PROGETTO TECNICO SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE IN CONFORMITÀ ALLA NORMA. UNI EN ISO (ed. 2004) 1/9 progetto Tecnico ISO

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1 PROGETTO TECNICO SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE IN CONFORMITÀ ALLA NORMA UNI EN ISO (ed. 2004) Rev. 01 del 30/09/06 1/9 progetto Tecnico ISO

2 La Norma Internazionale UNI EN ISO specifica i requisiti di un Sistema di Gestione Ambientale che consenta all organizzazione di definire ed attuare Politiche e piani di azione, di verificarne l efficacia e di permettere alla Direzione di riesaminare lo stato e di pianificare il miglioramento continuo. Il nostro progetto di implementazione del Sistema di Gestione Ambientale, in riferimento alla Norma ISO 14001, prevede il raggiungimento dei seguenti obiettivi: - Definire metodologie per il controllo delle prestazioni ambientali dell Azienda. - Fornire criteri e metodi per assicurare che le prestazioni soddisfino, e continuino a soddisfare, le richieste di leggi e regolamenti. - Permettere all azienda di raggiungere obiettivi ambientali ed economici prefissati nei tempi concordati. - Massima integrazione con il Sistema di Gestione Qualità esistente per ottimizzare le sinergie operative, gestionali e di documentazione. - Attraverso l attestazione di una terza parte indipendente accreditata, dimostrare ai Clienti ed alle Parti interessate che il sistema di gestione aziendale è adeguatamente impostato e gestito. Il Sistema di Gestione Ambientale da noi implementato sarà adeguato alle Vostre caratteristiche di natura strutturale ed organizzativa, tenendo ovviamente conto della necessità di rispondere ai requisiti nella Norma UNI EN ISO Di seguito si riportano sinteticamente i contenuti tecnici del nostro intervento relativamente alle prescrizioni della norma ISO /9 progetto Tecnico ISO

3 4.1 Requisiti generali Il sistema di gestione ambientale funzionerà, a regime, con la schematizzazione di seguito riportata (PDCA). 4 ACT PLAN 1 Agisci Pianifica 3 Controlla CHECK Fai DO Requisiti generali 4.4 Attuazione e funzionamento 4.2 Politica ambientale ACT Risorse, ruoli, responsabilità e autorità 4.3 Pianificazione Competenza, formazione e consapevolezza Aspetti ambientali P Comunicazione D Prescrizioni legali e altre prescrizioni L Documentazione O Obiettivi, traguardi e programmi A N Riferimento a punti e sotto punti della Norma UNI EN ISO Ediz Controllo dei documenti Controllo operativo Preparazione e risposta alle emergenze 4.5 Verifica Sorveglianza e misurazioni C Valutazione del rispetto delle prescrizioni H Non conformità, azioni correttive e preventive E Controllo delle Registrazioni C Audit interno K 4.6 Riesame della Direzione ACT 4.2 Politica Ambientale La Politica rappresenta il documento attraverso cui la Direzione aziendale definirà i propri obiettivi in relazione alle problematiche ambientali esistenti. Sarà definita, per proposta del consulente insieme ai Responsabili Aziendali, una bozza da sottoporre alla Direzione. Il documento di politica sarà la base su cui fondare il Sistema Organizzativo di Gestione Aziendale, perciò dovrà essere correlato, contenendo il quadro di riferimento per la definizione del programma di miglioramento, alle attività dell Organizzazione e dovrà contenere i propositi di prevenzione verso l inquinamento e di miglioramento continuo. La Politica dovrà comprendere: a) l impegno a rispettare tutti i requisiti prescrittivi delle norme ISO b) l impegno a rispettare le leggi in vigore; c) gli impegni sottoscritti dall azienda e i principi definiti dalle Convenzioni internazionali applicabili. La Politica dovrà essere: - comunicata ai dipendenti - resa disponibile per il pubblico, - utilizzata come base per la definizione di nuovi obiettivi e traguardi. 3/9 progetto Tecnico ISO

