Archivio di Stato di Perugia

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1 Archivio di Stato di Perugia SCUOLA DI ARCHIVISTICA, PALEOGRAFIA E DIPLOMATICA E CORSO DI ARCHIVISTICA CONTEMPORANEA ( ) Insegnamento di Archivistica generale Docente: Paolo Franzese III parte 1

2 La descrizione archivistica 2

3 Perché e per chi descrivere? Alle informazioni che gli archivi contengono non si può accedere direttamente, senza l aiuto (la mediazione) di strumento che ce li descrivano e ce li rappresentino È compito dell archivista elaborare questi strumenti e metterli a disposizione dello studioso che vuol fare una ricerca Attraverso la descrizione e la rappresentazione dell archivio, diventa possibile comprenderne la struttura, le parti costitutive, il significato dell archivio e il modo in cui ci si può servire dei documenti 3

4 Descrivere per comunicare La descrizione è una proposta Descrivere un documento o un archivio significa fornire informazioni su quel documento o su quell archivio ad un pubblico potenziale Pertanto è necessario elaborare le informazioni in modo corretto e allo stesso tempo comprensibile La descrizione costituisce sempre una forma di comunicazione con un destinatario poco conosciuto e poco prevedibile. In sostanza gli si chiede di accettare l informazione e di dedicarle la sua attenzione. 4

5 Descrivere per comunicare La comunicazione è sempre un rapporto fra due o più soggetti. Chi trasmette un messaggio propone sempre una sorta di patto all interlocutore, al quale chiede in sostanza la disponibilità a accettare e comprendere il contenuto di quello. Si tratta di una specie di silenzioso e implicito negoziato fra due o più parti. La mancata accettazione comporta l inefficacia della comunicazione. 5

6 Finalità comunicative Comunicare con il pubblico comporta adottare un linguaggio condiviso e comprensibile e quindi adoperare strumenti in grado di rappresentare adeguatamente la struttura degli archivi e le informazioni sui documenti Significa anche adottare modelli formali intuitivi e di facile interpretazione 6

7 La ricerca archivistica 7

8 Cercare (concetto) (Dizionario de Mauro) 1. Tentare di trovare qualcosa o qualcuno 2. Frugare attentamente, perlustrare 3. Tentare di scoprire, di venire a sapere 4. Adoperarsi per conseguire 5. Volere, desiderare 8

9 Cercare cosa? Cercare perché Quando si entra in un archivio si ha sempre un idea di qualcosa da cercare, sulla quale trovare informazioni, un problema a cui tentare di dare una risposta La ricerca parte sempre da uno o più dati già noti, per arrivare a informazioni non ancora conosciute (esempio: notizie sulla vita di una persona, sulla storia di un paese o di un edificio, o informazioni su un avvenimento) Si cerca negli archivi per dare risposte a un problema, che nessuno ha ancora risolto 9

10 Strumenti per la ricerca_1 1) Strumenti coevi alla documentazione redatti dal soggetto produttore per il reperimento dei documenti 2) Strumenti redatti dal soggetto produttore o conservatore al momento della consegna a un istituto archivistico 3) Strumenti redatti all interno di un istituto archivistico per rendere possibile la ricerca dei documenti e la loro consultazione da parte degli studiosi 10

11 L archivista: un agente della comunicazione? Nella predisposizione degli strumenti di ricerca, l archivista deve prendere consapevolezza che questi suoi prodotti sono destinati a offrire al pubblico chiavi interpretative degli archivi, che devono essere comprese e quindi utilizzate. La trasmissione di informazioni al pubblico è quindi una delle principali finalità del lavoro dell archivista. Perché ciò sia efficace, occorre adoperarsi per conoscere la domanda di cultura e di storia da parte del pubblico e conoscere quindi anche i profili degli utenti 11

12 Strumenti per la ricerca_2 Il principale strumento di ricerca che si produce negli Archivi è l inventario L inventario descrive e rappresenta tutte le parti dell archivio, nell ordine in cui si trovano e fornisce tutte le informazioni necessarie per decidere se i documenti sono pertinenti alla ricerca che si intende fare 12

13 Quando va compilato l inventario? In genere si compila l inventario per gli archivi storici, che non sono più soggetti a modifiche, e, se si ritiene che abbiano perso il loro ordinamento, dopo che si è proceduto al loro ri-ordinamento Gli archivi degli uffici della Pubblica Amministrazione si formano in genere secondo un principio di ordine e hanno una struttura fondata su un piano di organizzazione (detto titolario o piano di classificazione) definito prima della loro formazione 13

