Il valore strategico dell implementazione dell e-procurement nel settore privato

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Alfonsina Ventura
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2 Agenda Il Valore Strategico L e-sourcing e l e-catalog E-Sourcing e e-catalog: i tre differenti approcci adottati dalle imprese Perché le aziende adottano sistemi di e-procurement? Una realtà italiana: Galileo Avionica S.p.A.: L e-procurement e l azienda La funzione acquisti L implementazione dell e-procurement L e-procurement e i due processi di acquisto In conclusione

e-procurement? Una realtà italiana: Galileo Av

3 Il Valore Strategico dell e-procurement (1/2) Il mutamento del ruolo del procurement: da una funzione operativa ad una funzione strettamente strategica; Un applicazione, a forte valore aggiunto, di soluzioni di e-commerce in grado di facilitare, integrare e snellire l intero processo di procurement, dallo sviluppo iniziale delle strategie al pagamento delle fatture; La tecnologia, finalizzata a semplificare e velocizzare le transazioni commerciali nel rapporto buyer-supplier, gioca un ruolo determinante; Il procurement elettronico, influenzando molte delle funzioni dell impresa, dalla funzione acquisti alle intense relazioni con i fornitori, rende fondamentale che le organizzazioni valutino come riorganizzare l intera supply chain, identificando quali i servizi da mantenere in-house e quali quelli da esternalizzare.

semplificare e velocizzare le transazioni commerciali nel rapporto buyer-supplier, gioca un ruolo determinante; Il procurement elettronico, influenzando molte delle funzioni dell impresa, dalla

4 Il Valore Strategico dell e-procurement (2/2) Gli obiettivi di ogni iniziativa inerente all e-procurement: Incrementare l efficienza e ridurre i costi del lavoro tramite l eliminazione dei processi manuali e basati su carta; Raccogliere accurate informazioni sulla spesa totale che siano, poi, suddivise per categoria merceologica di acquisto, con l obiettivo di supportare il processo di decision-making e pianificazione; Selezionare i fornitori privilegiati per gli acquisti strategici, tramite la valutazione delle performance dei fornitori (Vendor Rating); Snellire la supply chain, attraverso l integrazione dei processi interni e di relazione con i fornitori.

merceologica di acquisto, con l obiettivo di supportare il processo di decision-making e pianificazione; Selezionare i fornitori privilegiati per gli acquisti

5 L e-sourcing e l e-catalog L e-procurement può esplicitarsi in due direzioni diverse, a seconda che il suo macro ambito di applicazione sia l e-sourcing o l e-catalog: L e-sourcing, e-procurement strategico, mira al supporto delle organizzazioni, nelle numerose attività che vanno dalla ricerca di fornitori (scouting), alla qualifica e certificazione di questi, fino ad arrivare alla fase di negoziazione, la quale si fonda su strumenti come l asta elettronica e i sistemi di richiesta di offerta. L e-catalog, e-procurement tattico, mira a supportare i processi di acquisto ricorsivo, che tipicamente si basano su un catalogo web di prodotti e servizi, rispetto ai quali è già stato delineato un contratto e sono già note tutte le specifiche della fornitura.

arrivare alla fase di negoziazione, la quale si fonda su strumenti come l asta elettronica e i sistemi di richiesta di offerta.

6 E-Sourcing e e-catalog: i tre differenti approcci adottati dalle imprese Gli sperimentatori: coloro che, non ancora convinti dei rilevanti risultati positivi che l implementazione di tali strumenti apporta all organizzazione, procedono nel modo meno oneroso ed invasivo possibile; preferendo la sperimentazione di servizi offerti da operatori esterni, in particolar modo di e-sourcing; Le aziende consortium-driven: adottano una strategia di e-procurement che dipende dalla tipologia dei servizi offerti dal Marketplace consortili da loro partecipati, come, ad esempio, ABC e i-faber; Le aziende fully-committed: puntano sia sull e-sourcing che sull e-catalog ed hanno sviluppato al loro interno entrambe le piattaforme o solo la piattaforma relativa al catalogo elettronico, imputando all outsourcing tutti i servizi facenti capo all e- Sourcing.

