L innovazione dei servizi di back-office. office: : l esperienza l amministrazione centrale. Andrea Rangone. Politecnico di Milano

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1 L innovazione dei servizi di back-office office: : l esperienza l di una amministrazione centrale Andrea Rangone Politecnico di Milano Roma, 10 maggio 2006

2 Gli Acquisti: quale ruolo per le ICT? Fornitori ICT? Acquisti ICT? Quasi nullo fino a poco tempo fa assai rilevante con l avvento delle tecnologie Internet e Web: verso la digitalizzazione dei processi di acquisto

3 sia dei processi di sourcing (esourcing) Analisi dei fabbisogni Scouting dei fornitori Qualifica dei fornitori Condivisione delle specifiche Negoziazione Strumenti di analisi dei dati e reportistica Strumenti di scouting passivo online Struementidi prequalifica Sistemi di gestione dell Albo fornitori e sistemi di Vendor Rating Sistemi di autocandidatura per fornitori già qualificati Strumenti di RFx per supportare l interazione clienti-fornitore Richiesta informazioni Richiesta di prezzo Richiesta di preventivo Sistemi di ecollaboration e Document Management a supporto della negoziazione Firma digitale Strumenti di Contract Management Strumenti di asta elettronica (inglese, mascherata, segreta, multiparametrica, ecc.) Sistemi di gare in busta chiusa

4 sia dei processi di acquisto da catalogo (ecatalog) Gestione del catalogo Richiesta di acquisto Autorizzazione ed emissione ordine Logistica Ciclo amministrativo contabile Catalogo Web di acquisto, con una sua struttura per categorie ed attributi e tool di ricerca Strumenti di caricamento e aggiornamento del catalogo Strumenti di Workflow per la gestione del ciclo autorizzativo della richiesta di acquisto Strumenti di RFx per prodotti non a catalogo o variazioni di specifiche Middleware di integrazione per gestire lo scambio di dati Integrazione per lo scambio documentale legato alla fatturazione elettronica (einvoicing)

5 con molteplici benefici I benefici dell esourcing I benefici dell ecatalog Riduzione del prezzo di acquisto Possibilità di coinvolgere più fornitori, a cominciare dalla fase iniziale (RFx) Dinamiche psicologiche indotte dal sistema di negoziazione online in tempo reale Possibilità di cogliere al meglio alcune situazioni contingenti del mercato Aumento dell efficienza del processo di sourcing Riduzione del tempo di interazione e negoziazione coi fornitori Migliore valutazione e confronto delle offerte Riduzione dei tempi per la ricerca di nuovi fornitori e la pre-qualifica Riduzione dei tempi di fornitura Maggiore trasparenza, tracciabilità, controllabilità della spesa Maggiori informazioni a disposizione Maggiore efficienza del processo di acquisto Riduzione dei tempi di fornitura Riduzione dei costi d acquisto Riduzione dei costi di mantenimento a scorta Aumento della qualità interna del processo Riduzione degli errori Miglioramento dell esperienza d acquisto dell utente interno

6 Una Funzione in profonda trasformazione Nessun Cambiamento 34% Ricerca su 93 grandi imprese Recenti Cambiamenti nella F.A. 66% Nei 2/3 dei casi ci sono stati rilevanti cambiamenti organizzativi: Riposizionamenti nell organigramma Centralizzazioni (in 1/3 del campione) Allargamenti dell ambito delle attività Creazioni di nuovi ruoli e nuove figure professionali

7 che sta accrescendo il proprio ruolo nell organizzazione Ricerca su 93 grandi imprese 65% 25% 7% 3% General Manager Resp. Supply Chain/Operations Responsabile Ammin./Finanz. Altro Sempre più Responsabili Acquisti rispondono direttamente al vertice della struttura (General Manager): gli Acquisti diventano una leva strategica di primo livello

8 in cammino verso un ruolo sempre più strategico Da Acquisti Da Comprare Da Ordine Da Attività Da Centro di Costo A Gestire A Fornitura A Processo A Centro di Servizio A Supply Management

9 con ancora molta strada da percorrere obiettivi ancora troppo legati al saving e poco all efficienza dei processi e al livello di servizio per l utente interno competenze ancora troppo focalizzate su aspetti negoziali e amministrativi e poco sui prodotti/servizi acquistati e sui mercati di fornitura (competenze di marketing d acquisto)

10 Verso un circolo virtuoso La diffusione degli strumenti digitali sta cambiando profondamente il ruolo degli addetti agli acquisti: automatizzando una buona parte delle attività più operative e routinarie consentendo di concentrarsi sulle attività più strategiche, a valore aggiunto, quali il marketing di acquisto, lo strategic sourcing, attività collaborative, ecc. ma per cogliere queste opportunità occorre molta attenzione ai cambiamenti di processi e di competenze Cambiamento delle Competenze Digitalizzazione del Processo di Acquisto Cambiamento dei Processi