Il ruolo dell eprocurement, dell esourcing fornitori e dell ecatalog già qualificati. nella gestione degli acquisti

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1 Il ruolo dell eprocurement, dell esourcing e dell ecatalog nella gestione degli acquisti Paolo A. Catti School of Management Politecnico di Milano I modelli di eprocurement: ambiti applicativi e soluzioni tecnologiche ecatalog esourcing Soluzione interna Soluzione esterna Strumenti a supporto delle attività che vanno dalla ricerca di nuovi fornitori (scouting), alla loro qualificazione e certificazione, alla fase di negoziazione vera e propria Analisi dei fabbisogni Gli strumenti di esourcing a supporto del processo Scouting dei fornitori Qualifica dei fornitori Condivisione della specifiche Strumenti di Strumenti di scouting Strumenti di RFx per supportare analisi dei dati passivo online l interazione clienti-fornitore e reportistica Strumenti di pre- Richiesta di informazioni (RFI) qualifica Richiesta di prezzo (RFQ) Sistemi di gestione Richiesta di preventivo (RFP) dell Albo fornitori e Sistemi di ecollaboration e sistemi di Vendor Document Management a Rating supporto della negoziazione Sistemi di Firma digitale autocandidatura per Strumenti di Contract Il ruolo dell eprocurement, dell esourcing fornitori e dell ecatalog già qualificati nella gestione Management degli acquisti Negoziazione Strumenti di asta elettronica (inglese, mascherata, segreta, multiparametrica, ecc.) Sistemi di gare in busta chiusa 1

2 I modelli di eprocurement: ambiti applicativi e soluzioni tecnologiche Soluzione interna Soluzione esterna ecatalog esourcing Strumenti a supporto del processo di acquisto ricorsivo, basato su catalogo Web, di un prodotto/servizio di cui è già stato definito un contratto o comunque sono chiare tutte le specifiche della fornitura, non legato ai normali strumenti di pianificazione della produzione Gli strumenti di ecatalog a supporto del processo di acquisto ricorsivo di indiretti Gestione del catalogo Richiesta di acquisto Autorizzazione e emissione ordine Logistica Web di Strumenti di Workflow Middleware di acquisto, con una sua per la gestione del ciclo integrazione per struttura per categorie ed autorizzativo della gestire lo scambio attributi e tool di ricerca richiesta di acquisto di dati Strumenti di Strumenti di RFx per caricamento e prodotti non a catalogo aggiornamento del o variazioni di specifiche catalogo Ciclo amministrativo contabile Integrazione per lo scambio documentale legato alla fatturazione elettronica (einvoicing) 2 I modelli di eprocurement: ambiti applicativi e soluzioni tecnologiche Soluzione interna Soluzione esterna ecatalog esourcing Approccio esourcing focused Approccio completo Approccio ecatalog focused 3

3 I modelli di eprocurement: ambiti applicativi e soluzioni tecnologiche esourcing ecatalog ad Hoc Impresa automotive - Piattaforma interna di esourcing realizzata ad hoc su AS/400 Impresa trasporti pubblici - progetto completo di eprocurement sviluppato su ERP Extended ERP Soluzione interna Suite Impresa trasporti pubblici - esourcing basato su ERP interno Impresa telefonia mobile - piattaforma di esourcing basata su una suite interna Impresa materiale elettrico - piattaforma interna di ecatalog realizzata ad hoc dall IT Impresa pharma - piattaforma di ecatalog sviluppata su ERP interno Impresa pharma - piattaforma interna di ecatalog sviluppata su suite Service Provider Impresa grocery - esourcing attraverso la piattaforma di 1city.biz Impresa chimica - esourcing ed ecatalog su suite, integrato con i sistemi interni un modulo intermedio Soluzioni ibride Process Outsourcer Soluzione esterna Impresa utility - esourcing attraverso la piattaforma di un operatore terzo Service Provider: mettono a disposizione in modalità Application Service Provider (ASP) la propria piattaforma di esourcing e/o ecatalog e alcuni servizi di supporto Process Outsourcer: gestiscono per conto dell impresa cliente l intero processo di sourcing (dalla consulenza Impresa iniziale Grocery - esourcing Impresa Assicurazioni: attraverso le aste online di all organizzazione dell evento negoziale online) e/o di acquisto esourcing attraverso BravoSolution ricorsivo di beni indiretti piattaforma (popolamento di ITP e manutenzione del catalogo, aspetti logistici e amministrativi, ecc.) Impresa pharma - ecatalog di Statim in punch-out con servizi a valore aggiunto (logistica, consegna, gestione catalogo, ecc.) Impresa eldom - ecatalog di Arkimat con servizi a valore aggiunto (logistica, consegna, centrale acquisti, ecc.) 4 I modelli di eprocurement: ambiti applicativi e soluzioni tecnologiche Soluzione interna Soluzione esterna ad Hoc Extended ERP Suite Service Provider Process Outsourcer Enel Enel Enel esourcing Telecom ENI Vodafone ENI Telecom Vodafone ecatalog ENI Telecom Enel ENI 5

