LA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO

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1 LA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO La registrazione di protocollo è una delle funzioni dell applicativo Iride. Per accedere ad Iride selezionare, dalla pagina intranet della Provincia di Venezia, il link Vai a Iride. Dalla pagina iniziale di Iride, premendo il tasto destro del mouse, è possibile: 1) memorizzare la pagina web tra i Preferiti, selezionando Aggiungi a Preferiti 2) creare un collegamento alla pagina web sul proprio desktop, selezionando Crea collegamento. Per accedere ad Iride occorrerà digitare il nome utente (nome.cognome) e la password (la stessa con cui si accede alla rete della Provincia). Se si opera in Iride con più ruoli (RESP, VAL, etc.) o su più scrivanie, sarà necessario selezionare la scrivania dalla quale si intende protocollare ed il ruolo assegnato per eseguire le operazioni di protocollo. Solo gli utenti abilitati possono accedere alle funzioni di protocollazione selezionando, dalla schermata di accesso di Iride, l opzione Protocollo. 1

2 Attenzione! Cliccando sulla opzione Protocollo si entra automaticamente nella sezione ad esso dedicata in funzionalità di Ricerca (terza paletta da sinistra del menù). Per effettuare l inserimento posizionarsi sulla prima paletta a sinistra denominata Protocollo. 2

3 La maschera per l inserimento è diversa a seconda che si debba registrare un protocollo in arrivo, interno o in partenza. Per prima cosa è necessario selezionare la natura del documento che si va a registrare cliccando sulla opzione desiderata tra quelle proposte nell angolo in alto a destra (Arrivo, Interno, Partenza). I campi Anno, Numero, Data e Id. doc. non possono essere compilati manualmente dall operatore perché i relativi valori sono assegnati automaticamente dal sistema al momento del salvataggio della registrazione di protocollo, come previsto dalla vigente normativa. Anno: è l anno del registro di protocollo Num.: è il NUMERO DI PROTOCOLLO progressivo assegnato al documento, con il quale il documento deve essere citato. Al momento del salvataggio comparirà in colore rosso. La numerazione ricomincia ogni anno solare (inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre), perciò assieme al numero va sempre citato anche l anno. Data: è la data di registrazione del protocollo Id. doc.: è un numero identificativo che il record di protocollo assume all interno dell applicativo Iride. NON E IL NUMERO DI PROTOCOLLO e non va citato nei documenti. I campi a sfondo bianco devono essere compilati dall utente. Classifica: qui va inserito l indice di classificazione, che identifica la funzione (materia di competenza) cui il documento fa riferimento. Cliccare sul tasto voci utilizzabili. per visualizzare l elenco delle 3

4 Attenzione! I codici dei titoli, essendo numeri romani, sono interpretate dal sistema come lettere e quindi l ordine non è numerico ma alfabetico. I codici numerici delle classi e sottoclassi non sono elencati secondo la logica decimale (per cui a 1 segue 11 e non 2): E necessario fare un doppio click sulla voce del titolario per selezionarla e riportarla automaticamente nella maschera di inserimento del protocollo. Per un ulteriore aiuto nella ricerca dell indice di classificazione cliccare sul tasto visualizzare la seguente finestra: e 4

5 E possibile filtrare all interno dell elenco. Cliccare una volta sul campo e premere sul tasto. Digitare la parola che si intende cercare. Attenzione! Il risultato di questa ricerca potrebbe dare solo il titolo o solo il titolo/classe. E necessario controllare che siano stati utilizzati tutti i gradi di classificazione previsti per quella funzione, tenendo presente che alcune competenze sono articolate su tre gradi, altre solo su due. Se la ricerca impostata dà un unico esito l indice di classificazione viene riportato automaticamente nella maschera di inserimento, premendo il tasto Se la ricerca impostata dà più di un esito, selezionare quello desiderato facendo doppio click sulla riga corrispondente oppure un click sulla riga corrispondente e un click sul tasto. 5