4 4.3 Pianificazione Aspetti Ambientali e valutazione dei rischi Il progetto prevede la definizione di un metodo gestionale, adattato alle esigenze organizzative dell azienda, per permettergli l elaborazione dell analisi preliminare adeguatamente a quanto necessario, della valutazione del rischio per l ambiente tesa ad evidenziare essenzialmente: Gli aspetti ed impatti ambientali procurati e procurabili dalle attività dell impresa nel sito; Gli aspetti ed i rischi insiti nelle attività; L esame di eventuali procedure esistenti in campo ambientale; La conformità della loro gestione rispetto alle prescrizioni ambientali, di riferimento. Utilizzando i criteri ed i metodi definiti con il consulente, condivisi, implementati e sperimentati dall'azienda durante la consulenza, saranno valutate tutte le operazioni, attività, prodotti e servizi per identificare quelli che possono avere una qualche interazione con l ambiente seguendo i criteri definiti, il lavoro utilizzerà la parte operativa e documentale già esistente rilevata in fase di valutazione completandola Prescrizioni legali ed altre prescrizioni Saranno consolidati e ridefiniti i criteri ed i metodi da seguire per identificare, ed avere accesso, a leggi e regolamenti applicabili alle proprie attività, agli aspetti ambientali. Saranno inoltre definiti i criteri e le responsabilità per il loro aggiornamento continuo, la diffusione, la formazione aziendale che ne consegue e le attività da mettere in atto per ottemperare e valutare periodicamente la conformità alle leggi, regolamenti applicabili Obiettivi, traguardi e Programmi Saranno definiti i criteri ed i metodi per sviluppare, documentare e comunicare i propri programmi, obiettivi e traguardi ambientali. Saranno individuati obiettivi per le varie aree aziendali relativamente alle attività condotte, i prodotti realizzati e/o servizi erogati. Ogni area dovrà di conseguenza definire i traguardi relativi per identificare il percorso, i tempi ed i mezzi con i quali raggiungere gli obiettivi. Ad ogni obiettivo e traguardo saranno associati degli indicatori per il monitoraggio del processo di avanzamento aziendale. 4.4 Attuazione e funzionamento Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Saranno definiti ruoli, responsabilità e autorità delle persone le cui attività hanno, o possono avere, un impatto ambientale importante. La direzione sarà messa in condizioni di comprendere e condividere le necessità di fornire le risorse indispensabili per attuare e controllare il sistema di gestione. Esse comprendono le risorse umane e finanziarie, le competenze specialistiche, le tecnologie, queste saranno definite nel programma a fronte degli obiettivi impostati. Sarà designato, con compiti definiti, un rappresentante della Direzione (o più di uno) che, indipendentemente da altre responsabilità abbia (abbiano) specifica autorità per: - assicurare che quanto formalizzato nel Manuale di Gestione sia conforme a quanto prescritto dalla Norma UNI EN I S O 14001; - riferire alla Direzione sulle prestazioni del Sistema di Gestione Competenza, formazione e consapevolezza Questa fase del progetto implica: la definizione di una procedura di pianificazione e gestione dell attività di formazione del personale, il cui lavoro può influire sugli impatti ambientali, l'individuazione dei destinatari e degli strumenti di formazione quali: testi base, procedure del Sistema di 4/9 progetto Tecnico ISO