consortium-driven: adottano una strategia di e-procurement che dipende dalla tipologia dei servizi offerti dal Marketplace consortili da loro partecipati, come, ad esempio, ABC e i-faber; Le aziende

7 e-catalog e-sourcing Il valore strategico dell implementazione Aziende focalizzate sull e-sourcing Sperimentatori Fully committed Approccio interno Aziende consortium -driven Aziende focalizzate sull e-catalog Soluzione Interna Soluzione Esterna Fonte ITP

committed Approccio interno Aziende consortium -driven Aziende

8 Perché le aziende adottano sistemi di e-procurement? (1/2) Al fine di gestire l intero processo di acquisto, che si estrinseca nel coinvolgimento del cliente nel processo d acquisto, nella gestione delle specifiche di questi e nella selezione dei fornitori, consentendo a questi ultimi di proporre le proprie candidature e i propri listini e all azienda di qualificarli attribuendo ad essi un rating, sulla base dell osservazione delle performance dei fornitori stessi e dell ufficio acquisti; Al fine di gestire lo scambio documentale interno ed esterno relativo ai fornitori, per mezzo degli strumenti di reportistica e di business intelligence; Al fine di gestire gli ordini ripetitivi che, attraverso la disposizione di un catalogo precedentemente negoziato, permette agli utenti interni all azienda di inviare autonomamente ordini di beni e servizi, negoziati in precedenza, snellendo i processi relativi al flusso di autorizzazione e ai limiti di spesa imposti agli utenti, ed accorciando il time to market;

fornitori, consentendo a questi ultimi di proporre le proprie candidature e i propri listini e all azienda di qualificarli attribuendo ad essi un rating, sulla base dell osservazione delle

9 Perché le aziende adottano sistemi di e-procurement? (2/2) Al fine di ottimizzare le negoziazioni, attraverso la definizione dettagliata delle specifiche dei beni e servizi, la ricerca continua dei nuovi potenziali fornitori, che verranno, in seguito, invitati al processo negoziale (diviene, in tal modo, possibile negoziare attraverso gare ed aste on-line, assegnando le varie forniture, gestendo e stipulando contratti per via elettronica). Dunque, aumenta il numero delle aziende italiane che si serve degli strumenti di e- Procurement, il numero delle categorie merceologiche ed i volumi di beni e servizi acquistati per mezzo di piattaforme; ciò perché le aziende hanno via via compreso che gli strumenti di e-procurement avrebbero loro concesso la possibilità di interfacciarsi con un mercato di fornitura più ampio, dirigere in modo lineare le proprie necessità, tracciare lo stato di avanzamento degli ordini, condividere simultaneamente le informazioni all interno dell organizzazione e ridurre i tempi di negoziazione.

invitati al processo negoziale (diviene, in tal modo, possibile negoziare attraverso gare ed aste on-line, assegnando le varie forniture, gestendo e stipulando contratti per via elettronica).

10 60% 50% VOLUME DI TRANSATO 43% 52% 40% 35% 38% 30% 25% VOLUME DI TRANSATO 20% 20% 10% 0% Fonte ITP

11 TITOLOTITOLOTITOLO TITOLOTITOLOTITOLO SottotitoloSottotitoloSottotitolo SottotitoloSottotitoloSottotitolo Una realtà italiana: Galileo Avionica SpA Azienda italiana, fondata a fine Ottocento, facente parte del gruppo Finmeccanica, leader nel settore di sistemi integrati per missioni, radar e avionica. Obiettivi dell'azienda: Generare valore attraverso la riduzione dei costi; Migliorare i livelli di servizi; Ottimizzare i processi, in termini di efficacia ed efficienza.

leader nel settore di sistemi integrati per missioni, radar e avionica.