14 L ordinamento e il metodo storico 14

15 Francesco Bonaini: lettera al ministro dell istruzione pubblica 23 marzo 1869_1 Dal pensare come gli archivi si sono venuti formando e accrescendo nel corso dei secoli emerge il più sicuro criterio per il loro ordinamento. Ogni istituzione è nata, si è trasformata, ha finito d essere; diremo meglio: ha ceduto il luogo ad un altra, sorta in forza d un rivolgimento sociale, d un bisogno, d una circostanza qualsiasi. La testimonianza dei fatti, la successione delle vicende, rimane nei documenti; i quali, più o meno bene, ebbero un ordine, una denominazione. Prima regola dunque: rispettare il fatto; seconda: ristabilirlo, ove si trovasse alterato. 15

16 Francesco Bonaini: lettera al ministro dell istruzione pubblica 23 marzo 1869_2 Ciò naturalmente esclude ogni preconcetto. Più delle speciose teorie, almeno nel nostro caso, vale la estesa cognizione della storia; in essa l ordinatore degli archivi trova i veri elementi della sua scienza; scienza positiva, applicata con senno. Entrando in un grande Archivio, l uomo che già sa non tutto quello che v é, ma quanto può esservi, comincia a cercare non le materie, ma le istituzioni 16

17 Strumenti di ricerca nell archivio corrente_1 Gli archivi delle pubbliche amministrazioni si formano insieme con strumenti che permettono di cercare al loro interno informazioni e documenti Il primo strumento di ricerca in un archivio corrente è il registro di protocollo Una volta si costituivano, insieme con i registri di protocollo e con i fascicoli, le rubriche alfabetiche, che associavano i nomi dei fascicoli via via costituiti a categorie generali (nomi di Comuni, materie, rami di attività) con i quali quei documenti erano comunemente ricercati 17

18 Strumenti di ricerca nell archivio corrente_2 Oggi i moderni sistemi di registrazione e di archiviazione, fondati su infrastrutture informatiche, consentono ricerche anche tramite singole parole o stringhe di testo e comunque su tutti gli elementi informativi che formano la registrazione del documento e costituiscono la sua descrizione 18

19 Strumenti di ricerca nell archivio corrente_3 Ovviamente le possibilità di ricerca sono fondate sul modo in cui le informazioni sono state inserite e su quali dati sono stati associati al documento 19

20 Strumenti di ricerca e strumenti di consultazione Gli strumenti creati per la ricerca sono sempre strumenti di consultazione, da mettere a disposizione di coloro che non conoscono la documentazione Per elaborare questi strumenti, l archivista deve conoscere la struttura dell archivio, il suo rapporto con il soggetto che lo ha prodotto e con le sue attività, il contesto in cui è stata prodotta la documentazione 20

21 Come si cerca in un Archivio?_1 Non si va a cercare il catalogo per autore, né quello per soggetto Si va invece a cercare l inventario dell archivio dell ente che, nel corso della sua attività e in virtù delle funzioni per cui è stato istituito, si è occupato di ciò su cui si sta effettuando la ricerca 21

22 Come si cerca in un Archivio?_2 Si va a consultare l archivio della persona dalla cui biografia, sappiamo che si è occupata della cosa di cui stiamo cercando notizie o del problema che stiamo cercando di risolvere 22

23 Casi di studio Per trovare informazioni sulla propria abitazione, bisogna cercare nell archivio dell Ufficio delle imposte dirette, che ha prodotto il catasto fabbricati della zona in cui si abita Per trovare invece informazioni sulla ricostituzione, dopo la seconda guerra mondiale, della Massoneria a Perugia, devo andare a cercare nell archivio della Questura di questa città, che aveva il compito di autorizzarne le riunioni 23

24 Archivi di carta e archivi digitali 24

25 Caratteristiche generali 25

26 Elementi comuni: identità e struttura Si tratta in entrambi i casi di archivi, cioè di complessi di documenti e di relazioni logiche I documenti sono comunque legati fra loro da un vincolo determinato dalla comune provenienza dei documenti da un soggetto produttore Hanno una struttura gerarchica e, se ordinati, un ordinamento determinato 26