4 L ecatalog I modelli di ecatalog Tipologia di Soluzione Interna (insourcer) Interna + punch out Esterna Service Provider Esterna Process Outsourcer Esterna emarketplace o cataloghi di vendita ecatalog Service Provider: mettono a disposizione delle aziende buyer, in modalità ASP, un catalogo elettronico d acquisto tramite la propria piattaforma tecnologica ecatalog Process Outsourcer: gestiscono in outsourcing per conto delle aziende buyer l intero processo di acquisto di determinate categorie di prodotti/servizi (generalmente indiretti), attraverso catalogo Web emarketplace: mettono a disposizione cataloghi pubblici, tipicamente non personalizzati Cataloghi di vendita: i cataloghi sono messi a disposizione dei fornitori stessi (in particolare dai distributori/grossisti) Mini catalogo prod. x ufficio MRO focalizzato maxi beni diretti Tipologia di (scope merceologico e dimensione) 7

5 I modelli di ecatalog Interna (insourcer) Tipologia di Soluzione Interna + punch out Esterna Service Provider Esterna Process Outsourcer Esterna emarketplace o cataloghi di vendita Particolarmente diffusi nelle aziende di servizi, quali banche, assicurazioni, telecomunicazioni, ecc. Si tratta di cataloghi snelli che includono poche migliaia di item, messi a disposizione, in genere, da un numero limitato di fornitori Utilizzati principalmente dal personale impiegatizio (in media abituati all uso del PC e quindi con una maggiore propensione all utilizzo dell applicazione online) Mini catalogo prod. x ufficio MRO focalizzato maxi beni diretti Tipologia di (scope merceologico e dimensione) 8 I modelli di ecatalog Interna (insourcer) Tipologia di Soluzione Interna + punch out Esterna Service Provider Esterna Process Outsourcer Esterna emarketplace o cataloghi di vendita Si tratta di cataloghi in genere focalizzati su un insieme selezionato di prodotti MRO (Mantainance, Repair & Operation), quelli a maggior consumo (alcune migliaia, in certi casi anche più di diecimila), raggruppati in un numero abbastanza limitato di categorie merceologiche Sono utilizzati, oltre che dal personale impiegatizio, a volte anche dal personale più operativo (ad esempio, manutentori, tecnici, operai), che può presentare maggiori difficoltà nell adeguarsi al nuovo strumento online in quanto spesso meno abituato all utilizzo dell informatica Mini catalogo prod. x ufficio MRO focalizzato maxi beni diretti Tipologia di (scope merceologico e dimensione) 9

