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1 ISTRUZIONE OPERATIVA RDO IN BUSTA DIGITALE E RDI ID VERSION DATA AUTORE AGGIORNAMENTI Stesura Documento Milano, 08 gennaio 2014 i-faber S.p.A. Via Livio Cambi, Milano Tel Fax Sede Legale: Via Livio Cambi, Milano Capitale Sociale: euro ,00 i.v. REA di Milano n R.I.m C.F. e P.IVA n Società soggetta all attività di direzione e coordinamento di UniCredit S.p.A.

2 Sommario 1. PRESENTAZIONE OFFERTA PROCEDURA AD INVITO 3 2. PRESENTAZIONE OFFERTA PROCEDURA APERTA/RISTRETTA SALVATAGGIO/CANCELLAZIONE DELLA BUSTA RITIRO BUSTA PRESENTAZIONE OFFERTA ASTA ONLINE - LIBERO MERCATO PRESENTAZIONE OFFERTA ASTA ONLINE D.P.R. 207/ di 41

3 1. PRESENTAZIONE OFFERTA PROCEDURA AD INVITO Accedere all indirizzo di seguito indicato: Inserire username (indirizzo ) e password e cliccare LOGIN. In caso di perdita della password procedere con l apposita funzionalità RECUPERO PASSWORD: La pagina che si presenta fornisce le seguenti possibilità: Iscrivere una nuova azienda (se siete stati invitati ad una gara o avete già fatto la registrazione, la vostra azienda è già iscritta, quindi NON DOVETE PROCEDERE AD UNA NUOVA ISCRIZIONE); Accedere al Vendor/Albo fornitori; Accedere alla piattaforma gare. 3 di 41

4 Per visualizzare la gara a cui siete stati invitati, andare nella sezione Accedere alla piattaforma gare, selezionare dal menù a tendina (se non è già presente) la ragione sociale della propria azienda e cliccare ACCEDI: All accesso visualizzerete due tabelle, nel dettaglio: Le gare a cui siete stati invitati o a cui avete partecipato; Le gare a cui potete partecipare (procedure ristrette/aperte). Cliccare il nome della gara a cui siete stati invitati: 4 di 41

5 Cliccando la gara la piattaforma vi fa accedere al dettaglio della gara: Da DOCUMENTAZIONE DI GARA visualizzate i dettagli di gara, la relativa documentazione allegata. Da questa pagina potete direttamente fare una richiesta di chiarimenti e monitorare le risposte della STAZIONE APPALTANTE alle domande poste: 5 di 41

6 Da COMUNICAZIONI avete la possibilità di tenere controllate tutte le comunicazioni con la Stazione Appaltante e di richiedere un chiarimento in merito alla gara a cui siete stati invitati. Per leggere le cmunicazioni inviate dalla Stazione Appaltante è sufficiente cliccare VEDI: Da INVIO DELL OFFERTA è possibile inviare l offerta per la gara. La piattaforma presenta una procedura a STEP con passaggi obbligatori. Cliccando DA COMPLETARE al primo step si inizia la compilazione della busta: 6 di 41

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8 Step 1 Forma di partecipazione/dati identificativi La piattaforma presenta la compilazione dei dati del Rappresentante Legale/Procuratore. Controllarli, compilare i dati obbligatori mancanti e cliccare PROCEDI: Procedere con dichiarare la MODALITA DI PARTECIPAZIONE. Ad esempio se si partecipa alla gara come impresa singola cliccare dal menù a tendina IMPRESA O SOCIETA ; 8 di 41

9 Al contrario, se si partecipa come raggruppamento di imprese, selezionare la modalità di partecipazione dal menù e aggiungere i relativi membri con l apposito tasto. In questo caso dovranno essere inseriti tutti i dati dei rappresentanti legali di ciascuna impresa. L offerta dovrà essere presentata dalla CAPOGRUPPO. Selezionata la FORMA DI PARTECIPAZIONE, per confermare il tutto cliccare VALIDA E SALVA. 9 di 41

10 Step 2 Documentazione amministrativa Completato il primo step, procedere con la compilazione della documentazione amministrativa: Allegare la documentazione richiesta tramite il tasto SFOGLIA e successivamente ALLEGA. Per le modalità di invio leggere la legenda sotto riportata. Compilare le dichiarazioni ON LINE, dove trovate il tasto COMPILA: Nel caso del COMPILA completare tutte le richieste obbligatorie (indicate con la stella rossa): 10 di 41

11 Al termine della compilazione on line cliccare INVIA, la piattaforma genererà un MODELLO, da CONTROLLARE, scaricare, far firmare al Legale Rappresentante/Procuratore e riallegare in piattaforma (SFOGLIA ALLEGA): Al termine della compilazione della DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA, cliccare VALIDA E SALVA: 11 di 41