5 Gestione, istruzioni operative, programmi, analisi iniziale, valutazione e quantificazione d'impatto, analisi del rischio. Contemporaneamente è impostato il programma di sensibilizzazione, per tutto il personale dell impresa, relativamente a: - Politica Ambientale, ; - Ruoli e responsabilità per raggiungere la conformità alla politica, alle procedure e ai requisiti del sistema di gestione aziendale, comprese la preparazione alle situazioni d'emergenza e la capacità di reagire, - Raggiungimento dei Programmi, - Impatti reali e potenziali delle attività sull ambiente ed ai benefici dovuti al miglioramento della prestazione individuale, - Conseguenze di scostamenti rispetto alle procedure ed alle istruzioni operative. Quanto sopra, in modo che l azienda abbia le competenze per: individuare il personale che ha compiti che possono provocare impatti sull'ambiente; programmare un piano di formazione interno finalizzato all acquisizione delle competenze necessarie, ed esperienza appropriata Comunicazione Sarà impostato un sistema di comunicazione biunivoca d informazioni relativamente agli aspetti ambientali importanti e al Sistema di Gestione che permetta il necessario scambio d informazioni per l Organizzazione: - all interno fra i differenti livelli e le diverse funzioni aziendali, - all esterno per documentare, collaborare, rispondere alle richieste provenienti dalle parti interessate, comunicare ai fornitori e agli appaltatori le procedure operative, i requisiti pertinenti e registrare le decisioni in merito. In tal modo: - è assicurata la cooperazione con le autorità pubbliche, per stabilire e aggiornare procedure d emergenza, al fine di ridurre al minimo gli effetti di qualsiasi impatto accidentale nell'ambiente che avvenisse nonostante il sistema di gestione ambientale, - sono impostati criteri per comunicare al pubblico le informazioni necessarie per comprendere gli effetti sull'ambiente delle attività dell'impresa, e perseguire un dialogo aperto con le parti interessate, - sono indicate alle parti interessate le opportune avvertenze da osservare, ai fini del rispetto ambientale, nella manipolazione, nell'utilizzazione e nella eliminazione dei prodotti risultanti dalle attività dell azienda Documentazione Il Sistema di Gestione Aziendale sarà opportunamente documentato per descrivere gli elementi fondamentali, le loro interazioni e fornire direttive sulla documentazione correlata secondo la seguente architettura: Manuale di Gestione Aziendale: è il documento che descrive il Sistema di Gestione Ambientale e serve come punto di riferimento per l applicazione, oltre all organizzazione richiama le prassi, gli obiettivi ed i contenuti del Sistema di Gestione. Procedure: Riportano i criteri, ed i metodi operativi, con cui sono condotte le attività descritte nel Manuale. Nelle procedure sono definite le attività, le responsabilità e le registrazioni necessarie per la realizzazione e il mantenimento del Sistema di Gestione Aziendale. Istruzioni operative o di lavoro: Definiscono attività specifiche, metodi di lavoro aziendali e tecniche di riscontro utilizzate all interno di specifiche unità operative. La supervisione del consulente permetterà di evidenziare eventuali mancanze relativamente a tali documenti, di conseguenza definirli nei dettagli, scelti in conformità a prescrizioni esterne. Documenti di registrazione: Sono documenti su cui sono registrati gli esiti d attività rilevanti del Sistema di Gestione Aziendale. Saranno individuati a fronte d'ogni procedura con l identificazione delle responsabilità per la loro gestione. La Norma I S O condivide i principi generali del Sistema di Gestione aziendale per l ambiente con le Norme del Sistema di gestione per la Qualità (I S O 9000), Sarà quindi possibile integrare le relative attività anche nei documenti di registrazione. 5/9 progetto Tecnico ISO

6 4.4.5 Controllo dei Documenti Questa fase del progetto sarà formalizzata ed eseguita per assicurare che la versione corrente dei documenti sia disponibile dove le attività lavorative la richiedono. Sarà previsto inoltre che i documenti del Sistema di Gestione Aziendale debbano essere periodicamente verificati ed approvati prima di essere emessi. Il procedimento prevede che i documenti obsoleti siano rimossi oppure, in altro modo, protetti per evitare un uso involontario Controllo operativo In linea con la politica, gli obiettivi e traguardi, le attività aziendali ed i processi correlati ad aspetti/impatti/rischi valutati come importanti saranno identificati, le loro prassi pianificate al fine d assicurare che siano condotti in condizioni di controllo. Tali attività, compresa dove necessario la manutenzione, saranno pianificate al fine d'assicurare che siano condotte nelle condizioni prescritte. I criteri operativi ed i metodi di controllo, per prevenire difformità rispetto alla politica aziendale, agli obiettivi ed ai traguardi, saranno programmati in istruzioni documentate riguardanti, per esempio ove necessario, i seguenti aspetti: Rifiuti (Raccolta, ordine e pulizia, conferimento smaltimento, deposito), Gestione, risparmio e scelte energetiche, Gestione materie prime, loro scelta, risparmio, e trasporto; Emissioni (Fumi, aeriformi, solventi, polveri, gas), Acque di processo e di scarico, gestione e risparmio, Approvvigionamento (Classificazione dei fornitori che hanno, o possono influire su, impatti ambientali), Sostanze chimiche immesse nel ciclo produttivo e provocate da questo (Manipolazione, trattamento e uso), Energia e materie prime (Minimizzazione consumi), Gestione di prodotti, imballaggio, trasporto, uso e smaltimento Rumore e vibrazioni (Interne ed esterne), Suolo e falde, eventuali contaminazioni e criteri per controllo e gestione, Manutenzione, Metodologie di comunicazione, Rischi per la salute e la sicurezza sul lavoro, Progettazione (Definizione delle attività per sviluppo processi di produzione, scelta di nuovi processi e modifiche degli esistenti in modo da eliminare o minimizzare il loro impatto sull ambiente); Efficienza, prassi ambientali di fornitori e classificazione di quelli che hanno, o possono influire su, impatti ambientali con predisposizione di misure contrattuali per garantire che gli appaltatori che lavorano nel sito per conto dell'azienda applicano norme ambientali equivalenti a quelle aziendali; Prevenzione e riduzione degli incidenti ambientali; Il controllo operativo prevede adeguate registrazioni che attestino l impegno dichiarato dai fornitori in merito a: a) volontà e continuità nell attenersi alle prescrizioni delle norme applicabili, b) partecipazione alle attività di monitoraggio delle azioni correttive stabilite dall azienda, c) risoluzione tempestiva e comunicazione, secondo le modalità previste dall azienda, di ogni situazione che risulti essere ambigua o non conforme delle attività proprie e di quelle che prevedono l utilizzo di altri fornitori o sub contraenti Preparazione e risposta alle emergenze Sulla base delle possibili situazioni d emergenza, individuate in fase di valutazione degli impatti e rischi e correlate alle attività aziendali sarà definita apposita procedura e valutata e aggiornata quella esistente, secondo prescrizioni per la sicurezza, per rispondere in modo efficace ed efficiente alle esigenze ambientali tenendo conto di: - Attività preparatorie all emergenza per prevenire e attenuare l'impatto ambientale che ne può conseguire - Criteri e metodi operativi di risposta a potenziali incidenti - Ritorno delle informazioni da un emergenza o da un incidente - Utilizzo dell esperienza maturata in fase d'emergenza o in simulazione per il miglioramento. 6/9 progetto Tecnico ISO