27 Differenze: modalità di descrizione e di consultazione e ricerca dei dati_1 1) Consultazione e ricerca: per poter consultare un archivio digitale e cercare dati al suo interno, occorre che questi siano stati inseriti rispettando regole precise 2) Descrizione: i dati, sia relativamente al contenuto che alla forma, devono essere rispettare regole e criteri prestabiliti e condivisi con gli altri operatori 27

28 Differenze: modalità di descrizione e di consultazione e ricerca dei dati_2 1) Consultazione e ricerca: esplorare un archivio digitale vuol dire attraversare in modo sequenziale tutte le sue parti costitutive 2) Consultazione e ricerca: fare una ricerca in un archivio digitale significa invece puntare direttamente su un dato o su un informazione 28

29 La rappresentazione e gli archivi digitali La ricerca esclude l esplorazione sequenziale di titoli e sottotitoli (paratesto) e punta invece su un singolo segmento (fascicolo, documento) dell archivio Per questa ragione, ogni elemento dell archivio deve contenere tutte le informazioni (i dati descrittivi) sul suo contesto 29

30 La digitalizzazione È il procedimento con cui si trasferisce un documento da un formato cartaceo o analogico ad un formato digitale Questo procedimento implica l utilizzo di un dispositivo hardware e di un software Fra le scelte da fare per ottenere il risultato migliore, bisogna stabilire il formato digitale che il documento deve avere in uscita (in relazione con le modalità del suo utilizzo)

31 L impatto con lo sviluppo tecnologico, sperimentazione e stato dell arte - Nell incontro con l informatica, si è modificato lo statuto disciplinare dell archivistica. - L assimilazione di impostazioni e metodi propri dell informatica ha spinto gli archivisti a un intensa attività intesa a definire e a normalizzare metodi e presupposti del proprio lavoro 31

32 L informatica negli archivi L applicazione di strumenti e di tecnologie informatiche al lavoro d archivio ha comportato l adattamento di questo a schemi logici nuovi, fondati sull uniformità, sul rispetto di regole e su una maggior attenzione alla progettazione degli interventi. In una prima fase l archivista doveva essere anche un informatico, poi l uso delle tecnologie si è via via semplificato, permettendo così all archivista di restare un semplice utilizzatore di applicativi 32 32

33 Informatica e archivi L incontro fra informatica e archivi ha comportato un reciproco adattamento e la necessità di un confronto. L archivista di oggi deve essere in grado di presentare all informatico le proprie esigenze e di fare richieste mirate e orientate alle esigenze di sviluppo dei sistemi informativi 33 33

34 Sistemi informativi Cosa sono e a che servono 34

35 Sistemi informativi Il concetto I sistemi informativi sono insiemi di conoscenze, strumenti, tecnologie, regole e dati con i quali un soggetto provvede a produrre, a far circolare e a far pervenire ai rispettivi destinatari le informazioni necessarie per il suo funzionamento e per il conseguimento dei suoi obiettivi 35

36 I moderni sistemi informativi archivistici Si tratta di sistemi informativi che gestiscono informazioni sugli archivi (basi di dati) Sostituiscono i tradizionali strumenti di ricerca? Cosa ha cambiato l accesso al web? A che servono i portali sul web? In che relazione sono fra di loro i sistemi informativi? 36 36

37 L archivio, le sue parti, il suo contesto 37

38 Struttura dell archivio L archivistica considera l archivio come un sistema complesso in cui ogni parte occupa un posto determinato La struttura dell archivio è di tipo gerarchico e multilivellare. Si considera che essa sia costituita cioè da elementi che comprendono altri elementi (una sorta di scatole cinesi o di albero rovesciato) Così intesa, la struttura dell archivio si legge dall alto verso il basso, cioè procedendo dagli elementi più generali a quelli particolari 38

39 Archivio Le parti costitutive Serie e sottoserie Unità archivistiche Unità documentarie Sottounità 39

40 Schema Liv. 1 ARCHIVIO Liv. 2 Serie 1 Serie 2 Serie 3 Liv. 3 SS 2.1 SS2.2 SS 2.3 SS. 2.4 Liv. 4 SS SS SS SS

41 Il contesto archivistico Ogni elemento archivistico «contenitore» costituisce il contesto immediato di ciascun elemento in esso contenuto Relativamente a un unità archivistica, l insieme dei contenitori rappresenta il suo contesto documentario 41

42 Visualizzazione e esplorazione Anche per la rappresentazione dell archivio si adotta uno schema multilivellare Lo stesso principio regola l esplorazione dell archivio, che si visualizza e si legge dall alto verso il basso, dal generale al particolare 42