synchronice 4 Index & conversion Server

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1 Indexing & conversion server 1

2 4 Ottimizza il flusso di documenti ed informazioni utilizzando come componente high end del tuo gestionale CRM o documentale, valorizzando al massimo le periferiche di scansione. Converti, rinomina ed inoltra via col server le immagini derivanti da multifunzioni, scanner e fax, estraendo ed immagazzinando le informazioni contenute su esse. Il sistema client/server mette a disposizione dei client di rete per l'indicizzazione coordinata, la correzione delle immagini e la ricerca fulltext ed index based dei documenti. "Il suo vero pregio è la velocità" PC World Un risparmio di tempo che sfiora il 90% PC Magazine SMAU Premio Innovazione ICT Il Politecnico di Milano e SMAU assegnano al progetto di dematerializzazione NSI realizzato da Novadys Italia il Premio Innovazione ICT. 2

3 Server Import automatico di dati da cartella di rete Impostazione latenza a base velocità di rete Splitting files multipagina in singoli documenti Eliminazione pagine bianche Conversione OCR da immagini in files di testo Indicizzazione con barcode o parte di esso Indicizzazione OCR/ICR zonale e fulltext Inoltro documenti tramite SMTP Riconoscimento modulistica Creazione DB SQL contenente indici e fulltext Indicizzazione con regole e DB SQL esterni Salvataggio files in percorsi fissi o individuali Rinomina file tramite barcode ed indici Esecuzione come servizio di Windows Scanner e MDF Decodifica barcode SQL Connect Interfacciandosi con cartelle di rete LAN, è compatibile con qualsiasi periferica di scansione o fonte delle immagini come ad esempio FTP, Download o allegati di s. Indica se rinominare i files col intero valore di un barcode o con specifiche parti di esso. Indicizza, rinomina, invia i documenti scansionati tramite SMTP o salvali in un percorso di rete, tutto secondo le informazioni contenute nel database SQL esterno appartenente al gestionale, documentale, CRM o altro. Conversione ed inoltro fax Converti scansioni o fax in files Word o PDF ed inviali tramite o cartella. Un unico strumento per progetti ben diversi Combinando le funzioni di puoi personalizzare il software rispondendo alle esigenze dell'utente e del documento. Così puoi semplicemente rinominare files scansionati tramite i barcodes contenuti su essi, o utilizzare barcodes per splittare files, rinominarli e prelevare dati da un database SQL esterno per indicizzare i files convertiti in PDF con testo selezionabile. 3

4 Client di indicizzazione Apertura automatica progetto Assegnazione automatica documenti in rete Indicizzazione assistita con regole e liste Verifica indici ed orientamento pagine Ingrandimento zonale ed utilizzo sola tastiera Inoltro documenti tramite Notifica documenti di scarsa qualità Export dei dati elaborati in formato XML e MDB Creazione di archivi autoconsultabili Import di dati elaborati in formato XML Supporto Terminal Server Gestione diritti di accesso Assegnazione documenti Servizio Desktop OCR Backup dei dati assegna agli operatori abilitati i files da elaborare azzerando così il tempo per la selezione manuale di cartelle o documenti. Crea un colegamento tra il tuo Desktop ed il tuo progetto di : Trascinando col mouse un'immagine sul collegamento apparirà il file Word sul tuo desktop o in una cartella di tua scelta. Puoi esportare tutti i dati di un progetto, o parte di esso, insieme al motore di ricerca Ellipsis su CD/DVD,unità USB o cartella locale/rete, creando così archivi autoconsultabili. Non c'è alcun limite sul numero di supporti ottici contenenti archivi auto-consultabili Indicizzazione assistita Utilizza regole, elenchi e dati derivanti da database SQL esterni per indicizzazione. L'ingrandimento automatico del documento e l'utilizzo esclusivo della sola tastiera garantisce una produttività fino a dieci volte più veloce di Windows con quote molto basse di rallentamento dovute alla stanchezza fisica. Dati elaborati da servizio esterno Tramite l'import XML puoi caricare documenti elaborati da un centro servizio esterno. Gli indici saranno inseriti nel database SQL, i documenti ricercabile in rete LAN ed il tutto riversabile su CD/DVD o USB autoconsultabili Service Center Centro servizi di scansione ed indicizzazione inhouse o esterni possono esportare i dati elaborati in formato XML o MDB e fornirlo, sotto forma di CD/DVD o tramite collegamento FTP, insieme ai documenti al loro cliente. 4

5 Client di archiviazione Archiviazione di files da Gestione risorse Indicizzazione fulltext di files Office Gestione allegati Archiviazione documenti Indicizzazione assistita Indicizzazione fulltext Con pochi clic il client di archiviazione SyncBox permette di passare manualmente singoli documenti a. Mediante il comando Invia a SyncBox del menu contestuale del file è possibile specificare le parole chiave con le quali il documento deve essere archiviato, ed aggiungerne eventuali allegati. SyncBox carica le parole chiave secondo le regole definite nel progetto di. Perciò anche per singoli files possono essere sfruttati a pieno i vantaggi della tecnologia per l'indicizzazione rapida. SyncBox permette di archiviare qualsiasi tipo di file. Nel caso dei seguenti formati viene eseguito un'indicizzazione fulltext che permetterà all'utente di ritrovare il documento tramite una qualsiasi parola contenuta in esso: PDF, TIF, JPG, DOCX, XLSX, ODT, ODS, EPUB, HTML, XHTML, XML, TXT. la fonte della tua pubblicazione web Metti i documenti a disposizione di colleghi e clienti nel formato più conveniente. I documenti processati con sono pronti per essere collegati in automatico col tuo sito Intranet o Internet. 5