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13 STEP 3 Offerta e documentazione per il lotto 1 In questa fase si procede con l inserimento dell offerta economica, cliccare DA COMPLETARE: Inserire, come per la DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA, la documentazione ECONOMICA. Allegare eventuali allegati (SFOGLIA ALLEGA). Quando si ha il tasto COMPILA procedere come precedentemente indicato. In caso si inserisca un valore in Euro non inserire né la valuta (Euro), né il separatore di migliaia (ex: , in piattaforma vanno inseriti nel seguente modo 20000). I decimali, se richiesti, vanno separati dalla virgola. In caso di sconto NON INSERIRE IL SIMBOLO DI %. 13 di 41

14 Completare l offerta on line: La piattaforma genera un MODELLO DA CONTROLLARE: 14 di 41

15 Scaricare il MODELLO, firmarlo e riallegarlo alla piattaforma (SFOGLIA ALLEGA) ed al termine cliccare VALIDA E SALVA: 15 di 41

16 Step 4 Conferma e completa invio dell offerta: Cliccando DA COMPLETARE si ha il riepilogo dell offerta, CONTROLLARLA, e cliccare INVIO. In caso di errori basta tornare INDIETRO: Inviata l offerta la piattaforma visualizza un messaggio di recepimento della stessa, fornendo DATA E ORA di invio. Stampare la pagina che visualizzate (CTRL P). La piattaforma invierà anche una mail di conferma di invio dell offerta: 16 di 41

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18 2. PRESENTAZIONE OFFERTA PROCEDURA APERTA/RISTRETTA Dall homepage della piattaforma gare vengono visualizzate le gare PUBBLICHE, cliccare sul nome della procedura a cui si intende partecipare: Se interessati cliccare il tasto in alto ACCEDI PER PARTECIPARE ALLA GARA: 18 di 41

19 Leggere il DETTAGLIO della gara, scaricare i documenti, leggere/fare le eventuali RICHIESTE DI CHIARIMENTO dall apposita sezione. Dall homepage in alto inserire USERNAME (indirizzo mail), PASSWORD e cliccare LOGIN, se si è già registrati alla piattaforma. Nel caso in cui non si sia registrati procedere con la registrazione cliccando clicca qui a sinistra dell homepage: 19 di 41

20 Procedere con il tasto REGISTRAZIONE UTENTE, scaricare i documenti messi a disposizione e compilare i dati richiesti: Cliccare ACCEDI per accedere alla piattaforma gare e visualizzare la gara a cui si vuole partecipare: 20 di 41

21 La piattaforma vi presenta il menù della gara. Per procedere con l INVIO DELL OFFERTA cliccare l apposito tasto e seguire le istruzioni date dalla piattaforma e dal precedente paragrafo (pagina 6): 21 di 41

22 3. SALVATAGGIO/CANCELLAZIONE DELLA BUSTA Se non avete a disposizione tutti gli elementi per completare la presentazione della busta, in ciascuna fase della presentazione dell offerta è possibile salvare l offerta che si sta presentando, tramite il tasto SALVA ED ESCI. È possibile anche CANCELLARLA, in tal caso nella piattaforma NON VERRA SALVATO NULLA: Nel caso del salvataggio la piattaforma vi ricorda che NON AVETE COMPLETATO L OFFERTA: Cliccando OK la piattaforma provvede al salvataggio dell offerta completata parzialmente: 22 di 41

23 Una volta salvata, al successivo accesso, troverete l offerta tra le offerte salvate, cliccare RECUPERA per continuare la compilazione: La compilazione riprende dal punto in cui era stata interrotta. 23 di 41

24 4. RITIRO BUSTA Presentata l offerta, la piattaforma da la possibilità di ritirare la busta fino a quando la gara non scade. ATTENZIONE: un offerta ritirata e non ripresentata equivarrà ad un offerta NON presentata. Accedere alla piattaforma con le proprie credenziali e cliccare sulla gara per cui si è fatta offerta: Cliccare RITIRO BUSTA: Se si è sicuri di volerla ritirare cliccare RITIRA: Per ripresentare offerta cliccare INVIO DELL OFFERTA: 24 di 41

25 La piattaforma tiene memorizzati i dati dell offerta precedentemente inseriti, procedere con le modifiche cliccando anche sui campi che erano già stati COMPLETATI e provvedere all invio dell offerta completando tutti gli step previsti di gara. 25 di 41