6 Tipo Doc.: in questo campo va inserita una descrizione riferita alla tipologia del documento. Cliccare su tasto e selezionare una voce dall elenco cliccando sulla riga corrispondente. Per riportare la selezione sulla maschera di inserimento cliccare sul tasto. Non è possibile inserire descrizioni non contenute nell elenco. Per documenti non riconducibili ad alcuna delle tipologie memorizzate utilizzare Generico. Ogni tipologia di documento è memorizzata oltre che con una descrizione anche con un codice alfabetico che il sistema riporta automaticamente nella casella a sfondo bianco del campo. E possibile filtrare l elenco cliccando sul campo e poi sul tasto, come già illustrato nei passaggi precedenti. Num./Data doc.: questi campi vanno compilati solo se il documento da registrare riporta un numero e/o una data diverse o in aggiunta al numero e alla data di protocollo. Non sono campi obbligatori. Il numero e data di protocollo del mittente non vanno riportati qui. Oggetto: in questo campo va riportato un sunto del contenuto del documento. Per la redazione dell oggetto seguire scrupolosamente le Raccomandazioni A.U.R.O.R.A. Sono stati codificati alcuni oggetti ricorrenti che possono essere selezionati cliccando sul tasto (oggetti standard) posizionato tra il codice e la parte descrittiva del campo oggetto. E ora possibile filtrare l elenco con parole contenute nel campo, con le stesse modalità già indicate per i campi Classifica e Tipo doc.. L oggetto selezionato tramite la lista valori viene riportato automaticamente nel campo oggetto della maschera di inserimento e deve 6

7 essere completato con l inserimento manuale di tutti gli elementi di dettaglio non ripetitivi e perciò non memorizzati nello standard. Ogni oggetto memorizzato è identificato da un codice che il sistema riporta nella casella più piccola del campo. Agli oggetti memorizzati possono essere collegati in automatico anche la classifica e il carico (cioè l assegnazione al servizio competente in materia). In questo caso, selezionando l oggetto, si compilano in automatico anche i campi Classifica e In Carico a. Se i campi collegati erano già stati compilati, il sistema li corregge proponendo in automatico quelli memorizzati insieme all oggetto. Num. All.: in questo campo va indicato -in cifre- il numero degli allegati, solo se presenti. Fascicolo: è il campo in cui, a fascicolazione avvenuta, vengono visualizzati - nell ordine- l anno, l indice di classificazione ed il numero progressivo del fascicolo in cui il documento è inserito. Data evid.: è un campo da non utilizzare. In Carico a: in questo campo va selezionato il servizio/unità operativa cui il documento va assegnato per competenza. Cliccare sul tasto in precedenza. accanto al campo ed effettuare la selezione secondo le modalità già descritte Si passa ora ad inserire il corrispondente (mittente per i documenti in arrivo- destinatario per i documenti in partenza) utilizzando il secondo campo da sinistra sotto la parola. Si digita all interno del campo il cognome o la ragione sociale del corrispondente e poi si clicca sul tasto posizionato all inizio della riga. Compare l elenco di tutti i soggetti già codificati che soddisfano le condizioni di ricerca impostate, tra i quali va selezionato quello ricercato, se esistente. 7

8 Per riportare il corrispondente desiderato nella maschera di inserimento selezionare la riga desiderata e cliccare sul tasto. Se invece non esistono in anagrafica soggetti già codificati, rispondenti alle condizioni di ricerca impostate, si apre automaticamente la maschera per l inserimento di un nuovo soggetto. Per prima cosa è necessario selezionare l opzione persona fisica o giuridica, a seconda della natura del soggetto, perché la maschera di inserimento è leggermente differente. Per la descrizione del corrispondente seguire scrupolosamente le Raccomandazioni A.U.R.O.R.A. Per la persona fisica va compilata la seguente maschera: 8