7 Saranno definiti criteri per riesaminare ed aggiornare, allorché necessario, le procedure di preparazione e risposta alle situazioni d'emergenza e provare periodicamente queste procedure, ove possibile. 4.5 Verifica Sorveglianza e misurazioni Saranno definiti criteri e metodi operativi, in accordo a quelli esistenti, per il controllo regolare e sistematico, la misura e la registrazione, dei dati ed informazioni relativi alle prestazioni, alle attività e operazioni che possono avere un impatto importante sull'ambiente. Questi dati riguarderanno: Impatti ambientali significativi Andamento delle prestazioni Numerosità condizioni insicure accadute. Incidenti con danni Valorizzazione indicatori di obiettivi e traguardi Conformità ai requisiti legislativi applicabili Corretta applicazione delle prescrizioni gestionali Rispetto delle istruzioni operative La misurazione delle prestazioni è un punto chiave del sistema di gestione aziendale che consente di: Determinare l effettiva implementazione di piani di controllo ed il raggiungimento degli obiettivi, Verificare che il controllo dei rischi ed il controllo degli aspetti/impatti sia attivo ed efficace, Trarre dai problemi rilevati insegnamenti per una gestione migliore, Fornire informazioni per il riesame del sistema. Saranno definiti i criteri ed i metodi operativi per la corretta gestione, taratura, manutenzione, registrazioni, conservazioni, delle apparecchiature utilizzate per le misure ad integrazione di quanto già previsto per la qualità Valutazione del rispetto delle prescrizioni L organizzazione dovrà attuare procedure "per la valutazione periodica del rispetto delle prescrizioni legali applicabili" e delle "altre prescrizioni che essa sottoscrive" Non Conformità, Azioni Correttive e Preventive Saranno definiti i criteri e i metodi operativi, relativamente alle non conformità ed azioni correttive e preventive rispetto a quanto definito nel Sistema di Gestione Aziendale per: investigare in merito ai rilievi mossi dai propri dipendenti, e dalle altre parti interessate, pianificare attività di trattamento delle non conformità, identificare le responsabilità per la valutazione e la documentazione, risalire alle cause effettive o potenziali, definire degli interventi di eliminazione o minimizzazione delle cause, assegnazione delle responsabilità per la verifica dell efficacia, riesaminare le azioni per una valutazione di efficacia ed efficienza. Tale attività comprenderà la mitigazione degli impatti e rischi correlati a queste non conformità ed incidenti e la definizione di azioni correttive e/o preventive, adeguate all'importanza dei rischi, commisurate all'impatto ed al rischio fronteggiato. Questi criteri prevedono la registrazione a seguito d azioni correttive e preventive, d'ogni cambiamento intervenuto, nei documenti di prescrizione documentati Registrazioni Si predisporranno procedure da applicare per identificare, raccogliere, registrare, archiviare e conservare documenti di registrazione, leggibili e riconducibili alle attività, agli impatti, ai rischi, agli incidenti alle comunicazioni ed al prodotto/servizio cui ci si riferisce, atti a dimostrare la conformità alle norme e l'efficacia del Sistema di Gestione Aziendale. 7/9 progetto Tecnico ISO