26 5. PRESENTAZIONE OFFERTA ASTA ONLINE - LIBERO MERCATO Accedere alla piattaforma inserire la propria username e password ed accedere alla piattaforma gare. Per presentare offerta cliccare il nome della gara a cui siete stati invitati: Cliccando la gara la piattaforma vi fa accedere al dettaglio: Da DOCUMENTAZIONE DI GARA visualizzate i dettagli di gara, la relativa documentazione allegata e tutte le comunicazioni/chiarimenti resi disponibili dall Università degli Studi di Brescia. Da INVIO DELL OFFERTA è possibile inviare l offerta per la gara. La piattaforma presenta una procedura a STEP con passaggi obbligatori. Cliccando DA COMPLETARE al primo step si inizia la compilazione della busta: 26 di 41

27 Step 1 Forma di partecipazione/dati identificativi La piattaforma presenta la compilazione dei dati del Rappresentante Legale/Procuratore. Controllarli, compilare i dati obbligatori mancanti e cliccare PROCEDI: Procedere con dichiarare la MODALITA DI PARTECIPAZIONE. Ad esempio se si partecipa alla gara come impresa singola cliccare dal menù a tendina IMPRESA O SOCIETA ; 27 di 41

28 Al contrario, se si partecipa come raggruppamento di imprese, selezionare la modalità di partecipazione dal menù e aggiungere i relativi membri con l apposito tasto. In questo caso dovranno essere inseriti tutti i dati dei rappresentanti legali di ciascuna impresa. L offerta dovrà essere presentata dalla CAPOGRUPPO. Selezionata la FORMA DI PARTECIPAZIONE, per confermare il tutto cliccare VALIDA E SALVA. 28 di 41

29 Step 2.1 Offerta e documentazione In questa fase si procede con l inserimento dell offerta economica, cliccare DA COMPLETARE: In questa pagina è possibile visualizzare i dettagli dell asta. Hot time: indica i minuti di intervallo critico; se viene inviata un offerta durante questo periodo scatta il meccanismo dell estensione temporale. Extra time: indica i minuti di estensione temporale che consente, qualora un fornitore presenti un offerta entro un determinato intervallo critico, di estendere automaticamente l asta del tempo definito. Asta cieca: se l asta è impostata come cieca non è possibile visualizzare le offerte degli altri fornitori ma si viene informati solo del fatto che la propria offerta sia o meno la migliore. Ribasso minimo: è possibile rilanciare anche di un valore che non è multiplo del rilancio minimo; è sufficiente che sia uguale o superiore al valore impostato. Ribasso massimo: rilancio massimo che può essere inviato dal fornitore. Per inserire la propria offerta è necessario compilare i campi previsti e quindi cliccare Invia 29 di 41

30 E possibile (se l asta non è impostata come cieca - per verificarlo controllare i documenti di gara) inoltre visualizzare l elenco delle offerte presentate e la propria posizione in classifica: 30 di 41

31 L evento è dinamico, quindi possibile effettuare più rilanci fino alla chiusura dell asta. Nell eventualità in cui si faccia un offerta nel periodo di Hot Time (tempo critico indicato dall Università degli Studi di Brescia nei documenti di gara), l asta si estenderà per il periodo indicato di Extra Time. Esempio: Durata dell asta 20 minuti; Hot time: 3 minuti; Extra time: 2 minuti; Se un Operatore Economico fa un offerta dal 17esimo minuto in poi, l asta si estenderà di 2 minuti da aggiungersi ai 20 minuti di durata dell asta, quindi l asta si chiuderà al 22esimo minuto. Se perviene poi una successiva offerta dal 19esimo minuto in poi, l asta si estenderà di 2 minuti da aggiungersi ai 22 minuti di durata dell asta, quindi l asta si chiuderà al 24esimo minuto. Così in avanti fino a quando non perverranno offerte. 31 di 41

32 La piattaforma visualizza un messaggio che informa dell inizio dell Hot Time e aggiorna costantemente l ora di fine dell asta. L orario che fa fede è SEMPRE quello visualizzato dalla piattaforma (in alto a destra). L orario di fine originaria previsto per l asta era 10:45 (vedi immagine sopra), Hot time 3 minuti iniziato alle 10:42, offerta pervenuta alle 10:42:55, la fine dell asta si è automaticamente aggiornata con l Extra time 2 minuti alle 10: di 41

33 6. PRESENTAZIONE OFFERTA ASTA ONLINE D.P.R. 207/2010 Accedere alla piattaforma inserire la propria username e password ed accedere alla piattaforma gare. Per presentare offerta cliccare il nome della gara a cui siete stati invitati: Cliccando la gara la piattaforma vi fa accedere al dettaglio: Da DOCUMENTAZIONE DI GARA visualizzate i dettagli di gara, la relativa documentazione allegata e tutte le comunicazioni/chiarimenti resi disponibili da Università degli Studi di Brescia. Da INVIO DELL OFFERTA è possibile inviare l offerta per la gara. La piattaforma presenta una procedura a STEP con passaggi obbligatori. Cliccando DA COMPLETARE al primo step si inizia la compilazione della busta: 33 di 41