9 Id.: non va compilato. Indica il codice numerico che il sistema assegna automaticamente al soggetto una volta codificato. Il codice, nella maschera di protocollo, compare nel primo campo a sinistra della riga del corrispondente, sotto la dicitura Mittente o Destinatario, a seconda della natura del documento. Cognome/Nome: nella prima casella del campo va digitato il cognome, nella seconda il nome. I campi C.fiscale/P.IVA, Nato il, Nato a-cap, Via Decodificata, Chiavi alternative non sono obbligatori e non vanno compilati. Nazione: propone in automatico il valore ITALIA. Va cambiato in caso di paese straniero cliccando sulla lista valori disponibile alla fine del campo. Città-CAP: va inserito obbligatoriamente. Si digita nella prima casella (a sfondo bianco) del campo il nome del Comune e poi si clicca sul tasto Lista valori. Iride, col nome del comune, inserisce automaticamente il cap principale. Se il nome del Comune non è disponibile digitare come nome del Comune SCONOSCIUTO. Via/Numero civico Descrittive: se il dato relativo all indirizzo è disponibile va obbligatoriamente registrato. L indirizzo si indica nella forma italiana composta da localizzazione toponomastica senza abbreviazioni (via, viale, corso, piazza, vanno scritti per intero!) e numero civico separato dal nome della via da una virgola. Per le strade intitolate a personaggi, santi o comunque a persone fisiche come per quelle dedicate ad avvenimenti, ricorrenze o anniversari, il nome si scrive senza abbreviazioni. Il nome di battesimo può essere abbreviato (iniziale puntata) oppure omesso se il cognome è sufficiente ad un individuazione univoca. Nel caso in cui il numero civico sia accompagnato da una lettera, quest ultima si scrive di seguito al numero senza spazi, mentre se il numero civico è accompagnato da un altro numero (ad es., per l interno) si scrive di seguito, diviso da un trattino (cfr. Raccomandazioni A.U.R.O.R.A). 9

10 Località descrittiva: va usata per inserire i nomi di località o frazioni che non sono Comune. (Per es.: Mestre, Marghera, Peseggia, Pegolotte, Sambruson) Se il soggetto da inserire è una persona giuridica selezionare l opzione Giuridica, e compilare la seguente maschera: Per i campi comuni alla maschera d inserimento del soggetto persona fisica seguire le indicazioni precedentemente riportate. Ragione Sociale: scrivere il nome completo della persona giuridica (cfr. Raccomandazioni A.U.R.O.R.A.) Natura giuridica: indica la natura societaria (es.: SRL, SPA). Il valore va selezionato dalla lista suggerita. CONTROLLARE BENE SE IL SOGGETTO È GIÀ CODIFICATO ED EVITARE REGISTRAZIONI PLURIME! Se per errore viene selezionato e riportato nella maschera dell inserimento del protocollo un soggetto non corretto è possibile (prima del salvataggio della registrazione di protocollo) eliminare il soggetto cliccando sul tasto rosso X posto accanto al tasto. Data Prot.: va registrata in questo campo la data del protocollo del mittente, quando il dato è disponibile. N. Prot.: va registrato in questo campo il numero di protocollo del mittente, quando il dato è disponibile. 10

11 Mezzo: va registrata in questo campo la modalità di ricezione o trasmissione del documento, tra quelle suggerite dal tasto. Data Ricev.: va registrata la data di effettiva ricezione del documento, indicata dal timbro d arrivo o dalla nota di ricezione apposti sul documento stesso. Tipo S.: indica se il soggetto corrispondente è il mittente/destinatario principale oppure se è secondario o per conoscenza. I relativi codici vanno selezionati dalla tabella aiuto valori. La maschera di inserimento del protocollo nelle modalità Interno e Partenza presenta anche il campo: Mitt. Interno: è il servizio/unità operativa che ha prodotto il documento. Cliccare sul tasto per selezionare dall elenco mittenti interni codificati, con le modalità già descritte. Questo campo riporta l indicazione del dipartimento/servizio e non dell autore e firmatario effettivo del documento, che va riportato dopo aver eseguito il protocollo- nella paletta Firmatario cliccando sul tasto Nel caso in cui il documento abbia natura di Interno (da ufficio dell ente ad ufficio dell ente) la sezione dei corrispondenti esterni non compare. Il destinatario del documento è il servizio/unità operativa cui il documento viene assegnato in carico per competenza nel campo In Carico a. Inseriti tutti i dati cliccare sul tasto per confermare i dati inseriti. 11