6 Client di ricerca Ricerca con browser e Windows client Ricerca con indici e contenuto testuale Lista di risultati tabellare con anteprima Aggiornamento documenti ed indici Fascicolazione documenti Inoltro documenti trovati tramite Ricerca sequenziale nei risultati* * solo Windows client Integrabile tramite riga di commando* Trovare qualsiasi documento in meno di un secondo Grazie al motore di ricerca Ellipsis integrato in trovi qualsiasi documento processato in un batter d'occhio. Questa velocità di ricerca rappresenta un enorme vantaggio economico ed organizzativo. L'indicizzazione di documenti elettronici permette di ritrovare con rapidità e facilità un documento tra migliaia. Offrire l'indicizzazione come servizio aggiuntivo alla scansione, un centro servizi aziendale o esterno ottimizza i benefici del cliente e massimizza il proprio profitto grazie alla velocità e la semplicità di. Quanto spendi nella ricerca dei documenti? Un metodo semplice per individuare il beneficio della gestione elettronica di documenti è quantificare il tempo necessario per rintracciare i propri documenti. Poi si applica al tempo impegnato il costo della persona. Se si utilizzano valori medi, il calcolo è rapido, semplice e spesso sorprendente. Documenti cartacei ricercati al giorno Esempio: in un'azienda 12 persone cercano mediamente 20 documenti cartacei (tempo medio di ricerca: 180 secondi) e 30 documenti elettronici (tempo medio di ricerca 90 secondi) al giorno. Moltiplicando questi valori risulta che al giorno si impiegano 21 ore solo per ricercare documenti. Applicando un costo lordo orario di euro 15,50 l'azienda spende ogni mese euro nella ricerca di documenti. Ovvero euro all'anno. Tempo impiegato (in secondi) Documenti elettronici ricercati al giorno 30 Tempo impiegato (in secondi) 90 Quantità del personale che cerca 12 Tempo di ricerca al giorno (in ore) 21 Costo lordo del personale (in euro) 15,50 Costo di ricerca al giorno (in euro) 325,50...al mese...ed all'anno 6.510,78.120,- 6

7 Versioni Funzione R ST Pro ST Net ST EP Estensione funzionalità/versilità MFD/scanner Divisione PDF/TIF con regole, pagine bianche, barcode o parte di esso* Nuovo Rotazione automatica pagine ed eliminazione pagine bianche Nuovo Conversione in PDF, PDF/A, DOCX, ODT, XLSX, EPUB ed altri* Nuovo Creazione database SQL con indici ed informazioni fulltext Rinomina automatica files Standardizzazione qualità immagine di output Nuovo Inoltro automatico documenti/fax tramite /smtp Indicizzazione con barcode, parte di barcode, regole o contenuti SQL* Indicizzazione con ticket Nuovo Indicizzazione fulltext di files Office ed immagini* Indicizzazione OCR/OBR zonale autoscalabile* Indicizzazione zonale di barcodes/testo in verticale* Nuovo Indicizzazione (server) Riconoscimento stampatello (ICR)* Nuovo Import (client) Archiviazione files Office ed EPUB da Gestione risorse (SyncBox) Nuovo Apertura automatica documento Barra degli strumenti del visualizzatore immagini* Nuovo Ingrandimento automatico dell'area da indicizzare Indicizzazione assistita con liste fisse, variabili e/o dinamiche Nuovo Utilizzo in modalità terminal server Modalità di verifica documenti rifiutati Indicizzazione e verifica (client) Archiviazione e ricerca (client) Ricerca fulltext e tramite indici Ricerca e modifica indici con browser in rete LAN Nuovo Gestione allegati per la fascicolazione di documenti Integrazione di Ellipsis tramite riga di commando Export Creazione backup autoconsultabili su CD/DVD/USB Export dei dati in formato XML e MDB Travaso dati in altri sistemi Supporto di Windows 2012 Server/8/7/2008 Server/2003 Server/XP Sistema client/server con server eseguito come servizio Windows Controllo versione per l'aggiornamento del sistema Nuovo Manutenzione avanzata del database Nuovo Inoltro notifiche automatiche all'amministratore di sistema Nuovo Utenti client licenza base 1 1** 5 10 Sistema Caratteristiche tecniche Formati di import immagini PDF, TIF, JPEG, BMP Formati di export immagini PDF con testo, PDF/A, DOCX, ODT, RTF, TXT, XLSX, XLS, HTML, XML, EPUB Sistema operativo Windows Server 2012 / 8 / 7 / Server 2008 / Server 2003 / XP SQL MS SQL 2012 / 2008 / 2005 Connessioni SQL esterni MS SQL 2012 / 2008 / 2005 / 2000 Requisiti di sistema Componente server Processore 1 GHz o superiore Windows Server 2012 / 8 / 7 / Server 2008 / Server 2003 / XP Microsoft SQL Server 2012 / 2008 / GB RAM 250 MB spazio libero su disco per l'installazione * tramite modulo OCR ** non espandibile 7