S O F T W A R E G E S T I O N A L E A Z I E N D A L E

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1 S O F T W A R E G E S T I O N A L E A Z I E N D A L E Il software gestionale per le piccole e medie imprese

2 SOMMARIO SOMMARIO... 2 INTRODUZIONE... 3 LA SOCIETÀ... 3 : LA SOLUZIONE... 3 GLI OBIETTIVI... 4 IL PROGETTO OASI... 4 CARATTERISTICHE... 4 MODULARITÀ... 4 SCALABILITÀ... 4 AGGIORNAMENTO IN TEMPO REALE... 5 SICUREZZA E PRIVACY... 5 SEMPLICITÀ D USO... 6 INTEGRAZIONI... 6 IL SISTEMA... 7 ARCHITETTURA... 7 LE AREE APPLICATIVE... 8 AREA FUNZIONI BASE... 9 AREA CONTABILE AREA COMMERCIALE AREA CONTROLLO DI GESTIONE AREA PRODUZIONE GESTIONE CIRCOLARI Pag. 2 di 14

3 INTRODUZIONE La società S.D.G. S.r.l. (già OMICRON) è un azienda nata nel 1990 e dopo aver maturato esperienze in ambienti proprietari, ove ha realizzato e distribuito software per la gestione integrata delle aziende di distribuzione ed edificatrici, a partire dal 1994 ha investito le proprie risorse per la realizzazione di un nuovo pacchetto software che sfruttasse pienamente le opportunità offerte dai linguaggi object-oriented. L'azienda è composta di un gruppo persone con diversi profili professionali che provvedono a coprire tutti gli ambiti dallo sviluppo, alla manutenzione, all assistenza on-site e on- line, al project management. S.D.G. S.r.l. oltre a possedere canali di vendita diretta, utilizza per la commercializzazione dei propri prodotti aziende distributrici che possono attivarsi sia in termini commerciali, sia in termini di assistenza sistemistica, applicativa e formativa. S.D.G. S.r.l. ha collaborazioni con società esterne per l aspetto tecnologico. S.D.G. S.r.l. è una società che fornisce soluzioni ERP complete ed integrate per diverse tipologie aziendali, che vogliono non solo adottare un sistema innovativo di gestione, ma che necessitano di assistenza e supporto post-vendita adeguati. La società offre inoltre un servizio di project management con personale dedicato, che studia, organizza e porta a compimento l implementazione del progetto. : la soluzione Il progetto OASI nasce dall esigenza di creare un software gestionale integrato per l informatizzazione dei complessi sistemi organizzativi aziendali, grazie alla consolidata esperienza nel settore già acquisita con sistemi proprietari. OASI è una suite di prodotti che copre tutte le aree informative delle Aziende, con un integrazione totale dei vari moduli applicativi consentendo il monitoraggio dei processi gestionali e produttivi presenti nella loro organizzazione. Pag. 3 di 14

4 GLI OBIETTIVI Il Progetto OASI Il software gestionale aziendale OASI grazie alle sue caratteristiche di funzionalità e facilità d'uso è mirato a snellire e velocizzare il più possibile il lavoro dell'utente. Un'interfaccia semplice e guidata dell applicazione e la possibilità di accedere in qualsiasi punto alle funzioni di utilità generale, sono solo alcuni degli aspetti che fanno di OASI uno strumento di lavoro completo e veloce. Caratteristiche Gli elementi fondamentali che caratterizzano OASI sono: modularità scalabilità aggiornamento dati in tempo reale sicurezza e riservatezza semplicità d uso Modularità La struttura modulare del software consente l'attivazione separata dei vari moduli rispondendo quindi alle specifiche richieste di ogni singola azienda in base alle sue esigenze di informatizzazione, ai suoi tempi, alla sua crescita. L'attivazione di un modulo trova la sua integrazione nel sistema completandolo e arricchendolo ulteriormente di funzioni e ampliando la disponibilità aziendale di informazioni senza necessità di duplicazione di registrazioni. Scalabilità Il sistema consente la crescita dell infrastruttura hardware garantendo alle aziende gli investimenti fatti nel software e senza sconvolgimenti nell operatività quotidiana. Anche il database può essere scelto in base al numero di registrazione da trattare ed il passaggio da un database ad un altro con potenzialità superiori può essere effettuato con costi contenuti sempre garantendo gli investimenti fatti nel software applicativo e senza sconvolgimenti nell operatività quotidiana. Pag. 4 di 14