6 I modelli di ecatalog Interna (insourcer) Tipologia di Soluzione Interna + punch out Esterna Service Provider Esterna Process Outsourcer Esterna emarketplace o cataloghi di vendita Particolarmente Si tratta di diffusi cataloghi nelle in aziende genere di focalizzati servizi, su un insieme quali banche, selezionato assicurazioni, di prodotti Includono telecomunicazioni, MRO (Mantainance, un ampio portafoglio ecc. Repair di & prodotti MRO, cui Operation), quelli si a aggiungono, maggior consumo a volte, (alcune migliaia, categorie indi beni Si tratta certi di casi cataloghi anche strumentali, snelli più di diecimila), che includono servizi raggruppati e prodotti poche in diretti un numero (che non rientrano migliaia abbastanza di item, messi limitato nei a disposizione, normali di categorie canali in merceologiche genere, di riapprovvigionamento da basati sulla un numero limitato di fornitori pianificazione della produzione ) Sono utilizzati, oltre che dal personale impiegatizio, a Raggruppano in genere alcune decine di migliaia di Utilizzati volte principalmente anche dal personale dal personale più operativo (ad esempio, item, arrivando, in qualche caso, a superare i impiegatizio manutentori, (in media tecnici, abituati operai), all uso che del può PC presentare e maggiori centomila quindi difficoltà con una maggiore nell adeguarsi propensione al nuovo all utilizzo strumento online in quanto dell applicazione spesso meno online) abituato all utilizzo dell informatica Mini catalogo prod. x ufficio MRO focalizzato maxi beni diretti Tipologia di (scope merceologico e dimensione) 10 L utilizzo di cataloghi B2b da parte delle PMI italiane 40% 30% 20% 26% 28% 16% 31% 14% 20% 33% 21% Scelta prodotto e acquisto online Scelta prodotto online Solo cartaceo 10% 2% 10% 4% 4% 0% 8% 4% 7% 8% N addetti 11

7 ecatalog: l ottica l del buyer Benefici con attenzione a Maggiore efficienza del processo di acquisto ricorsivo sia locale (automazione del workflow e dei flussi informativi, self service,, ecc.) che interorganizzativo (ciclo ordine-consegna- fatturazione) con conseguente riduzione del cost of ownership Velocizzazione dei processi e possibile riduzione dei tempi di fornitura Maggiore controllo della spesa (riduzione effetto Maverick, diminuzione dei consumi, ecc.) Razionalizzazione degli acquisti e concentrazione della spesa (contratti/accordi quadro, riduzione del numero dei fornitori, ecc.) Strutturazione del catalogo (categorizzazione dei prodotti/servizi e definizione del set di attributi di ogni prodotto/servizio) Onerosità della continua manutenzione ed aggiornamento del catalogo Inerzie culturali e comportamentali all utilizzo del catalogo Integrazione del catalogo con i sistemi gestionali sia dell acquirente ma anche del fornitore (rischi di stock out e di ritardi di consegna non segnalati) Se in punch-out: affidabilità e controllo dei dati nel catalogo del fornitore 12 ecatalog: l ottica l del fornitore Benefici con attenzione a Se e integrati, aumento dell efficienza efficienza di processo, legata all automazione automazione del ciclo ordine-consegna-fatturazione (riduzione degli errori, tempi di pagamento inferiori, ecc.) Innalzamento dei costi di switching del cliente Onerosità del processo di: creazione del catalogo aggiornamento del catalogo (disponibilità, nuovi prodotti, prezzi, ecc.) logistica per piccoli ordini Integrazione con i propri sistemi gestionali 13

8 Le barriere all adozione adozione e i falsi miti Reale barriera Difficoltà nel valutare i benefici ottenibili a fronte invece di uno sforzo ed un investimento molto chiaro Miti L ecatalog non serve: abbiamo già i listini sul gestionale L ecatalog non porta benefici in quanto intercetta volumi di acquisto esigui 14 L esourcing - scouting fornitori - pre-qualifica - richieste di - aste e gare elettroniche

9 La curva dell evoluzione evoluzione dell esourcing esourcing in azienda Livello di Maturità esourcing Adulti Peter Pan Infanti Gamberi Tempo 16 Livello di Maturità esourcing La curva dell evoluzione evoluzione dell esourcing esourcing in azienda Maturità qualitativa Sapiente mix dei diversi tool negoziali Ampia gamma di prodotti/servizi negoziati online Utilizzo pervasivo e frequente Utilizzo di strumenti complementari La distribuzione del negoziato per strumento di negoziazione RFx 17% Adulti Aste/Gare online 57% etendering 26% Peter Pan Infanti Gamberi Tempo 17