8 Appositi documenti di prescrizione definiranno come le registrazioni saranno archiviate in modo rintracciabile, con tempi di conservazione stabiliti, in luoghi aventi condizioni ambientali idonee ad evitare deterioramenti, danni o smarrimenti. Queste registrazioni comprenderanno dati relativi: all'addestramento, ai risultati delle verifiche, ai riesami del sistema di gestione, al monitoraggio eseguito sui fornitori ed all impegno da loro sottoscritto, ai controlli eseguiti ed alla sorveglianza, alle comunicazioni interne ed esterne, ecc Queste registrazioni permettono alla Direzione Aziendale di basare le decisioni e le scelte su informazioni documentate e dati di fatto ottimizzando quindi i risultati rispetto a quelle impostate su percezioni Audit interno Si prevede la definizione di criteri e metodi operativi di conduzione di verifiche ispettive interne, contenenti lo scopo e il campo d'applicazione della verifica, la frequenza con la quale sono eseguite, il metodo usato, le responsabilità e i requisiti per l'esecuzione, rivolte a: - Determinare se il sistema organizzativo di gestione aziendale è correttamente applicato e mantenuto attivo, - Fornire informazioni alla Direzione sulla reale capacità operativa del sistema di gestione aziendale, - Determinare se lo sviluppo del sistema di gestione è conforme alle Norme applicabili, - Valutare la reale efficacia del sistema nel raggiungimento degli obiettivi aziendali, - Determinare la conformità rispetto a quanto pianificato, - Raggiungere gli obiettivi prefissati rendendo efficace l impostazione organizzativa. Tali Verifiche saranno: - Pianificate a livello di contenuti considerando i risultati di verifiche precedenti; - Impostate su liste di riscontro; - Programmate nel tempo in base all importanza dell attività; - Oggettivate in documenti riportanti i dati raccolti, le Non Conformità individuate, i rilievi mossi dai dipendenti, il personale intervistato e le Azioni Correttive richieste; - Presentate alla Direzione in una riunione verbalizzata con i Responsabili di Funzione. Saranno definiti metodi per effettuare un monitoraggio continuo di tutte le attività e dei risultati al fine di valutare l efficacia del sistema attuato, nel rispetto dei requisiti e delle norme applicabili. 4.6 Riesame della Direzione Il Sistema di Gestione Aziendale sarà sottoposto a riesame, ad opportuni intervalli, con criteri definiti ed approvati da parte della Direzione con metodo sistematico e documentato per ottenere i seguenti obiettivi: - verificare che il Sistema di Gestione Aziendale operi in maniera adeguata ed efficace, - indirizzare l Azienda verso il continuo miglioramento delle proprie prestazioni. In questa fase la Direzione dovrà valutare la corrispondenza degli obiettivi definiti (Politica, Obiettivi e Traguardi) a possibili evoluzioni delle condizioni al contorno, analizzate e predisposte dal Responsabile Ambientale con la collaborazione dei Responsabili di Funzione, quali: - Nuove attese delle parti interessate, - Nuove attività dell azienda, - Nuove tecniche disponibili, - Risultati delle verifiche ispettive interne, - Analisi delle non conformità, reclami parti interessate, relative azioni correttive e costi sostenuti, - Analisi delle richieste delle Parti interessate interne ed esterne, - Analisi delle azioni preventive e registrazioni dei costi relativi alle proposte attuate, - Analisi delle misure e delle ispezioni di sorveglianza, - Risultati delle verifiche ispettive interne ed esterne, 8/9 progetto Tecnico ISO

9 - Registrazione delle osservazioni ambientali esterne ed interne, - Tendenze emergenti dalle misure e dalle ispezioni, elaborate e presentate in forma sintetica, - Riepilogo valutazione Impatti e Rischi, - Situazione avanzamento piano di formazione annuale, - Riepilogo situazione obiettivi individuali, con grado di raggiungimento dei traguardi definiti, valutato tramite gli indicatori di prestazione, nella relazione sintetica del Responsabile della verifica ispettiva alla Direzione a chiusura delle attività di valutazione. Il riesame della Direzione affronta l'eventuale necessità di cambiare la politica, gli obiettivi e gli altri elementi del sistema di gestione, alla luce dei dati, delle analisi e delle proposte dei rappresentanti della direzione. 9/9 progetto Tecnico ISO