34 Step 1 Forma di partecipazione/dati identificativi La piattaforma presenta la compilazione dei dati del Rappresentante Legale/Procuratore. Controllarli, compilare i dati obbligatori mancanti e cliccare PROCEDI: Procedere con dichiarare la MODALITA DI PARTECIPAZIONE. Ad esempio se si partecipa alla gara come impresa singola cliccare dal menù a tendina IMPRESA O SOCIETA ; 34 di 41

35 Al contrario, se si partecipa come raggruppamento di imprese, selezionare la modalità di partecipazione dal menù e aggiungere i relativi membri con l apposito tasto. In questo caso dovranno essere inseriti tutti i dati dei rappresentanti legali di ciascuna impresa. L offerta dovrà essere presentata dalla CAPOGRUPPO. Selezionata la FORMA DI PARTECIPAZIONE, per confermare il tutto cliccare VALIDA E SALVA. 35 di 41

36 Step 2.1 Offerta e documentazione In questa fase si procede con l inserimento dell offerta economica, cliccare DA COMPLETARE: In questa pagina è possibile visualizzare i dettagli dell asta. Questa tipologia di asta deve durare, come stabilito dal D.p.R 207/2010, MINIMO 1 ORA, la durata massima viene invece definita dalla Stazione Appaltante. In particolare si visualizza nella tabella in alto: Nome della trattativa: nome della procedura; Base time: Il tempo base, ovvero quel periodo di tempo a partire dal recepimento dell'ultima offerta migliorativa, entro il quale, se non sono effettuate ulteriori offerte migliorative da parte di almeno uno dei partecipanti all'asta, la stessa si ritiene conclusa prima del raggiungimento della durata massima stabilita. 36 di 41

37 A destra della pagina: Inizio: data e ora di inizio dell asta. Da questo momento l Operatore Economico può cominciare il procedimento di presentazione dell offerta; Inizio fase di ultimo rilancio: sono gli eventuali ultimi 5 minuti di buio (termine fissato dalla Legge) prima della chiusura della gara. In questi ultimi 5 minuti, i concorrenti saranno avvisati dal sistema della possibilità di effettuare, da quel momento, ed entro la durata massima dell'asta, soltanto un eventuale ultimo rilancio, senza visualizzare le offerte degli altri concorrenti; Fine nominale: termine massimo stabilito dall Università degli Studi di Brescia di durata dell asta, oltre il quale la negoziazione non sarà più possibile. L asta dovrà durare minimo 1 ora. Nel momento in cui si effettua il primo rilancio il sistema aggiunge delle voci nella tabella, nel dettaglio: 37 di 41

38 Termine di chiusura attualmente previsto: è il termine di chiusura della gara nel caso in cui la situazione rimanga come quella che si presenta al momento attuale dell ultima offerta pervenuta. Questo campo viene costantemente aggiornato dalla piattaforma nel momento in cui si faccia offerta nel Base Time. Ad esempio la gara sotto riportata ha le seguenti caratteristiche: Inizio: ore 11:45 Inizio fase ultimo rilancio: ore 13:10 Fine nominale: ore 13:15 Base Time: 5 minuti N.B: L ASTA DURA MINIMO 1 ORA, QUINDI DEVE ESSERE GARANTITA LA NEGOZIAZIONE FINO ALLE ORE 12:45 Nel caso in cui le uniche offerte pervenute siano registrate prima delle ore 12:40 (60 minuti ora garantita - meno il tempo base) l asta si chiuderà all ora garantita. Se invece pervengono offerte anche tra le ore 12:40 e le 12:45 (l ora meno il Base Time), l asta si proroga di 5 minuti (Base Time) dal momento di presentazione dell offerta. Vedi esempi sotto: Offerta pervenuta alle ore 12:40:33 Termine di chiusura attualmente previsto si AGGIORNA alle ore 12:45:33 Offerta pervenuta alle ore 12:42:16 38 di 41

39 Termine di chiusura attualmente previsto si AGGIORNA alle ore 12:47:16 Offerta pervenuta alle ore 12:44:54 Termine di chiusura attualmente previsto si AGGIORNA alle ore 12:49:54 39 di 41

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41 Se non pervengono più offerte, alle ore 12:49:54 la gara si chiude, senza entrare nei 5 minuti di buio e quindi avendo una durata di gara minore rispetto a quella fine nominale che era stata stabilita dall Università degli Studi di Brescia. Nel caso in cui nessun concorrente presenti offerta (gara deserta), l asta rimarrà aperta fino alla durata nominale. Cinque minuti prima della fine del tempo stabilito per la durata massima dell'asta scatta la fase di ultimo rilancio, secondo le medesime modalità sopra descritte. 41 di 41