10 La curva dell evoluzione evoluzione dell esourcing esourcing in azienda Livello di Maturità esourcing Maturità qualitativa Sapiente mix dei diversi tool negoziali Ampia gamma di prodotti/servizi negoziati online Utilizzo pervasivo e frequente Utilizzo di strumenti complementari Adulti La distribuzione del negoziato per tipologia di prodotto Peter Pan Servizi 23% Diretti 27% Infanti Capital Asset 21% Gamberi Indiretti di produzione Indiretti da 10% ufficio 19% Tempo 18 La curva dell evoluzione evoluzione dell esourcing esourcing in azienda Livello di Maturità esourcing Maturità qualitativa Sapiente mix dei diversi tool negoziali Ampia gamma di prodotti/servizi negoziati online Utilizzo pervasivo e frequente Utilizzo di strumenti complementari Adulti Analisi dei fabbisogni Strumenti di analisi dei dati e reportistica Gli strumenti di esourcing a supporto del processo Strumenti di scouting passivo online Struementi di pre-qualifica Sistemi di gestione dell Albo fornitori e sistemi di Vendor Rating Sistemi di autocandidatura per fornitori già qualificati Infanti Scouting dei fornitori Qualifica dei fornitori Condivisione della specifiche Peter Pan Strumenti di RFx per supportare l interazione clienti-fornitore Richiesta di informazioni Gamberi Richiesta di prezzo Richiesta di preventivo Sistemi di ecollaboration e Document Management a supporto della negoziazione Firma digitale Strumenti di Contract Management Negoziazione Strumenti di asta elettronica (inglese, mascherata, segreta, multiparametrica, ecc.) Sistemi di gare in busta chiusa Tempo 19

11 Benefici e Criticità dell esourcing: esourcing: l ottica l del buyer Benefici Criticità Riduzione del prezzo di acquisto Possibilità di coinvolgere più fornitori, a La scelta di quali categorie merceologiche cominciare dalla fase iniziale (RFx) Dinamiche psicologiche indotte dal sistema di negoziazione online in tempo reale conviene gestire con l esourcingl La stesura del capitolato Possibilità di cogliere al meglio alcune situazioni Il numero e la tipologia di fornitori da contingenti del mercato invitare Aumento dell efficienza efficienza del processo di sourcing Riduzione del tempo di interazione e La definizione dei parametri tecnici dell asta: negoziazione coi fornitori la base d astad Migliore valutazione e confronto delle offerte il tempo di estensione (hammer time) Riduzione dei tempi per la ricerca di nuovi il target price fornitori e la pre-qualifica il ribasso minimo Riduzione dei tempi di fornitura Maggiore trasparenza, tracciabilità, controllabilità della spesa La modalità di aggiudicazione (automatica o no) Maggiori informazioni a disposizione La gestione delle inerzie interne al Aumento dell efficacia efficacia complessiva del cambiamento processo di Acquisto Verso un nuovo ruolo del buyer? Più tempo dedicabile dal buyer ad attività a maggiore Specifiche competenze sul processo di sourcing e valore aggiunto (analisi della spesa, studio dei mercati, 20 Il scouting ruolo dell eprocurement, dei fornitori, collaborazione dell esourcing con e dell ecatalog i tecnici, nella ecc.) gestione degli acquisti sui nuovi strumenti basati su Internet Benefici e Criticità dell esourcing: esourcing: l ottica l del buyer Benefici Criticità Riduzione del prezzo di acquisto Possibilità di coinvolgere più fornitori, a La scelta di quali categorie merceologiche cominciare dalla fase iniziale (RFx) conviene gestire con l esourcingl Dinamiche psicologiche indotte dal sistema di negoziazione online in tempo reale La stesura del capitolato Possibilità di cogliere al meglio alcune situazioni Il numero e la tipologia di fornitori da contingenti del mercato invitare Aumento dell efficienza efficienza del processo di sourcing La definizione dei parametri tecnici Riduzione del tempo di interazione e dell asta: negoziazione coi fornitori la base d astad Migliore valutazione e confronto delle offerte il tempo di estensione (hammer time) Riduzione dei tempi per la ricerca di nuovi il target price fornitori e la pre-qualifica il ribasso minimo Riduzione dei tempi di fornitura Maggiore trasparenza, tracciabilità, La modalità di aggiudicazione (automatica controllabilità della spesa o no) Maggiori informazioni a disposizione La gestione delle inerzie interne al Aumento dell efficacia efficacia complessiva del cambiamento processo di Acquisto Verso un nuovo ruolo del buyer? Più tempo dedicabile dal buyer ad attività a maggiore Specifiche competenze sul processo di sourcing e valore aggiunto (analisi della spesa, studio dei mercati, 21 Il scouting ruolo dell eprocurement, dei fornitori, collaborazione dell esourcing con e dell ecatalog i tecnici, nella ecc.) gestione degli acquisti sui nuovi strumenti basati su Internet