12 TITOLOTITOLOTITOLO TITOLOTITOLOTITOLO SottotitoloSottotitoloSottotitolo SottotitoloSottotitoloSottotitolo La funzione acquisti Essa ruota intorno a tre elementi chiave: HR: il processo di approvvigionamento si può realizzare solo se i soggetti all'interno dell'azienda riescono prima a recepire la conoscenza di un sistema di e-procurement per poi applicarlo nell'acquisto di beni e servizi; Technologies: esse si uniscono ai comuni mezzi informatici propri dell'azienda, per raggiungere risultati vantaggiosi; Processes: su di essi si applicano e si standardizzano le best practices, basandosi sulla collaborazione sempre più accentuata con i fornitori.

di e-procurement per poi applicarlo nell'acquisto di beni e servizi; Technologies: esse si uniscono ai comuni mezzi informatici propri dell'azienda, per

13 L' implementazione dell' e-procurement Si individuano tre fasi di evoluzione: Fase sperimentale: che mira ad attribuire al team operante nell'area acquisti il compito di mettere a punto il modello per poi diffonderlo trasversalmente agli altri soggetti; Fase di crescita: che estende i sistemi di e-procurement attraverso la standardizzazione dei processi di acquisto; Fase di consolidamento: che prevede la più netta integrazione dei sistemi di e-procurement con i sistemi di gestione aziendali.

soggetti; Fase di crescita: che estende i sistemi di e-procurement attraverso la standardizzazione dei processi di

14 L e-procurement e i due processi di acquisto Negoziazione elettronica: tale processo viene adottato per circa il 10% degli acquisti effettuati dall'azienda; esso si svolge molto celermente su internet, i fornitori partecipano solo dopo invito accedendo alla piattaforma online (esterna o portale dell'azienda), secondo regole volte a tutelare la loro sicurezza nonché la riservatezza delle informazioni; E-Catalog: tale processo invece viene adottato per effettuare gli acquisti di materiali indiretti; in questo caso l'azienda ricerca i fornitori dotati di catalogo elettronico e va a stipulare un contratto col fornitore prescelto, ottenendo in cambio agevolazioni economiche sui prezzi di listino. In quest'ultimo caso, qualsiasi responsabile interno all'azienda può procedere all'approvvigionamento, andando così a ridurre la mole di lavoro per l'ufficio acquisti.

informazioni; E-Catalog: tale processo invece viene adottato per effettuare gli acquisti di materiali indiretti; in questo caso l'azienda ricerca i fornitori dotati di catalogo elettronico e va a

15 L' e-procurement e l azienda Benefici: Risparmio sui costi d'acquisto di beni e servizi; Riduzione dei tempi di gestione del processo di approvvigionamento; Crescita della visibilità (sulle alternative presentate dai vari fornitori). VANTAGGI OPERATIVI E VANTAGGI ECONOMICI (l e-procurement impatta significativamente sui redditi, sui costi e sugli asset dell'azienda, andando a migliorare il valore dell'eva Economic Value Added ed acquisendo nuovi vantaggi di mercato)

16 In conclusione L e-procurement migliora le performance aziendali grazie ad una gestione più efficiente ed efficace delle procedure elettroniche di gestione degli acquisti. Pertanto, le aziende italiane di medio-grandi dimensioni sono spinte verso un sempre più giusto ed accurato utilizzo dei meccanismi elettronici, non solo nel processo di acquisto, ma all'interno dell'intera organizzazione produttiva (supply chain), affinché le aziende stesse riescano a far fronte ai propri problemi e a garantire quegli standard minimi richiesti dai soggetti coinvolti nella filiera, come ad esempio, trasparenza nelle relazioni con i fornitori, sostenibilità ambientale e migliore formazione del personale interno. Tutto ciò sarà facilmente raggiungibile solo con un uso attento ed appropriato dell e-procurement.

dell'intera organizzazione produttiva (supply chain), affinché le aziende stesse riescano a far fronte ai propri problemi e a garantire quegli standard minimi richiesti dai soggetti coinvolti nella

17 Scusa se ti ho scritto una lettera così lunga, ma non ho avuto il tempo per scrivertene una più breve!" Mark Twain Grazie per l attenzione!!! Roma, 4 febbraio 2014 Dott.ssa Sara Belisari Dott.ssa Veronica Tuni

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