5 Aggiornamento in tempo reale Tutte le operazioni vengono svolte in tempo reale, ogni inserimento o aggiornamento dei dati effettuato da un qualsiasi utente, automaticamente rende disponibile il dato stesso a tutti gli altri utenti. Anche le statistiche vengono composte in tempo reale sfruttando le potenzialità di elaborazione del database relazionale e del linguaggio Sql. Per elaborazioni particolarmente lunghe possono essere predisposte elaborazioni notturne. Sicurezza e Privacy Attraverso la funzione"sicurezze" viene data la possibilità di escludere l'accesso a particolari moduli ed all'interno di questi, a determinati punti di menù agli utenti che utilizzano il programma, garantendo quindi riservatezza sulle informazioni. Si possono inoltre attivare controlli capillari a livello di gruppi di dati gestendo mediante classi di sicurezza gli articoli, i magazzini, i centri di costo in funzione delle abilitazioni concesse ad ogni singolo utente o classe di utente. OASI è corredato da un sicurezze che permettono una capillare gestione delle autorizzazioni sia a livello di singolo modulo applicativo, di funzione o d informazione. A seguito dell entrata in vigore del Decreto Legislativo 196/2003, in materia di protezione dei dati personali, OASI è stato adeguarlo ai sensi degli articoli 31, 32, 33, 34 e 36, inerenti la sicurezza dei dati e dei sistemi come ad esempio: L accesso all applicativo è regolato da un sistema di autenticazione L applicativo permette agli utenti la gestione autonoma delle proprie password Il software prevede l assegnazione di password temporanee valide solamente per il primo login Prevede un controllo che verifichi la lunghezza delle password scelte dagli utenti Si deve poter assegnare a ciascuna password un periodo di validità Trascorso un tempo prestabilito, l applicativo è in grado di disabilitare automaticamente i diritti di accesso associati all utente L applicativo registra in un log gli accessi e le attività svolte dai singoli utenti Pag. 5 di 14

6 Semplicità d uso L iterazione tra utente e programma avviene sempre tramite tasti di comando e finestre di messaggio consentendo una massima trasparenza all operatore sulle azioni compiute. Tramite l uso di filtri di ricerca, il reperimento di documenti e l esecuzione di stampe di controllo risulta particolarmente intuitivo ed efficace. ln ogni punto dell intero programma in cui viene richiesto un codice è sempre disponibile la funzione di visualizzazione che consente di evitare la memorizzazione degli innumerevoli codici aziendali ( cliente, articoli, centro di costo, causali,...) Integrazioni OASI si integra con i più comuni software di produttività individuale, per l estrazione e l integrazione diretta con gli archivi gestiti dai vari moduli applicativi: Estrazione dati in Microsoft Excel: OASI prevede la possibilità senza nessuna specifica conoscenza tecnica da parte dell utilizzatore di estrarre dati dalle varie funzionalità della procedura per ottenere fogli di lavoro (mastrini, bilancio, movimenti di magazzini, estrazioni da contabilità analitica, partitario ecc.) Integrazione con Word : OASI utilizza Microsoft Word sia per integrare i file di dati gestiti dalle procedure con documenti standard (contrattualistica, certificati soci, ecc.), sia per completare documenti di stampa unione con dati provenienti dalle estrazioni eseguite da Microsoft excel Gestione integrazione Immagini: il sistema prevede la possibilità in modo molto semplice di associare e integrare immagini al database, relativamente alla registrazione fatture, anagrafica soci e articoli, per una consultazione completa. Stampa documenti OASI in formato pdf: e invio automatico tramite internet La procedura consente di installare ed utilizzare una stampante virtuale che dirotta l output su di un file in formato PDF (che può essere archiviato, inviato via oppure modificato utilizzando il software Adobe Acrobat). Inoltre, la procedura può risultare utile per le nuove normative di Firma elettronica. Il nome del file di output può essere inviato come parametro da Oasi e quindi variare automaticamente in base al tipo di stampa inviata. E possibile inviare automaticamente tramite internet ddt, contabilità, offerte, ordini, fatture clienti e fornitori, preventivi, richieste e documenti vari. Pag. 6 di 14

