easymeeting : manuale per utenti

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1 Feedback Italia S.p.A. easymeeting : manuale per utenti Il presente Manuale è in versione ridotta per un utilizzo immediato di easymeeting. Per informazioni più dettagliate si rimanda al Manuale Generale Utente di easymeeting fornito da Feedback Italia. 1. Installazione dell applicazione Per installare easymeeting è necessario collegarsi alla pagina web di download del client e fare doppio click sul link di download o sull icona (se il file è stato salvato). 1 ) Fare click su Esegui nella finestra di dialogo sotto illustrata. 2) Cliccare su Esegui. Figura 1 Figura 2 3) Cliccare su Next. 4) Deselezionare ConferenceOnFly e quindi premere su Next. Figura 3 Figura 4

2 5) Scegliere la cartella nel quale verrà installato il software e cliccare su Install. Di default, essa è: C:\Programmi\Easymeeting. 6) Il Client inizierà l installazione automatica. Feedback Italia S.p.A. Figura 5 7) L installazione è stata completata. Premere su Finish. Figura 6 8) Sul proprio desktop ora vi saranno le seguenti icone: Figura 8 Figura 7

3 Feedback Italia S.p.A. 2. Configurazione dell applicazione A questo punto è necessario configurare correttamente il proprio microfono e webcam per l utilizzo all interno di easymeeting. Per farlo, utilizziamo il Client Configurator che viene lanciato con un doppio click del mouse sull icona raffigurata accanto che possiamo trovare sul desktop. Si aprirà quindi una finestra di dialogo. 1) Cliccare su Audio Video Configuration nella finestra di dialogo. 2) Si aprirà la seguente finestra di dialogo: Figura 9 3) Selezionare la webcam da utilizzare con l applicativo nel primo menù a tendina della sezione Video (Select Camera). 4) Fare click su Test Video Size per verificare che l hardware venga correttamente riconosciuto. In questo caso la finestra rimanderà il video della propria webcam: Figura 10 5) Nella sezione Audio premere sul pulsante Configure per verificare i propri dispositivi di input. Si aprirà la scheda visibile a destra: Figura 11 6) Nel menù Output1 premere su Test per verificare di riuscire ad ascoltare la musica di verifica dal dispositivo preferito (che si può selezionare nel menu a tendina Device). Per fermare la musica premere stop. 7) Nel menù Input-1 selezionare il dispositivo che acquisisce il vostro audio tra quelli disponibili nel menù a tendina Device. 8) Alzare il livello del Volume muovendo il cursore. 9) Premere su Test e provare a parlare: la barra di Level mostrerà il livello della vostra voce. 10) Premere il pulsante Preview per ascoltare la propria voce con gli auricolari. Quando tutto è stato verificato e funzionante, Figura 12 premere su OK. La scheda audio verrà chiusa.

4 10) L ultimo passo permette di verificare il totale funzionamento della configurazione audio e video. Premere su Test Configuration-1 per verificare che il video funzioni e parlando il cursore sottostante si muova, così come mostrato nella figura successiva: Feedback Italia S.p.A. A questo punto siete pronti per iniziare la vostra sessione easymeeting. Figura Avvio ed utilizzo dell applicazione Cliccando due volte sull icona easymeeting raffigurata accanto e presente sul desktop, si manda in esecuzione il programma. Se appare il messaggio Il firewall di Windows è attivo, l applicativo potrebbe non essere in grado di ricevere/trasmettere dati procedete comunque IMPOSTAZIONI PER IL MONITOR: easymeeting funziona con qualsiasi risoluzione, ma per una corretta visualizzazione di tutti gli elementi a schermo si invita ad impostare la risoluzione del monitor minima a 1024 x 768 pixels. Per controllare la risoluzione del proprio monitor ed apportare eventuali modifiche: cliccare con il tasto destro del mouse sullo sfondo del proprio desktop, selezionare Proprietà/Properties e quindi Impostazioni/Settings e controllare la voce Risoluzione dello schermo/screen resolution. Spostare il cursore fino a raggiungere la modalità 1024 x 768. Assicurarsi inoltre che la qualità del colore sia impostata a 32 bit. 5 Le prime due operazioni richieste dal programma sono l immissione del nome dell utente (campo 1 della figura accanto) e la relativa password (campo 2). Dopodiché è necessario specificare la conferenza alla quale si vuole accedere (campo 3) e l indirizzo IP del server a cui connettersi (campo 4) su cui è presente la stanza indicata nel campo precedente. Selezionare la modalità utente Normale per l utilizzo naturale del Client (campo 5), o su Supervisore per gestire la regia ed abilitare gli utenti sui vari canali (N.B.: Ogni stanza consente l ingresso di un solo supervisore per volta. Nel caso fosse già presente alla riunione un supervisore, l utente che seleziona questa modalità effettua comunque l ingresso come utente normale). Premere il tasto OK per accedere alla sala virtuale easymeeting.