12 Compare la seguente finestrella: Premere sul tasto OK per protocollare. Quando il documento è protocollato compare nel relativo campo il numero di protocollo. Una volta registrato il numero di protocollo è possibile effettuare la memorizzazione di altri dati come il cognome e nome del firmatario e la descrizione puntuale degli allegati. Cliccare sul tasto. Si apre la seguente finestra: 12

13 Siamo nella paletta Allegati. Selezionare dal tasto il tipo Z_ALTR DOCUMENTAZIONE ACCESSORIA. E possibile inserire nel campo Num. Pag. il numero di pagine di cui è composto l allegato e nel campo Note una breve descrizione del contenuto. Nella paletta Firmatario inserire il cognome e nome di chi ha firmato il documento. E possibile assegnare per conoscenza il documento protocollato a servizi diversi da quello cui è stato assegnato per competenza. Cliccare sul tasto 13

14 Selezionare con una spunta i servizi a cui si vuole assegnare la copia per conoscenza e premere sul tasto Aggiorna. Premere sul tasto OK per confermare la generazione della copia. E poi il testo Esci per tornare alla maschera di protocollo, dove ora compare l icona. Cliccando su questa icona è possibile in ogni momento verificare quante copie sono state generate e a chi sono state assegnate: 14

15 Iride genera tutte le copie richieste mantenendo per ciascuna di esse lo stesso numero di protocollo del documento originale ma generando per ciascuna di esse un numero identificativo Id differente. Tutte le copie per conoscenza di documenti hanno come tipo documento COP Copia e sono segnalate in scrivania con un asterisco vicino al numero. Le copie di documenti possono essere fascicolate e anche classificate in modo diverso dal documento originale, ma risultano automaticamente annullate se l originale viene annullato. Mantengono sempre un collegamento al documento originale. La copia per conoscenza viene assegnata solo virtualmente attraverso Iride al servizio destinatario, ad eccezione del caso in cui il documento originale sia pervenuto in forma cartacea in più copie. E possibile fare delle copie anche per se stessi, cioè da assegnare alla propria scrivania: per es. quando lo stesso documento deve essere fascicolato in fascicoli diversi. E possibile dare la visibilità sul protocollo a servizi diversi da quello cui il documento è stato assegnato in carico. Cliccare sul tasto. Con lo stesso procedimento già descritto per le copie, selezionare con una spunta i servizi ai quali si vuole dare la visibilità sul documento e confermare. Sulla maschera di protocollo compare ora l icona Cliccando su questa icona è possibile in ogni momento verificare chi ha la visibilità sul documento. Attenzione! Dare la visibilità permette agli utenti di visualizzare il protocollo dalla ricerca. Non significa metterlo sulla scrivania. E possibile creare dei collegamenti tra documenti. Cliccare sul tasto e selezionare Collega documenti Per eseguire la segnatura (= apposizione del numero di protocollo sul documento), posizionare il documento nella stampantina. Cliccare sul tasto e poi ancora su : Per acquisire l immagine del documento cliccare in sequenza sui tasti, 15

16 e infine Posizionare nello scanner il documento da acquisire. Cliccare sul tasto per eseguire la scansione. Se è necessario cancellare delle pagine mal riuscite (operazione possibile SOLO prima del salvataggio) posizionarsi con i tasti freccetta sulla pagina da eliminare. Cliccare sul tasto e poi effettuare nuovamente la scansione. Al termine dell acquisizione uscire premendo il tasto Quando l immagine scansionata viene salvata si produce un file in formato pdf che non è più possibile modificare. L unica operazione consentita e solo all operatore che l ha eseguita- è la eliminazione della scansione. Per aggiungere altre immagini è necessario procedere a nuove scansioni che produrranno ulteriori file in formato pdf. 16

17 Per tornare alla maschera del protocollo cliccare sul tasto. Compare l icona, cliccando sulla quale è possibile visualizzare il documento. Per stampare una ricevuta di consegna all utente cliccare sul tasto. 17