7 IL SISTEMA Architettura Architettura hardware Client Server Sistema Operativo Server:Windows NT UNIX Client: Windows,9x,Me,2000,NT,XP,VISTA Data base Sqlbase Oracle Db2400 Client Router Coll.esterni Server Modem Server SEDE Client Router Router Internet Pag. 7 di 14

8 LE AREE APPLICATIVE l sistema gestionale OASI è organizzato in AREE di competenza, completamente integrate tra loro e che coprono totalmente i vari aspetti organizzativi delle Aziende. Pag. 8 di 14

9 Area Funzioni Base Tutti i moduli del software Oasi si appoggiano sulla stessa base dati e quindi condividono le medesime tabelle. Questo fa si che ogni registrazione sia censita nella base dati una sola volta e sia poi resa disponibile per tutte le varie funzionalità del programma siano esse contabili, di magazzino o commerciali. Ovviamente ogni accesso alla base dati deve essere controllato per consentire la giusta riservatezza delle informazioni. Oasi e perciò munito di tutte le funzionalità di base per poter consentire ad una struttura organizzativa di operare nel rispetto delle funzioni assegnate a ciascun suo componente. L accesso a ciascun programma e controllato mediante la richiesta di un codice utente protetto da password. A ciascun utente viene associato un profilo che gli consentirà di accedere a determinati programmi e ne precluderà l accesso ad altri. E inoltre possibile abilitare altre funzioni di riservatezza che consentiranno ad esempio a determinati utenti di movimentare solo gli articoli di acquisto ed ad altri utenti di movimentare solo gli articoli di vendita. Un archivio storico potrà poi tener traccia di tutte le operazioni effettuate sugli archivi principali. Oltre alle funzioni di riservatezza il software OASI possiede altre funzionalità di base quali: la possibilità di visionare in anteprima di stampa ogni documento cartaceo prodotto; la facilità della ricerca di tutte le informazioni memorizzate sulla base dati senza conoscerne il codice ma utilizzando altre informazioni quali ad esempio una parte della descrizione di una articolo o il suo raggruppamento statistico o la combinazione logica di più dati; la possibilità di definire raggruppamenti statistici per gli articoli, i clienti e i fornitori in modo autonomo e poter effettuare ricerche e sintetizzare informazioni utilizzando tali raggruppamenti; la possibilità di definire messaggi da stampare sui documenti rivolti ai clienti ( conferme d ordine, ddt, fatture ); possibilità di definire messaggi associati a clienti o fornitori da visualizzare agli operatori informatici quando questi effettuano operazioni che riguardano il nominativo a cui è associato un messaggio ( avvisi di insoluti, di sconfino fidi); la possibilità di esportare le principali statistiche su fogli excel definendo in modo autonomo i campi da esportare; la possibilità per un utente di poter tenere aperte più sessioni di lavoro sullo stesso client; la possibilità di poter accedere all intera base dati tramite strumenti che utilizzino il linguaggio SQL. Pag. 9 di 14