5 Feedback Italia S.p.A. 1 L interfaccia di easymeeting 6 4 Fig Nella figura accanto è visualizzata l interfaccia di easymeeting con 8 canali Full-Duplex attivi. Il numero di canali attivi dipende dalle impostazioni della sala riunioni virtuale: vanno da un minimo di 1 canale a un massimo di 20 canali attivi. E il supervisore che può abilitare tutti gli utenti alla relazione sui Canali Full - Duplex Analizziamo le varie finestre: 1. finestre ad alta qualità o canali Full-Duplex; 2. finestra documenti; 3. lista degli utenti collegati; 4. finestra dei messaggi chat; 5. controlli Audio e Microfono; 6. barra degli strumenti. Tutte le funzioni sono rappresentate nella barra degli strumenti (6) posta in posizione verticale. Le funzionalità principali di easymeeting Intervenire in un meeting Una volta effettuato l accesso in una riunione easymeeting,basta premere il pulsante di booking per inoltrare una richiesta di intervento al supervisore del meeting. Non appena il supervisore ne avrà l opportunità o lo riterrà opportuno, abiliterà l utente che ha effettuato la prenotazione su uno dei canali Full-Duplex. Registrare una Sessione Per registrare una sessione è sufficiente premere il pulsante riportato a lato che attiverà la consueta finestra di dialogo di Windows, per definire dove si desidera salvare il file. La sessione easymeeting viene salvata con il formato proprietario.ivc. Per terminare la registrazione, premere sullo stesso pulsante, che verrà così disattivato. Attivare e disattivare la telecamera Subito dopo che il supervisore ha abilitato un utente ad intervenire, le due icone (Webcam e Mic), che fino a quel momento erano in stato disattivo, passano allo stato attivo. Il canale sul quale l utente è stato abilitato ad intervenire inizia a trasmettere l immagine proveniente dalla Webcam dell utente stesso, che verrà ricevuta contemporaneamente da tutti gli utenti. Se l utente ha la necessità di inibire l invio delle immagini dalla sua Webcam oppure chiudere temporaneamente il microfono, l operazione può essere facilmente compiuta premendo i pulsanti Webcam e Mic. All atto dell attivazione, Webcam e Mic sono abilitati simultaneamente. La sincronizzazione delle presentazioni PowerPoint L utente è in grado di sincronizzare una presentazione PowerPoint durante il suo discorso in modo totalmente analogo a quello che succede durante un evento reale. Dopo aver inviato la presentazione PowerPoint a tutti gli utenti connessi, l utente potrà commentare il suo discorso e obbligarne la visione agli altri utenti connessi attraverso la semplice pressione del tasto Sincronizza PowerPoint. Ad ogni pressione del tasto la presentazione PowerPoint in copia locale degli utenti verrà automaticamente posizionata sulla Slide prescelta dall oratore. Spedire un file Per prima cosa, è necessario cercare il file desiderato utilizzando il pulsante Cerca File che consente di sfogliare le cartelle del proprio PC o quelle della rete locale ad esso collegata. Apparirà infatti la consueta finestra di ricerca files di Windows. Dopo aver selezionato con il mouse il file desiderato, è possibile inviarlo a tutti i partecipanti con la semplice pressione del pulsante Invia File. Screen Share Premendo questo pulsante è possibile consentire la visualizzazione remota delle operazioni eseguite sul proprio desktop. La funzione è attivabile dal solo supervisore. Come utente normale il pulsante ha il solo scopo di aprire o chiudere la finestra di ricezione dello Screen Share.

6 Riprodurre filmati Anche in questo caso, è necessario cercare il filmato desiderato utilizzando il pulsante Cerca Filmato che consente di sfogliare le cartelle del proprio PC o quelle della rete locale ad esso collegata, in modo del tutto analogo a quanto avviene per la ricerca dei documenti. Dopo aver selezionato il filmato desiderato nella consueta finestra di d Windows, è possibile eseguire uno streaming in diretta con la semplice pres pulsante Riproduci Filmato. Il pulsante è attivo solamente quando l utente è abilitato in uno dei canali Full-Duplex. Utilizzo della White board La White board è lo strumento che permette all utente di disegnare a mano libera oppure evidenziare alcune parti di un file che si trovi aperto nella finestra documenti. Tutti gli utenti partecipanti al meeting riceveranno contemporaneamente l immagine e/o gli eventuali commenti e appunti disegnati nella finestra e potranno apportare i propri nello stesso tempo. La white board infatti viene utilizzata in contemporanea da tutti gli utenti che partecipano al meeting. Per aprire la White Board è sufficiente premere il pulsante relativo. Per modificare colori, disegnare forme geometriche, inserire testo, etc basta premere sullo sfondo del documento con il tasto destro del mouse e selezionare le relative opzioni. Inviare un messaggio testuale Premendo il pulsante Chat si aprirà la finestra (Fig 4). Nella casella di testo (campo 3), digitare il messaggio desiderato. Per inviarlo premere invio, dopo aver selezionato l utente desiderato (o tutti, cliccando su All ) (campo 2). All interno del campo 1 è possibile visualizzare tutti i messaggi ricevuti e inviati. Non è necessario essere abilitati su un canale full duplex per utilizzare la chat. 1 3 Fig.4 2 Feedback interactive systems Italia S.p.A.