12 Benefici e Criticità dell esourcing: esourcing: l ottica l dei fornitori Criticità Il rischio di una minore valutazione della qualità a causa dell eccessiva eccessiva enfasi sulla competizione sul prezzo La valutazione nella negoziazione di criteri differenti dal prezzo L eccessiva riduzione del margine, con effetti negativi sulla capacità di investimento (se non di sopravvivenza) L effetto del possibile stravolgimento delle relazioni consolidate Verso nuovi ruoli commerciali? con alcuni benefici Maggiori opportunità per le imprese più competitive (riduzione( dell asimmetria informativa) Nuovi canali di business (anche per le imprese con strutture commerciali meno forti, nel caso il buyer ricorra ad operatori B2b) Opportunità di sfruttare al meglio negozialmente situazioni contingenti (saturazione delle risorse, presenza di overstock, ecc.) Maggiore trasparenza della negoziazione (a livello sia di prezzo che di aggiudicazione) Possibilità di benchmark competitivo Maggiore efficienza del processo negoziale E comunque Possibilità di utilizzare, anche da parte dei fornitori, gli strumenti di negoziazione elettronica per i propri acquisti (aumento dell efficienza efficienza lungo l intera l supply chain) Nuove competenze e attività: ricerca continua delle opportunità nel proprio mercato, valutazione delle negoziazioni cui prendere parte, comprensione delle logiche dei nuovi strumenti, ecc. 22 Le barriere all adozione adozione e i falsi miti L esourcing va bene solo per le grandi imprese I tool di esourcing si utilizzano solo in relazione a negoziazioni di grandi volumi L esourcing può essere adottato solo se si negoziano prodotti indiretti e/o standard L esourcing comporta il rischio di abbassare la qualità della fornitura L esourcing incrina il rapporto con i fornitori L esourcing porta alla spersonalizzazione del rapporto con il fornitore I fornitori non vogliono utilizzare l esourcing o I fornitori non sono pronti per l esourcing 23

13 L eprocurement: le leve a sostegno dell innovazione Il commitment Gli approcci all eprocurement: commitment, obiettivi, change management Gli obiettivi Commitment del Resp. Acquisti Basso Alto Commitment bottom-up Commitment nullo Commitment pieno Commitment top-down Commitment vs eprocurement Basso Alto Approccio tattico Approccio per gioco Approccio strategico Basso Alto Commitment del Vertice strategico Il change management Tattici Strategici Obiettivi Change management Interno Bassa Alta Benefici Concreti Bassa Alta Change management Esterno

14 Il circolo virtuoso La diffusione di degli strumenti innovativi di eprocurement sta cambiando profondamente il ruolo degli addetti agli acquisti: automatizzando una buona parte delle attività più operative e routinarie consentendo di concentrarsi sulle attività più strategiche, a valore aggiunto, quali il marketing di acquisto, lo strategic sourcing, le attività collaborative, ecc. Nuovo ruolo più strategico della Funzione Acquisti eprocurement Processo di trasformazione Dal sito è possibile scaricare tutti i Report dell Osservatorio B2b della School of Management del Politecnico di Milano Osservatorio B2b Osservatorio eprocurement nella PA Osservatorio Fatturazione Elettronica

15 Il ruolo dell eprocurement, dell esourcing e dell ecatalog nella gestione degli acquisti Paolo A. Catti paolo.catti@polimi.it School of Management Politecnico di Milano