10 Area Contabile L Area Contabile prevede la totale integrazione dei movimenti contabili che riguardano non solo la parte squisitamente contabile e fiscale, ma anche quella relativa alla contabilità analitica per centro di costo. Il sistema prevede inoltre la totale integrazione con l Area Commerciale. Le scritture di prima nota sono generate, grazie ad un sistema di causali contabili preimpostate, che agevolano l inserimento automatico della parte contabile, IVA, professionisti (IRPEF,INPS,...) e analitica, rendendo immediatamente disponibili i dati per ogni eventuale adempimento o simulazione. L'alimentazione della contabilità dagli altri moduli (ad es. il modulo cespiti per gli ammortamenti, il modulo pagamento automatico fornitori per la generazione automatica dei pagamenti.), avviene in maniera integrata ed automatica. A sua volta la contabilità generale, alimenta la contabilità clienti/fornitori, il portafoglio effetti, il modulo pagamenti automatici ( con la riconciliazione Banche ), la contabilità professionisti, la tenuta dei registri IVA, la contabilità analitica, il modulo analisi di bilancio e permette la compilazione del bilancio riclassificato CEE. L Area Contabile può contare infine per questi automatismi anche sull integrazione con la fatturazione e con il ciclo passivo e la produzione Fatture clienti Cespiti Fatture fornitori Generale IVA Cli/For Contabilità Profess. Analitica Portafoglio effetti Scadenziario Pag. 10 di 14

11 Area Commerciale L area commerciale si suddivide in : Acquisti Vendite Logistica L Area Commerciale è composta principalmente da due flussi di dati: il ciclo passivo e il ciclo attivo. Il ciclo attivo si sviluppa dalla fase dell offerta, all ordine, al DDT fino alla generazione della fattura con l integrazione con l area contabilità. Il ciclo passivo si suddivide in due flussi che partono dalla richiesta di beni per gli ordini a quantità e dalla richiesta di servizi e prestazioni (interni od esterni) per quanto riguarda la parte relativa gli ordini a valore. Anche per il ciclo passivo come per il ciclo attiivo, dopo la fase di carico merce o l esecuzione del servizio, si integra con la contabilità attraverso la conciliazione fatture. E possibile per entrambi i cicli monitorare e analizzare i flussi con controllo sia a livello centralizzato che distribuito. Base importante per la gestione è l integrazione con i magazzini (magazzino, magazzino lotti, magazzino fiscale), i listini, con conseguente gestione delle linee prezzoe degli sconti. Ciclo attivo (Vendite) Ciclo passivo Offerte Richieste Beni Richieste Servizi Ordini DDT Magazzino Listini Ordini a quantità Carico Merce Ordini a valore Esecuz. Servizio Fatture Conciliazione fatture Contabile Pag. 11 di 14

12 Area Controllo di Gestione La contabilità analitica ha una struttura organizzata per destinazione, natura della spesa e commessa. Queste tre categorie sono a due livelli: Destinazione - centro di costo, centro elementare di costo. Natura - conto, sottoconto. Commessa programma, progetto. La contabilità analitica si può suddividere in due fasi: fase di budget fase di consuntivazione La fase di budget permette l inserimento di dati a preventivo per: commessa centro di costo natura Il budget iniziale (proposto) può subire delle rettifiche mantenendo sempre, come riferimento, i dati iniziali. La fase di consuntivazione viene alimentata da movimenti che provengono dalla contabilità generale, dai cicli attivo e passivo e dai cespiti per quel che riguarda gli ammortamenti. L imputazione dei costi afferenti più centri può avvenire tramite dei driver di ripartizione. Ribaltamenti e/o aggregazioni vengono fatti con specifiche tabelle e funzioni. Questo programma permette di non avere limiti nei livelli dei centri di costo ed avere più possibilità, anche successive, di strutturare la distribuzione dei costi o il loro raggruppamento. Abbiamo di conseguenza margini di contribuzione a più livelli e la possibilità d inserimento di importi di natura extracontabile (oneri figurativi ). La contabilità analitica è supportata da reports che permettono all utente di poter verificare costantemente lo stato e i risultati di analisi, ottenendo una visione completa della situazione alla data o periodica. Il modulo è predisposto per l estrazione di statistiche periodiche e di sintesi incrociando i dati gestiti sia di budget sia consuntivi. Tuttavia anche se capillare la produzione di evidenze standard all interno del modulo, come per altri moduli anche per la contabilità analitica è stata prevista una fase di export dei dati in Ms Excel per la personalizzazione di reports e grafici da parte dell utente in modo autonomo. Pag. 12 di 14

