di 22

16 Stampa del verbale e chiusura dell appello Dopo la registrazione degli esiti ed ESSERSI ASSICURATI CHE ALL APPELLO SIANO ASSOCIATI ALMENO DUE DOCENTI, si può provvedere alla stampa del verbale. L inizio del processo avviene premendo il link PREVIEW VERBALE. Viene proposta una pagina di riepilogo degli esiti. Se devono essere apportate delle correzioni si torna indietro con il pulsante ESCI, altrimenti si può procedere all operazione di verbalizzazione, da effettuare con l apposito pulsante. L operazione può riguardare tutti gli studenti iscritti all appello, oppure, ad esempio in caso di appello che prosegue per più giorni, solo quelli che sono stati esaminati in una determinata giornata. La procedura propone l elenco degli studenti per i quali non è ancora stato generato un verbale (alla prima verbalizzazione verranno proposti naturalmente tutti gli studenti iscritti): Pag. 16 di 22

17 Con gli appositi flag si può stabilire per quali studenti deve essere generato il verbale; nell esempio precedente sarebbe generato per tutti, mentre nell esempio seguente sarebbero generati dei verbali per 3 studenti con un esito + 2 studenti già individuati come assenti, mentre gli altri, ad esempio, potrebbero essere esaminati in giorni successivi ed essere in seguito verbalizzati. Questa soluzione consente di verbalizzare tempestivamente gli esiti di esame a prescindere da quando viene esaminato l ultimo studente iscritto all appello. Per il medesimo appello, a ogni successiva verbalizzazione verranno proposti solo gli studenti non compresi in verbali precedenti. EFFETTUANDO LA STAMPA DI UN VERBALE CUMULATIVO NON SARA PIU POSSIBILE APPORTARE ALCUNA VARIAZIONE A NESSUN DATO RELATIVO ALL APPELLO E AGLI ESITI ATTRIBUITI AGLI STUDENTI COMPRESI NEL VERBALE. CONTESTUALMENTE, SEMPRE PER GLI STUDENTI COMPRESI NEL VERBALE CUMULATIVO, GLI ESITI (E I RELATIVI CREDITI) VERRANNO CARICATI DIRETTAMENTE IN CARRIERA, SALVO IRREGOLARITA NELLA POSIZIONE AMMINISTRATIVA DELLO STUDENTE. OGNI STUDENTE ISCRITTO ALL APPELLO, ANCHE SE ASSENTE, DEVE ESSERE INCLUSO IN UN VERBALE CUMULATIVO; PER QUANTO RIGUARDA I CONTROLLI PREVISTI DALLA PROCEDURA L APPELLO E CONSIDERATO CONCLUSO CORRETTAMENTE SOLO QUANDO SI VERIFICA TALE CONDIZIONE. Ogni verbale cumulativo potrà solo essere ristampato. Pag. 17 di 22

18 Come ricordato in precedenza e come indicato nella lettera del Prorettore alla Didattica inviata l 11 settembre 2009 ai Presidi di Facoltà e ai Presidenti di Classe, allo stato attuale l unico documento che deve pervenire alla Segreteria Studenti come docume ntazione dell appello è la stampa lista iscritti in cui il docente aggiunge l esito e la firma dello studente per attestare l accettazione del voto. Una volta che tutti gli studenti iscritti all appello siano stati inclusi in un verbale cumulativo, nella pagina relativa agli studenti iscritti e alle altre funzioni il link INSERIMENTO ESITI non sarà più disponibile e le funzioni relative alla stampa del/i verbale/i ne consentiranno solo la ristampa. Pag. 18 di 22

19 Definizione di appelli per prove parziali Le prove parziali non hanno una verbalizzazione autonoma e gli esiti attribuiti non hanno rilevanza nella carriera dello studente. Le attività per la definizione degli appelli per prove parziali e per l iscrizione degli studenti sono sostanzialmente analoghe a quelle per prove che danno origine a una verbalizzazione, ma, considerando appunto che non hanno rilevanza amministrativa diretta nella carriera dello studente: non necessitano dell impostazione di una commissione, ma è sufficiente il docente che definisce l appello allo stato attuale nessuna documentazione deve essere fatta pervenire alla Segreteria Studenti ovviamente non si concludono con una verbalizzazione, ma, una volta inseriti gli esiti, il docente può usare il link disponibile solo dopo la data di inizio dell appello, per esporre gli esiti della prova nell area riservata agli studenti. Pag. 19 di 22

20 Impostazione dei modelli di appello Il link MODELLI APPELLO introduce alla pagina per l impostazione dei modelli di appello, sia per prove che danno origine a una verbalizzazione sia per prove parziali. Nella parte inferiore della pagina è possibile personalizzare le informazioni da visualizzate nel riepilogo degli appelli. Queste impostazioni riguardano vanno a determinare come viene visualizzata la zona seguente: Con il link DEFINISCI NUOVO MODELLO si accede alla impostazione di un modello per la definizione di appelli. Pag. 20 di 22

21 Le informazioni da immettere sono senz altro intuitive, comunque la casella durata periodo iscrizioni consente di definire per quanti giorni le iscrizioni sono aperte e quella durata periodo tra fine iscrizioni e inizio appello permette di impostare l intervallo tra la fine delle iscrizioni e la data di inizio dell appello; quest ultima verrà impostata direttamente in fase di definizione dell appello. Una volta impostate le caratteristiche del modello e dopo aver premuto il pulsante SALVA, il modello diverrà disponibile e potrà essere associato a uno o più insegnamenti, insieme alla tipologia di valutazione; naturalmente assicurarsi di usare il pulsante SALVA per confermare l associazione. Pag. 21 di 22

22 A questo punto in fase di definizione dell appello di un insegnamento a cui è stato associato un modello, sarà possibile appunto usare le impostazioni del modello e una volta definita la data dell appello, tutte le altre saranno definite di conseguenza. Per completare la definizione dell appello sarà sufficiente indicare la descrizione (se non impostata nel modello), l ora e le informazioni logistiche. Naturalmente le informazioni proposte sulla base delle caratteristiche del modello possono essere variate, oppure quando necessario un appello può essere definito senza caricare il modello associato all insegnamento. Appendice Per spostarsi tra le varie pagine che costituiscono la procedura di definizione degli appelli, si raccomanda di usare, quando disponibili, i pulsanti contenuti in fondo alle pagine (SALVA, AGGIORNA, ESCI, ecc) e non quelli di navigazione del browser. Pag. 22 di 22