13 Area Produzione L' AREA PRODUZIONE copre le problematiche delle aziende manifatturiere partendo dall'analisi dei fabbisogni delle materie prime, degli assiemi e dei prodotti finiti definendo un piano di produzione e seguendolo nel suo avanzamento tenendo conto del carico macchina e delle disponibilità dei materiali. La nostra soluzione per la sua flessibilità può essere utilizzata a diversi livelli in base alle esigenze di ogni singola azienda; infatti sono pochissime le informazioni obbligatoriamente richieste nelle registrazioni delle anagrafiche; queste informazioni sono però integrabili ogni qualvolta sorga una nuova esigenza e l'azienda decida di attivare un nuovo modulo dell'area. I moduli che compongono l'area consentono di gestire le lavorazioni interne ed esterne (conto trasformazione), di pianificare il carico macchina e di reparto, di rilevare i tempi di lavorazione individuando lo scostamento dal preventivato, di effettuare un calcolo dei costi diretti a preventivo e a consuntivo. Grazie all'integrazione con il modulo di contabilità analitica e inoltre possibile impostare un efficace controllo per centri di costo. La nostra azienda ha inoltre le competenze necessarie per realizzare sistemi di raccolta dati ove ci fosse la necessità di rilevare le operazioni direttamente dai reparti produttivi. Ciclo Attivo Ciclo Passivo Magazzino Distinta Base Calcolo Fabbisogni MRP Confema prodotto PRODUZIONE Ordini produzione Determinazione Carico macchina Avanzamento produzione Rilevazione dati di fabbrica Pag. 13 di 14

14 Gestione Circolari Il Modulo Circolari è uno strumento utile per ogni tipo di azienda che desidera comunicare con i propri clienti, fornitori, soci, agenti in modo semplice e veloce. Le circolari, le lettere, le comunicazioni, sono alla base della comunicazione delle Aziende con l esterno. Spesso si ricorre a strumenti complessi o laboriosi che richiedono tempi lunghi con notevoli e costose operazioni nell estrazione dei dati dai propri data base. Il Modulo Circolari è un software molto semplice e potente che consente di creare e inviare automaticamente, documenti a singoli o gruppi di persone e aziende per fax o tramite . Le principali funzioni del software sono: Definizione dei gruppi di spedizione; Estrazione elenco nominativi dal data base; creazione documento tramite Microsoft word; Associazione del documento al database e al Gruppo di spedizione; Creazione lista d invio Le principali caratteristiche del software sono: totale integrazione con il data base; estrazione dei dati con semplici query; creazione dei documenti con Microsoft Word integrazione documenti senza l utilizzo della stampa unione; creazione automatica del documento in formato Pdf; inserimento in lista per la spedizione via ; Estrazione degli elenchi creati con i relativi dati in formato Microsoft Excel Facilità d integrazione con Microsoft Word ed Excel Velocità di spedizione Integrazione totale al Database Il primo passo per la creazione del sistema di spedizione automatica delle circolari è quello di generare e memorizzare i Gruppi di Spedizione. I Gruppi di Spedizione sono generati dall utente, grazie ad un sistema di query di estrazione dal data base, creando elenchi di nominativi con le relative caratteristiche. Ogni Gruppo di spedizione memorizzato potrà essere collegato ad uno o più documenti Una volta editato il testo usando Microsoft word si identificano le variabili che si vogliono estrarre dal database e le si associano ai campi del data base. A creazione avvenuta del Gruppo di Spedizione si potrà generare la lista di spedizione per l invio automatico delle circolari. Il sistema prevede infine che i documenti da spedire possano essere identificati da un numero di Protocollo. Pag. 14 di 14